INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la
dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas constancia de recibo asignación de datos
Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora. Impresión de rótulo de radicación relación entre

los documentos recibidos y enviados. Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas.

Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información
a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de correspondencia.

Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar
su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una
copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:

- Número de registro
- La fecha
- El destinatario
- Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.

Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de

entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen
de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

- único
-existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada
y salida.
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
 TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

La recepción, distribución y trámite son procesos esenciales en el Programa de Gestión
Documental.

RECEPCIÓN

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

- Definición de medios de recepción

-Recibo de documentos oficiales
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
-Constancia de recibo
-Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
-Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

-Asignación de consecutivo, fecha y hora

-Impresión de rótulo de radicación
-Relación entre los documentos recibidos y enviados
-Registro impreso de planillas de radicación y control
-Elaboración de estadísticas