Mdulo: Teora Administrativa Unidad: Control

Control Javier Laris Casillas Administracin Integral. Glosario de trminos administrativos 1972 pp. 147.

CONTROL La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva. Sin embargo, aun en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado. Las organizaciones requieren contar con un sistema que facilite una constante revisin o evaluacin de sus programas y que genere acciones correctivas en los aspectos necesarios. El propsito del organizacionales. DEFINICIONES Control es un conjunto de providencias incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las polticas administrativas 1 Es el proceso de verificacin del cumplimiento de programas y presupuesto que pone nfasis en los medios y en sus resultados parciales a travs de la medicin de su avance, considerando el manejo de los recursos humanos, financieros, tcnicos y materiales 2 Es la verificacin o comprobacin de los resultados obtenidos. 3 control es vigilar el cumplimiento de los objetivos

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Javier Laris Casillas. Administracin Integral. P. 147. Glosario de Trminos Tcnico-Administrativos . 3 Annimo. Glosario de Trminos Administrativos.

Texto reproducido nicamente con fines didcticos para su anlisis documental dentro de la formacin profesional. Los derechos de autora corresponden al titular de la obra, recomendando la adquisicin integral del texto para profundizar en el pensamiento del autor y los avances en el campo disciplinar al que se enfoca su trabajo.

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Es asegurarse de que la operacin se ha ajustado a los objetivos sealados por la planeacin 4 IMPORTANCIA DEL CONTROL Como se ha sealado, el control se encarga de que la operacin se ajuste a lo planeado, de que las actividades se realicen con eficiencia y de que no se pasen por alto las polticas administrativas. TIPOS DE CONTROL Existen dos tipos de control: inmediato y mediato. El inmediato es el que se aplica automticamente para corregir desviaciones del momento o urgentes. El mediato se aplica al final del proceso y su objetivo es corregir las fallas que se presentaron a lo largo del mismo; adems retroalimenta la siguiente etapa de planeacin, al proporcionar informacin sobre posibles ajustes. Existen tres pasos en el proceso de control: 1) Establecimiento de normas o estndares de ejecucin. Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr. El estndar es un criterio, parmetro o unidad de medida que sirve como punto de comparacin, por lo tanto, precisa los criterios de ejecucin adecuada. La administracin enfocada a procesos se basa en mejorar procesos ms que en perfeccionar funciones. Con este enfoque se marcan estndares que comprenden sistemas, procedimientos, mtodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorias que deben formar parte de un sistema de calidad. Las normas de Calidad mexicanas estn sustentadas en las normas ISO-9000.

Antonio Araiza Pacheco. Curso de Administracin General. P. 145.

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Otros aspectos para establecer la medicin, son las etapas del proceso administrativo referidas en los mdulos anteriores, tales como: Etapas Criterios de control Planeacin Objetivos, polticas, programas, etc. Etapas Organizacin Etapas Integracin Etapas Direccin Criterios de control Niveles jerrquicos, unidades administrativas, cargas de trabajo, etc. Criterios de Control Requisitos del puesto, necesidades de capacitacin, valoracin de mritos, etc. Criterios de Control Calidad de la toma de decisiones, eficiencia en la comunicacin, delegacin adecuada, etc.

2) Medicin de la ejecucin real en relacin con los estndares establecidos. Requiere que la informacin sea procesada, interpretada y comparada con los estndares de ejecucin, a fin de establecer conclusiones sobre la ejecucin real. 3) Aplicacin de la accin correctiva. Requiere una toma de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviacin. CARACTERSTICAS DE UN BUEN CONTROL Un control ideal debe decirnos qu anda mal, en qu aspectos, cules son las causas y cul rea es la responsable. Es necesario conocer esta informacin de la manera ms rpida posible, a fin de establecer las medidas correctivas pertinentes. Las caractersticas de un buen control son: Seleccin de los criterios de control. Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos.

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Interpretacin de los resultados Elaboracin del reporte de resultados. Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas.

El control es un factor extremadamente crtico en el logro de los objetivos organizacionales, su efectividad depende de la informacin que se pueda recabar tomando en cuenta las caractersticas anteriores. Podemos indicar finalmente que el control consta de cuatro etapas: 1) Evaluacin de resultados. La evaluacin es la determinacin cualitativa y cuantitativa de los aspectos que se dieron durante el proceso. Constituye el primer paso para conocer los resultados de las actividades realizadas. 2) Comparacin de los resultados con lo planeado. Los resultados por s mismos no nos expresan ms que situaciones individuales que adquieren real significado cuando se les compara con otras medidas que pueden servirnos de referencia. 3) Determinacin de las causas de desviacin. Consiste en la deteccin y reconocimiento preciso de los motivos que dieron origen a los resultados reales y por qu se apartaron de lo planeado. 4) Retroalimentacin. Consiste en el aprovechamiento que se le da a la informacin obtenida, para reorientar los objetivos del nuevo proceso de planeacin. INDICADORES Los indicadores se definen como los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la desviacin de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. Los indicadores son relaciones cuantitativas entre dos cantidades que corresponden a un mismo fenmeno, que por s solas no son relevantes,

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adquieren importancia cuando se les compara con otras de la misma naturaleza, relativas a periodos anteriores o con otros parmetros preestablecidos que se consideren adecuados, a fin de determinar la eficiencia, la productividad y la calidad de las acciones realizadas. Para estar en posibilidad de juzgar y actuar en forma pertinente respecto al resultado de un proceso, debe ser sobre la base de los hechos y no de supuestos; entendiendo como hechos los datos tales como tiempo, artculos, volumen de produccin de bienes y servicios. Los juicios que no estn respaldados por datos, corren el riesgo de constituirse en imprecisiones o desaciertos. Los datos sin contenido e incorrectos no solamente carecen de valor, sino que adems pueden ser perjudiciales, por lo cual es preciso conocer la naturaleza de tales datos as como la confiabilidad de su fuente de informacin. La determinacin de indicadores se har en funcin de los aspectos relevantes a medir que pueden ser, entre otros, el aprovechamiento de los recursos, el cumplimiento de metas, la satisfaccin del usuario o los costos incurridos. En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin conocern de manera inmediata, la situacin en que se desarrollan sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas, o de preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados. Los indicadores deben contar con las caractersticas de: congruencia, consistencia, confiabilidad y posibilidad de extraerse de los sistemas de informacin. Congruencia.- Es la caracterstica de la informacin que la hace coincidir en su forma y tamao. Consistencia.- Caracterstica de la informacin estadstica, mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificacin. Confiabilidad.- Caracterstica de la informacin que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas. Esta no es una cualidad inherente a la informacin, se adjudica por el usuario y refleja la relacin entre l y la informacin. Tipos de Indicadores.

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Se presentan los indicadores cuya aplicacin, de acuerdo a la operacin y a las caractersticas del Instituto, se hacen ms factibles para valorar los procesos. Indicadores de Eficacia. Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumplimiento de las metas en un perodo determinado. Resultados obtenidos Eficacia = -----------------------------------------Metas programadas La eficacia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado. En la eficacia la cifra cercana o superior al 100% constituye un resultado positivo, cuando es menor, significa incumplimiento. Indicadores de Productividad. Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecucin de una meta o en la ejecucin de una tarea, en una unidad de tiempo. Bienes o servicios producidos Productividad = -----------------------------------------Insumos utilizados La productividad se define como la relacin entre los bienes o servicios otorgados o producidos y los insumos o recursos utilizados, en un perodo determinado. La productividad puede medirse en funcin de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizar las tres relaciones. El indicador se seleccionar en funcin del insumo ms relevante a considerar en el proceso que mide. Indicadores de Calidad. Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, manifiestan el grado de satisfaccin de las expectativas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atencin y solucin a quejas, satisfaccin con el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc.

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Asimismo, permiten medir la cobertura que alcanza la prestacin de un servicio, su repercusin o impacto en el grupo social al que dirige y su incidencia o efecto producido en el entorno socioeconmico. Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario.
En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.

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