MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOBRE USO DE LA FRANQUICIA TRIBUTARIA DE CAPACITACIN, PARA EMPRESAS

DEPARTAMENTO DE EMPLEO Y CAPACITACIN EN EMPRESASUNIDAD DE FRANQUICIA TRIBUTARIA

03/11/2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOBRE USO DE LA FRANQUICIA TRIBUTARIA DE CAPACITACIN, PARA EMPRESAS

PRESENTACIN

El presente manual de procedimientos sobre el uso de la franquicia tributaria de capacitacin tiene como objetivo introducir a los usuarios en la dinmica del principal instrumento para la capacitacin de las empresas en Chile.

Los contenidos presentes en este manual hacen alusin a los procesos de gestin de la capacitacin realizados directamente por las empresas ante el Sence.

Cualquier duda respecto a los contenidos de este manual puede ser realizada a travs del Buzn Ciudadano presente en www.sence.cl o al telfono 800 80 10 30.

Director Nacional Sence

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INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Sobre conceptos bsicos de franquicia tributaria de capacitacin Sobre aspectos a considerar respecto de las actividades de capacitacin Sobre vas de ejecucin de las actividades de capacitacin Sobre categoras de capacitacin Sobre comunicacin de la actividad de capacitacin Sobre ejecucin de la actividad de capacitacin Sobre rectificaciones de la actividad de capacitacin Sobre liquidacin de la actividad de capacitacin Sobre otros tems a imputar a franquicia tributaria Sobre descuento va PPM Anexo N 1: reglas de negocio rectificaciones Anexo N 2: normativa de referencia

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1. SOBRE CONCEPTOS BSICOS DE LA FRANQUICIA TRIBUTARIA DE CAPACITACIN

La franquicia tributaria de capacitacin es un incentivo tributario para que las empresas contribuyentes de Primera Categora de la Ley de Renta, deduzcan de sus impuestos, los gastos que efectan por concepto de capacitacin de sus trabajadores (as) en la forma, condiciones y sobre la base de los procedimientos que se describen en la Ley N 19.518, sus reglamentos, manuales e instrucciones dictadas por el Sence sobre el particular. Los topes de la franquicia tributaria para la empresa corresponden a los siguientes: Si su planilla anual de remuneraciones imponibles es mayor a 35 e inferior a 45 UTM y la empresa registra cotizaciones previsionales pagadas correspondientes a esa planilla, podr deducir hasta 7 UTM en el ejercicio anual. Si su planilla anual de remuneraciones imponibles es igual o superior a 45 UTM y hasta 900 UTM, y la empresa registra cotizaciones previsionales pagadas correspondientes a esa planilla, podr deducir hasta 9 UTM en el ejercicio anual. Si su planilla anual de remuneraciones imponibles es superior a 900 UTM, y la empresa registra cotizaciones previsionales pagadas correspondientes a esa planilla, podr deducir el equivalente hasta el 1% de la planilla anual de remuneraciones.

Para estos efectos se entender como remuneracin imponible para efectos del clculo del 1% de la planilla de remuneracin anual la sealada en el artculo 16 del DL N3.500, que establece el nuevo sistema de pensiones, que indica: La remuneracin y renta mensual tendr un lmite mximo imponible de 60 UF, valor que se reajustar anualmente y que ser informado por la correspondiente autoridad. Monto que para el ao 2011 corresponde a 66 UF, reajustado de acuerdo a la variacin del ndice real de remuneraciones. Por planilla anual de remuneraciones se entender la suma total pagada por una empresa, durante un ao calendario, a sus trabajadores como consecuencia de un contrato de trabajo.

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Las empresas que quedan excluidas de la franquicia tributaria de capacitacin corresponden a: Empresas con una planilla de remuneraciones inferior a 35 UTM. Contribuyentes de Segunda Categora. Empresas sin pago de totalidad de cotizaciones previsionales

En el caso que una empresa tenga prdida tributaria, se encuentre exenta del pago de impuestos por alguna norma legal expresa o si el impuesto a pagar es inferior al monto visado por el Sence como imputable a la franquicia tributaria, obtendr la recuperacin de la inversin en capacitacin a travs de la devolucin directa del monto que proceda por parte del Servicio de Tesorera. La franquicia tributaria Sence opera en virtud de un valor hora cronolgica mximo por participante, cantidad que es establecida anualmente. Ese valor define el monto mximo que se podr imputar a franquicia tributaria de capacitacin, respecto de las horas cronolgicas efectivamente realizadas por el participante en una actividad de capacitacin. La imputacin efectiva de este valor hora Sence a la franquicia debe realizarse sobe la base de distintos tramos, que dependen del monto de las remuneraciones de los trabajadores capacitados. Los tramos existentes en relacin con el valor hora participante para efectos de la franquicia tributaria son los siguientes: Se franquiciar el 100% del valor hora Sence por participante cuando la remuneracin bruta percibida por el trabajador sea de hasta 25 UTM. Se franquiciar el 50% del valor hora Sence por participante cuando la remuneracin bruta percibida por el trabajador exceda las 25 y no sobrepase las 50 UTM. Se franquiciar el 15% del valor hora Sence por participante cuando la remuneracin bruta percibida por el trabajador sea mayor a las 50 UTM.

Para determinar en qu tramo cae esta remuneracin se debern tomar como referencia tanto la UTM como la remuneracin del mes anterior al inicio de la actividad de capacitacin. En caso de no existir remuneracin anterior al mes de inicio de la capacitacin, se tomar como remuneracin el valor consignado en el contrato de trabajo. En los casos que los trabajadores tengan incapacidad laboral durante el periodo que debe considerarse para el clculo de tramo, se debe considerar la remuneracin del ltimo mes efectivamente trabajado.

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Cuando la capacitacin beneficie a personas naturales y socios de sociedades de personas que trabajen en empresas de su propiedad, se debe considerar la renta bruta global, que constituye la base para declarar el Impuesto Global Complementario, del ao anterior al de la ejecucin de la actividad de capacitacin, monto que deber ser dividido por 12, y adems reajustado segn la variacin del IPC entre el mes que precede a la declaracin y el de inicio de la actividad de capacitacin. En aquellos casos, en que el beneficiario de la capacitacin no estaba obligado a efectuar la Declaracin Anual de Impuestos, el Sence podr exigir que se acredite la renta efectiva percibida durante el perodo. Se entender por remuneracin bruta la suma de todos los ingresos que percibe el trabajador, que tienen como causa la prestacin efectiva de sus labores, es decir, todas aquellas contraprestaciones en dinero (Artculo N 41 del Cdigo del Trabajo), tales como sueldo, horas extraordinarias, comisiones, bonos, aguinaldos, gratificaciones, etc. Para el clculo de la remuneracin bruta, en consecuencia, deben excluirse aquellos valores que correspondan a ingresos no remuneracionales, tales como asignaciones de colacin, movilizacin, asignacin familiar, etc. Para el caso del clculo de las remuneraciones variables o discontinuas a efectos de determinar el tramo de franquicia se entender por: Remuneracin discontinua: Es aquella en la cual la remuneracin fija mensual vara entre un perodo a otro, por ejemplo por horas extraordinarias, asignaciones, bonos de produccin. Se excluyen de stas las asignaciones que no constituyen remuneracin, como la colacin y movilizacin. Remuneracin variable: Es aquella en que el trabajador percibe una remuneracin no fija, es decir, distinta mes a mes en virtud de tratos, comisiones, primas y otras que, con arreglo al contrato de trabajo, impliquen la posibilidad de que el resultado mensual total no sea constante entre uno y otro mes. Se excluyen las horas extraordinarias y las asignaciones que no constituyen remuneracin, como la colacin y movilizacin.

Para aquellos trabajadores con remuneraciones discontinuas, el tramo se determinar teniendo presente la naturaleza de la contraprestacin. Por ejemplo, si es sobresueldo (horas extras), se computarn completas; si son bonos de produccin, se debern prorratear segn sea su denominacin: bono anual

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(dividir por 12), semestral (dividir por 6), cuatrimestral (dividir por 4), bimensual (dividir por 2). El valor que se obtenga de esta divisin ser el que se deber tener presente al momento de hacer el clculo de tramo y no as el valor completo del bono, lo mismo en casos de premios de antigedad y produccin. No obstante, estas prorratas se debern tener presentes al momento de efectuar la Declaracin Jurada Anual de Rentas, segn los artculos N 45 y 46 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, puesto que dichos montos deben ser reliquidados. Para aquellos casos de trabajadores con remuneracin variables se deber considerar la remuneracin del mes anterior.

2. SOBRE ASPECTOS A CONSIDERAR RESPECTO DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIN

a) Prohibicin del pago total o parcial de las actividades de capacitacin por parte de los trabajadores Es contrario a derecho el que una empresa permita o determine que los trabajadores participantes en las actividades de capacitacin costeen los gastos de stas, dentro del contexto del sistema de capacitacin normado por el Sence, sea ello en forma total o parcial. Esta situacin se encuentra sancionada de acuerdo a lo indicado en el artculo N 73 del Reglamento general, contenido en el DS N 98 de 2007 del Ministerio del Trabajo y Previsin social. Slo las actividades de evaluacin y certificacin de competencias laborales permiten copago por parte del trabajador. b) Ciudadana y acceso a la franquicia tributaria: Los ciudadanos extranjeros pueden acceder a la franquicia tributaria de capacitacin, siempre y cuando dispongan de cdula nacional de identidad de Chile vigente a efectos de la comunicacin y liquidacin de la actividad de capacitacin. Por su parte los ciudadanos extranjeros pueden participar como relatores en actividades de capacitacin, acreditando para estos efectos su pasaporte o cdula nacional de identidad de Chile, vigentes, y estableciendo el respectivo contrato

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con la empresa o el OTEC. c) Capacitacin y territorialidad: La franquicia tributaria de capacitacin proceder slo para aquellas actividades realizadas dentro del territorio nacional. d) Requisito en trminos de asistencia para imputar una actividad de capacitacin a la franquicia tributaria Podrn ser imputadas con cargo de la franquicia tributaria Sence todas las actividades de capacitacin en las que, independiente a la aprobacin o reprobacin de stas, el participante cumpla con a lo menos un 75% de asistencia (formalizada a travs de firma del participante, registro biomtrico u otro mecanismo debidamente autorizado por el Sence para casos excepcionales). Esto deber constar en los libros de clases de carcter obligatorio que deben mantener a disposicin del Sence por un perodo de tres aos tanto los OTEC como las empresas (en el caso de los cursos internos), y en los cuales se deber consignar tanto la asistencia de los participantes como las materias entregadas en cada sesin de capacitacin. Los participantes que no acrediten este porcentaje mnimo de asistencia no darn derecho a la empresa a hacer uso de los beneficios respectivos. Las excepciones al requisito de asistencia del 75% corresponden a: Las actividades de nivelacin de estudios bsicos y medios. Las actividades de capacitacin a distancia. Renuncia voluntaria del trabajador a la empresa (acreditada mediante carta renuncia), acaecida luego del comienzo de la actividad de capacitacin, habiendo asistido por tanto el participante a un periodo de sta. Enfermedades o accidentes (acreditado a travs de licencia mdica iniciada luego del comienzo de la actividad de capacitacin, habiendo asistido por tanto el participante a un periodo de sta). Fallecimiento (acreditado a travs de certificado de defuncin), acaecido luego del comienzo de la actividad de capacitacin, habiendo asistido por tanto el occiso a un periodo de sta. Postnatal masculino (acreditado a travs de certificado de nacimiento), iniciado luego del comienzo de la actividad de capacitacin, habiendo asistido por tanto el participante a un periodo de sta.

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En caso de existir licencia mdica, no podr asistir a una actividad de capacitacin un trabajador que se encuentre haciendo uso de licencia mdica, por cuanto esa situacin constituye una infraccin a las normas legales que regulan el reposo mdico. El criterio de cumplimiento del requisito de asistencia mnimo del 75% para el caso en el que el participante se encuentre haciendo uso de licencia mdica consiste en que la sumatoria del periodo que cubre la licencia mdica, ms la asistencia efectiva del participante, debe ser igual o superior al 75% de la duracin total de la actividad de capacitacin. En lo relativo a las actividades de nivelacin de estudios bsicos y medios, la excepcin rige solamente respecto del porcentaje de asistencia, no as del horario y fechas de ejecucin de la actividad.

e) Mnimo de duracin de las actividades de capacitacin: 5 horas cronolgicas. f) Horas mximas que puede durar una jornada diaria de capacitacin: La duracin mxima de una actividad de capacitacin no se extender ms all de la jornada ordinaria de trabajo. Por ende, sta no podr extenderse a ms horas de las pactadas en el contrato de trabajo. No obstante a lo anterior el artculo N 28 del Cdigo del Trabajo establece que en ningn caso la jornada ordinaria podr exceder de diez horas por da, excepcin hecha de las empresas con jornadas excepcionales de trabajo segn lo dispuesto en el artculo N 38 del Cdigo del Trabajo. De esta manera, se entiende que una jornada de capacitacin normal no debera durar diariamente ms de diez horas. Ahora bien, el Sence podr autorizar actividades de capacitacin que tengan una duracin diaria superior a 10 horas, siempre que se cuente con la autorizacin escrita de parte de los trabajadores participantes y de las empresas para las cuales stos se desempean, autorizacin que deber mantenerse a disposicin del Servicio frente a eventuales fiscalizaciones. g) Actividades de capacitacin en das festivos o fines de semana: Pueden realizarse, siempre que se cuente con la anuencia de los participantes y de la empresa usuaria.
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h) Obligatoriedad de la capacitacin: Al no dar derecho al pago de horas extraordinarias, no es obligatorio para el trabajador acudir a capacitacin fuera de la jornada laboral, va franquicia tributaria de capacitacin. La asistencia a la capacitacin es producto de una convencin o acuerdo entre trabajador y empleador. i) Mximo de veces que un trabajador puede realizar una misma actividad de capacitacin (mismo cdigo Sence), dentro de una misma empresa, en el mismo ao calendario: Dos veces. j) Accidentes: El accidente que sufriere el trabajador a causa o con ocasin de las actividades de capacitacin, quedar comprendido dentro del concepto establecido en el artculo N 5 de la Ley N 16.744, y dar derecho a las prestaciones consiguientes. k) Tpicos de la capacitacin: Respecto a las temticas de las actividades de capacitacin la empresa puede efectuar actividades de capacitacin a sus trabajadores tendientes a facilitar la movilidad laboral de stos a otras actividades productivas, dentro de las mismas o en otras distintas. l) Nmero mximo de participantes que pueden asistir a una actividad de capacitacin: Para las actividades de capacitacin modalidad presencial, el nmero mximo corresponder a aquel autorizado para el respectivo cdigo Sence (se deber considerar dentro del nmero mximo tanto a los participantes franquiciables como no franquiciables). Las actividades de capacitacin a distancia no tienen un nmero mximo de participantes (nmero que deber ser informado al momento de la comunicacin de la actividad). m) Asistencia: En un mismo da se puede realizar ms de una actividad de capacitacin presencial, siempre que stas no presenten tope de horarios. En el caso de las actividades de capacitacin presenciales los participantes deben firmar diariamente el libro de clases (de acuerdo al modelo proporcionado en www.sence.cl), y en el caso de otro tipo de registro de asistencia (biomtrico, por

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ejemplo), la frecuencia de registro tambin deber ser diaria. El plazo mximo para el registro de asistencia en el caso de las actividades de capacitacin presenciales corresponde a 15 minutos despus de iniciada la sesin. Por otra parte, el relator debe mantener siempre al da el registro de los contenidos abordados en cada sesin de la actividad. n) Tramos etarios mnimos y mximos para capacitacin: Mnima: 15 o ms aos de edad. Edad mxima: no hay tope. En el caso de actividades en virtud de un contrato de capacitacin, el menor de edad deber concurrir conjuntamente con su padre, madre o tutor, que debern suscribir el contrato para su autorizacin. o) Discapacidad y capacitacin: Una persona discapacitada o minusvlida no tiene impedimentos para participar en una actividad con cargo a la franquicia tributaria de capacitacin. p) Caso en que la empresa usuaria de la franquicia tributaria no se encuentra al da en el pago de las cotizaciones previsionales En caso de no estar pagado el total de las imposiciones correspondientes al momento de imputar el gasto de capacitacin, cuando se solicite el descuento en la Operacin Renta, no se entregar el beneficio. q) OTEC y franquicia tributaria de capacitacin Un OTEC puede acceder a la franquicia tributaria de capacitacin, a travs de cursos va OTEC o internos, siempre y cuando cumpla las condiciones para ello. No obstante lo anterior, estas acciones de capacitacin no podrn ser ejecutadas por el mismo Organismo Tcnico de Capacitacin. r) Empresas de Zonas Francas y franquicia tributaria de capacitacin Este tipo de empresas puede utilizar el instrumento, siempre que estn clasificadas como empresas de Primera Categora de la Ley de Impuesto a la Renta.

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3. SOBRE VAS DE EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIN

Las actividades de capacitacin se pueden realizar a travs de tres vas: a) Organismos Tcnicos de Capacitacin, OTEC: La empresa contrata los servicios de un organismo capacitador acreditado en el Sence, para que realice la actividad de capacitacin. b) Cursos internos empresa: La empresa organiza y ejecuta por s misma una o varias actividades de capacitacin, contratando un relator/facilitador externo o actuando como tal algn trabajador de la propia empresa (ambas personas naturales). c) Cursos interempresa: Las empresas que opten por esta forma de capacitacin, dos o ms, debern concordar en realizar una misma actividad de capacitacin para sus trabajadores mediante la designacin o contratacin de una persona natural como relator/facilitador, la cual deber estructurar el curso para el conjunto de las empresas interesadas. De entre las empresas, una de ellas deber asumir el rol de coordinadora logstica de la actividad de capacitacin (coordinacin de las empresas, horarios, etc.). Sin embargo, cada una de las empresas deber solicitar su respectivo cdigo, comunicar y liquidar en forma separada, respaldando los gastos en que haya incurrido para la ejecucin de la actividad. Para ello, cada empresa deber proceder de la manera descrita en el Formulario Solicitud de curso interno empresa disponible en www.sence.cl. Los cursos internos e interempresa slo pueden ser comunicados ante Sence de manera directa por la empresa, los Organismos Tcnicos Intermedios de Capacitacin (OTIC), slo podrn intermediar actividades de capacitacin impartidas por OTEC.

4. SOBRE CATEGORAS DE CAPACITACIN

Existen tres categoras de capacitacin: a) Actividad tipo contrato: Es aquella capacitacin en la cual participa un trabajador(a) que mantiene un vnculo de subordinacin y dependencia con la empresa usuaria del sistema de capacitacin y regulado por el respectivo
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contrato de trabajo. b) Actividad contrato de capacitacin (o precontrato): Es aquella capacitacin en la cual la persona capacitada no mantiene vnculo de subordinacin y dependencia con la empresa usuaria del sistema. No obstante, la empresa suscribe con la persona un contrato de capacitacin que slo obliga al capacitado a ejecutar la actividad de capacitacin segn las indicaciones entregadas al Sence, y a la empresa a pagar dicha capacitacin para poder rebajar de impuesto. Una vez terminada la actividad, el capacitado no est obligado a suscribir un contrato de trabajo con la empresa, como sta ltima tampoco se encuentra en la obligacin de contratar a la persona. En caso que el nmero de personas a ser capacitadas bajo esta modalidad sea igual o superior al 10% de la dotacin permanente de la empresa, el 50% del total de contratos que exceda al referido 10%, deber corresponder a personas discapacitadas (segn Compin u otra entidad que certifique la condicin de discapacitado), o que pertenezcan a grupos beneficiarios de Programas Pblicos administrados por Mintrab, Sename, Sernam, etc. Segn resolucin exenta del Director Nacional del Sence. Para establecer la dotacin permanente de la empresa debern considerarse, para el clculo del ao calendario anterior, los contratos indefinidos y los contratos a plazo fijo iguales o superiores a 6 meses, de los trabajadores con la empresa, sean a jornada parcial o completa celebrados en dicho periodo. Para acreditar ante el Sence su dotacin permanente, la empresa deber presentar una declaracin jurada simple, cuyo formato se encuentra disponible en www.sence.cl El Director Nacional del Sence establecer anualmente, a travs de una resolucin, el tipo de programas y los beneficiarios definidos para estos efectos. Para acreditar esta situacin, se deber presentar un certificado que indique si es poblacin vulnerable o discapacitada, el cual tendr que ser presentado junto con el Formulario nico de Comunicacin, Rectificacin y Liquidacin de Acciones de Capacitacin. Puede suscribirse slo una vez en un ao calendario por la misma empresa con el potencial trabajador. Este contrato deber tener una vigencia que no exceda de 2 meses y puede incorporar una o ms acciones de capacitacin dentro de ese perodo,

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debiendo para estos efectos contratar solamente los servicios de capacitacin otorgados por un OTEC.

Para acceder a esta modalidad, la empresa deber presentar al Sence, hasta la fecha de trmino de la actividad de capacitacin, o el siguiente da hbil respecto de la fecha de trmino de la actividad, cuando sta haya sido ejecutada en das no hbiles, el contrato de capacitacin firmado entre sta y cada uno de los participantes, de acuerdo al modelo entregado por el Sence, disponible en www.sence.cl, y el certificado de discapacidad o vulnerabilidad, si corresponde. Si en el marco de un mismo precontrato se realizar ms de una actividad de capacitacin (programa), el modelo de precontrato deber incluir a todas stas. El plazo para la presentacin de este programa ser hasta la fecha de trmino de la primera actividad de capacitacin contemplada en ste, o el siguiente da hbil respecto de la fecha de trmino de la actividad, cuando sta haya sido ejecutada en das no hbiles. Pueden participar como beneficiarios del contrato de capacitacin personas que se encuentren trabajando en otra empresa distinta a la empresa usuaria del precontrato. c) Actividad postcontrato: Es aquella capacitacin en la cual participa un (a) ex trabajador(a) desvinculado(a) de la empresa beneficiaria del sistema de capacitacin. Su duracin mxima slo puede ser de hasta cinco meses contados desde la fecha de trmino de la vigencia de la relacin laboral y debe ser efectuada durante el perodo sealado, siempre y cuando la ltima remuneracin del participante en este proceso de capacitacin no exceda de 25 UTM. Para acceder a esta modalidad, la empresa deber presentar al Sence, hasta la fecha de trmino de la actividad de capacitacin, o el siguiente da hbil respecto de la fecha de trmino de la actividad, cuando sta haya sido ejecutada en das no hbiles, el finiquito de trabajo y la acreditacin de que la ltima remuneracin no excede de 25 UTM. Al igual que para la modalidad de precontrato, slo se podrn contratar los servicios de capacitacin otorgados por un OTEC.

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5. SOBRE COMUNICACIN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIN

Si la empresa ya ha acordado con un OTEC, o bien en forma interna, ejecutar una actividad de capacitacin, la primera accin que debe realizar es comunicar la actividad a realizar al Sence. La comunicacin de una actividad de capacitacin es un proceso por medio del cual la empresa pone en conocimiento del Sence la realizacin de una determinada actividad de capacitacin. Los tipos de actividades que puede comunicar la empresa ante el Sence actividades de capacitacin (cursos, seminarios y diplomados), cursos de nivelacin de estudios bsicos y medios y/o mdulos de formacin tcnica basados en competencias laborales normados por el Decreto Supremo N 186. Es importante sealar que no basta con la comunicacin de una actividad de capacitacin para que sta sea imputada a la franquicia tributaria, sino que para obtener ese derecho es requisito indispensable que la empresa posteriormente realice el proceso de liquidacin. Para concretar la comunicacin de una actividad de capacitacin en primer lugar la empresa debe obtener por papel en cada Direccin Regional del Sence o en www.sence.cl el Formulario nico de Comunicacin, Rectificacin y Liquidacin de Acciones de Capacitacin (FUC), registrando en l toda la informacin que solicita, incluyendo los datos ya obtenidos previamente ante el OTEC con el cual se desea llevar a cabo la capacitacin, o los entregados por la empresa y previamente validados por el Sence, si es un curso interno. El plazo que tiene la empresa para presentar la comunicacin de la actividad es hasta un da hbil antes de que comience la actividad de capacitacin. Las vas a travs de las cuales la empresa puede realizar la comunicacin son las siguientes: a) A travs de Internet: Si la actividad de capacitacin se ingresar por Internet, la empresa previamente deber obtener su clave de acceso en www.sence.cl. Luego, la empresa estar en condiciones de comunicar una actividad de capacitacin mediante el formulario de inscripcin que le entregar el sistema. Si la empresa ya posee clave de Internet debe acceder al mismo sitio Web, ingresando su RUT y clave y llenando el formulario disponible, siguiendo todas las indicaciones pertinentes. En caso de que se presenten problemas de conectividad Sence al momento de comunicar la actividad, se deber

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acreditar dicho error a travs de impresin de pantalla de error enviar correo del encargado regional Sence respectivo.

y luego

www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin

www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 1, va directa, obtener clave Internet

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www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 1, va directa, obtener clave Internet, formulario de inscripcin

www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 3, ingresar usuario y contrasea

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www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 3, ingresar los datos requeridos

b) A travs de papel: Deber entregar el FUC en triplicado en la Direccin Regional del Sence correspondiente al domicilio de ejecucin de la actividad de capacitacin. c) A travs de mdulos de atencin instalados en municipalidades en convenio de prestacin de servicios con el Sence: Las empresas pueden presentar directamente el FUC para informar de la realizacin de una actividad en las Oficinas Municipales de Informacin Laboral (OMIL). d) A travs de los Organismos Tcnicos Intermedios para Capacitacin (OTIC): Este servicio se encuentra disponible para las empresas que, por propia iniciativa, se han adherido a un OTIC para que ste administre parte o todo su 1% de remuneracin imponible que posee para capacitacin, actuando as adems como el intermediario entre la empresa y el Sence. El nmero de registro de accin es la identificacin numrica que se le asigna a una actividad de capacitacin al momento de su comunicacin al Sence para su posterior monitoreo y seguimiento.

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Por su parte el cdigo Sence corresponde a la identificacin numrica que se le asigna a una actividad de capacitacin autorizada, tanto a un organismo tcnico de capacitacin como a una empresa, para su posterior ejecucin en el mbito de la franquicia tributaria de capacitacin. Contiene, entre otros datos, el nombre de la actividad, horas de duracin, objetivos de la actividad, contenidos, etc. 6. SOBRE EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIN

Toda accin de capacitacin que no se ejecute segn lo comunicado al Sence, hecho que haya sido detectado por algn proceso de supervisin/fiscalizacin u otro medio, ser anulada, sin que la empresa obtenga el beneficio tributario. Lo anterior fundamentado en los artculos N 6 y 29 del Reglamento Sence, excepto que se haya tratado de un caso de fuerza mayor, debidamente acreditado, y comunicado a la brevedad al Servicio Nacional (por ejemplo, enfermedad del relator, acreditado con licencia mdica). Asimismo, quien conozca del hecho se ve en la obligacin de efectuar la denuncia correspondiente ante el Sence, por medio del Buzn Ciudadano presente en la pgina web www.sence.cl, o dirigindose personalmente a la Direccin Regional Sence ms cercana, especficamente a la Unidad de Fiscalizacin.

7. SOBRE RECTIFICACIONES DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIN

Es posible efectuar modificaciones en la informacin comunicada al Sence respecto de la actividad de capacitacin, pero slo las modificaciones indicadas en el presente manual, de acuerdo al estado de la accin. Para ello se deber contactar a la Direccin Regional Sence, solicitando la modificacin, la que se podr realizar a travs de correo electrnico (sealado en www.sence.cl) o carta. Los cambios que se pueden efectuar a las actividades de capacitacin dependern de la causal invocada y del momento de la ejecucin de sta (antes de la fecha de inicio de la actividad, antes de su fecha de trmino, antes de la liquidacin de la actividad o cuando sta ya se encuentre liquidada).

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Los datos que se deben sealar al solicitar los cambios son: N de registro de la accin de capacitacin Rectificacin que se desea realizar Motivo de la rectificacin

Las reglas de negocio atingentes a las rectificaciones pueden consultarse en el anexo Reglas de negocio rectificaciones 8. SOBRE LIQUIDACIN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIN La empresa debe efectuar la liquidacin de la actividad de capacitacin, proceso por medio del cual la empresa ratifica ante el Sence la ejecucin de las actividades de capacitacin que haba informado en forma previa al Servicio. El principal objetivo de esta liquidacin es obtener de la empresa la presentacin de los documentos que acreditan la asistencia y el pago efectivo de la capacitacin, y por parte del Sence, la validacin provisoria de los montos incurridos en las correspondientes acciones de capacitacin y, de esa manera, al final del periodo anual conceder la franquicia tributaria a la empresa beneficiaria en la medida que sta haya cumplido todos los dems requisitos exigidos por la ley. En la liquidacin la empresa debe informar sobre los participantes que efectivamente cumplieron con asistir al menos al 75% del total de horas con que fue autorizada la accin de capacitacin (con las excepciones indicadas en el presente manual), como tambin los valores definitivos que fueron desembolsados producto de la actividad de capacitacin. El plazo mximo que tiene la empresa para liquidar la accin de capacitacin son 60 das corridos, contados desde la fecha de trmino de la actividad. a) Si la actividad es comunicada en la Direccin Regional del Sence correspondiente, especficamente en la plataforma de atencin de pblico, la empresa tendr un plazo mximo de 60 das corridos desde la fecha de trmino de la actividad para liquidar la respectiva accin. b) Si la actividad es comunicada va Internet, la empresa tendr un plazo mximo de 45 das corridos desde la fecha de trmino de la actividad para preliquidar la respectiva accin de capacitacin.

Nota: La preliquidacin tiene un carcter opcional, y corresponde al proceso realizado por la empresa en que se ingresan al sistema Sence los datos generales de la respectiva actividad de capacitacin.
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www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin

www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 3, preliquidar

www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 3, ingresar usuario y contrasea

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www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 3, opcin preliquidar

www.sence.cl, link Franquicia tributaria de capacitacin, paso 3, ingresar los datos requeridos

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Una vez cumplido este plazo, y dentro de los siguientes 15 das corridos, se deber presentar a todo evento la respectiva documentacin de respaldo en la Direccin Regional Sence, para formalizar el proceso de liquidacin. c) Si la actividad de capacitacin fue comunicada va OTIC, ste tiene los mismos plazos que si hubiese sido comunicada directamente por la empresa, es decir, 60 das corridos desde finalizada la actividad de capacitacin. No obstante, para efectuar la liquidacin, el OTIC deber contar fsicamente con el certificado de asistencia extendido por el OTEC y suscrito por el representante legal del mismo o algn mandatario inscrito ante el Sence, y tambin con la factura pagada por parte del OTIC al OTEC. Los documentos que debe presentar la empresa para liquidar la accin realizada con OTEC son los siguientes: a) Plataforma atencin de pblico Sence: Dos copias del FUC visado previamente por el Sence en el acto de comunicacin. Copia de la factura debidamente pagada (Criterio respecto de la factura: Una misma factura no podr contener los datos de ms de una accin de capacitacin, aunque s se podr emitir ms de una factura para la misma actividad de capacitacin). Certificado de asistencia original (segn formato disponible en www.sence.cl), suscrito por el representante legal del OTEC o algn mandatario inscrito ante el Sence.

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b) Va Internet: Reporte de preliquidacin (dos copias), opcional. Copia de la factura debidamente pagada (Criterio respecto de la factura: Una misma factura no podr contener los datos de ms de una accin de capacitacin, aunque s se podr emitir ms de una factura para la misma actividad de capacitacin). Certificado de asistencia original (segn formato disponible en www.sence.cl) suscrito por el representante legal del OTEC o algn mandatario inscrito ante el Sence.

Los documentos que debe presentar la empresa para liquidar la accin realizada con cursos internos o interempresas son los siguientes: a) Plataforma atencin de pblico Sence: Dos copias del FUC visado previamente por el Sence en el acto de comunicacin. Copia de la boleta de honorarios o boleta a terceros, en caso que el relator/facilitador sea externo a la empresa. Copia de la liquidacin de sueldo debidamente firmada. En caso que el relator/facilitador sea interno a la empresa, deber consignar en dicha liquidacin de sueldo un tem por Horas extraordinarias por relatora de actividad de capacitacin, identificando el curso y la fecha de ejecucin. Certificado de asistencia original (segn formato disponible en www.sence.cl) firmado por el relator/facilitador.

b) Va Internet: Reporte de preliquidacin (dos copias), opcional. Copia de la boleta de honorarios o boleta a terceros, en caso que el relator sea externo a la empresa. Copia de la liquidacin de sueldo debidamente firmada. En caso que el relator sea interno a la empresa, deber consignar en dicha liquidacin de sueldo un tem por Horas extraordinarias por relatora de actividad de capacitacin identificando el curso y la fecha de ejecucin. Certificado de asistencia original (segn formato www.sence.cl) firmado por el relator/facilitador. disponible en

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Se entender por factura debidamente pagada o cancelada la que presente el timbre de pago del OTEC, o copia de comprobante de egreso emitido por la empresa, transferencia electrnica o simple depsito en cuenta corriente. La factura deber consignar una fecha de pago no superior a los 60 das corridos desde la fecha de trmino de la actividad de capacitacin. Los datos que debe contener la factura son los siguientes: Identificacin de la empresa que rebajar impuestos por la actividad de capacitacin. Fecha de emisin del documento. Nombre de la actividad de capacitacin. Cdigo Sence. Cantidad de horas cronolgicas. Fechas de inicio y trmino. Nombre y RUT de los trabajadores capacitados, o en su defecto por razones de espacio, slo nmero de registro de accin. Glosa que diga pagada o cancelada y la fecha de este acto.

En el caso que se requiera modificar la factura a fin de corregir o agregar datos, se dispondr de dos alternativas: anular la factura con una nota de crdito, y emitir otra factura, o bien gestionar una nota de crdito para agregar o corregir el dato en cuestin, y presentar el nuevo documento en la Direccin Regional respectiva. Los datos que debe contener el certificado de asistencia son los especificados en el formato presente en www.sence.cl. No podrn ser intervenidos los campos de informacin ni su ubicacin, as como tampoco la imagen insertada en formato "jpg" en la parte inferior del documento, sta ltima tanto en su contenido como en su diseo. El estilo, tamao y color de las fuentes, as como el gramaje, tamao y color del papel podrn ser definidos por el organismo capacitador o la empresa. Los datos que debe contener la boleta de honorarios son los siguientes: Identificacin de la empresa cliente. Fecha de emisin del documento. Nombre de la actividad de capacitacin. Cdigo Sence. Nmero de registro de la accin. Fecha de inicio y trmino de la actividad.

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Los datos que debe contener la boleta a terceros son los siguientes: Identificacin del relator. Fecha de emisin del documento. Nombre de la actividad de capacitacin. Cdigo Sence. Nmero de registro de la accin. Fecha de inicio y trmino de la actividad.

En caso que por razones de espacio no se pueda consignar en las boletas toda la informacin requerida, se podr presentar un anexo de la boleta que seale todos los datos faltantes, indicando claramente el nmero de la boleta. Se entender por boleta de honorarios debidamente pagada aquella firmada indicando recepcin conforme del pago. Si la empresa desea efectuar un curso interno los gastos que puede incluir al efecto son los siguientes: Material de consumo indispensable para el logro de los objetivos del curso. Material didctico tales como apuntes, guas, etc. Arriendo de equipos fundamentales para el logro de los objetivos de la capacitacin. Viticos y gastos de movilizacin de los relatores/facilitadores, originados por las acciones de capacitacin desarrolladas fuera del lugar habitual de trabajo. Remuneracin del relator:

En caso que utilice un relator/facilitador interno para la actividad de capacitacin, se debe incluir en las remuneraciones el concepto de Horas extraordinarias por relatora de actividad de capacitacin. Este monto deber ser pagado al relator interno exclusivamente por su labor como facilitador de la actividad de capacitacin, siempre y cuando estas horas se desarrollen fuera de su jornada habitual de trabajo. Si la relatora se desarrolla dentro del horario de trabajo, su remuneracin no podr imputarse a la franquicia tributaria. En el caso que el relator se encuentre contratado exclusivamente para realizar cursos internos de capacitacin, la empresa podr imputar a franquicia tributaria en cada accin de capacitacin la proporcin de la remuneracin que

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corresponda segn el nmero de cursos efectuados en el mes. Para ello se deber adjuntar copia simple del respectivo contrato de trabajo. En el caso de los relatores externos, debe incluir la boleta de honorarios del relator o la boleta de honorarios a terceros de la empresa a nombre del relator/facilitador. En el caso de los cursos internos, si quien acta como relator o facilitador no est sujeto al cumplimiento de jornada laboral, como es el caso de los gerentes, no se puede imputar el costo de la relatora a la franquicia tributaria de capacitacin, puesto que no resulta posible que ella sea realizada fuera del horario laboral, requisito bsico exigido por la normativa vigente. Para proceder a efectuar la liquidacin de un curso a distancia, la empresa y el OTEC, o slo la empresa, para el caso de los cursos internos, debern presentar una declaracin jurada simple cuyo formato est disponible en www.sence.cl, adems de: Reporte de preliquidacin o dos copias FUC visado por el Sence, segn corresponda. Copia de la factura debidamente pagada. Tratamiento para aquellas acciones cuya ejecucin comienza en un ao y termina en otro. En este caso se habla de liquidaciones parciales y complementarias. La liquidacin parcial consiste en liquidar desde la fecha de inicio de la actividad al 31 de diciembre de un mismo ao, slo la parte correspondiente a ese perodo de ao. Para tal efecto, se deber tener presente que sobre dicha base se solicitar el 75% de asistencia como mnimo de esas horas proporcionales (o el certificado de participacin para los cursos a distancia) y se requerirn para efectos de la liquidacin parcial, los mismos pasos de una liquidacin de actividad de capacitacin. Por su parte la accin complementaria corresponde a la proporcin del valor producido por la diferencia del nmero de horas con que se efectu la liquidacin parcial y el nmero total de horas de la accin de capacitacin, en este caso, la factura correspondiente al saldo del nmero de horas efectuadas en el segundo ejercicio anual. En este proceso, el porcentaje de asistencia corresponde al

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segundo perodo tributario (a contar del primer da en que la actividad se reinicia y hasta su fecha de trmino). Para liquidar estas acciones rigen los mismos plazos sealados en el apartado Liquidacin. Para las acciones parciales y complementarias debe emitirse una factura por ao calendario. La asistencia en el caso de las acciones parciales y complementarias debe calcularse respecto de cada periodo separadamente, por lo que en cada uno de los periodos debe considerarse la asistencia en un 75% mnimo para que la accin sea imputable a la franquicia tributaria. En una liquidacin parcial se debe indicar en la documentacin respectiva como fecha de trmino de la actividad, la ltima fecha efectiva de ejecucin de sta. Para la liquidacin de los cursos de nivelacin de estudios la empresa deber presentar, en cualquier Direccin Regional del Sence, independientemente de la modalidad en que haya comunicado (en plataforma o Internet), el FUC, la factura cancelada por la entidad niveladora, el certificado de presentacin a la evaluacin correspondiente, emitido por parte de la entidad que para estos efectos designe el Ministerio de Educacin, y el acta de examen elaborado por la entidad ejecutora de nivelacin de estudios, que considera los siguientes datos: nombre completo del participante, RUT y firma. Para realizar la liquidacin parcial, la empresa slo deber presentar el respectivo FUC y la factura cancelada por el perodo que corresponde. La empresa que no realice la liquidacin parcial y/o complementaria perder el derecho a solicitar el reembolso de la franquicia proporcional segn corresponda, por concepto de la realizacin de los cursos de nivelacin de estudios bsicos y medios. Aquellos alumnos que no acrediten la presentacin a la evaluacin ante la comisin evaluadora no darn derecho a la empresa para hacer uso de los beneficios de la franquicia tributaria, con excepcin de aquellos que realicen los cursos entre dos perodos tributarios. Se exceptuarn del cumplimiento de este requisito los trabajadores que, habiendo asistido al menos a un perodo del curso, desde su inicio, por razones de fuerza mayor acreditadas ante el Sence no hayan podido cumplir con esta evaluacin en razn de las excepciones de asistencia indicadas en este manual.

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9. SOBRE OTROS TEMS A IMPUTAR A FRANQUICIA TRIBUTARIA A) Gastos por concepto de viticos y traslado de participantes que asistan a acciones que se desarrollen fuera de su lugar habitual de trabajo. Tope para imputar estos gastos: No podrn exceder del 10% de los costos directos anuales visados por Sence directamente a las empresas, en la medida que no se exceda el tope del 1% de la planilla anual de remuneraciones o de las 7 9 UTM, segn sea el caso. No se considerar como base de clculo el aporte a los OTIC, ya que en este caso estas entidades por s mismas, pueden destinar hasta el 10% de los aportes para financiar viticos y traslados. Se entender por vitico la suma de dinero, de monto razonable y prudente, que los empleadores pagan a los trabajadores para que stos solventen los gastos de alimentacin, alojamiento o traslado en que incurran con motivo del desempeo de sus labores, siempre que para dicho efecto deban ausentarse del lugar de su residencia habitual (segn la Direccin del Trabajo). Asimismo, se considerarn dentro del tem de vitico, los costos incurridos por la empresa por concepto de contratacin de servicios de alojamiento y/o alimentacin. Para efectos de comprobacin del vitico se podr hacer uso de cualquiera de las siguientes alternativas: Alternativa 1: Para el caso de que la empresa contrate directamente servicios de alojamiento y/o alimentacin, se deber presentar copia simple de factura con la correspondiente glosa que seale el tipo de gasto, monto incurrido y fechas del gasto (factura debe consignarse a nombre de la empresa). En la factura se debe considerar el valor neto. Asimismo, se debe presentar el documento contable de egreso respectivo que acredite que se recibi el pago conforme por parte del acreedor. Alternativa 2: Planilla disponible en www.sence.cl firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por un representante de la empresa segn lo indica el Artculo N4 del Cdigo del Trabajo y por el/los trabajador/es, en la que se explicite el monto en efectivo entregado a cada trabajador, por concepto de vitico, acompaado del respectivo respaldo documental (copia simple de boleta o factura) Nota: El periodo de imputacin no podr exceder las 24 horas anteriores o posteriores a la ejecucin de la actividad de capacitacin. Dentro del concepto de vitico no se aceptarn bebidas alcohlicas ni alimentos suntuarios.

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Se entender por traslado cualquier tipo de movilizacin fsica intercomunal que el trabajador deba realizar para acceder a la actividad de capacitacin. tems considerados dentro del componente de traslados: Todo medio de transporte pblico, ya sea terrestre, areo o martimo. No se considerarn para estos efectos los gastos incurridos por concepto de peaje o compra de combustible (tarjeta Bip, slo carga). Para efectos de comprobacin del traslado se podr hacer uso de cualquiera de las siguientes alternativas: Alternativa 1: Para el caso de que la empresa contrate directamente el servicio de traslado se deber presentar copia simple de factura con la correspondiente glosa que seale el tipo de gasto y monto incurrido (factura debe consignarse a nombre de la empresa). En la factura se debe considerar el valor neto. Asimismo, se debe presentar el documento contable de egreso respectivo que acredite que se recibi el pago conforme por parte del acreedor. Alternativa 2: Planilla disponible en www.sence.cl firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por un representante de la empresa segn lo indica el Artculo N4 del Cdigo del Trabajo y por el/los trabajador/es, por concepto de traslado, acompaado del respectivo respaldo documental (copia simple de pasajes terrestres, areos o martimos) Nota: El periodo de imputacin no podr exceder las 24 horas anteriores o posteriores a la ejecucin de la actividad de capacitacin. Las normas sobre viticos y traslados no son aplicables a los contratos de capacitacin. B) Procedimiento y autorizacin de gastos por realizacin del Estudio de Deteccin de Necesidades El estudio de deteccin de necesidades permite a las empresas determinar sus principales requerimientos de capacitacin. Su objetivo es priorizar el uso de los recursos al interior de la empresa. Este estudio puede ser realizado tanto por personas naturales como jurdicas. Tope para los estudios de necesidades: Las empresas tendrn derecho a imputar a la franquicia tributaria por concepto de la realizacin de estudios de deteccin de necesidades, hasta un 10% de los costos directos visados por el Sence en el

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perodo anual, dentro del lmite general del 1% de su planilla anual de remuneraciones o las 9 7 UTM, segn sea el caso. Condiciones para acceder a este beneficio: Presentar al Sence el Estudio de Deteccin de Necesidades de Capacitacin que haya sido efectuado conforme al modelo que Sence dispone en www.sence.cl. En este modelo se deber registrar la informacin solicitada acorde a las instrucciones que se indican en l. El plazo de presentacin es, a lo menos, 10 das hbiles previos al inicio de la primera accin que se consigne en ste, tiempo que tendr el Sence para aprobarlo o rechazarlo, lo cual se formalizar mediante una resolucin firmada por el Director Regional Sence respectivo. Al comunicar cada una de las acciones contempladas en el estudio, la empresa deber consignarlas en los correspondientes formularios de comunicacin, conforme a las indicaciones que se sealen en ellos. Los criterios de aprobacin del Sence para la liquidacin sern los siguientes: Indicar que las acciones forman parte del estudio al momento de comunicarlas al Servicio. Efectuar en el perodo anual, al menos el 50% de las acciones contempladas en el estudio. Acreditar que a lo menos el 50% de los participantes que se contemplaban en el estudio, efectivamente participaron en las acciones indicadas en el mismo. Acreditar el pago del estudio a travs de copia de la factura o la boleta de honorarios que indique lo siguiente: Estudio de deteccin de necesidades de capacitacin.

Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos indicados anteriormente, se informar a la empresa que ha sido autorizada la imputacin de la deteccin de necesidades a la franquicia tributaria. C) Gastos efectuados por concepto de direccin y administracin de la Unidad de Capacitacin. Tope para la autorizacin de los gastos por concepto de direccin y administracin de la Unidad de Capacitacin: Las empresas podrn solicitar la autorizacin para imputar a la franquicia tributaria los gastos en que incurran durante el ejercicio anual por concepto de la direccin y administracin de la
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Unidad de Capacitacin. El tope asciende hasta un 15% de los costos comunicados y liquidados directamente por la empresas ante el Sence en el perodo anual, por acciones de capacitacin tramitadas directamente por la empresa, sin intermediacin de los Organismos Tcnicos Intermedios para Capacitacin (OTIC), dentro del lmite general del 1% de su planilla anual de remuneraciones o las 9 7 UTM segn sea el caso. Si la empresa est adherida a un OTIC no se considerar para el clculo del 15% el monto que la empresa hubiere aportado a un OTIC, por lo cual, de tener slo aportes a este ltimo, la empresa no tendr derecho a usar este 15%. Condiciones para acceder a este beneficio: Al momento de solicitar la visacin por los gastos en los que haya incurrido por este concepto, la empresa deber presentar ante el Sence el Formulario Liquidacin Gastos de Direccin y Administracin de la Unidad de Capacitacin disponible en www.sence.cl, a travs del cual se informar sobre los siguientes tems: N total de acciones de capacitacin informadas y tramitadas ante el Sence durante el ejercicio anual. Total de remuneraciones anuales pagadas por la empresa al personal que se desempea en la Unidad de Capacitacin. Monto total que la empresa haya desembolsado por acciones de capacitacin tramitadas directamente durante el ejercicio anual. Costo promedio efectivo por accin de capacitacin. Remuneracin promedio por accin de capacitacin.

Plazo de presentacin: hasta el 15 de marzo de cada ao, respecto del ejercicio del ao anterior. Si el 15 de marzo fuese da inhbil, el plazo se prorrogar hasta el da hbil siguiente. Costos que pueden imputarse como a la Unidad de Capacitacin: Honorarios y remuneraciones del personal de esta Unidad: El cual deber estar contratado para cumplir funciones slo y exclusivamente en la Unidad de Capacitacin, es decir, cumplir funciones en ella el 100% de la jornada laboral por la cual est contratado. Respaldo documental: Copia de liquidacin de remuneraciones. Copia de contrato de trabajo. Copia de boleta de honorarios.

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Viticos y gastos de movilizacin de la Unidad de Capacitacin: Sern considerados como imputables, slo aquellos gastos respaldados por concepto de traslados y viticos de funcionarios de la Unidad.

Para efectos de comprobacin del vitico se podr hacer uso de cualquiera de las siguientes alternativas: Alternativa 1: Para el caso de que la empresa contrate directamente servicios de alojamiento y/o alimentacin, se deber presentar copia simple de factura con la correspondiente glosa que seale el tipo de gasto, monto incurrido y fechas del gasto (factura debe consignarse a nombre de la empresa). En la factura se debe considerar el valor neto. Asimismo, se debe presentar el documento contable de egreso respectivo que acredite que se recibi el pago conforme por parte del acreedor. Alternativa 2: Planilla disponible en www.sence.cl firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por un representante de la empresa segn lo indica el Artculo N4 del Cdigo del Trabajo y por el/los funcionario/s de la Unidad, en la que se explicite el monto en efectivo entregado a cada funcionario, por concepto de vitico, acompaado del respectivo respaldo documental (copia simple de boleta o factura) Para efectos de comprobacin del traslado se podr hacer uso de cualquiera de las siguientes alternativas: Alternativa 1: Para el caso de que la empresa contrate directamente el servicio de traslado se deber presentar copia simple de factura con la correspondiente glosa que seale el tipo de gasto y monto incurrido (factura debe consignarse a nombre de la empresa). En la factura se debe considerar el valor neto. Asimismo, se debe presentar el documento contable de egreso respectivo que acredite que se recibi el pago conforme por parte del acreedor.
Alternativa 2: Planilla disponible en www.sence.cl firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por un representante de la empresa segn lo indica el Artculo N4 del Cdigo del Trabajo y por el/los funcionarios de la Unidad, por concepto de traslado, acompaado del respectivo respaldo documental (copia simple de pasajes terrestres, areos o martimos) Nota: El periodo de imputacin no podr exceder las 24 horas anteriores o posteriores a la ejecucin de la actividad de capacitacin. Dentro del concepto de vitico no se aceptarn bebidas alcohlicas ni alimentos suntuarios.

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Materiales de consumo, y elementos fungibles: Los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Unidad.

Respaldo documental: Copia de factura.

Nota: La empresa no podr hacer uso de este beneficio cuando contrate a un organismo externo, independiente de ella. Asimismo, no podr incluir en este tem los gastos en los que pudiera haber incurrido por la adquisicin de bienes, muebles o equipos. D) Beneficio adicional del 20% en acciones de capacitacin con acuerdo del Comit Bipartito El Comit Bipartito de Capacitacin es una organizacin conformada al interior de las empresas, cuya funcin es acordar y evaluar el programa anual de capacitacin en la empresa y asesorar a la direccin de sta en materias de capacitacin. Debern constituir Comits Bipartitos todas aquellas empresas que tengan 15 o ms trabajadores, sean permanentes o transitorios. Las empresas que vean disminuidos sus trabajadores a menos de 15 podrn mantener o disolver el Comit. Slo procede constituir un Comit Bipartito de Capacitacin por empresa, cualquiera sea el nmero de establecimientos que sta posea y el lugar donde se encuentran ubicados. Las empresas que tengan menos de 15 trabajadores tambin pueden constituir Comits Bipartitos de Capacitacin y optar as a sus beneficios. El Comit Bipartito es conformado por: Representantes de la empresa (tres) Representantes de los trabajadores (sindicalizados y/o no sindicalizados, de acuerdo al nmero y porcentaje de cada uno de estos estamentos), tres.

El empleador nomina a tres representantes entre su personal. Al menos uno de ellos debe tener calidad de personal superior de la empresa, es decir, alguien que habitualmente ejerza funciones de direccin o administracin, sin que, por otra parte, exista impedimento legal alguno para designar a otras personas de su

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confianza, que no revistan la calidad de dependientes de las mismas (para el caso de los holding, por ejemplo). Al respecto no existe exista impedimento legal alguno para designar a otras personas de su confianza, que no revistan la calidad de dependientes de las mismas. El mecanismo de designacin de los representantes de los trabajadores es el siguiente: Los trabajadores debern establecer si dentro de su empresa existe o no sindicato. Si dentro de la empresa hay sindicato/s y ste/os representa/n a ms del 75% del total de trabajadores, el/los sindicato/s elegir/n 3 representantes. Si dentro de la empresa hay sindicato/s y ste/os representa/n desde el 50% y hasta el 75% del total de trabajadores, los trabajadores sindicalizados eligen a dos representantes, y los trabajadores no sindicalizados a uno. Si dentro de la empresa hay sindicato/s y ste/os representa/n a menos del 50% y ms del 25% del total de trabajadores, los trabajadores sindicalizados eligen a un representante y los trabajadores no sindicalizados a dos. Si dentro de la empresa no hay sindicato/s o ste/os representa/n a menos del 25% del total de trabajadores, los trabajadores no sindicalizados eligen a los 3 representantes.

El mecanismo de designacin de los representantes de trabajadores sindicalizados es el siguiente: Los sindicatos designarn a sus representantes de acuerdo a sus estatutos o normas por las que se rijan. En el evento de que exista ms de un sindicato en la empresa, las directivas de los mismos deben concordar quines sern sus representantes, a travs de una votacin de los miembros de los sindicatos respectivos, o de un acuerdo formal, que conste en el Acta de Constitucin. El mecanismo de designacin de los representantes de trabajadores no sindicalizados es el siguiente: Estos trabajadores, por carecer de representacin sindical, siempre deben elegir a sus representantes mediante una eleccin universal. Para constituir por primera vez el Comit Bipartito se requiere que sea convocado por: La empresa, o el presidente del sindicato, o
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el delegado del personal, o cualquier trabajador de la empresa.

Una vez hecha esta convocatoria debe comunicarse a la Inspeccin del Trabajo mediante un documento. En la eleccin tienen derecho a voto todos los trabajadores de la respectiva empresa, faena, sucursal o agencia. Finalizada la eleccin se levanta acta en triplicado indicando: El total de votantes y el total de representantes por elegir. El nombre en orden decreciente de las personas que obtuvieron votos y la nmina de los elegidos. El acta la firma quien haya presidido la eleccin: - Inspector del trabajo (primera vez) - Presidente saliente (renovacin)

Luego se enva copia del acta a: Inspeccin del trabajo Entidad empleadora Sence.

Terminada la eleccin el Comit procede a constituirse: Entre sus miembros se designa un presidente y un secretario. Si no hay acuerdo para hacer estas designaciones deben hacerse por sorteo. Funcionamiento del Comit Bipartito: Los miembros del Comit duran en sus funciones segn lo que acuerden las partes, pudiendo ser reelegidos. Ningn miembro tendr fuero laboral De cada reunin se debe dejar acta de lo tratado y los acuerdos adoptados. El qurum mnimo para sesionar es de cuatro integrantes. Todos los acuerdos del comit se adoptan por simple mayora.

La entidad empleadora debe otorgar todas las facilidades y adoptar las medidas necesarias para que el Comit Bipartito funcione en forma adecuada. La conformacin y el funcionamiento del comit Bipartito son fiscalizadas por la Direccin del Trabajo.

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Si aplicadas las reglas sealadas no fuera posible llenar todos los cargos de representantes del Comit por falta de qurum, stos debern elegirse en una votacin en la que podrn participar todos los trabajadores de la empresa, sindicalizados o no. Resultarn electos los que obtengan la mayora, sin importar el nmero de votantes que hubiesen participado. La eleccin queda entregada a la voluntad de los interesados, quienes deben velar porque se mantenga el derecho a la informacin, respecto de lo que se vota, la libertad para ejercer su derecho sin presiones de ninguna naturaleza y el secreto al emitir su decisin. La ley no exige la presencia de un ministro de fe en estas votaciones, pero en caso de requerirse puede ser solicitado a la Inspeccin del Trabajo correspondiente al domicilio de la empresa. En caso de incumplimiento de las normas de constitucin que rigen a los Comits Bipartitos de Capacitacin se aplicarn sanciones que van desde 30 a 50 Unidades Tributarias Mensuales (UTM) que son aplicadas por los fiscalizadores de la Direccin del Trabajo (Art. 18 de la Ley 19.518). Las sanciones por incumplimiento recaen en la empresa. Beneficio efectivo de acciones de capacitacin va Comit Bipartito: Las empresas podrn optar a un beneficio adicional del 20% respecto al tope del valor hora por participante fijado por Sence (hora Sence), considerando los topes de valor hora por participante y tramos de derecho a la franquicia a los que stos tienen acceso segn el nivel de remuneraciones que percibe el participante, en la medida que con este beneficio la empresa no supere el gasto efectivo en el que incurri por participante, por la realizacin de la accin. Tampoco se podr superar en ningn caso el tope del 1%. Condiciones para acceder a este beneficio: Para el caso que las actividades de capacitacin a desarrollar por la empresa formen parte de un programa acordado por el Comit Bipartito de Capacitacin, la empresa deber enviar a la respectiva Direccin Regional Sence, de manera previa o simultnea a la comunicacin de la primera accin de capacitacin comprometida en el programa, un ejemplar del mismo, el que deber contar con el nombre y firma de a lo menos dos de los representantes por cada estamento, es decir, deber contener a lo menos la firma de cuatro representantes, elegidos con antelacin a la discusin y acuerdo del plan de capacitacin. La empresa deber, previamente, presentar en la Direccin Regional Sence respectiva, copia del acta de constitucin del Comit respectivo.
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El programa de capacitacin se debe elaborar de acuerdo a las instrucciones presentes en www.sence.cl, y puede ser modificado, con acuerdo de los integrantes. La modificacin debe ser comunicada al Sence a travs de un documento similar a aquel con que fue presentado el documento original.

10. DESCUENTO VA PPM La Ley N 20.326, en su artculo N 6, permite a los contribuyentes del Impuesto de Primera Categora de la Ley de Impuesto a la Renta, conforme a lo dispuesto por la Ley N19.518, derecho a deducir, como crdito contra el referido impuesto, los gastos incurridos en el financiamiento de programas de capacitacin desarrollados en el territorio nacional a favor de sus trabajadores, para efectuar tal deduccin contra los pagos provisionales mensuales (PPM)1 Las empresas beneficiarias corresponden a aquellas que hayan obtenido en el respectivo ao tributario anterior, ingresos brutos totales (conforme al artculo N 29 de la Ley de Impuesto a la Renta) iguales o inferiores al equivalente a 100.000 Unidades de Fomento, UF El monto a deducir, corresponder a los gastos de capacitacin que el contribuyente efecte en el mes que corresponda a la declaracin en que se lleve a cabo la deduccin. El monto a deducir como crdito en la declaracin de cada mes, ser el menor entre: 1. Los gastos de capacitacin que el contribuyente haya efectuado en el mes que corresponda a la declaracin en que se lleve a cabo la deduccin. 2. El equivalente al 1% de las remuneraciones imponibles del mes que corresponda a la declaracin en que se efecta la deduccin.

El PPM o Pago Provisional Mensual es un adelanto que las empresas realizan a cuenta de los impuestos a la renta anuales que corresponde declarar el mes de abril de cada ao. Es un impuesto provisional sobre los ingresos brutos que debe ser pagado mensualmente, trmite que se realiza paralelamente con la declaracin del IVA y las retenciones de impuestos. El pago de este impuesto provisional mensual debe realizarse directamente en Tesorera, durante los primeros doce das de cada mes, a travs del formulario 29 del SII. El monto de estos pagos provisionales se calcula en base a una frmula que establece la Ley de Renta, considerando un porcentaje variable que se aplica a los ingresos brutos de cada mes y que es determinado anualmente.

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3. El crdito por gastos de capacitacin imputado por el contribuyente al Impuesto de Primera Categora en el ao tributario anterior, dividido por 12,o por el nmero de meses en que el contribuyente hubiese efectuado actividades en el ao comercial respectivo, reajustado. En el caso que en el ao tributario anterior, el contribuyente no hubiese imputado crdito por gastos de capacitacin, este monto ser el equivalente a 5% de los pagos provisionales. El crdito determinado conforme a lo dispuesto anteriormente, se imputar a los pagos provisionales mensuales que deban declararse y pagarse en el mes respectivo. Si de esta imputacin resulta un remanente, ste podr deducirse debidamente reajustado, en el perodo mensual inmediatamente siguiente, conjuntamente con el crdito de ese mes y as sucesivamente, hasta los pagos provisionales mensuales que correspondan al mes de diciembre de ese mismo ao comercial. Si en el mes de diciembre existe remanente de crdito, ste se podr imputar a la Renta y si hay imputacin en exceso se debe restituir (Impuesto de Retencin o Recargo)

Enero a noviembre Diciembre

Imputacin en Exceso

Mes siguiente Se imputa en la Declaracin Anual F 22 Cdigo [36] Pagos Provisionales (Art. 84) Restitucin del Crdito en Declaracin Anual F22 Cdigo [862] Restitucin Crdito por Gastos de Capacitacin Excesivo (Art. 6Ley 20.326/2009

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Este documento puede ser difundido y/o reproducido total o parcialmente, pero tendr validez y vigencia como documento interno del Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo slo cuando cuente con la autorizacin expresa de dicha entidad.

Santiago CHILE
www.sence.cl

ltima revisin 5 de agosto de 2011 Segunda edicin

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10. ANEXO N 1: REGLAS DE NEGOCIO RECTIFICACIONES

Simbologa:
1

Solicita al Sence anlisis para autorizacin de cambio Rectificacin permitida Modificacin no permitida

2 N

ESTADO DE LA ACTIVIDAD ANTES FECHA ANTES DE FECHA DE ANTES DE INICIO TRMINO LIQUIDAR

ACTIVIDAD DE CAPACITACIN
Cambio de horario Cambio fecha de inicio Cambio fecha de trmino Cambio lugar de ejecucin

ACTIVIDAD LIQUIDADA

Observaciones estado 1

2 2

N 2

N N

N N

Suspensin de Clases

Se debe informar con anterioridad a la fecha ingresada inicialmente al sistema y antes de ocurrido el hecho. En la solicitud se deben sealar los das de suspensin y recuperacin con su horario y nuevas fechas de ejecucin. Slo se aceptarn casos que se informen antes de tres das de terminada la actividad. Se debern presentar los motivos por los cuales se solicita la reincorporacin de la accin, adjuntando el reporte de

Reincorporar accin incorrectamente anulada

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comunicacin en estado ingresado.

Aumento del valor de la actividad

En la solicitud, se deber sealar el motivo del aumento y adjuntar la factura de la actividad.

Disminucin del valor de la actividad

Cambio de modalidad de capacitacin (Precontrato, contrato, postcontrato)

En la solicitud, se deben especificar los motivos del cambio, presentando los documentos correspondientes. Para la capacitacin tipo contrato: contrato o liquidacin de sueldo; Par la capacitacin tipo precontrato: contrato de capacitacin y carta de recepcin ante Sence; Para la capacitacin tipo postcontrato: finiquito, ltima liquidacin de sueldo y carta de recepcin ante el Sence.

Rechazo de la actividad o anulacin de sta

Cambio de RUT empresa que participa de la actividad dentro del mismo holding.

En la solicitud, se debern sealar los motivos del cambio y acreditar que ambas empresas pertenecen al mismo holding, mediante una
2 1 1 N

declaracin jurada que lo formalice. Adems, se debern presentar las liquidaciones de los trabajadores asociados a la accin para validar que pertenecen a la empresa comunicadora.

Cambio de RUT comunicado desde accin directa a va OTIC Agregar Comit Bipartito de Capacitacin

Quitar Comit Bipartito

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de Capacitacin Correccin cdigo Sence

2 N N N

ESTADO DE LA ACTIVIDAD ANTES FECHA ANTES DE FECHA DE ANTES DE INICIO TRMINO LIQUIDAR

PARTICIPANTES
Incorporar participante/s Reemplazo de participante/s

ACTIVIDAD LIQUIDADA

Observaciones estado 1

Reincorporar participante incorrectamente anulado

Slo se aceptarn casos que se informen antes de tres das de terminada la actividad. Se debern presentar los motivos por los cuales se solicita la reincorporacin del participante, adjuntando el reporte de comunicacin. Al momento de eliminar al participante se debe rebajar el monto total de la accin de capacitacin. En la solicitud, se debern sealar los motivos del aumento, adjuntando las copias de las liquidaciones de sueldo del mes anterior al inicio del curso.

Rebajar o eliminar participante/s

Aumentar tramo de franquicia tributaria

Rebajar tramo de franquicia tributaria Cambiar nivel ocupacional de participante Cambiar nivel de escolaridad de

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participante Corregir procedencia del participante Corregir el RUT del participante (no nombre) Incorporar gastos de viticos y/o traslados

Aumentar los gastos de viticos y/o traslados

Se debe justificar el motivo por el cual se solicita aumentar el vitico y presentar documentos de respaldo (indicados en este instructivo).

Rebajar los gastos de viticos y/o traslados Anular gastos de viticos y/o traslados Cambio de tem de vitico a traslado o viceversa (sin aumento de monto)

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10. ANEXO N 2: NORMATIVA DE REFERENCIA

1. Ley N 19.518, que fija el Estatuto de Capacitacin y Empleo 2. Decreto Supremo N 98, de 1997, que aprueba Reglamento General de la Ley N 19.518, que fija el nuevo Estatuto de Capacitacin y Empleo 3. Decreto N 122, de 1998, que aprueba Reglamento Especial de la Ley N 19.518, relativo a los Organismos Tcnicos Intermedios para Capacitacin 4. Decreto Supremo N 186, de 2002, que aprueba Reglamento Especial de la Ley N 19.518, relativo a los mdulos de formacin en competencias laborales conducentes a ttulos tcnicos impartidos por los Centros de Formacin Tcnica 5. Ley N 20.267, de 2008, que crea el Sistema Nacional de certificacin de Competencias Laborales y perfecciona el Estatuto de Capacitacin y Empleo 6. Ley N 20.326, de 2009, que establece incentivos tributarios transitorios, concede un bono extraordinario para las familias de menores ingresos y establece otras medidas de apoyo a la inversin y el empleo

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