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Manual para El Traspaso de Proyectos
Manual para El Traspaso de Proyectos
Manual o Guia
ÁREA DE SERVICIOS IT
GRUPO SOLUTIA
CONFIDENCIALIDAD
SOLUTIA IT se reserva los derechos de propiedad intelectual de este documento, que no podrá ser utilizado
para ningún fin diferente al meramente informativo para el proyecto relacionado.
El presente documento se considera de carácter confidencial en toda su extensión quedando prohibida su
divulgación tal y como establece el artículo 140.1 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector
Público “Sin perjuicio de las disposiciones de la presente Ley relativas a la publicidad de la adjudicación y a la
información que debe darse a los candidatos y a los licitadores, los órganos de contratación no podrán divulgar
la información facilitada por los empresarios que éstos hayan designados como confidencial; este carácter
afecta, en particular, a los secretos técnicos o comerciales y a los aspectos confidenciales de las ofertas”.
Este documento contiene información de carácter confidencial exclusivamente dirigida a los trabajadores de
Solutia. Queda prohibida su divulgación, copia o distribución a terceros sin la previa autorización por escrito del
departamento de “Soporte Técnico y Servicios IT” de la compañía.
Agencia de Servicios Sociales y Dependencia de Andalucía
Nombre completo
Telf.
PERSONA(S) DE CONTACTO
@gruposolutia.com
Hoja de Control
Versión: v01r01
Modifica a: v01r01
Control de Modificaciones
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................................2
1.1. OBJETO.........................................................................................................................................................2
2. REQUISITOS PREVIOS....................................................................................................................................2
3. PREPARACIÓN DE LOS DATOS....................................................................................................................2
1. INTRODUCCIÓN
Guía detallada para el traspaso de proyectos en Garantía para su correcta gestión desde el área de
Soporte.
1.1. OBJETO
Detallar los pasos oportunos para realizar un Traspaso de Proyecto correctamente, con su
correspondiente alta en SIGRI
2. REQUISITOS PREVIOS
Para poder comenzar con el traspaso de proyecto, necesitamos que previamente nos faciliten desde
puesto de trabajo, área comercial, o cualquier otro departamento que haya hecho la venta, el documento
Handover en el cual se solicita toda la información necesaria para realizar el traspaso. La plantilla de
este documento la podemos encontrar en:
G:\Transicion\_Gestión Documental\Traspaso de proyectos a Soporte
Una vez relleno, los compañer@s nos colocarán toda la información necesaria en la carpeta:
G:\UNIDADES COMPARTIDAS\PROYECTOS EJECUCIÓN\PROYECTOS EN GARANTIA\
NOMBRE DEL PROYECTO
El primer paso es preparar los datos que después pegaremos en la descripción del acuerdo con el cliente
de SIGRI, para ello disponemos de 3 plantillas que podemos encontrar en:
G:\Transicion\_Gestión Documental\Traspaso de proyectos a Soporte
Y son:
Plantilla acuerdo servicio.docx (plantilla general)
Plantilla acuerdo servicio AM.docx (para los servicios basados en Patrimonio del estado)
Plantilla acuerdo servicio-CBHJA.docx (para los servicios basados en CBHJA)
Una vez que tengamos rellena la plantilla, comenzaríamos con el proceso de alta en SIGRI.
Listado de Organizaciones
Para ello pulsaremos en el botón de de arriba a la derecha.
Al pulsar nos aparecerá el listado con todas las localidades que se han creado hasta el momento.
Nueva localidad
Filtros
En esta ventana podremos buscar la localidad que necesitamos con los filtros de la parte superior o
crearla si esta no existiese, pulsando sobre .
Rellenamos los datos donde los más importantes son:
Nombre: El nombre del lugar que vamos a agregar.
Organización: pulsando sobre la lupa buscaremos el cliente al que pertenece dicha localización.
Dirección: Copiamos todos los datos de dirección que tengamos, incluso datos que se solicitan después
como CP, Ciudad, etc.
También se suelen poner los datos de Contacto, aunque después tendremos que crear a la persona en
contactos para que nos aparezca en las incidencias como solicitante.
4.3. ALTA DE LA/S PERSONA/S DE CONTACTO
Para crear las personas de contacto deberemos ir a Administración de la
Configuración/Contactos/Nuevo Contacto en el Menú Explorador
Tras esto seleccionamos “Persona” en el desplegable que nos aparece y pulsamos en “Aplicar”
Los campos con el símbolo de exclamación rojo son obligatorios, debemos detallar el Nombre,
Apellidos y en Organización buscaremos el cliente al que pertenece pulsando en la lupa.
Una ve tengamos los datos rellenos pulsamos sobre crear.
Al pulsar, nos aparecerá la lista de acuerdos creados y la opción de crear uno nuevo
Estatus: En estatus la opción seleccionada si el Acuerdo está en vigor y no hemos llegado ya su fecha
de fin, debería ser productivo, pero también existen los estados “No Productivo”; que se usa para
Acuerdos que se han creado ya pero aun no ha llegado su fecha de inicio y por ultimo “Obsoleto” que se
pasa a ese estado cuando ya ha llegado la fecha de fin y no se podrán generar más incidencias para este
Acuerdo.
Tipo de Contrato: Este campo es bastante intuitivo y podemos elegir entre varios tipos:
Una vez rellenos los campos de la pestaña Propiedades, podemos pasar a las siguientes pestañas de:
Donde agregaremos a las personas que creamos de contacto para esta organización.
Normalmente no es necesario agregar ningún documento puesto que en
Propiedades/Descripción vamos a tener un enlace a Google drive donde se encuentra toda la
documentación y datos.
Llegados a esta pestaña debemos terminar la creación del Acuerdo con el Cliente,
pulsando sobre el botón crear. Porque tenemos que dar de alta al Servicio previamente para después
agregarlo, aunque esto lo haremos directamente al crear el Servicio.
Al igual que en los otros menús, nos aparecerá un listado con los Servicios existentes y el botón
para dar de alta un nuevo Servicio
Al pulsar el botón nos carga la pagina para dar de alta un nuevo Servicio.
Ahora pasaremos a detallar cada una de las pestañas:
Nombre: El campo nombre será exactamente el mismo que pusimos en el Acuerdo con el
cliente, por lo que podemos ir al acuerdo y copiarlo.
Proveedor: Por lo general el proveedor del servicio será Solutia Innovaworld Technologies,
S.L.
Familia de Servicios: En este campo indicaremos el tipo de servicio como por ejemplo
Garantía, Mantenimiento, Renting, etc…
Descripción: Por lo general se deja en blanco para no duplicar la información que ya hemos
puesto en el Acuerdo con el Cliente.
Estatus: Es igual que el estatus del acuerdo de proveedores.
Las subcategorías nos van a indicar en las incidencias, que problema tiene el equipamiento. Ya
existen unas subcategorías preestablecidas para cada tipo de equipamiento que se cargan masivamente
por archivos .csv. Estos archivos se encuentran en:
G:\Transicion\_Gestión Documental\Traspaso de proyectos a Soporte\CSV
Solo sería necesario cargar a mano una subcategoría por tipo de ECs que se haya suministrado en el
Servicio. Por ejemplo habría que crear una subcategoría llamada Insys Pro B para un servicio que tenga
este tipo de equipos y otra de Philips 23MVL si llevase monitores también de ese modelo.
NOTA: Las subcategorías solo se pueden crear después de crear el servicio, dándole al botón
para modificar el servicio o desde el propio menú Administración de Servicios/Subcategoría
del Servicios en el Menú Explorador, pero siempre después de crear el Servicio; puesto que es uno de
los campos a rellenar.
Los campos a rellenar serían los siguientes:
Nombre: Aquí iría el nombre que nos aparecerá luego para seleccionarlo, por ejemplo “Insys Pro B”
Servicio: En este campo podemos escribir el nombre del servicio si nos lo sabemos (salen opciones de
autocompletar) o pulsamos en la lupa y buscamos el servicio correspondiente. Si la Subcategoría la
vamos a crear dándole a modificar en el Servicio, nos pondrá el Servicio automáticamente.
Estatus: Tendremos que elegir entre Productivo (para las Subcategorías que estén activas), No
Productivo (Subcategorías que no están activas temporalmente por algún motivo) u Obsoleto
(Subcategorías que ya no se usan y dejarían de aparecer en el servicio).
Tipo de reporte: Debemos elegir si la subcategoría será para las incidencias o los requerimientos,
debido a está diferenciación que hace SIGRI tenemos que duplicar las Subcategorías para que estén
disponible en las dos opciones.
Descripción: Podemos poner una pequeña descripción o dejarlo en blanco
4.6. CARGA DE ECS
Los ECs son cada uno de los elementos, equipos, materiales, que se suministran en un servicio y existen
dos menús relacionados con ellos dentro del menú Administración de la Configuración del Menú
Explorador:
Nuevo EC.- Con el que agregaremos nuevos ECs al Servicio
Busqueda de ECs.- Para consultar los ECs ya creados.
Vamos a ver esto menús más detalladamente:
4.6.1. NUEVO EC
Si pulsamos esta opción nos aparecerá la siguiente pantalla con un despleglable que contiene cada uno
de los ECs distintos de los que disponemos, desde equipos o monitores hasta perifericos:
Nombre: El nombre siempre debe ser el S/N del equipo – Marca y modelo del mismo
Organización: Pondremos el cliente al que pertenece el equipo. Bien escribiendo el nombre de la
organización, si la sabemos o pulsando en la lupa y buscando dicha organización.
Servicio: En el desplegable de servicios nos aparecerán todos los que sean propios de la organización
previamente seleccionada.
Subcategoría: Como en el caso anterior, solo nos aparecerán las que pertenezcan al Servicio
seleccionado con anterioridad.
Estatus: Tendremos 3 opciones; Productivo, No productivo u Obsoleto. Por lo general el estado deberá
ser Productivo para que podamos agregarlos en las incidencias que nos lleguen de dicho equipamiento.
Criticidad para el Negocio: Tenemos 3 opciones; Bajo, Medio o Alto depende de la importancia para el
cliente de tener ese ECs sin poder usarlo, es decir, como norma general los PCs tendrán una criticidad
alta y ratón por ejemplo la tendrá baja.
Localidad: Tendremos que elegir la localización que hemos creado anteriormente en la cual nos indican
en el handover que se ha entregado este material.
Los campos de este epígrafe son bastante intuitivos y no es necesario entrar al detalle uno a uno, ya que
se entiende bastante bien con la imagen de ejemplo. Tan solo haremos mención al Campo Número de
Activo. - En este campo introduciremos el en caso que exista, un número que el cliente asigna a cada
dispositivo inventariable, como puede ser el CRIJA en caso de la Junta de Andalucía.
Este epígrafe es bastante importante cerciorarse que es correcto ya que es el que va a marcar a los
compañeros de Soporte si deben o no, dar soporte a ese equipamiento:
Puesto en Producción: Fecha en la que se entrega el equipo al cliente y donde comienza la garantía.
Fecha de Compra: Fecha en la que Solutia adquiere el material. Este campo es útil para saber si el
material puede estar aún en garantía de fabricante o no.
Vencimiento de Garantía: Fecha en la que terminaría el servicio con el cliente y a partir de la cual ya no
habría que dar soporte a ese material.
En este campo es importante poner una información de descripción que nos pueda ser útil a la hora de
reparar un equipo, como por ejemplo saber el modelo de placa base que lleva, la memoria, la gráfica y
que también nos sea útil en caso de tener que sustituir el equipo completo por alguno similar. Es por ello
que en caso de los monitores por ejemplo debemos poner las pulgadas, los tipos de salida de video que
tiene. En definitiva, datos que nos permitan saber qué características tiene lo que tenemos que reparar
sin necesidad que un técnico tenga que revisar estos datos y se pueda asistir la incidencia con las
mínimas visitas posibles.
Una vez rellenos todos los campos pulsaríamos sobre el botón crear y ya estaría creado nuestro ECs
ahora solo faltaría agregarlo al servicio como vimos en el apartado de Servicios. Esta forma de
introducir los ECs está bien para un volumen pequeño de elementos, pero cuando el volumen es mayor
es mucho más rápido cargar los ECs mediante archivos .csv. Estos archivos se pueden crear desde cero
excel pero en este manual vamos a crearlos usando una opción que aparece en la ventana de nuestro EC
que acabamos de crear.
Se trata de la opción
Submenú
Así Excel divide los datos automáticamente en columnas y el Western (ISO-8859-1) suele ser el que
menos problemas de compatibilidad de caracteres da.
Aquí tendremos que marcar los datos que queremos exportar, es decir, tendremos que marcar los
mismos datos que hemos rellenado para crear el EC manualmente. Lo único que tendremos en cuenta es
sustituir los que podamos y en lugar de agregar el campo nombre, agregaremos el campo id; ya que al
ser este un campo numérico es más fácil que no de problemas a la hora de importar el listado. En las
opciones que aparece el [+], al pasar con el ratón por encima se despliegan los submenús:
Conforme vayamos marcando campos nos ira apareciendo abajo en la ventana el aspecto que tendrá
nuestro CSV.
Aquí también podemos cambiar el orden de las columnas, arrastrándolas, al mantener pulsado en el
nombre de la columna y moviendo hacia la posición deseada o eliminarlas pulsando el aspa azul junto al
nombre de la columna.
Una vez seleccionados los campos y confeccionada su disposición, pulsamos en Exportar
Tras pulsar debería crearnos un archivo csv al que pegariamos los datos que tenemos en excel en la
carpeta de traspaso del proyecto, quedando finalmente algo así:
Nota: Si tenemos por ejemplo 500 equipos, pero hay 250 entregados en una localidad y 250 entregados
en otra tendríamos que cambiar en la tabla el id de la columna localidad de estos equipos. La forma más
rápida de averiguar el ID de algún elemento es abrir una venta donde se haga referencia a este elemento,
pero no sea la propia del elemento; es decir para saber el ID de la otra localidad podríamos abrir la
ventana del contacto de esa localidad… Ejemplo:
Como podemos observar el nombre de la localidad aparece en azul, pues situando el puntero del ratón
Una vez tenemos el archivo CSV preparado lo subimos a una carpeta llamada CSV que crearemos en la
carpeta donde están los datos del traspaso, para así tenerlo a mano para posibles modificaciones y no
tener que confeccionar el archivo de nuevo.
Con el archivo ya guardado, vamos a proceder a la carga masiva de los ECs. Para ello nos vamos al
menú Administración de Datos/Importar CSV
Al pulsar siguiente nos aparecerá para seleccionar el tipo de EC o elemento que queremos cargar, ya que
también podemos cargar masivamente, subcategorías, localidades, etc
Una vez que las dos primeras columnas concuerdan perfectamente y tenemos marcados los campos por
En este caso, como los ECs ya estaban creados, en la cabecera aparece “ 170 objeto(s) permanecerá sin
cambio”
Pero lo normal sería que ese número apareciese en “objetos será agregado”
En caso de aparecer algún objeto en modificado, habría que revisar que objeto es porque no debería
existir ningún EC si los estamos cargando por primera vez y habría que comprobar los datos. Para ello si
desmarcamos los tics de las demás opciones, nos aparecerían solo los modificados
Igualmente habría que revisar si apareciesen algunos con errores ya esas líneas no se agregarían.
Una vez estamos seguros que los datos que vamos a introducir son los correctos, pulsamos sobre
importar datos.
Nos muestra un gráfico resumen, en este ejemplo hemos hecho una modificación en las lineas para que
aparezca el gráfico, aunque al agregar nuevos debería aparecer todo de color verde que indica los
creados, si estamos seguros que los datos son correctos pulsamos y se comenzarían a cargar.
Dependiendo de la cantidad de líneas del CSV puede variar el tiempo que tarde en importarlas (más de
1000 líneas por csv puede dar problemas y que no se complete la carga).
Finalmente nos muestra un listado con todas líneas insertadas/modificadas:
Al final del listado, pulsamos sobre el botón y la importación estaría completa.
Nota: La carga de volúmenes grandes de ECs es recomendable realizarla por las tardes ya que puede
ralentizar el servidor y que se vean afectados los demás usuarios.
Para buscar un EC, lo más sencillo es clicar en la opción de nombre e introducir ahí el S/N puesto que
cuando damos de alta los ECs debemos ponerles siempre el S/N como parte del nombre.
En caso de que no aparezca Nombre como criterio de búsqueda, pulsamos sobre Agregar criterio de
búsqueda, buscamos Nombre entre las opciones disponibles y aceptamos.
Si no disponemos del serial y tenemos que filtrar por otros campos es necesario seleccionar en el
desplegable el tipo de EC que buscamos
Una vez hayamos establecido todos los criterios de búsqueda pulsamos en la lupa o en
.
Deberíamos buscar cada uno de los técnicos y los coordinadores y agregar la nueva organización, si
pulsamos sobre uno de los usuarios implicados, nos aparecerá:
www.GrupoSolutia.com