Version No 2: Abril 29 de 2020
MATRIZ DE COMUNICACIONES
QUE QUIEN
TIPO DE COMUNICACIÓN
MENSAJE EMISOR
POLITICAS DE CALIDAD , SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RECTORIA
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
MODIFICACION M.C., PROCEDIMIENTOS, REGISTROS Y DATOS
CALIDAD
COMUNICACIÓN OBJETIVOS RECTORIA
PLAN DE ACCIONES PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS
OBJETIVOS RECTORIA
(METAS)
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
EVOLUCION E INDICADORES
VERTICAL CALIDAD
DESCENDENTE ACCIONES DE MEJORA ADOPTADAS
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
CALIDAD
INFORMACIÓN GENERAL SGC Y SG-SST LIDERES DE PROCESO
INFORMACION AL
NUEVO PERSONAL
S.G.C. Y DOCUMENTACION LIDERES DE PROCESO
RELEVANCIA DEL PUESTO DE TRABAJO (RESPONSABILIDADES) LIDERES DE PROCESO
SECRETARIA ACADEMICA
POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COORDINACIÓN ADMINSITRATIVA Y
FINANCIERA
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
PROGRAMAS Y PLAN DE AUDITORIAS
CALIDAD
DATOS DE PROCESOS LIDERES DE PROCESO
VERTICAL
ASCENDENTE PROPUESTAS DE MEJORA
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
CALIDAD
INCIDENCIAS INTERDEPARTAMENTALES LIDERES DE PROCESO
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
NOTIFICACIONES AL COMITÉ DE CALIDAD
CALIDAD
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y
FUNCIONES ,RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FINANCIERO
LIDERES DE PROCESO
RESPONSABILIDAD CASS, FACTORES DE RIESGO, REQUSITOS LEGALES COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
PROGRAMAS DE GESTION CALIDAD y/o LIDER ADMISIONES
GESTIÓN DEL COPASST , BRIGADAS DE EMERGENCIA, PLAN DE EMERGENCIA
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
, RESULTADO DE LAS INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES
CALIDAD
EN EL TRABAJO
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
RESULTADOS DE AUDITORIAS INTERNAS
CALIDAD
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
NOVEDADES EN CUANTO SST
CALIDAD
INTERNA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A NIVEL ESCOLAR RECTORIA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR PROCESO LIDERES DE PROCESO
LIDERES DE PROCESO , ASISTENTE
COMUNIDAD EDUCATIVAS /PARTES
PROTOCOLOS DE BIOSEGURIDAD TALENTO HUMANO , COORDINACIÓN
DE PLANEACIÓN Y CALIDAD
RECTORIA,COODINACIÓN DE
NORMATIVIDAD E INFORMACION REFERENTE A SALUD PUBLICA
PLANEACION Y CALIDAD
PLANEACION ACADEMICA DIRECCIÓN ACADEMICA
HORIZONTAL RECTORIA ,DIRECCION
PRESENTANCION DE PROYECTO INSTITUCIONAL ACADEMICA,DIRECCION LEARNING
CENTER ,DIRECCION CONVIVENCIA
RESULTADOS EVALUACION INSTITUCIONAL RECTORIA
RESULTADO AL SEGUIMIENTO DE LA EVALAUCION DESEMPEÑO LIDERES DE PROCESO
PLANEACIÓN LEARNING CENTER DIRECCION LERANING CENTER
HORARIO Y TIEMPOS DE TRABAJO TERAPEUTICO DIRECCION LERANING CENTER
PROYECTOS ESPECIALES LEARNING CENTER EQUIPO LEARNING CENTER
SEGUIMIENTO A PROCESOS DISCIPLINARIOS DE ESTUDIANTES DIRECCION CONVIVENCIA
INGRESO ESTUDIANTES NUEVOS PROFESIONAL DE ADMISIONES
HISTORIA DEL ESTUDIANTE PROFESIONAL DE ADMISIONES
SEGUIMIENTO A PQRS DIRECCION DE ADMISIONES
INFORMACION GENERAL DE MERCADEO INSTITUCIONAL DIRECCION DE ADMISIONES
DIRECCION DE PLANEACION Y
POLITICAS DE CONTRATACION
CALIDAD
DIRECCION DE PLANEACION Y
NOVEDADES DE SERVICIO COMPLMENTARIOS
CALIDAD
RECTORIA ,DIRECCIONES
RESULTADO DE ESTRATEGIAS Y NOVEDADES CON ESTUDIANTES
MISIONALES Y APOYO
ACTIVIDADES DE LOS PROGRAMAS A CARGO DE LAS DIFERENTES
DIRECCIONES MISIONALES
DIRECCIONES
RESULTADOS PROCESO DE ADMISIONES CLIENTE
SECRETARIA ACADEMICA
POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COORDINACIÓN FINANCIERA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A NIVEL ESCOLAR RECTORIA
TALLERES A PADRES DE FAMILIA DIRECCION LEARNING CENTER
PROYECTOS ESPECIALES LEARNING CENTER EQUIPO LEARNING CENTER
DIRECCION ACADEMICA ,
RESULTADOS ACADEMICOS
DIRECCIONES DE GRUPO
DIRECCION CONVIVENCIA ,
RESULTADOS CONVIVENCIALES
DIRECCIONES DE GRUPO
CLIENTES SEGUIMIENTOS TERAPEUTICOS
LEARNING CENTER
ENCUESTAS DE SATISFACCION PLANEACIÓN ESTRATEGICA
EXTERNA
SECRETARIA ACADEMICA
CIRCULARES INSTITUCIONALES
RESPUESTAS A PQRS LIDERES DE PROCESO
COORDINACION DE PLANEACIÓN Y
COMUNICACIÓN CERTIFICACION Y ALCANCE
CALIDAD
ESTADOS DE CUENTA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIONES ( ACADEMICA-
NOVEDADES CON ESTUDIANTES
LEARNING CENTER -CONVIVENCIA)
CERTIFICADOS ISO CERTIFICADORA
DIRECCION DE PLANEACIÒN Y
OTROS LINEAMITOS DE CONTROL Y EVALUACION DE PROVEEDORES
CALIDAD
REQUISITOS LEGALES Y MEDIOAMBIENTALES ORGANISMOS LEGALES
DIRECCION DE ADMSIONES Y
POLITICA DE LA INSTITUCIÓN
MERCADEO
DIRECCION DE ADMSIONES Y
WEB CONTENIDOS
MERCADEO
VARIOS (COMUNIDAD ,MEDIOS DE COMUNICACIÓN) RECTORIA
SIMAT SECRETARIA ACADEMICA
INSTITUCIONAL
ICFES (LISTADO DE ESTUDIANTES QUE PRESENTARAN PRUEBAS SABER )ONCE -SECRETARIA
NOVENO-QUINTO-TERCERO
ACADEMICA
AVANCES PEI SECRETARIA ACADEMICA
EVALUACION DE COSTOS SECRETARIA ACADEMICA
SECTORIAL
ESTADISTICAS DANE (FORMULARIO C600) SECRETARIA ACADEMICA
ACTAS DE CONFORMACIÒN GOBIERNO ESCOLAR SECRETARIA ACADEMICA
PROTOCOLIZACIÒN DOCENTE SECRETARIA ACADEMICA
RESULTADOS MEDICION CALIDAD EDUCATIVA DIA "E" SECRETARIA ACADEMICA
Codigo: CS-R-015
A QUIEN COMO CUANDO
CANAL
RECEPTOR REUNIONES PERIODICIDAD
TABLERO PAGINA CORREO AGENDA ESCOLAR
SMS GOOGLE DRIVE REDES SOCIALES CUALQUIER MEDIO
/CORCHO WEB ELECTRONICO VIRTUAL
COLECTIVA INDIVIDUAL COMITES
PERSONAL X X X X X X CADA NUEVA EDICION
PERSONAL X X X X CADA NUEVA EDICION
PERSONAL X X X CADA NUEVA EDICION
PERSONAL X X CUANDO SEA NECESARIO
PERSONAL X X X X X ANUALMENTE
PERSONAL X X X SEMESTRAL
NUEVO PERSONAL X X X X X X X MAX. A LA SEMANA DE INCORPORARSE
NUEVO PERSONAL X MAX. A LOS TRES MESES DE INCORPORARSE
PERSONAL X X CUANDO SEA NECESARIO
PERSONAL X X X X X X X CUANDO SEA NECESARIO
CADA QUE SE PROGRAMEN LAS AUDITORÍAS
PERSONAL X X X X X
INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA
COMITÉ DE CALIDAD X BIMESTRAL
COMITÉ DE CALIDAD X BIMESTRAL
COMITÉ DE CALIDAD X x CUANDO SEA NECESARIO
PERSONAL X X X X CUANDO SEA NECESARIO
AL PERSONAL EN CADA PROCESO DE
X X X INDUCCIÖN Y/O REINDUCCIÓN
ACUERDO AL CARGO
AL PERSONAL EN CADA PROCESO DE INDUCCIÖN Y/O REINDUCCIÓN
X X x X X
ACUERDO AL CARGO DIFUSION DE DOCUMENTOS
PERSONAL X X x X X X INDUCCIÓN Y/O REINDUCCIÓNCOMITES
PERSONAL X X X CUANDO SEA NECESARIO
COPASST
RECTORIA
X X X X X X X CUANDO SEA NECESARIO
DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
CALIDAD
ANUALMENTE Y/O CADA QUE SE REALICE UN
PERSONAL X X X X X X X X X X
CAMBIO EN EL MISMO .
COMUNIDAD EDUCATIVAS /PARTES
X X CUANDO SEA NECESARIO
INTERESADAS
X X X X X X X X X X CUANDO SEA NECESARIO
INTERESADAS
COMUNIDAD EDUCATIVAS /PARTES
X X X X X X X X CUANDO SEA NECESARIO
INTERESADAS
PERSONAL X X X X X BIMESTRAL
PERSONAL X X X X ANUALMENTE
PERSONAL X X X X ANUALMENTE
PERSONAL X X ANUALMENTE
PERSONAL X X X ANUALMENTE
PERSONAL X X X ANUALMENTE
PERSONAL X X X X BIMESTRALMENTE
PERSONAL (DOCENTE-
X X X SEMANALMENTE
TERAPEUTICO)
PERSONAL X X X CUANDO SEA NECESARIO
EQUIPO PROFESIONAL X X X CUANDO SEA NECESARIO
PERSONAL X X X CUANDO SEA NECESARIO
DIRECCION DE PLANEACION Y
X CUANDO SEA NECESARIO
CALIDAD , RECTORIA
PERSONAL X X X X CUANDO SEA NECESARIO
PERSONAL X X CUANDO SEA NECESARIO
EQUIPO PROFESIONAL
X X X X X CUANDO SEA NECESARIO
RESPONSABLE
PERSONAL X X X X CUANDO SEA NECESARIO
PROFESIONAL Y/O DIRECCION DE
X X CUANDO SEA NECESARIO
ADMISIONES Y MERCADEO
CLIENTES, ENTIDADES
X X X X X CUANDO SEA NECESARIO
,PROVEEDORES
ANUALMENTE Y/O CADA QUE SE REALICE UN
PERSONAL X X X X X X X X
CAMBNIO EN EL MISMO .
PADRES DE FAMILIA X x X X BIMESTRALMENTE
PADRES DE FAMILIA X X BIMESTRALMENTE
PADRES DE FAMILIA/TERAPEUTAS
X BIMESTRALMENTE
EXTERNOS
PADRES DE FAMILIA/TERAPEUTAS
X BIMESTRALMENTE
EXTERNOS
PADRES DE FAMILIA/TERAPEUTAS
X CUANDO SEA NECESARIO
EXTERNOS
PADRES DE FAMILIA X X SEMESTRALMENTE
PADRES DE FAMILIA X x X CUANDO SEA NECESARIO
COMUNIDAD EDUCATIVAS /PARTES
X X X CUANDO SEA NECESARIO
INTERESADAS
PADRES DE FAMILIA X X MAX. A LOS TRES MESES DE OBTENERLA
PADRES DE FAMILIA X CUANDO SEA NECESARIO
PADRES DE FAMILIA
DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
X X CUANDO SEA NECESARIO
CALIDAD /CORRDINACION CASS
PROVEEDORES INSTITUCIONALES X X ANUALMENTE
DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
X X CUANDO SEA NECESARIO
CALIDAD /CORRDINACION CASS
X X PERMANENTE
PARTES INTERESADAS X X PERMANENTE
X x X PERMANENTE
X X PERMANENTE
SECRETARIA DE EDUCACION
DISTRITAL
X ANUAL
X X ANUAL
X X X ANUAL
DIRECCIÒN LOCAL X ANUAL
X ANUAL
X X X ANUAL
SECRETARIA DE EDUCACION
X ANUAL
DISTRITAL
 Version No 2: Abril 29 de 2020

MATRIZ DE COMUNICACIONES
Codigo: CS-R-015

ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN FRENTE A LA PANDEMIA COVID-19

AUTORIZACIÓN FRECUENCIA CON

PARA EL USO DEL PROTOCOLO DEL MEDIO LA
RECEPTORES DE LA EVIDENCIA DE LA
MEDIO DE USO FUNCIÓN DEL MEDIO DE COMUNICACIÓN (forma, tamaño, contenido y demás QUE SE USA ESTE
COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN características) MEDIO DE
MEDIOS DE (ÁREA) COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN

Registrar y hacer constar por escrito las decisiones,

Junta Directiva, acuerdos o hechos que se han producido en una Procesos de interes, Recepción a conformidad o
Circulares Rectoria Documento membretado con imagen institucional Según necesidad
Comité Directivo reunión o junta respecto al manejo de la situación de Partes Ineresadas copia con recibido
la pandemia.

Comunicar las recomendaciones pertinentes para

evitar el contagio.
Infogramas o
Comunicar reglas de comportamiento básicos para Copia de material fijado en
comunicados de Folletos generales o individuales no Semanalmente y
Lider CASS , Talento mantener el buen ambiente laboral durante la Comunidad Educativa en carteleras intitucionales
higiene, salud, Rectoria especificados, según los recursos. cuando la noticia lo
Humano pandemia. General ,publicaciones WEB y
reglas y Contenido de interés para todo el personal requiere
Comunicar líneas de orientación y atención medica registro fotografico
comportamientos.
Comunicar datos de interés de información publica o
datos actualizados del manejo de la situación.

Transmitir información rápida de decisiones como:

- Nuevas medidas de aislamiento
- Cambios de turnos o alguna modificación inmediata
que garantice el no desplazamiento de la persona a
tiempo. En caso de ser necesario
Mensajes en Celular, se recomienda incluir un líder de proceso o Cuando la noticia los
Rectoria Jefe Inmediato Lo anterior será emitido posteriormente de manera Todo el personal copia
cadena WhatsApp miembro del comité Directivo requiera
formal por medio de circular. del chat.
También será permitido los mensajes de apoyo y
seguimiento del grupo a cargo, velando por no
difundir noticias de desinformación no verificadas y
que infundan pánico o confusión.

Estandarizar un mensaje final institucional

generalizado a todos los usuarios desde los correos
Enviar y recibir información de carácter laboral, corporativos,
Internet Procesos que asegurándonos que dentro de la comunicación de Tamaños de acuerdo a las necesidades,
Correos enviados o
(Correo Rectoria requieren un nuestro que hacer diario entendemos la contenidos de interés basados en las Diario Partes Interesadas
Impresos
electrónico) contacto exterior. responsabilidad social frente a la situación actual de necesidades de área en especifico, los
la pandemia. mensajes enviados deben ser bien
redactados, cuidando la cordialidad, buen
uso, confidencialidad y ortografía.

Actividad que congrega a un grupo determinado de Registro de asistencia,

Responsable del Información clara y concreta, adaptada al De acuerdo a las
Reunión Rectoria personas para tratar uno o varios temas solicitado o Asistentes a la reunión donde se
Proceso lenguaje institucional y basada en datos. necesidades
detectado prioritario para encadenar una información registre el tema objetivo.

Transmisión del mensaje

Comunicar y/o captar información relacionada a la Información clara y concreta, adaptada al De acuerdo a las Persona con la cual se
Telefono y/o Celular Jefe Inmediato Todo el Personal objetivo
situación actual. lenguaje Institucional y basada en datos. necesidades logra la comunicación
a captar.

Transmisión del mensaje

Comunicar y/o captar información relacionada a la Información clara y concreta, adaptada al De acuerdo a las Persona con la cual se
SMS Rectoria Admsiones objetivo
situación actual. lenguaje Institucional y basada en datos. necesidades logra la comunicación
a captar.

Transmisión del mensaje

Carteleras Comunicar y/o captar información relacionada a la Información clara y concreta, adaptada al De acuerdo a las
Rectoria Talento humano Partes Interesadas objetivo
institucionales situación actual. lenguaje Institucional y basada en datos. necesidades
a captar.

Transmisión del mensaje

Comunicar y/o captar información relacionada a la Información clara y concreta, adaptada al De acuerdo a las
Pagina Web Rectoria Admisioes Partes Interesadas objetivo
situación actual. lenguaje Institucional y basada en datos. necesidades
a captar.

Transmisión del mensaje

Comunicar y/o captar información relacionada a la Información clara y concreta, adaptada al De acuerdo a las
Redes Sociales Rectoria Admisiones Partes Interesadas objetivo
situación actual. lenguaje Institucional y basada en datos. necesidades
a captar.