Manual de Usuario - SGP 1.

0 Recursos Humanos

TABLA DE CONTENIDO
1 PROCESO DE NMINAS............................................................................................................2
ITEM RUBRO..................................................................................................................................2 RUBRO.............................................................................................................................................2 FRMULA.......................................................................................................................................3 TIPO DE EMPLEADO RUBRO.....................................................................................................3 DISTRIBUTIVO DE RUBROS.......................................................................................................4 NMINA TIPO EMPLEADO.....................................................................................................5

2 PROCESO DE PERMISOS..........................................................................................................5
CONTROL DE PERSONAL -> PERMISOS.................................................................................5 MANTENIMIENTO -> REFERENCIALES -> FERIADO..........................................................6 PROCESOS -> BIOMTRICO -> PROCESAR MARCACIONES............................................6 PROCESOS -> MULTAS DE EMPLEADOS................................................................................7 CONTROL DE PERSONAL -> MARCACIN -> INGRESO...................................................6

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos

1 PROCESO DE NMINAS
Para ejecutar el proceso de nminas se deber realizar los siguientes pasos:

ITEM RUBRO
En esta opcin se debe ingresar los tem rubros que se van a pagar en la nmina. Un tem rubro son los diversos nombres que se asignen a las columnas de las nminas ejemplo. Aporte al lees, Sueldo Mensual, Prstamos. Etc. En la columna valor se debe ingresar los valores para aquellos rubros que se pagan un valor establecido por los organismos pertinentes ya sean internos de la empresa o fijados por el gobierno nacional. Un ejemplo claro es el valor del dcimo cuarto sueldo que cada ao vara para el 2011 es de 264 dlares. Para detalle de cmo usar est opcin revisar el manual de usuarios.

RUBRO
El segundo paso es definir si el tem rubro creado es de egreso o de ingreso. Si es de ingreso el valor se sumar al total de ingresos si es de tipo egreso el valor se sumar al total de los egresos. En esta pantalla tambin se podr asociar una frmula (ver nmero uno) o un tem rubro (Ver nmero 2)

Si se desea asociar un tem rubro en est pantalla una vez creado el tem rubro se debe ingresar en la panta de rubro en la columna frmula no seleccionamos nada, en tem rubro seleccionamos el tem que hemos creado previamente. Si por el contrario se desea asociar a una frmula se debe ir a la pantalla de frmulas y crear la frmula para luego asociarlo.

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos

FRMULA
En esta pantalla se ingresa las frmulas que se aplicarn al momento de procesar las nminas. Actualmente el sistema de recursos humanos utiliza las siguientes frmulas. NOMBRE ANT. QUINCENA DE FRMULA SUELDO * 0.40 DESCRIPCIN Se calcula el 40% del sueldo de aportacin. Se utiliza en la generacin del rol de la primera quincena de cada mes (01-xxxxxx hasta el 15-xx-xxxx) El aporte al lees se calcula del sueldo aporte + horas extras + vacaciones multiplicado por 0.0935 El dcimo tercero se calcula del total del sueldo de aporte + horas extras + vacaciones y se saca el proporcional a nivel del programa. El Impuesto a la renta se calcula del total del sueldo + horas extras + vacaciones multiplicado por el 0.0935 para sacar el valor neto. Las tablas anuales se toman de las pantallas de impuesto a la renta y las deducciones anuales.

DECIMO TERCERO

(SUE_1+HOR_7 + VAC_23)

IMPUESTO A LA RENTA

(SUE_1+HOR_7+VAC_23)*0.0935

Nota: No se est utilizando la frmula de Iees obreros ni de retencin en la fuente.

TIPO DE EMPLEADO RUBRO

Es esta pantalla se define con qu frecuencia se va a ejecutar la nmina y que columnas bases van aparecer en la misma. La frecuencia es como se paga una nmina determinada ejemplo Quincenal, semanal, mensual dependiendo del tipo de empleado. Las columnas bases son las columnas que utilizan el sistema para ir a buscar los valores de dicha columna en tablas especficas o independientes ejemplo: el sueldo mensual se debe ingresar en esta opcin como columna base por qu tiene que ir a buscar el sueldo en la tabla salario empleado, los atrasos deben ingresarse como columna base porque tiene que ir a buscar los valores en la tabla rhtsancion etc. Actualmente ya se encuentran definidas las columnas bases para las nminas de servicios profesionales, empleados de oficina, servicios prestados. Una vez que se han ingresado las columnas aqu se debe sealar con un visto en la pantalla de tem rubro en la columna asoc.?

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

APORTE IESS (EMP. OFICINA)

(SUE_1+HOR_7+VAC_23)*0.0935

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos

DISTRIBUTIVO DE RUBROS
Una vez que se han ingresado los elementos necesarios para la nmina se debe determinar que columnas deben salir en la nmina. Para eso nos vamos a la pantalla de distributivos de rubros.

Sistema de Gestin Privada

Para: Grupo Plaza Villavicencio Consultores Nombre del Archivo: Men:

Pg. 13

RHHRHMT67

Mantenimiento

Fecha de Actualizacin:

8/enero/2010

Descripcin: Permite organizar los rubros que existen en cada nomina.

Diseo de Formato de Pantallas

Mantenimiento Distributivo de Rubro

Autores: Leonor Moina Campos

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos En esta pantalla se debe seleccionar el tipo de nmina. Actualmente existen 6 nminas predefinidas previamente:

Empleados de oficina mensual. Empleados de Oficina Quincenal. Serv. Profesionales mensuales. Serv. Profesionales quincenales. Serv. Prestados mensuales. Serv. Prestados quincenal.

Los tipos de nmina son ingresados por el personal de sistemas de la empresa. Para las nminas definidas anteriormente se debe ingresar las columnas que se visualizarn en el rol de pago. Una vez realizado los pasos anteriores se puede generar el proceso de roles:

NMINA TIPO EMPLEADO

En est pantalla se genera las nminas por empresa y por tipo de empleado. Los clculos que no se encuentran ingresados en la pantalla de frmula y que se utilizan en la nmina son las siguientes: Fondos de Reserva.- los fondos de reservan se estn calculando de la siguiente manera (Sueldo + Vacaciones + Horas extras) 0.0833 Vacaciones.- Las vacaciones se estn calculando de la siguiente manera:

((Sueldo + horas extras) *12)/24.

Retencin en la fuente.- Para el caso de los servicios profesionales se est calculando: sueldo * 10% Cuando la nmina es generada, la nmina se guarda con estado generado. Si una vez generada la nmina se requiere hacer cambios se debe reversar la nmina desde la opcin correspondiente. El estado de la nmina cambiar a reversado.

2 PROCESO DE PERMISOS
Para ejecutar el proceso de descuentos se debe seguir los siguientes pasos:

CONTROL DE PERSONAL -> PERMISOS

Para la ejecucin del proceso de permisos se debe ingresar diariamente todos los permisos de los empleados. Actualmente existen los siguientes tipos: TIPO PERMISO LICENCIA AUCENSIA DESCRIPCIN Los permisos pueden ser sin descuentos con descuento o recuperables, todo depender del jefe. Las licencias ser utilizadas para los casos de maternidad o enfermedad Las ausencias pueden ser sin descuentos descontadas o recuperadas, todo depender del jefe.
2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos VACACIONES MOVILIZACIN Estas no se descontarn as en la pantalla lo pongan para recuperar. Estas no se descontarn as en la pantalla lo pongan para descontar.

Los tipos de permisos solo pueden ser creados por el personal de sistemas. Los tipos creados en las pantallas han sido creados en base a los formatos proporcionados por recursos humanos. Si una persona ya tiene un permiso en el da y requiere de otro permiso el mismo da y la misma hora se deber registrar la hora hasta y sumar un minuto al del primer permiso. Ejemplo: Por estudios Vernica Paredes tiene permiso de 8:30 a 9:30, pero ese mismo da tiene que irse a un curso de la cmara de comercio de 8:30 a 13:00, el segundo permiso deber ser registrado desde las 9:31 hasta 13:00. Caso contrario el sistema contemplar solo el permiso de 8:30 a 9:30.

CONTROL DE PERSONAL -> MARCACIN -> INGRESO

Esta opcin se utilizar nicamente para registrar asistencias del personal cuando haya ocurrido sucesos de fuerza mayor. Como falta de energa elctrica, dao en el ascensor etc. La pantalla nicamente permitir registros de una de las marcaciones que no hayan sido registradas a travs del biomtrico. Ejemplo1

En el ejemplo 1 la pantalla solo permitir ingresar la marcacin de la hora de la salida, ya que el resto de marcaciones si se encuentran registradas.

MANTENIMIENTO -> REFERENCIALES -> FERIADO

En est pantalla se registra los das que son declarados nacionales tambin se podra registrar los das irregulares que tenga la empresa por ejemplo. Un Paro de transporte etc. En esta pantalla tambin se registra los das que se van a recuperar de un feriado nacional. Ejemplo el da lunes de carnaval es feriado y hay que recuperar el siguiente sbado, la fecha del siguiente sbado debe estar registrado en esta pantalla y se debe seleccionar el tipo recuperar desde el listado, tal como se muestra en la figura.

PROCESOS -> BIOMTRICO -> PROCESAR MARCACIONES

Este proceso realiza el traspaso de datos desde las tablas del biomtrico hasta las tablas de recursos humanos.

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos Registrar marcaciones toma cada uno de los datos de las tablas del biomtrico y las graba en la tabla de recursos humanos registro a registro. Cambio los estados de la siguiente forma: INGRESO BREAK OUT BREAK IN SALIDA 1 2 3 4

Solo se registran las marcaciones del biomtrico con estado 2. Las marcaciones que ya han sido procesados cambian del estado 2 a 3. Procesar Marcaciones Procesar marcaciones pasa informacin de las tablas de marcaciones de recursos humanos a las tablas de asistencia de recursos humanos. Considerando lo siguiente: TIPO DE MARCACION ENTRADA BREAK OUT HORA MINIMA X X HORA MXIMA RANGO Toma la hora mnima entre el rango 00:00:00 23:59:59 Busca la marcacin mnima de la salida de almuerzo entre las 12:00:00 y 14:00:00, si no existen este tipo de marcacin coge la marcacin mnima entra las 00:00:00 23:59:59. Busca la marcacin mxima de la entrada almuerzo entre las 13:00:00 y 15:00:00, si no existen este tipo de marcacin coge la marcacin mxima entra las 00:00:00 23:59:59. Toma la hora mxima entre el rango 00:00:00 23:59:59

BREAK-IN

SALIDA

Cuando se pasan los datos a la tabla de asistencia se cambia el estado en la tabla de marcaciones a 2. Los proceso tanto de registro de marcaciones como el de proceso de marcaciones deben arrojar un mensaje de proceso terminado con xito, si la pantalla no arroja ste mensajes se debe comunicar al departamento de sistemas.

PROCESOS -> MULTAS DE EMPLEADOS

Aqu se ejecuta el proceso de cruzar las marcaciones registradas en el biomtrico permisos registrados de los empleados. con los

El clculo de los permisos se est llevando de la siguiente forma: (ver la pantalla de Referenciales ->Porcentaje de descuento)

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos

Continuacin de la tabla.

El proceso de marcaciones se lleva a cabo utilizando las tablas arriba descritas de la siguiente forma:

Los registros que tienen el valor de 99 en la columna porcentaje descontarn los

valores el correspondiente al proporcional al minuto ((Sueldo/30)/8)/60)*Minutos. Los registros que tienen un valor en la columna porcentaje diferente a 99 se descontar el valor correspondiente a la columna (Sueldo/30)*100%. HORA MARCACIN 8:34 MINUTOS 4 SUELDO 400 VALOR A DESCONTAR 0 OBSERVACIN Hay cinco minutos de gracia para las entradas Se descuenta el proporcional al minuto Se descuenta el proporcional al minuto Verificamos en la tabla el

TIPO INGRESO

INGRESO INGRESO INGRESO

8:36 9:00 12:31

6 30 241

400 400 400

0.17 0.83 16.66

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0

Manual de Usuario - SGP 1.0 Recursos Humanos porcentaje entre 0 y 241 Si en la hora de almuerzo se pasa ms de 60 minutos se descuenta los minutos de diferencia Se descuenta los minutos correspondientes ya que de rango de 0 a 240 y est el valor 99

BREAK OUT BREAK-IN

13:05 14:10

400

0.14

SALIDA.

17:45

45

400

1.25

2010 H. Recursos Humanos Todos los derechos reservados.

Sistema de Gestin Privada v 1.0