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GESTION DOCUMENTAL Emisión: 2

Tipo: Formato
MEMORANDO Código: FT-GD-29

Bucaramanga, Junio 16 de 2023.

PARA: Magay Meza – Jefe Cartera Nacional

DE: Oficina Auditoria Interna

ASUNTO: Saldos en cartera cliente P&G

De manera atenta me permito dar respuesta a la solicitud enviada por su oficina al área de
auditoria en donde se detallan el trabajo realizado desde el área:

1. Se revisaron los valores pendientes por facturar se evidencio Factura pendiente desde Julio
2022, se realiza la gestión, se solicita correo al área de cartera Copetran, se envió solicitud
directa al área de Cartera P&G Costa Rica, se envía evidencia y se procede a facturar (Anexo
correos de Soporte).
2. Se solicitan los valores pendientes por Facturar año 2023, se realiza la verificación de cada
una de las remesas se realiza la relación y se informa al área de cartera, se adjuntan
cuadros, de observaciones realizados.
3. Los pendientes por facturar refieren a datos enviados al cliente a revisión desde el día 31-
05-2023, el día de ayer 15-06-2023 hubo reunión de indicadores en donde Copetran
presentó la molestia por los pendientes de parte del cliente los cuales nos afectan, El Jefe
de transporte de P&G Nelson Castrillón solicito un correo en el cual se informara cada uno
de los pendientes. (Correo ya se realizó, se copió a cada una de las áreas involucradas
incluyendo el área de cartera).
4. En cuanto a los descuento diferidos por el cliente, en reunión con Silvia Analista de cartera
se realizo el siguiente cuadro de gestión.

Reference Doc. Date Arrear LC amnt observacion-hallazgo

Es una mercancia imputada no

cobrada - Claudia Envia un
1060800504 08/19/2022 225 $ 3.957.644,88
correo el 27/Octubre diciendo
que le robaron de la oficina
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Es una mercancia imputada no

cobrada - Claudia Envia un
1060801054 08/22/2022 223 $ 64.774,08
correo el 27/Octubre diciendo
que le robaron de la oficina

Se tiene Nota credito y debito

es decir nos van a devolver el
1060813573 10/26/2022 158 $ 81.653,04
dinero con nota credito N
1019461441

Solo se tiene nota Credito-Un

Correo de Claudia Con entrega
Viernes 16 Diciembre -No se
1060814468 10/31/2022 153 $ 88.835,88
entrego Realmente-Revisar con
Juan Fernando si tiene nota
credito

No tenemos Nota credito- es un

Faltante Viaje -Revisar la
1060817407 11/16/2022 137 $ 365.082,48
Remesa y preguntar si se carga a
la plataforma o al vehiculo

Es Una averia de B/manga Viaje

1060818290 11/21/2022 132 $ 54.492,48 17059841-Claudia Intento
entregar en la Agenda de Enero

Se tiene Nota Credito se

devolvio el 23 de abril nos van
1060820795 12/06/2022 117 $ 1.016.500,38 a devolver 800 mil- No se
devolvio en el mismo pago-
diferencia a imputar 144.442

Los subrayados en Azul No

llegaron a Procter- y los demas
1060820801 12/06/2022 117 $ 6.735.247,68 estan en medellin-Ya lo cobraron
hay que traer la mercancia y dar
de Baja

Los subrayados en Azul No

llegaron a Procter- y los demas
1060820802 12/06/2022 117 $ 6.735.247,68 estan en medellin-Ya lo cobraron
hay que traer la mercancia y dar
de Baja
Solo hay Nota credito - Es Una
1060823375 12/21/2022 102 $ 467.912,76
Averia

1060823385 12/21/2022 102 $ 942.070,64 Lo devolvieron en el Pago

Es un Faltante - revisar la
remesa es un XD plataforma
1060838376 03/28/2023 5 $ 294.910,56
B/manga. Preguntar quien lo
asume
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1060838392 03/28/2023
Es un Faltante - revisar la
remesa es un XD plataforma
5 $ 110.213,04
b/manga. Preguntar quien lo
asume

2002866062 01/16/2023 106 $ 1.052.226,56

Distrialgusto b/manga - 28 nov-

2002866062 2/06/2023
2002866062 03/14/2023
2002866062 03/14/2023
2002866062 03/14/2023
2002866062 04/24/2023
85 $ 197.701,84
2022
Cencosud B/manga - 18 Enero
49 $ 171.598,00 2023- Esta en Bodega de
Bucaramanga Sacarla
Pastor Julio B/manga - 7
49 $ 206.631,60 febrero 2023 - Esta en Bodega
B/manga
Pastor Julio Delgado Aguachica
49 $ 1.906.208,64 - 14 febrero 2023 - No esta en
Bodega
Es un cruce Parcial esta en
8 $ 131.376,00
Bodega -

faltante definir si se decuenta

1060841044 $ 146.270,00
al socio o a los auxiliares

Desarrollo:

Las notas debito descontadas por tener más de 45 días en cartera vienen desde que se tomo la
gestión del proceso por parte del área auditora de la empresa, se intervino y se intentó entregar el
total de las notas siendo que en un gran número se trataban de faltantes código 11, pero debido a
las inconsistencias del proceso no se pudieron entregar en su totalidad.
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En comparación con la cierre de cartera del mes de Mayo, con 4 notas mayores 45 días las
cuales ya fueron entregadas en el RDC, en la entrega de rechazos de Junio.
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Nota: Es de aclarar que los descuentos por parte del cliente cuando es código 11 (Faltante)
proceden si el viaje incurre en un Cross Dock realizado por la Transportador Copetran, cuando el
viaje es directo el cliente realiza imputación a la compañía encargada del proceso de cargue (DHL),
se adjunta una investigación Multiparada y una investigación viaje directo.

Agradeciendo su atención prestada y atento a cualquier inquietud,

ROBIEL MORA GELVES. JHON ALEXANDER CARREÑO

Auditor interno Analista de auditoria
(anexos 9 adjuntos)