CIRCULAR EXTERNA NÚM.

01 (5 FEBRERO 1997)

Señores
Representantes legales
Liquidadores
Revisores fiscales
Contadores públicos
Sociedades Comerciales

Referencia: Solicitud de informacion financiera año 1996

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85, 86 de la ley 222 de 1995 y el artículo 2º
del decreto 1080 de junio 19 de 1996, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la
inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, disposiciones que facultan a esta
entidad para “solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable,
económica y administrativa de cualquier sociedad”.

1. Plazo para la presentacion de los estados financieros

Con esta circular se envía el disquete que contiene los formatos de solicitud de información
financiera para el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 1996.
La información financiera requerida la deben diligenciar y enviar todas las sociedades
comerciales vigiladas por esta Superintendencia a diciembre 31 de 1996, así como también las
sociedades comerciales que reciban esta solicitud, ya que las mismas se encuentran en el nivel de
inspección establecido en el artículo 83 de la ley antes citada.
El medio magnético aludido debe ser entregado a esta entidad junto con los documentos
adicionales (informe de gestión, notas a los estados financieros, dictamen del revisor fiscal y
proyecto de distribución de utilidades aprobado) en las fechas señaladas a continuación, atendiendo
exclusivamente al último dígito del NIT de la sociedad, sin tener en cuenta el de verificación (DV):

DÍA DE RECIBO SI EL DÍGITO NOVENO DEL NIT ES:

16 de Abril de 1997 0
17 de Abril de 1997 1
18 de Abril de 1997 2
21 de Abril de 1997 3
22 de Abril de 1997 4
23 de Abril de 1997 5
24 de Abril de 1997 6
25 de Abril de 1997 7
28 de Abril de 1997 8
29 de Abril de 1997 9
 Las sociedades cuyo corte de cuentas sea inferior a un año, es decir, semestral, trimestral, etc.,
deben allegar cada período en forma independiente utilizando el programa elaborado para el año de
1996, de acuerdo con estas fechas.
El horario de atención en estos días será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. jornada continua.

Las sociedades que se encuentren en estado de liquidación (excluye liquidación obligatoria)

enviarán los estados financieros a 31 de diciembre de 1996 en formato comercial, diligenciados en
miles de pesos y debidamente certificados, los días 5 y 6 de mayo de 1997.
Las matrices o controlantes obligadas a preparar y difundir estados financieros de propósito
general consolidados a 31 de diciembre de 1996, deben presentar a esta entidad, dentro del plazo
establecido en la presente circular, dichos estados financieros impresos en papel, certificados por el
representante legal y el contador de la matriz o controlante y dictaminados por el revisor fiscal de la
misma. Igualmente, deberá acompañarse certificación de que los mismos fueron sometidos a
consideración del órgano competente.
En el caso de situación de grupo empresarial las matrices o controlantes, así como las
sociedades controladas, deberán remitir el informe especial que se presentó al máximo órgano social,
de conformidad con el artículo 29 de la ley 222 de 1995, dentro del plazo antes mencionado.
Teniendo en cuenta, que de conformidad con las normas contables vigentes, los registros en los
libros deben hacerse a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se
hubieran realizado (decr. 2649 de 1993, art. 56), y que los plazos aquí fijados son posteriores a la
reunión del máximo órgano social en que se someten a consideración los estados financieros (Co.de
Co., art. 422), estos se consideran suficientemente amplios y por lo tanto son improrrogables.
el incumplimiento del término previsto en esta circular para el envío de la información
financiera requerida, dará lugar a imponer multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del decreto 1080 de 1996,
independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente
económico.

GENERALIDADES

Los formatos contenidos en el disquete para el diligenciamiento de la información financiera a

diciembre 31 de 1996, están adecuados en su totalidad a la estructura, codificación y denominación
de cuentas contenidas en el Plan Único de Cuentas —PUC— establecido por el decreto 2650 de
diciembre 29 de 1993, y demás decretos que lo adicionan y modifican.
Los formatos de información financiera deberán ser elaborados de conformidad con las
instrucciones impartidas; las cuales se encuentran incluidas en el medio magnético, que se adjunta.
Se tendrán por no recibidos todos aquellos disquetes que sean presentados en blanco, vengan
con daño físico, carezcan de las validaciones necesarias o del archivo definitivo que permita su
lectura en nuestra base de datos.
Igualmente, carecerán de validez oficial y se tendrán por no recibidos aquellos estados
financieros en medio magnético que no se acompañen de una certificación completa, en los términos
de los artículos 37 y 38 de la ley 222 de 1995 .
El disquete remitido a esta Superintendencia debe encontrarse marcado con un rótulo que
indique el número de Nit. y el nombre completo de la sociedad a la cual corresponden. De la
información enviada, la sociedad debe mantener una copia en su poder para futuras necesidades.
No se podrán hacer modificaciones al programa contenido en el disquete de información
financiera, como tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones
a que haya lugar . Además, recae responsabilidad penal a quienes suministren datos a las autoridades
o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran
falsedades en los estados financieros o en sus notas (ley 222 de 1995, art. 43).
Se ofrecerá capacitación sobre el manejo del paquete de solicitud de información, en los días
comprendidos entre el 17 y 21 de marzo de 1997en Santa Fe de Bogotá D. C., y del 31 de marzo al 4
de abril en las intendencias regionales. Los interesados en participar en esta capacitación, pueden
inscribirse del 11 al 13 de marzo, comunicándose a los teléfonos 2220227- 2220475- 2221986 y
2220566 Extensiones 323, 325, 339, 340 y 371 en la ciudad de Santa Fe de Bogotá D.C. y en las
Intendencias Regionales a los siguientes números telefónicos:

Barranquilla 454495 - 553336

Cúcuta 716190 - 717985
Bucaramanga 454266 - 321541
Medellín 2518854- 2518855
Cartagena 646051 - 642429
Manizales 847393 - 847987
Cali 5141674- 5141791

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