INTRODUCCIN

Las empresas de hoy en da necesitan anticiparse y responder de manera gil y eficiente a las condiciones del mercado para poder mantenerse fuertes ante la competencia. Para lograrlo, necesitan sistemas de informacin que realicen las actividades de manera flexible, incluyendo todos los mbitos de la empresa, desde lo financiero hasta el recurso humano. Adems, para producir bienes y/o servicios de calidad y cumplir con despachos a tiempo, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. Para poder mejorar su eficiencia y efectividad se necesita una planificacin y sistema de control eficiente que permita una excelente sincronizacin en todo el proceso de organizacin. Tomando en cuenta estos factores, nace la Planificacin de Gestin Empresarial o ERP, que permite automatizar las actividades hacindolas ms eficientes y flexibles. Enterprise Resource Planning es una herramienta que da a la empresa las capacidades y recursos necesarios para integrar las funciones aisladas en un proceso continuo de negocios para lograr competitividad en el ambiente de los negocios. Surge de varios sistemas independientes que existan anteriormente para cada rea de negocio, lo que creaba islas de informacin y traa como consecuencia una deficiencia en la comunicacin y en la eficiencia. Para esto, en el siguiente trabajo trat de incluir todos los conceptos bsicos, as como las ventajas de implementar el ERP en una organizacin.

ERP (Enterprise Resources Planning)

Definiciones
Existen varias definiciones para el ERP, las cuales tienen mucho en comn, pero citar algunas de ellas para poder tener un panorama ms amplio de lo que definen como Planificacin de Gestin Empresarial: Es un sistema de gestin de la informacin estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestin empresarial, basado en el ofrecimiento de una solucin completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar ms fcilmente su negocio. Se caracterizan por su modularidad, integracin de la informacin, universalidad, estandarizacin e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayora de los casos multiplataforma. ERP es una herramienta que soporta de forma integrada los procesos de negocio de una compaa. Permite realizar operaciones tales como la gneracin de una orden de compra, registrar recepciones, ingresar y pagar facturas de proveedores, procesar la facturacin, administrar el inventario, emitir balances, etc. Solucin de software que se enfoca en las necesidades de la empresa, tomando una visin de los procesos para cumplir los objetivos corporativos, buscando integrar todas las funciones de la empresa. Un sistema de planeacin diseado para reducir el tiempo de respuesta, ciclo de produccin, optimizar la calidad, mejorar el manejo de activos, reducir costos, optimizando la comunicacin. Analizando todas estas definiciones, se puede concluir que es un sistema que busca aumentar la eficiencia de los procesos de negocios, reduciendo tiempos, estandarizando y optimizando procesos y recursos, incluyendo cada uno de las actividades que se realizan dentro de la organizacin.

Origen
Con la evolucin de la administracin, tambin han ido mejorando los sistemas de produccin. Las ERP remontan su origen a los sistemas MRP (Planeacin de Requerimiento de Materiales), los cuales se asociaban al inicio con grandes empresas debido a su complejidad y alto costo. En sus inicios, la MRP inclua entre sus atribuciones, determinar la materia prima para producir algn producto, proveer los tiempos de cundo deba ordenarse cada uno de los materiales, etc. Como vemos, la MRP original solamente planeaba materiales. Con el tiempo logr extenderse hasta los archivos que manejaban la lista de materiales y el archivo de registro de inventario, para crear una programacin a tiempo, para llegar a controlar todo el sistema, desde la entrada del pedido hasta el manejo de las finanzas, contabilidad, etc.

3 Posteriormente se logr incluir otra porciones del sistema tales como la funcin de compras y una inclusin ms detallada del sistema productivo mismo, es decir, la planta, el despacho y control detallado de la programacin. El mundo fue cambiando creando una competencia ms fuerte, ampliando la demanda mundial, la subcontratacin internacional, etc., lo que haca que los MRP ya no cumplieran de forma estandarizada las funciones anteriores. Es aqu donde se desarrollaron nuevos sistemas basados en la lgica de la MRP y denominaron a la nueva generacin Planeacin de Recursos Empresariales (ERP). Adems de estos problemas, las empresas multinacionales tenan que enfrentarse al problema de la inconsistencia de la informacin entre sus afiliadas y la dificultad de consolidacin, tanto de sus operaciones como de sus cuentas para el conjunto de empresas y pases. La nica solucin era la utilizacin de software diferente en cada pas y desarrollar otro software de consolidacin hecho a la medida que no daba nunca resultados eficaces, al tener que integrar los datos de diferentes programas. Fue entonces cuando la empresa alemana SAP ofreci un sistema de software empresarial modular que poda agruparse de diferentes maneras mediante tablas de conexin y que, podan combinarse y formar un sistema vlido para adaptarse a las necesidades de un pas determinado. La solucin estaba dada, un software que an siendo diferente del de las otras afiliadas, quedaba integrado en un nico sistema en cuanto a la informacin y al trfico de bienes y servicios dentro de la logstica de la empresa multinacional, pero quedaba sin resolver el problema de la implantacin y puesta en marcha de estos sistemas que requeran personal experto en el uso de los procedimientos de adaptacin a las necesidades de la empresa y los condicionantes de cada pas de actuacin. Fue entonces cuando SAP tom a las organizaciones de consultora ms grandes del mundo (Andersen Consulting, Arthur Andersen, Price Waterhouse, KPMG, Coopers, etc), como sus agentes de venta e implantacin. Era la nica solucin pues su software se compone de piezas inacabadas que deben ser adaptadas e interconectadas en cada caso por personal experto, lo que genera la necesidad de un trabajo de alta especializacin a ser proporcionado por dichas firmas consultoras, con valores aadidos sobre el software original que por lo general representan un coste de entre tres y siete veces el valor del software original. Cifrando un ejemplo, puede decirse que una instalacin de SAP cuyo software cuesta 5 millones de dlares, suele ir acompaada de una consultora con un coste de 15, 20, o incluso 30 millones de dlares. Pero an a pesar del alto coste involucrado, las ventajas de disponer de un nico sistema de informacin para el conjunto de las diferentes afiliadas fue paulatinamente decantando las decisiones empresariales hacia la aceptacin de esta solucin dando lugar a lo que se ha llamado el mercado de soluciones ERP para las empresas. Y cuando algunas de las principales empresas anunciaron su decisin de implementar software ERP de SAP, otras empresas de software empresarial (Oracle, PeopleSoft, JDEdwards, Baan) se lanzaron a promocionar y perfeccionar sus propios desarrollos para estar presentes en este nuevo mercado.

Por qu es Necesario Implementar un ERP?

Las tendencias actuales y futuras estn obligando a las empresas a aumentar su competitividad, por lo que necesitan que tenga optimizado e integrado su flujo interno de informacin y sus relaciones comerciales externas para conseguir objetivos bsicos como son la productividad, calidad, el servicio al cliente y la reduccin de costes. La adopcin de un ERP es un proceso complejo conformado por etapas bien diferenciadas: Establecer la necesidad del cambio: No se debe iniciar el cambio de manera apresurada, tomando en cuenta que este plan incluye el reemplazo de todas las herramientas que soportan los procesos de negocios. Se debe verificar la situacin actual y complementarla con los objetivos del negocio. Debe conseguirse el consenso de los distintos niveles ejecutivos de la empresa para establecer la necesidad del cambio. Seleccin de la solucin: Es necesario definir los responsables de las tomas de decisiones, los criterios de evaluacin de las posibles soluciones, el anlisis de las alternativas as como evaluar y elegir la que mejores beneficios brinde a la organizacin. Implementacin de la Solucin Puesta en Marcha Impacto en la Organizacin

Modelos de Sistemas ERP

Tanto las empresas multinacionales como las de mbito nacional hacen uso de los sistemas ERP, pero eso no indica que exista una solucin ptima para todo tipo de empresas (multinacionales y nacionales, grandes y pequeas, simples y complejas, etc.). ya que las empresas cuyo entorno de trabajo es el rea nacional necesitan un software ERP que sea mucho ms gil, de implantacin ms rpida y de coste ms moderado que las grandes empresas multinacionales. Para ayudar a efectuar un anlisis segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definicin funcional del mismo: 1) Herramienta. Es un sistema que no es el producto terminado pero que permite producirlo mediante su uso, lo que en general implica el desarrollo de programacin especfica. Al hablar de herramientas, se refiere a sistemas muy sofisticados que permitan utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. 2) Aplicacin Parametrizable. Incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definicin de parmetros. Una vez determinada la parametrizacin, el sistema queda listo para trabajar de manera ajustada a las necesidades del usuario sin necesidad de programacin adicional. 3) Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica, si se tiene

5 en cuenta el nulo coste de adaptacin, pero tambin es la ms rgida, al no permitir variaciones sobre el diseo original. Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. As, algunos sistemas son fundamentalmente Herramientas que requieren programacin adicional aunque tambin tienen partes ya totalmente definidas (Aplicacin Fija), y otras parametrizables (Aplicacin Parametrizable). Otros sistemas son bsicamente Aplicaciones Parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de aadir procedimientos (Herramienta), pero en general, no de modificar los existentes. Por ltimo hay sistemas que son Aplicaciones Fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por va externa, cierta posibilidad de aadir programacin (Herramienta).

En la Figura anterior se muestran los tres modelos de ERP definidos aqu en donde puede verse que cada modelo es ms idneo para ciertas demandas y menos para otras. En concreto se analizan 6 aspectos analticos. Son los siguientes:

1) Adaptabilidad. Mide la capacidad de adaptacin del software a las necesidades

del usuario.

2) Seguridad. Mide el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo

de todas sus funcionalidades.

3) Economicidad. Incluye no solo el coste del software bsico o estndar, sino

tambin el de consultora, implantacin, puesta en marcha y formacin.

4) Rapidez de Implantacin. El tiempo de implantacin se conoce como el que

media entre la fecha de adquisicin del software y la de puesta en marcha ya ajustado al usuario. podr disponer de las nuevas y actualizadas versiones del fabricante del software, y est muy ligado con el grado de estandarizacin de la aplicacin. Cuando ya se lleva un tiempo trabajando correctamente con una aplicacin, no es aceptable ver que no van a poder incorporarse los nuevos adelantos tecnolgicos, porque no pueden ser integrados en la aplicacin. con las necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres operativas.

5) Facilidad de Actualizacin. Mide la facilidad y seguridad con que el usuario

6) Internacionalizacin. Mide la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque

Teniendo en cuenta estas definiciones, podemos concluir lo siguiente: Los dos aspectos ms importantes, ADAPTABILIDAD y SEGURIDAD, se distribuyen de manera diferente entre los tres modelos: Herramienta, Aplicacin Parametrizable y Aplicacin Fija. En la herramienta, la ADAPTABILIDAD alcanza su mayor grado, aunque la SEGURIDAD puede ser baja debido a que puede haber mucha programacin adicional efectuada por el usuario o sus consultores, lo que genera defectos. Esto es lo contrario de lo que ocurre con la Aplicacin Fija, que ofrece una alta SEGURIDAD por ser un desarrollo standard, pero una ADAPTABILIDAD casi nula. Por ello, la mejor opcin es sin duda la Aplicacin Parametrizable pues a su alta SEGURIDAD, por tratarse de una aplicacin ya funcional, aade un alto grado de ADAPTABILIDAD, menor que en el caso de la HE, pero muy superior a la AF. El aspecto Internacionalizacin llega a un alto nivel solo en la HE, ya que requiere un importante trabajo de adaptacin para ajustarse a los diversos pases que solo resuelve completamente la programacin adicional. La AP puede llegar a cubrir parte de las necesidades de Internacionalizacin, pero siempre ser necesario algo de programacin adicional. La AF no puede apenas cumplir con esta exigencia. El aspecto Facilidad de Actualizacin es muy bajo en las HE debido precisamente a la existencia de programacin propia local que requiere sus propios procedimientos de actualizacin al margen, y sin embargo en coordinacin con la parte bsica o standard del sistema. No obstante, tanto en las AP como en las AF, este aspecto se cumple en un alto grado. Los dos aspectos: Economicidad y Rapidez de Implantacin van muy unidos, pues la parte ms importante del coste va asociada a los trabajos de consultora necesarios para la implantacin del sistema.

Caractersticas Bsicas
Entre las caractersticas bsicas que incluye un sistema ERP se encuentran: a. Arquitectura cliente/servidor b. Base de datos centralizada, con consultas SQL y generacin de informes.

7 c. d. e. f. g. Interfase grfica de usuario, con manejo de ventanas Soporte de base de datos distribuidoa Sistemas iniciales para soporte de decisiones Manejo electrnico de datos e intercambio de los mismos. Interoperatividad con mltiples plataformas (Windows NT y Unix por ejemplo) h. Manejo de interfases de programacin con interoperatividad con otras aplicaciones de otros programas. i. Intercambio de datos utilizando internet. j. Comunicacin entre clientes y proveedores.

Caractersticas Generales
Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser calificado como una verdadera solucin para el tema ERP. Estos aspectos bsicos son: FLEXIBILIDAD: Un sistema ERP debe ser flexible para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. MODULAR Y ABIERTO: Esto significa que cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos. COMPRENSIVO: Debe ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas. MS ALL DE LA COMPAA: No debe estar amarrado slo a los limites de la compaa, sino que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin. LOS MEJORES PROCESOS DE NEGOCIOS: Debe contener una coleccin de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. SIMULAR LA REALIDAD: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrs del sistema.

Caractersticas Tcnicas
LENGUAJES De una manera muy simplificada, podemos decir que las aplicaciones ERP han de haber sido construidas con lenguajes de programacin como: C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. Como ya se ha indicado, lo mejor es que el proveedor de software suministre una serie de potentes Componentes Reutilizables (Active X, Java Beans o otros) y Procedimientos Almacenados en la base de datos. Estos pueden ser utilizados por el usuario o su consultor para aadir programacin sin afectar a la estructura de la

8 programacin y por tanto permitiendo las actualizaciones futuras por parte del proveedor sin ningn problema. ARQUITECTURA Al da de hoy, la arquitectura Cliente-Servidor en tres capas es la ms recomendable por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. SISTEMAS OPERATIVOS Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux son las opciones que quedan en el mercado, estando Netware, OS/2 y Unix estables o en declive y Windows NT y Linux. BASES DE DATOS Las ms recomendables son las que se han convertido en universales y tienen detrs una empresa de software de garanta: SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.

Areas En Que Se Localiza Al Interior De La Empresa

Las reas de la empresa en que ERP est implantado son varias. Algunas de ellas, se citan a continuacin: Ventas y Distribucin Proveedores Produccin Control de Calidad Control de Mantencin Lnea de Trabajo Soluciones Industriales Recursos Humanos Proyectos Gerencia y Administracin Finanzas Contabilidad

Tiempo, Beneficios Y Costos Asociados A Su Implantacin

El impacto de los beneficios intangibles proporcionados por la implantacin de esta herramienta son difciles de estimar, pero debe ser llevados a cuentas y valores para realmente justificar el tiempo y los costos requerimientos de los sistemas ERP. Los paquetes de software ERP por lo general cuestan mucho dinero y no estn a la mano de todas las empresas. Casi siempre estn dados en altas compaas de desarrollo de software donde se da una licencia de uso, independientemente del hardware, adems debe considerarse los servicios de consultora para la instalacin, implantacin y dudas durante la ejecucin, as como el mantenimiento y la creacin de software perifrico. Por tal motivo, las empresas deben hacer un estudio detallado antes de tomar la decisin de comprar cualquier ERP. En el caso de la duracin de la implementacin, depender de la complejidad y eficiencia de los procesos de gestin actuales. Adems puede surgir la necesidad de

9 realizar cambios a los modelos de negocios que la empresa utiliza, ya sea por ineficiencia o para estandarizar actividades. Se ha tomado como ejemplo la evaluacin de los costos y tiempos de implantacin de un sistema ERP realizado por el META Group., el cual se describe para un mayor entendimiento, aunque vara dependiendo de las necesidades de cada organizacin: Total Cost Of Ownership (TCO) El costo de implementar incluye: Software (17%) Hardware (14%) Servicios profesionales (46%) Costos del Staff interior (23%)

Segn el estudio el promedio de costo para TCO para una implantacin de ERP es de US$ 15.000.000. Sin embargo, los costos asociados a una implantacin de ERP realizada por SAP AG (el mayor proveedor de sistemas ERP a nivel mundial) se eleva unas 3 veces a este valor promedio. Por otro lado, se sabe que el costo del sistema de post-implementacin es crtico, 2 aos de costos de post-implementacin han sido considerados en un escenario ms detallado. El TCO de implementacin y los 2 aos siguientes flucta desde un 0.4 % a un 11 % de los ingresos de la compaa. Sin embargo, SAP con su reputacin de caro, est actualmente bajo el 0.67 %. Tiempo de Implementacin: De acuerdo al estudio, el tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses (segn el proveedor SSA) a 26 meses (para ORACLE), con un promedio para implementar de 23 meses. Sin embargo, las ltimas cifras de SAP dicen que sus tiempos varan hoy 24 meses hasta casos de 3 meses. Dependiendo de la actualizacin de la compaa. Con respecto al tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables, el estudio dice que se toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de implementacin. Sin embargo, de acuerdo al reporte pasan 2.5 aos desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversin. El punto promedio de quiebre se nota generalmente en el 5 ao despus de la implantacin de ERP. La implantacin de un sistema ERP es un proyecto complejo debido a su impacto en los procesos de la empresa. Esto significa: a. un cambio cultural en la empresa b. un cambio en los procesos de negocio c. un cambio en la disciplina de trabajo d. un cambio en la organizacin e. un lder comprometido con el proyecto f. disponibilidad a uniformizar los procesos de negocio g. usuarios involucrados y que se adueen del nuevo sistema h. definir objetivos del proyecto i. solucin inmediata a los problemas j. recursos dedicados de tiempo completo al proyecto k. capacitacin oportuna y apropiada

10 l. asesora externa experta y especializada m. conscientizacin de los cambios en responsabilidades y perfiles de puestos n. alineacin con otras iniciativas de negocio

ERPS En El Mercado Local (Oferentes Y Usuarios)

En el mercado local hay varios oferentes para esta herramienta administrativa. A continuacin se muestra un grfico que seala estos proveedores y su comparacin competitiva por facturacin entre ellos.

Para elegir un buen proveedor de este software existen varios criterios para evaluar: a. b. c. d. e. f. g. Grado de integracin entre los diferentes componentes del sistema Escalabilidad del sistema Nivel de complejidad de solucin Tiempo de implementacin Tecnologa Disponibilidad de actualizaciones regulares El coste total del proyecto

El grfico muestra a SAP AG es el principal proveedor de estos servicios. La corporacin SAP fue fundada en 1972, con sede en Alemania, y es la lder mundial en tecnologa y venta de aplicaciones en arquitectura cliente/servidor. Esta corporacin ofrece la solucin R/3 que soporta procesos de negocio en las reas de finanzas, produccin, logistica y de recursos humanos, en cualquier tipo y tamao de industria, lo cual permite a las empresas responder rpidamente a las condiciones dinmicas del mercado, gracias al flujo de informacin integrada y que todo se da en tiempo real. El sistema R/3 cuenta con una diversidad de mdulos para ayudar a la organizacin a lograr sus objetivos. Entre los mdulos ms utilizados son el de logstica, financiero, manejo de materiales, contabilidad.

11

Algunas de las ventajas y desventajas de SAP son: VENTAJAS DESVENTAJAS

SAP R/3 es capaz de integrar informacin La implementacin de R/3 tiene grandes Y procesos a lo largo de toda la empresa costos y lleva largo tiempo en sus mas all de una conexin HUB largas instalaciones SAP esta involucrada en la mayora de las Existe algo de arrogancia en atender a implantaciones de sistemas ERP en pequeas empresas grandes empresas SAP est enfocada en los beneficios de la Su altos costos de implantacin requiere empresa de implementacin especial y costosa, adems de complicada SAP R/3 es una solucin robusta y Las organizaciones de consultora de SAP completa y tiene un gran mercado no realizan implementaciones, por lo de sus acciones tanto los clientes estn forzados a usar sistemas integradores ThirdParty SAP invierte grandes cifras en R&D Complejidad en la implantacin. (Reserach & Development) Clientes de SAP no reportan descontentos con sus productos El sistema es modular, es decir, se puede adquirir el mdulo que se necesite conforme se vean resultados.

Razones Para Invertir en un Sistema ERP

a. b. c. d. Reduccin de dudas concernientes a la veracidad de informacin Mejoramiento de la comunicacin entre reas de produccin Reduccin de duplicacin de la informacin. Proveer una eficiente integracin de los procesos comerciales.

12

CONCLUSIONES

Los sistemas ERP fueron creadas como apoyo a las empresas por medio de los diversos mdulos con los que cuenta haciendo que la empresa que lo implemente debe utilizar la reingeniera de procesos, cambiando la forma de trabajo y organizacin de la misma. Debe considerarse tambin la importancia del recursos humano y del compromiso de parte de la alta gerencia para apoyar en caso de fracaso, ya que esto permitir que funcione satisfactoriamente. Los sistemas ERP son una herramienta absolutamente necesaria para las grandes y medianas organizaciones. Sin ellas no podra vencer en los avances tecnolgicos tales como el e-business, e-commerce y seguir en el mundo de la globalizacin. Considerando la inversin en hardware, software, tecnologa de informacin, personal, y muchos otros factores, el estudio previo a la implementacin de estos sistemas debe ser bastante detallado, por lo que el primer costo asociado al sistema sera la asesora y/o consultora necesaria para una buena evaluacin del proyecto. Existen proveedores de sistemas de optimizacin para empresas, como por ejemplo, Oracle, Baan, JD Edwards, PeopleSoft SSA, pero SAP AG es el nico proveedor, sin competencia directa, que proporciona un sistema integrado que posee caractersticas de todos estos otros proveedores. Estos sistemas estn basados en el concepto ERP y se conocen como SAP R/3. Sin embargo, actualmente, SAP a diseado una cantidad de aplicaciones importantes que corren en forma compatible con R/3. Algunas de ellas son: SAP CRM: Customer Relationship Managment SAP Business Information Warehouse SAP Internet Sales

13

E-GRAFA

www.lafacu.com/apuntes/informatica/erp_concepto/default.html www.monografias.com/trabajos10/plane/plane/shtml www.sitios.uach.cl/caminosfor/CristianSalazar/Art/ERP.html www.raldia.com/texto17.html www.nutec.es/ERP-CRM/contenido.asp www.taasc.com.mx/tecno/QueesERP.htm www.icticonsulting.com/servicios/cs_erp.htm