INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES.

1. Identificación de las herramientas de software para trabajar la información.

Los paquetes de oficina, o suites ofimáticas, son conjuntos de programas destinados a cubrir las

necesidades operativas de una oficina: manejo de información textual como redacción de

documentos; gestión de grandes conjuntos de números o datos; creación de presentaciones;

manejo y edición de archivos de imagen, audio o vídeo, etc.

Lo que comenzó a finales de la década de 1970 y principios de 1980, con unos simples programas

de escritura o de realización de sencillos cálculos con monitores monocromos, ha evolucionado

hacia la creación de verdaderos espacios de trabajo y compartición de

diferentes herramientas de gestión de información vital en un entorno laboral.

En todo este recorrido del software ofimático podemos definir los siguientes grandes hitos: la

aparición del paquete Microsoft Office (1989); la del proyecto LibreOffice (2001); y, por supuesto, la

aparición de Google Workspace en 2006.

• Microsoft Office: el paquete Microsoft Office ha marcado la línea de creación y diseño de

los programas ofimáticos durante casi tres décadas, incluso inspirando

a numerosas startups actuales, que generan sus aplicaciones alojadas exclusivamente

en la nube. Un ejemplo de ello es Genially, una aplicación de una startup cordobesa, que

se define como el PowerPoint (software de diseño de presentaciones multimedia de

Microsoft Office) del futuro.

Microsoft Office se basa en una licencia de pago y, además de sus versiones de

instalación local en el equipo informático, cuenta con la versión online de todos sus

programas cuyas primeras versiones surgieron en 2010.

• LibreOffice: LibreOffice cubre un amplio espectro de las aplicaciones ofimáticas ofrecidas

por Microsoft Office, pero con la característica de que es un programa bajo licencia

de software libre. Recordamos que esto quiere decir que para acceder a su uso basta

con que descarguemos el programa desde internet a nuestro equipo y

podremos utilizarlo sin ningún tipo de limitación.

1
 Aunque su interfaz, con respecto a estilo gráfico, no resulta tan atractiva como la

de Microsoft Office, puede llegar a compararse en la gran mayoría de los ámbitos de

acción con este, aún más teniendo en cuenta que es un proyecto surgido de una

fundación sin ánimo de lucro que no cuenta con los grandes recursos de personal

técnico de desarrollo de aplicaciones que puede tener Microsoft.

LibreOffice no cuenta en su página oficial con versión online, pero facilita su código a todo

aquel proyecto o entidad que quiera hacer uso de él para desarrollar versiones online de

su suite ofimática.

• Google Workspace: la aparición de Google Workspace ha supuesto la auténtica

revolución del software ofimático en este nuevo siglo. Empezando por programas básicos

como el editor de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. ha ido aumentando su

catálogo hasta convertirse en una opción muy seria para satisfacer tanto al usuario

particular como empresarial.

Debido a que se ejecuta desde el navegador de nuestro equipo, podemos simplificar al

máximo el proceso de puesta en marcha, ya que bastará con tener acceso a internet, un

navegador web y una cuenta de Google.

Aunque el grafismo de la interfaz es similar a LibreOffice (tanto las acciones como el

grafismo se simplifican al ejecutarse online), su usabilidad y capacidad para cubrir las

necesidades de un centro de trabajo han crecido exponencialmente desde su creación y

lo sigue haciendo día a día.

Por último, también podemos encontrar proyectos o empresas que han desarrollado

paquetes ofimáticos con gran repercusión en el mercado laboral, aunque no comparable

con los anteriores. Son el caso de iWork de Apple, Apache OpenOffice, WPS Office o Zoho.

2
 IMPORTANTE

Aunque la extensión y variabilidad de software ofimático es muy amplia,

creando y ajustando programas a las necesidades y

peculiaridades de diferentes sectores (administración, ingeniería, logística,

etc.), cualquier suite está formada por programas básicos como

procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones multimedia, bases

de datos y gráficos vectoriales.

A continuación, definimos alguna de las utilidades generales de estos programas básicos:

Procesador de textos:

• Escritura y edición de texto (tipo de fuente, tamaño, color, etc.).

• Revisión y corrección ortográfica y gramatical.

• Ajuste de párrafos con sangrías, espacio entre líneas, justificación del texto, etc.

• Formato de página que define márgenes, pies de página y encabezados, y que es

compatible con distintos tipos de documentos (cartas, sobres, etc.).

• Impresión de documentos.

• Inserción de gráficos, imágenes, tablas, vídeo, sonido, etc.

• Inserción de hipervínculos, índices, tablas de contenido, glosarios, etc.

• Herramientas de mejora de presentación y productividad como la enumeración,

combinación de correspondencia, plantillas predefinidas y macros.

Hoja de cálculo:

• Procesamiento de datos en una o más hojas.

• Inserción de fórmulas de todo tipo (trigonométrica, económica, fechas, condicional, etc.).

• Formatear los datos con la misma amplitud que el procesador de textos.

• Gran variedad de gráficos adaptados a la presentación de datos.

• Automatización de cálculos repetitivos.

• Revisión ortográfica, uso de macros, imágenes, vídeo y sonido, hipervínculos, etc.

• Clasificación de datos.

• Vistas con criterios de búsqueda.

Herramienta de presentación multimedia:

• Diseño de diapositivas como base para presentaciones.

• Incluye el editor de texto para dar formato a la pieza escrita.

• Posibilidad de incluir imágenes, gráficos, sonido, vídeo, etc.

3
 • Efectos de animación tanto en la transición de diapositivas como en su contenido.

Base de datos:

• Creación y mantenimiento de tablas.

• Posibilidad de incluir consultas automatizadas.

• Formularios para la introducción de datos.

• Informes de datos.

• Asistentes para facilitar el acceso a todas las funciones.

Gráficos vectoriales y diagramas:

• Creación de gráficos vectoriales (no pierden resolución cuando se amplía su tamaño).

• Los diagramas incluyen una serie de características que facilitan su edición gráfica.

• Edición de imágenes existentes y formatos cambiantes.

Edición de vídeo:

• Apertura de archivos multimedia: foto, sonido, vídeo.

• Edición de archivos de sonido y vídeo.

• Importación/Exportación de formatos.

• Inserción de elementos multimedia (foto, audio, animación) en archivos de vídeo.

El siguiente material muestra las “Utilidades generales de los programas básicos”.

Microsoft Office Google Workspace Libre Office

Procesador de Texto Word Docs Writer

Hoja de Cálculo Excel Hojas de Cálculo o Google Sheets Calc

Presentaciones PowerPoint Presentaciones de Google Impress

Bases de datos Acces N/A Base

Gráficos vectoriales N/A Draw io Draw

Mapas conceptuales Visio Draw io Draw

Utilidades generales de los programas básicos.

Microsoft Office y Libre Office.

2. Tipos de licencias software.

Las licencias de software son los contratos con los que se registran los programas para proteger

o liberar sus derechos de autor y establecer una relación comercial o de uso con los usuarios

finales.

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A la hora de realizar la instalación y/o uso de un software en nuestro equipo, hay una parte de este

proceso que incluye la lectura y confirmación de los derechos de uso del software que, si no

asumimos, interrumpirá y no permitirá continuar con su instalación o acceso a uso.

Las licencias definen si el uso del software es mediante compra o uso durante un periodo

determinado de tiempo; si es libre (informando acerca de los términos en que puede ser

utilizado); así como si es de uso individual o corporativo.

Otra información que puede aportar una licencia, de manera generalizada, es:

• Transferencias de derechos de uso.

• Duración de la licencia, en caso de que sea temporal.

• Territorio/s de aplicación de la licencia.

• Cláusulas particulares que el propietario de la licencia quiera incluir.

Respecto a los modelos más representativos de licencias de software, encontramos:

• Software Shareware: se puede hacer uso de un software, sin ningún tipo de coste, pero

durante un tiempo limitado o con funcionalidades bloqueadas. Se utiliza para que se

pueda probar un software sin tener que adquirirlo y así motivar su futura compra. Al ser

un software propietario “liberado” parcialmente, el código del software no está accesible

al usuario final. En este tipo de software surge la variante ad-ware, que incorpora

publicidad durante su uso.

Como ejemplo de este tipo software, podemos encontrar el programa AutoCAD, de la

empresa Autodesk. Es utilizado para crear planos de obra, y puedes descargar, instalar y

utilizar su programa durante 30 días. Transcurrido dicho periodo de tiempo, el programa

no se podrá abrir hasta que se introduzca un número de licencia previo pago.

• Software Freeware: software liberado en su uso, sin limitaciones, pero aún sin acceso a su

código para poder modificarlo.

En este caso, un buen ejemplo de shareware, tenemos el programa WinRAR, que permite

la compresión de archivos. Aunque existen versiones de pago, encontramos en su web

descargas de una versión totalmente operativa y sin limitaciones de su programa.

• Software Libre: en este caso, el software está disponible en su totalidad, y además el

usuario final puede acceder a su código. Esto quiere decir que, si el usuario tiene

conocimientos de programación y del lenguaje con el que ha sido creado, podrá

modificar el software para añadir o restar funcionalidades al mismo.

5
 En este caso, el sistema operativo Linux, o el ya nombrado paquete ofimático LibreOffice,

el software de retoque fotográfico GIMP o el programa de edición de audio AUDACITY.

• Software propietario o privativo: es el software que tiene derechos de autor y que se

requiere de su pago para ser adquirido. Asimismo, solo el creador del programa tiene

acceso al código del programa, nunca el usuario final.

Ejemplos claros los tenemos con el uso de sistemas operativos Windows. Cuando compramos un

ordenador que incorpora este sistema operativo, el precio total del equipo incluye el precio de la

licencia de uso dicho sistema operativo. No debe confundirnos el hecho de que su precio no se

especifique en el precio total. De hecho, un ordenador comprado sin instalación de sistema

operativo es considerablemente más barato.

IMPORTANTE

Los grandes nombres que debemos consultar para conocer el concepto y

filosofía de las licencias de software libre son el

proyecto GNU y Creative Commons. El primero, como base del sistema

operativo de licencia libre Linux. Y el segundo, como precursor de las

licencias copyleft. Ambas iniciativas surgen de entidades sin ánimo de

lucro.

Esta primera aproximación a los tipos de software generales es útil para definir el contexto

respecto a los programas de uso local. Sin embargo, el auge actual del software online, aquel que

no se instala en el equipo y no requiere la descarga de archivos, ha dado lugar a infinidad

de posibilidades en la gestión de licencias y tiempos de uso. Ejemplos de este tipo de licencias las

encontramos en los propios paquetes ofimáticos online: Microsoft365, Google Workspace; pero

también los encontramos en programas de uso generalizado como Adobe Photoshop, Premier,

etc. Así como otros que han tenido gran éxito y se han generalizado,

como Genially, Canva o Smallpdf.

Esto es debido a que, cuando instalamos un software en un equipo local, es difícil concretar su uso

por parte del usuario si no se conecta a internet. En cambio, para acceder a un software para su

uso online, hemos de acceder al servidor de la entidad que nos brinda el servicio. Hemos de

realizar un login e introducir una contraseña, lo cual permite al creador y

proveedor de software un control total sobre el uso que se realiza por parte de cada usuario.

6
Esta circunstancia permite diversificar la variabilidad de licencias existentes (a las cuales

accedemos desde la creación de nuestro usuario, o bien cuando aceptamos una categoría de

uso o de pago), sobre todo en lo que se refiere a licencias de subscripción: licencias basadas en

la nube, licencias basadas en funciones, licencias concurrentes, etc.

3. Necesidades de los entornos de explotación y requerimientos de las aplicaciones.

Para poder utilizar una aplicación, ya sea instalada en local o accesible online, debemos tener en

cuenta el estado de nuestro equipo informático, así las necesidades de explotación o

requerimientos de ejecución del software en entorno local o en la nube.

Recordemos que para visualizar las especificaciones de hardware en nuestro equipo podemos ir

al panel de configuración o preferencias (según el sistema operativo que dispongamos) y

consultar dichos parámetros.

Para ello, cuando realicemos la instalación local de un software, debemos consultar la

documentación que aporta el fabricante ya que este facilitará unas especificaciones mínimas

que nuestro equipo informático debe igualar o mejorar en relación con el hardware esencial para

la instalación y uso de la aplicación, como es el procesador, la RAM y el disco duro.

En el caso de las aplicaciones para usar exclusivamente online, es habitual que

encontremos requerimientos respecto al navegador web que debe tener instalado el usuario en

su equipo, ya que las WebApps se basan en dicho navegador y como actualmente la oferta de

navegadores es amplia (Firefox, Chrome, Edge, Opera, Chromium, etc.), los fabricantes suelen

recomendar aquellos donde mejor funciona la aplicación.

IMPORTANTE

Para acceder a una Web App, debemos consultar las especificaciones que

demanda la aplicación respecto al navegador web que debemos

utilizar y, basándonos en esto, podremos determinar si nuestro equipo

puede soportar el uso de la aplicación sin problemas.

7
Tengamos en cuenta que, a priori, lo que requiere este tipo de software es un alto uso de

memoria RAM. Por ello recomendamos que, para los espacios de trabajo donde usemos

más WebApps que programas de instalación local, el equipo disponga de un mínimo de 8GB

de RAM; Procesador intel de la familia i3 o superior, o bien AMD Athlon 64 X2 o superior.

4. Componentes y complementos de las aplicaciones.

Una aplicación puede ser un solo bloque o puede contar con una instalación ad-hoc, en la que

podemos seleccionar los componentes, o partes, que deseamos instalar según nuestras

necesidades.

Por ejemplo, para la instalación del paquete LibreOffice, descargado bajo su página en español,

encontraremos solo los paquetes de idiomas de esta región. Si queremos instalar otro idioma,

recurriremos a paquetes de instalación extra que nos permitirán instalar esos complementos.

Asimismo, podemos encontrar plantillas, complementos a hojas de cálculo, diseños vectoriales,

etc. que no se suelen mostrar al usuario medio en la instalación estándar pero que son accesibles

en la elección de instalación personalizada.

No todas las aplicaciones cuentan con este tipo de complementos. Serán los diferentes manuales

de uso los que nos aportarán información sobre esta posibilidad.

5. Procedimientos de instalación, configuración y actualización de aplicaciones.

Los procesos de instalación de los diferentes softwares ofimáticos en local o mediante

acceso online son diferentes, aunque comparten ciertas similitudes. Para poder analizarlas todas

vamos a hacer una breve descripción general del proceso de instalación a continuación:

Instalación local Office 2019.

Para instalar Office 2019 en su versión local debemos dirigirnos a la siguiente dirección web de

Microsoft:

https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/p/office-hogar-y-empresas-

2019/cfq7ttc0k7cq?activetab=pivot:overviewtab

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Una vez realizado el pago, podremos descargarnos el software de instalación, el cual nos permitirá

hacer una instalación de este mediante la ejecución del archivo.

Una vez instalado, facilitamos el número de licencia que nos ha proporcionado durante el proceso

de compra y ya podríamos hacer uso de las aplicaciones.

Instalación local libre Office para Windows y Mac.

En este caso, debemos dirigirnos a la página de la Fundación LibreOffice y descargar la versión de

nuestro sistema operativo, sea Linux, macOS o Windows.

IMPORTANTE

El 90% de las distribuciones de Linux incluye por defecto en su instalación el

sistema ofimático LibreOffice.

Una vez descargado ejecutamos el programa de instalación. Si no tenemos mucha experiencia

en este tipo de acciones, ejecutamos la instalación por defecto. En caso contrario podríamos

ejecutar la instalación personalizada y elegir entre diferentes opciones la instalación que

deseemos.

De todos los softwares citados en este apartado, al ser Libre Office el que más

accesibilidad permite, tanto por el tipo de licencia como la instalación, visionaremos el

siguiente vídeo para describir este proceso.

Accesos online para Office y Google y sus “pseudoinstalaciones” locales.

• Google: para poder hacer uso del software ofimático de Google Workspace,

simplemente debemos estar dados de alta y contar con una cuenta de Google. Para

poder acceder a las diferentes aplicaciones ofimáticas, podremos hacerlo desde los

iconos de acceso directo a las aplicaciones de Google.

• Google Drive: también se puede acceder desde la creación de nuevos archivos

de Google Drive, aplicación encargada de la gestión de nuestros archivos almacenados

en la nube.

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En el caso de Microsoft Office, creando una cuenta en la página de Microsoft (de manera gratuita

o bien mediante una suscripción), podemos acceder al software ofimático de Microsoft en la

nube.

La principal diferencia con sus homónimas de instalación local es la limitación de opciones

respecto a Office 2019 (o versiones anteriores 2016,2013, etc.), ya que es una web app que se

gestiona desde el navegador. Aun así, contaremos con una suite ofimática totalmente operativa

para la gran mayoría de acciones realizadas a nivel local.

Su principal ventaja es que siempre que contemos con una conexión a Internet y un

dispositivo informático con navegador web, podremos hacer uso tanto de la aplicación como de

los archivos que tengamos almacenados en nuestra nube de Microsoft.

Además, contaremos con la ventaja de poder guardar en la nube y, al igual que Google,

contaremos con la herramienta de autoguardado del archivo. Este creará un historial que permite

recuperar cualquier versión del archivo desde que se creó, siempre y cuando esté

almacenado en la nube.

Por último, hay que destacar que tanto Google como Microsoft facilitan la instalación de

aplicaciones de acceso directo a los servicios en la nube de manera directa desde el escritorio de

nuestro ordenador.

No debemos confundir estas instalaciones con las que encontramos en Office 2019 o LibreOffice,

ya que son accesos directos a navegadores para que abran las páginas de acceso a las

aplicaciones online de ambas, no software instalado en nuestro equipo.

Actualización de software.

Una actualización de software es una mejora en el código utilizado en la aplicación que sirve para

cubrir un posible error, mejorar el rendimiento o simplemente aportar nuevas funcionalidades en

el mismo.

Las podemos tener automatizadas dentro del uso de nuestro software o podemos descargarlas

desde la página web del fabricante.

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Las actualizaciones de software se han convertido en pocos años en algo cotidiano. Esto es debido

a que las comunicaciones y accesos de internet, tanto profesionales como domésticos, se han

visto aumentados ostensiblemente durante la última década.

Lo que antes era un proceso que se repetía, según el fabricante, semestral o trimestralmente,

actualmente es un proceso que se realiza de manera semanal o cuando hay una acción

correctora de emergencia que se sale de la rutina de actualizaciones prefijadas.

Las actualizaciones más comunes son las de nuestro sistema operativo, ya que cada proveedor

de software automatiza dichas actualizaciones para que, previo consentimiento del usuario, se

realicen desde el primer momento de instalación en el equipo.

Generalmente se trata de actualizaciones que responden a la resolución

de incidencias comunicadas por los usuarios, que se acumulan y se incluyen en cada

actualización programada, en caso de tratarse de problemas menores.

En caso de tratarse de un problema que pueda comprometer la integridad, estabilidad o

seguridad del equipo, originado por un factor no tenido en cuenta al lanzar la última versión de la

instalación del sistema operativo, se realizará una actualización “extra” de emergencia para

solventar el problema.

Tanto Linux, como MacOS y Windows cuentan con un sistema de actualización que conecta

periódicamente con los servidores de cada sistema operativo para revisar si desde los equipos de

desarrollo de cada entidad se ha realizado una nueva actualización. En caso afirmativo, nuestro

equipo nos avisa de este hecho y autorizamos su instalación para mejorar o proteger nuestro

sistema.

RECUERDA

Todos los sistemas operativos cuentan con un asistente que nos informa y

guía en el proceso de actualización. En caso de no querer recibir

notificaciones de este tipo, podemos automatizar este proceso para que

nuestro equipo lo haga sin necesidad de confirmación por nuestra parte.

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Para finalizar, una vez que nuestro sistema ya tiene un tiempo de vida considerable y el proveedor

de software oferte nuevas versiones mejoradas de nuestro sistema operativo, puede ocurrir que

nuestro sistema quede desprotegido ya que el soporte técnico no

seguirá diseñando actualizaciones sobre el mismo. Sin embargo, esto no debe preocuparnos

porque se nos advertirá con suficiente tiempo como para realizar el cambio de software. En estos

casos, debemos adquirir la nueva versión propuesta por el fabricante e instalarla en nuestro

equipo.

Actualización de software de uso en la nube.

Otra de las ventajas del uso de software en la nube es que las actualizaciones no corren a “cuenta”

del equipo desde el cual lo utilizamos. Es decir, el usuario no se ha de preocupar de habilitar en su

equipo ninguna opción para actualizar la web app, ya que el proveedor de

dicho software realizará la actualización desde sus servidores en la nube y los usuarios no tendrán

que realizar ninguna acción. Una vez ejecutada la actualización, el usuario se verá beneficiado de

la misma en el momento que ingrese de nuevo en ella desde su acceso personal.

En estos casos, si todo o la mayor parte de nuestro trabajo depende de este tipo de servicios,

debemos estar preocupados por mantener actualizado tanto nuestro sistema operativo como

el navegador que utilicemos para realizar el acceso a los servicios en la nube.

6. Diagnóstico y resolución de problemas. Comprobación de integridad.

A la hora de instalar un software de oficina puede surgir una serie de problemas a los que los

usuarios podríamos hacer frente (si podemos identificarlos) e incluso solucionarlos, realizando

una comprobación de integridad y sin necesidad de recurrir al equipo de soporte informático de

la organización.

En un primer momento, podemos encontrar las siguientes dificultades a la hora de enfrentarnos

al primer momento de la implementación de un nuevo software:

• Hardware del equipo: o bien no cumplimos los requisitos de hardware demandados por

el fabricante o bien nuestro equipo tiene un problema con alguno de los dispositivos de

hardware necesarios para hacer funcionar el software ofimático correctamente.

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 Por ejemplo, si nuestro software ofimático recomienda 4GB de memoria, pero solo

tenemos 2, el programa puede llegar a arrancar, pero el tiempo del mismo arranque o del

uso de la aplicación se puede eternizar llegando, incluso, a bloquear el equipo.

En un caso similar. Si sabemos que contamos con 4GB en nuestro equipo, pero al ejecutar

nuestro nuevo programa sufrimos los mismos “síntomas” que, en el caso anterior,

debemos revisar en las propiedades generales de sistema o en administrador de

dispositivos cuánta memoria detecta actualmente nuestro equipo. Puede que de las dos

placas de memoria RAM de 2GB con las que cuento, una no funcione

correctamente, ocasionando los problemas expuestos anteriormente.

• Problemas de software: nuestro equipo no solamente puede fallar por problemas físicos

de hardware, sino que también puede ocurrir que el sistema

operativo, el software principal, puede tener algún tipo de problema que impedirá la

correcta instalación y/ ejecución del nuevo software a instalar.

Un típico caso que afecta al sistema operativo Windows tiene lugar cuando unos archivos

comunes de sistema, llamados librerías, no se encuentran en buen estado. Esto

puede llegar incluso a impedir el comienzo de la instalación de un nuevo software.

Otro ejemplo común lo encontramos en un sistema operativo que funcione

perfectamente. Nos encontramos con una versión anterior de Office, y no la desinstalamos

antes de implementar la nueva. Podemos encontrarnos también con problemas a la hora

de arrancar los programas “duplicados” en las diferentes versiones.

• Adaptación de personas con deficiencias físicas o sensitivas: en caso de encontrarnos

con personas que presentan deficiencias visuales o auditivas, debemos adaptar a las

necesidades de este tipo de usuarios tanto el sistema operativo como el nuevo software a

instalar.

• Problemas de versiones: aun no teniendo problemas en nuestro equipo a la hora de

instalar nuevas aplicaciones, sí que debemos tener en cuenta las versiones con las que

contarán compañeros, clientes y todos nuestros círculos de intercambio de información.

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 Si cuentan con versiones de software anterior, debemos tener en cuenta que podemos

generar documentos no soportados por dichas versiones, aunque sean del mismo

fabricante. En esos casos, debemos realizar desde nuestra versión del programa más

reciente un guardado de archivos en formatos soportables por las versiones anteriores,

desde el apartado “guardar como” o “exportar”, dentro de los menús de gestión de archivo

de nuestro software.

• Formatos de foto, vídeo y audio: si bien en los últimos años la mayoría de las versiones

de software ofimático se han adaptado a la gestión de elementos multimedia, sobre todo

por lo que respecta a fotografías, es cierto que en cuanto empezamos a usar nuevos o

complejos formatos (como GIFs o RAW, o archivos de vídeo o audio importados sobre

todo de teléfonos móviles) se producen situaciones en las que el software es incapaz de

interpretar este tipo de archivos.

Para evitar este tipo de problemas, debemos leer concienzudamente el manual de

nuestro software en relación con este aspecto, pero sobre todo debemos corregir el

origen del problema que, en la mayor parte de las ocasiones, proviene del propio sistema

operativo (en el caso de archivos de audio y video). Para ello debemos realizar una

descarga de Códecs desde páginas especializadas de ambos formatos, para que

cualquier software instalado en el equipo sea capaz de interpretarlos.

IMPORTANTE

En el caso de identificar un problema de instalación o

funcionamiento de software, debemos comunicarlo lo antes posible al

servicio de soporte técnico ya que de este modo se registra y

solventa todo problema que pueda agravarse en un futuro si no queda

completamente solucionado.

Otras maneras de encontrar solución a nuestros problemas en caso de no contar con la ayuda de

profesionales de soporte técnico, es recurrir a los servicios de “helpdesk” de la entidad proveedora

de software que hemos implementado en nuestro equipo.

14
Este tipo de servicios los podemos encontrar, en sus variantes más habituales, en servicios

de atención telefónica, vía correo electrónico, chat desde la página del fabricante o incluso

videoconferencias o software de gestión remota.

También resulta positivo, en muchas ocasiones, consultar experiencias anteriores registradas

en la documentación FAQ (Frequently Asked Questions). En este tipo de apartados, que podemos

encontrar en la documentación facilitada por el proveedor o bien en la página web de este (esta

segunda opción, con un nivel de actualización más alto), nos permite buscar situaciones similares

a la nuestra para poder descubrir los pasos con las se le dieron solución.

Nuestro sistema operativo cuenta con herramientas de diagnóstico que son útiles para realizar

comprobaciones de la integridad del sistema y evitar problemas de funcionamiento de

nuestro software.

Por ejemplo, en el caso de quedarnos sin espacio en el disco duro, nuestro sistema nos avisará de

tal circunstancia y en la mayoría de los sistemas operativos actuales activará un asistente que

nos indicará qué primeras opciones “de emergencia” podemos realizar para eliminar información

de sistema poco relevante.

Estos asistentes se pueden ejecutar en cualquier momento y, si lo hacemos antes de llegar al

momento extremo de no tener espacio, nos ahorraremos que esta situación pueda surgir en un

momento crítico. En el caso de Windows, este tipo de herramientas las encontramos en

el escaneador de discos y el desfragmentador como muestra el material “herramientas de

diagnóstico de Windows”:

15
 Herramientas de diagnóstico de Windows.

Diagnóstico y resolución de problemas.

En la misma línea a este ejemplo encontraremos el panel de control o configuración, el

administrador de dispositivos, las actualizaciones automáticas, el editor de registro, conexiones

de red, etc.

En el caso de Zorin y MacOS, también encontraremos estas herramientas o similares, con nombres

diferentes, que cumplen la misma función. Recomendamos consultar en la documentación de

estos sistemas operativos para poder ampliar información.

7. Realización de copias de seguridad del sistema informático de la empresa.

Copias de Seguridad y copias de imagen fija del sistema.

Pero como siempre nos indicó la sabiduría popular, la mejor manera de evitar un posible

problema, es prevenir soluciones que lo eviten o consigan que sea lo menos impactante posible.

En este punto, las copias de seguridad nos facilitan una manera de que, independiente del

problema que nos podamos encontrar, tengamos la información protegida de incidencias

de hardware o software.

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La copia de seguridad protege los datos que tenemos almacenados en nuestro equipo, mientras

que la copia de la imagen fija de nuestro sistema realiza una copia del sistema operativo,

incluyendo en ella aplicaciones instaladas y datos del usuario.

Todos los sistemas operativos cuentan con aplicaciones que permiten hacer copias de seguridad

de nuestro sistema, incluyendo tanto los datos de información como los generados por nuestro

trabajo. Además, si trabajamos en una corporación, esta debe tener como consecuencia de la ley

de protección de datos, copia de seguridad de todos los archivos sensibles a este nivel en caso

de pérdida.

En este caso, dependiendo del tamaño de esta, podemos encontrar sistemas de copia local NAS,

donde se realizan copias de los espacios comunes en servidores, y donde nuestra “obligación”

será situar en esos espacios compartidos la información que debe recibir la copia.

Softwares como Acronis True Image, EaseUS Todo Backup Free, Paragon Backup & Recovery

o Cobian son softwares que, una vez instalados en los servidores de copias, y conectados a la red,

pueden realizar copia de todos los recursos de disco compartidos en la red.

Copias de seguridad en sistemas ofimáticos online.

En este punto, expondremos otra de las excelencias de un software web app respecto al de

instalación local: si hablamos aplicaciones ofimáticas, como por ejemplo Word o Google Docs,

todo trabajo realizado desde la creación hasta el más mínimo cambio queda guardado de

manera automática en nuestro espacio de almacén de información (Drive o OneDrive) en menos

de 10 segundos (siempre y cuando no tengamos problemas con nuestro acceso a internet).

Gracias a este sistema, denominado historial de versiones, podemos contar con un “diario de

modificaciones” que alcanzará hasta el más mínimo cambio realizado desde la creación del

archivo.

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Sistema de copia virtuales o externos.

Aunque en el apartado anterior ya hemos visto que contamos con una copia de nuestros archivos

en la nube por parte de los proveedores de servicios ofimáticos online,

tanto Microsoft como Google ofrecen en sus suites la posibilidad de realizar, además, una copia

de nuestros datos con una aplicación dedicada a ello.

En el caso poco probable de que hubiera pérdidas de información de nuestro perfil

de Drive o OneDrive, el hecho de contar con un respaldo extra puede darnos una

seguridad añadida para con nuestra información.

Para finalizar, debemos apuntar que hay empresas dedicadas en exclusiva a prestar servicios de

copia de seguridad en la nube. Si contratamos sus servicios, únicamente deberemos

facilitarle acceso a nuestra red local y, de manera remota, se realizarán las copias con la

frecuencia programada.

IMPORTANTE

Contratar los servicios de empresas que realizan copias de seguridad de

los archivos almacenados en nuestros equipos informáticos, es una gran

ventaja para no tener que invertir en la compra

de hardware y software específico de copias de seguridad. El único

requisito indispensable es contar con una óptima conexión a internet para

acceder de forma remota a la red local.

8. Manuales técnicos sobre incidencias informáticas.

El manual técnico tiene como objetivo describir las características de una aplicación, su

estructura, procesos, qué es necesario hacer en caso de error.

Ante una dificultad o problema, el protocolo de actuación que se recomienda es, en primer lugar,

consultar la documentación existente, el manual de uso y/o la ayuda on-line. Si con estas acciones

no fuese suficiente y no se consigue resolver el problema, será necesario recurrir al servicio técnico

informático adscrito al programa y dar reporte de la incidencia, fallo o avería.

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Ayuda on-line.

La ayuda on-line que la empresa fabricante de una aplicación pone a disposición de los usuarios

en su página web consiste en publicar documentación útil que pueden consultar los usuarios

como, por ejemplo:

• Visitas guiadas: materiales gráficos o textos que muestran principales funcionalidades.

• Ayudas de contexto: clasificación temática por el tipo de ayuda.

• FAQs (Frequently Asked Questions): son preguntas recurrentes de los usuarios recogidas

en un documento tipo ofreciendo la respuesta o solución.

Soporte técnico.

Los servicios de soporte técnico suelen ser prestados por personal técnico cualificado o, cada vez

con mayor frecuencia, por sistemas de inteligencia artificial (bots) que pueden ayudarnos

presencialmente, vía telefónica, mediante acceso remoto (se conectan a nuestro equipo para

revisar su configuración) o vía web.

9. Software de seguridad.

El software de seguridad es útil para escanear periódicamente nuestro sistema y detectar posibles

vulnerabilidades.

El siguiente material “Software de seguridad” recoge los tipos de software de seguridad que

podemos instalar en nuestro equipo para protegerlo eficazmente frente a amenazas de intrusión

e infección de virus:

19
 TIPOS FUNCIONES
Antivirus • Analiza el disco.

• Compara partes de un archivo con los contenidos de archivos

de virus conocidos.

• Elimina los virus encontrados.

• Evita que el virus esté activo.

• Analiza el correo electrónico.

• Analiza las páginas web que se visitan cuando navegamos

por Internet.

Anti-espías Los programas espía se instalan a nuestro ordenador mientras

navegamos por Internet, nos bombardean con publicidad y obtienen

datos nuestros sin permiso. Podemos eliminarlos utilizando un

programa anti-espía. Hay antivirus que llevan esta función

incorporada.

Programa que filtra y bloquea las comunicaciones en red no

Cortafuegos deseadas, tanto a través de Internet como a través de la red local. Es

decir, protege la información de intrusiones externas y optimiza el

acceso por niveles a los diferentes programas y aplicaciones que

varios usuarios de un ordenador pueden utilizar.

Software de seguridad.

Tipos de Software.

10. Identificación de virus y amenazas existentes.

A continuación, describiremos las principales amenazas existentes en los entornos de trabajo local

y en la nube. El siguiente material “virus y amenazas” recoge los principales peligros para la

integridad de nuestro sistema y datos en la actualidad:

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 Malware Suplantación de identidad Ataque de Denegación de
(phishing) Servicio (DOS).
• Virus: pueden adjuntarse a un • Los ataques de phishing son • Los ataques DOS funcionan
código ejecutable o asociarse a extremadamente comunes e inundando sistemas, servidores
un archivo, que se encargará de implican el envío masivo de y/o redes con tráfico para
propagarlo en nuestro sistema e correos electrónicos sobrecargar recursos y ancho
infectarlo. fraudulentos a usuarios de banda.
• Troyanos: un programa que se desprevenidos, disfrazados de
esconde dentro de un programa proceder de una fuente fiable. • Este resultado hace que el
útil con fines maliciosos.
sistema sea incapaz de
• Gusanos: a diferencia de los procesar y satisfacer las
virus, no atacan al host, ya que solicitudes legítimas.
son programas autónomos que
se propagan a través de redes y
equipos.
• Ransomware: un tipo de
malware que niega el acceso a
los datos de las víctimas,
amenazando con publicarlos o
eliminarlos a menos que se
pague un rescate.
• Spyware: un tipo de programa
instalado para recopilar
información sobre los usuarios,
sus sistemas o hábitos de
navegación, enviando los datos a
un usuario remoto.

Virus y amenazas.
Peligros para nuestro sistema.

11. Normas de seguridad básicas para evitar infecciones por virus u otras intrusiones.

Finalizaremos este tema presentando en el siguiente material una serie de recomendaciones

útiles para “evitar infecciones de virus e intrusiones” en nuestro sistema informático:

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 RECOMENDACIONES

Usa una aplicación antimalware.

Las aplicaciones antimalware buscan virus, spyware y otros tipos de malware que

intentan entrar en tu correo electrónico, sistema operativo o archivos.

No abras los mensajes de correo electrónico de remitentes desconocidos, o los archivos

adjuntos de correo electrónico que no reconoce.

Utiliza un bloqueador de ventanas emergentes con tu navegador de Internet.

Mantén tu sistema operativo actualizado.

Usa un firewall.

Un firewall puede ayudar a notificarte sobre actividades sospechosas si un virus o

gusano intenta conectarte a tu PC. También puedes bloquear virus, gusanos y

atacantes que envíen aplicaciones potencialmente dañinas a tu PC.

Usa la configuración de privacidad de tu navegador de Internet.

Asegúrate de que el Control de Cuentas de Usuario (UAC) esté activado: cuando se

vayan a realizar cambios en tu PC que requieran un permiso de nivel de administrador,

el UAC te notificará y te dará la oportunidad de aprobar el cambio

Evitar infecciones de virus e intrusiones.

Conceptos básicos.

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