Perfiles de Cargo Adm

PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO
FO-GH- 005
PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
COLOMBIA 00
FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: CATEGORIA:

Recepcionista Administrativa
CENTRO DE TRABAJO CIUDAD

Liceo de Cervantes Bogotá - Barranquilla
CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO Administrador

CARGOS SUBORDINADOS: DIRECTOS Ninguno
INDIRECTOS Ninguno
2. OBJETIVO DEL CARGO
Brindar atención amable, oportuna y veraz al cliente interno y externo, de forma personal y
telefónica.
3. PERFIL DEL CARGO
Técnico en carreras administrativas o en secretariado

EDUCACIÓN
(Revisar Bilingüismo)
EXPERIENCIA Un (1) año en recepción
- Atención al cliente
CONOCIMIENTOS - Manejo de conmutador
- Office
COMPETENCIA
Orientación al detalle
COMPETENCIAS Orientación a resultados
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Orientación al servicio
4. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz
y de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual
de Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
ÁREA: Atención al público y a la comunidad educativa No: 1

RESULTADO ESPERADO:
Dar información oportuna y veraz a los miembros de la comunidad educativa y/o al público externo.
ACTIVIDADES:
- Dar atención oportuna al teléfono conmutador canalizando, tanto las llamadas solicitadas,
como las entrantes a la persona o área pertinente.
- Registrar los mensajes recibidos del personal ausente y entregarlos oportunamente.
- Brindar información al público y/o miembros de la comunidad educativa que lo solicite.
- Recibir sugerencias o inquietudes del público y/o miembros de la comunidad educativa y
canalizarlas al personal indicado para su solución.
- Anunciar al personal que se presenta con un interés específico a las instalaciones y
orientarlo para identificar la ubicación de destino.
ÁREA: Control de recepción y correspondencia No: 2

RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que el personal que ingrese a la organización este autorizado para esto y que la
información que ingresa llegue oportunamente al área de destino.
ACTIVIDADES:
- Llevar el control y registro del nombre de las personas que ingresan a las instalaciones, su
hora de entrada, el motivo de entrada y el área a donde se dirigen.
- Abrir las puertas para el ingreso de estudiantes, tanto en la hora de entrada como en la hora
de salida de clases.
- Recibir, radicar, clasificar, registrar y repartir la correspondencia que llegue al área que
corresponda.
- Asignar y registrar número consecutivo de circulares remitidas a estudiantes y/o Padres de
Familia, de acuerdo con las solicitudes de las diferentes áreas de la comunidad educativa.
- Registrar el control y recibir formato de ingreso y salida de estudiantes que llegan tarde o
salen antes de finalizar la jornada.
- Remitir al encargado de enfermería o del área de cafetería los padres de familia que traen
medicamentos u onces para los estudiantes.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
FO-GH- 005
COLOMBIA 00
FECHA
PERSONAL ESTADO
A

NOMBRE DEL CARGO: CATEGORÍA:
Secretaria Académica (Servicios apoyo) Académica
CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Rector
DIRECTOS Ninguno
CARGOS SUBORDINADOS:
INDIRECTOS Ninguno
Organizar, custodiar y administrar la documentación legal de la institución y de los estudiantes y

atender a la comunidad educativa de manera adecuada y oportuna.
3. PERFIL DEL CARGO

Técnico en Secretariado, Gestión Administrativa o carreras afines.
EDUCACIÓN
Inglés Básico?
- Office y sistemas de información

CONOCIMIENTOS
- Servicio al cliente
EXPERIENCIA Un (1) año en cargos similares en instituciones educativas
COMPETENCIA
Análisis y solución de conflictos
Atención al detalle
Planeación y organización
Orientación a resultados
COMPETENCIAS
Trabajo en equipo
Compromiso y responsabilidad
Mejora continua
Adaptación al cambio
y de calidad.
institucional.
ÁREA: Atención a la comunidad educativa No: 1

RESULTADO ESPERADO:
Garantizar una adecuada asesoría a la comunidad educativa
ACTIVIDADES:
- Suministrar información verbal o escrita de manera oportuna y adecuada a la comunidad

educativa.
- Resolver las inquietudes que presenten los miembros de la comunidad educativa.
- Facilitar canales comunicación entre los miembros de la comunidad educativa.
ÁREA: Manejo de información y documentación No: 2

RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el resguardo y uso adecuado de la información y documentación a su cargo.
ACTIVIDADES:
- Diligenciar libros de información académica y administrativa manteniéndolos actualizados.

- Mantener actualizada la base de datos de estudiantes en el sistema.
- Entregar listados de alumnos periódicamente a los docentes que lo requieran.
- Mantener organizada y actualizada la documentación de los estudiantes.
- Recibir, registrar y redireccionar la documentación interna o externa según corresponda.
- Emitir certificados y constancias, conforme el procedimiento establecido.
- Elaborar informes estadísticos.
- Elaborar los documentos solicitados por la Rectoría.
- Emitir informes y resúmenes académicos para ser entregados a las Coordinaciones.
- Llamar a los padres de familia para verificar las ausencias de los estudiantes (LCN)
ÁREA: Aseguramiento de procesos legales No: 3

RESULTADO ESPERADO:
Asegurar el cumplimiento de los requisitos de los entes oficiales de educación.
ACTIVIDADES:
- Gestionar ante la secretaria de educación los registros reglamentarios para la graduación de los
alumnos.
- Realizar los trámites y documentación pertinente y requerida ante las entidades oficiales y
privadas.
- Elaborar la protocolización de docentes de acuerdo con sus hojas de vida.
- Elaborar anualmente informe del DANE.
- Elaborar y firmar con las personas correspondientes los certificados de notas y los necesarios para
la emisión de diplomas de conclusión de estudios.
- Recibir la correspondencia dirigida a rectoría.
- Llevar la agenda del Rector e informarle de la programación de sus citas.
- Efectuar las llamadas correspondientes.
- Preparar los paquetes de matrículas de los estudiantes.
- Emitir las circulares de la institución.
- Llevar a cabo el proceso del Servicio Militar, ICFES o demás según sea requerido.
- Llevar el archivo académico y asegurar su conservación y seguridad.
ACTIVIDADES ADICIONALES EN LCB

- Asesorar al público interesado en información de la institución.
- Vender los formularios para admisiones verificando consecutivos.
- Recibir y registrar las solicitudes y retiros de los servicios de transporte y comedor en la
plataforma tecnológica.
- Elaborar el listado de los servicios de transporte y comedor y todas las estadísticas que se
requieran.
- Atender las solicitudes de arrendamiento de las instalaciones del colegio y direccionar el proceso
a Rectoría y Administración.
- Elaborar las cuentas de cobro y enviarlas a cada Caja de compensación. Posterior a ello,
elaborar el listado de los estudiantes que tienen subsidio y entregar a la Tesorera para aplicar
los respectivos descuentos en las pensiones.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
FO-GH- 005
COLOMBIA 00
FECHA
PERSONAL ESTADO
A

Coordinadora de Gestión Humana Administrativa
Liceo de Cervantes – Oficina Provincial Bogotá - Barranquilla
CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Padre Administrador / Ecónomo Provincial
DIRECTOS Técnico SST (LCB y LCR)

INDIRECTOS Ninguno
Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de Gestión Humana, garantizando el cumplimiento
de la legislación laboral, a fin de contribuir al desarrollo óptimo de las actividades misionales,
asegurando la estabilidad en las relaciones laborales.
3. PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Psicóloga, Gestión Administrativa o carreras afines
EXPERIENCIA Dos (2) años en el área de Gestión Humana.
- Manejo de software de nómina y seguridad social.

CONOCIMIENTOS - Excel intermedio
- Legislación laboral vigente
- Seguridad y Salud en el Trabajo
COMPETENCIA
COMPETENCIAS Análisis y solución de conflictos
Planeación y Organización
Mejora Continua
Toma de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
Mediación y negociación
y de calidad.
institucional.
No: 1 Selección de personal
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar un proceso de selección transparente y oportuno, permitiendo contar con el personal

idóneo y acorde a los requerimientos de cada Comunidad y a las políticas establecidas por la
Provincia.
ACTIVIDADES:
- Tramitar oportunamente las solicitudes de selección y evaluación de personal.

- Solicitar la aplicación de pruebas acordes a cada perfil requerido.
- Manejar con absoluta confidencialidad los resultados de las pruebas aplicadas a los candidatos
y cumplir con el procedimiento establecido para su custodia y conservación.
- Coordinar las entrevistas con el Jefe Inmediato del cargo requerido.
No: 2 Contratación de personal
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que los nuevos empleados cumplan con las políticas internas y disposiciones legales de
vinculación laboral.
ACTIVIDADES:
- Definir y elaborar el tipo de contrato según la actividad que vaya a desempeñar el nuevo
funcionario.
- Garantizar que el nuevo empleado se realice los exámenes médicos de ingreso.
- Garantizar la recopilación de documentación básica para la historia laboral del nuevo integrante.
- Coordinar la afiliación del funcionario a las entidades correspondientes (ARL, EPS, AFP y Caja
de Compensación).
No: 3 Desvinculación de personal
RESULTADO ESPERADO:
Ejecutar desvinculaciones de personal según las disposiciones legales para evitar conflictos
laborales futuros.
ACTIVIDADES:
- Realizar dentro de los tiempos estipulados por ley, el cálculo de liquidaciones definitivas por retiro
de personal, incluyendo el cálculo de indemnizaciones en el caso de despido sin justa causa.
- Hacer seguimiento y control a la renovación y terminaciones de los contratos laborales.
- Elaborar y entregar la correspondiente documentación de egreso al personal.
No: 4 Liquidación de nómina, seguridad social y prestaciones sociales
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que el personal reciba el salario y prestaciones sociales que corresponde, una vez se
realicen los descuentos adquiridos por préstamos o de ley.
ACTIVIDADES:
- Realizar la liquidación de nómina, seguridad social y parafiscales, teniendo en cuenta las

novedades de personal y deducciones correspondientes, dentro de los plazos establecidos por la
Provincia.
- Garantizar que los descuentos de ley y autorizados por el empleador correspondan a la manera
correcta de liquidación, aplicando porcentajes, topes máximos y mínimos y permisos escritos
autorizados.
- Consolidar informes estadísticos y estados de cuenta relacionados con salarios y prestaciones.
- Liquidar y tramitar para pago de prestaciones sociales.
- Realizar la programación anual de vacaciones de acuerdo a las instrucciones de los encargados
del personal.
- Asesorar en el cálculo y en los requisitos exigidos por la ley para el pago de Cesantías parciales y
anticipadas solicitadas por los empleados.
- Calcular las liquidaciones definitivas de cesantías.
- Realizar seguimiento a las novedades de nómina manteniendo registros de asistencia, licencias,
horas extras y otras situaciones administrativas para calcular el salario y beneficios a que tienen
derecho los empleados.
- Expedir y entregar los comprobantes de pago de nómina al personal.
- Verificar que los descuentos de ley y autorizados por el empleador correspondan a la manera
correcta de liquidación.
- Informar por escrito los inconvenientes presentados con el software de nómina, para su revisión y
trámite con el área correspondiente.
- Liquidar y tramitar para pago la seguridad social dentro de los plazos establecidos por ley y los
estipulados por la Provincia.
- Entregar el reporte de pago de seguridad social por administradoras y centro de costo al área de
Tesorería, para su correspondiente contabilización.
- Revisar y aprobar las facturas y cuentas de cobro de los proveedores y entidades con convenio
de los procesos del área.
No: 5 Administración de personal
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los trabajadores de la Provincia.
ACTIVIDADES:
- Soportar la ejecución de los trámites existentes para realizar cambio de EPS o Fondo de
Cesantías y Pensiones, cuando el empleado lo solicite.
- Asesorar al personal sobre las inquietudes de la legislación laboral vigente.
- Atender oportunamente las solicitudes y reclamos de empleados con relación a salarios y
prestaciones sociales.
- Gestionar los permisos de personal y llevar indicador de ausentismo laboral.
- Velar por el correcto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo.
- Gestionar el suministro de dotación para el personal de acuerdo a lo estipulado por ley, y a los
lineamientos de la Provincia.
- Informar al Jefe Inmediato los casos laborales que requieran asesoría del abogado laboralista de
la Provincia.
- Reportar al Jefe Inmediato los casos de conflicto laboral para su atención y solución.
- Entregar oportunamente al Jefe Inmediato los requerimientos de entidades gubernamentales y
administradoras para su respectivo trámite.
No: 6 Gestión Documental
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que las historias laborales del personal contengan todos los documentos necesarios para
la ejecución de trámites de afiliación, descuentos o pagos que se deben realizar u otras consultas de
índole laboral.
ACTIVIDADES:
- Organización y verificación de la suficiencia de los documentos archivados en la historia laboral

de los empleados.
- Mantener y conservar en forma ordenada y confidencial las historias laborales de los empleados.
- Mantener actualizados los registros de entrega de dotaciones de calzado y vestido al personal,
vacaciones, anticipos de cesantías, retención en la fuente, entre otros.
- Dar cumplimiento a la política de tratamiento de datos personales aplicados a los procesos de
Gestión Humana.
- Reportar al área encargada y dentro de los plazos establecidos los requerimientos de tratamiento
de datos personales por los titulares.
No: 7 Seguridad y Salud en el Trabajo
RESULTADO ESPERADO:
Velar por la efectiva ejecución de las actividades del SG-SST para que contribuyan al bienestar de
los trabajadores.
ACTIVIDADES:
- Reportar las novedades del personal con relación a su salud, incapacidades, accidentes,
ausentismos y requerimientos de las administradoras al encargado del SG-SST.
- Gestionar y participar activamente de las actividades y capacitaciones coordinadas por el SG-
SST.
- Gestionar las actividades encaminadas al bienestar de los trabajadores.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
FO-GH- 005
COLOMBIA 00
FECHA
PERSONAL ESTADO
A

Técnico SST Administrativa
CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Coordinadora de Gestión Humana
DIRECTOS Ninguno
INDIRECTOS Ninguno
Planear, dirigir y controlar el SG-SST de la Institución. Promover y motivar el mejoramiento de la

calidad de vida de los empleados, mediante acciones que permitan la prevención, disminución y/o
eliminación de factores de riesgo y la generación de una cultura de trabajo segura.
3. PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Técnico en Salud Ocupacional / Seguridad y Salud en el Trabajo
EXPERIENCIA Un (1) años en seguridad y salud en el trabajo

CONOCIMIENTOS - Excel intermedio
- Licencia vigente de seguridad y salud en el trabajo
COMPETENCIA
COMPETENCIAS Análisis y solución de conflictos
Mejora Continua
Toma de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
Mediación y negociación
y de calidad.
institucional.
No: 1 Seguridad y salud en el trabajo
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar la preservación de la salud y la integridad de los colaboradores de la organización,

velando por el buen manejo de los recursos.
ACTIVIDADES:
- Velar por el cumplimiento de la normatividad y legislación en cuestiones de seguridad y salud

en el trabajo.
- Apoyar la implementación y ejecución del SG-SST, brigadas de salud, planes de emergencia,
simulacros.
- Ejecutar auditorías internas del SG-SST.
- Realizar capacitaciones al personal en lo referente a seguridad y salud en el trabajo.
- Elaborar, revisar y actualizar la matriz de riesgos, requisitos legales y profesiograma.
- Reportar las situaciones que puedan afectar la seguridad y salud de los trabajadores,
contratistas y visitantes.
- Elaborar estadísticas de ausentismo laboral por accidentes de trabajo o enfermedades
laborales.
- Suministrar oportunamente a los empleados los Elementos de Protección Personal.
- Mantener actualizados los procedimientos de trabajo seguro y de actividades que generen
riesgos prioritarios.
- Inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos y las operaciones realizadas por los
trabajadores e informar la existencia de factores de riesgo sugiriendo las respectivas medidas
de control y correctivas.
- Velar por el cumplimiento de la normatividad y legislación en cuestiones de seguridad vial.
- Garantizar el procedimiento para mantenimiento y control de vehículos.
- Brindar apoyo con los procedimientos de rutas, atención a víctimas, accidentes de tránsito.
- Coordinar la realización de eventos recreativos, deportivos, culturales, celebraciones, entre
otros.
- Velar por mejoramiento del ambiente laboral.
- Presentar los informes de gestión de las actividades encomendadas.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
FO-GH- 005
COLOMBIA 00
FECHA
PERSONAL ESTADO
A

Tesorero Administrativa
CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Padre Administrador
DIRECTOS Ninguno
INDIRECTOS Ninguno
Ejecutar y controlar los movimientos de ingresos y egresos económicos de la Institución.
3. PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Tecnólogo en contabilidad o tesorería
EXPERIENCIA Dos (2) años en el área contable o tesorería
- Manejo de paquetes de software contable

- Office
CONOCIMIENTOS
- Excel avanzado
- Normatividad legal contable
COMPETENCIA
Análisis y solución de problemas
Orientación al detalle
COMPETENCIAS
Trabajo de equipo
Análisis numérico
y de calidad.
institucional.
ÁREA: Control de egresos No: 1

RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el pago de los compromisos pactados y la contabilización correcta de dichos movimientos

en el sistema.
ACTIVIDADES:
- Recibir y causar las facturas por pagar, que se encuentren autorizadas, verificando que cada
documento cumpla con los requisitos de ley. Y su correspondiente digitación en el sistema.
- Efectuar pagos a proveedores de acuerdo con el procedimiento de facturación y pagos.
- Administrar la caja menor y dar estricto cumplimiento al instructivo estimado para su manejo.
- Hacer los comprobantes de egreso en el sistema.
- Verificar que todos los egresos tengan documentación que soporte el movimiento.
- Coordinar la programación de pagos teniendo en cuenta el dinero disponible en bancos.
- Recibir, verificar y pagar las facturas del área de cafetería y restaurante.
ÁREA: Control y seguimiento de movimientos bancarios y presupuesto No: 2

RESULTADO ESPERADO:
Verificar que los movimientos contables estén acordes a los movimientos en bancos
ACTIVIDADES:
- Elaborar las conciliaciones bancarias de las diferentes entidades financieras.

- Realizar ajustes en caso de diferencias, sobrantes o faltantes, en la conciliación bancaria.
- Efectuar seguimiento al presupuesto asignado para evitar desviaciones significativas.
- Verificar diariamente los movimientos bancarios en cada una de las entidades financieras
confirmando las acciones que se han generado durante el día y la disponibilidad de efectivo
en bancos.
- Elaborar el resumen mensual de gastos con información obtenida del balance.
- Justificar las diferencias en el presupuesto ejecutado vs programado.
- Realizar el presupuesto anual de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Economía
Provincial y la Institución.
- Hacer seguimiento al desarrollo del presupuesto ejecutado mensual vs programado.
ÁREA: Ingresos No: 3
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el control, seguimiento y claridad de todos los ingresos de la Institución para la emisión
de información veraz para la toma de decisiones.
ACTIVIDADES:
- Recibir dineros generados por actividades e imprevistos menores producidos por parte de
estudiantes o empleados.
- Recibir el dinero proveniente de las ventas realizadas en tienda escolar, entregado por el
personal de restaurante y cafetería.
- Recibir dinero por concepto de almuerzos adicionales de estudiantes o empelados.
- Recibir dinero por concepto de certificados estudiantiles y varios.
- Acompañar como auditor al almacenista en el retiro del dinero de las máquinas
dispensadoras de alimentos.
- Realizar los registros (recibos de caja) correspondientes al dinero de ingreso diario.
- Efectuar la consignación diaria del dinero recaudado.
- Recibir los dineros correspondientes a alquiler de instalaciones de la Institución.
ÁREA: Administración de información y recursos físicos No: 4

RESULTADO ESPERADO:
Garantizar información veraz y oportuna.
ACTIVIDADES:
- Emitir informes estadísticos detallados de todos los ingresos y egresos en forma mensual al
área administrativa de la comunidad.
- Elaborar y presentar la información requerida por la oficina del Economato Provincial.
- Realizar y emitir informe de seguimiento presupuestal.
- Archivar organizadamente la documentación que soporta los egresos de la Institución.
- Mantener títulos valor, dinero, sellos y tocken bajo seguridad.
- Garantizar confidencialidad y seguridad de la información financiera y administrativa de la
Institución.
- Recibir presupuesto anual por parte de Economía Provincial
- Revisar en conjunto con Padre Administrador el presupuesto recibido de Economía
Provincial y solicitar las correspondientes correcciones de acuerdo con lo estipulado por el
Padre Administrador.
- Mantener informado al Padre Administrador de todos los movimientos y anomalías
presentadas durante el día a día.
- Atender a las personas interesadas en alquiler de las diferentes instalaciones de la
institución, suministrar la información pertinente e informar al Padre Administrador para la
correspondiente toma de decisiones.
- Llevar e l cronograma actualizado de la disponibilidad de las diferentes instalaciones de la
institución para su alquiler.
- Generar sugerencias u observaciones con respecto a manejos financieros y administrativos
relacionados con el área.
- Realizar entregas eventuales de suministros para la actividad educativa por reposición
(marcadores, cartuchos de tinta, etc).
ÁREA: Manejo de Caja Menor No: 5

RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el cumplimiento de la normatividad legal y los procedimientos determinados para el

manejo de caja menor.
ACTIVIDADES:
- Cancelar las facturas de montos de menor costo que no supere el valor establecido
- Cancelar las facturas menores autorizadas y firmadas por el Padre Administrador.
- Suministrar el dinero para realizar las compras diarias de acuerdo con las necesidades
identificadas y previa autorización del Padre administrador.
- Conciliar diariamente la caja menor.
- Realizar reembolso de caja menor de acuerdo con el porcentaje establecido.
- Realizar causación de las facturas y solicitar autorización para emitir el cheque por el valor
correspondiente.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
FO-GH- 005
COLOMBIA 00
FECHA
PERSONAL ESTADO
A

Analista Administrativa y Contable Administrativa
CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Administrador
DIRECTOS Ninguno
INDIRECTOS Ninguno
Ejecutar y controlar los movimientos de egresos económicos de la comunidad local, administrar los
proveedores a su cargo.
3. PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Tecnólogo en Contabilidad o carreras afines.
EXPERIENCIA Dos (2) años en el área contable

- Manejo de paquetes de software contable
CONOCIMIENTOS
- Office
- Excel avanzado
- Normatividad legal contable y laboral
COMPETENCIA
HABILIDADES Compromiso
Responsabilidad
Mejora continua
Trabajo en equipo
Desarrollo y conocimiento tecnológico
Capacidad para aprender
Creatividad e innovación
Pensamiento analítico
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz y
de calidad.
institucional.
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual de
Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
ÁREA: Control de egresos No: 1
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el pago de los compromisos pactados y la contabilización correcta de dichos movimientos

en el sistema.
ACTIVIDADES:
- Recibir y causar las facturas por pagar, que se encuentren autorizadas, verificando que cada
documento cumpla con los requisitos de ley.
- Efectuar pagos a proveedores de acuerdo con el procedimiento de facturación y pagos.
- Administrar la caja menor y dar cumplimiento al instructivo estimado para su manejo.
- Verificar que todos los egresos tengan documentación que soporte el movimiento.
- Coordinar la programación de pagos teniendo en cuenta el dinero disponible en bancos.
- Recibir, verificar y pagar las facturas del área de cafetería y restaurante.
ÁREA: Control y seguimiento de movimientos bancarios y presupuesto No: 2
RESULTADO ESPERADO:
Verificar que los movimientos contables estén acordes a los movimientos en bancos
ACTIVIDADES:
- Elaborar las conciliaciones bancarias de las diferentes entidades financieras.

- Realizar ajustes en caso de diferencias, sobrantes o faltantes, en la conciliación bancaria.
- Efectuar seguimiento al presupuesto asignado para evitar desviaciones significativas.
- Verificar diariamente los movimientos bancarios en cada una de las entidades financieras
confirmando las acciones que se han generado y la disponibilidad de efectivo en bancos.
- Elaborar el resumen mensual de gastos y entregar al Administrador.
- Justificar las diferencias en el presupuesto ejecutado vs programado.
- Realizar el presupuesto anual de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Economía
Provincial y la Comunidad Local.
- Hacer seguimiento al desarrollo del presupuesto ejecutado mensual vs programado.
ÁREA: Administración de información y recursos físicos No: 3
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar información veraz y oportuna.
ACTIVIDADES:
-Emitir informes estadísticos detallados de todos los ingresos y egresos en forma mensual al
área administrativa de la comunidad.
- Elaborar y presentar la información requerida por la oficina del Economato Provincial.
- Realizar y emitir informe de seguimiento presupuestal.
- Archivar la documentación que soporta los egresos de la comunidad local.
- Mantener títulos valor, dinero, sellos y tocken bajo seguridad.
- Garantizar confidencialidad y seguridad de la información financiera y administrativa de la
Comunidad Local.
ÁREA: Manejo de Proveedores No: 4
RESULTADO ESPERADO:
Asegurar que los proveedores cumplan con las condiciones, tiempos y requisitos de los insumos.
ACTIVIDADES:
- Realizar control y seguimiento al procedimiento de compras.

- Realizar con los responsables involucrados las actividades de selección, evaluación y revaluación
de proveedores para las compras administrativas, cuando se requiera.
- Verificar que los Proveedores cumplan con los requisitos legales.
- Realizar la causación de facturación con la respectiva retención de impuestos.
- Realizar análisis de costos del movimiento mes contable y presentar el respectivo informe a la
administración y rectoría.
ÁREA: Manejo de Caja Menor No: 5
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar el cumplimiento de la normatividad legal y los procedimientos determinados para el

manejo de caja menor.
ACTIVIDADES:
- Cancelar las facturas de montos de menor costo que no supere el valor establecido
- Cancelar las facturas menores autorizadas por el Administrador.
- Realizar las compras diarias de acuerdo con las necesidades identificadas.
- Realizar reembolso de caja menor y conciliar diariamente de acuerdo con el porcentaje
establecido.
- Realizar causación de las facturas y solicitar autorización para emitir el cheque por el valor
correspondiente.
Autorizado Recibido
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PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: CATEGORIA:

CENTRO DE TRABAJO CIUDAD

CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO Administrador

2. OBJETIVO DEL CARGO

3. PERFIL DEL CARGO

Técnico en carreras administrativas o en secretariado

EXPERIENCIA Un (1) año en recepción

ÁREA: Atención al público y a la comunidad educativa No: 1

ÁREA: Control de recepción y correspondencia No: 2

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Rector

Organizar, custodiar y administrar la documentación legal de la institución y de los estudiantes y

3. PERFIL DEL CARGO

- Office y sistemas de información

EXPERIENCIA Un (1) año en cargos similares en instituciones educativas

ÁREA: Atención a la comunidad educativa No: 1

Garantizar una adecuada asesoría a la comunidad educativa

- Suministrar información verbal o escrita de manera oportuna y adecuada a la comunidad

ÁREA: Manejo de información y documentación No: 2

Garantizar el resguardo y uso adecuado de la información y documentación a su cargo.

- Diligenciar libros de información académica y administrativa manteniéndolos actualizados.

ÁREA: Aseguramiento de procesos legales No: 3

Asegurar el cumplimiento de los requisitos de los entes oficiales de educación.

ACTIVIDADES ADICIONALES EN LCB

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Padre Administrador / Ecónomo Provincial

DIRECTOS Técnico SST (LCB y LCR)

3. PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Psicóloga, Gestión Administrativa o carreras afines

EXPERIENCIA Dos (2) años en el área de Gestión Humana.

- Manejo de software de nómina y seguridad social.

No: 1 Selección de personal

Garantizar un proceso de selección transparente y oportuno, permitiendo contar con el personal

- Tramitar oportunamente las solicitudes de selección y evaluación de personal.

No: 2 Contratación de personal

No: 3 Desvinculación de personal

No: 4 Liquidación de nómina, seguridad social y prestaciones sociales

- Realizar la liquidación de nómina, seguridad social y parafiscales, teniendo en cuenta las

No: 5 Administración de personal

Garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los trabajadores de la Provincia.

No: 6 Gestión Documental

- Organización y verificación de la suficiencia de los documentos archivados en la historia laboral

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Coordinadora de Gestión Humana

Planear, dirigir y controlar el SG-SST de la Institución. Promover y motivar el mejoramiento de la

3. PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Técnico en Salud Ocupacional / Seguridad y Salud en el Trabajo

EXPERIENCIA Un (1) años en seguridad y salud en el trabajo

- Office y sistemas de información

No: 1 Seguridad y salud en el trabajo

Garantizar la preservación de la salud y la integridad de los colaboradores de la organización,

- Velar por el cumplimiento de la normatividad y legislación en cuestiones de seguridad y salud

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO: Padre Administrador

Ejecutar y controlar los movimientos de ingresos y egresos económicos de la Institución.

3. PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Tecnólogo en contabilidad o tesorería

EXPERIENCIA Dos (2) años en el área contable o tesorería

- Manejo de paquetes de software contable

ÁREA: Control de egresos No: 1

Garantizar el pago de los compromisos pactados y la contabilización correcta de dichos movimientos