1<1

Arch ivo Gen et"a ' de la Nación

Al contestarcif.. • sr.. " 36&4
Fec ha 0S/10/Z01 1 a.. 2".~O p m
AsunlO Ci,,,,,I,,,_ E"'",n""
AC:/lv.dad " '''''0 A ne>roli O F oto!!; O
R,unJle 200 D"OK<;;o., G .. n., ...,

"' .... C I IlVO

Gt: /'OEKAL
,, ~ .... .""C1''''

C IRCULAR EX T ERNA N o.
1: 1.1 5

(200)

( Octubre 4 de 2011)

PA RA: TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADM INIST RAC iÓN PÚBLICA EN SUS
DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PR IVADAS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PÚBLICAS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000.

A s unto: PROH IB IC iÓN PARA ENVIAR LOS OR IGINALES DE DOCUMENTOS DE

ARCHIVO A OTRO TIPO DE UN IDADES DE INFORMAC iÓN .

El Gobierno Nacional mediante la Ley 594 de 2000 y el Decreto 4124 de 2004 reg lamentó
la obligación de los organismos del orden nacional, departamental , distrital y municipal,
asf como de las entidades privadas que cumplen funcio n es públicas, de crear archivos
para la adec uada conservación de los documentos producidos o recibidos en funci ó n de
s us activ idades o funciones .

De igual forma , el articulo 24 de la Ley General de Archivos, establece como obligatoria

la e laborac ión y aplic a c ión de las tablas de retenció n document aL En compleme nto a lo
anterior, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de los
d o cumentos en las diferentes fases del archivo , deberá incluirse en un pla n de
transferencias al archivo que corresponda .

As í mismo, de acuerdo con el Artículo 11 de la citada Ley, todas las entidades del Estado
deben tener en cuenta los principios de procedencia y orden origina l , el ciclo de vida de
los documentos y la normatividad archivística.

Teniendo en cuenta lo anterior, el A rchivo General de la Naci6n ha advertido que alguna s

serie s doc umentales de carácter misional o parte de las ser ies documentales constituidas
por diferentes documentos están siendo remitidas a otro tipo de unidades de información
tale s como bibliotecas y centros de documentación , lo cual no s610 viola las normas
legales en materia archivistica, s ino que afecta la integridad de los fondos de archivos . Tal
es el caso de las series documentales : informes, p royectos técnicos , estudios técnicos ,
c onceptos , y otros materiales de archivo que se encuentran en soportes sonoro s o
audiovisua les, por cuyo contenido informativo se envlan a otras unidades de info rmación ,
desmembrando la integridad de los archivos públicos ,

ESTABLI;CIMII;Nro PUBLICO ADSCRlro AL MINISTI;RIO DI; C ULTURA

Cra 6 NO 6 · 91 T..I: 326288.8 Fu : 337 20 19. ( -M all : conucto@ •• ch;....ogcns ... I.gov .C9 P ágin. Wsb : www_~. c hl .. ol! .. n .. ... I.KO ... C9
NIT 8OO12683S-6 At .. nclón d .. Q" .. jas Reclamo. y Su, .. , .. nc;,., Un .... ",,"'ha lue'" d e Bo¡o t~ 01800091173, 337203S
Bosotoi, Colombi. . Fech a: 201 1-02 -23 11: 3 GO-302_FR_171
 Pr:.~d
... ~ C IIlVO
C ~' N~' '''''U _
P.,.....,S
"" ,.......c.""

Con el fin de s ubsanar esta situación, el Archivo General de la Nación solicita a los
respe c tivos Secretarios Generales o quien cumpla funciones para dicho cargo en las
e ntidades públicas y a los funcionarios que tienen bajo su responsabitidad la
administració n de los archivos públicos y el cumplimiento de la Ley General de Arc hivos,
aj ustar s us procedimientos para asegurar que estas series y otra s de valor s ecundario o
h istó rico se remitan a los respectivos archiv os centrales o histó ricos de acuerdo c on el
tiempo de retención establecido en las TRD o en las TVD cada entidad : e s tas activ ida des
deberán reali z arse antes del 31 de diciembre de 2011 , con el propÓSito de iniciar la
v igenc ia 2012 con procedimientos ajustados que garanticen el cumplimiento de la c itada
Ley _

En caso d e ser nec esario, podrán generar una copia adicional de estos d o cumentos para
ser remitido s a las bibliotecas y centros de documentación de las entidades que c uenten
con este servic io, pero en ningún caso se deberán remitir a estas los documentos
o riginales.

Cordia lmente,

~
CARLOS A. ?F
ATA-=--~
CARD-p¿ ;
AS
D ir ecto r G e n ral ./"

Proyecto : Mareela Rodríguez- DGE

N a tacha Eslava Vélez ~OGE
RevIsó: Mareela Camact>o- DGE
Claudia lvonne F áclor Lugo- Secretaria Genera l
Archivado ..n: CirCl..lla res Exter na s

ESTABLECIMIENTO Pt)8UCO A OSCRITO AL M iNiSTERIO DE CUL TURA

e,,,. 6 N" 6-91 Tel : 328288,8 f,, ~ :
337 20 19, E_Mail : ¡;Onl.¡lqq@ ,HCh¡V9 gene,aI 80Y.CQ, Página Web: .... ww.archlvogeneral.@ov.co,
NIT 8oo128835-{' Au",ción d ~ Queja. Recl~mo. V 5uBe'encl •• , linea 8'a t ulta fuera d e BOIO'~ 0 1800091173, 3372035
8o&oU, Colombia. fecha: 2011-02 -23 v: 3 GD-302 -FR- 171