Procedimiento Asignación de

jardines infantiles diurnos,

nocturnos, casas de pensamiento
intercultural y espacios rurales
PCD-PSS-001
(En actualización)
Mapa de procesos

Aprobado en sesión
del Comité
Institucional de
Gestión y
Desempeño del 26
de septiembre de
2023.
 CONTEXTO

• Necesidad de actualizar las acciones establecidas para la asignación

de cupo en el servicio jardines infantiles y sus modalidades en el
marco de la Resolución 0218 de 2023 y la implementación del SIRBE
WEB.

• Necesidad de documentar el paso a paso para la priorización de

cupos en el servicio jardines infantiles y sus modalidades
DATOS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO
 CONCEPTOS CLAVE
• Cupos proyectados: capacidad máxima por espacios de acuerdo con las áreas identificadas por los profesionales
de la Subdirección de Plantas Físicas y oficializadas mediante concepto técnico.

• Cupos autorizados: cupos ofertados para cada unidad operativa, la cual varía a lo largo de la vigencia, con
base en el análisis permanente de factores internos y externos que se enuncian a continuación:
- Proporción establecida para el talento humano por nivel de atención (grupo etario) en coherencia con lo
dispuesto en los Estándares Técnicos para la Calidad de la Educación Inicial
- Situaciones que se presentan en las infraestructuras. Por ejemplo, arreglos locativos
- Asistencias promedio
- Permanencia de las niñas y los niños
- Ofertas cercanas de otros servicios públicos o privados
- Demanda de la comunidad
- Decisión de las familias de continuar con la atención por circunstancias como cambio de localidad, etc.

• Cupos asignados: cantidad de niñas y niños registrados en el sistema de información SIRBE en el estado “EN
ATENCIÓN” y “SUSPENDIDO”*

*Gestión de egresos oportunos

 INCLUSIÓN # 1
Los procesos de identificación de potenciales participantes se realizan en las unidades operativas
del servicio jardines infantiles y sus modalidades, de manera permanente de acuerdo con la
demanda in situ o con la información registrada por la ciudadanía en la herramienta web “cupos
disponibles” que en primera instancia será gestionada por la Subdirección para la Infancia con el
objetivo de depurar los registros y emitir una respuesta por correo electrónico a los solicitantes,
conforme las situaciones descritas en el apartado de aclaraciones de las actividades. A partir de los
reportes por localidad la referente de infancia remitirá de manera periódica a las responsables de
las unidades operativas para el trámite correspondiente; diligenciando de manera web o en físico el
Formato Ficha SIRBE servicios sociales Información básica y transversal: cabezote (FOR-PSS-321) de
acuerdo con el memorando I2023013741 o el que lo reemplace, de igual manera con el Formato
Ficha SIRBE servicios Jardines Infantiles y Creciendo Juntos (FOR-PSS-334) y tener como soporte el
Formato Testigo documental (FOR-GD-018) cuando el registro se realice web, en los casos en los
que se realice la fichas SIRBE en físico se debe diligenciar el formato que sea definido para ello.
Estos documentos se deben archivar de acuerdo con lo establecido por Gestión Documental.
 INCLUSIÓN # 2
Durante la prestación del servicio se pueden presentar situaciones que requieran por un lado, la prestación del
servicio a través de esquemas flexibles, en estos casos las niñas y niños deben permanecer en estado “EN
ATENCION” y ser trasferidos en el subsistema de información misional a la modalidad correspondiente (ver
protocolo de situaciones atípicas), así como, a la modalidad de paquetes o la definida por la Subdirección de
Abastecimiento o por el otro, la suspensión del servicio, por lo cual el estado del participante en el sistema
debe cambiar de EN ATENCIÓN a SUSPENDIDO, partiendo de los siguientes conceptos:

MEDIDA DE SEGURIDAD MEDIDA SANITARIA

POR ADECUACIONES Y REQUERIMIENTOS DE PLANTAS FÍSICAS
INASISTENCIA INJUSTIFICADA
INCAPACIDAD MEDICA SUPERIOR A 6 DÍAS
MEDIDA DE PROTECCIÓN LEGAL
POR CONCEPTO Y NOTIFICACIÓN DE EGRESO
SOLICITUD JUSTIFICADA DEL ACUDIENTE
TERMINACION FIN DE AÑO
RECESO CONVENIO SED
SUSPENSIÓN TEMPORAL

*Tener en cuenta el Procedimiento Egreso de los servicios sociales en la Secretaría Distrital de Integración Social (PCD-PSS-014)
 INCLUSIÓN # 3
Creación del Protocolo priorización para asignación de cupos en
servicios de educación inicial y sus modalidades, cuyo objetivo es:

Brindar al talento humano pautas para la priorización a fin de asignar

cupos en los servicios de educación inicial y sus modalidades en la
Subdirección para la Infancia, para que al presentarse mayor número
de participantes en espera que cupos disponibles estos sean
asignados en cumplimiento de los criterios de priorización definidos
en la Resolución vigente.
Herramienta web “cupos disponibles”
https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiZjE1Y2U4NjYtZDU3Ni00MmY0LWEwN2ItZmFkYT
RhZDJlYjg2IiwidCI6ImIzZTMwODA4LWU5YTgtNGYyYS05YmMxLWE3NjBhZTkxMGNmNSIsIm
MiOjR9&pageName=ReportSection

Únicamente se muestran
las unidades con cupo
disponible
 Herramienta web “cupos disponibles”
La Subdirección para la Infancia realiza cruce de información con la
FORMULARIO información de la DADE, genera 8 tipos de respuesta.
Casos tipo - CASO 1. CUANDO NO ESTÁ INSCRITO

- CASO 2. CUANDO ESTÁ INSCRITO EN LA MISMA UNIDAD OPERATIVA

- CASO 3. CUANDO ESTÁ INSCRITO EN OTRA UNIDAD OPERATIVA

- CASO 4. CUANDO ESTÁ EN ATENCIÓN EN LA MISMA UNIDAD OPERATIVA

- CASO 5. CUANDO ESTÁ EN ATENCIÓN EN OTRA UNIDAD OPERATIVA

- CASO 6. CUANDO ESTÁ SUSPENDIDO EN LA MISMA UNIDAD OPERATIVA

- CASO 7. CUANDO ESTÁ SUSPENDIDO EN UN SERVICIO DIFERENTE AL QUE SOLICITA

- CASO 8. CUANDO EN LA SOLICITUD NO SE SELECCIONA UNIDAD OPERATIVA
NOTA: En cualquiera de los casos, si el correo electrónico suministrado es incorrecto y no se puede enviar respuesta, el primer
contacto se realizará de manera telefónica, desde la Subdirección Local.

Esta información la visualizan los delegados

de las subdirecciones locales, quienes
pueden descargar la base gestionarla e
incluir la información en la herramienta.
 Aplicativo WEB

El aplicativo es WEB que permite tomar

la asistencia desde cualquier dispositivo

http://aplicativos.sdis.gov.co/login_sdis/aplicaciones/index/
 Sincronización

Consulta

RAJ
SIRBE
Datos
 Requisitos Sincronización con SIRBE
✓ El niño debe estar registrado en el SIRBE en el proyecto
7744-GENERACIÓN DE OPORTUNIDADES PARA EL DESARROLLO
INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA DE BOGOTÁ.

✓ El niño debe estar en el estado EN ATENCION en el aplicativo SIRBE.

✓ El niño debe estar registrado en el SIRBE en la modalidad

correspondiente (Maternal, Caminadores, Párvulos, Pre jardín y Jardín).

✓ El niño debe estar registrado en el SIRBE en la Unidad Operativa

correspondiente (122084-JINF-SDIS-NUEVOS TIMANQUITOS).
 Requisitos Sincronización - RAJ

✓ Todo cambio realizado en el sistema

SIRBE se verá reflejado al día siguiente
en el aplicativo RAJ
 Perfiles

Gestor Asistente
 Gestor

Gestor

Gestor
Perfil encargado de administrar las unidades
operativas:
(Jornadas) (Prórrogas) (Reporte Diarios) y
(Responsables)
 Gestor

Gestor

(Jornadas) matricular a los niños en las diferentes

modalidades
 Gestor

Gestor

(Prorroga) desde este perfil se prueban o rechazan

 Gestor

Gestor

(Reporte diario) Nos permite identificar que días no se

tomó asistencia de una modalidad especifica
 Gestor

Gestor

(Responsables) Nos permite crear el perfil Asistente y

mirar las modalidades asignadas a este perfil y jardín
 Gestor

Gestor

(Responsables) Nos permite crear el perfil Asistente y

mirar las modalidades asignadas a este perfil y jardín
 Asistente

Asistente
Perfil encargado de tomar la asistencia diaria, el cual permite tener
control con el registro de cada participante. Asistente
✓Tomar Asistencia: 7:00 am – 7:00 pm Jardines Diurnos (problemas
de sincronización),(código modalidades, sdis, cofinanciados,
sociales etc.)
✓4:00 pm -12 pm Jardines horario adicional (3039)
✓6:00 pm – 6:00 am Jardines nocturnos (2750)
✓Solicitar Prórroga
 Inconsistencias en matriculas en RAJ
1. Recordemos que el horario de toma de asistencia inicia a las 3:30 pm a 7:00
pm se recomienda siempre revisar si los niños están matriculados, previa
toma de asistencia en el RAJ, la aplicación muestra los niños matriculados
al día siguiente.

2. Desde el aplicativo RAJ con el perfil gestor puede realizar las matrículas de
los niños en la unidad operativa, en cada modalidad o nivel.

3. Al momento de solicitar prórrogas si los niños no estaban matriculados en

esas fechas que indican no se puede solicitar la misma, en caso de que se
encuentren los niños matriculados se procederá a solicitar y autorizar dicha
prorroga

4. Recuerde aprobar y tomar a tiempo la prórroga, recuerden que las prórrogas

se piden con fecha posterior a la fecha de registro de la asistencia de los
niños en el jardín, durante el mes, durante la semana.
 Inconsistencias
Los niños y niñas se observan disponibles para matricular, pero no han sido matriculados en el aplicativo
como se muestra en la imagen, ninguno tiene habilitado el “Check” en alguna de las jornadas
y por ende no se van a ver reflejados desde el Perfil Asistente.
 Inconsistencias
✓ Cambios en Nombres, apellidos, documentos en SIRBE, estos cambios posteriormente no se ven
reflejados en el RAJ, si después de la sincronización las inconsistencias persisten se reportan a
mesa de servicio con sus respectivos soportes que acrediten la identidad de los niños y niñas y se
espera una nueva sincronización
 Inconsistencias
✓ Niños inscritos o suspendidos no aparecen para toma de asistencia solo los niños EN
ATENCION, si fue suspendido y el niño regresa al jardín hay que matricularlo nuevamente.
 Inconsistencias
✓ Niños en modalidades que no corresponden a su jardín no aparecen para toma de
asistencia.
✓ Ejemplo si el jardín es SDIS y lo colocan con modalidad cofinanciado multimodal
 Inconsistencias
En el siguiente caso se evidencia que una niña fue registrada en SIRBE con un nombre, posteriormente le
actualizaron el nombre en SIRBE con el nombre de la hermana, por tal razón el histórico de actuaciones
registradas en SIRBE no corresponden en este momento al registro inicial digitado en el sistema misional
 Inconsistencias
✓ En este caso se observa que en el SIRBE registraron a un niño con un numero de documento,
le tomaron asistencias con ese número de documento en RAJ, posteriormente hacen el cambio del numero
de documento en SIRBE y posteriormente aparece dos veces en el RAJ, en estos casos los dos registros tienen
históricos de asistencias en RAJ lo que implica reportar a sistemas la unificación de este registro.
 Recomendaciones finales

✓ Recomendamos estar consultando los niños en el aplicativo SIRBE.

✓ Recordemos que toda la información de SIRBE es la que aparece en el RAJ,

si se presentan inconsistencias en los aplicativos deben reportar la novedad
correspondiente.
✓ Es importante que para todas las solicitudes indiquen los siguientes campos:

1. Código de la unidad operativa: (10104-JINF-JS-CHINIZA)

2. Modalidad: (2681 JARDIN INF DIURNO SDIS PRESENCIAL PARVULOS)
3. Subdirección Local: (SLIS USME-SUMAPAZ)
4. Documentos de los niños cuando aplique.
5. Dirección del jardín y teléfono de ser necesarios

.
 Fichas de caracterización

Donde se consolida información general de cada unidad:

Datos del jardín Infantil

Convenios
Cierres Temporales
Operación (Solo para Sociales y Cofis)
Predio
Conceptos
Cobertura
Distribución – por niveles
Talento humano actual - Profesionales transversales que acompañan la
unidad operativa.
Dotaciones
Estado equipos
Fichas de caracterización

Parte 1
Información general de la Unidad Operativa

Parte 2
Coberturas a partir de plantas físicas Vrs Talento
Humano

Parte 3
Talento Humano – HOJA “TALENTO HUMANO”
Fichas de caracterización

Parte 4
Dotaciones
Estado equipos
 Fichas de caracterización

Importante:

1. Verificar toda la información

2. Actualizar semanalmente la hoja “TALENTO HUMANO”
3. No borrar, no pegar campos, no modificar - Existen columnas para realizar el proceso de
compilación.
4. Se envía con campos previamente diligenciados, verificar y diligenciar los que hacen falta.
5. Esta sección es formulada – No se debe modificar manualmente

Se enviará el lunes 22 de Enero por correo electrónico el link de las fichas, adicionalmente
instructivo paso a paso.