AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

GERENCIA SECCIONAL I

MEMORANDO DE PLANEACIN AUDITORA REGULAR A LA CONTRALORA GENERAL DE MEDELLN

VIGENCIA 2010

Medelln, 27 de mayo de 2011

AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

IVAN DARIO GOMEZ LEE Auditor General de la Repblica

FREDY CESPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestin Fiscal

NORA HELENA CORREA LONDOO Gerente Seccional I

JUAN MANUEL HIGUERA AVELLANEDA Coordinador de Auditora

OLGA LUCA CADAVID CASTRO EDGAR ALFREDO RESTREPO ACEVEDO SANDRA JAQUELINE GUERRERO VELANDIA GUILLERMO LEON RAMREZ GMEZ GERMAN DAVID COTES RAMIREZ JUAN MANUEL HIGUERA AVELLANEDA Grupo Auditor

TABLA DE CONTENIDO

Pgina
1. 2. 3. 3.1 4. 5. 6. JUSTIFICACIN ........................................................................................... 4 ALCANCE DE LA AUDITORA ..................................................................... 5 SUBPROCESOS CRITICOS IDENTIFICADOS............................................. 5 RIESGOS A AUDITAR DEFINIDOS.............................................................. 6 RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORA....................................... 7 RECURSOS HUMANOS FISICOS Y FINANCIEROS ................................... 9 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LA AUDITORA..................................... 9

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MEMORANDO DE PLANEACIN AUDITORA REGULAR VIGENCIA 2010 1. JUSTIFICACIN

En desarrollo de la misin, los objetivos institucionales y en cumplimiento del Plan General de Auditoras 2011, para ejercer la vigilancia de la gestin fiscal de las Contraloras, conforme al mandato Constitucional y legal, se determin realizar auditora a la Contralora General de Medelln, que se desarrollar del 25 de julio al 5 de agosto de 2011, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por la Auditora General de la Repblica. Se realizar auditora de modalidad regular, que comprende el dictamen de los estados financieros y el pronunciamiento sobre la gestin administrativa y misional desarrollada en la vigencia 2010, para ello, se aplicar la herramienta metodolgica contenida en el manual del proceso auditor M.P.A. adoptado por Resolucin Orgnica No. 007 del 4 de agosto de 2010. Este ejercicio auditor incluir la aplicacin de los ocho (8) criterios de evaluacin que es la base para adelantar el proceso auditor al rgano de Control con el fin de establecer la calificacin y el ranking que anualmente realiza la AGR sobre el desempeo de las contraloras. El ejercicio auditor se realizar utilizando las tcnicas y normas de auditora generalmente aceptadas, acogidas por la Auditora General de la Repblica, los sistemas de control: financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la evaluacin del sistema de control interno y el informe de rendicin de cuenta de la vigencia 2010. En este contexto se evaluar la gestin fiscal en los procesos administrativos internos, la calidad y los resultados obtenidos en el proceso auditor ejercido por la Contralora General de Medelln. As mismo, se har seguimiento a la auditora especial realizada en el mes de abril de 2011, en lo relacionado con los contratos ejecutados en la vigencia 2011. Para la planeacin y programacin del ejercicio auditor, la Gerencia Seccional I de la Auditora General de la Repblica parte de la elaboracin del mapa de riesgos a diciembre 31 de 2009, informes de auditora de vigencias anteriores, anlisis de quejas y denuncias, plan de mejoramiento suscrito y el informe de rendicin de cuenta de la vigencia 2010 (evaluando su revisin en el desarrollo del trabajo de campo).

Memorando de Planeacin de Auditora Regular a la Contralora General de Medelln Vigencia 2010

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2.

ALCANCE DE LA AUDITORA

En la auditora se evaluarn los procesos administrativos y misionales que desarrolla la Entidad, en cumplimiento de su misin constitucional y legal. Practicar examen sobre las reas y procesos identificados como puntos crticos en el mapa de riesgos e informacin analizada, a travs de la evaluacin y verificacin de operaciones, documentos, registros y ejecucin de actividades que comprenden la gestin ejecutada durante la vigencia 2010, se verificar el estricto cumplimiento de las acciones de mejora contenidas en los planes de mejoramiento suscrito como resultado de las auditoras anteriores. La captura y verificacin de pruebas se har mediante el procedimiento tcnico de muestra representativa de operaciones, procesos y actividades descritas en este memorando para obtener conclusiones sobre los procesos examinados, aplicando los siguientes controles: Financiero, para evaluar el sistema de registro de la informacin contable, teniendo en cuenta los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2010 y emitir una opinin sobre la razonabilidad de los mismos. De Legalidad, evaluando la aplicacin de las normas internas y externas que regulan la Contralora. De Gestin y Resultados, verificando la eficiente utilizacin de los recursos humanos, fsicos y tcnicos, en el logro de la misin, objetivos y metas para cada dependencia, teniendo en cuenta los procesos y actividades que desarrolla y la evaluacin de los resultados obtenidos frente al mandato Constitucional. Mediante la revisin de la documentacin que soporta la informacin reportada en las cuentas se emitir el pronunciamiento de fenecimiento o no-fenecimiento. Revisado el Sistema de Informacin de Quejas de la Auditora General, a la fecha de elaboracin del memorando de planeacin, registra una (1) denuncia con radicado SIQ-213-2011-41, que ser objeto de anlisis durante el proceso auditor. 3. SUBPROCESOS CRITICOS IDENTIFICADOS

El mapa de riesgos calificado presenta los siguientes subprocesos crticos. Sistema de Control Interno Insuficiente evaluacin de procesos importantes para la entidad.

Proceso Auditor Configuracin y traslados de hallazgos. Pronunciamientos de las auditoras.

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Pronunciamiento de las auditoras

Proceso Responsabilidad Fiscal Incumplimiento de trminos en el desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal, debilidad probatoria y ausencia del decreto y prctica de medidas cautelares. RIESGOS A AUDITAR DEFINIDOS

3.1

Para la preparacin de la auditora se construy el mapa de riesgos, partiendo del informe de auditora integral vigencia 2009. Proceso Financiero No se registran conciliaciones, ni consignaciones, producto de los flujos de fondos generados por los Fondos de vivienda, en la cuenta bancaria asignada para tal fin. El registro de las cuentas de orden Deudora no se concilia con los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva, presentados por la dependencia responsable.

Proceso Auditor En los memorandos de planeacin no se precisan los procesos y/o proyectos crticos que sern objeto de evaluacin, as como tampoco se definen las muestras que se van a evaluar en la contratacin de manera tcnica Los planes de mejoramiento de las auditorias especiales no se consolidan con le plan de mejoramiento de la auditoria regular practicado a la misma entidad, teniendo en cuenta que los planes de mejoramiento son institucionales, tal como lo establece el MECI. No se evidenci que la determinacin de las muestras de contratacin se realice de una manera tcnica, adems de que ni en el memorando de planeacin, ni en las actas queda indicado el universo de la contratacin, los criterios y el tamao de la muestra, desconociendo en la normas de auditoria de general aceptacin. Los papeles de trabajo no estn foliados ni tienen tabla de retencin documental como lo indica la Ley de Archivo General, incumpliendo lo establecido en la Ley 594 de 2000.

Proceso Responsabilidad Fiscal Inactividad procesal

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Incumplimiento de trminos procesales

Proceso Jurisdiccin Coactiva Deficiencias en la gestin de cobro 4. RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORA

Sistema de Control Interno Conceptuar sobre el desarrollo de las funciones bsicas de la Oficina Asesora de control interno, la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y el sistema de gestin de calidad de conformidad con los lineamientos legales y plazos establecidos. Proceso Financiero Dictaminar los estados financieros de la vigencia 2010 y conceptuar sobre la gestin en el proceso financiero. Proceso Presupuestal Conceptuar sobre la legalidad, gestin y resultados del proceso presupuestal y el cumplimiento de los lmites presupuestales. Proceso Contratacin Administrativa Conceptuar que la ejecucin del proceso contractual est enmarcado en los principios de legalidad, transparencia, eficiencia, eficacia y oportunidad. Proceso Talento Humano Conceptuar sobre la gestin del talento humano de conformidad con las normas legales vigentes, la aplicacin de las prestaciones sociales legales y el cumplimiento de los objetivos. Proceso Controversias Judiciales Evaluar el trmite adelantado en las demandas instauradas en contra, de forma que se establezca el volumen, representatividad y efectos econmicos de las sentencias con cargo a la Contralora.
Proceso Desarrollo Tecnolgico

Conceptuar sobre la gestin y administracin de la plataforma tecnolgica.

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Proceso Participacin Ciudadana Conceptuar sobre la gestin en la implementacin, divulgacin y uso de los mecanismos de participacin ciudadana y el trmite oportuno de las quejas, denuncias y derechos de peticin. Proceso Auditor Emitir concepto sobre la programacin, cobertura alcance y ejecucin de los ejercicios fiscales y la calidad del mismo. Anlisis de los Informes Econmicos, Fiscales y de Ambiente - EFA Emitir concepto sobre la calidad en el cumplimiento de dichas funciones Constitucionales. Control Fiscal Ambiental Conceptuar sobre la gestin en control fiscal ambiental ejercido a los sujetos de control en la mitigacin del impacto ambiental, conservacin y valoracin de los costos ambientales con fundamento en la normatividad vigente. Proceso de Responsabilidad Fiscal Conceptuar sobre la eficiencia, economa y eficacia en el impulso de las actuaciones procesales tendientes a procurar el resarcimiento de los daos ocasionados al Estado y sobre el cumplimiento del debido proceso, trminos y actuaciones consagradas en las normas. Proceso de Jurisdiccin Coactiva Conceptuar sobre el cumplimiento de los trminos, actuaciones y garantas procesales consagradas en el Cdigo de Procedimiento Civil y sobre la efectividad de los mecanismos de recaudo. Proceso Administrativo Sancionatorio Conceptuar sobre la gestin y cumplimiento de la normatividad aplicable al proceso administrativo sancionatorio.

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5.

RECURSOS HUMANOS FISICOS Y FINANCIEROS

Humanos. Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos con la prctica de la presente auditora, se asignarn seis (6) funcionarios, de la Gerencia Seccional I, para realizar las etapas del proceso auditor.
PROCESOS A EVALUAR Dictamen a los Estados Financieros Talento Humano y Presupuesto Participacin Informacin Ciudadana y Tecnologa de la NOMBRE DEL AUDITOR Olga Lucia Cadavid Castro Guillermo Len Ramrez Gmez Germn David Cotes Ramrez Olga Luca Cadavid Castro. Juan Manuel Higuera Avellaneda y de Edgar Alfredo Restrepo Acevedo Sandra Jaqueline Guerrero Velandia Juan Manuel Higuera Avellaneda

Proceso Financiero y Control Interno. Proceso Auditor y Control Fiscal Ambiental. Contratacin, Macrofiscales Administrativo Sancionatorio

Controversias Judiciales, Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva COORDINADOR

Fsicos. Se dispondr de cuatro (4) computadores porttiles y papelera. Financieros. Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora a la Contralora General de Medelln, no se generan costos por viticos ni transporte por cuanto no es necesario el desplazamiento de los funcionarios fuera de la ciudad sede de la Gerencia Seccional. 6. TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LA AUDITORA

De acuerdo con el Plan General de Auditoras programado para la vigencia 2011, los siguientes son los tiempos establecidos para la presente auditora:
ACTIVIDAD
Planeacin Ejecucin de Auditora Elaboracin del informe preliminar de auditoria Ejercicio del derecho de contradiccin al informe preliminar Elaboracin del Informe Definitivo Formulacin Plan de Mejoramiento

FECHA
Del 24 al 27de Mayo Del 25 de julio al 5 de agosto Del 8 al 18 de Agosto Del 19 de Agosto al 1 de Septiembre Del 2 al 7 de septiembre 28 de septiembre

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