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ACCESS

1. Claves
2. Relaciones
3. Consultas de selección
4. Consultas de acción
5. Formularios
6. Informes
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1. CONSULTAS:
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Las consultas se
utilizan para buscar, ver y modificar los datos incluidos en las tablas.
∗ Una consulta le permitirá formular preguntas sobre datos almacenados en tablas.
∗ Proporciona la capacidad de buscar según criterios específicos.
∗ Es posible consultar datos de una o más tablas debidamente relacionadas.
∗ Se usa como origen de datos para formularios e informes.

CONSULTAS DE SELECCIÓN.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está
físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre
se vuelve a calcular.

EJEMPLO: mostrar los datos de los cursos con una duración de 3 semanas con el
nombre del Instructor a cargo:

VISTA DE LAS TABLAS EN LA

CONSULTA

Escoge el tipo de consulta:

 Selecciona los campos a mostrar:

CAMPO A MOSTRAR

TABLA ORIGEN

Ordena la información por el campo Descripción:

CAMBIA EL ORDEN DE CÓMO SE

VISUALIZA LA INFORMACIÓN

Oculta la visualización del campo IDcurso, de la tabla curso:

ACTIVA / DESACTIVA LA
VISUALIZACIÓN DEL CAMPO

PERMITE ESPECIFICAR UNA

CONDICIÓN EN

3
 4

EJEMPLO:
1. Listar los cursos con una duración de 3 semanas:
Ejercicios:
2. Mostrar los alumnos del curso de Windows.

3. Mostrar a los alumnos que se hayan retirado del curso de Word.

5
 6

4. Listar a los alumnos que no tengan teléfono, ordenados por apellido.

5. Listar a los cursos que cuesten igual o más de S/ 250.00

6. Listar los alumnos del instructor Abraham Barreto Meza del curso de Access.

CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
Generalmente se emplea como una fórmula que permite realizar modificaciones cada
vez que se ejecuta la consulta, permitiendo inclusive realizar cambios en la formula
inicial.
Por ejemplo, si tuviéramos en la tabla un campo IGV, el cual va es un campo calculado,
la actualización se realizaría con una consulta. Ahora si no fuera un campo calculado y
el porcentaje de IGV se cambiará, lo normal es modificar los registros existentes de
forma manual. Mediante la consulta si el porcentaje del IGV cambiará, solo tendríamos
que modificar la consulta y volverla a ejecutar para que todos los registros de la tabla
sean actualizados.

7. Ejemplo: Crear una c onsulta de actualización,

aplic ando un inc remento del 10% a la c uota del curso
Acc ess:

7
 8

S e le ccio na los cam pos y realiza los s iguient es camb ios :

8 . Ca mb ia r la fecha de inicio del curso Windo ws a l 0 1/04 /2019 ,

9 . L uego m odifica el fin del curs o Windo ws , des pués de 3 s ema na s de spués
de s u nue vo inicio.

9
 10

10 . A plica un des cuento del 2 0% a los curs os de Proj e ct y E xce l II.

CONSULTA DE ELIMINACIÓN
Elimina registros de la tabla de acuerdo a una condición o alcance, Generalmente los
registros a eliminar mediante esta consulta se realizan por campos del tipo fecha
(productos vencidos) o por una condición aún más específicas (alumnos retirados por
falta de pago que ya no asistan a clase hace tres semanas atrás, o borrar a los alumnos
que ya culminaron sus estudios). Es ilógico pensar que se va a crear una gran consulta
de eliminación para borrar un solo registro, pues después de su uso, esta consulta solo
estaría ocupando espacio en nuestro disco.

E lim ina r a t odos los a lum nos q ue no se encue nt ren a ct ivos en la ba se de

dat os :

2
 3

S e le ccio na los cam pos y realiza los s iguient es camb ios :

11 . E jem plo : E lim ina r a los e st udia nt es ret irados :

11
 12

CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

Mediante esta consulta, podemos agregar los registros resultantes de la consulta a una
determinada tabla o a otra base de datos. Si se especifica la misma tabla, entonces los
datos se añadirán al final de la tabla.

Un ejemplo claro ejemplo es querer eliminar de la base de datos a los alumnos que ya
culminaron sus estudios años anteriores, pero al borrarlos eliminamos toda información
de ellos. La solución es pasarlos a otra base de datos donde se guarden la relación de
los alumnos que ya han terminado, para tal fin se debe crear una consulta de datos
anexados.

12. Pas ar a otra tabla los alumnos que hayan c ursado Excel
antes de junio del 2019 :

1 . C rear una nueva tab la con los cam pos a gua rda r

2 . S e le cciona los cam pos y realiza los s iguient es camb ios :

 E JE RCICIO S P ROPU EST OS:

13 . C ons ulta r a los a lum nos de B re ña cuya fecha de na cim ient o esté
com prendida e nt re los a ños 80 y 84 .

14 . C re a ot ra cons ulta con los es tudia nt es del Dist rito de Ba rranco y La

Mo lina del curso de Windo ws .

13
 14

15 . Lista r a los a lum nos q ue s us apellidos em piecen con la pa la bra “A” de

lo s cursos de Word o Powe r Point

2. FORMULARIOS:
Quizás los elem entos má s im porta ntes dent ro del A cces s sea n s us
f o rm ula rios, m ediante estos el us ua rio puede intera ct ua r con la base
de dat os , ya sea pa ra int roducir datos a la tab la , elimina r regist ro s ,
a ct ua liza r dato s o llama r a ot ros form ula rios .

Los form ula rios s on ob jet os contenedores , es decir q ue pueden contener

a ot ros elem entos e inclus ive a ot ro form ula rio:

CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEÑO:

E n la venta na q ue s e vis ua liza , s elecciona los cam pos a incluir e n e l

f o rm ula rio:
Tamb ién podemos ins erta r la ta bla secundaria , el dis eño debe es ta r
q ueda ndo a s í:

15
16
17
 18

Po r me dio de los cont roles persona liza r la pres enta ción del f orm ula rio :

CRE AR UN FOR MULA RIO:

1 . C rear un f orm ulario para ca da consulta rea liza da ( son 15 cons ulta s
re alizada s) .

2 . C rear un f orm ula rio m ost ra ndo a los a lum nos por dist rit o
3. CREACIÓN DE INFORMES.

CONCEPTO.
Cuando lo que se desea es imprimir parte de los datos contenidos en una tabla o en
una consulta, lo mejor es crear un informe, el cual permite ordenar de acuerdo a un
criterio lógico los datos a imprimir.

CREAR UN INFORME.
Se debe hacer clic en INFORMES, consultas, crear en vista de diseño.

Primero debes seleccionar la tabla o consulta de donde se obtendrá los datos, luego:

Todo informe presenta las siguientes secciones:

a. ENCABEZADO DEL INFORME.

Muestra el título que rubricara paca página del informe, su función es parecida al
encabezado de página del Word.

b. ENCABEZADO DE PÁGINA.
Muestra el título de los campos, los cuales van a intervenir en el informe. Forma
parte de todo el cuerpo del programa.

19
 20

c. DETALLE.
Específica la forma que intervendrán los contenidos de los campos dentro del informe,
pudiendo también especificar formulas o anidar varios campos.
d. PIES DE PÁGINA.
Determina la información que se visualizara al final del cuerpo de la página.
e. PIES DEL INFORME.
Determina la información que se imprimirá al final de cada hoja del informa.
Funciona como el pie de página del MS-Word.

Si usted ya ha creado un formulario, entonces la ventana que presenta el diseñador de

consultas le va a parecer familiar. Pues presenta un origen de datos, la ventana
generadora de campos, la barrea de cuadro de herramientas, etc.

C re ar un inf orme pa ra cada form ula rio principa l cre ado y/o para las
co nsult as q ue us ted crea convenient e.

Práctic a c alificada

Trabajar colaborativamente de 2 o 3 alumnos y analizar el siguiente requerimiento: La

cadena de hoteles Inti Punku requiere contar con una base de datos sencilla, pero eficiente
donde almacenar todos los datos de sus pasajeros. Además, cuenta con 11 suite, 32
habitaciones matrimoniales, 40 habitaciones múltiples (4 camas) 80 habitaciones dobles,
220 habitaciones simples; 2 gimnasios, 8 saunas; 3 restaurantes, 4 piscinas 3 bares con
karaoke y un minimarket.

En un primer requerimiento solicita:

1. pasajeros: datos personales de los que se hospedan: apellidos y nombres, dirección,

teléfono, procedencia, días a hospedarse, Fecha de nacimiento y DNI

Establecer las siguientes propiedades para los campos que se indican a continuación:
a. Apellidos y nombres: Es obligatorio que se rellene siempre, además de ser
Indexado (con duplicados) – solo por el apellido paterno.
 Además, todo ingreso será en mayúscula.

b. Teléfono: Deberá tener una máscara de entrada de datos de forma que al

introducir el teléfono, la máscara sea la siguiente: (99) 999-999-99. Además, la
máscara no se debe almacenar con el teléfono y se muestre de derecha a izquierda.

c. Procedencia. Es opcional que se rellene.

d. Fecha de nacimiento: es fecha corta, máscara de entrada: dd/mm/aa. Regla de

Validación: no puede introducir fechas de nacimiento mayores a la fecha actual.
Texto de validación: “La fecha es incorrecta”.

e. DNI: Este campo tendrá una máscara de entrada con los 9 dígitos de este
documento (incluyendo el dígito verificador). Este campo también deberá ser
Indexado (Sin Duplicados).

2. Ingreso por hospedaje. Los campos más importantes son: fecha de ingreso, fecha
salida, número de cuarto, descripción habitación y costo.

Se consolidará el ingreso con un cuadro combinado mostrando los tipos de

habitaciones.

3. Ingreso por restaurant. Mostrará el consumo en las instalaciones del hotel (gym,
restaurant, bar, espacios recreativos.

4. Facturación: Se considera fecha facturación, descripción, subtotal y descuento.

S e pide cre ar las tab las , re la ciones , consult as , form ula rios y repo rte s ,
t eniendo q ue ingresa r 10 regist ros pa ra proba r la ba se de dat os

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