Manual CC Ministerio de Relaciones Exteriores

Ministerio de MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Relaciones Exteriores === * === Código:

Guatemala, C.A. Departamento de Compras 205-1
Procedimiento: Adquisición de Boletos Aéreos para
Comisión Oficial
1. NORMATIVA
Todo trámite de gestión de adquisición de boletos aéreos para comisiones oficiales deberá
contar con la autorización a través del Nombramiento Administrativo o Acuerdo Ministerial y
requisición de boletos aéreos, para la comisión oficial.
Una vez emitido y recibido el boleto, no podrá ser modificado, si fuere necesario por causas de
NORMAS
fuerza mayor o ajenas al pasajero, realizar cambios y/o suspender el viaje, deberá contar con la
justificación correspondiente y la autorización de la Autoridad que nombró la comisión.
En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el

Director Administrativo.
1) Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148.

2) Reglamento de la Ley de Servicio Diplomático, Decreto Supremo No. 130-2003.
3) Reglamento General de Viáticos y Conexos, Acuerdo Gubernativo 106-2016.
4) Reformas Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016,
Acuerdo Gubernativo 35-2017.
5) Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la
República de Guatemala.
6) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de
Guatemala.
BASE LEGAL 7) Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo
No. 122-2016 y sus reformas.
8) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013.
9) Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-.
10) Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del
Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
–GUATECOMPRAS-”.
11) Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del
Ministerio de Relaciones Exteriores”.
Elaboró: Revisó: Autorizó:

Fecha: Febrero 2020 === * === Páginas: 4
Comisión Oficial
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE Paso ACCIÓN
Asistente de Compras 1 Recibe de la Dirección General de la Cancillería, copia del nombramiento o

Acuerdo Ministerial para la comisión oficial, en el cual se indica el destino de la
comisión, fecha de salida y fecha de regreso.
2 Solicita a través de correo electrónico la cotización del boleto aéreo por lo menos
a dos agencias de viajes, de acuerdo con la información establecida en el
nombramiento, en función del Reglamento de Viáticos, la cotización se realiza por
la vía más directa en clase económica, a excepción de los boletos del señor
Ministro de Relaciones Exteriores (a excepción de que lo soliciten de esa manera).
Dirección solicitante 3 Realiza la requisición de boleto según corresponda, que incluirá: No. De requisición
asignado según correlativo específico, No. De Pre-Orden de compra (SIGES),
Centro de costo, Unidad Administrativa que solicita, Subproducto, Cantidad,
Nombre del servicio requerido, Especificaciones Técnicas del Servicio, Unidad de
Medida, Justificación, Observaciones. Además, solicita al Departamento de
Presupuesto la asignación de Disponibilidad Presupuestaria, dicha requisición
deberá contener nombre, firma, y sello del Solicitante y de Aprobado.
Asistente de Compras 4 Recibe la requisición de boletos por parte del solicitante, revisando los datos que
deben contener el documento y su concordancia con el nombramiento
administrativo o Acuerdo Ministerial, así como los datos a que se refiere el
numeral 3.
5 Registra la consolidación de la Pre-Orden, verifica que los datos correspondan con

la requisición física debiendo indicar el tipo de servicio, el pasajero, ruta, fecha y
motivo de la comisión y traslada para su autorización.
Jefe de Compras 6 Recibe el expediente verificando la documentación siguiente: Nombramiento

administrativo, Acuerdo Ministerial, Requisición, Pre-Orden y Consolidación,
autorizando ésta última en el sistema SIGES y devuelve.
Asistente de Compras 7 Recibe las cotizaciones por parte de las agencias de viajes, verifica los nombres de
pasajeros, fecha, ruta y compara entre las opciones la que favorezca a los intereses
del Ministerio, verificando que el monto total por comisión no pase de lo
establecido para compra directa, según la Ley de Contrataciones del Estado y que
las propuestas sean por la vía más directa y en clase económica y la traslada al

Comisión Oficial
nombrado para su revisión y confirmación.
7.1 Si el monto de la compra sobrepasa los Q.25,000.00, se deberá observar el

procedimiento de compra por oferta electrónica.
Persona nombrada 8 Verifica el itinerario propuesto, datos personales, horarios, los documentos
migratorios necesarios para viajar al destino y confirma la aceptación del
itinerario.
Asistente de Compras 9 Recibe de la persona nombrada o su asistente la aceptación o confirmación del

itinerario.
10 Confirma a la agencia de viajes elegida la emisión del boleto aéreo, enviando los
datos necesarios para su registro.
11 Registra la adjudicación de la opción confirmada ingresando los datos de la agencia

de viajes adjudicada, la descripción del servicio, el monto y traslada para
verificación y autorización.
Jefe de Compras 12 Verifica el registro de la adjudicación, autoriza y genera la orden de compra,

imprime, firma, sella y devuelve el expediente para continuar con el proceso.
Asistente de Compras 13 Recibe la Orden de Compra firmada, sella y firma e informa al proveedor
adjudicado para que emita el boleto aéreo.
14 Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto aéreo emitido y traslada

por la misma vía a la persona nombrada, solicitando confirmación de la recepción
y traslada al Departamento de Presupuesto para la generación de CUR de
Compromiso.
Depto. De Presupuesto 15 Genera CUR, firma y sella la orden de compra y CUR de Compromiso y devuelve al
Departamento de Compras.
Asistente de Compras 16 Solicita la factura a la agencia de viajes, para publicar posteriormente un NPG en
Guatecompras.
17 Recibe la factura de del boleto aéreo adjudicado, verifica que los datos sean
correctos y emite contraseña de pago.
18 Solicita la constancia de recepción de boleto aéreo de la persona nombrada, al

Comisión Oficial
solicitante en la requisición o en ausencia de ellos, a un técnico del área

responsable de la solicitud de la compra del boleto.
Persona nombrada, 19 Llena el formato enviado oportunamente con los datos de la factura enviada vía
solicitante o técnico del correo o física, firmándola y solicita el Visto Bueno del Director General, Director,
área Subdirector o Jefe del área, entregando el documento con la fecha del día en el
que se hace dicha entrega.
Asistente de Compras 20 Escanea la requisición, orden de compra y constancia de recepción del boleto
aéreo y factura (recibo de caja si hubiere), y registra un NPG en el Sistema
Guatecompras para publicar la documentación, en un plazo máximo de dos días
hábiles posteriores de recibida la Constancia de Recepción en el Departamento de
Compras.
21 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la Visa

correspondiente.
Depto. De Contabilidad 22 Revisa el expediente, firma y sella de Visa y devuelve para continuar la gestión.
Asistente de Compras 23 Cuando se autoriza la cuota financiera, se envía el expediente al Departamento de

Presupuesto para aprobación del CUR de Compromiso.
Depto. De Presupuesto 24 Revisa, aprueba el CUR de Compromiso, lo imprime, firma y sella y devuelve al
Asistente de Compras 25 Registra la liquidación en SIGES, así como la retención del Impuesto Sobre la Renta
(ISR) si la hubiere y se traslada para su autorización.
Jefe de Compras 26 Revisa, autoriza y devuelve el expediente para ser trasladado al Departamento de
Contabilidad.
Asistente de Compras 27 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la gestión de pago

correspondiente.

Procedimiento: Adquisición de Boletos Aéreos por
Movimientos de Personal
1. NORMATIVA
Toda gestión de adquisición de boletos aéreos por movimientos de personal, deberá contar con
el Acuerdo Gubernativo que autoriza el movimiento de personal y la requisición de boletos
aéreos respectiva.
Una vez emitido y recibido el boleto, no podrá ser modificado, si fuere necesario por causas de
NORMAS
fuerza mayor o ajenas al pasajero, realizar cambios y/o suspender el viaje, deberá contar con la
justificación correspondiente y la autorización del Despacho Superior.

1) Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148.

2) Reglamento de la Ley de Servicio Diplomático, Decreto Supremo No. 130-2003.
3) Reglamento General de Viáticos y Conexos, Acuerdo Gubernativo 106-2016.
4) Reformas Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016,
Acuerdo Gubernativo 35-2017.
6) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de
Guatemala.
BASE LEGAL 7) Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo
9) Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones
10) Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del

Asistente de Compras 1 Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, copia certificada del Acuerdo
Gubernativo de movimiento de personal en el Servicio Exterior.
2 Solicita vía correo electrónico al interesado indicar las fechas de viaje y

definir dicha fecha con al menos dos semanas de anticipación al vuelo,
solicitando la papelería necesaria para documentar la emisión de los
boletos:
a) Pasaporte y visas
b) Certificación de partida de nacimiento si viaja con hijos menores
c) Declaración jurada de dependencia económica, si son hijos mayores
de edad o padres dependientes
d) Acta o certificación de matrimonio
e) Contrato de trabajo si viajan con personal del servicio doméstico.
3 Renvía la información anterior a la Dirección de Recursos Humanos para la

elaboración de la requisición.
Dirección de Recursos 4 Realiza la requisición de boleto aéreo según corresponda, que incluirá: No. de
Humanos requisición asignado según correlativo específico, No. de Pre-Orden de compra
(SIGES), Centro de Costo, Unidad Administrativa que solicita, Subproducto,
Cantidad, Nombre del servicio requerido, Especificaciones técnicas del servicio,
Unidad de Medida, Justificación, Observaciones. Además, solicita al Departamento
de Presupuesto la asignación de Disponibilidad Presupuestaria, dicha requisición
deberá contener nombre, firma, y sello del Solicitante y de Aprobado.
Asistente de Compras 5 Solicita a través de correo electrónico la cotización del boleto aéreo por lo menos
a dos agencias de viajes, de acuerdo con la información que el funcionario solicite
en la vía más directa y clase económica.
6 Recibe requisición de boletos aéreos, por parte del Departamento de Servicio

Exterior revisando los datos que debe contener el documento y su concordancia
con el Acuerdo Gubernativo, así como los datos a que se refiere el numeral 4.
7 Registra la consolidación de la Pre-Orden, verifica que los datos correspondan con

la requisición física debiendo indicar el tipo de servicio, el pasajero, ruta, fecha y

detalle del movimiento del personal, y traslada para su autorización.
Jefe de Compras 8 Recibe el expediente verificando la documentación siguiente: Acuerdo

Gubernativo, Requisición, Pre-Orden y Consolidación, autorizando ésta última en
el sistema SIGES y devuelve.
Asistente de Compras 9 Recibe las cotizaciones por parte de las agencias de viajes, verifica los nombres de
pasajeros, fecha, ruta y compara entre las opciones la que favorezca a los intereses
del Ministerio, verificando que el monto total por comisión no pase de lo
establecido para compra directa, según la Ley de Contrataciones del Estado y que
las propuestas sean por la vía más directa y en clase económica y la traslada al
nombrado para su revisión y confirmación.
9.1 Si el monto de la compra sobrepasa los Q.25,000.00, se deberá observar el

procedimiento de compra por oferta electrónica.
Persona nombrada 10 Verifica el itinerario propuesto, datos personales, horarios, los documentos
migratorios necesarios para viajar al destino y confirma la aceptación del
itinerario.
Asistente de Compras 11 Recibe de la persona nombrada la confirmación del itinerario.
12 Confirma a la agencia de viajes elegida la emisión del boleto aéreo, enviando los
datos necesarios para su registro.
13 Registra la adjudicación de la opción confirmada ingresando los datos de la agencia

de viajes adjudicada, la descripción del servicio y el monto y traslada para
verificación y autorización.
Jefe de Compras 14 Verifica el registro de la adjudicación, autoriza y genera la orden de compra,

imprime, firma, sella y devuelve el expediente para continuar con el proceso.
Asistente de Compras 15 Recibe la Orden de Compra firmada, sella y firma e informa al proveedor
adjudicado para que emita el boleto aéreo.
16 Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto aéreo emitido y traslada

por la misma vía a la persona nombrada, solicitando confirmación de la recepción
y traslada al Departamento de Presupuesto para la generación de CUR.
Depto. De Presupuesto 17 Genera CUR, firma y sella la orden de compra y CUR de Compromiso y devuelve al

Asistente de Compras 18 Solicita la factura a la agencia de viajes, para publicar posteriormente un NPG en
Guatecompras.
19 Recibe la factura de del boleto aéreo adjudicado, verifica que los datos sean
correctos y emite contraseña de pago.
20 Solicita la constancia de recepción de boleto a la Dirección de Recursos Humanos

como responsable de la solicitud de la compra del boleto.
Dirección de Recursos 21 Llena el formato enviado oportunamente con los datos de la factura enviada vía
Humanos correo o física, firmándola y solicita el Visto Bueno del Director, Subdirector o Jefe
del área, entregando el documento con la fecha del día en el que se hace dicha
entrega.
Asistente de Compras 22 Escanea la requisición, orden de compra y constancia de recepción del boleto
aéreo y factura (Recibo de Caja si hubiere), y registra un NPG en el Sistema
Guatecompras para publicar la documentación, en un plazo máximo de dos días
hábiles posteriores de recibida la Constancia de Recepción en el Departamento de
Compras.
23 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la Visa

correspondiente.
Depto. De Contabilidad 24 Revisa el expediente, firma y sella de Visa y devuelve para continuar la gestión.
Asistente de Compras 25 Cuando se autoriza la cuota financiera, se traslada el expediente al Departamento

de Presupuesto para la aprobación del CUR de compromiso.
Depto. De Presupuesto 26 Revisa, aprueba, imprime y firma el CUR de compromiso y devuelve al

Asistente de Compras 27 Registra la liquidación en SIGES, así como la retención del Impuesto Sobre la Renta
(ISR) si la hubiere y traslada para autorización.
Jefe de Compras 28 Revisa, autoriza y devuelve el expediente para ser trasladado al Departamento de
Contabilidad.
Asistente de Compras 29 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la gestión de pago

correspondiente.

Procedimiento: Compra de Baja Cuantía con Cheque
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra de Baja Cuantía con cheque, la adquisición se puede hacer hasta
por un monto de cinco mil quetzales exactos (Q5,000.00), excepto los casos que tengan una
justificación válida. Cuando el monto de la adquisición es de Q.0.01 a Q10,000.00 se solicita 1
cotización, cuando el monto de la adquisición es mayor a Q10,000.00 hasta 25,000.00, se
solicitan dos cotizaciones. Las compras deben ser autorizadas por la Dirección General de la
Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería por medio de la Requisición
de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.
La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra
y realizar los registros y realizar el pago por medio de cheque.
La Requisición debe indicar: cantidad, unidad de medida, nombre del insumo si aplica,
descripción del bien o servicio que solicitan y la Justificación para la cual se requiere y
observaciones si las hubiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de
Almacén cuando sean bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo
requerido.
En el caso en que se adquieran bienes o servicios a diferentes proveedores utilizando una

NORMAS misma Requisición, se adjuntará una copia razonada de la misma a cada expediente adicional
que se genere.
El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la

disponibilidad de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté
disponible lo requerido a través de esa modalidad para poder realizar la compra como
corresponda.
Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:

1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores
2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cuando aplique)
3. NIT: 337794-6
4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras
cuando aplique e indicar el régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de
Administración Tributaria (SAT).
5. Deben tener la palabra Cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas
Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que debe presentar recibo de caja
cuando corresponda.
Nota: Las facturas deben estar vigentes.

Por cada compra de bienes o servicios, el solicitante deberá entregar una Constancia de
Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente.
Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3
“Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y
a Inventario”, las del grupo 3 deben llevar la constancia de inventario.
En el momento en que se reciba en el Departamento de Compras la Constancia de Recepción, o

a más tardar a los 2 días hábiles siguientes, se publicará en el Sistema Guatecompras
adjuntando la documentación pertinente que forma parte del expediente de la compra.

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra de Baja Cuantía con cheque, serán
resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia
por el Despacho Superior.
1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la
2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de
Guatemala.
3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo
4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013.
BASE LEGAL 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-”.
6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del
7. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del
8. Oficio circular A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas -CGC-.

Dirección Solicitante 1 Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras

o Servicios para su revisión.
Técnico de Compras 2 Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si

cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto,
justificación, observaciones si las hubiere y partida presupuestaria.
3 Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar

y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra de Baja
Cuantía con cheque, quien revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de
lo requerido en Contrato Abierto.
Técnico de Compras 4 Recibe la requisición y solicita cotización, analiza y adjudica al proveedor para la
entrega del bien o la prestación del servicio y si aplica elabora el cuadro
comparativo de ofertas.
5 Ingresa al programa FileMarker Pro en Orden, donde se realizará el llenado de una

Orden de compra tradicional.
6 Completa la información solicitada en el formato de Orden de Emisión de Cheque

y traslada para revisión y firma.
Jefe de Compras 7 Revisa, firma y devuelve para continuar con el proceso.
Técnico de Compras 8 Recibe los documentos y traslada al Jefe del Departamento de Presupuesto, para
la revisión y firma de orden de compra tradicional.
Jefe del Depto. de 9 Revisa, firma y devuelve al Departamento de Compras.

Presupuesto
10 Recibe el expediente y traslada a la Dirección Financiera, para la revisión del
Técnico de Compras mismo y firma del formato de Orden de Emisión de Cheque.
11 Revisa, firma y devuelve al Departamento de Compras para continuar con el

Dirección Financiera trámite correspondiente.
Técnico de Compras 12 Recibe el expediente firmado, y traslada al Departamento de Caja.

Departamento de Caja 13 Recibe el expediente, revisa, elabora cheque y notifica al Departamento de

Compras cuando el cheque está firmado y listo para ser entregado al proveedor.
Técnico de Compras 14 Notifica al proveedor para que entreguen los Bienes, Suministros, Obras o
Servicios, si son bienes o suministros deben entregarse en la Unidad de Almacén.
Proveedor 15 Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios
solamente entrega al que lo solicitó y entrega la factura original y otra
documentación que le sea requerida en Compras y si son bienes los entrega en la
Unidad de Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean
compras del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”; y recibe cheque.
Almacén e Inventarios 16 Recibe bienes y entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a

Inventario” al Departamento de Compras.
Técnico de Compras 17 Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, e informa

al solicitante que el servicio se recibió o que el bien ingresó y requiere la
“Constancia de Recepción”.
18 Procede a crear un NPG en GUATECOMPRAS, y publica la documentación

siguiente:
a) Factura y Recibo de Caja si aplica.

b) Constancia de Recepción.
c) Constancia de Ingreso al Almacén y a Inventario.
d) Orden de Compra tradicional.
e) Cuadro Comparativo de Ofertas cuando las compras sean mayores a
Q10,000.00 hasta Q25,000.00.
f) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.
Nota: La documentación se puede publicar antes de solicitar el cheque si se ha

recibido el bien o servicio y la factura.
19 Conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Caja para su

resguardo.

Procedimiento: Compra de Baja Cuantía con Orden de
Compra
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra de Baja Cuantía, la adquisición se puede hacer hasta por un monto
de veinticinco mil quetzales exactos (Q25,000.00). Cuando el monto de la adquisición es de
Q.0.01 a Q10,000.00 se solicita 1 cotización, cuando el monto de la adquisición es mayor a
Q10,000.00 hasta 25,000.00, se solicitan dos cotizaciones. Las compras deben ser autorizadas
por la Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la
Cancillería por medio de la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.
y realizar los registros de consolidación, adjudicación y liquidación en el Sistema Informático de
Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente.
La Requisición debe indicar, cantidad, unidad de medida, presentación, nombre y código del
insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, la Justificación para la cual se
requiere y observaciones si las hubiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la
Unidad de Almacén cuando sean bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar
fotografías de lo requerido.

que se genere.
El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la

disponibilidad de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté
disponible lo requerido a través de esa modalidad, para poder realizar la compra como
corresponda.

2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cundo aplique)
3. NIT: 337794-6
cuando corresponda.

Compra
a Inventario”, las del grupo 3 deben llevar la constancia de inventario.
El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta
en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el
efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas
impositivas que correspondan según la legislación vigente, excepto los pagos que se realicen
por medio de cheque.
En el momento en que se reciba en el Departamento de Compras la Constancia de Recepción o

a más tardar a los 2 días hábiles siguientes, se creará un NPG en el Sistema Guatecompras, y se
publicará la documentación siguiente:
1. Constancia de Recepción.
2. Factura y recibo de caja cuando corresponda.
3. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (cuando aplique).
4. Orden de Compra (cuando aplique).
5. Cuadro Comparativo de Ofertas cuando las compras sean mayores a Q10,000.00 hasta
Q25,000.00.
6. Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra de Baja Cuantía, serán resueltos en

primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el
Despacho Superior.
BASE LEGAL Guatemala.

Compra
5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –
GUATECOMPRAS-”.
8. Oficio circular A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas -CGC-.

Compra

Técnico de compras 2 Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si


y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra de Baja
Cuantía, quien revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido
en Contrato Abierto.
Técnico de Compras 4 Recibe la Requisición, solicita cotización y analiza; revisa que la pre-orden se
encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES).
5 Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para

autorización.
Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con
Jefe de Compras 6
el trámite respectivo.
Registra la adjudicación o COM-DEV en el sistema SIGES, colocando los datos del

Técnico de Compras 7
proveedor y los precios de los bienes o servicios solicitados y traslada para la
autorización.
Autoriza en el sistema SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y

Jefe de Compras 8
firmada para seguir con el trámite respectivo.
Técnico de Compras 9
Notifica al proveedor para recibir en el Ministerio lo requerido.
solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que
le sea requerida en Compras, y si son bienes los entrega en la Unidad de Almacén y
estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3
“Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”.
Almacén e Inventarios
11 Recibe los bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a

Compra
Almacén y a Inventario” de la compra realizada.
Técnico de Compras 12 Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” e informa al

solicitante que el bien ya ingresó o que el servicio se recibió, para que elabore la
13 Recibe la Constancia de Recepción, y procede a crear un NPG en GUATECOMPRAS,

adjuntando la documentación correspondiente.
14 Conforma el expediente, solicita la generación de la Constancia de Retención de

ISR solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo
al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual deberá contener los
documentos siguientes:
a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios

b) Cotización o Cotizaciones
c) Cuadro Comparativo de Ofertas cuando las compras sean mayores a
Q10,000.00 hasta Q25,000.00.
d) Orden de Compra (cuando aplique).
e) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (cuando corresponda).
f) Factura y Recibo de Caja (cuando aplique)
g) Retención de ISR (cuando corresponda)
h) Constancia de Recepción
i) Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS del NPG
Departamento de 15 Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma,
Contabilidad sella y devuelve.
Técnico de Compras 16 Recibe el expediente y envía al Departamento de Presupuesto para genera el

Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso.
Depto. De Presupuesto 17 Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de

Compras.
Técnico de Compras 18 Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de
Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de
Compromiso.
Depto. De Presupuesto 19 Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al

expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación
para solicitar el pago.

Compra
Técnico de Compras 20 Recibe expediente, genera la liquidación registrando la factura y la Retención de

ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad
de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad
Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios.
Unidad de Inventarios 21 Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el
Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al
Técnico de Compras 22 Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación.
Jefe de Compras 23 Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve.
Técnico de Compras 24 Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar
el pago.

Procedimiento: Compra por Contrato Abierto
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra por Contrato Abierto, la adquisición de bienes o servicios no tienen

límite en el monto. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes,
Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la
Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería,
mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho
Superior. La Requisición debe ser presentada en el Departamento de Compras para poder
tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación
y devengado, en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente.
La Requisición de Bienes, suministros, obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de
medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la
Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la
Unidad de Almacén si aplica, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido.

misma Requisición, se adjuntará una copia razonada de la misma a cada expediente adicional
que se genere.
NORMAS El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la

disponibilidad de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto e imprimirá el reporte que se
genera con los datos del Contrato Abierto: nombre del proveedor, descripción de lo requerido y
el costo unitario, y lo anexará al expediente.
El Departamento de Compras deberá solicitar una Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

(CDP) al Departamento de Presupuesto anterior a generar la Orden de Compra, por los
renglones que la ley indique.

a. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores
b. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10
c. NIT: 337794-6
d. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras
e. Deben tener la palabra cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas
cuando corresponda.

a Inventario”.
En esta modalidad no es necesario publicar los documentos que forman parte del expediente,
debido a que el NOG no es accesible para el Usuario Comprador Hijo, ya que no fue registrado
por él y no se debe generar un NPG ya que existe un NOG creado para el efecto.

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Contrato Abierto, serán resueltos en
Despacho Superior.
Guatemala.
BASE LEGAL 4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013.
–GUATECOMPRAS-.


o Servicios, para su revisión.
Asistente de Compras 2 Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si

cumple con todos los requisitos, verifica código(s) de insumo(s), subproducto,
justificación, observaciones y que contenga la partida presupuestaria.

y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra de
contrato abierto,
Técnico de Compras 4 Recibe Requisición, revisa en el Sistema Guatecompras la existencia de lo

requerido e imprime el reporte de los bienes o servicios.
5 Genera la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) y traslada para su

solicitud.
Jefe de Compras 6 Revisa y solicita la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) y traslada

para seguir con el trámite respectivo.
Técnico de Compras 7 Envía el expediente al Departamento de Presupuesto para aprobación.
Departamento de Revisa, aprueba e imprime la CDP, y devuelve el expediente al Departamento de

8
Presupuesto Compras.
Técnico de Compras Revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de

9
Gestión (SIGES).
Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para

10
autorización.
Jefe de Compras Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con
11

Técnico de Compras 12 Registra adjudicación o COM-DEV en el sistema SIGES, indica que es compra por
medio de Concurso y agrega el número de NOG del Contrato Abierto, comprueba
el NIT del proveedor al que se le adjudicó la adquisición, colocando los precios de
los Bienes y/o Servicios solicitados y traslada para autorización.
Jefe de Compras 13 Autoriza en el sistema SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y
firmada para seguir con el trámite respectivo o solamente aprueba el COM-DEV.
Técnico de Compras 14 Notifica al proveedor la adjudicación vía telefónica o por correo para que
entregue en el Ministerio lo requerido.
solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que
Almacén e Inventarios 16 Recibe bienes y factura y luego entrega al Departamento de Compras la factura
original y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de la compra
realizada.
Técnico de Compras 17 Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” e informa al

solicitante que el bien ya ingresó o que el servicio se prestó, para que elabore la
18 Recibe la “Constancia de Recepción”, solicita la Constancia de Retención de ISR

solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva” y conforma el
expediente para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual
deberá contener los documentos siguientes:

b) Reporte del Sistema de Guatecompras de Contrato Abierto
c) Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
d) Orden de Compra cuando aplique
e) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique
f) Factura y recibo de caja cuando corresponda
g) Retención de ISR cuando aplique
h) Constancia de Recepción
Departamento de 19 Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma,
Contabilidad sella y devuelve.

Técnico de Compras 20 Recibe el expediente y envía al Departamento de Presupuesto para generar el CUR
de Compromiso
Departamento de 21 Genera CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras.

Presupuesto
Compromiso.
Departamento de 23 Recibe expediente, aprueba CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente,

Presupuesto devolviendo al Departamento de Compras para generar la liquidación o
devengado.
Técnico de Compras 24 Recibe expediente, genera la liquidación registrando la factura y la Retención de

ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad
de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad
Técnico de Compras 28 Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar
el pago.

Procedimiento: Compra Directa con Oferta Electrónica
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra Directa con Oferta Electrónica, las adquisiciones pueden ser de
Q25,000.00 en adelante hasta Q90,000.00.
Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o

Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la debe autorizar la Dirección General de la
Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta
Q90,000.00 los Viceministros. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras
para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV,
liquidación y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago
correspondiente.
La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de
Unidad de Almacén si son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de
lo requerido.

que se genere.
El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la no

existencia de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté
disponible y poder realizar la compra como corresponda.
Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra Directa con
Oferta Electrónica, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso,
anexando los siguientes documentos:

b) Especificaciones Técnicas
c) Bases de Contratación
d) Oficio de Invitación
El plazo que debe mediar entre la publicación de un evento en Guatecompras y la recepción de

las ofertas es de 1 día hábil como mínimo y máximo de 5 días hábiles, lo cual se determinará
dependiendo de la necesidad y urgencia de lo solicitado.

En el presente procedimiento, se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas en el

Sistema Guatecompras aun cuando fuere solamente una, y se adjudicará tomando en cuenta los
criterios de calificación que la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento permiten para
determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de
Relaciones Exteriores publicando un “Cuadro Comparativo de Ofertas” cumpliendo con lo que
establece la ley.
De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se dará plazo de 1 día hábil en el Sistema

Guatecompras para recibir las mismas. Si de nuevo no se recibieren ofertas, se declarará el
evento Desierto y se procederá a crear un Evento en el Sistema Guatecompras por “Ausencia de
Ofertas”, solicitando la cotización y papelería que se indicó en el evento que se publicó
inicialmente para agregarla al nuevo evento de ausencia de ofertas.
Luego de adjudicado al proveedor, el Departamento de Compras podrá solicitar a través del

Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o muestras o documentación complementaria
indicando el tiempo para recibirlas.

3. NIT: 337794-6
cuando corresponda.
Por cada compra de bienes o servicios, el solicitante deberá entregar en el Departamento de

Compras una Constancia de Recepción por cada factura recibida, la cual formará parte del
expediente.
a Inventario”; y las facturas de bienes inventariables deberán contener la marca, modelo, serie,
color y documento de garantía.


impositivas que correspondan según la legislación vigente.
Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, en el NOG creado en el Sistema Guatecompras,

se publicará la documentación siguiente:
1. Constancia de Recepción
2. Factura y recibo de caja cuando corresponda
3. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, si aplica

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra Directa con Oferta Electrónica, serán
Guatemala.
6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del
GUATECOMPRAS-.
8. Acuerdo A-038-2016 Contraloría General de Cuentas.

RESPONSABLE No. ACCION

Dirección solicitante 1 Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros,
Obras o Servicios para su revisión.

cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), producto y
subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria.
3 Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control

auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de
Compra Directa con Oferta Electrónica.
Técnico de Compras 4 Revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en

Contrato Abierto y revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema
Informático de Gestión (SIGES).

autorización.
6 Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir
Jefe de Compras
con el trámite respectivo.
Técnico de Compras 7 Procede a la preparación de las Bases de Contratación y Oficio de Invitación
para la creación del concurso en el Sistema de Información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS, crea los bienes, suministros Obras
o servicios solicitados y adjunta los documentos escaneados y traslada para su
publicación.
Jefe de Compras 8 Recibe el expediente original, revisa y publica el concurso en el Número de
Operación en Guatecompras –NOG-, imprime la constancia de publicación en
el Sistema GUATECOMPRAS y traslada.
Técnico de Compras 9 Luego de concluido el tiempo para recibir ofertas, se verifica en el sistema
GUATECOMPRAS, y de no haber recibido las mismas, se prorroga el tiempo
para recibir ofertas. De no recibir nuevamente ninguna oferta, se crea un
evento por ausencia de ofertas en GUATECOMPRAS, solicitando al(los)
proveedor(es) la documentación necesaria para su publicación y adjudicación,
atendiendo el procedimiento establecido.

10 Si recibió ofertas, procede a la impresión de todas las ofertas recibidas, se

analizan, de ser necesario se piden aclaraciones, ampliaciones y
documentación complementaria, y de no cumplir con lo anterior se declara el
evento desierto o anulado y se procede a publicar nuevamente.
11 Elabora el Cuadro Comparativo de Ofertas, seleccionando la(s) mejor(es)

oferta(s) que favorezca a los intereses del Ministerio, firma y sella y traslada
para su revisión.
Jefe de Compras 12 Recibe la documentación, la revisa, firma y sella autorizando el cuadro de

adjudicación y devuelve.
Técnico de Compras 13 Recibe el Cuadro de Adjudicación y lo traslada a la Dirección General de la

Cancillería o Despacho Viceministerial, dependiendo del monto adjudicado.
Dirección General de la 14 Revisa y autoriza la adjudicación, firma, sella y devuelve el expediente al

Cancillería/Despacho Departamento de Compras.
Viceministerial
Técnico de Compras 15 Procede a realizar la finalización del concurso con base a la documentación
recibida, a través del sistema Guatecompras, en el status de finalizado
adjudicado e imprime el reporte de adjudicación.
16 Si se considera que la adjudicación de un servicio amerita una Acta, se elabora,

se solicitan firmas y fianza de cumplimiento al proveedor y se publica en
Guatecompras el Acta y Fianza; de lo contrario no es necesario ni para los
bienes y suministros.
17 Registra la adjudicación en el SIGES, agrega el NOG correspondiente y agrega

los precios de los bienes o servicios solicitados y traslada para la autorización.
Jefe de Compras 18 Autoriza en el SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y firmada
para seguir con el trámite respectivo.
Técnico de Compras 19 Publica la Orden de Compra en GUATECOMPRAS y notifica al proveedor vía

telefónica o vía correo electrónico para recibir en el Ministerio lo requerido.
solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación
que le sea requerida en Compras, y si son bienes los entrega en la Unidad de
Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras

del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”.
Almacén e Inventarios 21 Recibe bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a

Almacén y a Inventario” de la compra realizada.
Técnico de Compras 22 Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” cuando

aplique, e informa al solicitante que el servicio se prestó o que el bien ya
ingresó, para que elabore la “Constancia de Recepción”.
23 Recibe la Constancia de Recepción, y procede a publicar en el NOG a más

tardar a los dos días hábiles siguientes la documentación siguiente:
a) Constancia de Recepción
b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda
c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique
24 Verifica en el NOG, que los documentos se hayan anexado correctamente.
25 Conforma el expediente, solicita la Constancia de Retención del Impuesto

Sobre la Renta (ISR), solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención
Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual
deberá contener los documentos siguientes:
a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

b) Bases de Contratación.
c) Oficio de Invitación.
d) Especificaciones Técnicas.
f) Ofertas Electrónicas.
g) Cuadro Comparativo de Ofertas.
h) Acta y fianza de cumplimiento solamente cuando se elabore.
i) Orden de Compra cuando aplique.
j) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando corresponda.
k) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda.
l) Retención de ISR, cuando aplique.
m) Constancia de Recepción.
n) Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS.
Depto. Contabilidad 26 Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos,
firma, sella y devuelve.
Técnico de Compras 27 Recibe el expediente envía al Departamento de Presupuesto para generar el

Depto. Presupuesto 28 Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de

Compras.
Compromiso.
Depto. Presupuesto 30 Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al

expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la
liquidación para realizar el pago.
Técnico de Compras 31 Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la

hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de
Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad
Unidad de Inventarios 32 Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera
el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y
traslada al Departamento de Compras.
Técnico de Compras 35 Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a

solicitar el pago.

Procedimiento: Negociaciones entre Entidades del Sector
Público
1. NORMATIVA
En la modalidad de Negociaciones entre Entidades del Sector Público, la adquisición de bienes o

servicios no tienen límite en el monto. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la
“Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la
deberá autorizar la Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General
de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00
el Despacho Superior. La Requisición debe ser presentada en el Departamento de Compras para
poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación o COM-DEV,
liquidación y devengado, en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago
correspondiente.
Unidad de Almacén si aplica.
Para realizar la gestión de Negociaciones entre Entidades del Sector Público, cuando se trate de
bienes o servicios, se requerirá la autorización previa de las autoridades competentes por
medio de Resolución del Despacho Superior, donde se apruebe la adjudicación para realizar la
NORMAS negociación con la Institución que proporcionará el bien o brindará el servicio.
El Departamento de Compras si existiere contrato de por medio en compras del grupo 2

“Materiales y Suministros” o grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” en los
renglones que la ley indique en cada uno de los grupos, deberá solicitar una Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria (CDP) al Departamento de Presupuesto, anterior a generar la
Orden de Compra o COM-DEV, conforme lo estipulado en el artículo 26 bis del Decreto 101-97 y
conforme el Artículo 29 del Acuerdo Gubernativo 540-2013, y según los Decretos que sean
aplicables al año fiscal vigente. De lo contrario no se deberá solicitar la CDP.
Los comprobantes que extiendan las distintas entidades del sector público deben contener los
siguientes datos:
a. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores
b. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10
c. NIT: 337794-6
d. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras si
aplica.
e. Cuando aplique, las entidades deberán indicar el régimen al cual están inscritos en la
Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
f. Deben tener la palabra cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas

Público
Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que deben presentar recibo de caja
cuando corresponda, y los recibos de ingresos varios.
Nota: Si fueren facturas deben estar vigentes.
Por cada comprobante de pago de la compra o servicio requerido, el solicitante deberá elaborar
una constancia de recepción y deberá entregarse en el Departamento de Compras, la cual
formará parte del expediente y deberá publicarse dentro de los dos días hábiles siguientes a la
recepción de la misma.
Los documentos que deben publicarse en el NOG creado a través del portal Guatecompras, son
los siguientes:
a. Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

b. Resolución de autorización y aprobación de adjudicación.
c. Cotización.
d. Orden de Compra si aplica.
e. Comprobante de pago.
f. Constancia de Recepción.

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra entre Entidades del Sector Público, serán
2. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo
Guatemala.
BASE LEGAL 4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013.
–GUATECOMPRAS-.

Público


Público

o Servicios, para su revisión.
Asistente de Compras 2 Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios revisando, si

justificación, observaciones y que contenga la partida presupuestaria.

y traslada la requisición original al encargado de las negociaciones entre entidades
del sector público, según el monto de la adquisición.
Analista/Técnico de 4 Revisa en Contrato Abierto la no existencia de lo requerido y revisa que la pre-

Compras orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES).
5 Solicita al proveedor enviar la propuesta económica del bien o servicio requerido.
6 Una vez recibida la propuesta económica, se solicita la autorización de

adjudicación a la Autoridad Superior competente por medio de una Resolución.
7 Genera el Número de Operación GUATECOMPRAS, NOG para crear el concurso de

Negociaciones entre Entidades del Sector Público y adjunta la requisición.
Jefe de Compras Revisa y publica el NOG correspondiente.

8
Adjudica la negociación a través de GUATECOMPRAS, anexando la resolución de
9
aprobación de adjudicación y la propuesta económica.
Analista/Técnico de Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para

10
Compras autorización.
Jefe de Compras Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con
11
Analista/Técnico de Registra la adjudicación o COM-DEV en el sistema SIGES, indica que es Negociación

12
Compras entre Entidades del Estado y agrega el número de NOG, comprueba el NIT de la
Institución, colocando los precios y traslada para autorización.

Público
Jefe de Compras 13 Autoriza en el sistema SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y
firmada cuando aplica o solamente COM-DEV, para seguir con el trámite
respectivo.
Analista/Técnico de 14 Publica la Orden de Compra si hubiere en el NOG creado y notifica vía telefónica o
Compras por correo a la Institución la adjudicación para recibir en el Ministerio lo requerido.
Entidades del Sector 15 Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios
Público solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que
Almacén e Inventarios 16 Recibe el bien y comprobante y elabora la “Constancia de Ingreso a Almacén y a

Inventario” y lo entrega en el Departamento de Compras.
Analista/Técnico de 17 Recibe el comprobante y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” e

Compras informa al solicitante que el bien ingresó o que el servicio se recibió, para que
elabore la “Constancia de Recepción”.
18 Recibe la “Constancia de Recepción”, la publica con el Comprobante en el NOG y

conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para
VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes:
a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

b) Oferta económica recibida.
c) Resolución de aprobación de adjudicación.
d) Orden de Compra si aplica.
e) Comprobante de pago.
f) Ingreso al Almacén y a Inventario, solamente si aplica.
g) Constancia de Recepción.
Departamento de 19 Recibe el expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos,

Contabilidad firma, sella y devuelve.
Analista/Técnico de 20 Recibe el expediente y traslada al Departamento de Presupuesto para generar el

Compras CUR de Compromiso.
Departamento de 21 Genera CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras.

Presupuesto

Público
Analista/Técnico de 22 Cuando la cuota financiera está aprobada envía al Departamento de Presupuesto

Compras para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso.
Departamento de 23 Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime, agrega al

Presupuesto expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación o
devengado para realizar el pago.
Analista/Técnico de 24 Recibe expediente, genera la liquidación o devengado registrando la factura y la

Compras Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el
expediente al Departamento de Inventarios para el registro de los bienes en el
Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios.
Analista/Técnico de 26 Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación.

Compras
Analista/Técnico de 28 Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar

Compras el pago.

Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles o
Equipo
1. NORMATIVA
En el Arrendamiento de Bienes Muebles o Equipo no hay límite en el monto para realizar la

adquisición, y se deberá cumplir con la modalidad de compra dependiendo del monto a
contratar, ya sea anual o menor a un año.
Las adquisiciones serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o

Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la
Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe
ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los
registros de COM-DEV y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, para tramitar
el pago correspondiente.
medida, descripción del servicio que solicitan, Subproducto, Justificación para la cual se
requiere, observaciones y partida presupuestaria.
La adquisición del servicio de Arrendamiento de Bienes Muebles o Equipo, se realizará por

Proveedor Único, Baja Cuantía, Oferta Electrónica, Cotización o Licitación, dependiendo del
NORMAS monto del servicio a requerir, publicando en el Sistema Guatecompras un concurso cuando
aplique, anexando los documentos que cada modalidad de compra requiera publicar:
Si se publicare un Evento en el Sistema Guatecompras, el plazo que deberá mediar entre la

publicación de un evento en Guatecompras y la recepción de las ofertas, dependerá de la
modalidad de compra que se utilice.
El plazo del arrendamiento podrá prorrogarse por única vez, si está contemplado en el contrato
respectivo y no existiere incremento en el valor contratado.

2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cundo aplique)
3. NIT: 337794-6
Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias, que debe presentar recibo de caja

Equipo
cuando corresponda.
Por cada pago del servicio y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de
efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva”, aplicando las tasas

Los casos no previstos en el procedimiento de Arrendamiento de Bienes Muebles o Equipo,

serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda
instancia por el Despacho Superior.
Guatemala.
GUATECOMPRAS-.

Equipo


cumple con todos los requisitos, verifica: cantidad, unidad de medida,
descripción del servicio, subproducto, justificación, observaciones y partida
presupuestaria.

compra correspondiente.
Analista/Técnico de Compras 4 Cuando el monto de la adquisición del servicio de arrendamiento es hasta

Q.25,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de Baja Cuantía.
5 Cuando el monto de la adquisición del servicio de arrendamiento es mayor de

Q.25,000.00 hasta Q.90,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de
Oferta Electrónica.

Q.90,000.00 hasta Q.900,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de
Compra por Cotización.

Q.900,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de Compra por
Licitación.
8 Cuando la adquisición del servicio de arrendamiento es con proveedor único,

se regirán de acuerdo a la modalidad de adquisición con Proveedor Único.

Procedimiento: Compras por medio de Caja Chica y
Reembolso Parcial del Fondo
1. NORMATIVA
El efectivo de los fondos de caja chica deberá resguardarse en un lugar seguro con llave.
Los fondos fijos de caja chica están constituidos para realizar gastos menores para la
adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de indispensables, urgentes y no
previsibles y serán utilizados única y exclusivamente para la finalidad solicitada y
autorizada.
El monto máximo a desembolsar por medio de fondos de caja chica del Departamento
de Compras de la Dirección Administrativa es de Q.2,000.00.
Para obtener recursos de este fondo, el interesado deberá llenar todos los apartados
del formulario del Vale de Caja Chica o Formulario Reintegro de fondos de Caja Chica y
presentarlo al Departamento de Compras de la Dirección Administrativa con las firmas
respectivas.
El efectivo solicitado a través del Vale de Caja Chica o reintegro, se entregará en horario
NORMAS
de 10:00 a 11:00 a.m. y de 15:00 a 16:00 horas en el Departamento de Compras y será
entregado solamente a la persona que está solicitando el Vale de Caja Chica o el
Reintegro.
El encargado del fondo de Caja Chica verificará previo a la entrega del efectivo, si se
cuenta con existencias en la Unidad de Almacén, de los bienes para los cuales requieren
los recursos. Si se cuenta con existencia se denegará de oficio, caso contrario,
procederá.
El Vale de Caja Chica deberá liquidarse el mismo día en que se reciba, solamente los
vales que sean tramitados en horario de 15:00 a 16:00 horas y vales para la compra de
cena para el personal que laborará tiempo extraordinario o fines de semana, podrán ser
liquidados el día hábil siguiente en horario de 10:00 a 11:00 de la mañana.
Cuando se hayan realizado gastos de forma emergente, el interesado deberá solicitar el

Reintegro de Fondos de Caja Chica a más tardar al día hábil siguiente de la compra del
bien o adquisición del servicio, en horario de 10:00 a 11:00 de la mañana.

Para la liquidación del Vale de Caja Chica o Reintegro de fondos de Caja Chica, en ambos
casos, deberá acompañarse la Constancia de Recepción por cada factura, debidamente
firmada, sellada e indicando el nombre y puesto tanto del solicitante como de la
persona que lo autoriza, misma que se emitirá con la fecha en la que se presente al
Departamento de Compras. (ver anexo adjunto)
Las facturas o recibos deberán ser emitidas sin borrones, tachones o alteraciones, y con
las siguientes características
-) Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores
-) Dirección: 2ª avenida 4-17 zona 10
-) NIT 337794-6
-) Deberán incluir el Régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de
Administración Tributaria –SAT-, lo cual no se aceptará a mano.
-) Las facturas deberán incluir la palabra Cancelado, excepto las facturas
electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que
debe presentar recibo de caja cuando corresponda.
-) Si se adquieren bienes o suministros, la factura deberá llevar sello de
ingreso al Almacén, excepto las facturas que sean de las Delegaciones
Departamentales considerando el lugar donde se adquieren.
-) Para la compra de Mobiliario y Equipo de oficina, equipo de Cómputo y otros bienes
inventariales, debe contener además del sello de ingreso al Almacén, la constancia de
ingreso al módulo de inventarios del SICOIN, cuyo trámite se realizará en el
departamento de Contabilidad y se autorizará la compra únicamente en casos
urgentes.
-) Para el pago de un servicio de un bien, propiedad del Ministerio de
Relaciones Exteriores, deberá razonarse que dicho bien está inventariado.
El responsable de la liquidación del Vale de Caja Chica deberá entregar, en los tiempos
establecidos, la(s) factura(s) y el efectivo que le hubiese sobrado, para cuadrar el valor
recibido.
No se aceptarán las facturas que hayan sido pagadas con tarjeta de crédito y/o débito,
tampoco que haga referencia al pago por bebidas alcohólicas y propina. No se permite
la acumulación de puntos por las compras que beneficien al comprador.
Las facturas o recibos y la Constancia de Recepción deberán publicarse en un NPG

creado en el Portal Guatecompras, el mismo día de la emisión de la Constancia de

Recepción o a más tardar el día hábil siguiente.
Con el fin de mantener disponibilidad para cumplir con el objetivo para el cual fue
creado, el encargado (a) de Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras de la
Dirección Administrativa, debe presentar solicitud de reintegro semanalmente o cuando
el fondo alcance como máximo el 20% de su ejecución llenando el formato de
liquidación y enviarlo al Departamento de Presupuesto para para su control y registro
correspondiente, así como para la asignación de la partida presupuestaria.
El Encargado (a) del Fondo de Caja Chica, trasladará cada liquidación al Departamento
de Contabilidad para su revisión y visado respectivo. De existir alguna corrección dicho
Departamento devolverá el expediente al encargado del Fondo de Caja Chica para que
proceda a corregir previo a continuar con el trámite.
Posteriormente al visado, el Departamento de Contabilidad entregará el expediente de

liquidación al Departamento de Caja para su reintegro.
El Departamento de Caja verificará la documentación y procederá a elaborar el cheque

de reintegro e informará al Encargado (a) del Fondo de Caja Chica para que se presente
a recoger el mismo para cobrarlo en el Banco respectivo y tener disponibilidad de
efectivo.
Todas las facturas deben ser liquidadas en el mes en que fueron emitidas o a más tardar
los primeros cinco días hábiles del siguiente mes, excepto las que se emitan cuando el
fondo de caja chica aún no está constituido, las cuales se liquidarán a más tardar a los
cinco días hábiles siguientes de haberse recibido.
Deberá existir un control correlativo interno de liquidaciones, numeración que deberá

colocarse en el encabezado del formulario que integra la liquidación de gastos.
A través del Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras de la Dirección

Administrativa, se podrán realizar gastos del grupo 1 “Servicios no Personales” excepto
los gastos del subgrupo 15 “Arrendamientos y Derechos” subgrupo 17 “Mantenimiento
y Reparación de Obras e Instalaciones” y Subgrupo 18 “Servicios Técnicos y
Profesionales” siempre que requieran CONTRATO, de lo contrario sí podrán pagarse
dichos gastos por medio del Fondo de Caja Chica; Grupo 2 “Materiales y Suministros”; y
Grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” excepto los renglones 311, 312, 314, 315,

321, 325, 327, 331, 332, 333, 341.
A través del Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras de la Dirección

Administrativa, podrá pagarse facturas del ejercicio fiscal anterior que se realicen
posterior a la fecha de liquidación final de los Fondos Fijos de Caja Chica, para lo cual se
deberá proceder de la siguiente forma:
-) Deberán presentar en el Departamento de Compras la copia de las facturas

y las Constancias de Recepción por cada factura emitida en el mismo día de haber
realizado la compra o al siguiente día hábil por la mañana, para ser publicadas en un
NPG el día en que se reciban o a más tardar al día hábil siguiente. El reintegro se
efectuará al momento de contar con los fondos correspondientes.
La liquidación final del Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras, se realizará
en las fechas que para el efecto se establezcan en las normas de cierre emanada del
Ministerio de Finanzas Públicas y del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.
3) Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No.
122-2016 y sus reformas.
5) Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-.
BASE LEGAL
6) Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del Sistema
de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-.
8) Acuerdo Ministerial 06-98
11) Oficio Circular No. A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas

Dirección solicitante 1 Se presenta al Departamento de Compras con el Vale de Caja Chica o el

Vale de Reintegro de Caja Chica, debidamente completo, con la firma y sello
del solicitante y de la autoridad del área.
Asistente Técnico de 2 Revisa el vale verificando el cumplimiento de los datos establecidos y

Compras entrega el efectivo o reintegra el gasto.
3 Si es un reintegro coloca el sello de liquidado, archiva el Vale de Reintegro

de Caja Chica y crea un NPG en GUATECOMPRAS anexando la factura y la
constancia de recepción.
Dirección solicitante 4 Realiza la compra, presenta la factura y la constancia de recepción para la

liquidación del Vale de Caja Chica.
Asistente Técnico de 5 Revisa la factura y la constancia de recepción verificando el cumplimiento

Compras de los datos establecidos, recibiendo el reintegro si hubiera, y coloca el
sello de liquidado en el vale y lo archiva.
6 Crea un NPG en GUATECOMPRAS anexando la factura y la constancia de

recepción.
7 Semanalmente prepara la(s) liquidación(es) de Caja Chica, anexando todos

los NPG’s con la documentación de soporte para hacer la gestión de
reembolso correspondiente y traslada para su revisión.
Jefe de Compras 8 Revisa la documentación, firma y sella de autorización y devuelve.
Asistente Técnico de 9 Envía al Departamento de Presupuesto la documentación para la

Compras verificación de códigos de insumo y renglones de gasto.
Depto. De Presupuesto 10 Revisa la documentación, sellando y firmando la misma y devuelve.
Asistente Técnico de 11 Envía al Departamento de Contabilidad la documentación para la visa

Compras correspondiente y posterior traslado al Departamento de Caja para la

emisión del cheque de reembolso.

Procedimiento: Compra por Casos de Excepción
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra por Casos de Excepción, la adquisición se puede realizar por

cualquier monto conforme las compras estipuladas en la Ley de Contrataciones del Estado. Las
adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o
Q90,000.00 los Viceministros y si es mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior.
y realizar los registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago
correspondiente.
La Requisición debe indicar, cantidad, unidad de medida, presentación, nombre y código del
insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, la Justificación para la cual se
requiere y observaciones si las hubiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la
Unidad de Almacén cuando sean bienes o suministros.
NORMAS 1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores

3. NIT: 337794-6
cuando corresponda.
Si se trata de servicios básicos del Ministerio para uso del personal en general, no es necesaria
la Constancia de Recepción para gestionar el pago correspondiente.

En el momento de la recepción de la factura o a más tardar a los dos días hábiles siguientes, se
creará un NPG en el Sistema Guatecompras, y se publicará la documentación siguiente:

2. Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Casos de Excepción, serán resueltos
en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el
Despacho Superior.
Guatemala.
–GUATECOMPRAS-.
8. Oficio circular A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas -CGC-




y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra por
Casos de Excepción.
Asistente Técnico de 4 Recibe Requisición y revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo

Compras requerido en Contrato Abierto, de ser necesario solicita cotización y cuando recibe
la factura crea un NPG en el Portal GUATECOMPRAS publica la requisición y la
factura correspondiente.
5 Registra el Compromiso y Devengado, CyD en el sistema SIGES, agregando el NPG

del servicio solicitado y traslada para la autorización.
Jefe de Compras 6 Revisa y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite
respectivo.
Asistente Técnico de 7 Conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para

Compras VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes: a)Requisición de Bienes,
Suministros, Obras o Servicios b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda y c)
Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS del NPG.
Recibe el expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos,

Depto. Contabilidad 8 firma, sella y devuelve.
Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de

Asistente Técnico de 9 Presupuesto para generar y aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de
Compras Compromiso.
Recibe el expediente, genera y aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega

Depto. De Presupuesto 10 al expediente y traslada al Departamento de Contabilidad para realizar el pago.

Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
1. NORMATIVA
En el Arrendamiento de Bienes Inmuebles puede efectuarse siempre que el organismo,

dependencia o entidad interesada careciere de ellos, los tuviese en cantidad insuficiente o en
condiciones inadecuadas.
Para el efecto, la dependencia o entidad interesada debe justificar la necesidad y conveniencia

de la contratación. Con esos antecedentes, si lo considera procedente la autoridad
correspondiente de la entidad interesada aprobará el contrato, según corresponda de acuerdo
a la ley y al reglamento, sin perjuicio que se podrá aplicar cualquier modalidad de compra de
acuerdo al monto.
Los arrendamientos de bienes inmuebles deberán ser solicitados a través de la “Requisición de

Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la adquisición es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar
la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería,
mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho
Superior. La requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para dar trámite al
arrendamiento, efectuar los registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES, y solicitar el
pago correspondiente.
NORMAS La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios debe indicar: cantidad, unidad de
medida, descripción general del arrendamiento que solicitan y la justificación de la necesidad y
conveniencia de la contratación del arrendamiento. Asimismo, deberá acompañar el
documento de especificaciones generales y técnicas del bien a arrendar.
El contrato, fianzas y acuerdo de aprobación deberán publicarse por medio electrónico en el

sitio web CGC Portal Web de la Contraloría General de Cuentas y en GUATECOMPRAS.
En el arrendamiento se deberá requerir al proveedor copia legalizada de la siguiente

documentación:
Empresa individual:
- Patente de Comercio de Empresa
- Fotocopia de documento personal de identificación del propietario
- Constancia de Registro Tributario Unificado (RTU) actualizado
- Solvencia fiscal reciente
- Escritura pública del bien inmueble y sus modificaciones si las hubiere ante el Registro de la
Propiedad
- Declaración de IVA E ISR, pagada el mes anterior a presentar su oferta económica
- Constancia de la cuenta inscrita en Tesorería Nacional, generada desde la página del Ministerio

de Finanzas Públicas en la que indique que la cuenta se encuentra activa.

- Certificación de inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad, de fecha no mayor a
un mes anterior a la presentación de la oferta en la que indique que no tiene limitaciones o está
libre de gravámenes. (que no cuente con problemas legales).
Para Sociedades Mercantiles, adicionalmente a la documentación que debe presentar la

empresa individual, deberá adjuntar:
- Patente de Comercio de Sociedad
- Testimonio de la Escritura Pública constitutiva de la Sociedad, así como sus modificaciones de
ser el caso, debidamente inscrito y razonado por el Registro Mercantil General de la República
de Guatemala.
- Nombramiento del mandatario especial con representación o representante legal y su
inscripción en el Registro Mercantil y en el archivo de protocolos cuando corresponda.
- Fotocopia de documento personal de identificación del Mandatario especial con
representación o representante legal, según corresponda.
Ambas empresas deberán adjuntar lo siguiente:

Acta Notarial de Declaración Jurada de la descripción del Bien Inmueble, con consentimiento a
realizar mejoras.
- Acta notarial de Declaración Jurada firmada por el oferente, en la que conste lo siguiente:
a) Que el oferente no está comprendido en alguna de las prohibiciones que establece el Artículo
80 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas.
b) Que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las entidades a las que se refiere el
Artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas.
c) Que toda la información y documentos proporcionados estén actualizados y sean de fácil
acceso. De conformidad con las Normas de transparencia en los procedimientos de compra o
contratación pública, de conformidad con el Acuerdo Ministerial 24-2010 emitido por el
Ministerio de Finanzas Públicas.
d) Que se dedica en forma permanente al giro comercial de que se trata la negociación que se
iniciará.
e) Que indique los servicios básicos con los que cuenta el bien inmueble a arrendar.
f) En caso de que fuere copropiedad, deberán indicar que no existe usufructo.
De conformidad con lo establecido en el artículo 43 literal e) de la Ley de Contrataciones del

Estado, se creará el NOG por modalidad de compra de arrendamiento de bienes inmuebles a
través del sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras, y se realizará la
publicación anexando los siguientes documentos:

b) Especificaciones técnicas
c) Dictamen técnico

d) Propuesta económica
e) Resolución de aprobación de adjudicación
f) Contrato Administrativo
g) Fianza de cumplimiento
h) Acuerdo Ministerial de Aprobación
Las facturas deben contener los siguientes datos:

3. NIT: 337794-6
4. Descripción del arrendamiento, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras
cuando aplique e indicar el régimen de ISR, al cual están inscritos en la
Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
cuando corresponda.
Por cada pago mensual del arrendamiento del bien inmueble y por cada factura, el solicitante
deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará
parte del expediente y deberá publicarse a más tardar a los dos días hábiles siguientes de la
recepción.
en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de conformidad con el
Régimen de ISR en el que se encuentre inscrito, cuando los proveedores sean “Sujetos a
Retención Definitiva”, aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación
vigente.
En ausencia del jefe de compras, podrán realizar sus funciones el Subdirector o Director
Administrativo.
Los casos no previstos en el procedimiento de arrendamiento de Bienes Inmuebles, serán

BASE LEGAL


Guatemala.
6. Resolución 19-2019, Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del
–GUATECOMPRAS-.


Obras o Servicios para su revisión, conjuntamente con las especificaciones
técnicas y el dictamen técnico, incluyendo la justificación en el mismo.
Asistente de Compras 2 Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, y realiza la

revisión de los documentos para verificar el cumplimiento de los requisitos
solicitados, verifica subproducto, justificación, observaciones y partida
presupuestaria.

auxiliar y traslada la requisición original a la persona designada para realizar la
gestión de arrendamiento de bienes inmuebles.
Analista de Compras 4 Solicita al Departamento de Presupuesto el Dictamen Presupuestario

correspondiente.
Depto. De Presupuesto 5 Elabora el Dictamen Presupuestario y traslada al Departamento de Compras.
Analista de Compras 6 Solicita la papelería y la oferta económica al proveedor para registrar el evento
en Guatecompras, según lo establecido en la normativa.
Proveedor 7 Entrega la papelería completa para formalizar el negocio.
Analista de Compras 8 Verifica la documentación recibida del proveedor y procede a evaluar la misma
y a elaborar el cuadro comparativo para la adjudicación del negocio.
9 Realiza memorándum en el que adjunta la documentación respectiva y solicita

la Resolución del Despacho Superior para la aprobación de adjudicación del
arrendamiento del bien inmueble.
Autoridad Superior 10 Resuelve la aprobación de la adjudicación solicitada por el departamento de

Competente compras, previa verificación de la documentación presentada.
Analista de Compras 11 Realiza el registro del proceso en Guatecompras por modalidad de

Arrendamiento de Bienes Inmuebles y traslada para su publicación.
Jefe de Compras 12 Revisa, publica el evento por la modalidad de arrendamiento de bienes

inmuebles y traslada para su seguimiento.
Analista de Compras 13 Procede a la publicación del listado de oferentes y posterior a la publicación

del cuadro comparativo de adjudicación.
14 Finaliza el concurso en Guatecompras y anexa la resolución de aprobación de

adjudicación emitida por la autoridad superior competente.
15 Envía el expediente de la negociación a la Dirección de Asuntos Jurídicos para

la elaboración del contrato administrativo de arrendamiento de bienes
inmuebles.
Dirección de Asuntos 16 Elabora contrato y envía para trámite de firmas.

Jurídicos
Dirección General de la 17 Realiza la firma del contrato administrativo, y tramita la fianza de garantía de
Cancillería/Proveedor cumplimiento y autenticidad de la misma y la entrega al Departamento de
Compras para las gestiones de aprobación del contrato respectivo.
Analista de Compras 18 Recibe la fianza y autenticidad de la misma y solicita a la Dirección de Asuntos

Jurídicos el Acuerdo Ministerial de aprobación del contrato suscrito.
Dirección de Asuntos 19 Elabora el Acuerdo Ministerial y gestiona la firma de aprobación del contrato
Jurídicos/Dirección General suscrito para el posterior envío al Departamento de Compras.
de la Cancillería
Analista de Compras 20 Recibe el Acuerdo Ministerial de aprobación y notifica al proveedor vía correo
electrónico el contrato aprobado, para iniciar con la vigencia de la
contratación. Registra el COM-DEV en SIGES y traslada para su autorización.
Jefe de Compras 21 Revisa el expediente y autoriza en el SIGES.
Analista de Compras 22 Realiza la publicación del contrato suscrito, fianza, autenticidad y Acuerdo
Ministerial de Aprobación de contrato en el NOG creado en Guatecompras y
en la página de la Contraloría General de Cuentas –CGC-.
Proveedor 23 Entrega el servicio y la factura (mensual) y recibo de caja si lo hubiere.
Dirección solicitante 24 Recibe el servicio y la factura (mensual) y recibo de caja si lo hubiere, verifica
que cumpla con los requisitos legales, que coincida la descripción con lo
requerido y el monto por la cantidad adjudicada y elabora la Constancia de

Recepción y envía al Departamento de Compras.
Asistente Técnico de Compras 25 Recibe la factura y el recibo de caja si lo hubiere, así como la Constancia de
Recepción y realiza la publicación de los documentos en el NOG generado para
el efecto, asimismo registra y emite la Constancia de Retención si fuere
necesario.
26 Traslada el expediente para VISA al Departamento de Contabilidad.
Departamento de 27 Revisa el expediente, firma, sella y devuelve el mismo visado al Departamento

Contabilidad de Compras para seguir con el trámite respectivo.
Asistente Técnico de Compras 28 Verifica que exista la cuota financiera Cuando ya hay cuota aprobada, traslada
el expediente al Departamento de Presupuesto para gestionar el CUR de
Compromiso.
Depto. de Presupuesto 29 Recibe el expediente y procede a elaborar y aprobar en SIGES el Comprobante

Único de Registro –CUR- de Compromiso, imprime, firma y traslada al
Asistente Técnico de Compras 30 Procede a registrar el devengado en el SIGES, registra la factura y si fuere
Sujeto a Retención registra la misma y traslada para su autorización.
Jefe de Compras 31 Ingresa a SIGES, procede a la revisión del devengado, autoriza y traslada para
seguir con el trámite.
Asistente Técnico de Compras 32 Recibe el expediente completo autorizado y traslada al Departamento de

Contabilidad para solicitar el pago.

Procedimiento: Adquisición de Bienes Inmuebles
1. NORMATIVA
En la Adquisición de Bienes Inmuebles no hay límite en el monto y se deberá cumplir con la

modalidad de compra dependiendo del monto a contratar, ya sea anual o menor a un año.
No será obligatoria la licitación ni la cotización en la compra de bienes inmuebles, que sean

indispensables por su localización o por la prestación de servicios públicos que únicamente
puedan ser adquiridos de una sola persona cuyo precio no sea mayor al avalúo que practique el
Ministerio de Finanzas Públicas.
Las adquisiciones serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o

Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la
Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe
ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y efectuar los
registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES, y solicitar el pago correspondiente.
medida, código(s) de insumo(s), descripción del bien que solicitan, y la justificación para la cual
se requiere.
NORMAS
El contrato, fianzas y acuerdo de aprobación deberán publicarse por medio electrónico en el
sitio web CGC Portal Web de la Contraloría General de Cuentas y en GUATECOMPRAS.
En la adquisición del bien, se deberá requerir al proveedor copia legalizada de la siguiente

documentación:
Empresa individual:
- Patente de Comercio de Empresa

- Fotocopia de documento personal de identificación
- Constancia de Registro Tributario Unificado (RTU) actualizado
- Solvencia fiscal reciente
- Escritura pública del bien inmueble y sus modificaciones si las hubiere
- Declaración de IVA E ISR, pagada el mes anterior a presentar su oferta económica
- Constancia de inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado.
- Constancia de inventario de cuentas generada en la página del Ministerio de Finanzas Públicas
- Certificación de inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad, con fecha reciente
indicando que no tiene limitaciones o está libre de gravámenes. (que no cuente con problemas
legales)

- Declaración Jurada firmada por el oferente, según los Artículos 19, 26 y 80 de la ley de
Contrataciones del Estado y sus Reformas, haciendo constar lo siguiente:
a) Que el oferente no está comprendido en alguna de las prohibiciones que establece el Artículo
b) Que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las entidades que se refiere el Artículo
c) Que toda la información y documentos proporcionados estén actualizados y es de fácil
acceso. De conformidad con las Normas de transparencia en los procedimientos de compra o
contratación pública, de acuerdo con el Acuerdo Ministerial 24-2010 emitido por el Ministerio
de Finanzas Públicas.
d) Que se dedica en forma permanente al giro comercial de que se trata la negociación que se
iniciará.
e) Indicar los servicios básicos con los que cuenta el bien inmueble
f) En caso de que fuere copropiedad, deberán indicar que no hay usufructo.
g) Acta Notarial de Declaración Jurada de Descripción del Bien Inmueble.
Para Sociedades Mercantiles, adicionalmente deberá adjuntar:
- Patente de Comercio de Sociedad

- Testimonio de la Escritura Pública constitutiva de la Sociedad, así como sus modificaciones de
ser el caso, debidamente inscrito y razonado por el Registro Mercantil General de la República
de Guatemala.
- Nombramiento del mandatario o representante legal y su inscripción en el Registro Mercantil
- Fotocopia de documento personal de identificación
Se publicará en el Sistema Guatecompras un concurso cuando aplique, anexando los

documentos que se soliciten en el Sistema Guatecompras y los que la ley indique

c) Bases de Contratación
d) Documentación presentada por el proveedor
e) Dictámenes cuando corresponda
f) Resolución de aprobación de adjudicación
g) Avalúo realizado por el Ministerio de Finanzas Públicas, cuando corresponda
El plazo que deberá mediar entre la publicación de un evento en Guatecompras y la recepción

de las ofertas, dependerá de la modalidad de compra que se utilice.
En el presente procedimiento, si se publicara la adquisición del servicio en el Sistema

Guatecompras, se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas, y se adjudicará tomando

en cuenta los criterios de calificación que la Ley de Contrataciones y su Reglamento permiten

para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio
de Relaciones Exteriores, publicando el documento que apruebe la adjudicación, cumpliendo
con lo que establece la ley.
De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se darán los plazos conforme la modalidad de

compra que se aplique dependiendo del monto de la adquisición.
El Departamento de Compras podrá solicitar cuando aplique y sea necesario, las aclaraciones,
muestras o documentación complementaria, previo a tomar la decisión de adjudicación.

3. NIT: 337794-6
cuando corresponda.
El solicitante deberá entregar por cada factura, una Constancia de Recepción en el

Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente, y se deberá publicar a más
tardar a los dos días hábiles siguientes haberse recibido.
efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva”, aplicando las tasas
Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, se publicará en el NOG creado en el Sistema

Guatecompras la documentación siguiente:
1. Constancia de Recepción
2. Factura y recibo de caja, cuando corresponda
3. Constancia de ingreso al Almacén, cuando corresponda


Los casos no previstos en el procedimiento de Adquisición de Bienes Inmuebles, serán resueltos

Despacho Superior.
Guatemala.
GUATECOMPRAS-.


Obras o Servicios para su revisión, conjuntamente con las especificaciones
técnicas y el dictamen técnico, incluyendo la justificación en el mismo.

justificación, observaciones y partida presupuestaria.

adquisición de bienes inmuebles.
Analista/Técnico de Compras 4 Revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de

Gestión (SIGES).
5 Elabora Bases de Contratación, tomando en consideración las especificaciones

técnicas solicitadas.
6 Solicita Dictamen Presupuestario y Opinión Jurídica correspondiente.
Depto. De 7 Elabora el Dictamen Presupuestario y Opinión Jurídica y traslada al

Presupuesto/Dirección de Departamento de Compras.
Asuntos Jurídicos
Analista/Técnico de Compras 8 Solicita la papelería y la oferta económica al proveedor para registrar el evento
en Guatecompras, según lo establecido en la normativa.
Proveedor 9 Entrega la papelería completa para formalizar el negocio.
Analista/Técnico de Compras 10 Solicita la Resolución del Despacho Superior para la aprobación de

adjudicación del bien requerido.
11 Registra y adjudica en Guatecompras el evento en la modalidad de

Arrendamiento o Adquisición de Bienes Inmuebles publicando la siguiente
documentación:
b) Bases de Contratación

c) Especificaciones técnicas
d) Dictamen Presupuestario, Dictamen Técnico y Opinión Jurídica
e) Oferta Económica
f) Documentación solicitada al proveedor del bien inmueble
g) Resolución de aprobación de adjudicación
Analista/Técnico de Compras 12 Envía el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración de

contrato.
Dirección de Asuntos 13 Elabora contrato y envía al Departamento de Compras para tramitar las firmas
Jurídicos de proveedor y las autoridades competentes.
Analista/Técnico de Compras 14 Coordina con el proveedor y las autoridades competentes la firma del contrato
y solicita la fianza de cumplimiento y autenticidad de la misma, para solicitar la
aprobación.
Proveedor 15 Tramita fianza(s) y autenticidad de la misma(s) y entrega al Departamento de

Compras para seguir con el trámite correspondiente.
Analista/Técnico de Compras 16 Recibe la fianza(s) y autenticidad de la misma (s) y solicita a la Dirección de

Asuntos Jurídicos el Acuerdo Ministerial de aprobación del contrato suscrito.
Dirección de Asuntos 17 Elabora el Acuerdo Ministerial y gestiona la firma de aprobación para posterior
Jurídicos/Dirección General envío al Departamento de Compras, para continuar con el trámite
de la Cancillería correspondiente.
Analista/Técnico de Compras 18 Recibe el Acuerdo Ministerial, elabora Orden de Compra en SIGES y notifica al
proveedor vía correo electrónico.
19 Publica el contrato, fianza(s), autenticidad y Acuerdo Ministerial de Aprobación

de contrato en el NOG creado en Guatecompras y en la página de la
Contraloría General de Cuentas -CGC-.
20 Realiza la gestión de nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora y

se notifica a la misma.
Despacho Superior 21 Emite nombramiento para la Comisión Receptora y Liquidadora.
Comisión Receptora y 22 Recibe nombramiento y el bien inmueble con factura, elabora acta de
Liquidadora recepción y envía al Departamento de Compras.

Analista/Técnico de Compras 23 Recibe la factura y la constancia de recepción cuando corresponda, las actas de
recepción y las publica en GUATECOMPRAS.

autorización.
Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir
Jefe de Compras 25
Registra la adjudicación en SIGES, agregando el NOG del evento, agregando el

Analista/Técnico de Compras 26
monto y envía para su aprobación.
Jefe de Compras 27
Revisa y autoriza la adjudicación en SIGES, firma, sella y devuelve.
Traslada el expediente para VISA al Departamento de Contabilidad.
Revisa expediente, firma y sella y devuelve el expediente VISADO al

Departamento de 29
Departamento de Compras para seguir con el trámite respectivo.
Contabilidad
Traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para generar el
Genera CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras para

Depto. De Presupuesto 31
Cuando ya hay cuota aprobada, traslada el expediente al Departamento de

Presupuesto para generar CUR de Compromiso.
Recibe el expediente y procede a la aprobación en SIGES del Comprobante

Depto. De Presupuesto 33
Único de Registro –CUR- de Compromiso, imprime, firma y traslada al
Procede a la elaboración de la Liquidación de la orden de compra en SIGES,

registra la factura y traslada para su autorización.
Ingresa a SIGES, procede a la revisión de la liquidación, autoriza y traslada para

Jefe de Compras 35
Recibe el expediente completo autorizado y traslada al Departamento de

Contabilidad para solicitar el pago.

Procedimiento: Adquisición con Proveedor Único
1. NORMATIVA
En la modalidad de Adquisición con Proveedor Único, las compras no tienen límite de monto.
Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o

Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q.90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe
ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los
registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente.
medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, la justificación
para la cual se requiere y disponibilidad presupuestaria; asimismo debe llevar el sello de “NO
EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si son bienes o suministros, de ser necesario deberán
anexar fotografías de lo requerido.

NORMAS
Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Adquisición con
Proveedor Único, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un evento, anexando
los siguientes documentos:

c) Dictamen Técnico, cuando aplique
d) Bases de Contratación
e) Oficio de Invitación
Para establecer el extremo de Proveedor Único, el Ministerio publicará en el Diario Oficial,

también publicará en uno de los diarios de mayor circulación del país y en Guatecompras,
invitando a los interesados en ofertar la contratación de bienes, suministros o servicios
solicitados, señalando el día, hora y lugar para que presenten su disposición a ofertar.
El plazo que debe mediar entre la invitación a ofertar y la manifestación de interés es máximo
de 5 días hábiles a partir de la última publicación.
Se designará una Comisión Receptora de tres miembros nombrados por la Autoridad

Administrativa superior, para recibir la manifestación de interés, si no concurrieran interesados

o se presentare uno solo, se hará constar en el acta de recepción y se podrá realizar la
adquisición con proveedor único.
Si se presentare más de un oferente, la Comisión Receptora rendirá un informe a la autoridad

superior para que proceda a realizar la adquisición a través de la modalidad aplicable.
Si no se presentaren oferentes, la autoridad competente quedará facultada para contratar

directamente con ausencia de ofertas, cumpliendo con las mismas condiciones del proceso
original, solicitando el Departamento de Compras a través del Sistema Guatecompras las
aclaraciones y/o muestras o documentación complementaria.
El Departamento de Compras solicitará al Despacho Superior el nombramiento de la Comisión

Receptora y Liquidadora, quienes evaluarán los bienes o servicios adjudicados indicando si el
proveedor incurrió en atraso, dejando la evidencia en el acta correspondiente.

3. NIT: 337794-6
cuando corresponda.
Por cada compra de bienes o servicios y por cada factura, el solicitante deberá entregar una
Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente
y deberá publicarse a más tardar a los dos días hábiles siguientes de su recepción.
a Inventario”; y las facturas de bienes inventariables deberán contener la marca, modelo, serie,
color y documento de garantía.
El Departamento de Compras deberá solicitar una Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

(CDP) al Departamento de Presupuesto anterior a generar la Orden de Compra en los casos en

que haya un contrato de por medio que afecte los renglones que estipula la ley.

1. Constancia de Recepción.
3. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, cuando aplique.
4. Orden de Compra, cuando aplique.
5. Acta de Recepción cuando corresponda.

Los casos no previstos en el procedimiento de Adquisición con Proveedor Único, serán resueltos
Despacho Superior.
Guatemala.
–GUATECOMPRAS-.




auxiliar y traslada la Requisición original al responsable de la modalidad de
Adquisición con Proveedor Único.
Analista/Técnico de Compras 4 Recibe la requisición y revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de

lo requerido en Contrato Abierto.
5 Si aplica, revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema


autorización.
7 Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir
Jefe de Compras
Analista/Técnico de Compras 8 Procede a la preparación de las Bases de Contratación, Oficio de Invitación y
demás documentos que Guatecompras indique para la creación del evento.
9 Crea los bienes, suministros o servicios solicitados y adjunta los documentos

escaneados a través del portal GUATECOMPRAS y traslada para su publicación.
Jefe de Compras 10 Recibe el expediente original, revisa y publica el concurso en el Número de
Operación en Guatecompras –NOG-, imprime la constancia de publicación en
el Sistema GUATECOMPRAS y traslada.
Analista/Técnico de Compras 11 Envía para publicación en el Diario Oficial y en un diario de mayor circulación
en el país, la invitación a ofertar los bienes, suministros o servicios solicitados.
12 Realiza las gestiones de nombramiento de la Comisión Receptora en el

Despacho Superior y notifica a la Comisión nombrada.

Comisión Receptora 13 Luego de la notificación y analizadas las bases; una vez concluido el plazo,
recibe la oferta, analiza y elabora acta de recepción, acta de adjudicación y
envía al Departamento de Compras para su publicación, da respuesta a
inconformidades si las hubiere y solicita la resolución de aprobación al
Despacho Superior.
13.1 Si existe más de un oferente, elabora un informe al Despacho Superior y

solicita la realización de la compra por la modalidad correspondiente
dependiendo del monto. Si no se reciben ofertas, se realizará la compra
directa por ausencia de ofertas, solicitando a los proveedores la
documentación.
Despacho Superior 14 Elabora la Resolución de aprobación de adjudicación y traslada junto con el

expediente al Departamento de Compras.
Analista/Técnico de Compras 15 Publica en el Sistema Guatecompras el Acta de Recepción, Acta de

Adjudicación y Resolución de adjudicación.
16 Si es un servicio a contratar, y se considera que se debe elaborar acta

administrativa en Compras o contrato en Jurídico, se realizan las gestiones y se
envía el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos para la elaboración de
contrato, de lo contrario no se elabora acta o contrato.
Departamento de 17 Elabora acta o contrato y envía para gestionar las firmas y solicitar el Seguro
Compras/Dirección de de Caución de Cumplimiento.
Asuntos Jurídicos
Proveedor/Autoridad 18 Firma acta o contrato y tramita el Seguro de Caución de Cumplimiento.

Competente
Proveedor 19 Presenta el Seguro de caución de Cumplimiento de acta o contrato al

Analista/Técnico de Compras 20 Solicita a la Dirección de Asuntos Jurídicos el Acuerdo Ministerial de

Aprobación del contrato.
Dirección de Asuntos 21 Elabora el Acuerdo Ministerial y gestiona la firma de aprobación, para

Jurídicos posterior envío al Departamento de Compras, para continuar con el trámite
correspondiente.

Analista/Técnico de Compras 22 Recibe el Acuerdo Ministerial, elabora Orden de Compra en SIGES o COM-DEV
y envía para aprobación.
Jefe de Compras 23 Revisa y autoriza la adjudicación en SIGES, imprime, firma y devuelve para
continuar con la gestión.
Analista/Técnico de Compras 24 Notifica al proveedor vía telefónica o por correo electrónico la adjudicación.
25 Publica Orden de Compa, contrato, fianza(s), autenticidad y Acuerdo

Ministerial de Aprobación de contrato en el NOG creado en Guatecompras y
en la página de la Contraloría General de Cuentas –CGC-.
26 Si es acta administrativa solamente se publica en GUATECOMPRAS con la

fianza respectiva.
27 Solicita la entrega de lo requerido y tramita la gestión de nombramiento de la

Comisión Receptora y Liquidadora, notificando a los integrantes de la misma.
Comisión Receptora y 28 Recibe el bien o servicio requerido, elabora acta de recepción, y envía al
Liquidadora Departamento de Compras.
29 Si son bienes del Grupo 2 o 3, envía los mismos al Almacén, debiendo estar
presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3
Almacén 30 Recibe bienes, traslada al Departamento de Compras la factura y el Ingreso al

Almacén y a Inventario.
Analista/Técnico de Compras 31 Recibe acta de recepción y publica en Guatecompras, recibe factura, el ingreso
al Almacén e Inventario si corresponde y solicita la constancia de recepción.
Dirección solicitante 32 Elabora y presenta la Constancia de Recepción en el Departamento de

Compras.
Analista/Técnico de Compras 33 Recibe la Constancia de Recepción y publica a más tardar a los 2 días hábiles
siguientes la documentación siguiente:
a) Constancia de Recepción.
b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda.
c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique.

34 Conforma el expediente, genera la Constancia de Retención de ISR, solamente

si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al
Departamento de Contabilidad para VISA.
Depto. Contabilidad 35 Recibe el expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos,
firma, sella y devuelve.
Analista/Técnico de Compras 36 Recibe el expediente y solicita al Departamento de Presupuesto generar el

Depto. Presupuesto 37 Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de

Compras.
Analista/Técnico de Compras 38 Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento
de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de
Compromiso.
Depto. Presupuesto 39 Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al

expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la
liquidación para realizar el pago.
Analista/Técnico de Compras 40 Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la

Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad
Unidad de Inventarios 41 Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera
el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y
Analista/Técnico de Compras 42 Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación.
Analista/Técnico de Compras 44 Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a

solicitar el pago.

Procedimiento: Compra por Cotización
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra por Cotización, las adquisiciones de Q. 90,000.00 a Q900,000.00,

serán autorizadas por el Despacho Superior.
y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación y devengado en el
Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente.
lo requerido.
En el caso de compras de equipo informático, deberá acompañarse dictamen técnico de la

Dirección de Informática, especificando las características del equipo que se considera
conveniente adquirir para uso de la Unidad Administrativa solicitante.
La Dirección solicitante es el responsable de elaborar las especificaciones técnicas y generales,

NORMAS disposiciones generales incluyendo los criterios de calificación, diseños, planos de construcción
si los hubiere, licencias de construcción si las hubiere, otro tipo de licencias si las hubiere,
criterios de calificación y los demás documentos que sean necesarios, los cuales deberá
adjuntar a la requisición.

Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra por

Cotización, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso, anexando los
siguientes documentos:

b) Invitación o convocatoria a ofertar
c) Especificaciones Técnicas y Generales
d) Proyecto de Bases de Cotización
e) Cronograma de actividades
f) Dictamen Técnico
g) Dictamen Presupuestario

h) Opinión Jurídica
i) Proyecto de Contrato
j) Formulario de Oferta Electrónica
k) Bases de Cotización y Modelo de Certificación Bancaria
l) Resolución de aprobación de Bases de Cotización
El Despacho Superior deberá nombrar para la Junta de Cotización, dentro del personal 011 de la
institución, a tres miembros titulares y dos suplentes, quienes deberán poseer conocimientos
legales, financieros y técnicos del negocio a adjudicar. Así mismo, deberá solicitar por escrito a
la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la
junta, quienes deberán responder de la misma manera previo a la emisión del nombramiento.
El Despacho Superior deberá emitir la resolución de verificación de la idoneidad de los

miembros propuestos para integrar la Junta de Cotización, luego del plazo que la ley establece.
En el caso de que el Ministerio no cuente con el personal idóneo para integrar la Junta de
Cotización, podrá nombrar servidores públicos de otras dependencias del Estado, toda vez que
se verifique y asegure su idoneidad.
En el caso de que algún miembro nombrado para integrar alguna Junta de Cotización presente
una excusa razonable, se procederá a nombrar a un sustituto de acuerdo a lo establecido para
el efecto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
La Junta de Cotización será responsable de recibir las ofertas presentadas, elaborar el acta de
recepción, notas aclaratorias, acta de adjudicación, respuesta a inconformidades, traslado del
expediente de Cotización para aprobación de la adjudicación y ratificación o rectificación de lo
actuado cuando corresponda.
En el presente procedimiento se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas a la Junta de
Cotización y que las mismas hayan sido presentadas en GUATECOMPRAS. Se adjudicará
tomando en cuenta los criterios de calificación indicados en las Bases de Cotización, para
determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se dará plazo adicional de 8 días hábiles en el

Sistema Guatecompras para recibir las mismas. Si de nuevo no se recibieren ofertas, se
declarará el evento Desierto y se procederá a crear un Evento en el Sistema Guatecompras por
“Ausencia de Ofertas”, solicitando la cotización y papelería que se indicó en el evento que se
publicó inicialmente para agregarla al nuevo evento.
La Junta de Cotización podrá solicitar a través del Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o

Para esta modalidad de compra, los proveedores podrán presentar sus inconformidades a
través del Sistema GUATECOMPRAS, creándose un expediente electrónico de acceso público,
las cuales serán notificadas automáticamente al usuario Comprador Hijo quien notificará a la
Junta de Cotización y ésta deberá responder en un plazo máximo de cinco días calendario a
partir de su presentación.

3. NIT: 337794-6
5. Para las Compras por Cotización solamente se aceptarán las Facturas Electrónicas en
Línea (FEL), las cuales no será necesario que lleven la palabra CANCELADO.
Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente,
la cual se publicará a más tardar a los dos días hábiles de haberse recibido.
a Inventario”.

b) Factura y recibo de caja cuando corresponda
c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, si aplica
d) Otros documentos que sean establecidos en la ley

Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Cotización, serán resueltos en
Despacho Superior.
1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la República
de Guatemala.
2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.
3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No.
BASE LEGAL 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del Sistema
7. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio
de Relaciones Exteriores”.

Dirección solicitante 1 Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras



y traslada la Requisición original al responsable de la modalidad de Compra por
Cotización
Analista de Compras 4 Revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato

Abierto.
5 Cuando aplica, revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema


autorización.
Jefe de Compras 7 Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con
Analista de Compras 8 Prepara el proyecto de Bases en el Sistema Guatecompras, creando el NOG, y

elabora el cronograma de actividades para su publicación, en el mismo establece
la fecha de inicio del evento de Cotización, los plazos de Ley que deben cumplirse y
la fecha estimada de vigencia para el inicio de la prestación del servicio o la
recepción de bienes y suministros requeridos.
9 Finalizada la fase de Proyecto de Bases, se verifica si existen observaciones en el

Sistema Guatecompras, y atiende las mismas.
9.1 Si existen observaciones técnicas se trasladan al área que corresponda.
10 Habiendo atendido las observaciones si las hubiera o no, se solicita por medio de
memorándum el dictamen técnico al área solicitante.

11 Al momento de tener el dictamen técnico, se realiza por medio de memorándum

la solicitud de opinión jurídica y proyecto de contrato, acompañando a la solicitud
los documentos y formularios: la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o
Servicios; Bases de Cotización; Especificaciones Generales, Técnicas y
Disposiciones Especiales; Formulario Electrónico de Oferta; Modelo de
Certificación Bancaria, Dictamen Técnico y el Cronograma de Actividades.
12 Asimismo, solicita por medio de memorándum el dictamen presupuestario de la

contratación solicitante al Departamento de Presupuesto de la Dirección
Financiera.
13 Atiende las observaciones señaladas por la Dirección de Asuntos Jurídicos si las

hubiera y solicita nuevamente los documentos que corresponda a la Dirección
solicitante.
14 Solicita nuevamente la opinión jurídica y proyecto de contrato.
15 Posterior a haber recibido la opinión jurídica, proyecto de contrato, el dictamen

presupuestario, y técnico, realiza la gestión de solicitud de aprobación de bases a
la máxima autoridad.
Despacho Superior 16 Emite por medio de Resolución Ministerial, la aprobación de bases y traslada al
Departamento de Compras para las gestiones que corresponden.
Analista de Compras 17 Realiza la gestión de solicitud de salón donde se va a llevar a cabo el acto de
recepción de ofertas y adjudicación de la cotización por parte de la junta
nombrada.
18 Prepara los documentos (invitación o convocatoria a ofertar, bases de Cotización y

modelo de certificación bancaria, criterios de calificación, dictamen técnico,
opinión jurídica y dictamen presupuestario, proyecto de contrato, cronograma de
actividades, formulario de oferta electrónico, resolución de aprobación de bases y
requisición de bienes y servicios) en Guatecompras y traslada a la Jefatura de
Compras para su publicación.
Jefe de Compras 19 Verifica los documentos publicados a través del portal Guatecompras y realiza la
publicación del concurso, estableciendo en ese momento la fecha para la
recepción de ofertas, como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado.
Analista de Compras 20 Verifica en el portal de Guatecompras si existen preguntas relacionadas a la

publicación por parte de los proveedores interesados en ofertar, para dar

respuesta oportuna de las mismas en el tiempo establecido por la Ley de

Contrataciones.
21 Solicita la propuesta de integrantes de la Junta de Cotización para tramitar el

nombramiento respectivo.
Despacho Superior 22 Solicita a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros

propuestos para integrar la Junta de Cotización.
Dirección de RRHH 23 Traslada por medio de memorándum, a la Autoridad Superior los perfiles de los
miembros propuestos para integrar la Junta de Cotización para la elaboración del
nombramiento correspondiente.
Despacho Superior 24 Nombra y convoca mediante memorándum de nombramiento a los servidores

públicos que integrarán la Junta de Cotización que conocerán, calificarán y
adjudicarán la negociación de ser procedente y traslada al Departamento de
Compras para la notificación del nombramiento correspondiente.
Analista de Compras 25 Notifica a los miembros de la Junta de Cotización convocada por la Autoridad
Superior para la recepción, calificación y adjudicación de la negociación requerida.
26 Realiza la gestión de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de

Cotización que han sido nombrados por medio de resolución emitida por la
máxima autoridad.
Despacho Superior 27 Emite resolución de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de

Cotización que han sido notificados para integrar la Junta de Cotización para la
recepción, calificación y adjudicación de la Cotización y envía al Departamento de
Junta de Cotización 28 Recibe las ofertas y elabora el acta de recepción, anotando en la misma los
nombres de las entidades oferentes, el monto ofertado, las fianzas de
sostenimiento de oferta, y traslada al Analista de Compras para su publicación en
Guatecompras.
29 En caso de ausencia de ofertas la Junta de Cotización deberá suscribir el acta

correspondiente, para proceder a prorrogar el plazo para la recepción de ofertas.
29.1 Si después de haber prorrogado el plazo no se reciben ofertas, la Junta de

Cotización informará a la Autoridad Superior, quien deberá emitir la resolución
correspondiente para realizar la compra directa atendiendo el procedimiento

establecido en la ley.
Analista de Compras 30 Recibe el acta de recepción de la Junta de Cotización y realiza la publicación y da

seguimiento a los documentos correspondientes y (también publica la solicitud de
aclaración, cuando la Junta lo requiera)
Junta de Cotización 31 Reciben, analizan y califican las ofertas, solicitando las muestras de productos
necesarias o realizando las visitas correspondientes, suscriben el acta de
adjudicación, dejando constancia de la evaluación de la oferta y trasladan al
Departamento de Compras para su publicación y notificación respectiva.
Analista de Compras 32 Recibe el acta de adjudicación de la Junta de Cotización para su publicación a

través del portal Guatecompras, validando a su vez la evaluación de la oferta
realizada por la Junta de Cotización.
33 Verifica la recepción de las inconformidades, según lo establecido por la Ley de

Contrataciones del Estado, y traslada a la Junta de Cotización si las hubiere,
quienes deberán responderlas en el plazo establecido en ley.
34 Publica en Guatecompras las respuestas a las inconformidades si las hubiere.
Junta de Cotización 35 Concluido el plazo para inconformidades, la Junta de Cotización traslada a la

Autoridad Superior, el expediente por medio de oficio para la aprobación o
desaprobación de la oferta adjudicada.
Despacho Superior 36 Emite resolución de aprobación de lo actuado por la Junta de Cotización y traslada
al Departamento de Compras.
36.1 Si lo actuado por la Junta de Cotización no es aprobado, devuelve el expediente a

la Junta para rectificar o ratificar lo actuado, según lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
Jefe de Compras 37 Publica en Guatecompras la resolución de la aprobación o improbación de lo

actuado por la Junta de Cotización.
Analista de Compras 38 Si existieran impugnaciones de lo resuelto por la máxima autoridad, en el plazo

establecido, se deberán hacer las gestiones correspondientes.
39 Solicita al Departamento de Presupuesto la Constancia de Disponibilidad

Presupuestaria –CDP- solamente para los renglones establecidos en ley.

40 Gestiona a través de memorándum la solicitud ante la Dirección de Asuntos

Jurídicos, el proyecto de contrato para la suscripción respectiva.
Dirección de Asuntos 41 Prepara el proyecto de contrato administrativo y traslada a la Dirección General de

Jurídicos la Cancillería para la firma correspondiente.
Representante Legal del 42 Revisan el contrato, firman al final del mismo rubricando cada una de las hojas, en
Contratista y Dirección el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
General de la Cancillería
Representante Legal del 43 Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito y la presenta en el
Contratista Departamento de Compras.
Analista de Compras 44 Recibe Fianza de Cumplimiento y solicita la aprobación del contrato.
Despacho Superior 45 Aprueba el contrato suscrito contra la presentación de las fianzas.
Analista de Compras 46 Realiza la notificación electrónica al Proveedor del contrato aprobado y registra la
adjudicación respectiva, trasladando la misma para su autorización.
47 Publica el contrato suscrito, fianzas y acuerdo de aprobación en el portal web de la

Contraloría General de Cuentas, así como en el Portal de Guatecompras en los
plazos establecidos.
Jefe de Compras 48 Revisa y autoriza la adjudicación, imprime orden de compra en el SIGES o aprueba
COM-DEV, firma y sella y devuelve.
Analista de Compras 49 Gestiona el nombramiento de una comisión receptora y liquidadora quien se

encargará de recibir los bienes o suministros requeridos.
Despacho Superior 50 Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora y liquidadora

con tres servidores públicos para recibir parcial o totalmente los bienes o
suministros requeridos.
Comisión Receptora y 51 Recibe el servicio, los bienes o suministros y procede a verificar lo requerido y lo
Liquidadora ofertado suscribiendo el acta de recepción, y requiere la fianza de garantía de
calidad correspondiente y la factura. Entrega acta y fianza en el Departamento de
Compras y entrega bienes o suministros y factura en el Almacén, estando presente
la Unidad de Inventarios si son bienes inventariables.
Almacén e Inventarios 52 Recibe bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y

a Inventario” de la compra realizada.
Analista de Compras 53 Recibe documentación de la Comisión Receptora y publica en el Sistema

Guatecompras. Asimismo, recibe factura y Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario y solicita la elaboración de la Constancia de Recepción.
54 Recibe la Constancia de Recepción, y procede a publicar en el NOG a más tardar a

los dos días hábiles siguientes la documentación siguiente:
55 Conforma el expediente, solicita la Constancia de Retención del Impuesto Sobre la

Renta (ISR), solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para
trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA.
Depto. De Contabilidad 56 Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma,
sella y devuelve.
Analista de Compras 57 Recibe el expediente envía al Departamento de Presupuesto para generar el


Compras.
Analista de Compras 59 Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de
Compromiso.

para realizar el pago.
Analista de Compras 61 Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la

Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada
–SICOIN- en el Módulo de Inventarios.

Analista de Compras 63 Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación.
Analista de Compras 65 Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar
el pago.
66 Traslada copia física del contrato a la Dirección General de la Cancillería, a la

Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Asistente Técnico de Compras para hacer la
gestión de pago por acreditamiento correspondiente.
67 Archiva el expediente en el orden establecido.
68 Al finalizar la vigencia del contrato suscrito, se realiza la gestión del finiquito para
la liquidación del contrato.

Procedimiento: Compra por Licitación
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra por Licitación, las adquisiciones son mayores de Q900,000.00, y

solamente serán autorizadas por el Despacho Superior.
lo requerido.


NORMAS disposiciones generales, diseños, planos de construcción si los hubiere, licencias de
construcción si las hubiere, otro tipo de licencias si las hubiere, criterios de calificación y los
demás documentos que sean necesarios, los cuales deberá adjuntar a la requisición.

Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra por Licitación,
se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso, anexando los siguientes
documentos:

b) Invitación o convocatoria a ofertar
c) Especificaciones Técnicas y Generales
d) Proyecto de Bases de Licitación
e) Cronograma de actividades
f) Dictamen Técnico
g) Dictamen Presupuestario
h) Opinión Jurídica

i) Proyecto de Contrato
j) Formulario de Oferta Electrónica
k) Bases de Licitación y Certificación Bancaria
l) Resolución de aprobación de Bases de Licitación
Entre la publicación de un evento en Guatecompras y el día fijado para la presentación y

recepción de ofertas, deben transcurrir por lo menos 40 días calendario.
El Despacho Superior deberá nombrar para la Junta de Licitación, dentro del personal 011 de la
institución, a tres miembros titulares y dos suplentes, quienes deberán poseer conocimientos

miembros propuestos para integrar la Junta de Licitación, luego del plazo que la ley establece.
Licitación, podrá nombrar servidores públicos de otras dependencias del Estado, toda vez que
En el caso de que algún miembro nombrado para integrar alguna Junta de Licitación presente
La Junta de Licitación será responsable de recibir las ofertas presentadas, elaborar el acta de
recepción, notas aclaratorias, acta de adjudicación, respuesta a inconformidades, traslado del
expediente de licitación para aprobación de la adjudicación y ratificación o rectificación de lo
actuado cuando corresponda.
En el presente procedimiento se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas a la Junta de
Licitación y que las mismas hayan sido presentadas en GUATECOMPRAS. Se adjudicará tomando
en cuenta los criterios de calificación indicados en las Bases de Licitación, para determinar cuál
es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de Relaciones
Exteriores.
De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se dará plazo adicional de 8 días hábiles en el

Sistema Guatecompras para recibir las mismas. Si de nuevo no se recibieren ofertas, se
declarará el evento Desierto y se procederá a crear un Evento en el Sistema Guatecompras por
“Ausencia de Ofertas”, solicitando la cotización y papelería que se indicó en el evento que se
publicó inicialmente para agregarla al nuevo evento.

La Junta de Licitación podrá solicitar a través del Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o
Junta de Licitación y ésta deberá responder en un plazo máximo de cinco días calendario a

3. NIT: 337794-6
5. Para las Compras por Licitación solamente se aceptarán las Facturas Electrónicas en
Línea (FEL), las cuales no será necesario que lleven la palabra CANCELADO.
Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente,
la cual se publicará a más tardar a los dos días hábiles de haberse recibido.
a Inventario”.



Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Licitación, serán resueltos en

Despacho Superior.
1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la República
de Guatemala.
2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.
3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No.
BASE LEGAL 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del Sistema
7. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio
de Relaciones Exteriores”.




Licitación.
Analista de Compras 4 Revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato

Abierto.
5 Cuando aplica, revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema


autorización.
Analista de Compras 8 Prepara el proyecto de Bases en el Sistema Guatecompras, creando el NOG, y

elabora el cronograma de actividades para su publicación, en el mismo establece
la fecha de inicio del evento de Licitación, los plazos de Ley que deben cumplirse y
la fecha estimada de vigencia para el inicio de la prestación del servicio o la
recepción de bienes y suministros requeridos.

memorándum el dictamen técnico al área solicitante.
11 Al momento de tener el dictamen técnico, se realiza por medio de memorándum

la solicitud de opinión jurídica y proyecto de contrato, acompañando a la solicitud

los documentos y formularios: la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o
Servicios; Bases de Licitación; Especificaciones Generales, Técnicas y Disposiciones
Especiales; Formulario Electrónico de Oferta; Modelo de Certificación Bancaria,
Dictamen Técnico y el Cronograma de Actividades.

Financiera.

solicitante.
14 Solicita nuevamente la opinión jurídica y proyecto de contrato.
15 Posterior a haber recibido la opinión jurídica, proyecto de contrato, el dictamen

presupuestario, y técnico, realiza la gestión de solicitud de aprobación de bases a
la máxima autoridad.
Despacho Superior 16 Emite por medio de Resolución Ministerial, la aprobación de bases y traslada al
Analista de Compras 17 Realiza la gestión de solicitud de salón donde se va a llevar a cabo el acto de
recepción de ofertas y adjudicación de la Licitación por parte de la junta
nombrada.
18 Prepara los documentos (invitación o convocatoria a ofertar, bases de Licitación y

modelo de certificación bancaria, criterios de calificación, dictamen técnico,
opinión jurídica y dictamen presupuestario, proyecto de contrato, cronograma de
actividades, formulario de oferta electrónico, resolución de aprobación de bases y
requisición de bienes y servicios) en Guatecompras y traslada a la Jefatura de
publicación del concurso, estableciendo en ese momento la fecha para la
recepción de ofertas, como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado.
Analista de Compras 20 Prepara el diseño de invitación de la licitación para su publicación en el Diario

Oficial, cuya publicación no deberá exceder de cinco días a partir del ingreso oficial
en el portal de Guatecompras.

21 Verifica en el portal de Guatecompras si existen preguntas relacionadas a la

publicación por parte de los proveedores interesados en ofertar, para dar
respuesta oportuna de las mismas en el tiempo establecido por la Ley de
Contrataciones.
22 Solicita la propuesta de integrantes de la Junta de Licitación para tramitar el


propuestos para integrar la Junta de Licitación.
miembros propuestos para integrar la Junta de Licitación para la elaboración del

públicos que integrarán la Junta de Licitación que conocerán, calificarán y
adjudicarán la negociación de ser procedente y traslada al Departamento de
Compras para la notificación del nombramiento correspondiente.
Analista de Compras 26 Notifica a los miembros de la Junta de Licitación convocada por la Autoridad
Superior para la recepción, calificación y adjudicación de la negociación requerida.

Licitación que han sido nombrados por medio de resolución emitida por la máxima
autoridad.

Licitación que han sido notificados para integrar la Junta de Licitación para la
recepción, calificación y adjudicación de la Cotización y envía al Departamento de
Junta de Licitación 29 Recibe las ofertas y elabora el acta de recepción, anotando en la misma los
nombres de las entidades oferentes, el monto ofertado, las fianzas de
sostenimiento de oferta, y traslada al Analista de Compras para su publicación en
Guatecompras.
29.1 En caso de ausencia de ofertas la Junta de Licitación deberá suscribir el acta

correspondiente, para proceder a prorrogar el plazo para la recepción de ofertas.

30 Si después de haber prorrogado el plazo no se reciben ofertas, la Junta de

Licitación informará a la Autoridad Superior, quien deberá emitir la resolución
correspondiente para realizar la compra directa atendiendo el procedimiento
establecido en la ley.
Analista de Compras 31 Recibe el acta de recepción de la Junta de Licitación y realiza la publicación y da

seguimiento a los documentos correspondientes y (también publica la solicitud de
aclaración, cuando la Junta lo requiera)
Junta de Licitación 32 Reciben, analizan y califican las ofertas, solicitando las muestras de productos
necesarias o realizando las visitas correspondientes, suscriben el acta de
adjudicación, dejando constancia de la evaluación de la oferta y trasladan al
Departamento de Compras para su publicación y notificación respectiva.
Analista de Compras 33 Recibe el acta de adjudicación de la Junta de Licitación para su publicación a través
del portal Guatecompras, validando a su vez la evaluación de la oferta realizada
por la Junta.

Contrataciones del Estado, y traslada a la Junta de Licitación si las hubiere, quienes
deberán responderlas en el plazo establecido en ley.
Junta de Licitación 36 Concluido el plazo para inconformidades, la Junta de Licitación traslada a la

Autoridad Superior, el expediente por medio de oficio para la aprobación o
desaprobación de la oferta adjudicada.
Despacho Superior 37 Emite resolución de aprobación de lo actuado por la Junta de Licitación y traslada
al Departamento de Compras.
37.1 Si lo actuado por la Junta de Licitación no es aprobado, devuelve el expediente a la

Junta para rectificar o ratificar lo actuado, según lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
Jefe de Compras 38 Publica en Guatecompras la resolución de la aprobación o improbación de lo

actuado por la Junta de Licitación.
Analista de Compras 39 Si existieran impugnaciones de lo resuelto por la máxima autoridad, en el plazo

establecido, se deberán hacer las gestiones correspondientes.


Presupuestaria –CDP- solamente para los renglones establecidos en ley.


Representante Legal del 44 Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito y la presenta en el
Contratista Departamento de Compras.
Analista de Compras 45 Recibe Fianza de Cumplimiento y solicita la aprobación del contrato.
Analista de Compras 47 Realiza la notificación electrónica al Proveedor del contrato aprobado y registra la
adjudicación respectiva, trasladando la misma para su autorización.

Jefe de Compras 49 Revisa y autoriza la adjudicación, imprime orden de compra en el SIGES o aprueba
COM-DEV, firma y sella y devuelve.

Despacho Superior 51 Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora y liquidadora





sella y devuelve.


Compras.
Compromiso.



el pago.


Procedimiento: Compra por Subasta Electrónica Inversa
1. NORMATIVA
En la modalidad de Compra por Subasta Electrónica Inversa, las adquisiciones serán autorizadas
únicamente por el Despacho Superior.
El Ministerio podrá realizar el procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta

Electrónica Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:
1. Pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u

homologados no importando el monto de la contratación.
2. Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente
calificados para participar en la Subasta Electrónica Inversa, de forma que asegure que
esa subasta será competitiva.
3. Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente.
NORMAS medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la
Unidad de Almacén cuando son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar
fotografías de lo requerido.


disposiciones generales, diseños, planos de construcción si los hubiere, licencias de
construcción si las hubiere, otro tipo de licencias si las hubiere, criterios de calificación y los
demás documentos que sean necesarios, los cuales deberá adjuntar a la requisición.

Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra por Subasta
Electrónica Inversa, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso,

anexando los documentos que aplique:

b) Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa
c) Opinión Jurídica
d) Proyecto de Contrato Administrativo
e) Nota de convocatoria a participar en la Subasta Electrónica Inversa
f) Resolución de aprobación de documentos de la Subasta Electrónica Inversa
El Despacho Superior deberá nombrar para la Junta de Calificación, dentro del personal 011 de
la institución, a tres miembros titulares y dos suplentes, quienes deberán poseer conocimientos

miembros propuestos para integrar la Junta de Calificación, luego del plazo que la ley establece.
Calificación, podrá nombrar servidores públicos de otras dependencias del Estado, toda vez que
En el caso de que algún miembro nombrado para integrar alguna Junta de Calificación presente
La Junta de Calificación será responsable de generar el reporte informático sobre los resultados
de la puja, evaluar las ofertas presentadas, acta de adjudicación o descalificación de proveedor,
notas aclaratorias, respuesta a inconformidades, traslado del expediente para aprobación de la
adjudicación y ratificación o rectificación de lo actuado cuando corresponda.
En el presente procedimiento podrán participar solamente los proveedores pre calificados en el

Registro General de Adquisiciones del Estado, y deberán existir tres o más proveedores de los
bienes o servicios requeridos, para poder realizar la compra por esta modalidad.
Junta de Calificación y ésta deberá responder en un plazo máximo de cinco días calendario a
Antes de enviar el expediente para la elaboración del contrato respectivo, se deberá generar la

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria en SIGES, cuando se trate de compras del grupo de

gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”
solamente para los renglones establecidos en Ley.

3. NIT: 337794-6
5. Para las Compras por Subasta Electrónica Inversa solamente se aceptarán las Facturas
Electrónicas en Línea (FEL), las cuales no será necesario que lleven la palabra
CANCELADO.
Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente.
a Inventario”.


Director Administrativo
Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Subasta Electrónica Inversa, serán


Guatemala.
GUATECOMPRAS-.




Subasta Electrónica Inversa, quien revisa en el Sistema Guatecompras la no
existencia de lo requerido en Contrato Abierto.
Analista de Compras 4 Revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de

Gestión (SIGES).

autorización.
Analista de Compras 7 Identifica si existen tres o más proveedores pre calificados para los bienes o
servicios a adquirir.
8 Si no existen los proveedores requeridos, informa a la Jefatura de Compras para

definir la modalidad de compra a aplicar.
9 Elabora el proyecto de Bases en el Sistema Guatecompras, crea el NOG y lo

publica.

memorándum la opinión jurídica y proyecto de contrato administrativo,

acompañando a la solicitud los documentos y formularios siguientes: la

Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios; Cronograma de actividades,
Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa; Especificaciones
Generales, Técnicas y Disposiciones Especiales.
12 Elabora el oficio de solicitud de precios de referencia al Instituto Nacional de

Estadística, INE.

Financiera.

solicitante.
15 Solicita nuevamente la opinión jurídica y el proyecto de contrato.
16 Posterior a haber recibido la opinión jurídica, proyecto de contrato y el dictamen

presupuestario, realiza la gestión de solicitud de aprobación de bases a la máxima
autoridad.
Despacho Superior 17 Realiza por medio de resolución ministerial, la aprobación de bases y traslada al
Analista de Compras 18 Prepara los documentos (invitación o convocatoria a ofertar con la fecha y hora de
la puja inversa, bases de contratación, cronograma de actividades, opinión jurídica,
dictamen presupuestario, proyecto de contrato, resolución de aprobación de
bases y documentos de Subasta Electrónica Inversa, y requisición de bienes y
servicios) en Guatecompras y traslada a la Jefatura de Compras para su
publicación.
publicación del concurso.
Analista de Compras 20 Solicita la propuesta de integrantes de la Junta de Calificación para tramitar el


propuestos para integrar la Junta de Calificación.

miembros propuestos para integrar la Junta de Calificación para la elaboración del

públicos que integrarán la Junta de Calificación que evaluarán y adjudicarán la
negociación de ser procedente y traslada al Departamento de Compras para la
notificación del nombramiento correspondiente.
Analista de Compras 24 Notifica a los miembros de la Junta de Calificación convocada por la Autoridad
Superior para la evaluación y adjudicación de la negociación requerida.

Calificación que han sido nombrados por medio de resolución emitida por la
máxima autoridad

Calificación que han sido notificados para integrarla, para la evaluación y
adjudicación de la Subasta Electrónica Inversa y envía al Departamento de
Compras.
Postores Habilitados 27 Ingresan a Guatecompras para confirmar su participación y validar que pueden
utilizar el módulo respectivo como mínimo dos horas antes de realizar la puja
inversa.
Junta de Calificación 28 Verifica la cantidad de postores y monitorea la puja inversa, generando un informe
automático al concluir la misma.
29 Verifica la documentación y el cumplimiento de los criterios y condiciones exigidas

en el postor que haya obtenido el primer lugar en el orden de prioridad y suscribe
el acta de adjudicación o descalificación del proveedor y traslada para su
publicación.
29.1 Si es descalificado el proveedor se concluirá el proceso según las herramientas

establecidas en Guatecompras.
Analista de Compras 30 Recibe y revisa el acta de adjudicación de la Junta de Calificación para su

publicación a través del portal Guatecompras, validando a su vez la evaluación de
la oferta realizada por la Junta de Calificación (también publica la solicitud de
aclaración, cuando la Junta lo requiera).


Contrataciones del Estado, y traslada a la Junta de Calificación si las hubiere,
quienes deberán responderlas en el plazo establecido.
Junta de Calificación 33 Concluido el plazo para inconformidades, traslada a la Autoridad Superior el

expediente por medio de oficio para la aprobación o desaprobación de la oferta
adjudicada.
Despacho Superior 34 Emite resolución de aprobación de lo actuado por la Junta de Calificación y

Analista de Compras 35 Publica en Guatecompras la resolución de la aprobación de lo actuado por la Junta

de Calificación.

Presupuestaria –CDP- solamente para los renglones establecidos en Ley.


El Representante Legal 40 Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito para la adquisición de
del Contratista servicios, así como la gestión de fianza de garantía de calidad o de funcionamiento
en el caso de adquisición de bienes y suministros, y coordina la entrega de las
mismas al Departamento de Compras previo a la aprobación del contrato.
Analista de Compras 42 Realiza la notificación electrónica al Proveedor del contrato aprobado y elabora la
orden de compra respectiva, trasladando la misma para su autorización.


Jefe de Compras 44 Revisa y autoriza la orden de compra en el SIGES y devuelve.

Despacho Superior 46 Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora y liquidadora,




sella y devuelve.



Compras.
Compromiso.


el pago.



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Ministerio de MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Relaciones Exteriores === * === Código:

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el

1) Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE Paso ACCIÓN

Asistente de Compras 1 Recibe de la Dirección General de la Cancillería, copia del nombramiento o

5 Registra la consolidación de la Pre-Orden, verifica que los datos correspondan con

Jefe de Compras 6 Recibe el expediente verificando la documentación siguiente: Nombramiento

Elaboró: Revisó: Autorizó:

nombrado para su revisión y confirmación.

7.1 Si el monto de la compra sobrepasa los Q.25,000.00, se deberá observar el

Asistente de Compras 9 Recibe de la persona nombrada o su asistente la aceptación o confirmación del

11 Registra la adjudicación de la opción confirmada ingresando los datos de la agencia

Jefe de Compras 12 Verifica el registro de la adjudicación, autoriza y genera la orden de compra,

14 Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto aéreo emitido y traslada

18 Solicita la constancia de recepción de boleto aéreo de la persona nombrada, al

Elaboró: Revisó: Autorizó:

solicitante en la requisición o en ausencia de ellos, a un técnico del área

21 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la Visa

Asistente de Compras 23 Cuando se autoriza la cuota financiera, se envía el expediente al Departamento de

Asistente de Compras 27 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la gestión de pago

Elaboró: Revisó: Autorizó:

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el

1) Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE Paso ACCIÓN

2 Solicita vía correo electrónico al interesado indicar las fechas de viaje y

3 Renvía la información anterior a la Dirección de Recursos Humanos para la

6 Recibe requisición de boletos aéreos, por parte del Departamento de Servicio

7 Registra la consolidación de la Pre-Orden, verifica que los datos correspondan con

Elaboró: Revisó: Autorizó:

detalle del movimiento del personal, y traslada para su autorización.

Jefe de Compras 8 Recibe el expediente verificando la documentación siguiente: Acuerdo

9.1 Si el monto de la compra sobrepasa los Q.25,000.00, se deberá observar el

Asistente de Compras 11 Recibe de la persona nombrada la confirmación del itinerario.

13 Registra la adjudicación de la opción confirmada ingresando los datos de la agencia

Jefe de Compras 14 Verifica el registro de la adjudicación, autoriza y genera la orden de compra,

16 Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto aéreo emitido y traslada

Elaboró: Revisó: Autorizó:

20 Solicita la constancia de recepción de boleto a la Dirección de Recursos Humanos

23 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la Visa

Asistente de Compras 25 Cuando se autoriza la cuota financiera, se traslada el expediente al Departamento

Depto. De Presupuesto 26 Revisa, aprueba, imprime y firma el CUR de compromiso y devuelve al

Asistente de Compras 29 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la gestión de pago

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Elaboró: Revisó: Autorizó:

En el caso en que se adquieran bienes o servicios a diferentes proveedores utilizando una

El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la

Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:

Nota: Las facturas deben estar vigentes.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

En el momento en que se reciba en el Departamento de Compras la Constancia de Recepción, o

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el

Elaboró: Revisó: Autorizó:

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE Paso ACCIÓN

Dirección Solicitante 1 Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras

Técnico de Compras 2 Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si

3 Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar