PIAC RA4: DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA COMPRAVENTA II

1. El proceso de facturación. La factura

En la unidad anterior estudiamos algunos documentos de las operaciones de

compraventa: el presupuesto, el pedido y el albarán de entrega, así como la
importancia de los gastos de transporte en este tipo de operaciones. El último
documento que se utiliza en la compraventa es la factura.

1.1. Concepto de factura

La factura es el documento en el que se recoge toda la información de una

operación de compraventa. Muestra o detalla el producto comprado o vendido y
el origen de la operación e indica, entre otras cosas, los géneros vendidos, el
precio, los servicios prestados, los descuentos y gastos, así como los
impuestos aplicados.

1.2. Requisitos formales de una factura

A efectos tributarios, toda factura y sus copias contendrán los siguientes datos:

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Requisitos formales de la factura.

1.3. Plazos de las facturas

Los plazos de emisión, envío y conservación de las facturas son los siguientes:

Plazo de emisión. Al realizarse la operación; sin embargo, cuando el

destinatario de la operación sea un empresario o profesional, deben
expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del
impuesto en el que se hayan efectuado las operaciones.

Plazo de envío. Un mes desde la fecha de emisión.

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 Plazo de conservación. Tanto el vendedor como el comprador deben
conservar las facturas emitidas como consecuencia de las operaciones de
compraventa, numeradas y correlativas, durante 6 años.

1.4. Tipos de facturas

En función de su contenido, las facturas se clasifican en:

Tipos de facturas según su contenido.

En función de la ausencia de valor legal, se dividen en:

Tipos de facturas en función de ausencia de valor legal.

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 En función de los requisitos formales que cumplan, las facturas pueden ser:

Tipos de facturas en función de los requisitos.

1.5. Factura electrónica

La diferencia de este tipo de factura en relación con la de papel es que su

transmisión se realiza por medios electrónicos o telemáticos.

La factura electrónica está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de

impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en
el sector público.

A. Concepto

La factura electrónica se define legalmente como «aquella factura que se ajusta

a lo establecido en el Reglamento de Facturación para cualquier factura en
papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico».

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez
legal que una emitida en papel, el documento electrónico debe contener los
campos obligatorios exigibles a toda factura, ser transmitido de un ordenador a
otro y recoger el consentimiento de ambas partes. Es recomendable (pero no
obligatorio) el uso de la firma electrónica.

Deberán facturar electrónicamente las medianas y grandes empresas que

operan en el sector privado, que son aquellas que cuentan con más de 100
empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6 010 121 euros.

B. Las Administraciones Públicas

Desde el 15 de enero de 2015, todos los proveedores que hayan entregado

bienes o prestado servicios a la Administración Pública están obligados al uso
de factura electrónica con un formato estructurado. No obstante, las
Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta
obligación de facturación electrónica aquellas facturas cuyo importe sea de
hasta 5000 euros.

El objetivo es incrementar el control sobre los pagos de la Administración

Pública y así reducir su morosidad. Para ello, la Administración Pública ha
creado un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada

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Administración, esto es, Estado, comunidades autónomas y entidades
locales, en el que los proveedores presentan y tramitan las facturas, que deben
estar en el formato XML «Facturae 3.2.1.», lo cual obliga a trabajar con
proveedores que tengan integrado este formato. Tal y como vimos en la Unidad
2, el punto de entrada de facturas electrónicas para la Administración General
del Estado se denomina FACe.

El artículo 3 de la Ley 25/2013 regula la obligación de presentación de facturas

en el registro «en el plazo de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las
mercancías o la prestación de servicios. En tanto no se cumplan los requisitos
de tiempo y forma de presentación establecidos en esta Ley, no se entenderá
cumplida esta obligación de presentación de facturas en el registro». Por otro
lado, el plazo de pago de las Administraciones Públicas se limita a 30 días
contados a partir de la presentación de la factura.

C. Obligaciones del emisor de la factura electrónica

Son las siguientes:

Crear una factura en una aplicación informática que cumpla los requisitos
legales.

Asegurarse de la legibilidad en el formato original.

Garantizar el acceso a las facturas, ya sea por visualización, descarga, etc.

Conservar los datos de la factura en una base de datos.

Contabilizar la factura.

Garantizar la autenticidad e integridad de los datos de la factura.

En la ruta www.facturae.es > Formato Facturae se puede ver el modelo de

factura electrónica que establece la Agencia Tributaria. La Figura siguiente
presenta un ejemplo de formato para la elaboración de la factura electrónica:

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1.6. Registro de facturas

La Agencia Tributaria establece una serie de normas de obligado cumplimiento

para las empresas que atañen a los libros registro de Facturas Expedidas y
Recibidas.

A. Libro registro de Facturas Expedidas

En el libro de Facturas Expedidas deberán anotarse

las facturas, los justificantes contables y los documentos de aduanas,
numerados correlativamente, correspondientes a los bienes vendidos y a los
servicios prestados en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
Se anotarán una por una las facturas emitidas con la información que se indica
al margen. Un modelo de libro registro de Facturas que presenta la Agencia
Tributaria puede ser:

Modelo de libro registro de Facturas Expedidas.

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B. Libro registro de Facturas Recibidas

Los empresarios o profesionales deberán numerar correlativamente todas las

facturas, justificantes contables y documentos de aduanas correspondientes a
los bienes adquiridos o importados o a los servicios recibidos en el desarrollo
de su actividad empresarial o profesional. En particular, se anotarán las
facturas originales correspondientes a las entregas que den lugar a las
adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto, efectuadas por
empresarios y profesionales. Un modelo de libro registro de Facturas Recibidas
puede ser:

Modelo de libro registro de Facturas Recibidas.

C. Requisitos formales y plazos de las anotaciones

Requisitos formales de los libros registro y plazos de las anotaciones.

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 2. Descuentos, gastos y retenciones en la factura

En el epígrafe anterior hemos estudiado la normativa y los requisitos formales

que debe contener la factura. Ahora vamos a ver el detalle de los elementos
que afectan a la factura, así como las retenciones, los gastos y los descuentos
que se incluyen en la misma.

A. Gastos incluidos en factura

Son los gastos que surgen como consecuencia de la operación de compraventa y

se incluyen en la factura. Dichos gastos en factura pasan a formar parte de la base
imponible y, por tanto, están sometidos al mismo tipo impositivo que la operación
principal. Estos gastos son:

Gastos incluidos en factura

Es el gasto que se origina por el transporte de las mercancías y depende
Transportes y
de los incoterms acordados entre el vendedor y el comprador. Este gasto
aranceles
figurará sumando el importe del principal.
Gasto que cubre los riesgos que puedan sufrir las mercancías durante su
Seguros traslado. Este también depende de los incoterms acordados. En la factura
figurará sumando el importe del principal.
Se diferencian dos tipos: los retornables y los no retornables. Los
Envases y segundos incrementan el importe de la factura y, en el caso de los
embalajes retornables, el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe
mediante una factura rectificativa.
Son gastos que ha pagado el emisor de la factura en nombre de un cliente
Gastos y que le corresponden a este. Suelen ser habituales en la prestación de
suplidos servicios de profesionales: abogacía, notaría, etc. Van incluidos en
factura pero no se les repercute el IVA.

Gastos incluidos en factura.

B. Descuentos incluidos en factura

En muchas operaciones comerciales, los proveedores hacen una rebaja o

bonificación en el precio de un bien o servicio. Los descuentos incluidos en
factura suponen una disminución en la base imponible, es decir, aminoran el
importe principal de la factura. Estos suelen aparecer expresados en tantos por
ciento, y son:

Descuentos incluidos en factura

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 Es el más usual. Se aplica como consecuencia de las políticas de las
Descuento empresas para la promoción de los productos o bien por rebajas u
comercial ofertas. Se calcula sobre el precio de los productos promocionados u
ofertados.
Este descuento se aplica cuando se ha alcanzado un determinado
volumen de compras.

Van incluidos en factura cuando no son acumulativos, es decir, se

aplican a la venta objeto de la factura y se calculan sobre el importe
Descuento por
neto que resulte de aplicar el descuento comercial.
volumen de
venta o rappel
El rappel acumulativo se realiza cuando se ha alcanzado un
determinado volumen de ventas al mismo cliente durante un periodo
de tiempo concreto. En este caso se emite una factura rectificativa, ya
que la aplicación del descuento es posterior a la operación de
compraventa.
Este descuento se ofrece en operaciones de compraventa al contado o
Descuento por en operaciones de pago aplazado cuando el pago se produce antes de la
pronto pago fecha convenida. Se calcula sobre el importe neto que resulte de aplicar
el descuento comercial y el rappel.

Descuentos incluidos en factura.

C. Retenciones en la factura de venta o prestación de servicios

Las retenciones son cantidades que el pagador debe descontar del total de la
factura de compra de algunos servicios profesionales y otras operaciones
concretas que exige la normativa fiscal.

El pagador es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al

que presta el servicio un porcentaje del importe total que figura en la factura.
Esta retención debe ser luego ingresada por el pagador a la Agencia Tributaria,
al final de cada trimestre natural, en nombre del profesional al que se le
descontó.

Las retenciones en factura se aplicarán en los siguientes casos:

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Aplicación de las retenciones en factura.

El importe de la retención se calcula aplicando el porcentaje de la retención

sobre el importe neto total de la factura y antes de añadir el IVA
correspondiente.

Las retenciones practicadas deben ser ingresadas al final de cada trimestre

natural en el que se han aplicado (cuando se realiza el pago).

El obligado a practicar la retención e ingresarla en Hacienda es el pagador. El

responsable ante la Administración Tributaria es el que recibe la factura y no el
que la ha emitido.

D. Recargo de equivalencia

El recargo de equivalencia en factura, se aplica a los comerciantes minoristas,

que sean personas físicas, las sociedades civiles o las comunidades de bienes.

En la factura, los proveedores repercuten al comerciante el IVA más el recargo

de equivalencia correspondiente:

Tipos de recargo de equivalencia

Tipo % IVA % Recargo de equivalencia
Tipo general 21 % 5,2 %
Tipo reducido 10 % 1,4 %
Tipo superreducido 4% 0,5 %

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