Cédigo: GA-PO-08 Gestion Administrativa F. Versi6n: 18/11/2021 E:cyowsmawmcscos ‘Politica de Reuniones y Montaje de Versién: 01 re Eventos Pagina: 1 de 7 Politica de Reuniones y Montaje de Eventos APROBACION Cree OT OTE Encargado(s) — pirector (a)_| _Director(a) | Director(a) de Peto Servicios — ONDIPyD | Administrative | “Gabunata’® | AProbacién Esta politica es propiedad de MEPYD. Queda prohibida su reproduccién total o parcial sin la debida autorizacién. GM-PG-01-F07 vo2Cédigo: GA-PO-08 F. Versi6n: 18/11/2021 oxen marcncos POlitica de Reuniones y Montaje de —_Versién: 01 icine Eventos Pagina: 2 de 7 Gestion Administrativa Tabla de Contenido Propésito. Alcance. 1 2 3, Términos y Definiciones.. 4. Base legal y normativa de la politica. 5. Desarrollo de la politica institucional.. 5.1 Gestién de salones y solicitudes para reuniones o eventos 5.2 Disposiciones para la solicitud de refrigerios 5.3 Cancelaciones : 5.4 Responsabilidades de la Direccién Financiera... 5.5 Responsabilidades de la Direccién de Tecnologia de la Informacién y la Comunicacién. 5.6 Responsabilidades de la Direccién de Comunicaciones. 5.6.1 Responsabilidades de la Divisién de Protocolo. 5.7 Responsabil 5.8 Seguimiento.. 6. Control de Cambios 7 Documentos anexos. jades de la Direccién de Control Interno Esta politica es propiedad de MEPYD. Queda prohibida su reproduccién total o parcial sin la debida autorizacién. GM-PG-01-F07 vo2Cédigo: GA-PO-08 Section, Acmalcystretive F. Versi6n: 18/11/2021 Eerunnawnenox Politica de Reuniones y Montaje de —_Versi6n: 01 uh Eventos Pagina: 3 de 7 1. Propésito Establecer los lineamientos necesarios para regular los montajes de eventos en los salones de reuniones del Ministerio de Economia, Planificacién y Desarrollo. COrganizar los eventos de la institucién, mediante la coordinacién con el personal de las diferentes reas que la conforman, a través de la gestién y programacién de los montajes de! mobiliario y ‘equipos necesarios para llevar a cabo los eventos, con el fin de evitar gastos innecesarios en la gestién de la misma, 2. Alcance Esta politica aplica a todos los colaboradores(as) de la institucién; abarca desde la gestion de agenda de salones para la realizacién de eventos a solicitud de las areas, hasta su finalizacién. 3. Términos y Definiciones = DA: Direccién Administrativa. - Montaje: Proceso que se utiliza para ordenar los planos y secuencias de un evento 0 actividad, de forma que el participante perciba el todo integrado. 4. Base legal y normativa de - N/A politica 5. Desarrollo de la poli stitucional 5.1 Gestién de salones y solicitudes para reuniones o eventos La Direccién Administrativa, desde el Departamento de Servicios Generales, en especifico la Seccién de mayordomia es el area responsable de administrar todos los salones de reuniones disponibles en el Ministerio, manejando una agenda centralizada de disponibilidad y facilitando los aspectos logisticos necesarios para el desarrollo de las actividades institucionales, atendiendo los requerimientos de las distintas areas. ~ El érea solicitante debe efectuar la programacién de sus eventos completando el formulario para agenda de actividades a través del intranet institucional, ~ El érea solicitante debe especificar en la solicitud objetivo del evento a realizarse, numero de invitados, fecha del evento, los tipos de refrigerio requeridos (si aplica) y algin otro requerimiento especial ~ Se debe reservar el salén a la hora exacta de la reunién para no ocupar espacio que otro podria estar necesitando. ~ Aclaramos que los montajes y cambios en los salones realizados por Mayordomia, solo estén autorizados por el Departamento de Servicios Generales. — Para las actividades/eventos en la institucién, el/la Encargado(a) de Mayordomia coordinaré y dispondré de personal de apoyo necesario para cubrir los requerimientos solicitados, Esta politica es propiedad de MEPYD. Queda prohibida su reproduccién total 0 parcial sin la debida autorizacién. GM-PG-01-F07 Vo2Cédigo: GA-PO-08 F. Versién: 18/11/2021 Eeyouinnanncscon Politica de Reuniones y Montaje de —_Versién: 01 — Eventos Pagina: 4 de 7 Gestién Administrativa realizar el montaje de! mobiliario (sillas, mesas, etc.) y tipo de organizacién en los eventos programados. - La DA es responsable de revisar, controlar y analizar el detalle de consumo de refrigerios, verificando entre otros datos del personal beneficiario, numero y costos de refrigerios consumidos en el mes y otros relacionados al pago de refrigerio, ~ Esté prohibido ocupar los salones sin antes reservar via intranet o haber informado al Departamento de Servicios Generales (Este punto solo aplica a los salones que maneja este Departamento). ~ Las solicitudes externas (terceros) para agendar eventos en los salones del ministerio deberén solicitarse a la DA mediante comunicacién escrita, indicando la forma de organizacién del espacio y cantidad de personas. En estos casos, la institucién solo suministrara café y ‘agua, no se otorgaran servicios de almuerzo o refrigerios sélidos. 5.2 Disposiciones para la solicitud de refrigerios ~ las dreas que soliciten la asignacién de refrigerios(catering) en los eventos programados deben elaborar una comunicacién requiriendo el servicio de alimentos y bebidas tramitando al Viceministro(a) Administrativo o Ministro(a), con copia a la Direccién Administrativa para ‘su aprobacién, debiendo ser entregado al menos siete (7) dias antes del evento programado, a fin de su adquisicién y asegurar el servicio. Asi mismo, deberd remitir el listado de Participantes para gestionar las cantidades de refrigerio correspondientes. —_ Los refrigerios solo serdn autorizados para los siguientes eventos Capacitaciones internas cuya duracién sea igual o superior a 9 horas. Reuniones directivas cuya duracién sea igual o superior a 4 horas. Eventos de cardcter institucional. Capacitaciones ejecutadas dentro de convenios, proyectos y demés programas especiales. Otros eventos que no estén mencionados en los anteriores y que hayan sido autorizados Por el Ministro(a). ~ Las reuniones internas realizadas en jornada laboral no necesitarén de servicios de abastecimiento de alimentos, por lo que deberén tomar su descanso para almorzar. ~ Aquellas actividades que por su naturaleza no puedan interrumpirse deberén ser justificadas y aprobadas por la DA. Ei/la responsable designado(a) para el control de catering tendré la Obligacién de dar cumplimiento a esta medida y deberé solicitar las justificaciones y aprobaciones correspondientes en los casos que los amerite. ~ Para el servicio, el drea solicitante deberd especificar con el/ia responsable de DA el meni, la modalidad de entrega del refrigerio (empacado, tipo buffet o bandejeada) acorde al tipo de evento/actividad y que utensilios utilizar. El Departamento de Servicios Generales es responsable de colocar todos los utensilios y componentes adicionales inherentes a las actividades, asi como designar el personal de mayordomia para asistir durante el evento. La asignacién de mend se realizaré tomando en cuenta las siguientes condiciones: Esta poltica es propiedad de MEPYD. Queda prohlbide su repreduccén total o parcial sin la debida ‘autorizacién, GM-PG-01-F07 Vo2Cédigo: GA-PO-08 Gestién Administrativa F. Versién: 19/11/2022 Egyouia ruawmcacon Politica de Reuniones y Montaje de —_Versién: 01 we Eventos Pagina: 5 de 7 Visitantes (empleados) Duracién del --_Empleados Gependencies.ae Visitantes externos del fevento/actividad del Ministerio 4@ !98 dependencias del _ Ministerio | 3 horas 0 menos 1, Café y agua 1, Café y agua BECaNy soe) 4 horas 3. Refrigerio stone ene Gare ateaze 5 1. Café y agua 1. Café y agua Jornada Completa i 2. Refrigerio matutino (@:00em~ 4:00 p.m.) 2. Refrigero matutina | 3° Amuerzo i 2 4. Refrigerio vespertino 1, Café y agua 1, Café y agua porna amnee cena 2 Refigero matuting 2. Refiero matutino a ena 3. aimuerzo 3. Almuerzo 008) ey 4. Refrigerio vespertino 4. Refrigerio vespertino ~ La DA notificara al suplidor el mend seleccionado. En el dia acordado de la entrega el/la responsable designado(a) de la DA deberé recibir y custodiar los conduces entregados por el proveedor de cada servicio prestado, que el menu seleccionado sea el correcto, verificando que los documentos cumpian los requerimientos de firma y sello correspondiente. ~ Ei/la responsable de la DA supervisaré el desarrollo del evento. Finalizadas las actividades, elaborard el registro consolidado con los servicios solicitados por mes, con lo cual solicitard al suplidor las facturas de todas las actividades realizadas a fin de completar el expedient con los soportes para la gestién del pago. ~ El4rea solicitante es responsable de consumir el servicio solicitado en la fecha estipulada del evento. En caso de no hacerlo, éste no puede ser trasladado a otro dia, ni otorgado a terceras personas. ~ Posterior al evento, el rea solicitante debe enviar a la DA la certificacién de los servicios recibidos de refrigerio con firma y sello del directivo del 4rea, donde especifique la conformidad 0 no del servicio, ~ Cualquier cambio que surja posterior a la programacién del evento deberé ser notificado al responsable designado de la DA, al menos dos (2) dias antes de! evento; los casos de urgencia se trabajarén como tal, pero no puede ser la norma. 5.3 Cancelaciones ~ las reuniones seran canceladas por el Departamento de Servicios Generales (Mayordomia), a los 25 minutos de no iniciada, esto con previa autorizacién del area solicitante. - El rea solicitante debe cancelar cualquier actividad/reunién con una 1 hora antes de anticipacién. ~ Lacancelacién de actividades/eventos que ameriten refrigerios deberd notificarse a le DA con 24 horas previas a la fecha del evento, a los fines de que sean cancelados servicios subcontratos y logistica interna. Esta politica es propiedad de MEPYD. Queda prohibida su reproduccién total o parcial sin la debida autorizacién. GM-PG-01-F07 vo2Cédigo: GA-PO-08 ° F. Versi6n: 18/11/2021 Egxeuiamanmcrcos Politica de Reuniones y Montaje de _Versién: 01 Li Sal Eventos Pagina: 6 de7 Gesti6n Administrativa ~ De no ser realizadas las cancelaciones con el tiempo indicado, la institucién se reserva el derecho de adjudicar el gasto incurrido al drea solicitante. 5.4 Responsabilidades de la Direccién Financiera ~ Asegurar los recursos necesarios para el pago de los servicios adquiridos por concepto de refrigerio (catering), de acuerdo con el alcance de esta politica. Toda solicitud de pago de refrigerios cuya documentacién de respaldo se encuentre con deficiencias y alteraciones, quedarén nulos a efectos de pago. 5.5 Responsabilidades de la Direccién de Tecnologia de la Informacién y la Comunicacién ~ Facilitar la disposicién y montaje de los equipos tecnolégicos que sean requeridos en los eventos programados por las reas. 5.6 Responsabilidades de la Direccién de Comunicaciones ~ Facilitar la disposici6n y montaje de los equipos audiovisuales y gestién de prensa (cémaras fotogréficas, video) que sean requeridos en los eventos programados por las dreas. 5.6.1 Responsabilidades de la Divisién de Protocolo ~ Dar apoyo con la designacién de personal protocolar y/o maestria de ceremonias, en los eventos que requieran su participacién. ~ Coordinar con el érea responsable del evento la logistica de distribucién y con la DA las actividades de su competencia. ~ Realizar remisién mensual de encuesta de satisfaccién a las dreas que hayan solicitado y recibido el servicio. ~ Velar por la entrega de salones de forma oportuna a las éreas solicitantes, en las actividades que lo ameriten. ~ Verificar y gestionar de manera oportuna y eficiente la disposicién y orden de los mobiliarios ¥ equipos a utilizar en las diferentes actividades que lo ameriten. 5.7 Responsabilidades de la Direccién de Control Interno - Monitorear el cumplimiento de las politicas internas. ~ Auditar la documentacién de soporte de la adquisicién del servicio con el fin de asegurar su uso adecuado. Esta politica es propiedad de MEPYD. Queda prohibida su reproduccién total o parcial sin la debida ‘autorizacién. GM-PG-01-F07 vo2Cédigo: GA-PO-08 . F. Versién: 18/11/2021 Exnouis ranean POlitica de Reuniones y Montaje de —_Versién: 01 aaa Eventos Pagina: 7 de 7 Gestién Administrativa 5.8 Seguimiento ~ Se verificaré el cumplimiento de la presente politica mediante las visitas periddicas a los salones, reportes semanales de consumos, relacionado con lo solicitado a través de la intranet por el érea de Mayordomia del Departamento de Servicios Generales, las certificaciones de los servicios prestados, asi como otros documentos de soporte aplicables. Control de Cambios fo fen 18/11/2021 Creacién de nuevo documento. 7. Documentos anexos - N/A Esta politica es propiedad de MEPYD. Queda prohibida su reproduccién total o parcial sin la debida ‘autorizacién. GM-PG-01-F07 Vo2