Ficha de Proceso F. Versién: 30/11/2021 Versién: 2 Gestién Administrativa Pagina: 1 de 3 SUBPROCESO: Compra, contratacién y evaluacién de proveedores de | RESPONSABLE: Encargado (a) Dpto. de Compras. bienes y servicios. 5 is PROPOSITO O MISION: Suplir las necesidades de Bienes y Servicios de la Institucién, en cumplimiento de las normativas vigentes aplicables para la ejecucion de los procesos establecidos por la Direccién General de Contrataciones PUblicas (DGCP), asi como realizar la evaluacién luego de recibido el bien o servicio para satisfacer las demandas de las unidades requirentes de! Ministerio, ‘ALCANCE z : Inicia: Con la recepcién de los requerimientos de los diferentes departamentos para gestionar el proceso de compra y contratacion en sus diferentes ambitos (cotizaci6n, seleccién, evaluacién técnica y econémica de proveedores, aprobacién y adjudicacién). Termina: Con la adquisicion del bien o servicio y la evaluacion posterior del proveedor. a ‘© Direcci6n General de Contrataciones 1s (DGCP) Ee arene '* Manuales de * Verificar requerimiento aprobado en el procedimientos Plan Anual de Compras. Direccién General de |__| « Elaborar solicitud de compras Bros ‘+ Expediente completo dde compra para sestién de pago er + Areas de la Institucién Almacén y suministro | * Directives de las | Contrataciones * Agrupar requerimiento de acuerdo con el_| + Términos de * Planificacién ides de la Pablicas (DGCP) rubro referencia Institucional Instituci6n * Ley 340-06 ‘= Determinar procedimiento de compras a | « Certificado de + Comité de Compras ‘= Ministro(a) + Umbrales topes P| ser aplicado, segtin umbrales. Disponibilidad de ‘+ Reglamento de ‘+ Revisar fichas con especificaciones Cuota para aplicacién 543-12 técnicas Comprometer ‘* Requerimientos de * Solicitar el Certificado de Apropiacién. ‘* Orden 0 contrato adquisicién de + Definir términos de referencia * Bien 0 servicio bienes y Servicios PS Crearactaas cs adaquirido Especificaciones * Factura de técnicas | proveedor * Elaborar pliego de condiciones * Difundir y publicar et proceso con la Constancia de Resoluciones ee documentacién correspondiente y el ees Plan de compras |) formulario de debida diligencia DC-MI-01- | bien 0 servicio anual rod adquirido | '* Preventive ‘+ Informe de Compras ‘© Recibir y evaluar ofertas (si apli Recibir y eval fas (si aplica) reakeaine * Hacer adjudicacién GM-PG-02-F01 V2Ficha de Proceso F. Versién: 30/11/2021, Versién: 2 Pagina: 2 de 3 Gestion Administrativa T * Solicitar certificacin de Disponibilidad de | « Resultados Cuota para Comprometer evaluacién a || + Elaborar érdenes 0 contrato de compra (si | proveedores | ‘+ Formularios izar y gestionar con las reas la completados imentacion de la evaluacion de ++ Plan de accién proveedores luego de recibido el bien o implementado servicio. | * Reevaluar Proveedores (si aplica) ‘+ Actualizar informe de ejecucién del plan anual de compras AA] + Remitir resultados y recomendaciones a los proveedores conforme a la evaluacion | E y la recepcién, - INDICADORES / PARAMETROS DE CONTROL: | FRECUENCIA DE MEDICION: RECURSOS: Ver GM-PG-07-F01 Indicadores del Sistema de Gestién. Gestion. ‘* Ver GM-PG-07-F01 Indicadores del Sistema de | » Humanos '* Tecnologicos | DOCUMENTOS DE SOPORTE: ‘+ Manual general de procedimientos de compras y contrataciones piiblicas + Manual de metodologia para preparar los planes anuales de ‘compras y contrataciones. + PD-CCC-01 Licitacién Pablica Nacional + PD-CCC-02 Licitacién Restringida + PD-CCC-03 Sorteo de Obras ‘+ PD-CCC-04 Comparacién de Precios ‘+ PD-DAF-05 Compras Menores + PD-UC-06 Compras por debajo del umbral minimo + PD-MA-07 Compras Urgentes + _Guias y manuales del portal transaccional REGISTROS: ‘* Documentos Esténdar ‘* Ficha Técnica de Compras * Habilitacion y Evaluacién + GA-PE-06-FO1 Formulario de Evaluacién de proveedores ‘+ GA-PE-06-F02 Formulario de Re-Evaluacién de proveedores Reporte de Evaluacién de Proveedores + Matriz de procesos de compras MEPy! + DC-MI-01-F02 Formulario de Debida GM-PG-02-F01 V2Ficha de Proceso F. Version: 30/11/2021 Versién: 2 Gestién Administrativa Pagina: 3 de 3 + Normas basicas de control interno de 2do grado ADC-3-007 Proceso de Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. + DC-MI-01 Manual de Cumplimiento Regulatorio y Antisoborno. ‘+ GA-PE-04 Procedimiento Interno para Adquisicién de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. ‘+ GA-PE-06 Procedimiento Evaluacién de Proveedores de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. REVISION: ‘APROBACION: Encargado (a) Dpto. de Compras Director(a) Administrative i Gj MEPro CONTROL DE CAMBIOS Pa eee 1 20-06-2020 Creacion de Nuevo Documento. 2) 30-11-2021 Actualizacién formato de ficha de proceso; cambio de nombre subproceso, actualizacién informacion en las secciones: Proveedor, entradas, Actividades, salidas, Indicadores, Documentos de Soporte, Registros Se incluye descripcién de actividades sobre la evaluacién de proveedores GM-PG-02-F01 V2