Informatica Aplicada

LIC.
EN OPERACIONES Y LOGÍSTICA — LIC-OPE-LOG
materia
INFORMÁTICA
APLICADA I
IA-I · PRIMER CUATRIMESTRE
contacto web y redes

Códigos QR
Estimado Alumno:
Esta materia puede contener Códigos QR para agilizar el acceso a los contenidos audiovi-
suales que el docente ha desarrollado especialmente para Usted.
Para poder visualizar los videos utilice el lector de código QR que trae por defecto su telé-
fono o dispositivo móvil. En caso de no disponer de uno, puede descargarlo desde Google
Play si su sistema operativo corresponde a Android o desde la App Store si utiliza IOS.
Una vez instalado el software en su dispositivo móvil:

1) Abra la aplicación
2) Apunte con la cámara de su dispositivo hacia los códigos QR que encuentre en el in-
terior de su materia.
De esta manera estará visualizando los videos que el docente ha desarrollado y/o selec-
cionado especialmente para usted.
Índice
Bienvenida 4
Propósito 4
Objetivos 5
Mapa conceptual 6
Contenidos mínimos 7
Contenidos 7
Bibliografía 8
Planificación 9
Metodología 10
Evaluación 11
Módulos
› Módulo 1 12
› Módulo 2 65
› Módulo 3 111
› Módulo 4 147
Referencias
❶ Lectura Obligatoria (disponible en ANEXO)
① Lectura Complementaria (disponible en plataforma)
Impresión total del documento 168 páginas
Licenciatura en Operaciones y Logística | Informática Aplicada l 3

Bienvenida
Propósito
Estimado Alumno, le damos la más cordial bienvenida a Informática Aplicada I.
Esta asignatura es cuatrimestral y se encuentra en el primer cuatrimestre de la carrera.

La materia es de tipo herramental ya que le aportará conocimientos y habilidades para el
uso de la tecnología, facilitando las tareas de un profesional comprometido con la reali-
dad y actualizado.
El objetivo es lograr que usted se sienta seguro en un ambiente donde cada vez más, se
necesita de las herramientas informáticas para la resolución de situaciones de su futuro
desempeño laboral. Es de fundamental importancia, que usted aproveche esta instancia
de aprendizaje para aplicar sus habilidades de razonamiento al manejo eficiente de la
informática, lo que le permitirá tomar decisiones eficaces, a la vez de que incrementará
sus oportunidades para acrecentar el desarrollo del pensamiento lógico y sistemático.
La presente materia consta de cuatro módulos. En cada uno de ellos, además de los con-
tenidos teóricos correspondientes, se presentan diversas actividades prácticas que facili-
tarán, no sólo el aprendizaje, sino también, la incorporación de estos conocimientos en
su vida profesional y laboral. Como se trata de desarrollar habilidades, es muy importan-
te que realice los ejercicios en forma individual.
En relación con los contenidos de la materia, usted comenzará dentro del entorno de
Windows, adquiriendo habilidades que le permitirán realizar el tratamiento de todo tipo
de textos mediante la herramienta Word.
Luego utilizaremos la planilla de cálculos Excel para resolver distintas situaciones proble-
máticas en las que se trabaja con datos numéricos,
El tercer módulo dedica especial atención a las bases de datos y finalmente en el cuarto
módulo conocerá sobre la herramienta Visio para dibujar una variedad de diagramas,
entre ellos se incluyen diagramas de flujo, organigramas, diagrama de procesos, etc.
La asignatura fue pensada para ser presentada de la manera más amena posible, sin que
discurra en cuestionamientos acerca de la utilidad de la informática. Tenga en cuenta
que, como instrumentos de información y comunicación, tanto las computadoras - y a

partir de ellas, el uso de Internet, las enciclopedias interactivas digitales, etc.- como la
televisión no son buenos ni malos auxiliares por sí mismos, todo depende del uso que se
haga de ellos, quién los usa y con qué fines.
Ante cualquier duda o consulta que surja a partir del estudio de los contenidos presenta-
dos, nos encontraremos en el espacio que nos brinda la tutoría.
¡Éxitos en sus aprendizajes!
Objetivos
› Desarrollar habilidades en el uso apropiado de los recursos y medios tecnológicos,
para la implementación y administración de los recursos informáticos de la organi-
zación.
› Transferir conceptos teóricos de la asignatura a las situaciones problemáticas pro-

puestas en las actividades, para aplicar soluciones pertinentes en su futuro trabajo
profesional.

Mapa conceptual

Contenidos mínimos
Sistemas de Información (SI) y Tecnologías de Información (TI). Funcionamiento de
las computadoras: Hardware y Software. Comunicación de las computadoras: redes
y telecomunicaciones. Organización del área Sistemas y Tecnologías de Información.
Planeación de sistemas de información: aspectos a considerar, metodologías y actores.
Seguridad informática. Normativas: habeas data, propiedad intelectual, licencias de
software, delito informático, firma digital. Internet.
Procesador de textos. Estructura de un documento. Formato. Tablas. Columnas.
Presentaciones. Generalidades y principios básicos. Diapositivas: Proceso de diseño:

plantillas, patrones, objetos, textos, imágenes. Transición y animación. Botones de acción
e hipervínculos.
Planillas de cálculo. Generalidades.
Base de datos. Manejo de datos. Proceso de datos y salidas en distintas bases de datos.
Contenidos
Módulo 1: Procesador de Textos
Características generales de Microsoft Word. Entorno. Barras de Word.

Edición Básica. Introducción de datos. Insertar símbolos. Seleccionar. Eliminar. Deshacer
y rehacer. Cortar, copiar y pegar. Copiar formato. Cómo guardar y abrir documentos.
Ortografía y gramática. Autocorrección. Sinónimos y traducción.
Formato del documento. La portada. Fondo de página. Fuente. Efectos básicos. Mayús-
culas y minúsculas. Color y efectos de texto. WordArt. Letra capital. Formato de párrafo.
Viñetas y Numeración. Diseño de página. Encabezado y pie de página. Número de página.
Tablas. Crear tabla. Diseño de tabla. Estilo de tabla. Alineación. Mover. Ajustar tamaño.
Borrar.
Ilustraciones. Manipular imágenes.
Hipervínculos. Crear, modificar y quitar un hipervínculo.
Marcadores. Notas al pie y notas al final.
Sangría. Espacio entre líneas.
Imprimir. Configurar página.
Módulo 2: Planilla de cálculo
Introducción. Elementos de Excel. Acceder y reconocer el entorno Microsoft Excel.

Área de trabajo. Columnas, filas y celdas. Hojas y Libros.
Operaciones con archivos: abrir, nuevo, guardar y cerrar.
Manipular celdas. Seleccionar, copiar, pegar, mover y borrar celdas.
Manipular elementos. Insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas.
Datos. Introducción y tipos de datos. Eliminar filas duplicadas. Ordenar. Buscar y reem-

plazar. Corrección ortográfica.
Las funciones. Autosuma y funciones más frecuentes. Insertar función. Funciones como
argumentos de las funciones. Función SI. Referencias.
Formato de celdas. Formato de texto. Alineación. Bordes. Sombreado.
Gráficos. Crear gráficos. Añadir una serie de datos. Características y formato del gráfico.
Modificar la posición de un gráfico.
Configurar página. Vista preliminar. Encabezado y pie de página. Imprimir Libros.
Módulo 3: Base de datos

Características generales de las bases de datos.
Arquitectura de una base de datos. Sistemas de Bases de Datos.
Microsoft Access.
Elementos de la pantalla. Creación de una Bases de Datos. Manipular una base de datos.
Tablas: creación de Tablas a partir de Diseño. Definición de campos: Propiedades. Tipos
de datos. Clave principal. Guardar una tabla.
Formularios: creación de formularios mediante asistente. Editar datos.
Consultas: tipos. Creación de una consulta. Encabezados de columna. Orden de campos.
Manipular una consulta. Consulta multitabla. Combinar tablas
Informes: creación de informes mediante asistente. Ordenación y Grupos. Impresión.
Módulo 4: Modelador de diagramas Visio
Introducción a Microsoft Visio. Características generales de la herramienta.

Modo de función.
Algoritmos y Diagramas de Flujo. Definición y características.
Trabajamos con Visio. Pasos básicos para confeccionar un nuevo diagrama.
Manipular Formas y conectores. Agregar texto.
Categorías. Formas de uso. Plantillas predeterminadas.
Guardar e imprimir el trabajo.
Barras de trabajo. Características generales.
Bibliografía
Obligatoria
› Los materiales de estudio se encuentran desarrollados en los contenidos de cada uno

de los módulos.
Complementaria
Usted puede seleccionar la siguiente bibliografía, como complemento del contenido de cada
módulo:
MICROSOFT Excel.
› Recuperado el 29 de agosto de 2016, https://support.office.com/es-es/excel

MICROSOFT Word.
› Recuperado el 29 de agosto de 2016, https://support.office.com/es-es/word
› Instituto Tecnológico de Colima. 01/01/2007. Fundamentos de Bases de Datos [base de

datos en línea]. México- Ed. Instituto Tecnológico de Colima < http://labredes.itcolima.edu.
mx/fundamentosbd/index2.html > [ Consulta: 01/08/2013]
MICROSOFT Access.
› Recuperado el 29 de agosto de 2016, https://support.office.com/es-es/access
MICROSOFT Visio.
› Recuperado el 29 de agosto de 2016, https://support.office.com/es-es/visio
Planificación
40% 40%
10% 30% 30% 30%

MÓDULOS 1 2 3 4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 3 MÓDULO 4

Metodología
Aquí desarrollaremos la forma en que se llevará adelante el proceso de enseñanza y
aprendizaje, buscando alcanzar los objetivos de aprendizaje.
A) Estrategias de enseñanza: Este espacio curricular fue diseñado según lo previsto en

el Sistema Institucional de Educación a Distancia (SIED) de la UBP (Resolución MECCYT
197/2019), las características de los destinatarios, las necesidades de esta disciplina,
competencias que se espera promover en esta asignatura y el perfil del egresado. En
relación con lo anterior, para llevar a cabo la enseñanza se cuenta con:
› Contenidos y actividades de aprendizaje desarrollados en la plataforma virtual miUBP.
› Material bibliográfico especialmente seleccionado.
› Tutorías virtuales que implican diferentes espacios de interacción.
B) Materiales curriculares: Durante el cursado, se fomenta el estudio de los contenidos

(presentados en diferentes soportes y lenguajes) que componen el programa, y la
resolución de las actividades de aprendizaje. De esta forma, se introduce al alumno en
los conceptos que se deben dominar en todo lo que respecta a Informática aplicada.
También, se invita a leer bibliografía que enriquece y profundiza dicho desarrollo. Por otra
parte, se propone la resolución de actividades de aprendizaje de carácter optativo que se
encuentran debidamente identificadas en la plataforma. Algunas de ellas se centran en
la apropiación de conceptos teóricos básicos de la asignatura y otras en la transferencia
mediante un abordaje práctico a través del análisis de casos, ejercitaciones y situaciones
problemáticas.
C) Modalidad de trabajo: Los alumnos pueden optar por agruparse libremente para
estudiar la materia y resolver las actividades de aprendizaje planteadas, de forma
individual o grupal. En este sentido, en esta asignatura se propone:
› Que el alumno pueda desenvolverse en forma autónoma, reconociendo sus fortalezas

y debilidades, a la vez que puede desarrollar sus propias estrategias de aprendizaje.
Esto le permitirá resolver eficientemente las futuras situaciones a las cuales puede
enfrentarse como profesional.
D) Interacción: La comunicación con el docente tutor se realiza a través de los diferentes

medios disponibles en la plataforma miUBP. Hay clases en video, en las que el docente
tutor expone contenidos que considera relevantes. Éstas se graban para poder ser
visualizadas en cualquier momento.
E) Formación Práctica: En lo que se refiere a la formación práctica se hace foco en

la resolución de problemas que implique el uso de los contenidos estudiados en la
asignatura contextualizados en situaciones que tengan que ver con la carrera.

Evaluación
La metodología de evaluación propuesta se presenta conforme al Reglamento
Académico General de la UBP. Cada instrumento de evaluación contiene sus criterios de
evaluación explicitados y el puntaje otorgado a cada consigna. En cuanto a los criterios
de acreditación, la escala cuantitativa utilizada para evaluar es del 1 al 100 y el puntaje
mínimo que se requiere para la aprobación es de cincuenta.
Regularidad
Para alcanzar la condición de alumno regular usted deberá aprobar la Evaluación Inte-
gradora dentro de los plazos previstos para el cursado. Si reprueba esta instancia podrá
reelaborar la evaluación según los requerimientos del docente.
Examen Final
Deberá rendir, en condición de regular, una evaluación final que se realizará a través de
un examen escrito integrador, presencial, en el periodo que disponga la Universidad.

Módulo 1
Microobjetivos
› Manejar con precisión el procesador de texto, para poder utilizarlo en su tarea espe-
cífica.
› Seleccionar y aplicar la herramienta óptima, de acuerdo con las necesidades plantea-

das, con el fin de ejecutar una actividad particular.
Contenidos
PROCESADOR DE TEXTOS WORD
Características generales de Microsoft Word
En este módulo nos detendremos en el estudio de Microsoft Word, software de oficina

que nos permitirá la creación y edición de documentos de texto.
Entre las principales razones que vienen a explicar el éxito de ese software podemos
destacar las siguientes:
Énfasis
› La edición del texto es realmente sencilla y se puede acometer recurriendo al empleo
de una larga lista de recursos.
› Su apariencia y uso es muy fácil, con conocimientos básicos se puede emplear sin pro-
blema.
› Da la posibilidad de poder visualizar el resultado final del trabajo antes de ser impreso.
› Cuenta con herramientas muy útiles a la hora de obtener un resultado estupendo.

Nos referimos tanto al corrector ortográfico como a los distintos estilos y formatos.
› Se pueden emplear atajos de teclado, con combinación de teclas, que consiguen que
el trabajo sea mucho más rápido.
Veamos los pasos básicos para empezar. Puedes iniciar Word ahora para ir probando
todo lo que le explicamos. Generalmente, podrás encontrar fácilmente este procesador
de textos, ubicando el siguiente ícono:

Al acceder nos aparece la siguiente pantalla:
Vamos a elegir documento en blanco para comenzar a trabajar en un NUEVO documento.

En esta pantalla, encontramos los siguientes elementos:
1. Barra de herramientas de acceso rápido
Contiene las opciones que más frecuentemente se utilizan. Los botones son
Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para
recuperar la acción que hemos deshecho) y Abrir.
2. Barra de título
Contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del
nombre del programa.
3. Pestañas cinta de opciones
Es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene
las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word.
4. Cinta de opciones de una pestaña
La cinta de opciones se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas,

por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una cinta de opciones

diferente.
5. Botones Presentación
Sirven para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar, maximizar

y cerrar.
6. Barras de desplazamiento
Permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Hay una para
desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal.
7. Zoom
Nos permite alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o
ver una vista general del resultado. Normalmente se utiliza el 100%, que es el
tamaño normal.
8. Vistas del documento
Definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se

suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la
hoja tal cual se imprimirá.
9. Barra de estado
Muestra información del estado del documento, como el número de páginas y

palabras, o el idioma en que se está redactando.

Edición básica
A continuación, aprenderemos lo necesario para editar documentos.
Introducción de datos
Escribir un documento básicamente se trata de teclear el texto y controlar siempre dónde

está situado el punto de inserción.
Énfasis
En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos
de contenido. Esta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse
una idea de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudará en nuestro trabajo.
Un documento bien estructurado siempre es más sencillo de manejar, facilitando por
ejemplo la posterior creación de índices.
Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el
tipo de texto que vamos a introducir.
De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará que el texto
introducido es un título. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos
del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumirá que quieres cambiar de elemento y pasará al formato
Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2
(que supone un nivel más bajo en la jerarquía estructural) para incluir un subtítulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el
estilo Párrafo.
Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos
márgenes y pasa a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene
saber que, si en algún momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo
puedes hacer con la combinación de teclas MAYÚS+INTRO.
A primera vista el resultado será el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no
es así. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de
empezar un nuevo párrafo. En tus inicios esto carecerá de importancia, pero a medida que
vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una distancia entre párrafos concreta o
utilizando la sangría, sí que puede afectar al resultado final.

Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen inferior
de una página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de forma manual
si queremos pasar a la página siguiente, aunque no hayamos llegado al final, desde la
pestaña Insertar > grupo Páginas > opción Salto de página.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques

mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrarás en la pestaña Inicio > grupo
Párrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el documento se llenará de marcas
así:
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón
Insertar símbolos
Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografías,
logotipos, tablas, gráficos y muchos otros objetos que enriquecerán el documento.
Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero si queremos insertar
algún símbolo o un carácter especial deberemos ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.
Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como símbolos

monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc.

Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que
decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar.
El texto seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se
muestra coloreado (normalmente en azul o negro).
El texto se puede seleccionar:
• Con el mouse: colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón

izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
• Con la opción Seleccionar: en la pestaña Inicio > grupo Edición > opción
Seleccionar, podrás desplegar un menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar
todo el documento de una vez.
Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR
Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de

borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que queríamos
borrar, con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Para
deshacer acciones:
1. La última acción realizada: para deshacer la última acción realizada, pulsar el

icono deshacer , de la barra de acceso rápido.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Las últimas acciones realizadas: si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del
icono deshacer, aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el
cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el
cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuáles son las diferentes acciones que podemos
deshacer, por ejemplo, Escritura “la”, Escritura “el”, Negrita.
Rehacer
Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que
acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la
acción porque pensamos que no queda bien en cursiva, pero al cabo de un momento
pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en
cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.
Cortar, copiar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras
que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a
otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos:
2. Mediante el mouse y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:
3. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo...) a copiar o cortar
4. Hacer clic en el icono copiar Copiar o cortar
5. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar
3. Mediante el mouse:
Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el
menú contextual ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón
derecho y elegir pegar.

4. Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con

MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y, por último, ir a la posición donde vamos a pegar,
pulsar Ctrl+V.
Copiar formato
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que
tenía. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar se
pegará también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos
que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a copiar. Para
solucionar esto existen las Opciones de pegado.

¿Cómo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos
clic en ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen:
De izquierda a derecha, las opciones permiten:
› Mantener el formato de origen (opción predeterminada).
› Combinar formato.
› Mantener sólo texto, que copiará el texto, pero sin los estilos que tenga.
› Al hacer clic en Pegado especial…, se abre una ventana que permite elegir cómo pegar
el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podrías convertir un texto que
hayas copiado en formato HTML a formato RTF o viceversa.

Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripción de la acción que realizará
cada tipo de pegado, simplemente seleccionándolo en la lista superior.
Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como...
de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.
› - Al utilizar el comando Guardar como, Word te permite elegir el dispositivo donde

vas a guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que
lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será
guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo
podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente:
En esta pantalla se puede elegir la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vamos a

guardar el archivo.
Una vez elegida la ubicación podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicación.
Podemos hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran en la parte derecha de la
pantalla o podemos buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. En ambos casos se
abrirá un cuadro de diálogo similar al que ves a continuación:

Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún
cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un
documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de
diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.
En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra.
Aun así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para
guardar un archivo debes tener en cuenta:
› Dónde se guarda: en la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas
que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Documentos. Ten
en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que
tener abierta de modo que se muestre su contenido.
› El nombre del archivo: escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las
primeras letras del contenido del documento.
› El tipo del archivo: se especifica en el desplegable inferior.
Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable
podemos elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF.
Abrir un documento
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo.
Si acabamos de abrir Word veremos una pantalla con los documentos usados
recientemente, podemos hacer clic en uno de ellos para abrirlo. En otro caso pulsaremos
sobre el icono:
En ese caso y también si utilizamos el comando Abrir de la pestaña Archivo, veremos una
pantalla similar a esta:

Desde aquí podemos abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de
la parte derecha. Si el documento que queremos abrir no aparece entre los documentos
recientes haremos clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...
Para buscar en nuestro disco duro pulsaremos en Este PC y se abrirá una pantalla similar
a la que hemos visto para Guardar, desde ella elegiremos la carpeta donde queremos. Si
el documento que queremos abrir está en la lista que se nos muestra basta hacer doble
clic sobre él para abrirlo.
Con todo lo aprendido hasta aquí, lo invitamos a resolver la actividad 1.

Actividad
Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores

de texto. Word 2016 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido
Énfasis mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante,
conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error
no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede
detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras
de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas
reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el
significado de las palabras en cada contexto.
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son
erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales.

Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez:
5. Revisar mientras se escribe: de forma predeterminada, Word irá subrayando con una
línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo
y las que considere que contienen errores gramaticales en azul. Lo hará a medida que
vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Word no
podrá detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada, por ejemplo, con
un punto.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar
el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos
permitirá elegir una de las palabras sugeridas.
› Ortografía:
Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee.
Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Esta es la forma básica de corregir
nuestros documentos.
› Gramática: en nuestro ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical es Este,

con lo que la frase quedaría “Este autobús ... “

Autocorrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso
y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes “o once”, lo cambiará automáticamente por “u once”.
O bien, si detecta que empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.
Para configurar la autocorrección:
1. Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión.
3. Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección… y aparecerá un cuadro de dialogo

para que Usted selecciones las opciones que quiere tener en su corrección automática.
Sinónimos y traducción
Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la

redacción y ayudarnos a crear documentos de bien elaborados. Para ello, nos ofrece los

sinónimos y la traducción.
El panel de Referencia, que podemos mostrar desde la pestaña Revisar > grupo Idioma
> Traducir, es precisamente esto. Una pantalla para poder traducir y buscar sinónimos.
Observa el ejemplo de las siguientes imágenes, donde hemos realizado una búsqueda
de la palabra aprender tanto en un diccionario de sinónimos en español como en un
traductor español-inglés:
Sinonimos:

Traducción:
En ambos casos la búsqueda se realizará después de pulsar el botón verde con forma de
flecha.

Actividad
Formato del documento
Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones
que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo.
Énfasis
La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para
facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con
poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.
La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada:

proyectos, memorándums, informes, etc. Word 2016 facilita mucho esta tarea, ya que
pone a nuestra disposición una serie de portadas predefinidas.

Para incluir una portada debemos ir a la pestaña Insertar > grupo Páginas > opción
Portada.
Se desplegará un menú con varios diseños. Haciendo clic en uno de ellos se insertará una
nueva página al principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el
título, el subtítulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran
con texto entre corchetes: [Escribir el título ...]. Al hacer clic sobre él se muestra un cuadro
de edición, donde hay que indicar el nuevo texto.
Fondo de página
Otro detalle que nos ayudará con los últimos retoques del documento es cambiar el
fondo de las páginas.
Por defecto las páginas se muestran blancas, porque es el color más normal del papel de
impresión y por tanto dejarlo así supone un menor gasto de tinta en la impresión. Pero
si queremos dar color a las páginas, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño > grupo
Fondo de página.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirán cambiar el fondo de todas las
páginas a la vez:
› Marca de agua: normalmente es un texto que se ve al fondo de la página
› Color de página: al hacer clic, un menú te permite elegir el color en una paleta de colo-
res.
› Bordes de página: como cuadro, sombra, 3D, etc.
La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de
las letras, números y signos de puntuación que se escriben como texto.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.
También aparecen las herramientas de formato, automáticamente, al seleccionar una

palabra o frase.
› Fuente:
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos

referiremos a elegir la tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de fuente
actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que hay a su derecha
se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.

La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y
Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte más práctico y, si estás utilizando
una fuente la encuentres fácilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la

derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también
podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
› Tamaño de la fuente:
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto

y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo
directamente en la caja de texto.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de

que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez
de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha
hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.

› Efectos básicos:
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.
› Negrita (teclas CTRL+N): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.
› Cursiva (teclas CTRL+K): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
› Subrayado (teclas CTRL+S): Dibuja una línea simple bajo el texto. Si pulsas la
pequeña flecha triangular de su derecha se despliega un menú que te permite cam-
biar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre líneas onduladas, discontinuas, dobles,
gruesas, etc.
› Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.
› Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más abajo que el
resto del texto.
› Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más arriba que
el resto del texto.
Cambio mayúsculas/minúsculas
En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas...
podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha triangular que nos permite
cambiar el formato de mayúsculas a minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones
son:
› Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en

minúsculas.
› minúsculas. Todas las letras en minúsculas.

› MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.
› Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y

el resto de la palabra en minúsculas.
› Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
Color y efectos de texto
Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que

también se pueden aplicar a la vez. Están en la pestaña Inicio > grupo Fuente y desde el
menú contextual.
Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra A del icono
es el color que hay seleccionado actualmente. También dispone de una paleta de colores
que se muestra al pulsar su correspondiente flecha. Si no encuentras el color que deseas,
puedes pulsar Más colores... y seleccionarlo de la paleta más completa que se mostrará
en un cuadro de diálogo.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor cambiará y tomará
la forma de un rotulador de resaltado.
Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre
una hoja de papel con un rotulador. Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y
selecciona cualquiera de la paleta de colores disponibles.
Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el
texto resaltado, pero dejar de utilizar el lápiz especial y recuperar el formato normal del
cursor, pulsa Detener resaltado.
Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un menú con 20

formatos prediseñados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color
distinto al fondo, y demás efectos.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opción Borrar efectos de texto.
WordArt
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo vistoso
en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear
rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes:
WordArt.

Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt
Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es
hacer clic sobre la que más nos guste.
A continuación, se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos

seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para
cambiar aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como lo harías con
cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a medio
camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos
de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de Formato. Esto quiere decir que, por
ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también
que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
En la parte izquierda hay un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la parte
superior central está el icono para girar y en la parte derecha el icono para alinearlo con
el texto que lo rodea.

Letra capital
Un capitular (capital) es una letra capital grande que se usa como elemento decorativo
al principio de un párrafo o de una sección. El tamaño de una capitulación suele ser dos
o más líneas. Las letras capitales le dan a su documento Word un aspecto espectacular y
Énfasis
elegante.
Para introducir una letra capital:
1. Seleccionar el primer carácter de un párrafo.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo texto, seleccione capitular
3. Seleccione la opción de capitular que desee.
Para Eliminar una letra capital, primero debemos resaltar la misma y luego en la
pestaña Insertar, en el grupo texto, hacemos clic en letra capital > ninguno
Formato de párrafo
Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo

y modificar las características que queramos. Los párrafos son unidades dentro del
documento Word que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser
diferentes de un párrafo a otro.

Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la
sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.
› Alineación: estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro
tipos de alineación: Izquierda, Centrada, Derecha y Justificada.
› Sangría: aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la dere-
cha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos
botones de la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar
hacia la izquierda o hacia la derecha.
Viñetas y Numeración
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para crear

listas
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos

por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas
dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas,
podemos:
› Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la

lista.
› O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de
forma automática.
› Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word enten-

derá que quieres introducir una lista de viñetas.
› Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números también

creará una lista, en este caso numérica.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a continuación
de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta, deberás
separarlos por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.

El resultado será el siguiente:
Si quieres que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la secuencia,

utiliza la opción Establecer valor de numeración del submenú que despliega su
correspondiente flecha.
Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un párrafo normal, hay que
pulsar de nuevo la tecla INTRO después del último elemento, es decir, hay que pulsar dos
veces la tecla INTRO.
Al pulsar el botón Aumentar sangría antes de introducir un nuevo elemento indicamos

que este está un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto
da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como
numéricas.

Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha triangular
situada a la derecha de cada uno de los botones:

Podrá escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequeña muestra
del menú que se despliega. También puede crear un estilo de lista personalizado
pulsando Definir nueva viñeta, Definir nuevo formato de número o Definir nueva lista
multinivel.

Diseño de página
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una

hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos
escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Formato, en el grupo de herramientas

Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar
la Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si

ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.
También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión.
Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero,
al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja,
haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.
Tanto si escogemos la opción de márgenes personalizados, como si pulsamos el pequeño

botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la
siguiente ventana:

1. Márgenes: podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados
en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de
Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las
hojas.
Además, indicaremos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o

horizontal (también llamada apaisada).
2. Papel: determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y

también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga
más de una.
Para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos

visualizarlo con la vista de Diseño de impresión.
Encabezados y pies de página
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada

página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está
Énfasis escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y

suele contener los números de página.
Pasos para incluirlos en nuestro documento:
1. Con el cursor en la primera página del documento, vamos a Insertar, selecciona-

mos Encabezado o Pie y, a continuación, elegimos un un diseño integrado o seleccio-
namos Editar encabezado o Editar pie de página para crear el suyo propio.

2. Lo que desee repetir en las páginas del documento: agréguelo en el área de encabe-
zado o pie de página en la página.
Si no desea el encabezado o pie de página en la primera página, seleccione Diferente de

la primera página.

3. Cuando haya terminado, seleccionamos Cerrar encabezado y pie de página.
Número de página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder
referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado,
pero este número de página no aparece en el documento
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo

imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción
Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.
Encontraremos la misma opción en la pestaña Diseño de las Herramientas de

encabezado y pie de página, cuando tengamos un encabezado en modo de edición.

Al seleccionar una ubicación, se despliega una lista de formatos prediseñados para
que elijamos el que más nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados
asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la
localización del formato que buscamos.
Tablas
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada
celda se puede insertar texto, números o gráficos.
Nos permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden

realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio
de una columna u ordenar una lista de nombres.
Para crear una tabla, activar la solapa Insertar > grupo Tablas > botón Tabla
Seleccione la cantidad de columnas deseadas, teniendo presionado el botón izquierdo

del mouse.
Así aparecerá en la hoja del documento la tabla. La cantidad de filas no debe preocuparle,
ya que, si se mueve con la tecla TAB, al presionarla en la última celda insertará una nueva
fila.
Para moverse de una celda a otra, utilice la tecla TAB o las flechitas del teclado.
Para que aparezcan los bordes, primero debe seleccionar la tabla. Esto se logra haciendo
clic al comienzo, y arrastrando el mouse sin soltarlo en ningún momento, únicamente
al llegar al final de la tabla. También puede seleccionarse haciendo clic y arrastrando
por toda la tabla sin soltar, cuando aparece una flecha negra al pasar el mouse por la
parte superior de la tabla. Para aplicar los bordes deberá hacer clic en la solapa Inicio, allí
en Párrafo encontrará el botón Bordes. De este modo puede ponerle contorno y líneas
interiores a la tabla. También, desde el mismo sitio, podrá aplicar diferentes rellenos a la
tabla.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo
veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña
Diseño > grupo Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar el
diseño deseado a la tabla.
Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomará forma de pluma para
que modifiquemos el diseño de los bordes de la tabla.
Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña de Herramientas de

tabla > Presentación > grupo Dibujar, y a continuación pulsar sobre Dibujar tabla
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo

del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic
sobre ella.
Podemos modificar el estilo de una tabla aplicando estilos predefinidos con un solo clic,
eligiéndolos en la pestaña Diseño > grupo Estilos de tabla
Al pasar el mouse sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado final, si lo
deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a distintas
opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra
tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos
colores que van alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada
una de las Opciones de estilo de tabla.

Alineación
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en

cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las
Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en el
botón Propiedades.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen:
Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto
(Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).

Mover libremente una tabla
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder
moverla. Al pasar el mouse sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un icono
en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos
mover la tabla.
Ajustar tamaño
También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un icono en la

esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de
forma sencilla y visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema
siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta
forma su posición no variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es la
esquina superior izquierda.
Borrar
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla
Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir.
Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las
columnas.
Ilustraciones
En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora

fotografías, gráficos, vídeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material
más visual.
En la pestaña Insertar encontrará el grupo “Ilustraciones”, allí están las diferentes

opciones que nos brinda Word:
› Imagen: se utiliza para insertar una imagen o foto desde un archivo.
› Imágenes prediseñadas: desde aquí podemos insertar imágenes que vienen con
Word, videos, fotos, audios.
› Formas: desde aquí insertamos cuadrados, rectángulos, círculos, flechas, etc.
› SmartArt: podemos insertar gráficos SmartArt, que son representaciones gráficas de

información, de creación rápida y sencilla.

› Gráfico: también podemos insertar gráficos para representar cierta información.
› Captura: inserta una imagen de cualquier ventana que tengamos abierta.
Manipular imágenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de
las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaña Formato.
› Tamaño
Los cuadraditos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se

pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y anchura de la imagen. Los
cuadraditos situados entre cada una de las esquinas sirven para modificar únicamente la
altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.
› Estilos de imagen
En el grupo Estilos de imagen dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos para

dotar a la imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografía o
aplicar sombreados y relieves.

› Ajustar
En este grupo contamos con opciones para hacer ciertos “retoques” a nuestra
imagen. Tales como: quitar fondo (dejar transparente el fondo de la fotografía),
correcciones (nos permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste), modificar color
y dar un buen acabado con efectos artísticos.
› Organizar
Desde este grupo podremos acceder a las herramientas que nos permiten
posicionar, voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.
Hipervínculos
Éstos son enlaces desde una palabra del documento a una página web, a un correo
electrónico o a otra parte del mismo documento.
Word crea automáticamente un hipervínculo cuando pulsa Enter o la Barra

espaciadora después de escribir una URL como, por ejemplo, http://www.clima.com
Si desea crear un vínculo a un texto o imagen o a un lugar específico de un documento,
también puede hacerlo.
Vínculo a un archivo, página web o mensaje de correo en blanco

1. Seleccione el texto o imagen que desee usar como vínculo y luego haga clic en Inser-
tar > Hipervínculo.

2. En el cuadro Insertar hipervínculo, realice una de las siguientes acciones:
› Para establecer un vínculo a una página web o archivo, haga clic en Página web o
archivo y, a continuación, en el cuadro Dirección, escriba una dirección URL o haga
clic en Seleccionar para ir a un archivo.
› Para crear un vínculo a un lugar específico dentro del documento, haga clic en Este
documento y, a continuación, seleccione la ubicación del vínculo (como la parte supe-
rior del documento o un encabezado específico).
› Para crear un vínculo a un mensaje de correo en blanco, haga clic en Dirección de

correo electrónico y escriba una dirección de correo y un asunto para el mensaje.
3. Hacer clic en Aceptar
Modificar un hipervínculo
1. Seleccione el hipervínculo que desea cambiar.
2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo.
3. Haga los cambios que desee.

Quitar un hipervínculo
1. Seleccione el texto o el objeto que representa el hipervínculo que desea quitar.
2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo y, a continuación, haga clic en Quitar

enlace.
Marcadores
Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se asigna un nombre e

identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un
documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro
o con notas para una posterior consulta. En formato digital también se puede hacer esto
y de una manera más elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder
a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además, son la base para crear referencias
cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a
no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles.
Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes
Creación de un marcador en un lugar específico de un documento
Crear marcadores es un proceso de dos pasos: marcar el destino del vínculo y, a

continuación, agregar el hipervínculo.
Paso 1: marcar el destino del vínculo
Primero, inserte un marcador o use un estilo de título para marcar una ubicación. Los
estilos de título solo funcionan cuando vincula a un lugar dentro del documento actual.

Inserción de un marcador
En el documento actual o en el documento al que desee vincular, haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde
desee insertar un marcador.
2. Haga clic en Insertar > Marcador.
3. En Nombre del marcador, escriba un nombre. Los nombres de los marcadores deben
comenzar por una letra y pueden incluir números. No se puede incluir espacios en el
nombre de un marcador, pero, puede usar el carácter de subrayado para separar pala-
bras, como, por ejemplo, Primer título.
4. Haga clic en Agregar.
Notas al pie y notas al final
La nota al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna
aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo, una nota al pie
se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá
quién es el autor de esa cita.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan
igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para
aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final
del documento.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
› Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
› Accedemos a la pestaña Referencias.
Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no

tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos
abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequeña
flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el siguiente dialogo:
Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
› Incluir la nota al Final de la página o Debajo de la selección.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
› Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además, en el diálogo podemos
› Seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.
› Incluir una marca personal pulsando en Símbolo.
› Indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
› Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia

en cada nueva página.
› Intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a

mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a
Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el mouse encima
aparece una “marquita” con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos
doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al
superíndice.
Sangría
La sangría es la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo y derecho. Puede ser
aplicada a uno o varios párrafos.
Para aplicar una determinada sangría en un texto ya escrito debemos seleccionarlo,

también podemos establecerla antes de escribirlo. En ambos casos tenemos que activar
la solapa Inicio y en Párrafo encontraremos las herramientas para establecer la sangría.

Espacio entre líneas
Para definir este espacio debemos activar la solapa Inicio y en Párrafo encontraremos la
opción Interlineado. Allí podemos elegir entre varias opciones: sencillo, 1,5 líneas, doble,
mínimo, exacto y múltiple. De acuerdo a cada necesidad, se aplicará el que corresponda.
Imprimir
Antes de imprimir es interesante revisar el aspecto general del documento para ver si
está todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión.
En la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o bien deberemos
comprobar que en la barra de estado esté marcada esta opción
Esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados
y pies de página, etc.

› El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que
quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos páginas, pero con dos de ellas, una
junto a la otra.
Si queremos ver muchas páginas, deberemos pulsar el botón Zoom y se abrirá una
ventana con la opción Varias paginas
Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde

podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 6 páginas,
así que hemos decidido mostrar 2 filas con 3 columnas cada una. Seleccionamos las
páginas del modo en que queremos. Justo bajo el menú indicará que vamos a mostrar 2
x 3 páginas.
En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar veremos el

resultado real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una
página contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de

forma que quepa en la anterior, y así ahorrar un papel. También veremos de forma más
rápida y cómoda si los gráficos o imágenes del documento están bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que volvamos a
la vista que normalmente utilizamos para trabajar.
› La opción Ancho de página ajusta la página al ancho de la ventana de Word.
› La opción 100% muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el tamaño de la
ventana de Word.
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña
Archivo y seleccionar Imprimir.
Con todo lo aprendido hasta aquí, lo invitamos a resolver las actividades 3, 4 y 5.

Actividad
Para complementar lo aprendido, recomiendo consultar “10 pasos para dominar Word
Lectura para Windows”, disponible en: https://support.office.com/es-es/word
complementaria
A continuación, usted se encuentra en condiciones de resolver la primera parte de la

Evaluación Integradora.
Evaluación

Módulo 1 | Glosario
Abrir, comando: El comando Abrir permite que los usuarios recuperen archivos del
disco duro.
Alineación: En todas las aplicaciones, la alineación define la posición del texto de un
documento: alineado a la izquierda o a la derecha centrado o justificado, respecto al
margen.
Archivo: Documento u otro acopio de información guardado en un disco e identificado
como una unidad mediante un nombre único.
Archivo, menú: Este menú es una parte integral de cualquier aplicación de Windows, y
permite que los usuarios abran y guarden documentos en un disco, entre otras cosas.
Asistente: En varias aplicaciones, los asistentes formulan preguntas a los usuarios y,
cuando terminan, crean el documento deseado.
Barra de desplazamiento: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal se
encuentran en cualquier ventana y se utilizan para ver partes no visibles de la misma.
Barra de herramientas: En cualquier aplicación de Windows, una barra de
herramientas proporciona al usuario botones y opciones para la ejecución rápida de
varias tareas, mientras dicho usuario se encuentra trabajando en cada aplicación.
Barra de menús: La barra de menús proporciona a los usuarios acceso a los menús
necesarios para ejecutar las tareas en cualquiera de los programas de Microsoft.
Encabezado: En Word, los encabezados son una o más líneas que se colocan en la parte
superior de cada página impresa.
Estilo: Combinación de las características de formato tales como fuente, tamaño de
fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplica un estilo,
todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.
Estilo de carácter: Un estilo de carácter define el formato de todos los caracteres.
Estilo de párrafo: En Word, el estilo de párrafo contiene el formato de los párrafos,
como la alineación, las sangrías y el espaciado.
Formato, barra de herramientas: En cualquier aplicación de Microsoft, aparece debajo
de la barra de herramientas Estándar y proporciona acceso a las operaciones comunes
de formato, como negritas y cursivas.
Fuente: Es todo el grupo de letras mayúsculas y minúsculas, números, marcas de
puntuación y símbolos utilizados en los documentos.
Fuente, comando: En varias aplicaciones el comando Fuente del menú Formato permite
que los usuarios modifiquen la fuente, el tamaño y estilo del texto de los documentos.
Guardar, comando: Este comando permite que los usuarios “guarden” documentos en
discos flexibles, CDs o en el disco duro.

Guardar como, comando: Este comando permite que los usuarios guarden con otro
nombre un archivo existente o que lo guarden en otro lugar.
Guardar como página Web, comando: En otros programas de Microsoft, permite que
los documentos de Web se transporten a dichos programas para utilizarlos ahí.
Imágenes prediseñadas: Conjunto de imágenes almacenadas en disco y disponibles
para autoedición o gráficos para presentaciones. Las imágenes prediseñadas de muchas
aplicaciones de Microsoft se utilizan para crear efectos especiales mediante palabras,
letras y fotografías.
Imprimir, comando: En cualquier programa de Microsoft, este comando permite que
los usuarios impriman documentos, hojas de cálculo, etcétera.
Índice: En Word, un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un
documento, así como las páginas en las que aparecen.
Índice y tablas, comando: En Word, este comando ayuda a los usuarios a crear tablas de
contenido.
Insertar, menú: En Word, este menú contiene diversos comandos para crear las
secciones de un documento, como notas al pie, saltos de página, números de página,
etcétera.
Ir a, comando: Este comando encuentra una palabra o frase que el usuario esté
buscando. Además, comparte un cuadro de diálogo con los comandos Reemplazar y
Buscar.
Lista con viñetas: En Word, al hacer clic en el botón con los tres cuadros colocados en
forma vertical, es posible crear una lista con viñetas.
Lista numerada: En Word, al hacer clic en el botón cuyo icono ilustra los números uno,
dos y tres, es posible incorporar en el documento una lista con números.
Portapapeles de Office: Permite que los usuarios corten, peguen, copien y muevan
documentos, objetos o texto en un orden secuencial.

Módulo 1 | Actividades
actividad 1
Actividad Procesador de texto – edición básica
La actividad consiste en:
11.Abra un documento en blanco y escriba el siguiente texto. Para ello, deberá utilizar los
estilos predefinidos.
La página 1 contendrá:
La página 2 contendrá:
› Utilizar las barras de desplazamiento para pasar de una página a otra.
› Guardar el documento con el nombre legajo_de_personal.
› Reemplazar la palabra Dni por “Documento Nacional de Identidad”. Usar la herra-

mienta de reemplazo.
› Deshacer la última acción, de forma que vuelva a salir Dni.

› Cerrar el documento.
› Abrir el documento y una vez abierto completar los ítems con sus propios datos. Guar-
dar como un nuevo documento asignando el nombre mis_datos
› Buscar el documento legajo_de_personal y eliminarlo
actividad 2
Actividad Procesador de texto – ortografía y gramática
1. Abra un documento en blanco, copie tal cual el siguiente texto y corríjalo:
Josh Huston, una aventurero que había hecho del cine la lmejor y más apasionante
historia de su vida, podia haber rodado perfestamente La Reina de Africa en los estudios,
pero se las ingenió para convencer a Sam Spiegel de hacerlo en los escenarios maturales
del entorno Congo Belga y Uganda. El cineasta no concebía de otra manera la película
de aquella pintoresca historia de dos seres no menos pintorescos, una solterona y un
borrachín, que durante la segunda Guerra Mundial despcienden a un rio a bordo de una
reuniosa lancha. Pero como habría dicho Hitchcock, aquello no era más que una película,
así que Huston tenía razones ocultas para querer rodar en Africa: dedicar a su deporte
favorito, la caza mayor.
2. Listar sinónimos de:
› Aventurero.
› Borrachín.
› Lancha.
› Película.

actividad 3
Actividad Procesador de texto – formato - hipervínculos
1. Abra un documento en blanco y copie la siguiente noticia:
Exclusivo: los detalles del Polo Logístico de Ushuaia para abastecer a la Antártida
El Ministerio de Defensa avanza con la instalación de una base de la Armada para aprovisionar
a los buques militares o civiles que van a la Antártida; también reconstruirán la base antártica
de Petrel
Se trata de uno de los proyectos militares más ambiciosos de los últimos años de la
Argentina y contempla una visión geopolítica estratégica a futuro: el gobierno ya cerró
los detalles y el financiamiento del polo logístico de abastecimiento a la Antártida que se
instalará en Ushuaia desde el año que viene
El ministro de Defensa, Jorge Taiana, acaba de crear la Unidad de Seguimiento de la Base
de Ushuaia y El Cronista pudo acceder a los detalles que prevé esta iniciativa impulsada
por el presidente de la nación.
“Será una estación de abastecimiento logístico desde Tierra del Fuego que junto con la
base de Petrel en la Antártida se convertirá en un centro estratégico para ratificar la
presencia de Argentina en el Atlántico Sur”, expresó el ministro Taiana a un grupo de
funcionarios del Ministerio de Defensa al exponer los detalles de este proyecto.
Fuente: www.cronista.com
1. Establecer márgenes izquierdo y derecho en 2,5 cm
2. Justificar todo el texto
3. El título principal debe estar en negrita, con el tipo de letra: Times New Roman,
tamaño 27
4. Aplicar efecto de texto.
5. Insertar una imagen afín debajo del título principal
6. El subtítulo deberá presentarse en negrita, con el tipo de letra Arial, tamaño 13 y en

cursiva
7. El formato de los párrafos deberá ser diseñado por Usted libremente
8. Resaltar en color amarillo el segundo párrafo
9. Insertar letra capital al primer párrafo
10.Agregar un pie de página informando fuente de la noticia. La misma deberá direccio-

nar a la página web consultada. Además, deberá incluir el número de página.

actividad 4
Procesador de texto – viñetas y numeración

Actividad
Ud. ve un documental sobre los accidentes en las centrales nucleares y le interesa hacer
un informe, resaltando que legislación nacional y provincial que hay en Argentina.
Siga los siguientes pasos:

› Busque en la web, artículos de diarios y revistas sobre accidentes nucleares nacionales
e internacionales.
› Guarde estos artículos en Mis Documentos, en la carpeta creada con su nombre.
› Busque la legislación pertinente y reséñelas en un archivo de texto usando las viñetas.
› Ingresando al menú de viñetas, seleccione la opción que le permita elegir un símbolo,

que le dará un toque personal.
› En otro párrafo, escriba un listado numérico de los artículos que había guardado.
› Guarde este archivo en la carpeta antes mencionada.

Módulo 2
Microobjetivos
› Conocer y familiarizarse con las características básicas del funcionamiento de la Pla-

nilla de Cálculos Excel, para utilizarlas como herramienta de elaboración de datos e
interpretaciones.
› Desarrollar la capacidad de generar procedimientos con datos, en pos de adquirir la

habilidad para introducirlos, realizar cálculos sencillos, guardar las hojas de cálculos
e imprimirlas.
› Manifestar destreza al aplicar diversos formatos a hojas de cálculo, para lograr una
lectura clara y precisa de los datos que se desean mostrar.
› Conocer las múltiples posibilidades que presentan las funciones de Excel, para facili-
tar y automatizar los cálculos.
› Utilizar con experticia los diversos tipos de gráficos que Excel permite realizar, para
mostrar resultados, cambios y variaciones que surgen de los datos.
› Resolver problemas con datos cuantitativos, utilizando funciones para obtener resul-
tados más sencillos, seguros y confiables.
Contenidos
INTRODUCCIÓN – ELEMENTOS DE EXCEL
Bienvenidos al Segundo Módulo de nuestra asignatura, en la que nos detendremos en

el estudio de Excel. Este es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula formada por columnas y filas.
Se utiliza para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos tanto en el plano
personal como en el profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más
complejos cálculos estadísticos y financieros. Si no ha trabajado nunca con Excel, en este
Énfasis
curso podrá ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

Veamos los pasos básicos para empezar. Puedes iniciar Excel ahora para ir probando todo
lo que le explicamos.
Al acceder nos aparece la siguiente pantalla:
Vamos a elegir Libro en Blanco para comenzar a trabajar en un NUEVO libro. De esta
forma, se nos mostrará una HOJA DE CALCULO.
Vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos.

En esta pantalla, encontramos los siguientes elementos:
› La solapa Archivo:
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de

la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes
realizar sobre el documento, incluyendo Abrir, Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el
icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.
› Barra de título:
Se encuentra en la parte superior de la ventana, y muestra el nombre del libro con el

que estamos trabajando. Contiene también, a su derecha, los botones de minimizar,
maximizar y cerrar ventana.
› Barra de acceso rápido:
En ella, podemos activar los comandos más utilizados para tener acceso a ellos
rápidamente, como por ejemplo Nuevo, Abrir, Guardar, etc. Se encuentra arriba de la
cinta de opciones en la esquina superior izquierda de la ventana.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello,
desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo
clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha
de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces
clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De
forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la
opción en la lista que te propone, puedes seleccionar “Más comandos...”
› Barra de etiquetas:
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
· Barra de opciones:
Es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del
programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas o solapas principales son:
Inicio: en ella encontramos los comandos necesarios para dar formato y editar las hojas
de Excel. Esta solapa consta de siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,
Estilos, Celdas y Modificar.
Insertar: en esta pestaña encontramos los comandos para insertar diferentes elementos
en una hoja de Excel, como tablas y gráficos. Aquí encontramos los siguientes grupos de
comandos: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Complementos, Gráficos, Paseos, Mini
gráficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.
Diseño de página: desde esta pestaña podemos preparar nuestra hoja para imprimir
y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta solapa son: Temas,
Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
Fórmulas: ubicados en esta solapa, podremos agregar funciones y fórmulas a nuestras

hojas de Excel. Los grupos de esta solapa son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos,
Auditoría de fórmulas y Cálculo.
Datos: desde esta pestaña podremos importar datos y trabajar con ellos aplicando filtro,
quitando duplicados o aplicando subtotales. Los grupos de la pestaña son: Obtener datos
externos, Obtener y transformar, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos,
Previsión y Esquema.

Revisar: aquí encontramos los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios
en las celdas de la hoja. Los grupos son: Revisión, Datos, Idioma, Comentarios, Cambios.
Vista: desde esta solapa podemos acceder a los comandos que permiten cambiar la vista
de la hoja y ocultar o mostrar algunos de sus elementos. Los grupos que contiene son:
Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.
› Barra de fórmulas:
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
› Barras de desplazamiento:
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente

hay que desplazar la barra arrastrándola con el mouse, o hacer clic en los triángulos.
› Barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para

realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones
+ y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que
se visualiza el libro).
› Menú contextual
Un menú contextual es aquel que aparece después de presionar el botón derecho del
mouse. En Excel, este menú contextual ofrece un conjunto limitado de opciones que
están disponibles en el momento en que se presiona el mouse. Las opciones disponibles
son acciones relacionadas con el objeto seleccionado, como por ejemplo una celda o
columna.

› Columnas, filas y celdas
La estructura principal que utiliza Excel para almacenar y organizar la información es

un área de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado,
formada por un número determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de
cálculo.
COLUMNA
FILA
La intersección de una fila y una columna se denomina celda que, en Excel, tiene un ancho
predeterminado de 11 caracteres. La celda puede ser identificada por sus coordenadas
columna-fila (B10), lo que se llama dirección de celda, primero va la columna y luego el
número de fila. La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el mouse recibe el
nombre de celda activa y es la que se ve remarcada en la hoja.

› Bloques, bloques no adyacentes
Un bloque o rango de celdas en Excel es el conjunto de celdas consecutivas o no

consecutivas.
Las celdas consecutivas o adyacentes se encuentran una junto a la otra sin ninguna fila
o columna intermedia que no pertenezca al bloque. Las celdas no consecutivas o no
adyacentes tienen uno o más bloques de separación entre ellas.
› Hojas y libros
La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo.
La cantidad de filas y columnas de una hoja de cálculo depende de la versión de Excel que
esté utilizando, por ejemplo, en la versión 2016 se cuenta con 1.048.576 filas por 16.384
columnas.
Un libro se compone de una a varias hojas. Dependiendo la versión, la cantidad de hojas

por libro predeterminada van de 1 a 3, pudiendo agregar o quitar hojas según la necesidad.
También puede cambiarse el nombre de las etiquetas de las hojas, las que por defecto se
denominan Hoja1, Hoja2, etc.
Las celdas de las hojas contendrán los datos o la información, que puede ser números,
textos y fórmulas o funciones predefinidas para cálculos.
Las fórmulas se recalculan automáticamente si el contenido de una de las celdas a la que

hace referencia cambia. Esta es una de las prestaciones fundamentales de Excel.
OPERACIONES CON ARCHIVOS
Las operaciones referentes a archivos son o Abrir, Nuevo, Guardar, Guardar como y Cerrar.
Las mismas se encuentran en el menú Archivo.
Énfasis
Cuando comenzamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión, tenemos que almacenarlo en alguna unidad de disco. Tenemos dos formas de
hacerlo:
› Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia
de uno existente.
› Guardar: cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobres-
cribiéndolo.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no
estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe

el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento seleccionado en el
menú Archivo la opción: Cerrar.
Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro
nuevo. Esta operación se denomina Nuevo y para realizarlo debemos seleccionar el menú
Archivo y elegir la opción Nuevo.
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente seleccionamos la opción Abrir del menú Archivo.
Manipular Celdas
a) Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, tendremos

que seleccionar aquellas sobre las que queremos que se realice la operación.
La forma del puntero del mouse a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
gruesa blanca, tal como se ve a continuación:
› Para seleccionar de una celda solo tienes que hacer clic sobre ella.
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del mouse
en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras
se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color:
› Para seleccionar una columna hacer clic en el identificativo superior de la misma:
› Para seleccionar una fila hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila:

Para seleccionar una hoja entera hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja
situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de
teclas Ctrl + E.
Nota: Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no
hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.
b) Copiar celdas utilizando el portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones: Copiar y Pegar. La operación
de “Copiar” copiará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y “Pegar” copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:
1. En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Selecciona las celdas a copiar y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.
Observarás cómo aparece una línea punteada que significa que la información se ha
copiado en el portapapeles.
2. En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles y, a
continuación, haz clic en la opción Pegar de la barra Inicio.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas

copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la
parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio:
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón “Pegar todo”
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón “Borrar todo”
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón “Cerrar”
c) Copiar celdas usando el mouse
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
3. Observa cómo el puntero del mouse se transforma en
4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del mouse y manteniéndolo pulsado,

arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
5. Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso
de soltar el botón del mouse.

6. Soltar el botón del mouse cuando estés donde quieres copiar el rango.
7. Soltar la tecla CTRL.
d) Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicar un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método
utiliza el autorrelleno.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que esta última sea adyacente a la
selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado

negro; es el controlador de relleno.
3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del mouse se convertirá en una

cruz negra.
4. Pulsar entonces el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde
quieres copiar el rango.
5. Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
6. Soltar el botón del mouse cuando estés donde quieres copiar el rango.
7. Después de soltar el botón del mouse aparecerá en la esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

e) Pegado especial
En algunas ocasiones, nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
fórmula, o copiar la fórmula, pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el “Pegado especial”.
Para utilizar esta posibilidad:
Copiar las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, hacemos
clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para
pegar. Deberás elegir “Pegado especial…”
Aparecerá el cuadro de diálogo “Pegado especial” en el que tendrás que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

f) Mover celdas utilizando el portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones: Cortar y Pegar. La operación
de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.
Observa cómo aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos
la información situada en el portapapeles.
A continuación, seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que, si se selecciona
una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarla al tamaño y la forma del
área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Finalmente, seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.
Cuidado, ya que, al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de
estas últimas; no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
g) Mover celdas usando el mouse
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. Observa cómo el puntero del mouse se transforma en
4. Pulsar el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde quieres
mover el rango.
5. Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso
de soltar el botón del mouse.
6. Soltar el botón del mouse cuando estés donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del mouse se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda
y una cruz de 4 puntas.
4. Pulsar el botón del mouse y, sin soltarlo, pulsar la tecla ALT; después pasar el puntero
del mouse sobre la pestaña de la hoja a la que quieras mover el rango de celdas que
hayas seleccionado. Verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar
las celdas.
h) Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas
borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación ir
a la pestaña Inicio y seleccionar “Borrar”. Así aparecerá un submenú que permitirá indicar:
› Borrar todo: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados
a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la
fila.
› Borrar formatos: borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
› Borrar contenido: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fór-

mulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
› Borrar comentarios: suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas selec-
cionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.
› Borrar hipervínculos: Si seleccionas esta opción se borrará el enlace, pero el formato

que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el for-
mato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Detener la
creación automática de hipervínculos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar
hipervínculos.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda: seleccionar la celda a borrar y pulsar la
tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Manipular elementos
a) Insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas,
operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o,
cuando a mitad del diseño de una hoja, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado
colocar una fila o columna.
› Insertar filas en una hoja
Para añadir una fila, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se
añaden por encima de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el
cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como
filas a añadir.
› Insertar columnas en una hoja
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde

estamos situados como columna seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer
paso, como columnas a añadir.
› Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Inser-
tar.
2. De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas.
› Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir
más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.
Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadi-
rán a la izquierda de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar.
3. Elegir la opción Insertar hoja.
Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior

› Eliminar filas y columnas de una hoja
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar.
2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
› Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas y desplegar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elegir
la opción Eliminar celdas....
2. Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el despla-

zamiento. Observa cómo desde aquí también te permite eliminar filas o columnas
enteras.
3. Por último, hacer clic sobre Aceptar.

› Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la hoja a eliminar.
2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Eliminar hoja.
b) Datos
› Introducción de datos
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: situar el cursor sobre la celda
donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Para dar ingreso a lo escrito es necesario presionar la tecla Enter o la tecla Tab. Los mismos
aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas. Se puede modificar
el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después
de la introducción.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar

el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos
y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda
y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

› Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:
› VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
› FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referen-

cias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para
el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fór-
mula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =
› Eliminar filas duplicadas
Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos

datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas
idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece
un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados,
porque no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las
estadísticas basadas en los datos.
Para eliminar filas duplicadas:
1. Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma
que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos.
Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por
la comprobación.
2. En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados
› Ordenar datos
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún

criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una
columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos
ordenar y, desde la pestaña Datos, usar los botones de la sección Ordenar y
filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También
podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso
esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado
A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:
Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.
Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará solo la columna

seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cómo se aplican los cambios.
Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación
El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación.
Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo siguiente donde podemos seleccionar los
campos por los que queremos ordenar.

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado
que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna
A, columna B, ...).
› Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede

elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.
› Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien

si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles…
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel,
como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre
y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero,
por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

› Buscar y reemplazar datos
Se utiliza para buscar dentro de un libro un número o un texto concreto.

En la pestaña Inicio, en Editar hacer clic en Buscar y seleccionar.
Para buscar texto o números, hacer clic en Buscar; y para buscar y reemplazar texto o
números, hacer clic en Reemplazar.
En el cuadro Buscar, se debe escribir el texto o los números a buscar.
Podemos utilizar un carácter comodín: asterisco (*) o signo de interrogación (?), al
especificar el criterio de búsqueda.
El asterisco se utiliza para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, m*l y
obtendremos por ejemplo “mal” y “moral”.
Si en el mismo ejemplo utilizado para el asterisco, lo reemplazamos por el signo de
interrogación, obtendremos “mal” y “mil”.
También puede usar las funciones HALLAR y ENCONTRAR para buscar texto o números
en una hoja de cálculo.
› Corrección Ortográfica
En Excel se puede revisar la ortografía y la gramática del texto escrito en la planilla.

Para ello hay que hacer correr el corrector ortográfico y gramatical, o se puede revisar la
ortografía y gramática automáticamente mientras se trabaja.
También se puede desactivar la revisión ortográfica y gramatical si fuera necesario.
Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.
2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Ortografía.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de
diálogo Ortografía.
Observa cómo en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para
corregir la ortografía. Si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o
queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir
el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario.
En la parte superior, aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha

encontrado en su diccionario y que, por lo tanto, puede ser errónea.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra

corrección.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:
› Omitir una vez para ignorar esta palabra.
› Omitir todo para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.
› Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro

Idioma del diccionario:
Si la palabra es errónea y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias:

la seleccionaremos. Si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos
directamente en el recuadro No está en el diccionario: y, a continuación, utilizaremos
cualquiera de los siguientes botones:
› Cambiar para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.
› Cambiar todas para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que
hemos escrito.
› Autocorrección para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se

añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el
final. Si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento, nos avisará. Hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Actividad
LAS FUNCIONES
El manejo de funciones es uno de los temas más importantes del módulo, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel.
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno
o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
Énfasis utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
› - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
› - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
› - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funcio-
nes.

- Los argumentos deben separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador “:” nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:
Ejemplo:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Autosuma y funciones más frecuentes
Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma
que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta, aparecerá la lista desplegable de la imagen.
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula

la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín
(obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de
Más funciones....
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres
que se realice la operación antes de pulsar el botón.
Para realizar una operación, lo primero que debe estar en la celda es el signo igual: “=”,
con esto Excel asume que lo que ingresaremos será una fórmula.
Recordar de usar las referencias de celda y no el valor que hay en ellas, por ejemplo
=A2+B2 en lugar de escribir =5+7
Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos
introducir una función en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas
3. Elegir la opción Insertar función.
4. O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2016 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la misma en el recuadro Buscar una función y, a continuación, haciendo
clic sobre el botón Ir. De esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones
que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función las
funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría; esto hará que en el cuadro
de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.
Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen
los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide

introducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que
hayamos elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será
una celda o rango de celdas.
Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo; a continuación, seleccionar el rango de celdas o la
celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic
con el botón izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y, sin soltar el botón,
arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro
de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso
de que existiera.
Si introducimos un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Funciones como argumentos de las funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función. De
esta forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo,=MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

• La función SI()
Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI(). Esta función
tiene la siguiente estructura:
=SI(condición;verdadero;falso)
Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se ejecutará
verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso.
Por ejemplo:
=SI(A3>B12;”Correcto”;”Incorrecto”)
Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto, en caso contrario,
aparecerá la palabra Incorrecto.
=SI(A1=”Bajo mínimos”;”Quiebra”;”Normal”)
Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la palabra

Quiebra, en caso contrario, aparecerá la palabra Normal.
=SI(O(A1=B1;C1=D1);”Bien”;”Mal”)
Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del operador O, es
decir, que se tiene que cumplir una de las dos condiciones.
Referencias
Cuando trabajamos en Excel y, más concretamente, cuando hacemos usos de fórmulas y

funciones, casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no
son propiamente la misma celda donde tenemos la fórmula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una fórmula escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de
B1.
Existen dos tipos de referencias:
- Referencia Relativa: las referencias de filas y columnas cambian si se copia la

formula en otra celda, es decir, se adapta a su entorno porque las referencias las
hace con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de
la fórmula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
A B

1 15 20
2 =A1+2 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y
en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia
a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y, al copiarla una fila hacia abajo, en vez de
fila 1 pondrá 2, resultando en =B2+2
- Referencia Absoluta: las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la

fórmula a otra celda; las referencias a las celdas de la fórmula son fijas.
Supongamos el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el
signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2
Con todo lo aprendido hasta aquí, lo invitamos a resolver las actividades 2 y 3.
Actividad
FORMATOS DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante.
Énfasis De esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así
sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.
Entre las diferentes opciones respecto al cambio de aspecto de las celdas encontramos:
› Formato de texto:
Para destacar textos en un trabajo, podemos aplicar diferentes formatos. Para esto
podemos cambiar el color, el estilo o el tamaño de la fuente o la alineación del texto en
una celda.
Las diferentes opciones que tenemos en Excel para cambiar las características del texto
las encontramos en la pestaña Inicio, en Fuente.

Allí podemos cambiar el tipo, tamaño, color, aplicar negrita, cursiva y subrayado.
a) Alineación
Excel permite colocar el texto en una celda centrado, alineado a la izquierda o alineado a
la derecha.
Si tenemos un texto largo, podemos aplicar Ajustar texto, de este modo lo ubicará en
varias líneas dentro de la misma celda.
Para aplicar las diferentes alineaciones es preciso seleccionar el texto que se desea alinear
y, en la pestaña Inicio, elija la opción de alineación que desee.
b) Bordes
A través de los diferentes bordes predefinidos que tiene Excel, se puede agregar ágilmente
un borde alrededor de celdas o rangos de celdas. Además, contamos con la posibilidad de
definir bordes personalizados a nuestra necesidad y gusto.

c) Sombreado
Podemos aplicar sombreado a las celdas rellenándolas con colores sólidos o tramas.
Esto se utiliza normalmente para resaltar título o encabezados de las columnas en una
planilla.
GRÁFICOS
Excel nos permite crear gráficos a partir de datos introducidos en una hoja de cálculo.
Énfasis La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A
menudo, un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Con Excel pueden realizarse gráficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras,
circulares, lineales, en tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Gráficos,
que le permitirá realizar cualquier tipo de representación a partir de los datos que
aparecen en una hoja de cálculo.
Crear gráficos
Para inserta un gráfico vamos a utilizar la sección Gráficos de la pestaña Insertar.

Es recomendable tener seleccionado el rango de celdas que queremos que participen en
el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el
gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Existen diversos tipos de gráficos. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic
en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos encontramos un enlace en la parte inferior
del listado que muestra Más gráficos de...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar
para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de
gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.
Añadir una serie de datos
Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas

con los Datos:

En el botón Seleccionar datos se nos abre el siguiente cuadro de dialogo:
En Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en
cuenta para crear el gráfico. Para ello podemos escribir el rango o bien pulsar el botón
y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal
(categorías) y otros al eje vertical (series).
Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el literal que se
mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y
viceversa.
Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas disponible en la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías, abrirás un pequeño cuadro de diálogo
desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.
Características y formato del gráfico
En la pestaña Diseño podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
En la sección Diseños de gráfico podrás agregar o modificar la presentación de los

elementos del gráfico, o bien seleccionar un Diseño rápido. Estos diseños rápidos

incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado,
incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.
En Agregar elemento de gráfico podemos recorrer una gran lista de opciones que nos
permitirán cambiar y/o completar el aspecto del mismo. Te recomendamos que explores
estas opciones, inclusive la última opción “Más opciones de líneas de cuadrícula...”.
Si el gráfico está seleccionado, también podrás realizar estas acciones a partir de los
botones que nos aparecen a la derecha de éste.
En la pestaña Diseño, también puedes dar un estilo a tu gráfico rápidamente.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te
propondrá unos u otros.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás

la sección Estilos de forma que se utiliza para enriquecer la visualización del mismo.
Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
1. Selecciona el gráfico.
2. Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.
3. Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la
ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos
numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
› Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas
este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y
con el tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se
genera un nuevo gráfico.
Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien
a otra.

CONFIGURAR PÁGINA
Antes de imprimir una hoja de cálculo se aconseja configurar la página, para modificar
detalles si fuera necesario que afectan a la presentación de las páginas, tal como
orientación, encabezado, pie de página, tamaño del papel, márgenes, etc.
Para esto, debemos activar la solapa Diseño de página. Allí encontraremos todas las
herramientas para configurar la página.
Vista preliminar
La vista preliminar se utiliza para ver cómo quedará la página impresa y poder realizar
cambios si fuera necesario.
En Archivo, hacer clic en Imprimir para ver las opciones de impresión y la ventana de vista
previa.
Encabezado y pie de página
Se pueden agregar, a las hojas de cálculo que vamos a imprimir, encabezados y/o pies de
página en la parte superior o inferior. Estos pueden ser, por ejemplo, número de página,
fecha del momento de impresión, hora del momento de impresión, etc.
El encabezado y pie de página sólo se ven en la vista Diseño de página y en las páginas
impresas.
Para insertarlos debemos activar la solapa Archivo – Imprimir - Configurar página.
Si quisiéramos insertar el mismo encabezado y pie de página en varias Hojas, debemos

seleccionar las solapas manteniendo presionada la tecla Control.
Imprimir Libros
Se pueden imprimir hojas de cálculo y libros de Excel. Pueden imprimirse de a uno o

varios al mismo tiempo. También puede imprimirse sólo una parte de una hoja de cálculo,
como por ejemplo sólo el gráfico o sólo la tabla.
Para finalizar este módulo, haremos un repaso por los principales temas para poder
integrar los contenidos y reflexionar sobre el proceso de aprendizaje. Hemos conocido y
nos hemos familiarizado con las características básicas del funcionamiento de la Planilla

de Cálculos Excel, para poder usarlas como herramienta de producción de datos y poder
así, realizar todo tipo de interpretaciones. También logramos realizar los procedimientos
adecuados con datos, poniendo en juego la habilidad para introducirlos, realizar cálculos
sencillos, guardar las hojas de cálculos e imprimirlas.
Recibieron información sobre la correcta manera de aplicar diversos formatos a hojas de

cálculo para lograr una lectura clara y precisa de los datos que se desean mostrar, teniendo
presente los destinatarios y los objetivos comunicacionales. Conocieron las variadas
posibilidades que despliegan las FUNCIONES DE EXCEL para facilitar y automatizar los
cálculos. Tuvieron, así, la posibilidad de experimentar con los diversos tipos de gráficos
que Excel permite realizar para mostrar resultados, cambios y variaciones que surgen
de los datos. Resolvieron problemas con datos cuantitativos, utilizando funciones para
obtener resultados más simples, pertinentes y confiables. ¡Felicitaciones y éxitos en el
uso de este programa!

Actividad
Para complementar lo aprendido, le recomiendo que consulte “10 pasos para dominar
Lectura Excel para Windows”, disponible en: https://support.office.com/es-es/excel
complementaria
A continuación, usted se encuentra en condiciones de resolver la segunda parte de la

Evaluación

› Abrir, comando: El comando Abrir permite que los usuarios recuperen archivos del
disco duro.
› Archivo: Documento u otro acopio de información guardado en un disco e identifi-

cado como una unidad mediante un nombre único.
› Archivo, menú: Este menú es una parte integral de cualquier aplicación de Windows, y
permite que los usuarios abran y guarden documentos en un disco, entre otras cosas.
› Área de trabajo: En Excel, un área de trabajo permite que los usuarios abran varios
libros en un solo paso.
› Asistente para gráficos: En Excel ayuda en la elaboración de gráficos.
› Autosuma: El botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar provoca que se

sumen los datos de varias celdas. Puede hacer clic en diversas filas y columnas, y tam-
bién se ejecutará la operación de suma.
› Barra de desplazamiento: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal se

encuentran en cualquier ventana y se utilizan para ver partes no visibles de la misma.
› Barra de estado: En Excel, la barra de estado se encuentra en la inferior de la hoja de

cálculo y permite que los usuarios sepan qué está sucediendo mientras trabajan.
› Barra de fórmulas: Muestra el contenido de una fórmula de la hoja de cálculo, y se

encuentra en la parte superior de la ventana.
› Barra de herramientas: En cualquier aplicación de Windows, una barra de herra-

mientas proporciona al usuario botones y opciones para la ejecución rápida de varias
tareas, mientras dicho usuario se encuentra trabajando en cada aplicación.
› Barra de menús: La barra de menús proporciona a los usuarios acceso a los menús
necesarios para ejecutar las tareas en cualquiera de los programas de Microsoft.
› Celda: Una celda es la intersección de una fila y una columna.
› Formato, barra de herramientas: En cualquier aplicación de Microsoft, aparece debajo

de la barra de herramientas Estándar y proporciona acceso a las operaciones comunes
de formato, como negritas y cursivas.
› Fórmula: En una hoja de cálculo, secuencia de valores, referencia de celda, nombres,

funciones u operadores de una celda que juntos producen un valor nuevo. Una fór-
mula siempre comienza con el signo igual (=).
› Función: En Excel, una función indica una tarea computacional predefinida, como
SUMA o PROMEDIO.

› Guardar, comando: Este comando permite que los usuarios “guarden” documentos en
discos flexibles, CDs o en el disco duro.
› Guardar como, comando: Este comando permite que los usuarios guarden con otro
nombre un archivo existente o que lo guarden en otro lugar.
› Guardar como página Web, comando: En Excel, este comando permite convertir una
hoja de cálculo en una página Web. En otros programas de Microsoft, permite que los
documentos de Web se transporten a dichos programas para utilizarlos ahí.
› Hoja de Cálculo: En Excel, una hoja de cálculo se compone de una cuadrícula de filas y
columnas que permiten que los usuarios organicen datos y realicen cálculos.
› Imprimir, comando: En cualquier programa de Microsoft, este comando permite que

los usuarios impriman documentos, hojas de cálculo, etcétera.
› Libro: En Excel, un libro se compone de más de una hoja de cálculo.
› Lista: En Excel, los datos se almacenan en listas, que son filas de datos similares.
› Lista filtrada: En Excel, las listas filtradas contienen registros que coinciden con un cri-
terio específico.
› Portapapeles de Office: Permite que los usuarios corten, peguen, copien y muevan
documentos, objetos o texto en un orden secuencial.
› Registro: Conjunto de datos relativos a una persona, un lugar, un evento o algún otro
elemento. Los registros son los equivalentes lógicos de las filas de una tabla.
› Zoom, comando: Este comando muestra un documento en pantalla con niveles de

ampliación que van de 10 a 500 %.

actividad 1
Actividad Comenzando a trabajar con Excel
Consigna
Luego de familiarizarnos con el entorno de la herramienta de trabajo Excel, vamos a

construir la siguiente tabla en una planilla nueva:
1. Póngale bordes a toda la tabla.
2. Los títulos de la primera fila deben estar centrados, en negrita y de color azul.
3. Los datos de los CONCEPTOS deben estar alineados a la izquierda y en cursiva.
4. Agregue una fila con elementos de “Gastos” y su importe correspondiente.
5. Destaque la celda TOTAL EGRESOS con relleno de color amarillo y texto en negrita
6. Asignar el nombre PRESUPUESTO a la nueva hoja.
7. Guarde el archivo con su nombre, en una carpeta personal.

actividad 2
Trabajando con funciones y fórmulas simples
Actividad
Consigna
En esta segunda actividad armaremos una nueva tabla agregando el uso de funciones y
fórmulas de Excel. Para ello:
1. Arme la tabla que se encuentra a continuación en una nueva hoja que deberá llamar
FINANZAS.
2. Coloree de celeste, la fila de los títulos y de amarillo, la columna de los alumnos.
3. En la columna Recargo debe calcular el 10% de cada importe.
4. Mantenga fija la celda F4, (agregue un signo $ delante de la F y del 4. Ejemplo:

=B4*$F$4)
5. En la columna IVA, debe calcular el 21% de cada importe. (Ejemplo: =B4*21% Para
hacer más rápido estos cálculos para toda la columna, fíjese cuando esté en H4, hay un cuadra-
dito negro, abajo a la derecha de esa celda. Si hace clic y lo sostiene, moviendo hacia abajo, se
ponen todos los resultados automáticamente. Practíquelo.)
6. Sume todos los importes en B10.
7. Calcule el promedio de los importes en B11.
8. En la columna E, calcule el importe de la cuota sumando las columnas B, G y H según

corresponda a cada fila, es decir que el Importe de la cuota es igual a la suma de
Importe + Recargo + IVA.
En este ejercicio es muy importante que Usted NO asigne valores constantes en las
celdas, sino que utilice las funciones aprendidas y fórmulas absolutas y/o relativas según
corresponda. Además, no olvide asignar el formato adecuado a cada celda.

actividad 3
Trabajando con la función SI y funciones como argumentos de las funciones
Actividad
Consigna
Dada la siguiente tabla que relaciona los alumnos de una clase con los siguientes
parámetros:
› Nombre
› Clase
› Orientación académica
› Nota final
Se pide agregar en la planilla la siguiente información, con un formato adecuado a su

criterio:
1. Nota promedio de los alumnos.
2. Nota máxima obtenida.
3. Nota más baja obtenida.
4. Contar el número de alumnos participantes.
5. Nota promedio para cada orientación académica.
6. Nota promedio para cada clase.
7. Informar la clase y nota del alumno Raúl.
8. Cantidad de personas que han sacado una nota igual o superior a 7.

Tenga presente que en este ejercicio investigamos y aplicamos el uso de las siguientes
funciones:
› Promedio y Promedio condicional (PROMEDIO.SI)
› Máximo
› Mínimo
› BuscarV
› Contar
› Contar condicional
actividad 4
Graficamos
Actividad
Consigna
En el colegio en el cual se desempeña, se pide el listado de los estudiantes de cada curso
con las notas por cuatrimestre, promedio y la condición final. Para ello, se solicita que
presente la siguiente planilla completando la información que se le indica:
1. Agregar alumnos hasta completar veinte, con datos a elección.

2. Determinar el promedio de las notas de cada alumno.
3. En la columna CONDICION, si el alumno tiene un promedio mayor o igual a
6, tiene que aparecer el mensaje “APROBADO”.
4. Resaltar en color rojo las notas menores a 4.
5. Determinar PROMEDIO MÁXIMO: el mayor valor de la columna PROMEDIO.
6. Determinar PROMEDIO MÍNIMO: el menor valor de la columna PROMEDIO.

7. Determinar PROMEDIO GENERAL DEL CURSO: obtener el promedio de la
columna PROMEDIO.
8. El Título tiene que estar con fuente Comic Sans MS, 14 pt.
9. Bordes y sombreados según el modelo
10. Ordenar en forma alfabética.
11. GRAFICAR LOS RESULTADOS.

Módulo 3
Microobjetivos
› Conocer la estructura de una base de datos y sus componentes fundamentales para

así crear, modificar, relacionar y personalizar tablas, formularios, consultas e informes
dentro de una base de datos.
› Establecer relaciones entre las tablas que conforman una base de datos, para poder
usarlas en el ejercicio profesional.
› Comprender las ventajas de utilizar bases de datos, para desarrollar actividades

dentro de su ámbito laboral.
› Manejar con soltura el manejo de Microsoft Access como instrumento de trabajo,

para utilizarlo en la vida profesional.
Contenidos
BASE DE DATOS
CARACTERISTICAS GENERALES DE LAS BASES DE DATOS
Fuente: gettyimages
En este módulo conocerá sobre las bases de datos, las cuales le serán sumamente útiles
manejar de manera integral para las actividades propias de su ámbito laboral.
Una base de datos es una recopilación organizada de información o datos estructurados,

que normalmente se almacena de forma electrónica en un sistema informático.
Énfasis Es una herramienta para recopilar y organizar información sobre clientes, pedidos,
productos, etc.

Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe a nivel
empresarial; se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado la informática
a las empresas. En la actualidad, cualquier organización que se precie, por pequeña que
sea, debe contar con una Base de Datos, pero para que sea todo lo efectiva que debe, no
basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.
Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:
› Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
› Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.
› Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
› Realizar una interlocución adecuada con los clientes.
› Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización obtendrá diferen-

tes ventajas. Aumentará su eficacia, habrá trabajos que se realicen con mayor rapidez
y agilidad debido a la simplificación de los mismos, podremos mejorar la seguridad
de los datos que almacenamos, y con todos estos factores, maximizaremos los tiem-
pos y, por tanto, se producirá una mejora en la productividad.
Estas funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que, con una base de
datos formulada correctamente, conseguiremos que la información y el conocimiento
sean los mayores activos de la compañía, lograremos sacar el máximo rendimiento a las
competencias de nuestros colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes
potenciales. Por último, puesto que la información es poder, cuantos más datos tengamos,
mayor será la competitividad de la compañía.
La tarea del análisis de datos para la cadena logística se ve inmensamente beneficiada,
permitiendo tomar mejores decisiones que repercuten en menores tiempos y costos,
entregando una mayor eficiencia a la cadena logística en su totalidad.
La presencia de una buena arquitectura de información/datos hace posible un efectivo
análisis, lo cual permite una mejor planificación y posterior medición del desempeño del
negocio, agilizando la operación.
El flujo de retroalimentación de información es la base para la toma de decisiones del
negocio.
Los datos son la representación de una porción del mundo real y describen ciertas
propiedades que los mismos tienen. Por ejemplo, si los envíos de pedidos son ejemplos
Énfasis de datos, sus propiedades (también llamados atributos o campos) son: el código de
producto, su nombre, descripción, fecha de alta, stock actual, entre otros.

Figura 3.1: Ejemplo de base de datos de órdenes de pedidos
En la figura 3.1 puede observar un ejemplo sencillo de base de datos utilizado en una
venta de productos. Esta base consta de dos tablas llamadas: PRODUCTOS y ORDENES
DE PEDIDOS respectivamente.
Cada una de ellas tiene sus propios atributos (observe la lista de campos).
Ambas tablas de la base de datos se relacionan entre sí a través de un índice; es decir,
un atributo o campo que tienen en común: el código de identificación del producto (Id_
Producto).
Características de las bases de datos

Las bases de datos deben satisfacer determinadas características:
Figura 3.2: Características de las bases de datos

› Evitar la redundancia e inconsistencia de los datos.
Debido a la enorme capacidad que tienen las computadoras para almacenar grandes
volúmenes de información, éstas pueden emplearse para controlar que los datos
existentes en una base de datos sean consistentes entre sí. Fundamentalmente, debe
chequearse que no haya información contradictoria entre los datos almacenados.
Por otro lado, es el usuario quien tiene que decidir qué información se guarda en la base
de datos. Evidentemente sólo deben almacenarse aquellos datos que se necesitan para
algo, aquello que resultará útil en el trabajo. El usuario es quien debe decidir además en
qué forma se almacenarán
Evitar redundancias o información repetida en los datos almacenados, es un objetivo

prioritario ya que con ello se consigue:
a) No desperdiciar capacidad de almacenamiento en el disco rígido.
b) Evitar el uso de un mismo dato por dos caminos distintos; con lo cual, la información
extraída puede ser contradictoria.
› Facilitar el acceso a los datos.
En los sistemas antiguos, para acceder a cada tipo de información que se necesitaba,
era necesario crear un programa que los extrajera de la base de datos. Evidentemente,
esta forma de trabajo era lenta. Además, si por cualquier causa, cambiaba la estructura
de los datos (por ejemplo, se decidía que, en lugar de almacenar el nombre y apellidos
completos de un cliente, se guardará por un lado el nombre, y por otro los apellidos),
algunos de los programas ya hechos quedaban en desuso porque fueron creados en base
a una estructura determinada, que se ha visto alterada.
Para evitar todos estos problemas, en la actualidad se utiliza un sistema que permita
consultar fácilmente la base de datos sin necesidad de hacer un programa para cada
consulta. Como verá en este módulo, bastará con formular la consulta para que el sistema
le brinde la información que usted necesita.
› Permitir el acceso concurrente.
Los sistemas que manipulan bases de datos permiten que varias computadoras trabajen
simultáneamente sobre la base de datos. Dado que varias personas trabajan a la vez,
es posible que el sistema reciba peticiones simultáneas para acceder a una misma
información. A esto se lo llama acceso concurrente.
• Controlar la seguridad de los datos.
Cuando se trabaja con base de datos, la computadora que la almacena suele recibir
peticiones de otras computadoras para acceder a determinada información que ésta

contiene. En estas circunstancias, es indispensable contar con métodos de seguridad
tendientes a preservar los datos: Evitar la destrucción malintencionada de la base de
datos y/o de la computadora donde está almacenada, restringir el acceso a los datos
utilizando niveles de seguridad.
› Asegurar la integridad de los datos
Este es uno de los aspectos más importantes, y que hacen uso intensivo de la capacidad
de las computadoras para procesar la información. Los datos deben poseer características
determinadas en función de lo que se pretende hacer con ellos, y del área de trabajo en
que se desarrolla la empresa. Nos referimos a características que hacen que los datos
almacenados representen una información coherente para el usuario que los maneja. Es
lo que se llama la Integridad de la base de datos. Por ejemplo, se debe impedir que el
número de teléfono de su cliente aparezca vacío, o que los datos del expediente estén
incompletos
Sistema de Bases de Datos

El sistema de base de datos es un software que permite a los usuarios crear y mantener
una base de datos. Facilita el proceso de cargar y manipular información.
El objetivo primordial es proporcionar un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente
para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular información de la base de datos. En
esta última, intervienen funciones tales: como consular la base y extraer datos específicos,
actualizar la información y generar informes a partir de ella. Todas las peticiones de
acceso a la base de datos se manejan por medio del sistema de bases de datos; es decir,
que este software funciona como intermediario entre los usuarios y la información.
El sistema de bases de datos está compuesto por los siguientes elementos:
› Hardware: Son las computadoras en las cuáles se almacena la base de datos.
› Software: Es el sistema de bases de datos y encargado de administrar la base de datos.
› Datos: incluyen a toda la información que se necesita almacenar en la base de datos.
› Usuarios: Se refiere a todas las personas que manipulan el sistema de base de datos;
es decir:
a) Personas expertas en informática que crean y programan el sistema de base de

datos y la base de datos propiamente dicha.
b) Usuarios como usted o yo que utilizamos la base de datos en nuestro trabajo coti-
diano.

Actividad

A continuación, centraremos el estudio del presente módulo en el sistema de gestión de
bases de datos de Office: Access.
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa
forma parte del paquete de aplicaciones Microsoft Office, que permiten realizar tareas
Énfasis de oficina.
Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito
particular, como por ejemplo el seguimiento de pedidos de clientes.
› Tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del

manejo de sus bases de datos.
› Access puede almacenar datos en tablas. El usuario puede definir los campos en las
tablas, así como también el formato.
› Puede modificar, eliminar, añadir, y aislar la información en tablas. Las consultas se

utilizan para manipular o seleccionar la información.
› Los datos pueden ser introducidos manualmente en Access mediante formularios.
Una base de datos en Access está formada por:
› La o las tablas que sean necesarias, donde definimos los campos que contendrá cada
una y el tipo de dato que contendrá cada campo.
› El o los formularios para, a través de ellos, cargar los datos en cada tabla.
› La o las consultas requeridas en cada caso.
› El o los informes necesarios.
Cada tabla está compuesta de registros, y cada registro es un conjunto de datos referidos
a una misma entidad.
Si tengo la tabla Alumnos, cuyos campos son: Legajo – Apellido – Nombre – Domicilio –

Carrera, un registro de esta tabla es, por ejemplo:
102030 López Juan Bedoya 123 Periodismo
Y cada uno de los datos es un campo.
Veamos los pasos básicos para empezar. Puedes iniciar Access ahora para ir probando
todo lo que le explicamos haciendo clic en el icono:
Elementos de la pantalla – Creación de una base de datos
Al acceder a Access, la pantalla que aparece es la siguiente:
Podemos observar abajo o a la izquierda (en algunos paneles) las bases de datos usadas
recientemente, y a la derecha, diferentes plantillas que Access posee para trabajar o la
opción de crear una base de datos nueva.
Nosotros nos centraremos en la opción Base de datos en blanco. Al seleccionarla nos
aparecerá la siguiente pantalla:

En este caso sólo nos pide el nombre que queremos dar a la base de datos. Debajo aparece
el nombre y ruta de la carpeta donde se creará la base de datos, si queremos cambiar
esa ubicación, solo tenemos que hacer clic sobre la carpeta que aparece a la derecha del
nombre y seleccionar la misma donde queremos guardar nuestra base de datos.
Luego de seleccionar el nombre y lugar donde la guardaremos, hacemos clic en Crear.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB.
Por defecto, se abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 y podremos empezar a rellenar sus
datos:

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada, sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué
forma.
Cerrar la base de datos

Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access abierto debemos
elegir en la pestaña Archivo, la opción Cerrar de la vista Backstage.
Otra forma de cerrar la base de datos es cerrando Access, obviamente la base también se
cerrará.
Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas.
Como vimos en el tema anterior, nada más abrir Access aparece la vista Backstage con la
lista de bases de datos Recientes, las últimas abiertas. Si la base de datos está en la lista
solo tendremos que hacer clic sobre ella, y si no hacer clic sobre la opción Abrir otros
archivos que nos llevará a la opción Abrir de la pestaña Archivo.
Nota: Pulsando Ctrl+A se abre directamente la opción Abrir de la pestaña Archivo.
A partir de aquí ya podemos crear nuestra primera tabla.
LAS TABLAS
Crear una tabla de datos
Énfasis: Las tablas son los elementos principales de cualquier base de datos, dado que
todos los demás objetos se crean a partir de ellas.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear.

En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
Si hacemos clic en Tabla, se abre la Vista Hoja de datos, la que consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna
determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Las Listas de SharePoint se utilizan para crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podremos compartir los datos almacenados en la lista o tabla
con otras personas que tengan acceso al mismo sitio.
Y, por último, Diseño de tabla o vista diseño. Este método consiste en definir la estructura
de la tabla, es decir, definir los campos y sus propiedades.
Además, al definir los campos, debemos definir la clave principal. Esta provee un valor
único para cada fila de la tabla y sirve para identificar los registros, de tal forma que con
esta clave podamos encontrar el registro correcto.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en Vista diseño, donde
definiremos la estructura de la tabla, es decir, las distintas columnas que esta tendrá y
otras consideraciones.
>> Crear >> Diseño de Tabla

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación, tenemos la grilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la grilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para
definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que
estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo, en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la grilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho
Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.
Vamos rellenando la grilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos
al tipo de datos, por defecto nos pone Texto corto como tipo de dato. Si queremos cambiar
de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir
otro tipo, por ejemplo, Texto largo.
Observe cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder
indicar más características del campo
A continuación, pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la grilla.
Esta tercera columna no es obligatoria utilizarla ya que únicamente sirve para introducir
un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que
tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario
aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la
tabla.
Tipos de datos:
› Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos
y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su lon-
gitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números
de teléfono o códigos postales.
› Texto largo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o expli-
caciones. Tiene una longitud máxima de aproximadamente 1 Gigabytes de datos.
Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar
el archivo.
› Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
número, la propiedad “tamaño” del campo nos permite concretar más. En resumen,
los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los

tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para
claves autonuméricas en bases réplicas.
› Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
› Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos

en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos
a la derecha de este.
› Auto numeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Auto numeración no se pueden actualizar.
› Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verda-
dero/Falso o Activado/desactivado)
› Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un docu-
mento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
› Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y uti-

lizada como dirección de hipervínculo.
› Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros
tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como
adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos
ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de
almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits
del archivo original.
› Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una opera-

ción aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo, podría
ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea
de pedido
Formato del campo
Para los campos autonuméricos Numéricos y Moneda:
› Número general: muestra los números tal como fueron introducidos.
› Moneda: muestra los valores ingresados con el separador de millares y el símbolo

monetario asignado en Windows como puede ser $.
› Pesos: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del peso.
› Fijo: muestra los valores sin separador de millares.

› Estándar: muestra los valores con separador de millares.
› Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
› Científico: muestra el número con notación científica.
Para los campos Fecha/Hora:

› Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra la hora; si el valor es sólo
hora, no se muestra la fecha. Es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora
larga.
› Fecha larga: muestra la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
sábado 17 de diciembre de 2016.
› Fecha mediana: muestra el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 17-Dic-
2016.
› Fecha corta: Muestra la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 17/12/16.
En este formato, se asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29
son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas
entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
› Hora larga: muestra la hora con el formato normal. Ejemplo: 16:07:15.
› Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 4:07 PM.
› Hora corta: muestra la hora sin los segundos. Ejemplo: 16:07.
› Los campos Sí/No cuentan con los formatos predefinidos: Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado. Si, Verdadero y Activado cumplen la misma función; al igual
que No, Falso y Desactivado.
› Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos mencionados ante-
riormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores mone-
tarios u operaciones lógicas de verdadero/falso.
› Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se ten-
drían que crear formatos personalizados si fuera necesario.
› Lugares decimales, nos permite indicar el número de decimales que queremos asig-
nar a un tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda.
› Máscara de entrada se utiliza para facilitar la entrada de datos y controlar los valo-
res que se pueden ingresar. Por ejemplo, se puede crear una máscara de entrada para
un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un
número: (___) ___-____. Contamos con un Asistente para máscaras de entradas que
facilita realizar esto, y se accede desde la solapa General, al hacer click sobre el botón

que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha pro-
piedad. Sólo funciona para los tipos de datos Texto o Fecha.
› Valor predeterminado es el valor que aparecerá automáticamente en el campo si

no introducimos ningún valor. Se suele utilizar cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor. Por ejemplo, si tenemos la
tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de los clientes son de la provincia de
Córdoba, se puede cargar ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente apare-
cerá el valor Córdoba y no lo tendremos que escribirlo.
› Regla de validación, es la que nos permite controlar la entrada de datos según el cri-
terio que se especifique. Se debe escribir el criterio que tiene que cumplir el valor que
se ingrese en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo, si quere-
mos ingresar un valor y éste esté comprendido entre 300 y 3000, se puede especificar
en esta propiedad >=300 y <=3000. Contamos con el generador de expresiones que se
abre al hacer click sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando
hacemos click en ella.
› Texto de validación, es el texto que aparecerá si lo que ingresamos no cumple con la

regla especificada en el punto anterior. Este será un mensaje claro, para que la persona
que está ingresando los datos sepa cuál fue su error.
› Requerido, si queremos que un campo se cargue obligatoriamente tendremos que

asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será No.
› Permitir longitud cero, se aplica en los campos con formato texto para controlar que
no se puedan introducir valores que no contengan caracteres o estén vacíos.
› Indexado, se usa para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las
operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscamos empleados basán-
donos en el campo Apellido, se puede crear un índice sobre este campo para hacer
más rápida la búsqueda. Esta propiedad cuenta con tres valores: 1. No: Sin índice. 2.
Sí (con duplicados): cuando se asigna un índice al campo y además permite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). 3. Sí (sin duplicados): cuando se
asigna un índice, pero sin permitir valores duplicados
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
Énfasis equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal,
pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
› Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
› En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave prin-
cipal del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo
es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo
que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el botón Clave principal, que acabamos de
ver.
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave

principal de una tabla no puede contener valores nulos (sin dato) y no puede haber dos
filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error.
Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:
• Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar.
• Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:

Escribir el nombre de la tabla y hacer clic sobre el botón Aceptar.
Podemos cerrar una tabla haciendo clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la
tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
Teniendo en cuenta todo lo desarrollado hasta aquí, a continuación, le aconsejamos que

realice la actividad número. 2.
Actividad
LOS FORMULARIOS
Una vez definas las tablas, mediante el Asistente para formularios procederemos a
generar los formularios necesarios para realizar la carga de datos en las tablas generadas.
El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para
formulario
Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que
queremos incluir en él.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si

queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente
que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.
A continuación, seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre
el campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista
de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar
una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con
esa distribución.

A continuación, pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a
continuación:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será
el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:
› Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado
del formulario preparado para la edición de registros.
› Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista

Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario
Editar datos de un formulario

Para editar, debemos abrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel de navegación.
También lo puedes abrir con el botón derecho del ratón, Seleccionando en el
menú contextual.
El formulario que has creado mostrará sus datos en la Vista Formulario.

Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla.

realice la actividad Nro. 3.
Actividad
LAS CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Hay distintos tipos de consultas:
• Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos.
Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.
Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos
(esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera
una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino
en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
• Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen
varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos
anexados y de creación de tablas.
Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
3. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la con-
sulta sacará los datos. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic
sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
4. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

5. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas:
Si observamos la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen

las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación:
› Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo
a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un
campo calculado.
› Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando defina-
mos consultas basadas en varias tablas.
› Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
› Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en

el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta, pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos
que se muestren sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario
mostrar el campo marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional.
› Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es

una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la
consulta. Por lo tanto, está formado por una condición o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
› O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vacía de la cuadrícula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de ‘todos los campos’).
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante
del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : )
Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos,
podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.
› Para mover una columna arrastrándola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior
de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecerá resal-
tada (está seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del mouse y sin
soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.
› Para mover una columna cortándola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor

sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).
Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá la
columna.
A continuación, crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la
columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear
Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y
manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se
seleccionarán las dos columnas y todas las columnas que se encuentren entre las dos.
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta:
› haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido,
› bien, seleccionando la opción Guardar de la pestaña Archivo.

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para
darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuación, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde
el Panel de navegación.
› Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.
› Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pes-
taña Diseño:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es

la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto, si modificamos
algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la
tabla.
Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
› Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
› En el menú contextual seleccionar .
Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
› Hacer clic sobre la fila Orden
› Del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que apare-
cerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.
El orden puede ser ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo
es numérico; por orden alfabético si el campo es de tipo texto; de anterior a posterior
si el campo es de tipo fecha/hora, etc.; o bien puede ser descendente en orden inverso.
Podemos ordenar, también, por varios campos; para ello, rellenar la fila Orden de
todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso, se ordenan las filas
por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se
ordenan por la segunda columna, y así sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es decir

si queremos ordenar, por ejemplo, por provincia y dentro de la misma provincia por
localidad, tenemos que tener en la cuadrícula primero la columna provincia y después
la columna localidad. Además, e l tipo de ordenación es independiente por lo que
se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna; por ejemplo, ascendente
por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda
columna.
Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde
obtiene esos datos.
Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta)
haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:
Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta
obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la
segunda tabla; si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas
en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y así sucesivamente.
Vemos, que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la
concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y
entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que
al final nos interesan. Por ejemplo, me puede interesar datos de la tabla Alumnos y de
la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre
del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de
los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar
las dos tablas.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que
relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una
de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho, si añadimos a la zona
de tablas relacionadas, estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de
tablas de la ventana Diseño de Consulta.

También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo
nombre en las dos tablas, aunque no exista una relación definida entre ellas.
Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla, las filas que tienen el mismo valor
en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el
resultado y la consulta es más eficiente.
Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la consulta de la
siguiente manera:
Las composiciones vistas son composiciones internas ya que todos los valores de las
filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan.
Con una composición interna, sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila
de la otra tabla que cumpla la condición, veamos un ejemplo: en la lista de alumnos
comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan curso asignado.
LOS INFORMES
Los informes se utilizan para mostrar los datos de una tabla o consulta, generalmente
para imprimirlos. Los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o
imprimir, no se pueden modificar, y en los informes se puede agrupar más fácilmente la
información y totalizar por grupos.
Veremos cómo crear un informe usando el asistente.
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña
Crear:
› Informe: consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos

los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Si no tenemos
ninguna tabla o consulta seleccionada la opción aparece deshabilitada.

› Diseño de informe: abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no
se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño
para ajustar el informe a nuestras necesidades.
› Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación.
› Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del informe.
› Etiquetas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
informe para imprimir etiquetas a partir de los datos de una tabla o consulta. Si no
tenemos ninguna tabla o consulta seleccionada la opción aparece deshabilitada.
El asistente para informes
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón

.
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde seleccionará los datos del

cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas, lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del informe esa consulta.

A continuación, seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo
y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista

de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán
totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo
por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer
doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada
registro.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al

grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la

flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo
baja el grupo un nivel.

En esta pantalla, podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo
por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si
queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto, indica Ascendente,
pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como
máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribución, aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que
tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre
impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será
el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
› Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para
la impresión
› bien, Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ven-
tana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe lo podemos hacer de la siguiente manera:
1. Haz clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más opcio-

nes, escoge Imprimir.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros

de impresión: páginas, nro. de copia, etc.

realice la actividad Nro. 4
Actividad
A continuación, usted se encuentra en condiciones de resolver la tercera parte de la
Evaluación

Algoritmo: Conjunto de instrucciones que permite, paso a paso, la resolución de un

problema.
Base de datos: Es un conjunto de datos relacionados entre sí que una institución necesita
para funcionar. La misma está almacenada de manera tal que pueda ser utilizada por
varias personas; pudiendo cada una de ellas obtener simultáneamente, distintos datos
de una misma base de datos.
Campos: También llamados atributos; es un espacio de almacenamiento para un dato en

particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que
se puede acceder.
Consulta: es un objeto de la Base de Datos, que nos permite extraer los datos de una o
varias tablas, modificarlos, filtrarlos, ordenarlos, e inclusive hacer cálculos.
Criterios Fijos: en una consulta, son aquellos criterios que se escriben debajo del campo
sobre el cual se aplicará, en la fila Criterios, con los parámetros definidos.
Criterios Variables: en una consulta, son aquellos criterios que se escriben debajo del
campo sobre el cual se aplicará, en la fila Criterios, encerrado entre corchetes para que el
operador al utilizar la consulta pueda ingresar el o los parámetros que se desean utilizar
como filtro.
Datos: Son la representación de una porción del mundo real y describen ciertas
propiedades que los mismos tienen.
Detalle: área del informe donde se ubican los registros a visualizar.
Encabezado de página: área del informe donde se ubican todos los objetos que aparecen
al comienzo de cada página.
Encabezado del informe: área donde se ubican todos los objetos que aparecen al
comienzo del informe.
Índice: Es el campo o atributo de una base de datos. El índice de una base de datos es uno
o varios campos de la misma que se utilizan para mejorar la velocidad de las operaciones,
permitiendo un rápido acceso a los registros. El índice tiene un funcionamiento similar al
índice de un libro.
Informe: objeto de la Base de Datos, que nos permite extraer los datos de una tabla o
consulta para visualizarlos o imprimirlos.
Nivel de abstracción: También llamado capa de abstracción, es un algoritmo que

permite aislar determinada información de una base de datos del resto de datos que la
acompañan. Los niveles de abstracción son una forma de ocultar información que no se
utiliza para un trabajo determinado.

Pie de página: área del informe donde se ubican todos los objetos que aparecen al final
de cada página.
Pie del informe: área donde se ubican todos los objetos que deben aparecer al final del
informe.
Programadores: Es una persona con conocimientos de informática que escribe

programas para las computadoras.
Registro: Es un conjunto de campos de una base de datos, similar a la fila de una tabla.
Usuario: Es la persona que utiliza un producto o un servicio.

actividad 1
Actividad Importancia de las Bases de Datos
Consigna
Usted está trabajando en una empresa de transporte y luego de que ha leído los
contenidos referidos a las Bases de Datos y se ha familiarizado con la importancia del
uso de estas, se le solicita que realice un informe (utilizando la herramienta Word vista
el Módulo 1) donde le comunique al director de la empresa los beneficios que tendría
la incorporación de las mismas. Detalle lo que más pueda, con sus propias palabras y
en lo posible dé ejemplos prácticos. Además, sería conveniente investigar sobre algún
software de gestión de bases de datos de logística (diferente de Access) y resumir sus
características.
actividad 2
Actividad Construyendo una base de datos con Access
Consigna
1. Crear una base de datos en blanco a la que le dará el nombre de CONCESIONARIA_

AUTOS y guardarla en el disco duro de su pc dentro de una carpeta nueva llamada
LOGISTICA.
2. Crear una tabla con el nombre CLIENTES con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato

Nro_Cliente Número
Nombre Texto corto
Apellidos Texto corto
Dirección Texto corto
Localidad Texto corto
Código postal Número
Provincia Texto corto
Teléfono Texto corto
Fecha nacimiento Fecha/Hora
La clave principal será el campo Nro_Cliente

3. Crear otra tabla con el nombre AUTOS_VENDIDOS con los siguientes campos:

Patente Texto corto
Marca Texto corto
Modelo Texto corto
Color Texto corto
Precio Texto corto
Extras_instalados Texto largo
Nro_Cliente Número
La clave principal será el campo Patente
4. Crear otra tabla con el nombre de REVISIONES con los siguientes campos:

Nro_revisión Autonumeración
Cambio_aceite Sí/No
Cambio_filtro Sí/No
Revision_frenos Sí/No
Otros Texto largo
Patente Texto corto
La clave principal será el campo Nro_revision
5. Guarde nuevamente la base de datos
6. Cerrar la base de datos

actividad 3
Actividad Formularios
Consigna
1. Abra la base de datos CONCESIONARIA_AUTOS, creada en la actividad nro. 2
2. A través del Asistente para Formularios, generar los tres formularios necesarios para
cargar las tablas de la base de datos.
3. Cargar los siguientes datos: diez registros para la tabla CLIENTES, quince registros
para la tabla AUTOS_VENDIDOS y diez registros para la tabla REVISIONES.
4. Nota: tenga en cuenta las referencias, es decir el campo Nro_cliente de la tabla AUTOS_
VENDIDOS y el campo Patente de la tabla REVISIONES (ambos deben existir en sus
correspondientes tablas, en caso contrario Access emitirá un mensaje de error)
5. Guarde nuevamente la base de datos
6. Cerrar la base de datos
actividad
Actividad
Consultas e Informes
Consigna
1. Abra la base de datos CONCESIONARIA_AUTOS, creada en la actividad nro. 2
2. Diseñar la siguiente consulta mediante Vista Diseño utilizando las tres tablas de las
que seleccionará los siguientes campos:
De la tabla CLIENTES:
Nombre del campo
Nro_Cliente
Nombre
Apellidos
De la tabla AUTOS_VENDIDOS:
Nombre del campo
Patente
Marca
Modelo
Nro_Cliente

De la tabla REVISIONES:
Nombre del campo
Nro_revisión
Cambio_aceite
Cambio_filtro
Revision_frenos
Patente
En criterio deberán mostrarse únicamente los registros cuyo Nro_cliente sea

mayor o igual que 3
3. Guardar la consulta con el nombre REVISIONES DE AUTOS VENDIDOS
4. Crear un informe con el asistente para la consulta REVISIONES DE AUTOS VENDIDOS.

El mismo será de tipo tabular con todos los campos de la consulta y debe estar orde-
nado por Apellido de cliente (Ascendente). Grabar el informe con el nombre INFORME
DE REVISIONES DE AUTOS VENDIDOS

Módulo 4
Microobjetivos
› Comprender las ventajas de utilizar un software de diagramas, para desarrollar activi-

dades dentro de su ámbito laboral.
› Manejar con soltura Microsoft Visio como instrumento de trabajo, para utilizarlo en
la vida profesional.
› Conocer y valorar las diferentes herramientas propias del software MS Visio, a fin de
aplicar estos conocimientos en las circunstancias que así lo requieran de su profesión.
Contenidos
MODELADOR DE DIAGRAMAS VISIO
Introducción a Microsoft Visio
Microsoft Visio es un software de dibujo vectorial para Microsoft Windows, perteneciente

al paquete Office. Las herramientas que lo componen permiten realizar diversos tipos
Énfasis de diagramas, por ejemplo, algoritmos, organigramas, planos de planta, diagramas de
flujos de procesos, diagramas de problemas y objetivos, diagramas de red, flujos de
trabajo y mucho más.
En sus orígenes aplicaba más al ramo de Ingeniería, pero hoy en día es fundamental en el
análisis de procesos y operaciones en las empresas

Permite transformar texto complicado y tablas difíciles de entender en diagramas
visuales que comunican información de un vistazo.
Dichos diagramas se usan ampliamente en diversos campos para variados fines. Estos
son solo algunos ejemplos:
› En cualquier campo: Un diagrama de flujo, el cual puede tomar diversas formas, se

puede usar para documentar y analizar un proceso; estandarizar un proceso para efi-
ciencia y calidad; comunicar un proceso para formación o entendimiento por otras
partes de la organización; e identificar cuellos de botella, redundancias y pasos inne-
cesarios en un proceso y mejorarlo.
› En ingeniería de software y análisis de negocios: Los diagramas de flujo de datos

(DFD) pueden ofrecer un enfoque orientado al desarrollo técnico, en el cual se realiza
más investigación inicialmente para llegar a la codificación. Los analistas de negocios
usan los DFD para analizar sistemas e identificar ineficiencias. La diagramación del
proceso puede detectar los pasos que, de otro modo, podrían pasar inadvertidos o no
comprenderse por completo.
› En negocios: El modelado y notación de procesos de negocios (BPMN, por sus siglas

en inglés) está dirigido a participantes y otros interesados en un proceso de negocio
con el fin de obtener conocimientos mediante una representación visual y fácil de
entender de los pasos. En un nivel más específico, se dirige a las personas que imple-
mentarán el proceso, brindando suficientes detalles para permitir una implementa-
ción precisa.
› En ingeniería de procesos: Un diagrama de flujo de procesos (PFD) es un tipo de dia-

grama de flujo que ilustra las relaciones entre los principales componentes de una
planta industrial. Los diagramas pueden servir para documentar, analizar, auditar o
modelar una mejor forma.

Características principales de la herramienta
› Aplicar formato enriquecido a texto y formas: Las características de edición, como

más colores, degradados, efectos y estilos, están disponibles. También puede agregar
un cuadro de texto o elegir entre una galería de formas y aplicar estilos, que definen
efectos de relleno, esquema y sombra.
› Organizar objetos: Puede mover, cambiar el tamaño, girar, voltear u ordenar formas
y cuadros de texto, y puede desagrupar las formas para trabajar con ellas individual-
mente.
› Crear diagramas: Puede crear fácilmente diagramas en Visio y guardarlos y compar-

tirlos con otros usuarios.
› Cortar, copiar y pegar: Las características de cortar, copiar y pegar están disponibles
en Visio. Puede usar estas características para mover o quitar formas y texto dentro de
un diagrama.
› Editar diagramas: Visio dispone de funciones de edición enriquecedoras, que pueden

usarse para realizar cambios en el diagrama. También puede modificar el diseño del
diagrama con una variedad de colores y diseños de tema.
› Funcionalidad: Todas las ediciones comparten funcionalidad con MS Office Word y

Excel, tales como opciones para texto y color, y permiten suministros de datos direc-
tamente de MS Excel y Access. Visio ofrece una biblioteca de plantillas y figuras para
diversos tipos de diagramas para ayudarte a empezar.
Modo de función
La metodología de trabajo es muy sencilla:
1. Primero se colocan las formas de los esquemas en la hoja de trabajo, simplemente
seleccionando y arrastrando.
2. Posteriormente se conectan a través de flechas o líneas de manera asistida.
3. Finalmente podemos girar las formas, situarlas y/o agregarles texto.
Algoritmos y Diagramas de Flujos

Entre la gran cantidad de diagramas que podemos realizar con esta herramienta, a los
que daremos mayor importancia en este módulo, son los algoritmos y los diagramas de
flujo. A continuación, explicaremos brevemente cada uno de ellos:

Algoritmo
Es un conjunto de pasos, procedimientos o acciones que nos permiten alcanzar un

resultado o resolver un problema.
Énfasis
Las tres partes de un algoritmo son:
› Input (entrada). Información que damos al algoritmo con la que va a trabajar para
ofrecer la solución esperada.
› Proceso. Conjunto de pasos para que, a partir de los datos de entrada, llegue a la solu-
ción de la situación.
› Output (salida). Resultados, a partir de la transformación de los valores de entrada

durante el proceso.
Asimismo, los algoritmos presentan una serie de características comunes. Son:
› Precisos. Objetivos, sin ambigüedad.
› Ordenados. Presentan una secuencia clara y precisa para poder llegar a la solución.
› Finitos. Contienen un número determinado de pasos.
› Concretos. Ofrecen una solución determinada para la situación o problema plantea-

dos.
› Definidos. El mismo algoritmo debe dar el mismo resultado al recibir la misma

entrada.
Figura 4.1 ejemplo de representación de algoritmo

Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a
través de sistemas de tratamiento de información. Describen que operaciones y en que
Énfasis secuencia se requieren para solucionar un problema dado.
Se usan ampliamente en numerosos campos (Informática, Ingeniería, Programación,

Economía, Recursos Humanos, entre muchos más) para documentar, estudiar, planificar,
mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas más claros y fáciles
de comprender.
Un diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática que ilustra la
secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un problema.
Una vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fácil escribir el proceso. Vemos a
menudo cómo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el proceso
a otros. Por lo tanto, está correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para
la documentación mejor de un proceso complejo.
Para elaborarlos es necesario, tener toda la documentación detallada que describa el
proceso que se desea graficar, la cual será llevada de un documento de texto (párrafos) a
un diagrama.
Reglas para dibujar un diagrama de flujo.

Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares;
sin embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando
sean requeridos. Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para
diagramar programas de computadora se muestran a continuación:

Reglas para la creación de Diagramas de flujo
1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a
derecha.
2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la
dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar solamente líneas de
flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
3. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a
un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta
que solo se van a utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.
4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar.
5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de
muchas palabras.
6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del sím-
bolo final.
7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida

Figura 4.2 Ejemplo de diagrama de flujo
Si el diagrama de flujo no cabe en una hoja, el diagrama puede ser terminado en otra
hoja mediante el uso de símbolos que representan la continuidad, sin perder el orden de
la continuidad de cada actividad.
Sin embargo, es recomendable que los diagramas se realicen de ser posible en una sola
hoja o en la menor cantidad de hojas posibles, ya que muestras más extensos más se
dificulta su comprensión.


realice la actividad 1 del módulo.
Actividad
Comenzando a trabajar con VISIO

Como hemos visto hay muchos tipos de diagramas de Visio, pero para crear la mayoría de
ellos hay tres pasos básicos:
1. Abrir una plantilla en blanco.
2. Arrastrar las formas y conectarlas juntas.
3. Agregar texto a las formas.
A continuación, le explicaremos como realizarlo en detalle:
Al iniciar el programa nos aparece la siguiente página de Destacados, con una lista
de varios documentos nuevos que utilizan diferentes tipos de plantillas: desde diagramas
de flujos de negocios, hasta objetos arquitectónicos y proyectos de ingeniería.

Para aprender a usar Visio, comenzaremos con un documento en blanco seleccionando
la opción “Dibujo en blanco”:
Como vemos, el nuevo dibujo de Visio comienza desde una hoja de página en blanco,
eventualmente con reglas y cuadrículas, que puedes mostrar u ocultar desde la pestaña
Vista, en la parte superior. Estas se utilizan para dibujar con mayor precisión y no se
visualizarán en caso de imprimir el trabajo.
Además, en la pestaña de Diseño, podemos usar Orientación para fijar la página vertical
u horizontalmente y usar Tamaño para ajustar nuestra página.
Después de configurar las propiedades de la página, podremos comenzar a dibujar
utilizando las herramientas de Visio.
Un dibujo de Visio se compone de tres tipos principales de objetos: las formas, los
conectores y el texto.

Las formas son objetos que se utilizan para representar un tema, un componente o un
símbolo. Este puede ser muy simple, como un rectángulo, un círculo, o una curva, pero
también puede representar una computadora, un motor, un transistor eléctrico, etc.
Estos son el tema principal de tu proyecto.
Los conectores son líneas simples que conectan dos o más formas juntas. Son
fundamentales para mostrar la relación entre las formas, dando una clara representación
del tema.
El texto se usa simplemente para describir formas y agregar notas y etiquetas, para que
tu dibujo sea mas claro.
PASO 1: ABRIR UNA PLANTILLA EN BLANCO

Seleccionamos la opción Nuevo dibujo en blanco para comenzar a trabajar en un NUEVO
DIAGRAMA (en la opción Archivo):
Luego, en la solapa Inicio, vemos tres áreas principales: la cinta de opciones, la ventana
formas y la propia página:

› La cinta de opciones contiene todas las fichas de Visio. Cosas como cambiar el tamaño
del texto, cambiar a diferentes herramientas de dibujo, etc. están aquí.
› La ventana formas contiene sus galerías de símbolos y formas.
› La propia página es donde se pueden colocar las formas, conectarlos y así sucesiva-
mente.
PASO 2: ARRASTRAR Y CONECTAR FORMAS

Para crear el diagrama, arrastrar formas desde la Ventana Formas para comenzar. A
continuación, agregar formas y conectarlas. Hay varias maneras para conectar formas,
pero le mostraremos cómo usar las flechas de Autoconexión:
1. Arrastre la forma de Inicio o finalización de la página de dibujo y, a continuación,
suelte el botón del mouse.

2. Mantenga el puntero sobre la forma para que se muestren las flechas azules de Auto-
conexión.
3. Mueva el puntero sobre la flecha azul que apunta hacia donde quiera colocar la
segunda forma.
4. En la mini barra de herramientas, haga clic en la forma de proceso cuadrada.
La forma de Proceso se agregará al diagrama automáticamente conectada a la

forma de inicio o finalización.
5. Continúe agregando formas

PASO 3: AGREGAR TEXTO A LAS FORMAS
1. Haga clic en la forma y comience a escribir. No necesita hacer doble clic para agregar
texto a una forma: cuando escriba, el texto se agregará donde esté seleccionada la
forma.
2. Cuando termine de escribir, haga clic en un área en blanco de la página de dibujo o

presione Esc.
Puede agregar texto a cualquier objeto (incluso a conectores) seleccionando el

objeto en cuestión y escribiendo el texto.
AGREGAR TEXTO A LA PÁGINA

1. Haga clic en la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en la herramienta de texto.
2. Haga clic en un área vacía de la página.
Aparece un cuadro de texto.
3. Escriba el texto que desea agregar a la página.

4. Presione ESC.
5. En la ficha Inicio, haga clic en la Herramienta Puntero para dejar de usar la herra-
mienta de texto.
Ahora el cuadro de texto tiene las características de las otras formas. Puede
seleccionarlo y escribir para cambiar el texto, puede arrastrarlo hacia otra parte de
la página y puede aplicar formato al texto usando los grupos Fuente y Párrafo de la
pestaña Inicio.
Categorías
Visio ofrece un conjunto de diagramas de arranque pre-diseñados con consejos

contextuales para ayudarte a crear, editar y completar tus diagramas. Es decir, son
diagramas iniciales que Visio ha realizado por usted.
1. En la pantalla inicial, haga clic en Categorías.
2. Luego, seleccionaremos, por ejemplo, Diagrama de Flujo

3. Ahora elegimos el tipo de diagrama de flujo, con un solo clic. En este caso elegiremos
Diagrama de Flujo Básico
Usted podrá seleccionar entre una nueva plantilla en blanco, en caso de tener
experiencia con la herramienta y el diseño que necesita realizar o bien elegir
alguno de los diagramas ya pre-definidos que además podrá personalizar
escribiendo su propio texto, agregando sus propias formas y así sucesivamente.
Las formas prediseñadas, tomadas de las plantillas predeterminadas dentro de Visio,

vienen completas con sus propios puntos de conexión.

Guardar el trabajo
Para guardar el trabajo realizado, simplemente vamos a la pestaña Archivo y luego

seleccionamos Guardar como… ahí seleccionamos la carpeta donde guardaremos
nuestro archivo.
Los dibujos de Visio se guardan en formato .vsdx
Si queremos convertir el dibujo en una imagen, elegimos el formato de imagen de la

lista, como PNG o JPEG.
Imprimir el trabajo
Para imprimir el trabajo, vamos a la pestaña Archivo y luego seleccionamos Imprimir.
Aparecerá una vista previa a la derecha que te mostrará como se imprimirá tu proyecto
de Visio.
Barras de trabajo
En la parte superior tenemos la “Barra de título” (que contiene el nombre del archivo) con
los botones de “Minimizar”, “Maximizar” y “Cerrar” hacia la derecha.

Debajo de esto, se encuentra la “Barra de herramientas”, incluyendo la “Barra de
herramientas estándar” y la “barra de herramientas Formato”.
Por último, vemos la “Barra de Menú” la cual es muy similar a las barras de menú de las
demás de aplicaciones de Office, diferenciándose en funcionalidades propias de Visio.
En la misma, tenemos las siguientes opciones generales:
› Archivo: En este menú tenemos varias opciones:
› Nuevo: En la misma nos muestra la posibilidad de seleccionar para un Nuevo

dibujo en blanco o bien elegir entre una cantidad de plantillas predefinidas y
trabajar a partir de una de ellas. Por ejemplo: diagrama básico, diagrama de
flujo, diagrama de red, etc. También podemos seleccionar en la parte izquierda
o abajo (según la versión que estemos usando) otros diagramas que hayamos
grabado anteriormente
› Abrir: nos abre un cuadro de dialogo donde podemos navegar entre las carpe-
tas para abrir los diagramas previamente realizados, ya sea para visualizarlos,
modificarlos o imprimirlos.
› Cerrar: como su nombre dice, esta opción nos cierra la página de dibujo, si la
misma fue modificada nos indicará con un cuadro de dialogo si queremos guar-
dar o descartar los cambios, y si no fue modificado lo cerrará.
› Guardar: esta opción nos permite guardar los cambios realizados al diagrama,
si el mismo fue modificado, guardará los cambios sobrescribiendo sobre ese
archivo, y si el archivo es nuevo, nos abrirá un cuadro de dialogo donde pode-
mos elegir la carpeta donde será guardado el archivo y colocarle el nombre.
› Guardar Como: en esta opción podemos guardar los cambios que hemos reali-
zado a un archivo previamente abierto, la única diferencia es que esta nos per-
mite guardar una copia del mismo sin modificar el archivo original, mostrando
un cuadro de dialogo donde podemos elegir la carpeta y el nombre del archivo
a guardar.

› Guardar como Página Web: esta opción nos permite guardar nuestro diagrama
con un formato de página web (.htm, o .html).
› Buscar Complementos para Otros Formatos de Archivo: esta opción buscara de

descargar e instalar paquetes de archivos para ampliar las extensiones de guar-
dado de archivos.
› Quitar Información Oculta: en esta opción podemos quitar la información que

se guarda automáticamente al crear un archivo (metadatos), es muy utilizada
por razones de seguridad.
› Formas: esta opción nos mostrará la lista de formas que tenemos para cada tipo
de diagrama a realizar, en nuestro caso solo utilizaremos el de Diagrama de
Flujo.
› Configuración Página: a través de esta opción podemos configurar muchos

parámetros y opciones de la página (Configurar impresión, Tamaño de Página,
Escala de Dibujo, Propiedades de Página, Diseño y Enrutamiento y Sobras).
› Vista Preliminar: en esta opción podemos darle un vistazo rápido a nuestro

diagrama, y así hacer los ajustes necesarios, nos mostrará nuestro diagrama en
pantalla completa, para salir del modo pantalla completa solo debemos pre-
sionar la tecla Esc, con el fin de percatarnos que está bien administrado en la
página.
› Imprimir: en esta opción podemos imprimir nuestro diagrama una vez termi-
nado
› Enviar a: nos permite enviar por correo, por lista de distribución o a un servidor
exchange el diagrama.
› Propiedades: nos muestra el detalle de todas las propiedades del diagrama o

archivo.
› Salir: Nos permite salir de Visio, indicándonos si queremos guardar, en caso de

no haber salvado los cambios, o en caso de no haber sido modificado se saldrá
directamente.
› Inicio: en este menú tenemos las opciones para editar nuestro diagrama.

› Vista: este menú nos permite seleccionar las opciones que queremos ver de
nuestro diagrama.
› Insertar: esta opción nos permite insertar múltiples complementos al diagrama

(Nueva página, Campo, Símbolo, Información en pantalla de forma, Comenta-
rio, Imagen, Cuadro de Texto, Dibujo CAD, Control, Objeto e Hipervínculos).
› Diseño: esta opción nos permite modificar todo lo relacionado al formato del
diagrama (Texto, Línea, Relleno, Sombra, Redondeo de Esquinas, Tema, Imagen,
Tinta, Protección, comportamiento y Capa).
› Revisar: en este menú tenemos funcionabilidades que van desde la ortografía

hasta para configurar el espacio de trabajo, es decir, las formas de las guías, las
cuadriculas y los complementos de Visio.
› Datos: esta opción nos permite agregar datos de interés a las formas. Por
defecto, los campos son Coste, Duración y Recursos (número de personas), estos
pueden ser útiles para la toma de decisiones, la limitante es que solo se pueden
ver estos datos a través de Visio y no aparecen el imprimir el diagrama.

› Proceso: entre muchas de sus funcionalidades, nos permite agrupar todas las
formas del diagrama, de manera que tendremos el diagrama en un solo objeto.
Esto es de suma ayuda, ya que si queremos copiar el diagrama completo no
podríamos
› ¿Que desea hacer?: esta opción tiene todo lo referente a ayuda relacionada con
Visio.
Se activará el espacio de búsqueda para que allí escriba lo que necesita. Digita
la palabra clave o nombre de la herramienta o característica que está buscando.
Los resultados se desplegarán de inmediato.

realice la actividad 2 y 3 del módulo.
Actividad
Usted ya se encuentra en condiciones de resolver la cuarta parte de la Evaluación
Integradora. Para la resolución de la misma se recomienda realizar la resolución de
las actividades previamente, ya que las mismas proponen ejercicios prácticos para
Evaluación implementar lo desarrollado en el módulo de forma progresiva.

Las definiciones de los nuevos conceptos de este módulo fueron incluidas en los
contenidos. Dado que en esta asignatura se busca que usted logre destreza en la búsqueda
de información, si hubiese vocabulario cuyo significado desconoce, lo invitamos a que
lo busque en Internet utilizando los conceptos adquiridos en esta disciplina y que lo
comparta con el tutor de la asignatura a través del chat o la mensajería de la materia.
actividad 1
Actividad Algoritmos y procesos
Consigna
Se le solicita que enumere los pasos, procedimientos o acciones que nos permitan
resolver el siguiente problema: Proceso de Acceso a una Aplicación.
El usuario tendrá la posibilidad de tres intentos de accesos a la aplicación. Verificar que

sea un usuario autorizado. Validar su contraseña.
actividad 2
Actividad Diagrama de flujos
Consigna
Se le solicita que, a partir de los pasos enumerados en el proceso de la actividad 1, realice

el correspondiente diagrama de flujos utilizando las herramientas de Visio que se
detallaron en los contenidos de este módulo.

actividad 3
Actividad Diagrama de flujos
Consigna
Se le solicita que, a partir de los pasos detallados a continuación sobre un proceso

de Pedido de Compras, realice el correspondiente diagrama de flujo utilizando las
herramientas de Visio.
1. El proceso inicia Verificando si existen solicitudes pendientes por verificar.
2. Se verifica que los pedidos posean las imputaciones en regla.
› De no tener la imputación correcta se solicita corregir imputación y se envía

el correo al área solicitante y el proceso debe reiniciarse.
› De poseer la imputación correcta, se crea el pedido.
3. Se libera el pedido en el almacén.
4. Se imprime la liberación del pedido para actividades internas.
5. Se imprime el pedido.
6. Y para finalizar se envía el pedido al proveedor.

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