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Lineamientos para la Elaboración del Estudio De

Insuficiencia y Limitaciones

Septiembre 18, 2023.

1. Generalidades

La contratación del servicio educativo es una medida excepcional que pueden


implementar las Entidades Territoriales Certificadas en Educación -ETC-, siempre y cuando
demuestren previamente la insuficiencia o limitación para prestar el servicio en los
establecimientos educativos estatales de su jurisdicción.

Esta contratación debe responder a las necesidades previstas por la ETC en el


Estudio de Insuficiencia y Limitaciones -EIL-. El proceso de gestión de cobertura educativa
genera información que debe tenerse en cuenta para la elaboración del estudio. Sin
embargo, es necesario incluir en el análisis otros aspectos generadores de información que
le permiten a la ETC hacer una lectura adecuada y completa sobre su realidad en materia
educativa. A manera de ejemplo, se citan los siguientes:

• Los estudios técnicos de la planta docente.


• Los cambios en la infraestructura educativa oficial disponible como consecuencia
de la construcción o mejoramiento de espacios escolares, el deterioro de
algunos de estos.
• La movilidad o migración poblacional que aumenta o disminuye la demanda
potencial del servicio educativo.

En este sentido, es necesario que la ETC identifique los aspectos y las fuentes
generadoras de información que tenga disponibles en su jurisdicción, adicionales al proceso
de la gestión de cobertura educativa. En materia poblacional, por ejemplo, las estadísticas
del DANE sirven para el análisis de los componentes 2 (demanda) y 4 (población) del EIL,
junto con los datos que produzcan las autoridades de planeación de la misma ETC; por su
parte, los análisis preliminares que realicen los rectores o directores de establecimientos
educativos oficiales sobre su capacidad o disponibilidad de cupos son un importante insumo
para estimar la oferta (componente 1).

El objetivo principal del EIL es evidenciar técnicamente la necesidad de contratar el


servicio público educativo cuando no es posible con la oferta oficial disponible. En
consecuencia, es conveniente que la ETC considere todos los aspectos e información que
tenga disponible para conocer su realidad educativa y determinar la insuficiencia o las
limitaciones de su oferta oficial.

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1.1. Marco Normativo

El tema está reglamentado en los siguientes artículos del Decreto 1075 de 2015 -
Único Reglamentario del Sector Educación (subrogado por el artículo 1 del Decreto 1851 de
2015): 2.3.1.3.1.2; 2.3.1.3.1.4. (numeral 7); 2.3.1.3.1.5. (numerales 3, 4, 5, 6 y 7);
2.3.1.3.2.1; 2.3.1.3.2.2; 2.3.1.3.2.6; y 2.3.1.3.2.7.

El EIL es un requisito previo a la contratación del servicio público educativo; se


elabora con base en los productos del proceso de gestión de la cobertura educativa,
reglamentados en la Resolución 7797 de 2015 expedida por el Ministerio de Educación
Nacional, o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

La ETC debe conformar un equipo técnico de interdisciplinario con los servidores de


las áreas o dependencias que tengan bajo su responsabilidad, el manejo y conocimiento de
la información o datos necesarios para la elaboración del EIL.

Se considera que las ETC que no elaboren y presenten al Ministerio de Educación


Nacional el EIL en los plazos y condiciones establecidos por el Gobierno Nacional, no
contratarán el servicio educativo.

1.2. Observaciones del Ministerio de Educación Nacional

El Ministerio de Educación Nacional puede pronunciarse en cualquier tiempo frente


al EIL que entregado por cada ETC. Cuando constate que no es concordante con las
exigencias normativas, puede ponerlo en conocimiento de los organismos de control para
que determinen los incumplimientos de cada caso y ejecuten las actuaciones que
correspondan en el marco de su competencia legal.

1.3. Entrega del EIL

Las ETC deben entregar el EIL al Ministerio de Educación Nacional, a más tardar
dentro de la segunda quincena de octubre de cada año, de acuerdo con lo dispuesto en el
inciso 3º del artículo 2.3.1.3.2.6. del Decreto 1075 de 2015.

El plazo máximo, que va hasta el 31 de octubre de cada año, no ha sido modificado


por ninguna de las directivas, circulares, ni orientaciones impartidas por el Ministerio a la
comunidad educativa. Por consiguiente, cuando surjan situaciones que impliquen cambios
sustanciales en la realidad educativa expuesta en el EIL, la ETL puede enviar al mismo
Ministerio una comunicación dando alcance al estudio que haya entregado oportunamente.

El EIL debe entregarse a través de alguno de los canales indicados en este


documento, en versión digital formato PDF totalmente legible y completo, es decir, el
documento principal del estudio más los anexos, con comunicación remisoria suscrita por el
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Secretario de Educación de la ETC, dirigida a la Subdirección de Acceso. Se recomienda
entregar la información a través del sitio web www.mineducacion.gov.co.

Dirección física: Calle 43 No. 57-14, Bogotá, D.C., Subdirección de Acceso, piso 3.
Dirección web: www.mineducacion.gov.co, picando en el menú de Atención y Servicios a la
Ciudadanía / PQRSD

2. Definiciones de las Insuficiencias

La insuficiencia es toda aquella situación en la que una ETC no puede prestar el


servicio educativo de manera directa en los establecimientos educativos oficiales del
sistema educativo estatal de su jurisdicción. Puede ser de dos tipos:

1. La insuficiencia por falta de planta docente o directivo docente ocurre cuando


no se cuenta con suficiente planta de personal docente o directivo docente viabilizada por el
Ministerio de Educación Nacional, para atender a la población en edad escolar en los
establecimientos educativos oficiales. Se evidencia con i) el estudio de plantas y ii) la
certificación de la capacidad de la planta de personal docente y directivo docente, expedida
por el Ministerio de Educación Nacional.

2. La insuficiencia de infraestructura física ocurre cuando no se cuenta con la


infraestructura física necesaria para atender la totalidad de la demanda educativa, o cuando
esa infraestructura no está en condiciones de ser utilizada para la prestación del servicio
educativo. Se evidencia con i) El estudio de insuficiencia y limitaciones, indicando las
razones técnicas de esta, y ii) Las demás evidencias que sustenten este tipo de
insuficiencia.

3. Definiciones de las Limitaciones

Las limitaciones para la prestación del servicio educativo son aquellas situaciones
previsibles o imprevisibles que generan daño o alteración grave a las condiciones normales
de vida en un área geográfica determinada que le impiden a la ETC prestar el servicio
educativo de manera directa con su capacidad oficial. Pueden ser de dos tipos:

1. Las limitaciones de carácter previsible corresponden a situaciones de orden


público que deben ser conocidas por la ETC, se mantienen en el tiempo, afecten o arriesgan
la vida o la integridad física de los estudiantes, e impiden usar la capacidad oficial disponible
para la prestación del servicio educativo. Cuando existan estas limitaciones, la ETC debe
presentar la certificación de las limitaciones expedida por la autoridad competente de
acuerdo con su naturaleza, incluyendo la descripción de los hechos que la sustentan.

La ETC debe realizar el estudio de insuficiencia y limitaciones correspondiente y


surtir los procesos normales de contratación del servicio educativo de que trata el Capítulo 3
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del Título 1, Parte 3, Libro 2, del Decreto 1075 de 2015, teniendo en cuenta los principios
que rigen la contratación del servicio educativo y la contratación estatal.

2. Las limitaciones de carácter imprevisto se refieren a situaciones ocasionadas


por desastres naturales o por la acción humana directa o indirecta, que impidan o limiten la
prestación del servicio educativo en los establecimientos educativos oficiales. La alteración
del orden público o el desplazamiento forzado y la imposibilidad de usar la infraestructura
educativa afectada, entre otras situaciones, se consideran limitaciones de carácter
imprevisto.

Frente a estos eventos, la ETC debe declarar la urgencia manifiesta de acuerdo con
lo previsto en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993 y contratar la prestación del servicio
educativo sin el requisito de elaboración de estudio de insuficiencia y limitaciones, incluso de
manera excepcional con operadores que no se encuentren habilitados en el Banco de
Oferentes. Debe informarse por escrito al Ministerio de Educación Nacional, adjuntando las
evidencias de esta situación dentro de los treinta (30) días siguientes contados a partir de la
suscripción del contrato, a través de alguno de los canales de atención indicados en el
numeral 2 de este documento.

4. Componentes del EIL

Cada uno de los componentes del EIL puede desarrollarse con el apoyo de análisis
históricos de datos indicando sus fuentes, aplicando y describiendo claramente las técnicas
estadísticas utilizadas, entre otras herramientas. El análisis de los ocho componentes
mínimos que señala la norma se debe describir en el documento principal, cuyo soporte son
los datos registrados en los anexos.

Con el fin de unificar los criterios de elaboración del EIL y de la revisión que se
realizará en el Ministerio de Educación Nacional que dará como resultado las observaciones
a las que se refiere el artículo 2.3.1.3.2.6. del Decreto 1075 de 2015 si fuera el caso, se
sugiere presentar el documento con el anexo diligenciado de acuerdo con las notas
explicativas que se incluyen para cada componente. Los componentes son los siguientes:

Componente 1: Análisis de Oferta

Consiste en detallar la capacidad de la infraestructura física oficial disponible para la


prestación del servicio educativo en la vigencia siguiente. Se debe describir, al menos, la
siguiente información:

• Cantidad de establecimientos educativos y sedes oficiales con que cuenta la


ETC y la cantidad de población que se atenderá en estos.

• Cantidad de establecimientos educativos y sedes no oficiales con que cuenta la


ETC y la cantidad de población que se atenderá en estos.

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Adicionalmente, se debe detallar el número de cupos disponibles en los
establecimientos educativos oficiales para garantizar la continuidad de los estudiantes
antiguos y el acceso a estudiantes nuevos. Esta información debe ser concordante con la
reportada en el SIMAT en el marco del proceso de gestión de la cobertura.

Componente 2: Análisis de Demanda

Es la estimación de la población en edad escolar que demandará cupos en la


vigencia siguiente (estudiantes antiguos y nuevos), discriminada por sedes, instituciones y
centros educativos, sector, zona, entre otros criterios. La proyección de la demanda debe
ser concordante con la proyección poblacional del componente del análisis poblacional
(componente 4).

Las proyecciones del DANE pueden ser insumo para este análisis; no obstante, la
ETC puede acudir a otras fuentes de información, tales como el comportamiento histórico de
la demanda (al menos de los últimos tres años), las características de la población que
solicita el servicio educativo oficial o los cambios demo-geográficos que ocurran en el
territorio de su jurisdicción.

Componente 3: Análisis Georreferenciado de Oferta Vs. Demanda

Esta correlación debe realizarse entre la ubicación de la oferta educativa oficial (el
número de cupos disponible por cada región o zona geográfica de la ETC, las condiciones
en que se presta el servicio educativo por cada región o zona) y la ubicación de la población
que demanda el servicio educativo oficial (población de cada región o zona geográfica),
teniendo en cuenta sus condiciones y circunstancias propias. Los datos que se
correlacionan en este componente deben ser concordantes con los que se incluyan en los
componentes de análisis de la oferta y la demanda (Componentes 1 y 2).

El análisis georreferenciado de oferta y demanda se debe elaborar de acuerdo con la


información del proceso de gestión de la cobertura educativa; se debe detallar por niveles y
grados, zona urbana y rural, comunas, corregimientos, localidades, municipios, o cualquier
otra estructura organizativa de carácter territorial con la que cuente la ETC.

La comparación de los datos exactos sobre la oferta y la demanda le permite a la


ETC concluir cuál es la necesidad no atendida con los recursos oficiales disponibles; debe
ser concordante con la evolución de la matrícula que se detalla en el componente de análisis
de la evolución de la matrícula (Componente 5).

Componente 4: Análisis Poblacional

Se refiere al estudio de las características demográficas, tendencias y proyecciones


de la población de la entidad territorial; puede realizarse discriminando comunas,
corregimientos, localidades, municipios u otras unidades geográficas con que cuente la
entidad territorial. Para esto, se tendrá en cuenta la población total y la población en edad
escolar, discriminada por género, grupos etarios, etnias y zonas.
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Componente 5: Análisis de la Evolución de la Matrícula

Es el contraste entre la matrícula oficial, privada y contratada, con objeto fin de


establecer tendencias. Se debe tener en cuenta datos de al menos los últimos tres años
consecutivos para este fin.

Componente 6: Análisis de la Planta de Personal Docente y Directivo Docente

Consiste en revisar la distribución de la planta docente y directivo docente viabilizada


y adoptada por la entidad, así como sobre las relaciones técnicas alumno/docente y
alumno/grupo. Debe tenerse en cuenta el estudio técnico de plantas viabilizado e informado
previamente por el Ministerio de Educación Nacional.

Componente 7: Evidencias de Implementación de Otras Estrategias de Ampliación de


Cobertura Educativa

Se debe detallar la gestión adelantada para optimizar la capacidad del sector oficial
durante la vigencia previa a la contratación; puede referirse a la reorganización de planta de
personal, ajuste de relaciones técnicas alumno/docente y alumno/grupo, construcción y/o
mejoramiento de infraestructura, entre otros. Es necesario describir de manera precisa las
estrategias realizadas y su cronograma de ejecución o implementación.

Componente 8: Plan de Mitigación de la Contratación del Servicio Educativo

Este plan está previsto para superar las causales invocadas para la contratación del
servicio educativo. Debe incluir las estrategias o acciones que se ejecutarán en el corto,
mediano y largo plazo, sus tiempos de duración y responsables, e indicar las herramientas
de seguimiento adoptadas. A partir de la segunda vigencia de la contratación del servicio
educativo, la ETC debe demostrar cómo se han desarrollado las estrategias.

El plan de desarrollo de la ETC puede servir de insumo para determinar las


estrategias o actividades que se incluirán en este plan. También se deben valorar aspectos
como la redistribución del personal docente y directivo docente, la dotación, compra,
construcción o mejoramiento de infraestructura, entre otros, para superar las situaciones que
generan la insuficiencia o las limitaciones, teniendo en cuenta los lineamientos del Ministerio
de Educación Nacional.

El formato anexo de este componente sirve de instrumento de seguimiento al que se


refiere el numeral 8 del artículo 2.3.1.3.2.7. del Decreto 1075 de 2015. Por esto, se debe
remitir al Ministerio de Educación Nacional dentro de los primeros 15 días hábiles de enero
de cada año.

Instrucciones para Diligenciar los Formatos Anexos del EIL

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Para garantizar que los datos generen información de calidad y aporten al
cumplimiento de la finalidad prevista en la norma, se deben tener en cuenta las siguientes
instrucciones generales y específicas para cada componente:

Para garantizar que los datos generen información de calidad y aporten al


cumplimiento de la finalidad prevista en la norma, se deben tener en cuenta las siguientes
instrucciones generales y específicas para cada componente:

Instrucciones generales para todos los componentes


1. En el documento principal del EIL se debe describir cómo se calcularon y determinaron las
cantidades en cada caso, y qué fuentes de verificación se utilizaron; por ejemplo:
• Reporte de matrícula de SIMAT (indicando la fecha de corte utilizada).
• Análisis de la matrícula “Cobertura en cifras”.
• Estadísticas poblacionales del DANE o de la ETC, indicando la fecha en que se
consultaron o se produjeron.
• Oficio del Ministerio de Educación Nacional con el que se viabiliza la planta docente de la
ETC.
• Acto administrativo expedido por la ETC con el que se adopta la planta docente y de
directivos docentes.

2. Los anexos del documento principal del EIL se diligencian en formato Excel editable que defina
el Ministerio de Educación Nacional.

3. No se debe modificar la estructura de ninguno de los formatos. Al hacerlo, podría alterar los
resultados.

4. En los formatos de los componentes del 1 al 6 no se deben digitar datos en las celdas
sombreadas en color gris; contienen fórmulas matemáticas que calculan sumatorias o
promedios en cada sección de datos.

5. Se puede insertar filas para incluir más información, según lo requiera cada caso concreto.

6. Los datos se pueden agrupar o desagrupar por bloques; se pueden desplegar o recoger
picando en los símbolos + o – en los extremos horizontal superior, o vertical izquierdo en cada
formato.

7. Cada formato tiene secciones de datos identificados con un ítem en la columna A. Cada ítem
tiene un número consecutivo, iniciando en 1. Se pueden adicionar tantos ítems como lo requiera
la ETC.

8. Cuando se requiera adicionar un ítem, se selecciona el último ítem (parte inferior del cuadro),
desde la columna A, de izquierda a derecha; se copia toda la sección; se pega inmediatamente
debajo y se numera continuando el consecutivo.

9. En los formatos de los componentes del 1 al 6 se tiene un TOTAL CONSOLIDADO en la


parte superior de cada formato (resaltado en azul). Cada vez que se adicione un ítem con toda su
sección de datos, se deben actualizar las fórmulas de ese total referenciando las celdas de
Sumatorias del ítem adicional, según corresponda.

Anexo de los componentes 1, 2, 3 y 5


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1. El dato de la columna A (Ítem) es de conteo; es la numeración consecutiva del municipio, zona,
localidad o cualquier otra estructura organizativa definida por la ETC.

2. En la columna B (Ubicación de la Oferta y la Demanda) se indica el nombre del municipio, zona,


localidad o cualquier otra zona organizativa definida por la ETC, sin superar los 50 caracteres.
Debe ser idéntico al que se registre en los formatos de los componentes 4 y 6.

3. Los datos de las columnas C y D indican los niveles y grados educativos de acuerdo con la
normatividad vigente. No deben modificarse.

4. En las columnas no resaltadas ni sombreadas desde la F en adelante, hacia la derecha, se


digitan datos numéricos, sin puntos, comas ni ningún otro carácter que no sea numérico.
5. Los datos relacionados con análisis de oferta y demanda deben ser concordantes con los del
anexo No. 8 del SIMAT, y el análisis de la matrícula que realiza y consolida el mismo Ministerio
(“Cobertura en cifras”).

6. Los datos del análisis de la Oferta deben ser concordantes con los datos del anexo 8 del SIMAT
y con lo que resulte del análisis de la evolución de la matrícula del componente 5 del EIL,
especialmente para determinar la cantidad de estudiantes nuevos para los que se tendrán los
cupos disponibles.

7. Los datos del análisis de la Demanda deben ser concordantes con el análisis del Ministerio
contenido en “Cobertura en cifras”, y deben tener en cuenta el análisis poblacional del
componente 4 del EIL, especialmente para determinar la cantidad de estudiantes nuevos que
estarán demandando el servicio educativo.

Anexo del componente 4


1. El dato de la columna A (Ítem) es de conteo; es la numeración consecutiva del municipio, zona,
localidad o cualquier otra estructura organizativa definida por la ETC.

2. En la columna B (Ubicación de la Oferta y la Demanda) se indica el nombre del municipio, zona,


localidad o cualquier otra zona organizativa definida por la ETC, sin superar los 50 caracteres.
Debe ser idéntico al que se registre en los formatos de los componentes 1, 2, 3, 5 y 6.

3. Los datos de la columna C indican los cuatro principales grupos poblacionales identificados por
el Ministerio de Educación Nacional. No deben modificarse.

4. 4. En las columnas no resaltadas ni sombreadas desde la D en adelante, hacia la derecha, se


digitan datos numéricos, sin puntos, comas ni ningún otro carácter que no sea numérico.

Anexo del componente 6


1. El dato de la columna A (Ítem) es de conteo; es la numeración consecutiva del municipio, zona,
localidad o cualquier otra estructura organizativa definida por la ETC.

2. En la columna B (Ubicación de la Oferta y la Demanda) se indica el nombre del municipio, zona,


localidad o cualquier otra estructura organizativa definida por la ETC, sin superar los 50
caracteres. Debe ser idéntico al que se indique para los componentes 1, 2, 3, 5 y 6.

3. En las columnas no resaltadas ni sombreadas desde la C en adelante, se digitan datos


numéricos, sin puntos, comas ni ningún otro carácter que no sea numérico.
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4. Los datos del análisis que se incluyan en este formato deben coincidir con los datos de
viabilidad de la planta que oficialmente haya definido el Ministerio de Educación Nacional.

Anexo del componente 7


1. El dato de la columna A (Ítem) es de conteo; es la numeración consecutiva de las estrategias
que defina la ETC.

2. En la columna B se indica la estrategia definida por la ETC sin superar los 100 caracteres.

3. En la columna C se indica la actividad definida por la ETC sin superar los 150 caracteres.

4. En la columna D se describen las evidencias que la ETC remite anexas al EIL con las que se
pueda constatar cómo se vienen cumpliendo las actividades y la estrategia, y la forma como se
calcula el porcentaje de avance o ejecución de cada actividad; sin superar los 500 caracteres.

5. Se puede adicionar ítems según el número de estrategias que haya definido la ETC. También
se puede insertar filas en cada ítem, de acuerdo con el número de actividades que haya
definido la ETC para cada estrategia.

6. En la columna E se digita el porcentaje de avance o ejecución de cada actividad, calculando


desde su inicio hasta la fecha de corte en la que se remita al Ministerio de Educación Nacional;
el cálculo de este dato debe ser concordante con la descripción que se indique en la columna D
(Evidencias).

1. 7. En las columnas desde la G en adelante hacia la derecha se indican los meses de duración
de cada actividad. A manera de ejemplo se resaltan algunas celdas en color verde, para ilustrar
la duración de la ejecución. Cada ETC define la duración de sus actividades.

Anexo del componente 8:


1. La información de este seguimiento debe ser concordante con la reportada en el EIL. Se debe
remitir al Ministerio de Educación Nacional dentro de los primeros 15 días hábiles de enero de
cada año.

2. El dato de la columna A (Ítem) es de conteo; es la numeración consecutiva de las estrategias


que defina la ETC.

3. En la columna B se indica la estrategia definida por la ETC, para el corto, mediano y largo
plazo, sin superar los 100 caracteres.

4. En la columna C se indica el nombre completo y el cargo del servidor responsable del tema en
la ETC.

5. En la columna E se describen las herramientas de seguimiento y evidencias con las que se


verificará la ejecución de la estrategia definida en la columna B, sin superar los 150 caracteres.

6. En la columna F se describe el cumplimiento o ejecución que se ha logrado y la forma como se


calcula el porcentaje con que se mide dicho cumplimiento, sin superar los 500 caracteres;
cuando no se tenga ejecución porque no ha iniciado la estrategia, se indica “No aplica”.

7. En la sección del CRONOGRAMA (columnas de la I en adelante hacia la derecha), no se debe


digitar ningún tipo de dato. Solo se debe resaltar, preferiblemente con color oscuro, la semana,
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mes o año, según corresponda. A manera de ejemplo se resaltan algunas celdas en color
verde, para ilustrar la duración de la ejecución. Cada ETC define la duración de sus actividades.

2. El corto plazo se indica en semanas; cada mes se parametriza con 4 semanas; se estima una
duración máxima de 1 año. El mediano plazo se parametriza con 24 meses; se estima una
duración máxima de 2 años que es la mitad de un período de gobierno local. El largo plazo se
parametriza con 10 años, que es la duración de un Plan Decenal de Educación.

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