IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES, ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF

PRESENTADO POR:
JEFFREYDER PALACIOS TAMARA

Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA)

Curso Controles y seguridad informática

2023
Con la llegada y aplicación de la tecnología computacional actualmente en las empresas se han
establecido nuevas condiciones laborales en pro de los empleados con la finalidad de lograr
optimizar las funciones dentro del entorno laboral por ello, nos referimos específicamente a la
importancia sobre las funciones, organizaciones, controles y staff dentro de las empresas, se pretende
hacer un análisis corto sobre este tema para que el lector intente llevarse un aprendizaje a
groso modo de lo los patrones implementados en las presentes organizaciones y la relación que se
llevan con los sistemas computacionales y su magnitud en el medio en donde los empleados hacen
vida a día a día en una empresa. ¿Pero será que no hemos convertidos en los esclavos de los sistemas
o en realidad son el medio más idóneo para realizar las actividades correspondientes?

La importancia de los sistemas o tecnologías computacionales se puede decir que único fin es
buscar de mejorar los procesos en todas las áreas de toda organización, y de allí el concepto
sobre el control en los sistemas de información que técnicamente su función primordial es para
medir, identificar, corregir los incidentes que se presentan, tener un buen manejo de los controles
disminuye los inciertos aumentando las capacidades profesionales del personal de la mano con la
empresa, función por la cual debe estar dirigida y orientada por especialistas en staff que puedan
promover la información eficaz, experta sobre las funciones en la organización surgiendo con ello el
desarrollo y progreso incrementando la calidad y eficiencia del personal y las condiciones
adecuadas para la tranquilidad o el desempeño de las actividades.

La importancia de la organización en una empresa debe ser de manera acertada utilizando

métodos, técnicas y esfuerzo que ayuden a mitigar o minimizar los riesgos, las irresponsabilidades, la
inexperiencia, los costos con un grupo selectivo de personal capacitado en operaciones y sistemas
que coadyuven al fortalecimiento de la producción y el profesionalismo del personal logrando esto, el
uso de herramientas como el hardware y software que son los mecanismos necesarios para la
evaluación de nuevos estándares, asegurando la información y mostrarla de manera uniforme,
unificada o según los requerimientos del cliente o las necesidades del vendedor

El software y el hardware serán las herramientas que podrán analizar los requerimientos,
estableciendo distintos métodos o escenarios durante la evaluación según como sean establecidos
por la administración a través de la recopilación de datos, análisis de la información, elaboración de
los proyectos, la revisión para su corrección, la presentación del proyecto y la aplicación del mismo esto
bajo los estándares de dicha aplicación como son el estándar método y desempeño. En el
método se deben seguir las reglas, realizar prácticas y procedimientos pautados por el área de
sistemas, en este método se deben seguir

cuatro (04) normas como son 1.- Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como
analistas y programadores 2.- Reducir los efectos de la rotación de personal, 3.- Reducir los efectos
del cambio tecnológico, 4.- Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de
medida común y en el desempeño describen como es el procedimiento de instalación si está bien
documentado y determinar si es básico, avanzado, si el reconocimiento que demuestran es el
apropiado para desarrollar el trabajo según el costo cancelado.

Las funciones de la administración es el factor más importante dentro de una empresa u

organización ya que es quien dirige las operaciones a realizarse o técnicamente designar tareas a
los posibles candidatos quienes serán los encargados de dirigir y coordinar para que cierta actividad
se realice como debe bajo los parámetros establecidos por la administración, esto a través de un diseño
de estructuras, recursos, planeación, presupuestos, liderazgo, motivación personal, designación de
personal capacitado o contratación de empresa externa si dentro de la organización no existe las
herramientas necesarias para cumplir con la meta pero más que una meta seria justificar las
actividades que se realizaron en un determinado tiempo o el presupuesto que se designó para ello.

Es importante señalar que dentro de todos estos eventos planificados debe existir un control
para que se haga todo lo planificado desde la directiva identificando los errores para corregirlos
antes de su implementación, esto dará el sello de calidad y mostrará los valores agregados para no
volver a repetirlos, ya que si no existe el control el proyecto podrá generar gastos que no han
sido propuestos, en dicho control, debe existir un grupo certificado en análisis de sistemas y
programación, documentos bien diseñados y evaluados, control de calidad y la calidad del proyecto
a implementar y por supuesto las herramientas necesarias utilizadas durante el tiempo establecido por
la organización.

Todos estos mecanismos, proyectos o planificaciones en proceso como a futuro deben ser
liderados por un equipo staff o línea gerencial quienes coordinaran el correcto funcionamiento a
través de la máxima experiencia con conocimientos profesionales y especializados que, durante la
toma de decisiones en lo legal, socioeconómico, administrativo y político interno. Ya que dichas
ordenes serán bajo el consentimiento de la máxima autoridad empresarial. El staff correrá el riesgo de
todo propósito planeado son los únicos responsables de evaluar las situaciones no planificadas y
presentadas en las implementaciones de los hardware y software cuando se trata de tecnología. Su
objetivo es seleccionar y entrenar un equipo para desarrollar dichas tareas con las
recomendaciones y asesorías necesarias que avalen el correcto funcionamiento de lo solicitado, pero en
estos eventos siempre existen desventajas y ventajas

En las ventajas es lograr el proyecto fortaleciendo los conocimientos y capacitación para el

personal seleccionado ya que se busca con esto que fluya el liderazgo y la autonomía del equipo a
desarrollar la meta. Pero de no existir esto se presentarán las desventajas y recaerán las
irresponsabilidades si no se manejan o delimitan claramente los objetivos generales y específicos
porque podrá generar confusión, descontrol, desautoridad adquiriendo la ineficacia por falta de
autoridad dentro de la línea gerencial. No obstante, se debe realizar una selección minuciosa de
personal a contratar siendo porque el área de sistema es un departamento delicado cuando de
experiencia se habla, se debe perfilar cada aspirante en cuanto a su experiencia y el puesto a
ocupar, y la razón de la solicitud del puesto entre otras cosas de interés. Pero más allá de eso saber si
fue despedido y las causas, ya que cuando un empleado es despedido la organización debe tomar
acciones inmediatas en materia de seguridad con la finalidad de proteger los recursos de la
empresa, se deben entrevistar cuales fueron las causas de despido y si está en los parámetros
legales dentro de la empresa, determinar el puesto del empleado si se encuentra en un área delicada
o común, solicitar tarjetas o llaves de acceso, claves o contraseñas, solicitar lista de equipos asignados y
establecer la claridad del retiro para futuras acciones a implementar o mejorar

Para concluir se debe tener en cuenta que en toda organización de deben establecer este tipo
de condiciones como son las funciones, organización, control y staff para que esto permita designar
autoridades que optimicen los recursos a través de la distribución del trabajo, generando un buen
ambiente laboral con crecimiento profesional donde los actores se sientan parte de la
organización logrando con el ello la producción, la competencia y sobre todo el reconocimiento bien
sea interno, nacional o internacional, esto demostrará un buen control organizacional evitando los
errores o desviaciones. Es importante que las empresas valoren el esfuerzo, la responsabilidad, la
experiencia en sus empleados ya que se sabe que en el área de sistemas existen los recursos más
importantes de toda empresa u organización siendo el factor clave para su posición en el mercado
competitivo.