Planificación del
Inicio del proyecto
En la fase de iniciación hay que definir el caso,
incluyendo el plan, el propósito y el objetivo que
se quiere alcanzar.
Para ello, se debe crear una carta de proyecto:
un documento con información sobre los
objetivos, las limitaciones, el calendario y el
presupuesto.
En esta fase de inicio del proyecto también se
define un director de proyecto.
Una vez que la idea se ha convertido en algo
más concreto, es el momento de identificar a los
principales interesados en el proyecto, es decir,
a las personas que participarán en él. Esa
información se recoge en el registro de partes
interesadas, donde se establecen las funciones,
los requisitos de comunicación y las
designaciones.
Las partes interesadas y los equipos del
proyecto deben estar alineados con las fases del Definición de funciones y responsabilidades
proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Una vez que se haya evaluado el proyecto, se
creara un caso de negocios o, en el caso de
proyectos más pequeños, una carta del
proyecto. Estas herramientas pueden ayudar a
delinear y presentar tu proyecto en profundidad,
incorporando detalles como los objetivos, el
presupuesto y el cronograma del proyecto. Ya
sea que se cree un caso de negocios o una carta
del proyecto, estas herramientas son
particularmente útiles para utilizarlas como
referencia más adelante y señalar rápidamente
los objetivos del proyecto en el futuro.
Ejecución del Desempeño del
Cierre del proyecto
proyecto proyecto proyecto
En esta instancia, el director define un calendario
detallado, junto con los objetivos, los resultados, Es la etapa final del proceso. Los gestores de
los requisitos técnicos, los equipos y un plan de proyectos suelen celebrar una reunión en esta
comunicación. Se llevan a cabo todas las actividades definidas. El jefe tiene que supervisar el progreso y la instancia para señalar los éxitos y los fracasos,
El equipo, con el apoyo de las partes calidad del mismo teniendo en cuenta diversos con la idea de identificar las áreas en las que se
Establecimiento de objetivos interesadas, comenzará a ejecutar las tareas aspectos. Las preguntas clave en esta etapa puede mejorar.
previstas. deben ser:
SMART: Esto ayuda a identificar objetivos Para eso, se tendrán que crear una lista
específicos que deben cumplirse dentro de un La mayor parte del tiempo se dedicará a • ¿Se están cumpliendo los objetivos del señalando las cuestiones que no funcionaron o
marco temporal claro, determinando los hitos. coordinar a las personas y a hacer un proyecto? no se lograron. Esta información la utilizarán
seguimiento de las actividades y los recursos • ¿Estamos dentro del alcance previsto? para la mencionada reunión y la incluirán en el
Objetivos SMART son: disponibles. También es la etapa dar a conocer a • ¿Estamos dentro del presupuesto informe final de cierre del proyecto, de modo que
las partes interesadas de los progresos previsto? pueda tenerse en cuenta para futuros proyectos.
Específicos: establecer objetivos concretos, realizados, así como de los cambios o ajustes • ¿Cómo se está gestionando la
que respondan a preguntas puntuales como qué, requeridos. comunicación? También es una buena idea organizar y
cuándo y por qué. • ¿Cómo es el índice de rendimiento de los almacenar los materiales del proyecto en una
Durante la fase de ejecución del proyecto se costos? carpeta compartida a la que los compañeros del
Medibles: fijar un criterio para medir el éxito de redactarán las actas de las reuniones, las equipo puedan acceder antes de cerrar un
un objetivo. órdenes de trabajo y la documentación de En este punto, el gestor del proyecto debe proyecto. Es importante tener a mano materiales
garantía de calidad para realizar las tareas identificar si el proyecto se está llevando a cabo como briefs de proyectos, plantillas, activos de
Alcanzables: especificar los objetivos más mencionadas anteriormente. según lo previsto, teniendo en cuenta los redacción creativa, archivos de diseño, trabajo
importantes y cómo alcanzarlos. objetivos alcanzados y reconociendo los de desarrollo, etc. cuando llega el momento de
Preparar la metodología de seguimiento y éxito posibles inconvenientes. evaluar el rendimiento.
Relevantes: debe mencionarse por qué ese para que todos entiendan con claridad cómo se
objetivo es relevante. medirá el éxito. Estos podrían ser indicadores de Si surgen problemas, se tiene que pensar en una Una oportunidad importante que a menudo se
rendimiento específicos a los que planeas solución. En esta fase también puede plantearse pierde en la fase de cierre del proyecto es seguir
Limitados en el tiempo: tener un marco realizar un seguimiento, o los objetivos un cambio de rumbo si, por ejemplo, se ha supervisando el desempeño. Es importante
temporal para lograr el objetivo. posteriores a la campaña que deseas cumplir. modificado alguna circunstancia o requisito. probar y reinventar constantemente nuevas
formas de ejecutar proyectos para seguir
Dado que las fechas de entrega y las cargas de En este sentido, podría ser necesario aprobar creciendo como empresa.
trabajo cambian a diario, se debe de actualizar el cambios, destinar más presupuesto o conseguir
En este punto hay que determinar las personas programa del proyecto según sea necesario y recursos adicionales. Mejores prácticas para aprovechar al máximo
que participan en el proyecto, así como las cerrar las dependencias una vez cumplidas. Si la fase de cierre del proyecto:
tareas que debe realizar cada y qué se espera se tiene una fecha límite de entrega, asegúrate El próximo paso debe ser examinar otros
exactamente de ellas. de organizar la agenda de tu equipo en función indicadores clave de rendimiento (KPI) para • Compara los objetivos del proyecto con
de lo que es prioritario. Es recomendable determinar si el proyecto fue un éxito. Algunos los resultados para corroborar que se han
Plan de gestión de riesgos consultar con los miembros del equipo con KPI universales incluyen el retorno de la cumplido.
regularidad para asegurarte de que el proyecto inversión (ROI), el índice de rendimiento de • Identifica las lecciones aprendidas
La idea es identificar los posibles riesgos y esté en marcha y de que se esté cumpliendo con costos (CPI), el valor planificado (PV), el costo durante el proyecto y documéntalas para
establecer las acciones que deben tomarse. El los entregables. real (AC) y el valor obtenido (EV), aunque hay futuras referencias.
flujo principal de la gestión de riesgos del muchos más. • Organiza una reunión con los miembros
proyecto incluye los siguientes procesos: Aunque los programas pueden fluctuar, es del equipo para brindarles información
importante mantenerse lo más cerca posible del Se debe notificar a los participantes con respecto sobre el proyecto y agradecerles por su
• Identificación de riesgos cronograma original para que no se produzca al éxito del proyecto, incluido lo que salió bien y trabajo.
• Análisis cualitativo y cuantitativo de los una corrupción del alcance. En otras palabras, lo que salió mal. Ser honesto y estar abierto a los • Tras completar el proyecto, no olvides
riesgos no te salgas demasiado del alcance original del comentarios es la mejor manera de que los celebrar los éxitos y logros con tu equipo.
• Planificación de las respuestas a los proyecto. miembros del equipo aprendan de sus errores. Esto levantará la moral y los motivará a
riesgos emprender proyectos futuros.
• Aplicación de las respuestas a los riesgos
• Seguimiento de los riesgos