Perfil de empresa

El objetivo principal de la Universidad Politcnica de Tulancingo (UPT), es el de brindar una educacin de calidad para los alumnos, este objetivo se lleva a cabo por medio de las reas correspondientes de la secretara de administracin, finanzas, secretaria acadmica, entre otras ms. Estas reas son apoyadas por el departamento de recursos materiales (almacn), el cual es el responsable de proveer de material necesario para los diferentes departamentos. Los recursos materiales que se encuentran en el almacn deben ser controlados de una manera rpida y eficazmente, dichos materiales se clasifican en: Materiales de oficina (papelera): Este tipo de recursos son utilizados por todos los departamentos de la Universidad, este material es el que genera la mayor cantidad de informacin en las bases de datos correspondientes. Consumibles de cmputo: Este tipo de recursos son de igual forma ocupados por todos los departamentos de la UPT, pero estos generan una menor cantidad de informacin. Telecomunicaciones: Este tipo de equipo es utilizado por muy pocos departamentos ya que es equipo que solo la gente especializada de otros departamentos puede utilizar.

Los recursos anteriormente descritos son la prioridad del almacn ya que estos abarcan ms del 50% del material almacenado, actualmente este proceso se lleva acabo manualmente. Para ello se necesita un software capaz de automatizar estos procesos manuales para obtimizar las actividades que ya se mencionaron anteriormente.

Cuestionario tipo embudo

Cul es su opinin sobre el estado actual del almacn? Tiene un control manual adecuado Tiene un control adecuado No tiene un control adecuado

Cul es la principal actividad en su almacn? Entrada de material Salida de material Ambos

Quines son las personas que interactan en este departamento y cules son sus actividades a desarrollar? **Jefe de Oficina.- encargado de controlar los bienes inmuebles e inmuebles de material inventariable, realiza reportes de material y/o equipo existente en toda la universidad, realizando los resguardos actualizados ** Tcnico Auxiliar-_encargado del levantamiento fsico de inventario por rea de toda la universidad. ++Tcnico Auxiliar.- Encargado del almacenaje de material adquirido por distintas fuentes de financiamiento realizando la carga y descarga de los bienes adquiridos de forma manualmente. Cules son los departamentos de la universidad que interactan con el almacn? Secretara Administrativa, Secretaria Acadmica, Administracin, Rectora, Planeacin, Direccin Jurdica, Direccin de Comunicacin Social, Servicios Escolares, Biblioteca, Centro de Aprendizaje de Idiomas, consultorio mdico, Vinculacin, Procesos de Aprendizaje, reas Econmico Administrativas, rea de Laboratorios, Oficinas de Maestros tiempo completo, entre otras. Cules son las frustraciones que ha experimentado tanto en la entrada o salida del material? Se pierde mucho tiempo ya que la carga y descarga de los datos se lleva acabo manualmente y por lo tanto en la realizacin de inventarios se emplea mucho tiempo, aparte es difcil llevar un control al da de lo que existe actualmente. Cree que podra mejorar la seguridad de entrada y salida de los materiales? Si con la implementacin de un software adecuado a mis necesidades. Qu opina sobre la implementacin de software para el control de inventario? Me seria de mucha ayuda debido a otras actividades que necesitan mi atencin y que son descuidadas debido a la falta de tiempo.

En general Qu opina sobre la implementacin de estos datos en la red? Son de mucha utilidad ya que ayudan en gran manera a estar muy bien comunicado con las reas que interactuamos y con esto se lleva un mejor control ya que ambos departamentos estamos en el mismo canal y optimizamos nuestros tiempos.

Modelo a utilizar
Para la realizacin de este proyecto se utilizara el modelo WIN AND WIN ya que es el modelo ms conveniente y el que ms se apega a las necesidades y requerimientos del departamento de recursos materiales de la Universidad Politcnica de Tulancingo. Las ventajas de este modelo son evidentes ya que ganara el cliente y el desarrollador debido a la proximidad existente, ya que el desarrollador cuenta con todas las herramientas y la informacin necesaria en conjunto con la UPT. Este modelo es estable por lo tanto es una buena eleccin, tambin es flexible y con todo esto obtendremos el producto deseado, en este caso el de automatizar el departamento de almacn para reducir tiempos y aumentar el desempeo en otras actividades as obtenemos la victoria en la propuesta y la fecha de entrega.

Quin es el cliente? Estructura Organizacional Descripcin de puestos Proceso a descripcin de cada actividad

Problemtica
La problemtica general es la de llevar un mejor control de entrada y salida de los recursos materiales: Actualmente la captura de datos (la entrada) se lleva a cabo en una hoja de Excel, estas bases de datos son proporcionadas al rea de almacn, lo que provoca que este tipo de informacin sea esttica. Al momento de solicitar materiales por las reas correspondientes se tiene que actualizar manualmente las bases de datos que se tienen en Excel provocando una prdida de tiempo. Las reas correspondientes no conocen lo que tienen en existencia en almacn, al no conocer esta informacin, provoca conflicto con el almacn excedindose en sus recursos. Este control con los departamentos, se llevan a cabo por medio de un vale que se llena manualmente, posibles errores de ortografa provocan prdidas significativas dentro de almacn. El administrador tarda en llevar un reporte mensual cuando le es solicitado acerca del material existente. Existe una reserva de materiales general, a ella acuden los diferentes departamentos cuando se ve agotado su material correspondiente. Esta reserva de materiales general no tiene un control adecuado ya que la carga y descarga de la informacin de esta se lleva acabo manualmente en hojas de Excel, lo que dificulta la gestin de esta para el encargado correspondiente.

Determinar los requerimientos del sistema

Los requerimientos del sistema son: El sistema que se va a utilizar ser capaz de transformar la informacin esttica en dinmica por medio de MySQL (manejador de bases de datos), esto proporcionara adems de un control estable mayor eficacia en la entrada de la misma. El sistema ser capaz de actualizar automticamente las bases de datos de los materiales restantes que son solicitados por los departamentos. El sistema brindara informacin confiable que permitir a los departamentos visualizar el material disponible para los mismos.

Viabilidad
Viabilidad de recursos
Los recursos con los que se cuenta para el desarrollo del software dentro de la universidad son los siguientes: Informacin de la Bases de Datos (acceso completo). Computadoras Formatos Impresoras Internet Servidor 1 administrador del software (el almacenista) 1 usuario por departamento 1 responsable de servidor 4 personas desarrolladoras del software 2 computadoras para la elaboracin del desarrollo del mismo

En cuestin de recursos disponibles, el proyecto es factible dado que se cuenta con todos los requerimientos necesarios

Viabilidad econmica
Costos en equipamiento En el aspecto econmico la Universidad tendr que invertir en el equipo adecuado para el buen funcionamiento del software. Como tal cada rea respecto a costo, se especificara en la siguiente tabla: rea de Telecomunicaciones Servidor: Es necesario un servidor con la capacidad en memoria suficiente. Router: Este equipo es necesario para realizar la conexin a internet correspondiente. rea de Almacn / Administrador Computadora (Escritorio) que cuente con las caractersticas correspondientes (disco duro, RAM, navegador y procesador) para la implementacin del software con acceso a internet. rea de departamentos Cada departamento contara como mnimo con una computadora con acceso a internet, una impresora y un navegador adecuado.

Cada rea necesita caractersticas propias de la PC con su software correspondiente como lo son un navegador adecuado y su sistema operativo. Costos en desarrollo Se necesita contratar 4 personas especialistas en el desarrollo del software para un sistema de control de recursos exitoso conforme a las necesidades Se tendr que tomar en cuenta el mantenimiento correspondiente (aplicable solo en rea de telecomunicaciones)

Se implementara un curso adecuado para la persona responsable de la administracin de almacn para el uso adecuado del software y a los departamentos un curso para la implementacin del mismo. Beneficios El desarrollo de software proporcionara diversos beneficios que se enlistan a continuacin: rea de Almacn / Administrador: Ahorro de tiempo: El usuario reducir el tiempo de captura de la informacin, entrega de materiales y una emisin rpida de los reportes cuando se necesiten o sean solicitados. Confiabilidad y seguridad: La informacin de las Bases de Datos estar alojada en la parte de los servidores, esta estar actualizndose de manera automtica para brindar la informacin perteneciente a cada departamento, a la vez que proporcionara seguridad para el departamento de recursos materiales (almacn) y la informacin contenida en el mismo. Facilidad de trabajo: Para el almacenista ser menos complicado la labor de registrar manualmente la salida y entrada de nuevos datos (mercanca). Informacin: Se evitara perdida de esta y se emitirn reportes exactos y rpidos.

rea de departamentos: Informacin: Con el desarrollo de software los departamentos podrn visualizar sus recursos con los que cuentan y evitar prdida de tiempo en trasladarse innecesariamente al almacn. Formatos: Los departamentos agilizaran sus trmites con el almacn contando con la documentacin necesaria ya adaptada al software.

Por lo tanto econmicamente es factible la implementacin del software ya que los beneficios que otorgara son indispensables para la automatizacin del departamento en curso y en comparacin al costo seria una inversin apropiada para la universidad.

Windows XP, Windows7 o superior, tambin se podr implementar en sistemas Mac y Ubuntu (Linux).