ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 30 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1563
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
OBJETO:
ACCION COMUNAL MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON GRANDE DEL MUNICIPIO DE
CAQUEZA CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Área de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contará con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
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debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
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1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
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 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
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 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
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Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
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- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

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- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
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REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCION

COMUNAL MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON GRANDE DEL MUNICIPIO DE CAQUEZA CUNDINAMARCA

30 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCION COMUNAL MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON GRANDE DEL MUNICIPIO DE CAQUEZA
CUNDINAMARCA, Ana delia Flórez Prieto a las 2:10 pm y finaliza a las 4:45 pm, del Municipio de Caqueza –Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCION COMUNAL MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON GRANDE DEL MUNICIPIO DE CAQUEZA CUNDINAMARCA,
del Programa Agua a la vereda en el Municipio de Caqueza - Cundinamarca.
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REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCION

COMUNAL MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON GRANDE DEL MUNICIPIO DE CAQUEZA CUNDINAMARCA

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCION COMUNAL
MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON GRANDE DEL MUNICIPIO DE CAQUEZA CUNDINAMARCA, La Distribución de
los Recursos del Convenio 2023-1563.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la JUNTA DE ACCION COMUNAL MUNICIPAL Y PARROQUIAL RINCON
GRANDE DEL MUNICIPIO DE CAQUEZA CUNDINAMARCA y la Comunidad asistente, El Acta de Socialización del
Convenio 2023-1563.
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ACTA No : 01
FECHA: 14 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1600
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
OBJETO:
ACCIÓN COMUNAL CENTRAL DE INSPECCIÓN DE POLICIA EL ARENAL DEL MUNICIPIO
DE MEDINA CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 2:00 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
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REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE LA ASOCIACIÓN DE

USUARIOS DE ACUEDUCTO RURAL JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL CENTRAL DE INSPECCIÓN DE POLICIA EL
ARENAL DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

14 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL CENTRAL DE INSPECCIÓN DE POLICIA EL ARENAL-MEDINA, Ferney Alexander López
Segura a las 2:00 pm y finaliza a las 3:15 pm, del Municipio de Medina –Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL CENTRAL DE INSPECCIÓN DE POLICIA EL ARENAL-MEDINA del Programa Agua a la vereda en el
Municipio de Medina - Cundinamarca.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE LA ASOCIACIÓN DE

USUARIOS DE ACUEDUCTO RURAL JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL CENTRAL DE INSPECCIÓN DE POLICIA EL
ARENAL DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

14 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL CENTRAL
DE INSPECCIÓN DE POLICIA EL ARENAL-MEDINA, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-1600.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL CENTRAL DE INSPECCIÓN DE
POLICIA EL ARENAL-MEDINA y la Comunidad asistente, El Acta de Socialización del Convenio 2023-1600.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 16 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1710
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
OBJETO: ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL VEREDA FATIMADEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA FATIMA DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

16 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA FATIMA - MEDINA, JUSTO MACIAS GÓMEZ a las 2:00 pm y finaliza a las 4:20
pm Municipio Medina-Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL VEREDA FATIMA - MEDINA del Programa Agua a la vereda en el Municipio de Medina -Cundinamarca.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA FATIMA DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA
FATIMA - MEDINA, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-1710.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA FATIMA - MEDINA y la
Comunidad asistente, El Acta de Socialización del Convenio 2023-1710.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 17 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1711
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
OBJETO: ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL VEREDA GRAMALOTE DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA GRAMALOTE DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

17 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA GRAMALOTE- MEDINA, CARLOS NOEL BAREÑO GARZON a las 10:00 am y
finaliza a las 12:30 pm Municipio Medina - Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL VEREDA GRAMALOTE- MEDINA, del Programa Agua a la vereda en el Municipio de Paratebueno
Medina - Cundinamarca.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA GRAMALOTE DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA
GRAMALOTE-MUNICIPIO DE MEDINA -CUNDINAMARCA, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-1711.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA GRAMALOTE-MUNICIPIO
DE MEDINA-CUNDINAMARCA y la Comunidad asistente, El Acta de Socialización del Convenio 2023-1711.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 18 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1713
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
OBJETO:
ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA SANTA ISABEL DEL MUNICIPIO DE MEDINA
CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL DE VEREDA SANTA ISABEL DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

18 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente institucional, Financiero, social y técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA SANTA ISABEL- MEDINA, SANDRA PATRICIA RODRIGUEZ RUIZ a las
9:00 am y finaliza a las 12:00 m Municipio Medina -Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA SANTA ISABEL- MEDINA del Programa Agua a la vereda en el Municipio de Medina -
Cundinamarca.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL DE VEREDA SANTA ISABEL DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE
VEREDA SANTA ISABEL- MEDINA, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-1713.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA SANTA ISABEL- MEDINA,
y la Comunidad asistente, El Acta de Socialización del Convenio 2023-1713.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 16 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1714
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
OBJETO: ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL VEREDA DE LA JAGUA DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
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debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
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1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
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 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
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- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
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REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA DE LA JAGUA DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

16 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente institucional, Financiero, social y técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA DE LA JAGUA - MEDINA, HECTOR DAVID DÍAZ GARZÓN a las 10:00 am y
finaliza a las 12:30 m Municipio Medina Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL VEREDA DE LA JAGUA – MEDINA, del Programa Agua a la vereda en el Municipio de Paratebueno
Medina - Cundinamarca.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA DE LA JAGUA DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA
DE LA JAGUA - MEDINA, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-1714.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA DE LA JAGUA - MEDINA, y
la Comunidad asistente, El Acta de Socialización del Convenio 2023-1714.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 15 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1716
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO ASOCIACIÓN DE
OBJETO:
SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA CABUYARITO DEL MUNICIPIO DE
PARATEBUENO CUNDINAMARCA
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Paratebueno, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE ASOCIACIÓN DE

SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA CABUYARITO DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO
CUNDINAMARCA

15 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
ASOCIACIÓN DE SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA CABUYARITO DEL MUNICIPIO DE
PARATEBUENO, NELSON ARCENIO LOPEZ PULIDO a las 3:30 pm y finaliza a las 5:30 pm Municipio Paratebueno-
Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO del Programa Agua a la vereda en el
Municipio de Paratebueno Cundinamarca.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE ASOCIACIÓN DE

SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA CABUYARITO DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO
CUNDINAMARCA

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 realiza socialización y diagnóstico a la ASOCIACIÓN DE SUSCRIPTORES
DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA CABUYARITO DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO, y la comunidad en general de la
vereda, donde se indago sobre el estado del acueducto en componente Institucional, Social y Financiero e informó sobre la
parte Técnica e inversión de obra del Convenio 2023-1716 del programa Agua a la Vereda.

ACTIVIDAD: Se firmó con los representantes de la ASOCIACIÓN DE SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA
CABUYARITO DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO y la Comunidad asistente, El Acta de Socialización del Convenio 2023-
1716.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 14 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1755
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
ENTRE FONDECUN Y LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE
OBJETO:
ACCIÓN COMUNAL VEREDA SANTA MARIA DEL PIRI DEL MUNICIPIO DE MEDINA
CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 3:30 pm del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Medina, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL VEREDA SANTA MARIA DEL PIRI DEL MUNICIPIO DE MEDINA CUNDINAMARCA

14 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, con el presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA SANTA MARIA DEL PIRI-MEDINA, Fernando Alexis Gama Rodríguez a las 3:30
pm y finaliza a las 5:30 pm, del Municipio de Medina - Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL VEREDA SANTA MARIA DEL PIRI-MEDINA del Programa Agua a la vereda en el Municipio
de Medina Cundinamarca, convenio 2023-1755.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

ACTA No : 01
FECHA: 15 DE AGOSTO DE 2023
CONVENIO No.: 2023-1756
SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y COMPROMISOS CONVENIO SUSCRITO
OBJETO: ENTRE FONDECUN LA ASOCIACION DE USUARIOS DEL ACUEDUCTO JUNTA DE ACCIÓN
COMUNAL DE VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO CUNDINAMARCA.
TEMAS PRESENTE ACTA
Siendo las 10:00 am del día de hoy se da inicio a la reunión de socialización en el municipio de Paratebueno, con la junta de
administración del acueducto, de las obligaciones de las partes contenidas dentro del convenio suscrito entre el acueducto y
FONDECUN con los siguientes puntos a tratar:

1- GENERALIDADES DEL CONVENIO:

Agua a la Vereda, es un exitoso programa liderado por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P, que consiste
en apoyar a los Cundinamarqueses, para que cada Acueducto veredal beneficiado, funcione como una empresa moderna
y fortalecida, en sus aspectos: Administrativo, Legal, Comercial, Financiero y Técnico.

170 acueductos beneficiados

65 Municipios

15 Provincias Representadas

Se indica que el valor por el cual se realizó la firma del convenio asciende a $45.000.000, especificando que el recurso
se compone de 2 partes:

 $4.000.000, que deben ser aportados por la comunidad en calidad de contrapartida.

 $41.000.000, es aportado por las Empresas Públicas de Cundinamarca con recursos del Plan Departamental
de Aguas – del Area de Aseguramiento a través de FONDECUN, en la celebración de los convenios derivados
con los acueductos beneficiarios se contara con un plazo de 3 meses.

2- USO E INVERSIÓN DE LOS RECURSOS:

- CONTRAPARTIDA: se informa a la junta Directiva del acueducto que los recursos aportados por la comunidad
representada por el acueducto, en calidad de contrapartida, deben ser preferiblemente en mano de obra para la
instalación de los materiales, debidamente soportados en planillas o recibos, que justifiquen los jornales de la
comunidad o en su defecto las facturas de compra si la contrapartida se hace en bienes o materiales con que cuente
el acueducto, teniendo también la posibilidad de referenciar los precios de los mismos con las cartillas de precios del
ICCU, siempre y cuando cumplan con las condiciones y especificaciones exigidas dentro del programa.

En cuanto a los $41.000.000 millones de pesos aportados por la EMPRESAS PUBLICAS DE CUNDINAMARCA a través
de FONDECUN, se especifica que este recurso tiene 2 componentes:

- SUMINISTRO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA CALIFICADA: Se hace énfasis al acueducto, que un valor
de $36.000.000, debe ser invertido en la compra de materiales, los cuales deber ser de primera calidad,
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

debidamente certificados y aprobados por la supervisión técnica de FONDECUN y en consenso de las 3 partes:
el acueducto en cabeza de su representante legal, la dirección de obra y la supervisión técnica de FONDECUN.

Este suministro será verificado contra facturas, en el marco de precios del mercado y precios de referencia del
ICCU del Departamento. se cuenta con un presupuesto inicial que está a nivel de capítulos o líneas de inversión
globales, el cual se basó en el presupuesto presentado por el acueducto para participar en la convocatoria,
luego se verifico por parte de la supervisión las necesidades en terreno y se revisó contra precios del mercado
y las cotizaciones presentadas con la inscripción; se informa que las cantidades se deben desagregar bajo el
acompañamiento de la dirección de obra, la cual debe junto con el acueducto presentar el alcance real de las
obras a realizar mediante la actualización de cotizaciones (3), la presentación de análisis de precios unitarios
que contengan materiales y sus respectivos accesorios. Adicionalmente las cantidades en casos muy
específicos y de fuerza mayor pueden variar mediante acta de mayores y menores cantidades y en caso de
requerir la inclusión de nuevos ítems o actividades se puede realizar mediante esta misma acta, contando con
3 cotizaciones, la generación de un análisis de precios unitarios por parte de la dirección de obra y la aprobación
de la Supervisión Técnica de FONDECUN.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Se podrá incorporar dentro de los análisis de precios unitarios las actividades
que requieran de mano de obra especializada, tal como temas de electricidad, ornamentación, enchapes,
pañetes, actividades que no pueda ejecutar la comunidad o el mismo acueducto.

Actividades como las excavaciones de las zanjas, la instalación de redes y el llenado de la zanja, se toma como
mano de obra no calificada y debe ser aportada en su totalidad por el acueducto y la comunidad beneficiaria.

- RECURSOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN: El excedente de los recursos aportados por empresas

públicas de Cundinamarca, a través de Fondecún, que corresponden a $5.000.000, se deben invertir en:

 El valor de un millon de pesos ($1.000.000,00) m/cte., será direccionado para cubrir el pago de estampillas
del convenio.

 La contratación de un profesional en ingeniería para que ejerza la dirección de obra, con una inversión de
tres millones de pesos ($3.000.000,00) m/cte., quien se vinculara al proyecto mediante minuta de contrato
de prestación de servicios profesionales, suscrita entre el acueducto y dicho profesional, la cual se debe
acompañar de una carta de compromiso, hoja de vida, tarjeta profesional y certificado de vigencia de la
misma expedida por el Copnia.

 La adquisición y pago de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, suscritas a

favor de Fondecún y la E.P.C.

 La adquisición de una valla informativa la cual debe ser instalada en un sitio de amplia circulación para
colocar en conocimiento de la comunidad los pormenores del contrato.

 El recurso excedente se puede manejar como una caja menor, para la compra de un botiquín, gastos de
traslado, arriendo de sitios para acopio de materiales, transportes, impresiones y gastos de oficina, de los
cuales debe entregarse soportes en el momento del recibo final del proyecto.

3- FORMA DE PAGO DE LOS RECURSOS: Se informa que los recursos aportados por las EMPRESAS PUBLICAS
DE CUNDINAMARCA a través de Fondecún dentro del convenio suscrito se realizara de la siguiente manera:
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

1. Un Primer desembolso de doce millones trescientos mil pesos ($12.300.000,00) m/cte., correspondiente al treinta
por ciento (30%) del valor total a cargo de Fondecún, previa verificación de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, aprobación del plan operativo, presupuesto inicial de actividades, acta de socialización y soporte de
vinculación del Director de Obra.

2. Desembolsos parciales del valor a cargo de Fondecún de la siguiente manera:

2.1 Un primer desembolso parcial equivalente al 20% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de Acción
Comunal o Asociación acredite la ejecución del 50% de las actividades convenidas, debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

2.2 Un segundo desembolso parcial equivalente al 40% del valor del convenio una vez el prestador, la Junta de
Acción Comunal o Asociación acredite la ejecución del 100% de las actividades convenidas debidamente certificadas
mediante actas de corte de avance y aprobadas por el supervisor del convenio.

3. Un Último desembolso correspondiente al diez (10%) del valor total a cargo de Fondecún, previa aprobación de
las garantías actualizadas contra el acta de entrega y recibo final, y suscripción del acta de liquidación del convenio.

Se realizaran giros hasta alcanzar el 90% de los recursos es decir treinta y seis millones novecientos mil pesos
($36.900.000,00) m/cte., y el 10% restante el valor de cuatro millones cien mil pesos ($4.100.000,00) m/cte., se
giraran contra liquidación, previo cumplimiento del acueducto de los compromisos adquiridos con el fortalecimiento
institucional del programa agua a la vereda y la expedición de la certificación expedida por el AREA DE
ASEGURAMIENTO DE LA E.P.C.

4- COMPROMISOS GENERALES DEL ACUEDUCTO:

 Cumplir a cabalidad el objeto del convenio, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales
solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por Fondecún y
con fundamento en los respectivos soportes.
 Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad
Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar — ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
 Garantizar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo señalado en el
artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 del personal asociado al presente convenio, a
que haya lugar.
 Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y
liquidación del convenio, cuando a esta hubiere lugar.
 Presentar la respectiva factura o su documento equivalente cuando esté obligado a ello, de acuerdo con el
régimen tributario aplicable al objeto convenido, acompañada de los documentos soporte que permitan
establecer el cumplimiento de las condiciones pactadas, incluido el Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN, requisitos sin los cuales no se podrá tramitar el respectivo pago. Es obligación del
Prestador conocer y presupuestar todos los gravámenes de los cuales es responsable al momento de
celebrar el presente convenio, por tanto asumirá la responsabilidad y los costos, multas y/o sanciones que
llegaren a generarse por la inexactitud de la información fiscal que se haya entregado.
 Informar por escrito de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito al
Supervisor y recomendar la actuación que debe proceder, siempre que no afecte o pueda afectar la
adecuada ejecución del convenio.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Comunicar cualquier circunstancia política, jurídica, social, económica, técnica, ambiental o de cualquier
tipo, que pueda afectar la ejecución del convenio.
 Acatar la correcta destinación de elementos y recursos del convenio y de restricciones en campañas
políticas y proselitismo político.
 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para mitigar el riesgo de propagación del COVID-1 9 y aplicar
en los procesos y procedimientos en ejecución del convenio, los controles de bioseguridad y las
disposiciones emitidas en consecuencia de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y
ecológica, y demás que dispongan las autoridades competentes. Se deberá garantizar las normas de
seguridad y salud:
• Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el marco de
la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de las
actividades en el desarrollo del fortalecimiento técnico;
• Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe acogerse a las normas vigentes.
 Presentar a la entidad contratante cualquier información que ella demande.
 Consultar a través del supervisor del convenio, las inquietudes de orden legal que se presenten en relación
con la ejecución del convenio.
 Invertir los recursos única y exclusivamente en las actividades, bienes y servicios que comprenden el objeto
y alcance del convenio e incluidos en el presupuesto aprobado, previa autorización del supervisor asignado
por parte de Fondecún.
 Constituir a favor de Fondecún y de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A E.S.P, ante un banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, las garantías necesarias cuya
póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los cinco (5) días
calendario siguiente a la suscripción del convenio.
 Mantener actualizadas las vigencias y el monto de los amparos de las garantías expedidas con ocasión de
la suscripción del convenio, teniendo en consideración el plazo de ejecución, valor, modificaciones en valor
y/o plazo, suspensiones, etc., que afecten su vigencia o monto.
 Dar a conocer cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto
del convenio o sus obligaciones.
 Mantener a Fondecún indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que
se deriven de su objeto y los compromisos convenidos.
 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el
alcance y los compromisos convenientes, aunque no estén específicamente señaladas en el presente
documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del convenio.
 Las demás establecidas en el presente documento y las que solicite Fondecún en la ejecución del convenio.

5- COMPROMISOS ESPECIFICOS DEL ACUEDUCTO:

 Presentar el plan operativo dentro de los diez (10) días calendario siguiente al inicio del convenio el cual
debe contener el cronograma estimado para la ejecución del convenio.
 Cumplir los plazos señalados en el cronograma de ejecución y el plan operativo del proyecto.
 Contar con un profesional en ingeniería civil, ingeniería sanitaria, arquitectura o afines dados los
conocimientos técnicos en acueductos, que realice las actividades de dirección de obra durante el plazo de
ejecución del convenio, que se requieren conforme a las actividades a ejecutar. Previo aval del supervisor
del convenio.
 Disponer previamente de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar para la realización de
las actividades que se requieran en el fortalecimiento técnico.
 Ejecutar las actividades conforme a la normatividad vigente aplicable.
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

 Cumplir con las obligaciones en materia ambiental, predial y demás especificaciones técnicas que requiera
el fortalecimiento técnico del acueducto veredal.
 Previo al inicio de actividades de fortalecimiento técnico presentar a la supervisión del contrato los permisos
y/o autorizaciones de ingreso y/o acceso a los predios en los cuales se realizarán los trabajos.
 El acueducto asumirá los costos y/ o gastos que surjan en transporte y mano de obra por dificultades de
acceso al lugar que requiera el fortalecimiento técnico, con la finalidad de evitar retrasos en la ejecución del
Convenio.
 Acatar las recomendaciones de FONDECÚN de autocuidado para la realización de las diversas actividades
del convenio, adoptando medidas de seguridad, señalización y prevención en las áreas de intervención y
procedimientos adecuados de seguridad, señalización y prevención, para prevenir daños o deterioros que
puedan afectar la calidad, estabilidad y acabados de los colindantes a las áreas a intervenir, redes de
servicios públicos, siendo de su responsabilidad cualquier daño que pudiere ocasionar.
 Adquirir materiales y elementos nuevos que sean requeridos, los cuales deberán contar con los respectivos
certificados de calidad. Previo a la adquisición de los mismos, se deberá tener la aprobación del material y
cantidades por parte del supervisor del convenio y director de obra.
 Disponer de personal idóneo, equipo y materiales en buen estado y suficientes para el desarrollo del
convenio.
 Exigir a los ejecutores de las actividades de fortalecimiento técnico y obras, el cumplimiento de las normas
de orden constructivo y/o sectoriales aplicables, implementando procedimientos de supervisión y control de
calidad que garanticen la estabilidad y el adecuado funcionamiento de las mismas.
 Garantizar las normas de seguridad y salud en el trabajo para la ejecución del convenio en los siguientes
aspectos: a) Elementos de protección personal y protocolos de bioseguridad, prevención y mitigación en el
marco de la emergencia sanitaria con ocasión al COVID-19 para el personal que interviene en cada una de
las actividades en el desarrollo del proyecto; b) Todo el contenido de seguridad y salud en el trabajo debe
acogerse a las normas vigentes.
 Elaborar, suscribir y presentar a FONDECÚN las respectivas actas parciales y final de actividades, estas
deben estar aprobadas por el supervisor del convenio.
 Elaboración y entrega de informes de avance mensual por parte del director de obra, de acuerdo a
indicaciones de FONDECÚN mediante el supervisor designado.
 Diligenciar y mantener en la obra o lugar de ejecución de las actividades, una bitácora en la cual se
consignará el proceso de ejecución y comunicación de las partes que intervienen.
 Suministrar la información técnica, social, institucional y financiera que soliciten los profesionales técnicos
o institucionales para fines del fortalecimiento técnico e institucional en desarrollo del Programa Agua a la
vereda
 Implementar y ejecutar el proceso de fortalecimiento institucional, para lo cual deberán desarrollar entre
otras las siguientes actividades: a. La entrega oportuna de acuerdo con los requerimientos de la dirección
de aseguramiento de EPC, la información requerida para la elaboración de los diagnósticos según formato
del sistema integrado de calidad. b. Firmar con la Dirección de Aseguramiento de la Prestación, el Plan de
Acción para el fortalecimiento institucional y cumplir con las obligaciones que se adquieran en el mismo en
los tiempos y fechas establecidas. c. Programar y realizar por lo menos una reunión mensual de carácter
presencial (cumpliendo los protocolos de bioseguridad definidos por FONDECUN), con el grupo de
profesionales del componente institucional a fin de realizar las actividades de fortalecimiento institucional
establecidas en el plan de acción firmado. d. Ejecutar las actividades y productos definidos en el Plan de
Acción a cargo de la entidad prestadora durante el tiempo de ejecución del Programa Agua a la Vereda. e.
Suministrar la información técnica, comercial, administrativa y financiera, en la que actualmente incurre la
entidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios en el Área de Prestación del Servicio APS.
f. Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres de socialización
y/o sensibilización que se programen por parte del grupo de profesionales de Empresas Públicas de
 ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

Cundinamarca S.A. E.S.P. g. Adoptar e implementar por la Junta Directiva o la Asamblea General según
corresponda, los diferentes documentos relacionados con el fortalecimiento institucional realizado por cada
componente.
 Convocar a los suscriptores y comunidad en general a participar en los diferentes talleres, de socialización
y/o sensibilización que se programe por parte del grupo de profesionales de la parte técnica e institucional.
 Garantizar que el acueducto cuente con acometidas eléctricas cuando requieran suministro e instalación
de equipos eléctricos.
 Suministrar a FONDECÚN — Empresas públicas de Cundinamarca (EPC) cualquier información que
demande.
 Suscribir el acta de liquidación en un plazo máximo de cuatro (4) meses, contados a partir de la ocurrencia
del hecho o acto que genera la terminación.
 Para la liquidación del convenio, EL PRESTADOR debe presentar la certificación expedida por la Dirección
de Aseguramiento, donde conste el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el fortalecimiento
institucional por parte del prestador, para la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre
FONDECUN y los prestadores beneficiados del programa.
 Dar debido manejo al uso de los recursos. Abstenerse de utilizar los recursos del convenio para la ejecución
de actividades distintas a las que integran el proyecto.
 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del presente convenio.

6- OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DE OBRA: Dentro de las obligaciones de la dirección de obra se encuentran:

- Supervisión y dirección de obra

- Capacitación técnica del personal que disponga el contratante.
- Manejo y supervisión del personal que el contratante tiene a su disposición, para la realización de la obra.
- Revisión y control del procedimiento técnico aplicado en la ejecución de la obra.
- Elaborar periódicamente (semanal) un informe de seguimiento con registro fotográfico y avance porcentual de
la obra.
- Realizar el diligenciamiento de la Bitácora de obra, garantizando que en la misma se realicen anotaciones
referentes al desarrollo diario de la obra, de la representación del prestador y del supervisor técnico, cuando
realice las respectivas visitas de campo.
- Hacerse presente en el sitio de las obras, para atender de manera personal las visitas de la Supervisión Técnica
asignada desde Fondecún.
- Realizar en conjunto con el acueducto los informes de obra para el cobro de acuerdo con el avance ejecutado
incluyendo memorias de cálculo entre otros.
- Realizar un seguimiento técnico de la obra mínimo un 30% de tiempo durante la ejecución de la obra. realizará
visita dos veces por semana a la ejecución del proyecto.
- Capacitar al personal en temas de seguridad industrial.
- Elaborar un informe final de obra con el respectivo registro fotográfico y comentarios finales.
- Radicar personalmente las actas de avance y/o cuentas de cobro en las oficinas de Fondecún, con previo aval
y revisión del supervisor del convenio.

 BITACORA DE OBRA Y ENTREGABLES

- Diligenciar la bitácora de obra.

- Verificar que se mantenga la Bitácora en Obra y hacer las anotaciones correspondientes al desarrollo de las
actividades.
- Asesorar al Prestador en el ajuste y alcance del presupuesto, con base en 3 cotizaciones, generar los A.P.U. y
presentar la solicitud formal de modificatorios.
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- Verificar que el acueducto disponga de los permisos de acceso y/o intervención a que haya lugar.
- Informe semanal de avance % de obra y actividades.
- Cortes Parciales.
- Elaboración de documentos de desembolso
- Recibo final de Obras.
- Informe final del Proyecto.

Se hace claridad que el acueducto es autónomo en el proceso de conseguir y contratar al director de obra, teniendo en
primera línea de perfil profesional a los ingenieros civiles, hidráulicos o sanitarios; arquitectos, ingenieros ambientales y/o
profesiones afines con experiencia certificada de 1 año, en temas de acueducto. Sin embargo la supervisión delegada por
Fondecún a cada convenio, será responsable de aprobar o rechazar la hoja de vida del profesional presentado por el
acueducto, acto que se dará por sentado mediante acta.

Se exponen las directrices para diligenciar la bitácora de obra, a fin de que se adquiera el libro y se le haga entrega formal
al profesional director de obra, para su diligenciamiento y seguimiento.

7. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL: Se informa al acueducto que adicionalmente contaran con un equipo compuesto
por 3 profesionales del area Legal o jurídica, del area Contable y del area Social, para llevar a cabo el diagnóstico y
fortalecimiento empresarial del acueducto en los siguientes procesos:

a. PROCESO ADMINISTRATIVO

- Administración del talento humano y la definición de los manuales de funciones y procedimientos.

- Gestión de bienes y servicios que se relaciona con las compras y suministros de materiales y manejo de almacén e
inventario.

b. PROCESO LEGAL:

- Construcción de organizaciones comunitarias.

- Cumplimiento de los requerimientos de la ley 142 de 1994.

- Programa del uso eficiente y Ahorro del Agua.

c. PROCESO COMERCIAL:

- Elaborar un estudio de costos y tarifas acorde a la normatividad vigente, implementando un adecuado proceso de facturación
y recaudo.

d. PROCESO FINANCIERO:

- Elaborar presupuestos de ingresos o y gastos.

- Realizar informes contables necesarios y requeridos por los órganos de control.

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- Se les informa que deben hacer estados financieros, declaración de renta y obligatoriedades con la Dian.

8. COMPROMISOS DE FONDECÚN:

Desembolsar el valor del convenio en la forma y bajo las condiciones previstas en el convenio. Recursos sujetos a las
transferencias realizadas por EPC.

Informar la designación del supervisor del convenio.

Solicitar al supervisor del convenio y/o al prestador, la JAC o Asociación cuando lo estime pertinente, informes de avance o
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites sancionatorios que requiera el supervisor del convenio, observando el procedimiento convenido
establecido para tal efecto.

Entregar toda la información técnica que requiera el prestador, la JAC o Asociación para la ejecución del convenio.

Responder oportunamente todas las solicitudes presentadas por el prestador, la JAC o Asociación relacionadas con la
ejecución del convenio.

Adelantar los trámites que se requieran para modificar el convenio, previa solicitud del prestador, la JAC, Asociación o
prestador del servicio y aval de la misma por parte del supervisor del convenio.

Poner a disposición del prestador, la JAC, Asociación, o prestador del servicio la documentación e información necesarias
para la ejecución del convenio.
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REGISTRO FOTOGRAFICO DE LA SOCIALIZACIÓN FORTALECIMIENTO TÉCNICO DE JUNTA DE ACCIÓN

COMUNAL DE VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO CUNDINANARCA

15 DE AGOSTO DE 2023

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15 Los Profesionales del componente Institucional, Financiero, Social y Técnico
de EPC y FONDECUN, realizan visita de Socialización y Diagnostico del programa agua a la vereda, al presidente de la
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO, YAMID PIÑEROS
RODRIGUEZ a las 10:00 am y finaliza a las 12:15 pm del Municipio Paratebueno -Cundinamarca.

ACTIVIDAD: Grupo Técnico e Institucional No.15, El profesional del componente Técnico de EPC y FONDECUN, socializo e
informo de la distribución de los recursos en la obra para su mejoramiento y fortalecimiento del acueducto de la JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL DE VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO del Programa Agua a la vereda en el
Municipio de Paratebueno- Cundinamarca.
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ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE
VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-17560.

ACTIVIDAD: El Profesional del componente Técnico explica a la comunidad de la JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL DE
VEREDA MACAPAY DEL MUNICIPIO DE PARATEBUENO, La Distribución de los Recursos del Convenio 2023-1756.