Apunte Académico

Clase 12

Unidad III: SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN.

Asignatura: EIN6117 Organización y Planificación de la Producción.

Escuela: Ingeniería
Introducción

Ya has tenido la experiencia de enfrentarte ante el reto de iniciar una asesoría. Has
sido capaz de poder plantear el camino que recorrerá la empresa junto a tu equipo
en la asesoría que llevarán en el marco del área de operaciones.

El primer encuentro permitió finalmente, poder plantear un método de recolección

de datos. En esta nueva etapa de la asesoría, serás capaz de identificar los
problemas y sus causas. Para ello, primero aprenderás a evaluar la calidad de los
datos y revisar alternativas en caso de que se requieran completar con más de ellos.

Vas a ser capaz de comprender cómo, a partir de los datos, se evidencian los
problemas que podemos definir como una diferencia entre la situación ideal y la real
que tiene la organización. Finalmente, reconocerás la importancia del análisis de
causas para poder proponer soluciones que resuelvan de raíz los problemas
detectados.
PRIMERA PARTE: CONTEXTUALIZACIÓN DE LA SITUACIÓN.

En esta primera reunión sostenida con la empresa asesorada, su equipo explicó el

alcance de la asesoría, en qué consistía el método de trabajo. Los acuerdos finales
de aquella reunión fueron los métodos para realizar levantamiento de datos de
productividad, de los proveedores y otros asociados a los procesos como tiempos,
porcentajes de calidad, porcentajes de tiempos de trabajo, entre otros. Estos datos
son esenciales para el trabajo a desarrollar por su equipo y para cualquier otro
proyecto que usted desee desarrollar puesto que “lo que no se puede medir no se
puede mejorar”.

En esta instancia pueden presentarse 3 posibles escenarios. El primero de ellos, el

optimista, es en el que la empresa fue capaz de recolectar todos o la gran mayoría
de los datos que quedaron acordados. El segundo escenario (el más probable) es
que hayan podido recolectar datos, pero no en cantidades suficientes ni en la
calidad esperada. Finalmente, la última situación pesimista, propone un escenario
en donde no hubo ningún tipo de levantamiento de datos por parte de la empresa.
Sin importar la situación en la que se encuentre su asesoramiento, deberán seguir
en el proceso de la asesoría y para ello, deberán complementar los datos que
tengan proponiendo ideas en conjunto con la empresa asesorada de tal manera que
sean los más fidedignos posibles. En caso de faltar datos de ingresos y egresos
pueden consultar a formularios contables (ej F29) o para el cálculo de tiempos
recrear los procesos e incluso revisar videos por internet. El método a utilizado debe
, quedar descrito en el informe.

Durante este tiempo hubo problemas

y no pudimos recolectar todos los
datos con la calidad que
esperábamos.

No se preocupe. Estamos acá para entregar

soluciones y no problemas. Debemos de
todas maneras buscar alternativas para tener
datos que se puedan acercar lo más posible
a la realidad pues lo que no se puede medir
no se puede mejorar.

Me queda claro y
me gusta esa
actitud.
SEGUNDA PARTE: IDENTIFICANDO PROBLEMAS.

En líneas generales la asesoría pretende resolver 3 áreas de problemas. La primera

de ella está en el marco de la productividad, la segunda el manejo de la logística
por medio del desempeño de los proveedores y finalmente el desempeño de los
procesos en la empresa.

Los problemas deben entenderse como “una diferencia entre la situación deseada
y la real”, en este sentido, todos los problemas que se identifiquen deben poder ser
medidos. Para ejemplificar esta idea, un problema mal planteado sería “el no tener
un sistema tecnológico de información” versus a uno bien planteado que podría ser
“altos tiempos de espera de información entre los departamentos de la
organización”. Comprender el problema de forma correcta permitirá estar abierto a
más posibles soluciones.

Mi problema es que no
tenemos un sistema
tecnológico de información.

Probablemente el problema
real es que hay altos tiempos
de espera para tener disponible
la información correcta ¿o me
equivoco?

Sí, en efecto ese es el

problema que tenemos.

Muy bien, teniendo eso claro, no tenemos que

cegarnos con la idea de implementar un ERP en la
empresa pues eso requiere de capital que
probablemente ahora no poseen e incluso personal
capacitado, lo cual aumentaría los costos.
Para poder reconocer las diferencias entre las situaciones ideales y las reales
deberán revisar los datos de las siguientes fuentes:

Análisis de productividad: La situación ideal es que cada grupo de costos tenga una
tendencia al alza de productividad. En todas aquellas situaciones en que periodos
consecutivos tengan notorias tendencias a la baja, se encontrarán problemas.
Puede que haya más de un grupo de costos con problemas, de ser así, se sugiere
dar prioridad a aquellos que puedan ser más fáciles de resolver (este enfoque de
trabajo se conoce como Quick Wins).

Value Stream Mapping (VSM): Es la herramienta por excelencia para realizar

diagnósticos en las organizaciones a nivel estratégico. Son problemas todos
aquellos procesos que tengan tiempos de ciclo mayores o muy cercanos al Takt
time, porcentajes de calidad deficientes, tiempos de cambio de lote o de preparación
altos, entre otros.

Fíjese en estos valores que presenta

el VSM. En todas estas situaciones
podemos definir que hay problemas.

¿Entonces debemos crear

soluciones que resuelvan los
problemas?

Eso no es del todo correcto. Los

problemas aparecen por causas.
Si queremos realmente erradicar
el problema de raíz, son esas las
que debemos atacar.

Comprendo y tiene
sentido.
TERCERA PARTE: IDENTIFICANDO CAUSAS.

Ya has podido recolectar los datos suficientes y con ello declarar cuáles son los
problemas, el siguiente paso es reconocer las causas. La técnica que más se
recomienda para poder identificarlas de forma correcta es la técnica de los 5 por
qué. Debes tener presente que no es un análisis rápido y mucho menos sencillo.

Su contraparte debe estar al tanto de varios asuntos estratégicos y tácticos dentro

de la organización, no obstante, en gran cantidad de casos se debe investigar hasta
a niveles operativos. Es por ello que, para realizar un análisis de causas correcto,
deberán realizar entrevistas y auditorías con más personas dentro de la
organización hasta poder llegar a la verdadera causa raíz a la cual deberán
proponer soluciones.

Entonces encontramos que el

problema son los altos tiempos
de espera para obtener
información de calidad ¿por
qué ocurre esto?

En el análisis que realizamos

encontramos que esto era a causa de
las múltiples consultas que se realizan
entre sus trabajadores y esta a su vez,
porque no se tenía un repositorio de
documentos aprobados a nivel
institucional. Nadie ha indicado que
este deba ser creado.

Entonces podría ser solución crear

una librería de documentos con un
protocolo de aprobación.

Me parece excelente, me gustaría

ver esa idea desarrollada y otras
más que tengan para ofrecer.
En las sesiones en las cuales identifiquen causas, puede que surjan desde ahí
mismo múltiples propuestas e ideas. El trabajo de definir cuáles se seleccionarán y
cuales desarrollar, será el trabajo que tendrán a partir de ahora hasta el final del
curso. Recuerde que, para la mejora de procesos, debe proponer una solución
basada en las herramientas del Lean Manufacturing.

Esta guía les ha servido para poder prepararlos ante la situación que su equipo
enfrentará. El siguiente cuadro presenta lo que se debe realizar en esta segunda
ocasión para el informe a entregar en el curso.
Tabla 1 - Informe ejercicio 2. Fuente: Elaboración propia.

APARTADO DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN

(%)

PRODUCTIVIDAD Presenta un análisis de la metodología 25%

propuesta de recolección de datos, para medir
la productividad.

Realizar un análisis de productividad total y de

múltiples factores.

Proponer líneas de mejora con los resultados

obtenidos.

PROCESO PRODUCTIVO Presenta un análisis de la metodología 40%

propuesta de recolección de datos, para evaluar
la eficiencia de los procesos productivos.

Calcula el Takt time de la familia de productos

seleccionada.

Confeccione un VSM de estado inicial de la

familia de productos seleccionada con los datos
recolectados.

Detecta eventos Kaizen en el VSM de estado

inicial.

EVALUACIÓN DE Presenta un análisis de la metodología 25%

PROVEEDORES propuesta de recolección de datos, para realizar
la evaluación de proveedores.
 Realiza la evaluación de proveedores y propone
las acciones a realizar.

Calcula los indicadores operacionales de

abastecimiento.

Formato Púlsar, redacción en tercera persona y

FORMATO Y ORTOGRAFÍA 10%
ortografía correcta.

El formato a utilizar es Púlsar, el cual encuentras en la página de la facultad en la

sección de programas transversales.
Conclusiones

Con la guía que has revisado, has podido comprender la importancia de haber
planteado en la primera instancia un método para recolectar datos. En operaciones,
con el fin de cumplir el objetivo de aumentar la productividad, se busca
continuamente problemas de desviaciones que haya entre la situación ideal y la
real. Sin haber presentado los métodos de recolección de datos en su primera
reunión, no serían capaces de poder detectar problemas a resolver.

La obtención de datos, aunque pueda percibirse como un elemento que no agrega

valor, es el único medio que tiene una organización para reconocer desviaciones y
saber si está en el camino correcto, o bien, reconocer líneas de trabajo que deben
proponerse planes de mejora.

Debes tener presente que los datos por sí mismos no explican nada, sino que con
ellos se deben realizar análisis e investigaciones para crear información. Es esta
última, la que finalmente te permitirá reconocer las acciones seguir en base a la
creatividad y el desempeño de tu equipo de trabajo.
Referencias

Chase, Richard; Aquilano, Nicolás y Jacobs, Robert: “Dirección y Administración de

la Producción y de las Operaciones”. McGraw-Hill, Octava Edición, México, 2000.