Libros contables obligatorios en Venezuela con su base legal.

Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el

Código de Comercio de Venezuela, que en su artículo 32 establece, que todos
los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual
comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de
Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar.

Tipos de Libros de Contabilidad o Libros Contables

Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las
operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario
se llaman asiento.

Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas

de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que
aparecen en el libro diario.

Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto

muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su
comercio y también refleja la situación del patrimonio de la empresa.

Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.

Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de

todas las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor
Agregado (IVA).

El Código de Comercio de Venezuela en su artículo 260, hace referencia

que adicionalmente los administradores de la compañía deben llevar:

Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos

los accionistas, como la cantidad de acciones que posea.

Libro de Actas de la Asamblea: es donde registramos todas las asambleas

tanto ordinarias como extraordinarias.
Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios
administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones
tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se
deciden por mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra
cosa.

Las compañías de responsabilidad limitada, además de los libros

indicados para todos los comerciantes deben llevar según el artículo 328:

Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de

los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las
cesiones efectuadas, incluso por vía de remate.

Libro de Actas de la Administración: se utiliza cuando la administración de

la compañía esta a cargo de más de una persona.

Libro de Actas de las Asambleas.

Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la

responsabilidad de los administradores.

Libro diario

El libro diario es aquel libro donde se registran todas las operaciones

económicas que ocurren en una empresa en su día a día, siguiendo siempre un
orden cronológico.
La función principal del libro diario es la de llevar un control de todas las
operaciones económicas que se producen en la empresa, ordenándolas de
manera cronológica.
Cada registro del libro diario se denomina asiento contable y, cada asiento
contable, implicará una modificación en las cuentas de la empresa, ya sea en
sus cuentas de ingresos, gastos o patrimonio, por ejemplo.
El método usado para el registro de los asientos contables en el libro diario es
el de la Partida Doble, componiéndose cada asiento por, al menos, dos apuntes
o anotaciones, una en el Debe y otra en el Haber del asiento. El importe de los
apuntes en el Debe del asiento deberá coincidir con los importes del Haber del
asiento.
Con periodicidad anual, las empresas que lleven una contabilidad ajustada al
Código de Comercio, deberán legalizar sus libros contables, entre ellos el libro
diario. Esta legalización se realiza mediante la presentación de los libros
contables en el Registro Mercantil Provincial correspondiente al domicilio
social del interesado.
Aunque los libros contables sean presentados en el Registro Mercantil, su
archivo y custodia es responsabilidad del empresario. El propósito de la
legalización de los libros contables es el de sellar la información, de manera
que no pueda ser manipulada posteriormente.

Estructura del libro diario

La estructura del libro puede variar según las necesidades y diseño que cada
una de las entidades quiera darle, pero por lo menos debe contener:

1.- Una columna para la fecha (año, mes, día)

-En la cual se anota el año al inicio de cada hoja, mes en el que se realiza la
transacción, y día, pues debe realizarse en forma cronológica
2.- Una columna para el número de cuenta utilizado en el catálogo de
cuentas
-Donde se anotará el número de cuenta que se haya asignado en el catálogo
de cuentas que utiliza la entidad
-Considerando que el número de subcuenta puede ir creciendo o
disminuyendo según sean las necesidades de la información de la entidad
3.- Una columna para el concepto
-En esta se anotará, como el número de operación de que se trate, el nombre
de las cuentas que serán afectadas en el cargo y abono, así como las
subcuentas que integran el importe del cargo y el abono
-También se anotará una redacción breve del evento que se está registrando,
se podrá abreviar la palabra redacción o simplemente anotar una breve
explicación
4.- Una columna para el folio del mayor
-En esta se anotará la página del libro mayor en donde fue anotada la
operación, el cual servirá para identificar si ya se hizo la anotación
correspondiente
5.- Una columna para el parcial
-Para anotar el importe de las subcuentas que integran el cargo o el abono a
las diferentes cuentas que afectan las operaciones.
6.- Una columna para el importe de debe o cargo
-Que servirá para anotar al importe de las cuentas que integren el debe o
cargo recordando utilizar las reglas de cargo de los diferentes grupos de
cuentas.
7.- Una columna para el impone del haber o abono
-En la cual se escribirá el importe de las cuentas que integran el haber o
abono recordando utilizar las reglas de abonos de los diferentes grupos de
cuentas.
Se debe considerar que en el libro diario se deberá llevar también un número
consecutivo en la parte superior de cada hoja, al cual se denomina folio, y
que servirá para identificar cuántas hojas se van utilizando y como una
medida de control para que no falten hojas, ni se puedan reemplazar
Al final de cada una de las hojas se anotará una leyenda, la cual puede decir:
“Pasa al folio numero…”
Y después de debe anotar el número de la hoja siguiente, asi como la suma
de las columnas debe y haber, las que al final deberán ser iguales si es que
las operaciones fueron registradas completas, comprobando así que se ha
cumplido con la Teoría de la partida doble.
En la hoja siguiente, se anotará la leyenda:
“Viene del folio número…”
Y se iniciará con las sumas de la hoja anterior
Una vez que se ha identificado cómo se registran las operaciones financieras
en los esquemas de T mayor, es necesario aprender a hacer registros en
asientos de diarios.
Libro mayor

el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una
de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de
5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el
concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última
columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar un estricto manejo de
los ingresos y egresos diarios que obtenga la empresa.
Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por
ejemplo, los distintos proveedores que serían llevados en los libros auxiliares
cada uno por separado, se concentran en una sola CUENTA:
PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la página dirá:
PROVEEDORES y así por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS
sin importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS.
En el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo
determinado, generalmente un mes. Siguiendo con el ejemplo de la cuenta
PROVEEDORES, en la columna del haber se pondría el monto total facturado
por todos los proveedores en el mes y en la columna del debe el total de monto
pagado a todos los proveedores durante ese mismo periodo, y la diferencia
entre estas dos dará el saldo que queda al final del mes de cada una de las
cuentas, sin detallar cuánto se le debe a cada uno de los PROVEEDORES, que
eso estará en los Libros Auxiliares.

Función del libro mayor

Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las
operaciones registradas en el libro diario. En sí el libro mayor resume los
valores registrados como cargos o abonos de acuerdo a las operaciones
comerciales realizadas por la empresa y también llega a ser un paso
importante en la contabilidad. El inventario, tiene como finalidad ordenar la
información sobre los bienes y obligaciones de la empresa. En la contabilidad
se enumeran primero los bienes y derechos, llamados ACTIVOS y después las
obligaciones llamadas PASIVOS.
Características del libro mayor
las características del libro mayor general son:

 Es el tercer paso del ciclo contable.

 Se escribe el código y nombre de la cuenta (esto se puede buscar en
el catálogo de cuentas).
 Se coloca el número de folio, el cual por lo general va en la esquina
superior derecha.
 Se escribe cada transacción que haya afectado a la cuenta con la que
estamos trabajando.
 Se calcula el saldo de dicha cuenta.
Estructura del libro mayor

Número de folio del mayor

Este es el número que se coloca consecutivamente y corresponde a la hoja del

mayor en la cual se produce el resumen.

Código y nombre de la cuenta

En las columnas del nombre del código y de la cuenta se redactan el nombre y

el código de la cuenta mayor, respectivamente.

Saldo del mes anterior

En estas columnas son registrados los valores créditos o débitos que se

realizan en las cuentas mayores en el mes anterior al mes que se está
procesando.

Movimiento del mes

Se divide en dos columnas, una es la columna de Debe y la otra es la columna

de Haber. En éstas se reciben los créditos y los débitos del movimiento de
todo el mes.

Encabezado

A esta parte también se le conoce como sección superior. Sus componentes

son el nombre de la empresa, el nombre del registro, el año, el mes y
finalmente el folio o página del libro mayor. Todos estos componentes en el
mismo orden establecido.

Cuerpo

La parte inferior del libro mayor se compone por diferentes columnas en las
cuales se redactará el contenido del mismo. Estas columnas son las siguientes:

Primera columna

Se coloca la fecha. Esta parte es correspondiente a la fecha de la transacción.

Segunda columna
Se redacta el detalle. En el detalle se anotan las cuentas que produjeron el
crédito o el débito, también se coloca el número de asiento que le corresponde.

Proceso de mayorizar

En esta parte primero se toman los totales de las cuentas que se obtuvieron en
el libro Diario Multicolumnar cuando el mes finalizó y se trasladan a la cuenta
correspondiente del mayor, en las columnas de créditos y débitos del
movimiento que se ha realizado durante el mes. Luego de ello, se toma el
saldo de cada una de las cuentas mayor de naturaleza débito cuando finaliza el
mes, estás se consiguen sumando al saldo anterior el movimiento realizado en
esta cuenta colocándolas en la columna de Debe, luego se resta el saldo del
movimiento en la columna Haber. Finalmente se coloca el saldo de la cuenta
mayor de naturaleza crédito cuando el mes llega al final. Esta cantidad se
consigue sumando al saldo anterior el movimiento realizado en esa cuenta en
la columna Haber, luego se le resta el saldo del movimiento en la columna
Debe.

Tercera columna

En esta va él debe. Aquí se registran los valores que tiene el débito.

Saldo del mes siguiente

Las columnas del saldo se registran los valores créditos o débitos que resultan
de restar y sumar los movimientos que se realizaron en el saldo anterior.

Cuarta columna

Se coloca el haber. En esta sección se especifican los valores que poseen los
créditos.

Quinta y última columna

Esta es para el saldo. En el saldo se anotan las cantidades que se han obtenido
al realizar el proceso de resta y suma, dependiendo de los casos.

Cuenta T

la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus

diferentes elementos como son el débito, crédito y saldos.
La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma mas utilizada
para registrar los diferentes hechos económicos.

La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene

un lado debito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta
tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la
partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro
contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una
cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir
como de dar.
Las cuenta T
Se pueden definir como la representación gráfica de cada uno de los
elementos patrimoniales de la empresa, otro concepto seria es la
representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes
elementos.

Las cuentas T nos permiten llevar un registro contable detalladamente,

los movimientos contables de cada uno de los elementos
patrimoniales de la empresa. Es bueno destacar que es un esquema
que nos permite llevar un mejor control y un buen manejo para la
empresa.

Existen muchos tipos de cuenta pero podemos resaltar 3 de ellas

que son:
Cuentas de Activo: son todos los bienes y derechos que es titular la
empresa como pueden ser: cajas, maquinarias, banco de cuentas
corrientes, etc.
Cuentas de Pasivo exigible: es el conjunto de partidas contables que
recogen la financiación obtenida y las Obligaciones a las que debe
hacer frente la empresa, ejemplo “Deudas a largo plazo”, o
“Proveedores”.
Cuentas de Neto: también conocidas como cuenta gananciales o de
pérdida y representan las aportaciones realizadas por los propietarios
de la empresa. Ejemplos de cuentas de Neto “Capital”, “Reserva
legal”, o “Prima de Emisión”
Gracias a la forma esquemática de la cuenta contable que no
constituye como el sistema de contabilidad de partida doble es la base
del sistema estándar usado por negocios y otras organizaciones para
llevar la cuenta de las transacciones financieras, se parece una T
porque es la forma de expresar de manera abreviada una cuenta.

Importancia de las Cuentas T

Desde que el hombre comenzó a Vivir en Sociedad conformando las

primeras comunidades y teniendo una mejor organización, los
Recursos o Bienes requirieron de un control o de una gestión para
poder brindar una correcta Distribución o Aprovechamiento, por lo que
se comenzó a realizar distintas actividades en pos de evitar pérdidas y
tener el mejor rendimiento posible, dando origen a lo que hoy en día
es la Contabilidad, una de las ciencias que más utilidad tiene en el
mundo de los negocios. Básicamente esta ciencia se encarga de
analizar el Patrimonio Económico de una entidad en particular,
pudiendo ser una simple persona como una Empresa Multinacional,
permitiendo no solo facilitar un Control Interno para que los miembros
de dicho grupo puedan utilizar, sino también facilitando un Control
Externo para aquellos organismos generalmente ligados a la
Recaudación Fiscal de un país. La herramienta utilizada en esta
Ciencia Social es justamente la realización de Cuentas, que consiste
en la agrupación de distintas Operaciones Monetarias que son
aplicadas directamente sobre el Patrimonio de una entidad, teniendo
distintos nombres dependiendo de qué es lo que se esté analizando
pudiendo entonces conocerse como Activo y Pasivo, o bien la forma
más conocida y aplicada inclusive en el hogar de Ingresos y
Gastos.Esto no solo nos permite elaborar un mayor control de lo que
tenemos disponible para utilizar o qué deudas debemos solucionar,
sino también brindar un punto de vista en la Decisión de Inversiones si
es que es posible realizarlas, permitiendo una herramienta
fundamental para el Crecimiento y Desarrollo tanto de un grupo social
como lo es una Empresa o Compañía donde una toma de decisión
errada puede resultar un grave perjuicio económico. Cada una de
estas Cuentas es posteriormente recopilada y demostrada en la
elaboración de los denominados Libros de Contabilidad, lo que permite
asentar un documento para posteriores Controles y Auditorías que
permitan verificar las operaciones realizadas.