UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE

MANABÍ

INTEGRANTES:
• Yahaira Carolina Figueroa Orrala
• Zully Milenea Vera López
• Valeria Lisseth Mero León
• Daniela Isabel Lucas Pilligua

CURSO:
3 “A”

ASIGNATURA:
Sistema de información y Gestión Documental

DOCENTE:
ING. María Fernanda
Zambrano

10/07/2022
Contenido
2. Introducción ...................................................................................................................................... 3
3. Marco Teórico ................................................................................................................................... 4
3.1 Sistemas de Información ................................................................................................................. 5
3.1.1 Sistema ......................................................................................................................................... 7
3.1.2 Información .................................................................................................................................. 8
3.1.3 Sistema de Información. Definición, Tipos. ................................................................................. 9
3.1.4 Software de Sistemas de Información........................................................................................ 11
3.2 Gestión documental ...................................................................................................................... 13
3.2.1 Gestión ....................................................................................................................................... 14
3.2.2 Documento................................................................................................................................. 14
3.2.3 Sistema de Gestión..................................................................................................................... 15
3.2.4 Gestión documental. Definición, Elementos, Características .................................................... 16
3.2.5 Modelo de Gestión Documental. Definición. Ciclo de vida de los documentos. ....................... 17
3.2.6 Sistemas de gestión documental. Definición, Características. Normas ISO 30300,30301,30302.
......................................................................................................................................................... 18
3.2.7 Software de Gestión documental .............................................................................................. 21
3.3 Los sistemas de información y los sistemas de gestión documental ............................................ 23
4. Conclusiones y recomendaciones ................................................................................................... 24
5. Bibliografía ...................................................................................................................................... 25
6. Anexos ............................................................................................................................................. 26
2. Introducción

La implementación de los Sistemas de Información y la Gestión Documental en las

organizaciones son fruto de la globalización y competitividad existente en los mercados,

estos se han logrado difundir con gran énfasis en las últimas décadas; período en el cual los

usos de estas herramientas han respaldado cambios en el entorno empresarial, creando

beneficios significativos para las organizaciones. Estas herramientas, están presentes en

cualquier tipo de organización las cuales se adoptan en cualquier nivel de su estructura

organizativa, con la finalidad de fomentar mejoras en los procesos empresariales; la idea

consiste en emplearlos para automatizar operaciones, agilizar procesos, reducir costos,

acortar tiempos, trabajar en equipo e innovar.

Este documento contiene información donde podemos evidenciar la importancia de

dichos temas. Se basa en un estudio que trata de concretizar las ideas, teorías, opiniones de

autores con los cuales tendremos muchos más conocimientos y obtendremos una mejor

conclusión y recomendación que aporte mucho a las organizaciones. Son fundamentales para

la toma de decisiones a nivel estratégico, práctico, operativo o de conocimiento como lo

plantean algunos autores, en las diferentes áreas funcionales de la organización.

En cuanto a la seguridad muchas empresas que mantienen sus documentos

almacenados en ficheros físicos, corren el riesgo de que un archivo termine perdido o

deteriorado. Estos sistemas solucionan este problema, ya que a través de ellos se crean copias

digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De

esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura

ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la

recuperación de datos en caso de desastre

 3. Marco Teórico

Los sistemas de información y gestión documental se están convirtiendo en

componentes cada vez más importante para las empresas. El aumento de información

generada por las compañías actuales crece cada vez de forma exponencial y los antiguos

sistemas de almacenamiento tienen demasiadas insuficiencias, ya que estos aseguran una

información organizada y eficiente, que favorezcan el rendimiento empresarial.

En lo que corresponde a sistemas de información los siguientes autores tienen sus

teorías como (Laudon, 2004) define que:

Los sistemas de información como un conjunto de componentes interrelacionados que

recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de

decisiones y el control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones,

la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los

gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear

productos nuevos.

Favorece la toma de elecciones y el control, los sistemas de información además

tienen la posibilidad de contribuir a los gerentes y trabajadores a examinar inconvenientes.

Por otra parte, (Andreu, 1996) definen:

Los sistemas de información como el conjunto formal de procesos que operando con

un conjunto estructurado de datos de acuerdo con las necesidades de una empresa

recopila, elabora y distribuye parte de la información necesaria para la operación de

dicha empresa y para las actividades de dirección de control correspondientes,

apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las

funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

En cuanto a Gestión Documental dicho autor define como:

 “Define a la gestión documental responsable del control eficiente y sistemático de la

creación, mantenimiento y uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos para

capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de la

organización”. (Sullivan, 2010)

Es muy importante que se aplique en las organizaciones, debido a que se encargan en

gestionar información que nos permite evidenciar las actividades y transacciones que se

aplican en ella.

3.1 Sistemas de Información

Un sistema de información es un sistema que recoge, procesa, almacena, analiza y

distribuye información para un objetivo o propósito especifico. Las tecnologías de la

información son todas aquellas herramientas informáticas que utilizan los usuarios para

trabajar y dar soporte a los datos de acuerdo con las necesidades de procesamiento de una

organización. De acuerdo con (Trasobares, 1993 ) nos da referencia que:

“Los sistemas de información empresariales se han constituido durante los últimos años

como un elemento fundamental en las organizaciones. Un sistema de información no es

únicamente un conjunto de programas y equipos informáticos los cuales se utilizan en la

gestión diaria de la actividad productiva”

De acuerdo con lo que dicha asociación (Científicas, 1994) podemos tener en cuenta que:

“El sistema de información no registra todas las variables y parámetros posibles del

sistema del mundo real (o sistema objeto) que son virtualmente infinitos, sino que abstrae

y selecciona ciertas características del sistema objeto, de acuerdo con los propósitos del

sistema de información y con los intereses de sus usuarios.”

En la práctica, el propósito de un sistema de información es obtener la información

correcta para las personas que la necesitan en el momento preciso, y en la cantidad y el

formato adecuado. Dado que los sistemas de información están concebidos para proporcionar

información útil que sirva para tomar decisiones, es indispensable recordar la necesidad de

usar adecuadamente la pirámide de conocimiento:

• Datos

• Información

• Conocimiento

• Toma de decisiones

Los sistemas deben facilitar el tratamiento de los datos, su conversión en información, y

mediante el contexto adecuado la conversión, a su vez, en conocimiento, que servirá para la

toma de decisiones y la correcta ejecución de las acciones a realizar.

Funciones básicas de un sistema de información

Las funcionalidades básicas de un sistema de información son:

• Entrada. Los datos y la información sobre transacciones comerciales, operaciones

financieras, gestión de recursos humanos, operaciones de compra, etc. se capturan en

dispositivos de entrada.

• Procesamiento. Los datos se transforman, se convierten y se analizan mediante los

procesos adecuados de almacenamiento, análisis, transferencia a un dispositivo de

salida.

• Almacenamiento. Los datos se almacenan en la memoria central o en dispositivos de

almacenamiento internos o exteriores, tales como unidades de disco, discos CD,

DVD, memorias tipo pendrive, menorías flash, memorias SSD, o en la nube (clcud).

• Salida. Los datos, la información, los documentos, informes, fotos, videos

(información no estructurada) se distribuyen a monitores (pantallas), impresoras,

reproductores de audio, de video, cámaras fotográficas, mediante redes de

 comunicación y dispositivos electrónicos como teléfonos inteligentes, tables,

dispositivos lectores o de grabación.

• Mantenimiento y realimentación. Un mecanismo de mantenimiento y

realimentación monitoriza y controla todas las operaciones.

3.1.1 Sistema

Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que forman una actividad y

buscan alcanzar un objetivo donde operan datos que contiene información. Es "un todo

organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes, que forman un todo

complejo o unitario “. Según (Martinez A. , 2022) define que el sistema:

“Es un elemento completo donde cada uno de sus componentes se vincula con otro

componente, tanto de forma material como conceptual. Los métodos tienen composición,

organización y dominio, pero únicamente los sistemas materiales tienen mecanismos y

solamente algunos de ellos tienen figura o configuración”.

Con respecto a que es sistema se dice que es: “conjunto de elementos en interacción con

un propósito u objetivo común. Todo sistema puede caracterizarse por su entorno, su

propósito, sus entradas, sus salidas y los procesos que transforman las entradas en salidas.”

(Científicas, 1994)

Es muy importante que el sistema que se vaya aplicar en las organizaciones sea la

correcta, ya que así se lograra alcanzar un objetivo que nos permitirá tener más compleja la

información de alguna empresa.

Características de los sistemas

Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u

objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar

un objetivo.
Globalismo o totalidad: Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad

producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema.

Hay una relación de causa/efecto.

Tipos de Sistemas

En cuanto a su naturaleza, pueden clasificarse en cerrados o abiertos.

• Sistemas cerrados: Se caracterizan por su hermetismo, debido a que no producen

ningún trueque con el ambiente, por lo cual no se ven dañados ni ejercen

predominación en él. Poseen un comportamiento plenamente programado y definido.

• Sistemas abiertos: Se caracterizan por entablar intercambios con el medio ambiente

que los circunda, para lograrlo, se valen de salidas y entradas por las que cambian, de

forma reiterada, energía y materia.

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos.

• Sistemas conceptuales o abstractos: Constituidos por conceptos ajenos a la realidad

y que resultan abstractos.

• Sistemas físicos: Constituidos por objetos o seres concretos y tangibles.

3.1.2 Información

Con respecto a que es información se dice que: “La información es un conjunto de

datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno, que organizados en un contexto

determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o

incrementar el conocimiento acerca de algo.” (Thompson, 2008)

La información es en potencia una mercancía que se compra y vende en un mercado y

cuya economía se basa en la rareza, mientras que un conocimiento pese a determinadas

limitaciones: secreto de Estado y formas tradicionales de conocimientos esotéricos, por

ejemplo: pertenece legítimamente a cualquier mente razonable, sin que ello contradiga la

necesidad de proteger la propiedad intelectual. La excesiva importancia concedida a las

informaciones con respecto al conocimientos pone de manifiesto hasta qué punto nuestra

relación con el saber se ha visto considerablemente modificada por la difusión de los modelos

de economía del conocimiento la información estaba modificando aceleradamente la base

material de la sociedad y destacó que se trataba del advenimiento de “la era de información”

De dicha forma se dice que: “Un informe lleno de tablas inconexas, puede ser

considerado información por el que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como “ruido”

por el que lo recibe.” (Carrion, 2017)

Se debe recalcar que la información es muy importante porque es un grupo de datos

que tiene un sentido, y cuyo objetivo es agrandar conocimientos, informar o dar ideas sobre

un asunto definido.

3.1.3 Sistema de Información. Definición, Tipos.

Definición Sistema de Información

Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada

según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información que sea

necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control

correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para

desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

A su vez esta asociación (Científicas, 1994) nos da referencia a que:

“Un sistema que mantiene registros sobre las características y la evolución de otro

sistema, denominado sistema objeto. Un sistema de información posee los elementos

necesarios para capturar, almacenar, representar y recuperar información. Todo

 sistema de información acepta una clase de datos como entrada, los somete a algunas

transformaciones y proporciona información a unos usuarios.”

El concepto de SI es anterior al de la informática., por lo que en ningún momento se

nombran las palabras tecnología, ordenadores, redes, software... No obstante, es muy

susceptible de ser informatizado

Tipos de sistemas de información

Según (Sordo, 2021) “Los sistemas de información cuentan con la ventaja de que no

solo tienen una única función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias,

dependiendo de sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos de sistemas

que cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a tu negocio.”

Los tipos de sistemas de información se clasifican en:

1. Sistemas de Información transaccionales:

También se conocen como Sistemas de Proceso de Datos. buscan hacer un

seguimiento de las actividades y las transacciones elementales de la organización. Responden

a preguntas como el dinero que ha entrado hoy en caja o si se han realizado los pagos de las

nóminas del mes

• Capturan, procesan y almacenan datos de transacciones.

• La información presenta un alto grado de detalle.

• Ofrecen apoyo a las actividades operativas de la empresa

• En la actualidad están muy consolidados los paquetes integrados de gestión.

2. Sistemas de información para la toma de decisiones:

Son los sistemas en los que se apoya el seguimiento, control y toma de decisiones de

los gerentes.
 • Trabajan con información tanto interna (del SI Operacional) como externa.

• Incorporan herramientas de análisis de los datos para servir de apoyo a la toma de

decisiones

• Dentro de esta categoría encontramos diversos tipos de aplicaciones informáticas:

DSS, EIS, OLAP....

Este conjunto de tecnologías se suele denominar Business Intelligence (BI)

3. Sistemas de Información de Comunicación:

• El objetivo es poner en contacto a las personas de la organización.

• Está presente en todos los niveles.

• Maneja información más o menos formal y poco estructurada.

• Deben tener una funcionalidad muy variada para manejar diversos tipos de

información (por ejemplo, multimedia).

• Ejemplos de aplicaciones informáticas: Correo electrónico, groupware, tablones

electrónicos de noticias, Intranets...

La pirámide jerárquica de la empresa

La composición jerárquica de una organización es una especie de gráfico que sugiere

la postura y la capacidad de cada empleado en la organización. Cada nivel de dirección o de

planificación requiere un tipo de información para tomar distintos tipos de decisiones:

3.1.4 Software de Sistemas de Información

 “Es un conjunto de programas que coordinan las actividades y funciones del hardware y

otros programas a través del sistema de cómputo. Cada tipo de software de sistemas está

diseñado para una cpu específica y clase de hardware.” (Reynolds, 2000)

Software: Se puede entender como una serie de instrucciones efectuadas para el

funcionamiento del hardware de las computadoras.

Según (Fuente, 2004) “El software, por lo tanto, es un conjunto de instrucciones

normalizadas que convierten un “input (datos) en output (información o acciones)”

Además, proporciona un valor específico al negocio y no como el hardware que es de

propósito general El software de sistema de información, corresponde a la clase de

programas que controlan y apoyan al hardware de computadora y sus actividades de

procesamiento de la información. Es más general que el de aplicación y suele ser

independiente de cualquier tipo específico de aplicación.

De aplicación: Conjunto de instrucciones de computadora escritas con un lenguaje de

programación, las cuales dirigen al hardware para que efectúe actividades específicas de

procesamiento de datos y de información que proporcionan funcionalidad al usuario.

Tipos de software de aplicación

Existe un gran número de programas de aplicación diseñados para fines específicos,

ej.: Control de inventarios o de nóminas. Un paquete es un programa o grupo de ellos de

computadora que ha creado un vendedor, disponible en forma reempaquetada.

❖ Hoja de cálculo: Transformar la pantalla en cuadrículas. Dichos paquetes se usan

sobre todo en el apoyo para las decisiones como las relativas al procesamiento de

información financiera (declaraciones de ingresos o análisis de flujo de efectivo).

❖ Administrador de datos: Apoya el almacenamiento, la recuperación y la

manipulación de datos. Existen dos tipos: programas de llenado que se modelan con

técnicos de llenado manual y sistemas administradores de bases de datos (DBMS)

 que aprovechan la capacidad de una computadora para almacenar y recuperar con

rapidez y precisión datos en el almacenamiento primario y secundario.

❖ Procesador de palabras: Permite manipular texto y no solo números. relacionar

información. Intercambian datos a través de cables especiales o públicos, líneas

telefónicas, sistemas de retransmisión de satélite o circuitos de microondas

❖ Grupos de software: Paquetes integrados de software de aplicación y pueden incluir

procesadores de palabras, hojas de cálculo, sistemas administradores de bases de

datos, graficadoras, herramientas de comunicación y otros

❖ Software de groupware: El software de grupo de trabajo ayuda a los grupos y

equipos a trabajar en conjunto compartiendo información y controlando al flujo de

trabajo dentro del grupo.

❖ Software empresarial integrado: Consiste en programas que manejan las

operaciones vitales de la compañía, desde el levantamiento de pedidos, hasta la

manufactura y la contabilidad.

3.2 Gestión documental

La gestión documental se apoya en la captura, almacenamiento y recuperación de

documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos cada día.

Según Russo se pueden definir como:

“Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados

con creación, recepción y organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de

documentos.” (Russo, 2009)}

“Constituye el punto de partida para que cada sistema, cumpla con los requerimientos de

información que necesiten sus usuarios, a partir de una selección, ordenamiento, búsqueda y

recuperación de sus fuentes documentales oportunas a cada necesidad.” (Montejo, 2012)

La gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir

orientada a las personas que la utilizaran, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa.

Dependiendo de su procedencia, la información de una organización, se puede categorizar

en tres tipologías:

Ambiental: Son las fuentes de información que se utilizan. Aporta información externa.

Interna: Es la documentación operativa. Aporta información interna.

Corporativa: Es la información que la empresa comunica al exterior.

3.2.1 Gestión

Ha interrumpido con fuerza últimamente en el panorama de la administración de toda

clase de empresas, más que nada gracias al auge que las Novedosas Tecnologías permanecen

experimentando y su consecuencia en el desarrollo de la llamada Sociedad de la

Información.

“Suele relacionarse principalmente con el mundo corporativo, con las acciones que

desarrolla una empresa para alcanzar, por ejemplo, su objetivo de ventas o de ganancias.”

(Westreicher, 2017)

Además, hablamos de distinguir este criterio de la Administración de Información,

diferencia que viene dada por la oposición de 2 conceptos primordiales: entendimiento tácito

y entendimiento explícito.

“La gestión es cuestión de herramientas; en la idoneidad de las herramientas reside en

buena medida la eficacia de la gestión” (Velasco, 2009)

Es usado para referirse a todo grupo de actividades o diligencias que permiten la

ejecución de cualquier actividad o el cumplimiento de un quiero. En otros términos, al

referirnos a una administración se refiere a todos esos trámites que se tienen que hacer con

el objetivo de solucionar una situación o de materializar un plan.

3.2.2 Documento
 Con respecto a que es sistema se dice que es: “Un conjunto de señales coherentes,

registradas en un soporte material, realizadas con intención de comunicar y que, en su forma

final, pueden ser interpretadas por un ser humano.” (Científicas, 1994)

Grupo de las especialidades que poseen por objeto de análisis un proceso informativo en

el cual se da una actividad de recuperación de mensajes emitidos en procesos anteriores y

que, por medio de estudio y procedimiento técnico, se comunican transformados con el fin

de que sirvan de fuente de información para la obtención otra vez entendimiento, o para la

toma de elecciones. En cuanto a Documento dicho autor define como:

“Se define el documento como todo soporte portador de un mensaje emitido con

intención comunicativa y potencialmente informativo para el receptor. Por tanto, los

componentes del documento serían dos: el mensaje y el soporte que lo vehicula.” (Bravo,

2001)

3.2.3 Sistema de Gestión

Es aquella donde se abordan conocimientos de elementos de gestión, en el cual forman

parte del sistema y a su vez juega un papel importante.

“Los sistemas se definen según el propósito que los directivos pretenden alcanzar por

medio de su gestión. Normalmente los propósitos que buscan la dirección de su organización

están relacionados con diversos factores administrativos.” (Hurtado, 2008)

Debe existir en las empresas, ya que es importante debido a que se deben aplicar los

elementos de gestión los cuales son: misión, visión, valores y otros. Son elementos

estratégicos de gestión, por lo tanto, son esenciales para la organización. De dicha forma se

dice que:

“Las organizaciones planifican sus sistemas de gestión de manera más participativa,

considerando las partes interesadas relevantes y teniendo en cuenta sus recursos financieros.”

(Sanabria, 2020)
 Un sistema de gestión es un instrumento que posibilita mantener el control de, planear,

acomodar y, hasta cierto punto, automatizar las labores de una compañía.

3.2.4 Gestión documental. Definición, Elementos, Características

Definición

“La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de

documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los

días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato

electrónico.” (Martinez S. , 2019)

Es un conjunto de actividades el cual permite coordinar y controlar aspectos

relacionados con la creación, organización, almacenamiento y difusión de documentos.

Dicho tema se puede definir como:

“La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma

exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un

sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que

favorezca la productividad empresarial.” (Díaz, 2015)

Ayudará a la planificación de la estrategia de un proyecto y de un propio diseño

dinámico y flexible.

Elementos

• Origen y contenido de la documentación

• Ordenar el correo electrónico

• Organización de la información en carpetas de la red local

• Establecimientos de atributos asociados a los documentos

• Uso de nomenclatura para su localización

 • Almacenamiento

• Bases de datos relacionales y documentales

• Definición de los metadatos

• Accesibilidad y seguridad

• Obtención y captura de los documentos

• Política de expurgo y preservación

Características

• Solo se podrá llevar a cabo con éxito con la disposición de las partes involucradas y

la determinación de una política adecuada y precisa.

• Las organizaciones no toman conciencia de su importancia y los beneficios si

tomarán la decisión de implementar un proyecto de gestión documental.

• También, es de suma prioridad la utilización de los recursos que nos brinda la

archivística tradicional junto con la nueva tecnología.

• Requiere de una visión global de todos los aspectos involucrados en el proyecto de

gestión documental para lograr integrar los documentos en papel, electrónicos,

bases de datos y las personas que intervienen en el mismo.

3.2.5 Modelo de Gestión Documental. Definición. Ciclo de vida de los documentos.

Según (Meléndez, 2015) dice que: “Se entiende por Modelo de Gestión de Documentos

el esquema teórico que debe facilitar la comprensión y homogénea implantación de la

gestión documental de una organización”

El Modelo de Gestión Documental se basa en el estándar ISO 30301, el cual

proporciona una serie de requisitos para implementar un Sistema de Gestión para los

documentos. Asimismo, se comprende un conjunto de componentes y procesos, entre los

cuales podemos mencionar, políticas, objetivos, roles, procesos, herramienta informática,

interoperabilidad, certificados digitales y capacitación.

 La implementación del Modelo de Gestión Documental a nivel del Poder

empresarial puede ser potenciada para que las empresas y organizaciones puedan adoptar de

manera progresiva y gratuita las herramientas y soluciones diseñadas para la

implementación del referido modelo. Entre los aspectos claves a considerar tenemos: -

Sensibilizar a la alta dirección de las entidades públicas sobre la importancia de la

digitalización de documentos. - Realizar capacitaciones sobre gestión documental,

interoperabilidad.

- Contar con el apoyo del titular de la entidad o líder de gobierno digital para la

implementación.

“Un ciclo de vida para la información audiovisual debe tenerse en cuenta los criterios de

los modelos del ciclo de vida digital” (Alfonso, 2020)

El periodo de vida de un archivo, es la sucesión de etapas que atraviesa un archivo, así

como la época predeterminada que debería quedar en cada fase a partir de que se crea hasta

su documento o devastación.

3.2.6 Sistemas de gestión documental. Definición, Características. Normas ISO

30300,30301,30302.

Sistema de gestión documental

“Es un «sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la

consulta de fuentes de información constituidas por documentos y, por lo tanto, sirve para

explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de

los usuarios del sistema.” (José Martínez Sánchez, 1997)

Los sistemas de gestión documental se utilizan en el seno de organizaciones públicas o

privadas, con el objetivo de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos

que soportan sus negocios o actividades. Entre los posibles beneficios que se pueden obtener
mediante esta automatización de la gestión documental podrían considerarse los siguientes:

✓ El aprovechamiento del capital intelectual de la organización, ya que el

conocimiento se crea una sola vez y es reutilizado muchas veces.

✓ La gestión del flujo de trabajo, mediante el control del flujo de información a través

de todas las fases de un proceso de trabajo.

✓ Se favorece un trabajo en equipo más efectivo acelerando actividades críticas para la

organización (por ejemplo, las ventas).

✓ Al disponer de la documentación de forma inmediata, se puede mejorar el proceso de

producción (si existe) y el servicio al cliente.

✓ Permite una rápida respuesta a eventos o imprevistos que puedan surgir.

Características

Un sistema de gestión documental es un sistema informático que, por tanto, está

compuesto de características físicas (el hardware) que constituyen la infraestructura del

sistema y otros lógicos (el software) que proveen los servicios necesarios para gestionar un

documento en una organización desde su nacimiento hasta su muerte.

❖ Infraestructura

El hardware, junto con el software de base, constituye la infraestructura sobre la que

se va a trabajar, que estará integrada por los computadores, tanto los que utilizan lo

usuarios (clientes del sistema), como el o los computadores que centralizan las bases de

datos documentales (servidores); además de la red que interconecta todas las máquinas y

el sistema operativo sobre el que funciona el software de gestión documental.

❖ Servicios de autor
 Un sistema de administración documental debería dar la entrada a herramientas de

creador para permitir la construcción de los documentos que van a ser gestionados y

debería poder manejar formatos de documentos creados por otras aplicaciones. Estas

herramientas tienen la posibilidad de ser a partir de procesadores de escrito

convencionales hasta editores de hipertexto o hipermedia que permitan la integración de

elementos multimedia en los documentos y enlaces para facilitar la «navegación» por su

contenido.

❖ Servicios de almacenamiento

El núcleo que subyace a todo sistema de gestión documental lo constituye un gestor

de base de datos, tradicionalmente relacional, aunque en la actualidad se tiende hacia la

orientación a objetos como paradigma de almacenamiento (José Martínez Sánchez, 1997),

considerando un documento compuesto por objetos de información que además incluye

información sobre cómo los objetos deben ensamblarse.

Esto, además, puede permitir el presentar después a los usuarios documentos

virtuales diferentes, adaptando el ensamblaje de las partes a las características de cada

usuario. En definitiva, de lo que se trata, como se indica en la figura 1, es de evolucionar

desde el clásico almacenamiento estático de los documentos hacia un almacenamiento

que permita su composición en el mismo momento en el que van a ser utilizados por los

usuarios.

❖ Servicios de búsqueda

Junto con los servicios de almacenamiento de los documentos, un SUD debería dar

servicios de averiguación en aquellos documentos. Esto suele hacerse por medio de

índices, que no son sino bases de datos con indicadores o localizadores que señalan el

sitio dónde se almacenan los documentos.

 ❖ Servicios de trabajo corporativo

Estos servicios constituyen la mayor novedad que presentan los modernos sistema de

gestión documental frente a los clásicos. Han sido incorporados ahora que la tecnología de

redes de computadores, especialmente Internet e Intranet, permite una perfecta

comunicación entre los posibles integrantes de grupos de trabajo.

Normas ISO 30300,30301,30302.

✓ Para la implantación de un sistema de gestión 30300 Los causantes directos de la

implementación tienen que tener conocimientos de administración documental al

tiempo que de sistemas de administración. El sistema de administración postulado por

esta regla puede implementarse incluido con otros sistemas de administración

permitiendo, con poco esfuerzo, incrementar la efectividad de los mismos.

✓ La norma ISO 30301 ha sido realizada para contribuir a las empresas a llevar a cabo,

operar y mejorar un Sistema de Administración para los Documentos (SGD) eficiente.

Este último le posibilita a las empresas conseguir la eficiencia empresarial, la

rendición de cuentas, la continuidad, y la administración del peligro.

✓ La norma ISO 30302 proporciona una guía para la implementación de un sistema de

gestión para los documentos (SGD) en concordancia con la norma ISO 30301.Esta

norma está destinada a utilizarse conjuntamente con las normas ISO 3300 e ISO

30301.

3.2.7 Software de Gestión documental

El término «software» fue usado por primera vez en este sentido por John W. Tukey en

1957. En la ingeniería de software y las ciencias de la computación, el software es toda la

información procesada por los sistemas informáticos: programas y datos. Se conoce como

software al equipamiento o soporte lógicos de un sistema informático; comprende el conjunto

de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas,

en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware. Los componentes

lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas.

Por otra parte, (Martelo, Scielo, 2015) definen que:

“Un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dicho software permite

administrar y organizar la documentación generada en el proceso de implantación del

SGSI. Para soportar dicho software, se diseña e implementa un modelo que define

acciones de gestión necesarias para la aprobación, revisión, actualización, estados y

legibilidad en documentos durante el ciclo de vida del SGSI.”

Dentro del software existen muchas versiones de tanto de carácter libre como también

pagado para el manejo de la Gestión Documental. En los últimos tiempos se comienzan a

destacar varios softwares de Gestión Documental; entre los más conocidos podemos

mencionar: Orfeo, DocShare, Documany, Yerbabuena, DocuWare, Feng Office(OpenGoo),

entre otros.

Podemos clasificar el software de gestión documental en función de su complejidad. Los

administradores de archivos, como el explorador de Windows, son software de gestión

documental, aunque muy rudimentarios. Permiten las operaciones básicas de la gestión

documental: el acceso al recurso y la capacidad de compartir la información. Sin embargo,

no son capaces de relacionar la información ni de proveerla de un contexto.

Una aplicación de gestión documental permite relacionar los documentos entre sí y darles

una semántica común. Ha de posibilitar la búsqueda de información dentro de toda la base y

ser capaz de ofrecer documentos relacionados.

Refiriéndose a software see dice que: “El software permite que el usuario instruya a los

dispositivos de hardware para la ejecución de funciones específicas que proporcionarán

valor añadido al negocio.” (Joyanes, 2015)

 En resumen, provee una base operativa de colaboración. Esto quiere decir que una

aplicación de gestión documental está orientada a un contexto operacional que tenga

relevancia para cualquier organización.

3.3 Los sistemas de información y los sistemas de gestión documental

“Un Sistema de información es un conjunto de partes que se interrelacionan con el fin

de administrar datos e información, organizarlos y prepararlos para su posterior uso.”

(Hurtado Acosta, 2014)

Un Sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial

mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo

los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.

Ambas se definen como: “Existe una fuerte interrelación y complementación entre los

Sistema de Gestión Documental y los Sistemas de Información. Cada sistema crea cimientos

base para la implementación óptima a posteriori de subsiguientes sistemas de gestión

organizacional.” (Montejo, 2012)

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que

disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales

y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de

datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos

administrativos.
 4. Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

• Es una herramienta para la institución o empresa debido a que permite agilizar el flujo

de tiempo y espacio.

• Permite llevar información de una manera estructurada y de cual se puede llegar a un

propósito que sea efectivo para una organización.

• La implementación de tecnologías de gestión documental permite a las

organizaciones ser más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos lo

cual se verá reflejado en un incremento en la productividad.

Recomendaciones

• Para garantizar la sostenibilidad de los documentos digitales, un sistema de gestión

documental debería ser integrado, controlado y normalizado.

• Los documentos deben ser conservados en formato accesible de acuerdo con las

políticas y objetivos de las organizaciones.

• Es importante tener en cuenta las normativas que se aplican en el ISO ya que nos

permitirá llevar a cabo una buena organización en nuestra empresa.

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6. Anexos