EL PROCESO DE CONTROL

IMPORTANCIA:
 Permite que las actividades y procesos en la empresa se ejecuten de
la mejor manera y se puedan solventar de los problemas que surjan,
así como obtener aprendizaje a partir de la realización de estos
procesos para poder hacer mejoras en un futuro.
 Promueve el aseguramiento de la calidad.
 Protege los activos de la empresa.
 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
 Sirve para determinar y analizar las causas que originan las
desviaciones, y evitar que se repitan.
 Es el fundamento para el proceso de planeación.
PRINCIPIOS DEL CONTROL:
1. Equilibrio: Para cada grado de delegación conferido
debe establecerse el grado del control
correspondiente. El ejercicio de la autoridad debe
ser proporcional al grado de control aplicado. Es
decir, al delegar la autoridad, debemos contar con
las herramientas necesarias para verificar su buen
funcionamiento.
2. De Los Objetivos: Los objetivos son el eje de toda
organización, sin ellos el control no existiría. No hay
forma de controlar algo que no se ha determinado
mediante el establecimiento de objetivos: el control
está en función de éstos. Por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas específicas de
actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de
lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos.
Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos
límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo
y de dinero.
3. Oportunidad: El control debe aplicarse antes
que ocurran errores, con la finalidad de
aplicar medidas correctivas oportunamente.
Un control cuando no es oportuno, carece de
validez y, obviamente, reduce la
consecuencia de los objetivos al mínimo.
4. Desviaciones: Todas las variaciones que se
presenten deben ser analizadas y estudiadas, de
tal modo que se encuentre la situación que las
originó, para evitar más errores en el futuro.
5. Costeabilidad: Para lograr una
reducción de costo dentro del
control es necesario identificar
actividades y procedimientos
específicos; es decir, aquellas
actividades que realmente contribuyan al logro de objetivos. El
establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo
que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que este reporte.
6. Excepción: Nos indica que el control debe ser
aplicado preferentemente sobre las funciones
y actividades representativas o estratégicas
que colaboren al alcance de los objetivos, con
el propósito de reducir tiempos y costos. Este
principio se auxilia de métodos
probabilísticas, estadísticos o aleatorios.
7. De La Función Controlada: La persona que
ejerce el control de una actividad no debe ser
juez y parte; es decir, no debe tener relación
directa ni estar involucrada con las tareas que
revisa. Una aplicación clara de este principio se
puede encontrar en el siguiente ejemplo: el
control que elabora los estados financieros no
será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son
verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir
aspectos de carácter personal.
AMBITOS DEL CONTROL EN LA EMPRESA:
Control de producción:
 Proceso:
Maneja y regula el movimiento de los diferentes materiales
mientras se realiza un ciclo de elaboración.
 Técnicas:
1. Asegura los niveles correctos de inventario.
2. Monitorea que cada proceso cuente con los materiales
necesarios
3. Garantiza la entrega de pedidos
4. Genera la capacidad de identificar la procedencia de cada
artículo.
 Herramientas:
1. Diagrama de Pareto
2. Diagrama de correlación
3. Diagrama de Ishikawa
Control de mercadotecnia:
 Proceso:
Se encarga de la elaboración de estrategias y planes de marketig
para hacer llegar un producto consumidor.
 Técnicas:
1. Investigación de mercado
2. Distribución limitada de pruebas para conocer si es rentable o
no.
3. Estrategias de precio.
4. Estrategias de producción.
 Herramientas:
1. Análisis de venta.
2. Análisis de varianza de ventas.
3. Análisis de microventas.
4. Análisis de participación del mercado.
Control de finanzas:
 Proceso:
 Está enfocada en el diagnóstico de la salud económica y financiera
de la organización y se encarga de la detención de problemas o
desviaciones financieras.
 Técnicas:
1. Presupuestos.
2. Análisis financiero.
3. Auditorias.
 Herramientas:
1. Estado de flujo efectivo.
2. Balance de situación.
3. La cuenta de pérdidas y ganancias.
4. Contabilidad de costes de la financiación.
5. Aplazamiento financiero.
6. Fondo de mano de obra (FM).
7. Indicadores financieros.
Control de recursos humanos:
 Proceso:
El responsable de la selección y contratación del personal idóneo
para cada puesto laboral vacante, y también del mantenimiento de
un plantel laboral con posibilidades y comodidades, en buenos
amientes, con respeto y tolerancia.
 Técnicas:
1. La motivación y el clima laboral.
2. La comunicación interna.
3. Gestión de competencias y evaluación del desempeño
 Herramientas:
1. Redes sociales internas. El objetivo de este tipo de redes
sociales es mejorar la comunicación interna y la colaboración
entre los empleados.
2. Herramientas de gamificacion.
3. Plataformas de e-learning.
4. Plataforma de gestión.
TECNICAS DEL CONTROL:
Una técnica de control es un procedimiento que representa información
de la organización de una manera tal que le permita desarrollar e
implementar una estrategia adecuada señalando los puntos fuertes y
débiles.
La presupuestacion:
Se denomina un documento en el que un individuo u organización, pública
o privada, expone su previsión de gastos y ganancias durante un
determinado lapso de tiempo. Los presupuestos son presentaciones
anticipadas de los resultados que se esperan en términos financieros
(Como en los presupuestos de ingresos, gastos y capital)

Datos estadísticos:
Son análisis estadísticos de innumerables aspectos de una operación y la
clara presentación de datos estadísticos, ya sea de naturaleza histórica o
de pronóstico, son importantes para el control. Su objetivo es mostrar
cómo ha sido la tendencia en un determinado periodo con el fin que el
administrador pueda extrapolar y estimar los rumbos de los sucesos mas
importantes.
La auditoría:
Es definida como el “examen hecho por una persona o firma de auditores”
para proporcionar información sobre el desenvolvimiento y situación de la
empresa. Su propósito es detectar fraudes o fallas y hacer las
recomendaciones para poder prevenirla.
El termino AUDITORIA se relaciona con el control y se puede aplicar en
formas amplias para hacer alusión a diferentes situaciones.
1. Evalúa el entorno en que se desenvuelven las organizaciones, en
especial su papel en la social y económico.
2. Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas
establecidos por la administración y la habilidad de aplicar es
proceso administrativo.
3. Evaluar los planes de desarrollo a nivel de empresa y a nivel
macroeconómico.
4. Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las
operaciones de la empresa.
5. Evaluar la productividad y economicidad de la empresa.
6. Evaluar los procedimientos administrativos de personal.
Existen 2 tipos de auditoria:
 Auditoria externa: Es un proceso de verificación que implica la
evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros
de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como
también los informes financieros con el objetivo de verificar si están
completos y exactos. La auditoría es realizada por personal contable
empleado por un despacho externo de contadores o por contadores
contratados al efecto. La auditoría externa se efectúa cuando el
período de operaciones de la organización ha concluido y los
estados financieros están terminados.
 Auditoria interna: Son realizadas por miembros de la organización.
Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la
organización están debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente
para preparar los estados financieros. Además, sirve a los directivos
para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el
desempeño de los sistemas de control.
Control de calidad: La calidad se refiere a las características físicas o no
físicas que constituyen la naturaleza básica de algo. El tamaño la forma y
color son cualidades directas. Los programas explícitos de control de
calidad han sido más evidentes en las empresas.

Observación personal:
Nos dice las demás técnicas son fundamentales para la labor de control. Es
conveniente que todo administrador debe tomar en cuenta esta técnica
de observación personal ya que los resultados pueden ser mas
beneficiosos si la información disponible se aumenta y se perfecciona a
través de la observación directa de las personas.

Registro de la red:
Esta es una técnica muy importante dentro del control en la primera fase
del análisis es PERT es anotar cuidadosamente cada una de estas etapas,
el orden encadenado que deben seguir y el tiempo requerido. Esta
información se registra en forma red, generalmente en forma gráfica. Se
utiliza para ver si realmente una idea de negocio va a ser factible, va a ser
demandada el producto o servicio en el mercado.
Operaciones:
 Decisión de añadir el producto
 Trabajo de ingeniería terminado
 Financiamiento arreglado
  Colocación de pedidos de compra de materiales
 Producción iniciada
 Campaña de ventas arregladas
 Llegadas de pedidos iniciales
 Envió de pedidos iniciales
Grafica de Gantt:
El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar
tareas a lo largo de un periodo determinado. Uno de los elementos más
importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades
tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que
deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren
al mismo fin.
Henry I. Gantt, inventó para este efecto los Diagramas de Gantt y que
consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que,
por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas,
días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su
simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella.
Es importante para llevar una secuencia y de esa manera lograr los
objetivos que se han establecido en la parte de la planificación. Esta
encargada de:
1) Las técnicas de ruta crítica.
2) Técnica PERT.
3) La técnica CPM.
4) La técnica RAMPS.
Herramientas del control:
Las herramientas de control, entonces, nos permitirán lograr una mejor
posición en el ámbito empresarial al ayudarnos a crear estrategias
orientadas a la personalización, la mejora continua, el conocimiento de las
necesidades de los clientes.
1) Empoderamiento:
El empoderamiento es una herramienta de control muy útil para las
empresas que consiste en delegar u otorgar poder, autoridad y
autonomía a los colaboradores para que puedan tomar decisiones,
realizar tareas o resolver problemas sin requerir la autorización de sus
superiores.
Para poder funcionar de marera correcta, se necesita:

 Que los que están al frente obtengan información concisa y

clara para la toma de decisiones y resolución de problemas.

 Que cuente con todas las herramientas y recursos adecuados.

 Que exista retroalimentación para resolver dudas o preguntas y

que se dé una orientación.

2) Effiwork:
es una herramienta de control que te permitirá medir la
productividad de quienes laboran en la compañía y optimizar los
tiempos, ya que posibilita eliminar distractores, optimizar los recursos
y permite la detección automática de aplicaciones.

3) Connecteam:
Connecteam te permite crear tu propia aplicación de trabajo para
tener comunicación con tus equipos de trabajo. Es ideal para aquellas
organizaciones que cuentan con un gran número de colaboradores
remotos, ya que estos podrán crear listas de verificación de
proyectos, subir archivos, revisar los horarios de trabajo e incluso,
capacitarse para nuevos cargos.
4) Diagramas de control:
Son una herramienta de control utilizada para supervisar el desarrollo
de los procesos de producción y poder identificar las posibles
inestabilidades o verificar que funcionen correctamente. En caso de
que los puntos del diagrama se encuentren dentro de los límites, se
considera que el proceso está bajo control, pero en cuanto uno o
varios de ellos muestran anomalías, se debe comenzar a buscar la
causa del mismo para darle solución.

5) Palancas de control de Simons:

En 1995, Robert Simons desarrolló una teoría de control útil para
aquellas compañías que requieren flexibilidad e innovación para
poder competir. Esta herramienta de control está constituida por
cuatro elementos:

 Sistema de creencias.
 Sistemas de límites.
 Sistema de control interactivos.
 Sistema de gestión de control.

6) Tablero de comando:
Está conformado por indicadores clave de desempeño, también
llamado Key Performance Indicator, cuya sigla es KPI. Esta
herramienta de control sirve para realizar evaluaciones continuas y
dar seguimiento a la situación actual de la organización. Se basa en
indicadores financieros y operativos. Hay tres tipos de tableros de
comando, según el nivel organizacional en el que se quiera aplicar:
táctico, estratégico u operativo, y permite tener un balance de
aspectos como inventario, gestión de pedidos, servicio al cliente,
abastecimiento, entre otras cosas.