Los sistemas de informacin en las organizaciones

I. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES1

NADIE PUEDE, HOY EN DA, EVITAR EL CONTACTO CON LOS SISTEMAS. LOS SISTEMAS ESTN EN TODAS PARTES: SISTEMAS GRANDES, SISTEMAS PEQUEOS, SISTEMAS MECNICOS Y ELECTRNICOS Y AQUELLOS SISTEMAS ESPE-

A) INTRODUCCIN

CIALES QUE CONSISTEN EN ASOCIACIONES ORGANIZADAS DE PERSONAS. EN DEFENSA PROPIA, DEBEMOS APRENDER A VIVIR CON LOS SISTEMAS, A CONTROLARLOS ANTES DE QUE ELLOS NOS CONTROLEN A NOSOTROS. COMO LE DIJO HUMPTY DUMPTY A ALICIA (AUNQUE EN OTRO CONTEXTO): LA PRE2

GUNTA ES: QUIN HA DE SER EL AMO, ESO ES TODO. (GALL, 1977)

Estas notas se disearon con la finalidad de servir de apoyo a los estudiantes de la experiencia educativa: Los Sistemas de Informacin en las Organizaciones a fin de que tengan un acercamiento con la teora de los sistemas, y con conceptos como dato, informacin, sistema y sistema de informacin, motivo por el cual, inicio despus de esta introduccin, con una perspectiva prctica de estos conceptos para continuar con algunos comentarios acerca de los tipos de sistemas y terminar con algunas conclusiones personales sobre el tema y su importancia.

B) CONCEPTO DE SISTEMA
Para trasladarse diariamente al trabajo las personas hacen uso de lo que comnmente se denomina como sistema de transporte el cual, a su vez, requiere para circular ordenadamente en la ciudad del sistema de trnsito; al llegar a la oficina, es necesario verificar la llegada de los empleados mediante el sistema de control de asistencias el cual al trmino del perodo de pago permitir de acuerdo con las polticas establecidas y mediante el sistema de nmina generar el cheque del sueldo que le corresponda a cada trabajador dentro de la organizacin. Estos y otros muchos sistemas forman parte de la vida de los individuos y de su quehacer diario, se les llama SISTEMAS debido a que muestran las caractersticas que se mencionan a continuacin y que han permitido definirlos bajo este concepto3. La interaccin e interdependencia de sus elementos. La persecucin de un objetivo o finalidad. Los sistemas deben considerarse como un todo compuesto de partes que a su vez pueden ser tambin subsistemas. La interaccin con el medio ambiente

1 2

Notas desarrolladas por la C. Teresa Garca Lpez en febrero de 2002. Yourdan, Edward. Anlisis estructurado moderno. Editorial Prentice Hall, 1993,pp. 4.

3 Lucas Jr., Henry C. The analysis, design, and implementation of information systems. McGraw Hill International Editions, Third edition, 1987.

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Los sistemas tienen entradas y salidas necesarias para otros sistemas por lo cual tienen retroalimentacin del medio. Transforman entradas en salidas las cuales son diferentes en su forma de las primeras. La sinergia. Como concepto administrativo se refiere a que los elemento en forma independiente tienen un resultado inferior al que generan al integrarse para lograrlo. Se conoce tambin como 2+2=5. La equifinalidad o existencia de mltiples formas de lograr el objetivo del sistema.

Algunos ejemplos y sus caractersticas mas relevantes como sistemas sin pretender 4 agotarlas son: . El Sistema Nacional de Salud. Objetivo probable: procurar, prevenir y mantener la salud de los mexicanos. Elementos: unidades, clnicas, hospitales del sector salud, S.S.A., I.M.S.S., I.S.S.S.T.E. e instituciones privadas de salud cada una de las cuales a su vez forman un subsistema. Sinergia: Cada hospital o clnica es importante de manera individual pero su funcionamiento u operacin individual, no lograra cubrir o prevenir el bienestar de toda la comunidad mexicana Ambiente: para identificar y resolver la problemtica de salud del pas se debe enfrentar a desastres naturales, clima, sistema nacional financiero, polticas nacionales de desarrollo nacional, etc. Equifinalidad: para lograr su objetivo lo puede hacer a travs de programas nacionales o instalacin de nuevas clnicas o educando a la poblacin para prevenir problemas de salud lo que le da flexibilidad para alcanzarlo. Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento sera el siguiente.

NECESIDADES DE SALUD DE LA POBLACIN MEXICANA

OTORGAR BIENESTAR Y SALUD A LA POBLACIN TRAVS DE PROGRAMAS NACIONALES

POBLACIN SALUDABLE

DESASTRES NATURALES, EPIDEMIAS, CLIMA, ESTRATO SOCIAL, ETC.

4 Ejemplos presentados por los alumno de la maestra en administracin Jaime Alfredo Fernndez Cruz, Ignacio de Jess Aguilar Mendoza y Edgar Mauricio Zapata Bojorquez y adaptados por la autora.

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Un negocio de peridico. Objetivo: informar o comunicar a travs de un medio masivo. Elementos: los trabajadores, el equipo y mobiliario, los materiales o materia prima, la elaboracin de polticas y planes de trabajo, el programa de comercializacin, el estilo de liderazgo, los programas de administracin y desarrollo, etc.. Subsistemas: cada una de las reas funcionales: contabilidad, produccin, personal, etc. Sinergia: los resultados del sistema son mayores en conjunto que los que obtienen independientemente cada uno de los elementos del sistema, esto es, si el personal no contara con la materia prima, equipo o con polticas eficientes, los resultados esperados de su funcionamiento no seran los mismos que en caso de contar con ellos. Ambiente: la situacin poltica, econmica y social afecta al sistema y ste a su vez tambin lo afecta. Equifinalidad: el objetivo planteado podra alcanzarse a travs de revistas o como lo ha decidido la administracin a travs del peridico. Entrada-Proceso-Salida: El esquema de funcionamiento del sistema seria como sigue:

NOTICIAS DEL MEDIO

CLASIFICACIN, INTERPRETACIN, DEFINICIN, CONTROL Y PROCESO DE NOTICIAS

PERIDICO

RETROALIMENTACIN DE LA SOCIEDAD

El sistema de frenos de un automvil. Objetivo: detener el movimiento del automvil. Elementos: balatas, pasta de balatas, tambores, lquido de frenos, conducto de lquido de frenos, llantas, etc.. Subsistemas: se relaciona con un sistema superior, esto es, el automvil y cada uno de los subsistemas (motor, elctrico, seguridad, etc.); Ambiente: interacta con las condiciones ambientales del auto, por ejemplo, el sistema tendr mayor desgaste si la temperatura y el pavimento se encuentran calientes. Sinergia: los elementos de un sistema de frenos en forma individual no proporcionaran el mismo beneficio que integrado a los dems elementos que conforman el sistema, porque de qu sirve una llanta, o el lquido de frenos si no existe un conducto para colocarlo?. Equifinalidad: el objetivo de detener el automvil tambin puede lograrse a travs del freno de mano o frenando con el motor del automvil (equifinalidad).

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Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento del sistema sera:

PISAR EL FRENO

CONTRACCIN DE BALATAS Y PROCESO DE LUBRICACIN DE FRENOS

INMOVILIZACIN DEL AUTOMVIL

CLIMA, CONDICIONES DE LAS CARRETERAS, ETC.

Negocio de fabricacin de calzado. Objetivo probable: fabricacin de calzado al menor costo y de la mejor calidad Elementos: materias primas (cuero, pegamento, clavos, etc.), maquinaria, herramientas, equipo, personal, procedimientos de fabricacin, procedimientos administrativos, estilo de liderazgo, etc. Subsistemas: reas productivas y administrativas de la organizacin. Sinergia: Cada una de las fases de produccin son sumamente importantes en la consecucin de los objetivos ya que no podra producirse calzado sin coloracin o sin un pegado correcto. Ambiente: el sistema tiene relacin con otros sistemas a los cuales afecta y por los que es afectado como el del negocio del vestido porque las modas por ejemplo, afectan su funcionamiento. Equifinalidad: para lograr el objetivo, se pueden usar mquinas muy sofisticadas o decidir trabajar la produccin en forma manual. Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento es:

MATERIAS PRIMAS

PROCESO DE PRODUCCIN DEL CALZADO

CALZADO TERMINADO

GUSTOS, PREFERENCIAS, MODAS, ETC.

5 A modo de sntesis, Raymond McLeod presenta un modelo general de sistemas de la compaa en el que los recursos fsicos fluyen a travs del sistema fsico en la

McLeod, Raymond. Sistemas de Informacin Gerencial. Sptima edicin. Pearson Educacin. 2000.p.p.151.

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parte inferior del modelo. Los recursos conceptuales (informacin y datos) entran en el procesador de informacin donde se almacenan o bien se proporcionan al gerente para la toma de decisiones en base a un mecanismo de control y estndares. Tambin se agrega un flujo bidireccional de informacin y datos entre el procesador de informacin y el entorno.
Entorno

Estndares Informacin y datos Decisiones Informacin Procesador de informacin

Gerencia

Datos Recursos fsicos

Recursos de entrada

Proceso de transformacin

Recursos fsicos Recursos de salida

Figura 1. Modelo General de sistemas de la compaa

Para una mejor comprensin de concepto de sistema, se presentan dos definiciones: SISTEMA : es un conjunto organizado de gente, mquinas, procedimientos, documentos, datos y cualquier otra entidad los cuales interactan entre ellos mismos y entre 6 ellos y su medio con la finalidad de alcanzar un objetivo. SISTEMA : es un grupo de elementos de naturaleza fsica o no, que exhibe las interrelaciones de estos y que interactan juntos hacia una o ms metas u objetivos.7

C) CONCEPTOS DE DATO E INFORMACIN

As como en la actualidad es comn utilizar el trmino sistema, lo es tambin usar el de informacin ya que toda organizacin requiere de la misma para funcionar en un medio altamente competitivo y cambiante. A travs de la informacin, los individuos en las
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A. Ziyas Aktas. Structured Analysis & Design of Information Systems. Prentice-Hall, pp. 1. Apuntes I.B.M. de Mxico. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin.

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organizaciones, reducen la incertidumbre y son capaces de tomar decisiones posiblemente mas acertadas que en caso de no contar con ella. Tanto en la vida diaria como en el medio empresarial, se manejan datos como elementos aislados que no indican absolutamente nada si no son procesados por algn medio y transformados en informacin. Por tanto, en un amplio sentido del trmino, se puede decir que : DATO : es un hecho aislado no evaluado ni significativo o bien, insumos o resultados de un fenmeno. En la figura 2, cada uno de los nombres de Pedro, Figura 2 Adriana, Eduardo o cada INFORMACIN una de las ciudades Jalapa, Crdoba, Veracruz, por s DEPENDENCIA B solas no dicen absolutaJALAPA mente nada (datos) pero, si VERACRUZ EDUARDO a travs de algn medio se ADRIANA puede identificar que Pedro PEDRO DATO es de Jalapa y trabaja en la DEPENDENCIA A dependencia B es posible CRDOBA que sta informacin pueda ser de utilidad para alguna persona que est interesada en conocer las caractersticas laborales de Pedro. En la figura, se puede observar que los datos de manera aislada no proporcionan ayuda para las personas que hacen uso de ellos (usuario), sin embargo, cuando los datos se relacionan a travs de algn mecanismo, generan informacin y con ella, es posible tomar decisiones ms acertadas para la accin administrativa. Para obtener informacin es necesario realizar operaciones con los datos que permitan generarla con valor o utilidad para el usuario. Algunas de las operaciones que pueden ser realizadas con los datos independientemente del medio usado para hacerlo 8 son : Captarlos: Verificarlos: Clasificarlos: Ordenarlos: Resumirlos: Calcularlos: Almacenarlos:
8

Accin de registrar datos Validacin de datos Separar por categoras (por ejemplo: hombres y mujeres) Colocar en una secuencia especfica (por ejemplo: alfabticamente) Adems de la operacin matemtica, reduce los datos en sentido lgico. Operaciones aritmticas y lgicas. Accin de guardar

Burch y Strater. Sistemas de Informacin, Teora y Prctica. LIMUSA, 1988, pp. 48.

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Recuperarlos: Copiarlos: Distribuirlos:

Buscar y accesar datos (por ejemplo: tomar los expedientes de un archivero) Cambiar de un dispositivo a otro ( Ej.: expediente a papel) Entregar al usuario.

As por ejemplo, supngase que se requiere analizar la situacin de jubilacin de los empleados de la dependencia B por lo que es necesario conocer la edad, fecha de ingreso, sexo, nombre completo y su nmero de personal de cada uno de ellos. Se sabe que la organizacin, cuenta con un sistema manual de control en el cual, el contrato de empleo con todos los datos del trabajador estn archivados dentro de expedientes foliados con un nmero consecutivo asignado a cada nuevo empleado. De acuerdo con la informacin anterior, los expedientes dentro del archivo (almacenados), deben revisarse y seleccionar solamente los de la dependencia B (recuperarlos y clasificarlos). Si el medio a utilizar es manual, los datos de inters como son : nmero de empleado, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de ingreso, edad y sexo debern registrarse en un listado para facilitar su manejo (captarlos y copiarlos). Para localizar rpidamente a un empleado en la lista, ser necesario presentar la informacin de los nombres en orden alfabtico por apellido paterno, materno y nombre (ordenarlos y resumirlos) y; por ltimo, probablemente para analizarlos ser necesario efectuar algunas operaciones para determinar aos servicio o promedio de edades, etc. (calcularlos). De lo anterior, se desprende que todos los datos son susceptibles de ser transformados en informacin a travs de algn mecanismo, en este sentido, el trmino sistema, se ha puesto de moda en muchas reas del conocimiento en las ltimas dcadas debido principalmente al rpido desarrollo de las actividades de procesamiento electrnico de datos (PED), pero esto no quiere decir que en el procesamiento de datos sea aplicable solamente el uso de dicho dispositivo como medio primordial ya que existen otros medios para hacerlo. Los tres medios actualmente identificables de procesamiento de datos son: manual, electromecnico (requiere del apoyo manual para realizar algn proceso) y electrnico (computadora) aunque si llevamos el anlisis al esquema de funcionamiento de nuestra inteligencia habra que considerar al cerebro humano como un medio ms de procesamiento de datos. Algunos autores, para analizar las diferencias entre el mtodo manual y el electrnico consideran variables como: la dificultad para comprender la tecnologa, la flexibilidad en el establecimiento de normas, la facilidad de administrar un proyecto, los requerimientos para convertir e instalar el sistema, las repercusiones sociales y econmicas en la empresa, la flexibilidad del uso del medio, la inversin inicial, tiempo de preparacin, etc., con los cuales el mtodo electrnico resulta en clara desventaja contra el mtodo manual de procesamiento de datos.

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Tabla 1. Comparacin del sistema de informacin manual con el sistema basado en computadora
FACTOR MANUAL COMPUTADORA

Comprensin de la tecnologa Establecimiento de normas Administracin del proyecto Conversin e instalacin

Fcil: requiere el procesamiento humano ordinario o una operacin sencilla de tabulacin. Muy informal y susceptible de ser cambiada. Es tarea sencilla establecer los procedimientos. Generalmente un proceso fcil, que comprende pocos procedimientos nuevos. Mnima, las ms de las veces

Repercusin en la empresa Flexibilidad

Generalmente fcil de cambiar con rapidez.

Difcil: tecnologa arbitraria y de difcil comprensin desde el punto de vista del usuario. Proceso formal que requiere gran precisin y detalle; debe especificarse por adelantado. Resulta difcil concluirlo a tiempo y sin salirse del presupuesto. Puede ser una tarea laboriosa que requiere cambios y capacitacin importantes. Puede ser importante; implica cambios de desempeo y organizacionales. A menudo muy difcil de cambiar; los cambios pueden ser costosos y requerir largo tiempo.

Fuente: Lucas, Henry C., Conceptos de los sistemas de informacin para la administracin, Segunda edicin, Mc Graw Hill, 1983, pp.10.

Sin embargo, adicionalmente a los factores antes mencionados, creo necesario considerar los siguientes: El volumen de los datos es un factor que en la mayora de los casos induce a los usuarios a adoptar sistemas electrnicos (computadoras) ya que su principal ventaja es precisamente la facilidad que tienen para procesar con rapidez y precisin grandes volmenes de informacin. En cambio, cuando el volumen de datos crece los medios manuales representan la utilizacin de un gran nmero de personas para manejarlos con las consecuencias implcitas de costo y errores humanos en el manejo de los mismos. La complejidad de las operaciones de procesamiento concierne a la problemtica asociada a los mtodos necesarios para realizar una actividad o proceso, por ejemplo, el anlisis de datos de investigaciones con un gran nmero de relaciones entre variables. Las limitaciones en tiempo es otro de los factores a considerar cuando se trata de elegir el mtodo de procesamiento ya que en la actualidad el que tiene la informacin controla la situacin esto fundamenta la importancia de contar rpidamente con informacin que permita tomar decisiones y por tanto acciones estratgicas acordes con el ambiente. Los requerimientos de clculos se refiere a la necesidad de realizar mltiples y variables operaciones aritmticas y puede ser un factor decisivo en la eleccin del mtodo, esto es fcil de ejemplificar con las operaciones que realizan las reas de servicios escolares en las Universidades para seleccionar alumnos.

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Con relacin al costo, generalmente, los mtodos manuales de procesamiento de datos, tienen asociado un costo variable mayor que los electromecnicos o electrnicos y se asocian a stos ltimos, costos fijos superiores principalmente por la erogacin atribuida al equipo, programas, recursos humanos, infraestructura, etc. necesarios para que ste pueda trabajar. Otro factor que es conveniente considerar al decidir el medio de procesamiento de datos es el impacto social de los sistemas electrnicos de procesamiento de datos. Es innegable que en las ltimas dcadas, las computadoras han tenido un notorio efecto tanto en las organizaciones como en la sociedad. En este sentido, 95 alumnos del nivel de maestra en administracin durante 1994 a 1996, expresaron sus opiniones acerca de los efectos positivos y negativos de las computadoras en las organizaciones y el resumen de ellas se muestra en las tablas 2 y 3. Las principales ventajas asociadas por los estudiantes a los sistemas de informacin electrnicos son: la rapidez para procesar informacin, la exactitud de los clculos, la facilidad para manejar y almacenar grandes volmenes de informacin, la calidad de presentacin de los resultados, la reduccin de costos a largo plazo y, el ahorro en mano de obra. Por otra parte, las principales desventajas sealadas fueron: los altos costos iniciales, la dependencia que se crea del sistema por parte de los usuarios, la rpida obsolescencia de hardware y software, la automatizacin del personal, las necesidades inmediatas de capacitacin, la dependencia de personal especializado, el desplazamiento de personal, las enfermedades causadas por el uso de equipo de cmputo y, la vulnerabilidad ante virus o intrusos. Las tablas 4 y 5 muestran las opiniones de los estudiantes durante 2002 y 2003 las cuales parecen ser similares en los puntos ms importantes con las de los aos 1994 a 1996. Sin embargo hay que resaltar que las implicaciones de las telecomunicaciones asociadas a las computadoras, aparecen en rubros como: compartir informacin, comodidad y fcil acceso a las computadoras para el usuario; acceso a la informacin a distancia en tiempo real; acceso simultneo a diversa informacin o ahorros en comunicacin. Por ltimo, tambin es necesario considerar las implicaciones de la utilizacin de tecnologas asociadas con la computadora y las comunicaciones que han venido a modificar la forma de hacer negocios y que pueden representar no slo un apoyo para las operaciones y la toma de decisiones sino tambin una ventaja competitiva. Basta dar una mirada a la lista de compaas ms reconocidas en el mundo para encontrar all a organizaciones que han usado dichas tecnologas para mejorar sus niveles de eficiencia y efectividad. Chris Sinton, director de la Cisco Netaid Org Foundation seal con relacin a este tipo de organizaciones: "En el proceso de construir un negocio global interconectado, el primer desafo es pasar de una visin que considera a la red como una herramienta simple para compartir informacin, a una que la utiliza como una base para utilizar aplicaciones conectadas a los principales sistemas de la empresa que prestan servicios a todos los integrantes de la compaa .

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Tabla 2. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LAS COMPUTADORAS PERSONALES EN LAS ORGANIZACIONES

EFECTO POSITIVO Rapidez para procesar la informacin Exactitud en los clculos Facilidad de manejo de grandes volmenes de informacin Gran capacidad de almacenamiento de informacin Calidad en la presentacin de resultados Reduccin de costos a largo plazo Informacin rpida para la toma de decisiones Ahorro de mano de obra Mayor versatilidad Permite compartir informacin entre usuario Facilita la complejidad de operaciones Facilita el acceso a fuentes externas de informacin Facilita el control Facilita el desarrollo de los avances tecnolgicos Facilita la proteccin de acceso a los datos (password) Permite visualizar los efectos de la simulacin Ampliacin del campo de desarrollo de diseadores Crea una imagen de modernidad Lenguaje grfico universal 93 79 72 62 53 53 52 41 40 35 15 14 14 7 7 7 6 6 6

EFECTO NEGATIVO Altos costos iniciales Dependencia de funcionamiento del sistema Rpida obsolescencia de hardware y software (costos) Automatizacin del personal (limita relaciones humanas) Requiere de capacitacin (costos) Dependencia de personal especializado Desplazamiento de personal Probables enfermedades Vulnerabilidad ante virus o intrusos Dependencia de insumos (energa) Limita el desarrollo del personal por la alta especializacin Resistencia del personal al cambio Dependencia de respaldos de informacin Limita la creatividad del personal Requiere de tiempo su conocimiento Basura entra basura sale Dificultad en el uso de comunicaciones Desaprovechamiento de equipo La validacin de datos

% 93 65 61 46 46 39 38 26 26 21 21 21 20 20 14 13 7 6 6

Resultados 1994-1995. Ntese que se hablaba de computadora personal.

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Tabla 3. REPERCUSIONES POSITIVAS Y NEGATIVAS DE LAS COMPUTADORAS EN LAS ORGANIZACIONES10

POSITIVAS Rapidez para procesar grandes volmenes de informacin Permite compartir la informacin (entre e intra organizaciones) Menores costos a largo plazo Facilita las actividades y optimiza recursos Incrementa la calidad Facilita la toma de decisiones Confiabilidad de la informacin Facilita la disponibilidad de informacin Precisin y facilidad de clculos complejos Ahorra espacio fsico Mayor versatilidad del software Facilita el manejo y correccin de la informacin Mayor y mejor control Hay una actualizacin constante de nuevas tecnologas Crea imagen Facilita la organizacin de la informacin Incrementa el nivel cultural de los miembros de la organizacin Permite proteger el acceso a la informacin % 100 68 67 51 49 46 37 37 35 29 21 18 15 15 13 7 7 4 Crea dependencia Alto costo inicial Obsolescencia acelerada Requiere de capacitacin a los usuarios del equipo y de los sistemas Incrementa el riesgo de prdida de informacin Requiere de soporte tcnico especializado Desplazamiento de la mano de obra Automatizacin del personal (limita las relaciones humanas) Resistencia al cambio del recurso humano Se vuelve rutinario el uso de sistemas Vulnerabilidad ante virus y fugas de informacin Problemas tecnolgicos de comunicaciones Altos costos de mantenimiento Enfermedades "Basura entra basura sale" Fomenta evadir responsabilidades Subutilizacin del software NEGATIVAS % 67 59 52 49 46 40 39 37 26 22 22 13 8 8 7 6 4

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Los datos corresponden al perodo mayo 1995-agosto 1996 y se incluyen las zonas Xalapa, Coatzacoalcos y Poza Rica. Las diferencias encontradas respecto al reporte 19941995 son: en las ventajas, se vuelven ms importantes: compartir informacin y la disminucin de los costos a largo plazo; disminuyen en porcentaje de participacin: la precisin y facilidad de realizar clculos complejos y; no se incluyeron las ventajas de: facilitadora de avances tecnolgicos y lenguaje grfico universal. En relacin a las desventajas, la dependencia se convierte en la ms importante. As mismo se d mayor importancia a: el riesgo de prdida de informacin y la resistencia al cambio por parte del recurso humano y; se otorga mayor importancia a la automatizacin del personal y a las posibles enfermedades. Se eliminan como desventajas: la limitacin de la creatividad, el desaprovechamiento del equipo y la validacin de datos.

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Tabla 4. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ELECTRNICOS (COMPUTADORAS) EN LAS 11 ORGANIZACIONES Repercusiones positivas Rapidez en el procesamiento de la informacin Disminucin de costos en el procesamiento de datos, en mano de obra y en papelera Disminucin de errores Mejora la calidad en presentacin de la informacin Optimizacin de recursos Comodidad y fcil acceso a las computadoras para el usuario Disminucin de espacio de almacenamiento de informacin Acceso a la informacin a distancia en tiempo real Mejor control de los procesos Accesibilidad simultnea de la informacin Diversificacin de formas para el acceso a la informacin Facilidad para la realizacin de clculos complejos Permiten compartir informacin a travs de las redes Inteligencia artificial (aplicacin de actividades especficas y exactas) Automatizacin de tareas % 98% 75% 53% 50% 43% 38% 25% 23% 23% 20% 18% 15% 10% 5% 3% Repercusiones negativas Obsolescencia (software-hardware) Alto costo de tecnologa de punta (inversin), capacitacin y de mantenimiento Sustitucin de mano de obra (disminucin) Resistencia al cambio Dependencia de las mquinas Subutilizacin del equipo Reduccin del anlisis humano Generacin de tiempo ocioso Distractor para el personal Limitacin e interrrupcin de los sistemas Falta de diversificacin y de compatibilidad en las aplicaciones de los sistemas Fallas de comunicacin % 93% 78% 75% 45% 40% 23% 20% 15% 13% 5% 5% 5%

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Resultados 2002 en la ciudad de Veracruz, Veracruz.

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Tabla 5. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ELECTRNICOS (COMPUTADORAS) EN LAS 12 ORGANIZACIONES

Repercusiones positivas Exactitud y rapidez en el procesamiento de la informacin Ahorro en mano de obra Permite manejar grandes volmenes de informacin Manejo simplificado de la informacin Ahorro de tiempo en las tareas Permite realizar simultneamente mltiples operaciones Mejora el control administrativo Acceso a la informacin en tiempo real Mejora la toma de decisiones Permiten compartir informacin a travs de las redes Ahorros en la comunicacin Permite el trabajo desde casa Representa una ventaja competitiva Amplia difusin de la informacin Permite la especializacin del personal Disminucin de errores Disminucin de espacio de almacenamiento de informacin Mejora la presentacin de la informacin

% 96% 75% 48% 34% 30% 27% 26% 21% 19% 17% 17% 12% 11% 11% 11% 10% 8% 6%

Repercusiones negativas Altos costos de inversin y mantenimiento Obsolescencia del equipo y del software Dependencia de la informacin del sistema Altos costos de actualizacin y capacitacin Resistencia al cambio Incremento en gastos de capacitacin Mal uso del sistema Vulnerabilidad ante virus Sustitucin de mano de obra (disminucin) Falta de cultura informtica Dependencia de la energa elctrica Gastos de electricidad Posibles daos a la salud

% 87% 58% 57% 53% 34% 32% 25% 23% 21% 19% 17% 10% 8%

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Resultados 2002 en la ciudad de Veracruz, Veracruz.

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El trmino dato es comn usarlo como sinnimo de informacin, sin embargo habra que diferenciar estos dos conceptos, la informacin para serlo debe ser valiosa y por tanto de utilidad para el usuario, as entonces se tiene que: el taln de pago, el tablero de salidas de autobuses, las boletas de calificaciones, los certificados, los resultados electorales, los formatos de pago de impuestos, son algunos ejemplos de informacin y cada uno de ellos cuenta con las caractersticas que se describen a continuacin13: ACCESIBILIDAD: PRECISIN: RELEVANCIA: OPORTUNIDAD : Facilidad y rapidez con la que se puede obtener la informacin. Se refiere a que la informacin no tenga errores. Que sirva para el hecho de decisin que la requiera. Se relaciona con el ciclo de entrada- proceso-entrega al usuario de la informacin, el cual debe de reducirse en su duracin. Grado en el que la informacin est exenta de expresiones ambiguas. Concierne a la adaptabilidad de la informacin no slo a ms de una decisin sino tambin a ms de un responsable de la toma de decisiones. Se refiere a que aunque varios usuarios examinen la misma informacin, todos pueden llegar a una misma decisin.

CLARIDAD: FLEXIBILIDAD:

VERIFICABILIDAD:

Con la finalidad de tener una mejor comprensin de las caractersticas de la informacin, se han propuesto diferentes formas de clasificarla dependiendo del enfoque o perspectiva del que las agrupa, algunas de ellas, se describen a continuacin sin pretender agotarlas ni considerar que stas son las nicas que existen : En relacin con la organizacin: En relacin a su naturaleza: De acuerdo con la posicin del usuario: De acuerdo con el flujo de informacin: Interna y Externa. Descriptiva(antecedentes), Rendimiento(presente), Predictiva(futura) Estratgica, Tctica y Tcnica. Horizontal o Vertical.

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Burch y Strater. opus cit. pp. 56.

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De acuerdo con la calidad:

Exacta o Precisa, Oportuna y Relevante Exacta o Precisa significa que 1+1=2 es decir, que la informacin est libre de errores. Oportuna significa que la informacin se tenga en el momento adecuado y cuando es necesaria. Relevante quiere decir que contenga lo necesario para el hecho de decisin que la requiera ya que lo que es relevante para unos puede no serlo para otros.

Resumiendo, a continuacin se presenta una definicin de informacin: INFORMACIN: es un conjunto de datos homogneos relacionados entre s que significa un aumento de conocimientos importantes para el usuario.

D) CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN

El concepto de sistema de informacin, requiere sealar previamente que las organizaciones son conjuntos de personas que unidas persiguen el objetivo comn de crear u ofrecer productos o servicios y todos los individuos en mayor o en menor grado dentro de las mismas manejan informacin para la realizacin de sus tareas. Como puede observarse en la siguiente figura, las necesidades de informacin se ven afectadas de acuerdo con la pirmide administrativa, esto es, a medida que la posicin del usuario se mueve de la parte inferior a la parte superior de la pirmide, las necesidades en cuanto al volumen y caractersticas de informacin se ven modificadas, ya que no se requerir la misma informacin en los niveles operativos que en los niveles tcticos y estratgicos de la organizacin, por tanto, las necesidades de informacin se transforman de la operacin al control y a la planeacin estratgica.

Sistemas estratgicos Planeacin estratgica Sistemas de informacin administrativa

Poca

Control administrativo

Necesidad de informacin recurrente

Sistemas para el procesamiento de transacciones

Control operacional

Mucha

Figura 3. PIRMIDE ADMINISTRATIVA Y NECESIDAD DE INFORMACIN

Adicionalmente, las caractersticas de la informacin necesaria para cada usuario tambin se ven afectadas con la cultura de la organizacin (esto es. los comportaI.I.E.S.C.A. Pgina 15

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mientos propios de cada organizacin) y el medio ambiente en el que se desenvuelve como son: su naturaleza y propsito, el tipo de estructura, el tamao y, el estilo de la administracin. Los sistemas de informacin manuales, pueden proporcionar informacin valiosa en pequeas organizaciones siempre y cuando las relaciones estructurales dentro de la misma se encuentren claramente normadas y aqu, creo conveniente preguntarnos cundo una organizacin debe pensar en la implantacin de sistemas electrnicos? La respuesta en mi opinin es: cuando el volumen de datos y la complejidad de los procesos lo demanden. Por tal motivo, los objetivos que deben perseguir los sistemas de informacin electrnicos son: 1. Automatizar los procesos operativos (sistemas transaccionales o de procesamiento de las operaciones) 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones (Sistemas de apoyo a las decisiones o sistemas de informacin administrativos) 3. Lograr ventajas competitivas a travs de su uso (sistemas estratgicos). Por lo antes mencionado, los sistemas de informacin electrnicos se han clasificado en tres categoras14: Sistemas para el procesamiento de transacciones (sistemas transaccionales): cuyo objetivo es generar informacin para actividades rutinarias o repetitivas y en las que se involucran grandes y similares volmenes de transacciones, los procedimientos son bien comprendidos y existen pocas excepciones a los procedimientos normales de operacin. Este tipo de sistemas se encuentran en los niveles ms bajos de la pirmide administrativa (nivel operativo). Ejemplo el sistema de inscripcin de aspirantes a la universidad. Las caractersticas de los sistemas para el procesamiento de transacciones, se pueden resumir en los siguiente puntos15: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta en las organizaciones. se empieza apoyando las tareas en el mbito operativo de la organizacin para continuar con los mandos intermedios y, posteriormente, con la alta administracin conforme evolucionan. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin
14 15

Senn, James A. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Editorial Mc. Graw Hill, pp 25. Cohen, Daniel. Sistemas de Informacin para la Toma de Decisiones. Segunda edicin. McGraw Hill1997. pp. 6.

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posterior. estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la informacin que se maneja en la organizacin, la cual ser utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. el proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingresos y costos. esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual. Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones Sistemas de informacin administrativa (sistemas de apoyo a decisiones): producen informacin para la toma de decisiones y la resolucin de problemas. Estos sistemas hacen uso de la informacin de los sistemas para el procesamiento de transacciones pero adicionalmente se requiere de otros factores para su utilizacin. Ejemplo: sistema de control de alumnos. De acuerdo a Cohen16 sus caractersticas genricas son: Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Algunos de estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

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Esta seccin est basada en Cohen, Daniel, opus cit.

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Cohen identifica los siguientes tipos de Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones:

Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS)

Sistemas de informacin para ejecutivos (EIS)

Sistemas de informacin administrativa o de apoyo a las decisiones

Sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo (GDSS)

Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones (EDSS)

Figura 4. Diferentes sistemas de informacin que apoyan a la organizacin durante el proceso de toma de decisiones.
Fuente: Cohen, Daniel, Sistemas de Informacin para la toma de Decisiones, Segunda edicin, Editorial McGrawHill, p.p.94

1. Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS: Decision Support Systems) tienen como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generacin y evaluacin sistemtica de diferentes alternativas o escenarios de decisin, todo esto utilizando modelos y herramientas computacionales. Un DSS no soluciona problemas, ya que slo apoya el proceso de toma de decisiones. La responsabilidad de tomar una decisin, de adoptarla y de realizarla es de los administradores, no del DSS. 2. Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems), los cuales estn dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organizacin, presentando informacin relevante y usando recursos visuales y de fcil interpretacin, con el objetivo de mantenerlos informados. 3. Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS: Group Decision Support Systems), los cuales cubren el objetivo de lograr la participacin de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso; apoyando decisiones simultneas.

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4. Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decision Support Systems), los cuales permiten cargar bases de conocimiento que se integran por una serie de reglas de sentido comn para que diferentes usuarios las consulten, apoyen la toma de decisiones, la capacitacin, etctera.
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES (DSS)

Existen varias caractersticas que deben estar presentes en un sistema para poder considerarlo un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones. Algunas de estas caractersticas sern explicadas de manera breve a continuacin:

Interactividad. posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.

Apoya cualquier tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.

Frecuentemente usado. Utilizacin frecuente por parte de la administracin media y

alta para el desempeo de su funcin.

Variedad de usuarios. puede emplearse por usuarios de diferentes reas funcionales

como ventas, produccin, administracin, finanzas y recursos humanos.

Flexibilidad. permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: autocrticos, participativos, etctera.

Desarrollo permisible. el usuario puede desarrollar los modelos de decisin de manera directa sin la participacin operativa de profesionales en Informtica.

Abierto. permite la posibilidad de interactuar con informacin externa como parte de

los modelos de decisin.

Facilita la comunicacin. la informacin relevante para los niveles altos y los niveles
operativos se pueden representar grficamente.

Acceso a bases de datos. Tiene la capacidad de accesar informacin de las bases

de datos corporativas.

Simplicidad. Simple y fcil de aprender y utilizar por el usuario final.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS (EIS)

Las principales caractersticas de los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS) son las siguientes:

Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta

administracin de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden requerir informacin o formatos de presentacin distintos para trabajar en una compaa en particular. Lo anterior se debe a que los factores crticos del xito pueden variar de un ejecutivo a otro.

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Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin critica del negocio. El

sistema debe contar con capacidad de manejar informacin que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de informacin. Esta informacin externa puede provenir de bases de datos externas, peridicos y cartas electrnicas de la industria, entre otros; todo esto en temas tales como nuevas tecnologas, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos.

Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el
apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar.

Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombre-mquina,

caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicacin entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo.

Pueden acceder a informacin que se encuentra en lnea, extrayndose en forma

directa de las bases de datos de la organizacin.. Esta caracterstica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de informacin. Por ejemplo, puede conocer las ventas por pas, por zona geogrfica, por cliente y por lnea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y ms detallados de la informacin en caso necesario.

El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales como

monitores o videos de alta resolucin y sensibles a; tacto, ratn e impresoras con tecnologa avanzada.

Es importante sealar que en muchas ocasiones los trminos Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS) y Sistemas de Soporte para Ejecutivos (ESS: Executive Support Systems) son utilizados como sinnimos. Sin embargo, las siguientes caractersticas adicionales deben estar presentes para considerar a un EIS:

Contempla las facilidades de comunicacin electrnica, tales como correo electrnico de voz y datos, teleconferencia y procesadores de texto.

Capacidades de anlisis de datos, tales como hoja electrnica de clculo, lenguajes

especializados de consulta que utilicen comandos como el SELECT, JOIN y PROJECT,. Esta capacidad puede extenderse a tener interfases con los tpicos DSS.

Herramientas para la organizacin personal del ejecutivo, tales como calendario,

agenda y tarjetero electrnico.
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES DE GRUPO (GDSS)

Las caractersticas principales de estos sistemas son:

Estn diseados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, no estn formados por elementos de sistemas ya existentes.

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La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo, por lo

tanto el uso de un GDSS mejora el proceso de toma de decisiones y las decisiones resultantes.

Un GDSS es fcil de aprender y de usar. Un GDSS debe ser accesible para usuarios
con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisin. Generalmente los usuarios son administradores de cualquier rea funcional de la empresa, tales como ventas, produccin, recursos humanos, administracin y finanzas.

Un GDSS puede ser especifico o general. Es especifico si se disea para un tipo o

clase de problema, y es general si se disea para una variedad de decisiones organizacionales. Por ejemplo, si se disea un GDSS para apoyar el proceso de compra de materia prima del producto X, se trata de un GDSS especifico; por el contrario, si el GDSS apoya el proceso de la compra de cualquier materia prima y el proceso de venta de los productos, se trata de un GDSS general.

Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en

el grupo, como son los problemas de comunicacin, estar de acuerdo con lo que dice la mayora slo por estar con el grupo o dar ideas con intencin de molestar a algn miembro del grupo.

Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que pueda existir anonimato de la participacin. Estas caractersticas de los GDSS dan un panorama de la aplicacin de este tipo de sistemas. Un GDSS puede utilizarse por grupos de personas que estn en una misma localidad y que desean tomar decisiones acerca de un problema especifico, como la compra de materia prima para la elaboracin de un producto, por ejemplo, y tambin puede usarse para llevar a cabo juntas aprovechando las ventajas de las telecomunicaciones para resolver una gran variedad de problemas como la contratacin de personal, el ofrecimiento de productos y la programacin de ventas. Un GDSS apoya la realizacin de las actividades bsicas necesarias en un grupo que toma decisiones: obtener, compartir y usar informacin. La informacin se obtiene al seleccionar ciertos valores de datos que se encuentran en una base de datos o al solicitar informacin en general. Compartir la informacin incluye enviarla a todos los miembros que participan en la toma de decisiones o enviarla a miembros seleccionados del grupo. El uso de la informacin se refiere a aplicar la tecnologa del software para llegar a tomar decisiones.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE GDSS

El uso de un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones en Grupo cambia el enfoque tradicional en el cual se realizaban las juntas de toma de decisiones. Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnologa son:

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Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos, ya que al mismo tiempo se pueden aportar varias ideas, eliminando la situacin en que pocos miembros dominen el desarrollo de la junta. En este contexto, el GDSS evita que unas cuantas personas se adueen del "micrfono" y frenen la creatividad y las aportaciones del resto del grupo.

Da la misma oportunidad de participacin a todos los miembros del grupo, debido a

que cada uno tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo.

Cuando en una junta es necesario que estn presentes muchas personas se optimiza el uso de la informacin que aporta cada miembro del grupo.

Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las

conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones, tal como la distraccin del tema central de la junta utilizando gran parte de la sesin en tratar temas irrelevantes.

Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra, pues permite
almacenar ms informacin sobre lo que se ha logrado. El trmino memoria organizacional se utiliza para referirse al resumen de lo que se analiz en la junta y a toda la documentacin que se gener en sta.

Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de la contribuciones hace que haya una mayor y mejor participacin de los miembros del grupo. Por ejemplo, al lograr mayor sinceridad se puede conocer la opinin de todos y al estar todo el grupo de acuerdo con una decisin en particular, el riesgo de tomar una decisin equivocada disminuye.

Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los

miembros del grupo aporten ideas y no solamente el jefe. En la forma de administracin tradicional, jerrquica y centralizada, el jefe es el que aporta las ideas y los dems slo las siguen. En el estilo moderno, participativo y orientado al consenso, se permite que todos expresen sus ideas; es por ello que un GDSS apoya el estilo moderno de administracin. Como toda tecnologa, el uso de los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS) por parte de la alta administracin tiene numerosas ventajas; sin embargo, tambin tiene algunas desventajas. Las principales son:

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo. Es necesario dar cursos de induccin o capacitar a los miembros de un grupo para que utilicen de manera adecuada un GDSS.

Resistencia al cambio por parte de los administradores, porque pueden pensar que
este sistema puede desplazarlos, sobre todo en el caso de los dueos del "micrfono", quienes estn acostumbrados a dirigir el rumbo de toda la junta sin dar oportunidad a que los dems miembros participen.

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La responsabilidad al tomar una decisin puede diluirse, ya que las aportaciones son
annimas y la decisin representa el consenso del grupo. Por ejemplo, si se toma en grupo la decisin de lanzar un producto al mercado el prximo ao, la responsabilidad del Director de Mercadotecnia se puede diluir y puede no existir un compromiso personal y definitivo de este directivo durante el lanzamiento del producto al mercado. Un ejemplo de sistema desarrollado para el soporte de la toma de decisiones en grupo es el denominado GROUPSYSTEM.
INTELIGENCIA ARTIFICIAL

En la dcada de los ochenta, las personas que trabajaban en las reas acadmicas y de investigacin escucharon con frecuencia este concepto. Fueron pocas las empresas que tuvieron la oportunidad de tener una relacin estrecha con los conceptos y beneficios de la inteligencia artificial. Se piensa que en el futuro muchas empresas incursionarn en esta rea del conocimiento, debido, principalmente, a las ventajas competitivas que pueden lograrse a travs de su implantacin y uso. Pero, qu es la inteligencia artificial? Se puede definir como la ciencia que estudia de manera sistemtica el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas mediante la creacin y utilizacin de mquinas y computadoras. Estas habilidades humanas podrn incluir: razonamiento, aprendizaje, capacidades mecnicas, capacidades sensoriales, etctera. Simulacin de la capacidad sensorial humana La simulacin de la capacidad sensorial humana es rea de estudio de la inteligencia artificial, que a travs de las computadoras persigue la imitacin de las capacidades o habilidades sensoriales humanas tales como vista, odo, habla y tacto. Lo anterior incluye visin computacional, procesamiento de imgenes y reconocimiento de escenas. Robtica La robtica es el rea de la inteligencia artificial que estudia la imitacin del movimiento humano a travs de robots, los cuales son creados con el fin de apoyar procesos mecnicos repetitivos que requieren gran precisin. Estos robots pueden ser programados para desempear casi cualquier tarea y su aplicacin en las empresas suele ser a procesos productivos como pintura y acabados, movimientos de materiales, reconocimiento de defectos, etctera. En algunos centros de cmputo, que tienen un nmero considerable de cintas magnticas, existen robots o brazos mecnicos que auxilien al operador en la localizacin y acceso a estas cintas. Lenguajes naturales Esta rama de estudio de la inteligencia artificial se enfoca en el diseo y desarrollo de software capaz de aceptar, interpretar y ejecutar instrucciones dadas por los usuarios en su lenguaje nativo, por ejemplo, espaol o ingls. Sin embargo, esta rea se encuentra en un estado primitivo y poco desarrollado.

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Sistemas expertos Los Sistemas Expertos constituyen el rea de la inteligencia artificial que quiz en este momento tiene ms relacin con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en las organizaciones. Estos sistemas, denominados tambin Sistemas basados en el conocimiento, cargan bases de conocimiento integradas por una serie de reglas de sentido comn o conocimiento heurstico; es decir, conocimientos basados u obtenidos a travs de la experiencia de un especialista o experto. Una vez cargada la base de conocimientos, diferentes usuarios pueden emplearla para consulta, apoyo a decisiones, capacitacin, etctera. Para comprender las caractersticas de los sistemas expertos es conveniente aclarar el concepto de conocimiento ya que en contraste con los conceptos de datos e informacin, el conocimiento sugiere alternativas de accin o guas de actuacin especificas asociadas a la informacin. La informacin de las utilidades de la compaa solamente indican a un grupo de personas el estado que guardan ciertas variables financieras, pero no sugiere en forma alguna los pasos o acciones que se han de seguir. Son, entonces, los expertos financieros o del negocio quienes interpretan esta informacin y sugieren o recomiendan las estrategias que se deben implantar en el siguiente mes o trimestre, por ejemplo. Los SISTEMAS EXPERTOS17, son programas de computadora que contienen una amplia base de conocimientos sobre un tema especfico tratando de preservar la experiencia de los conocedores o expertos con la finalidad de que el conocimiento no se pierda con los individuos que la poseen, sin embargo, este tipo de sistemas que han proliferado principalmente en el rea mdica no haban sido aceptados en su totalidad a pesar de que representaban un avance importante en el campo de la informtica, sin embargo, es ahora en el campo de la administracin en donde estn desarrollndose aunque todava no han podido simular a la perfeccin a un experto humano ya que no pueden por s solos adquirir y generar conocimiento. A pesar de sus actuales limitaciones, se les adjudican ventajas respecto a los expertos humanos: a) Estn siempre disponibles a cualquier hora del da y de la noche ininterrumpidamente de ser necesarios. b) Pueden duplicarse lo que permite tener tantos como se necesiten c) Pueden situarse en lugar en donde sean necesarios (entornos hostiles o peligrosos) d) Permiten decisiones homogneas de acuerdo con las reglas marcadas. e) Ensean a los usuarios a ser expertos ya que explican los procesos. f) Pueden ser consultados por usuarios no expertos u otros sistemas. g) Pueden perdurar y crecer en el tiempo de forma indefinida

Un sistema experto es un conjunto de programas de ordenador que son capaces, mediante la aplicacin de conocimientos, de resolver problemas en un rea determinada del conocimiento o saber y que ordinariamente requeriran de la inteligencia humana (Snchez y Beltrn Juan Pablo, Sistemas expertos una metodologa de programacin, Editorial Macrobit, Mxico 1990, pp 257). Para Forsyth Un sistema experto es un programa de computadora que reemplaza a un experto humano.

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Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etctera. Sistemas estratgicos: proporcionan informacin para la toma de decisiones sobre situaciones particulares, su caracterstica es que no son decisiones recurrentes o repetitivas y no existen procedimientos nicos para decidir ya que no es posible identificar con anticipacin todos los factores que se deben de considerar en la decisin. Ejemplo: decidir el crecimiento geogrfico de las carreras de la Universidad Veracruzana. Cohen, tambin seala como caractersticas para este tipo de sistemas las siguientes: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los sistemas estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos es un sistema estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un sistema de informacin estratgico si, y slo si, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos. Intentando definir entonces a los sistemas de informacin, se presenta a continuacin una definicin que no se refiere exclusivamente al uso de la computadora ni restringe el uso en instituciones no lucrativas como los conceptos de sistemas de informacin gerencial" o sistemas de informacin computacional. SISTEMA DE INFORMACIN : es un sistema que sirve para proporcionar informacin dentro de la organizacin en el momento y lugar en donde sea necesaria para cualquier nivel administrativo, operativo o gerencial.

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En general, los sistemas de informacin en las organizaciones deben de contar con las siguientes caractersticas18:
CARACTERSTICA

DESCRIPCIN Los usuarios deben de encontrar el sistema satisfactorio. Documentar con claridad metas y objetivos, permite mejor comunicacin entre usuarios, analistas y la administracin. Minimizar fallas futuras o insatisfaccin de usuarios. Lograr la mxima interaccin dentro de sus partes o componentes. Que cada parte se adapte al sistema en su conjunto. Que se ajuste a los recursos econmicos existentes. La utilizacin de los recursos sea ptima. Alcance las metas establecidas. Requerir para su desarrollo el menor tiempo posible. Que satisfaga los criterios de factibilidad (econmica, operativa y tcnica). Que permita ajustes o modificaciones con facilidad. Que los componentes del sistema se relacionen jerrquicamente de manera lgica. Mnima interaccin o dependencia entre componentes o mdulos. Que sea capaz de reducir esfuerzo y tiempo en mantenimiento y mejoras. Que el sistema sea relativamente independiente en sus partes pero a la vez sea posible integrarlo como tal al conjuntarlas. Que las salidas sean consistentes y precisas para que los errores sean mnimos. Que sea fcil percibir cmo y por qu suceden las acciones Que minimice la complejidad y la ambigedad. Que pueda trabajar en condiciones normales y anormales. En la estructura de sus componentes. Es necesario que el sistema logre que el usuario lo acepte como propio ya que su participacin es indispensable para el logro del objetivo.

ACEPTADO DOCUMENTADO PROBADO COHERENTE COMPATIBLE ECONMICO EFICIENTE EFECTIVO

RPIDO DESARROLLO

FACTIBLE FLEXIBLE LGICAMENTE JERARQUIZADO BAJO GRADO DE ENLACE SOSTENIBLE MODULAR CONFIABLE VISIBLE O MANIFIESTO SIMPLE OPORTUNO UNIFORME USUARIOS AMISTOSOS

E) C ONCLUSIONES
El enfoque sistmico o de sistemas es un modelo que ha servido para explicar diversos fenmenos, facilitando a travs de su conceptualizacin, el anlisis y la comprensin de
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Aktas, A. Ziya. Structured Analysis and Design of Information Systems. Editorial Prentice Hall, 1987, p.p. 31.

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problemas en diversos mbitos del conocimiento. Por tal motivo, en este apartado, he hecho uso de dicho modelo con el inters de analizar el concepto de sistema de informacin, para contextualizarlo e identificar con claridad sus caractersticas y funcionamiento dentro de las organizaciones. En mi opinin, el modelo sistmico puede ser tambin una valiosa herramienta tanto para el anlisis de las organizaciones en las cuales habrn de efectuar su trabajo los administradores, como en la solucin de problemas, ya que sern capaces de visualizar y estructurar la problemtica asociada a su unidad como un sistema con objetivos definidos que se integra de subsistemas y que forma parte de un sistema mayor influenciado a su vez por el entorno. Creo necesario sealar que deben adicionar a este material las lecturas sealadas por el profesor a fin de fortalecer la comprensin de cada uno de los conceptos expresados en este documento. Para terminar, presento un esquema general sobre las temticas consideradas en este captulo.

Concepto de sistema

Sistemas para el procesamiento de transacciones

Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS) Sistemas de informacin para ejecutivos (EIS)

Concepto de sistema de informacin

Sistemas de informacin administrativa

Sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo (DGSS) Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones (EDSS)

Concepto de dato e informacin

Sistemas estratgicos

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