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Software de Mantenimiento SysMan Ver. 7

Manual de Usuario
Rev.17.a.m

Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 7

Presentación

Cómo obtener mejores resultados del presente manual

Descripción del contenido por capítulo.

Capítulo 1 -Instalación del Producto y Generalidades del Programa

Requisitos del Sistema

Instalación del Programa

Interfaz principal del producto

Primeros Pasos con SysMan

Configuración de Términos
Codificación de sus Equipos

Capítulo 2 - Descripción General de Procesos

Adaptación de SysMan por tipo de Industria

Codificación de Los Equipos (Estrategias Sugeridas)

Ordenes de Trabajo Generales (Reparaciones, Mejoras, Apoyo)

Preventivos (Mantenimiento Programado)
Inventario de materiales y repuestos
Evaluación de datos
Sumario de órdenes de trabajo

Capítulo 3 – Descripción General Opciones (Interfaz de Usuario)

Menú de Opciones (Barra Superior)

Menú Archivo
Abrir Base de Datos
Cerrar Base de Datos

Menú Catálogos
 Área (Término Modificable)
Equipo (Término Modificable)
SubEquipo (Término Modificable)
Componente (Término Modificable)
Línea Producción (Término Modificable)
Grupo (Término Modificable)
Clasificación General
Rutina Mtto. / Actividades
Almacenes
Materiales Repuestos
Ficha Materiales/Repuestos
Proveedores Mat./Repuestos
Motivos Salidas Materiales/Repuestos
Servicios a Contratar
Herramientas
Ficha Herramientas
Clasificación Herramientas
Trabajadores ( Personal Interno)
Ficha de trabajadores (Categoría)
Trabajadores
Servicios Externos (Contratistas)
Ficha Servicios Externos
Clasificación Servicios Externos

Proveedores (Materiales / Repuestos)

Ficha Proveedores
Clasificación proveedores
Proyectos (Agrupa OT´s)
Prioridades

Status OT (Orden de Trabajo)

Status OC (Orden de Compra)
Centro de Costos
Causas de Falla
Fallas
Listados (Catálogos)

Vincular
 Vincular Equipo-Línea Producción (Términos Modificables)
Vincular Equipo - Grupo:
Vincular Equipo - Material/Repuesto
Vincular Material / Repuesto– Proveedor

Utilidades
Configuración SysMan
Configuración Términos
Configuración Variables
Seguridad
Inventarios
Orden de Trabajo (Campos Requeridos)
Orden de Compra / Cotizaciones
Términos Lectura
Mantenimiento Datos
Campos Personalizados

Seguridad
Activar/Desactivar seguridad
Grupo de Usuarios
Usuarios
Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

Panel Izquierdo (Acceso a Módulos)

General
Árbol de Activos
Planificador Mtto
Horizonte Trabajo
Sumario Ordenes de Trabajo
Examinador OT
Cerrar OTP Grupalmente
Preventivos
Orden de Trabajo Preventiva
 Plan de Mantenimiento
Generar Preventivos Planificados
Informes

Orden de Trabajo Gral.

Orden Trabajo General
Solicitud OT
Convertir Solic en OT Grupalmente
Informes

Informes / Indicadores
Reportes Disponibles
Crear Nuevo Reporte
Asistente de Creación de Reportes
Generar Indicadores
Indicadores Disponibles
Descargar Reporte (Internet)

Inventarios
Almacén Mat./Repuestos. (Entradas-Salidas-Traslados)
Ficha Materiales./Repuestos
Informes

Compras
Solicitud de Cotización
Orden de Compra
Informes

Herramientas
Asignación Herramientas
Almacén Herramientas (Entradas-Salidas)
Ficha Herramientas
Informes

Lecturas
Registro Lecturas
Importación Lecturas
Informes
Proyección Recursos
Disponibilidad Mat./Repuestos
Disponibilidad Mano de Obra
Informes

Anexos

Visor de Solicitudes
Editor de Cadena de Conexión
El Software de Gestión de mantenimiento integral SysMan Ver 7, es un software que
cuenta con más de década y media de continuo desarrollo y actualización a las más exi-
gentes normas de calidad y gestión aplicadas en el sector industrial, comercial, de servi-
cios entre otros, cuenta con una Interfaz muy intuitiva y amigable con el usuario, así el
suministro de información y posterior seguimiento de la misma podrá ser hecho de manera
efectiva.

El presente manual describe de manera general las opciones y funcionalidad de las pan-
tallas de SysMan, este le servirá de apoyo, mas sin embargo toda implementación en una
organización conlleva un flujo de trabajo especifico y ajustado a la empresa, el cual no es
descrito en este documento, el consultor que lo apoye en la implementación del producto lo
guiara de manera personalizada en el uso del programa (puesta en marcha del Software)

Cómo obtener mejores resultados del presente manual

Por el hecho de que SysMan no está orientado a un tipo de empresa específico las expli-
caciones de las pantallas y módulos del mismo son de manera general, por lo tanto le
sugerimos leer previamente el tópico denominado “Adaptación de SysMan por tipo de
industria”.

El presente manual está distribuido en 3 capítulos, sugerimos iniciar la lectura con el

capítulo denominado «Descripción General de Procesos» de esta manera se familiarizará
con la metodología y dinámica de uso de SysMan, así obtendrá una visión general del
Software, Capacidades y podrá diseñar una estrategia para el uso e implementación del
mismo en su empresa.

Seguidamente en el capítulo 3 encontrar una descripción de todas las opciones del

programa (menú superior y lateral izquierdo), acuda a este capítulo una vez haya
comprendido el cómo SysMan trabaja, de manera tal que las opciones y explicaciones de
cada tópico sean mejor entendidas, también encontrara una descripción detallada de las
opciones.

En lo que refiere a la Instalación del producto encontrará en el capítulo 2 información del

tema (de manera resumida), el detalle técnico de instalaciones sobre todo en lo que refiere
a la edición Empresarial ya sea SQL Server u Oracle dado que requieren un conocimiento
mayor de estas plataformas.

En el CD de instalación del Programa se encontrará mayor información técnica.

Sección Descripción

Capítulo 1 Se comenta de las generalidades del

programa, así como una descripción
Instalación del Producto y de la interfaz principal del producto, y
Generalidades del programa las pautas generales de cómo instalar
el mismo

Capítulo 2 En este capítulo se describe de manera

resumida el cómo SysMan trabaja,
Descripción General de Procesos presentamos las sugerencias de cómo
orientar la configuración, codificación
del equipo, Etc.

Es recomendable comenzar leyendo

este capítulo dado que lo involucra-
remos con la dinámica de trabajo de
SysMan

Capítulo 3 Se explican las opciones de los menús

desplegables, así como de las opciones
Descripción General de Opciones contenidas en el bloque de menús de la
(Interfaz de Usuario) barra lateral Izquierda, una vez que
haya leído y comprendido el Capítulo 2,
aquí encontrará el detalle de cada op-
ción y pantalla del programa.
 Capítulo 1
Instalación del Producto y Generalidades del Programa
Requisitos del Sistema
SysMan trabaja sobre una plataforma de Windows 32 / 64 Bits, las estaciones de trabajo
debe tener una capacidad mínima de 200 Mb. libres en disco y un mínimo de 256 Mb.
de memoria RAM (Deseable 512 MB).

En el directorio principal del CD de instalación encontrará un archivo con las pautas ac-
tualizadas de instalación, estas varían dependiendo la presentación adquirida (Profesional
o Empresarial) y según el tipo de Base de Datos (ACCDB, SQL server, Oracle)

Instalación del Programa

Dependiendo de la edición del programa (Profesional o Empresarial) y según el número de

usuarios (Standalone o Multiusuario) el esquema de instalación cambiará. Puede
conseguir un documento detallado de las pautas de instalación en el CD que le fue entre-
gado con el producto, de manera resumida a continuación le presentamos los pasos a
seguir:

1.- Instalación el driver de la llave USB (antes de conectarla físicamente)

2.- Instalar la aplicación

3.- Instalación de la Base de Datos:

Edición Profesional

Puede habilitar una carpeta en su servidor y compartirla para que pueda ser accesada por
todas las estaciones, seguidamente copiar la el archivo con extensión .smn que es la base
de datos vacía que encontrará en la carpeta Insolca de Archivos de Programa, esta base de
datos se encuentra vacía, puede renombrarla y colocar el nombre que desee (Ejem:
Mtto_empresax_sysman.smn)

Dependiendo de la edición del programa (Profesional o Empresarial) y según el número de

usuarios (Standalone o Multiusuario) el esquema de instalación cambiará. Puede
conseguir un documento detallado de las pautas de instalación en el CD que le fue entre-
gado con el producto, de manera resumida a continuación le presentamos los pasos a
seguir:
1.- Instalación el driver de la llave USB (antes de conectarla físicamente)

2.- Instalar la aplicación

3.- Instalación de la Base de Datos:

Edición Empresarial

Debe anexar la base de datos que encontrara en el CD a su servidor, seguidamente desde

el aplicativo «Editor Cadena Conexión» abrirá el archivo con la extensión .csq (para SQL
Server) o .cso (para Oracle) y aquí encontrara la cadena de conexión (ADO) que conectará
al servidor, ajuste esta apropiadamente, luego grabe el archivo con el nombre que desee y
este será el archivo que abrirán las estaciones para conectarse con el servidor y en con-
secuencia con la base de datos.

NOTA: La Edición Empresarial debe ser instalada por el personal de soporte del Dpto. de
Sistemas de la empresa, encontrará más pautas de como configurar el servidor en la sec-
ción de anexos de este manual.

4.- Desde SysMan en el menú Archivo encontrará la opción de «Abrir Base de Datos»,
después de que la abra por primera vez se le presentará en este menú un acceso directo al
archivo de base de datos (edición Profesional) o a la cadena de conexión (Edición Em-
presarial).

Aquí colocamos de manera resumida las pautas de instalación, en el CD encontrará pautas

más detalladas, solicite apoyo a su asesor de sistemas, él le podrá recomendar como en
que ruta instalar sus datos así como efectuar los respaldos periódicos de la base de datos.
Interfaz principal del producto

La columna vertebral de SysMan en cualquiera de sus presentaciones es la estructura del

árbol que representa a los activos de su empresa, (sobre los cuales se sea realizar la
gestión de mantenimiento). Las opciones de manejo del producto están distribuidas en dos
grupos y uno como visor de Tareas Pendientes, los cuales describimos a continuación.

Menú de Configuración y Catálogos:

En estos menú encontrara las funciones de configuración del programa así como las que se
refieren al ingreso de datos de configuración también llamados catálogos de datos, la fun-
ción de cada opción de los menús las encontrará en el capítulo 2.

Menú Barra Lateral Izquierda:

Encontrará un acceso directo a los módulos de uso del programa, estas funciones en su
mayoría pueden ser ejecutadas desde las barras de botones o desde el Árbol de Activos,
cuya función la explicaremos más adelante (Capítulo 2).

Barra de Tareas Pendientes:

Todas las tareas pendientes ya sea que refieran a Solicitudes de Trabajos, ordenes de
trabajos correctivos abiertos (anteriores a la fecha de hoy) así como a los preventivos
pendientes las encontrara graficadas según su antigüedad o días de retraso.
Primeros Pasos con SysMan

1.- Configuración de Términos

SysMan de manera predeterminada clasificará a los activos susceptibles a mantenimiento

como Equipo, Subequipo y Componente, estos títulos pueden ser modificados y ajustados
según el entorno de la empresa. Un Equipo puede contener n número de Subequipos y
estos a su vez un número de Componentes (siendo estos últimos en los que recaen las
labores preventivas y correctivas). De igual manera lo categorizado como Área y Línea de
Producción también son Términos que pueden ser ajustados por el usuario.

Todo Equipo debe pertenecer necesariamente a un Área (ubicación física específica) y

opcionalmente, a una Línea de Producción o Grupo de Equipos, pudiendo estar vinculado a
más de uno de ellos.

A través de la opción Utilidades - Configuración SysMan, usted podrá modificar los títulos
antes mencionados.

NOTA: Dado que este punto es determinante para la adaptación del software a su orga-
nización, puede solicitarnos apoyo por el mail soporte-tecnico@insolca.com, así podremos
colaborar con usted en esta fase de adaptación.

Se sugiere no desglosar excesivamente los equipos, si bien el sistema lo puede soportar,

esto dificultaría el trabajo cotidiano de reporte de fallas, por lo tanto; tan sólo codifique un
equipo y efectúe pruebas de creación de correctivos para así poner a prueba el sistema de
codificación utilizado.

Cuando va a implantar el software en la empresa comience trabajando sólo con los

correctivos, cuando logre ya encaminar este proceso y las personas involucradas con el
uso del software ya se manejen sin problema alguno con este módulo entonces proceda
con los preventivos, recuerde que las probabilidades de éxito en la implementación de-
penden de dividir en fases claramente definidas. Puede, si lo desea; solicitar apoyo a
nuestro centro de soporte y éste le será brindado sin costo a través de nuestro site
www.insolca.com este apoyo puede ser canalizado ya sea vía Telefónica, Chat-Voz,
Videoconferencia o E-Mail.

2.- Codificación de sus Equipos.

Puede comenzar el registro de los Equipos, Subequipos y Componentes, le sugerimos

registre un Equipo de cada clase, con sus respectivos Subequipos y Componentes, luego
programar su Plan de Mantenimiento a través del menú Orden de Trabajo - A Programar -
Preventivos, el motivo por el cual le sugerimos este orden es porque cuando vaya a crear
otro equipo similar puede copiar toda la estructura de Subequipo, Componente y su Plan de
Mantenimiento ya estipulado (opción que se le presenta cada vez que registra un nuevo
Equipo, Subequipo y Componente). De esta manera se ahorrará tiempo y esfuerzo en el
proceso de introducción de datos.

En el Capítulo 2 “Uso del Árbol de Activos” encontrará información más puntual de cómo
registrar sus equipos e el sistema

3. Ahora pudiera registrar los Recursos a utilizar, tales como: Materiales, Mano de Obra
y Servicios Externos, estos son opcionales y luego proseguir con el registro de las Rutinas
de trabajo, Fallas, Prioridades, etc.

Los pasos antes descritos tuvieron como finalidad el introducirlo en la dinámica de trabajo
de SysMan, por supuesto hay muchos procesos todavía no descritos, por este motivo lea
atentamente el manual para que de esta manera usted decida cuál será el orden de trabajo
que más se acople a las actividades de su empresa.
 Capítulo 2
Descripción General de Procesos
Adaptación de SysMan por Tipo de Industria
Adaptacion de SysMan por Tipo de Industria

SysMan es un programa que cuenta con mucha flexibilidad el momento de adaptarlo a la

organización, sea esta del rubro que sea (Manufactura, Vehículos, Hoteles, Tiendas por
Departamentos, Etc.), por lo tanto reviste mucha importancia el establecer y definir los
términos que definirán a los activos.

Primero y Principal es determinante el darle un enfoque práctico a la codificación de sus

equipos, recomendamos diferenciar lo que son partes y refacciones de los equipos y
componentes, efectuamos este comentario dado que en el árbol de activos sugerimos
llegar hasta el nivel de componente o su equivalente, ya después registrará las refacciones
o fallas tipo, pero estas le recomendamos no las refleje en el árbol de activos.

El programa cuenta con cuadro grandes niveles, debe ser suficiente si está siendo práctico
en el enfoque a utilizar, de lo contrario reevalué el esquema de codificación que piensa
aplicar, sin embargo de manera adicional puede crearse otros sub clasificaciones, ya sea
como relaciones laterales o a través de campos internos.

A continuación le presentamos la pantalla en la cual definirá los términos a utilizar.

Le presentamos algunas sugerencias de los términos por tipo de industria, puede utilizar
estas o una combinación entre ellas o crear sus propios términos.

Manufactura:
Área – Procesos – Equipo – Componente
Planta – Área – Equipo – Componente
Área – Equipo – Subequipo – Componente
Área – Equipo – Sistema – Componente

Vehículos
Flota – Vehículo – Sección – Componente
Tipo Vehículo – Unidad – Sección – Componente

Hoteles – Centros Comerciales – Hospitales

Edificio – Área – Piso – Componente

Ciudad – Ubicación – Área – Componente
Organizaciones con Múltiples Sedes (Tiendas, Agencias Bancarias, Etc.)
Ciudad – Agencia – Área – Equipo
Región – Tienda – Área – Componente

Ya con los ejemplos dados anteriormente tendrá una idea de cómo orientar el enfoque de
codificación, tema que trataremos con más amplitud adelante.

Recuerde: Sea Práctico en el enfoque, no llegue al detalle por lo menos no en lo que pre-
sentara en el árbol de activos, hay otros modos de obtener información detalladla sin
necesidad de complicar el esquema general de distribución de activos.
Codificación de los Equipos (Estrategias Sugeridas)

Una vez que haya definido los términos a ser utilizados para la codificación de equipos debe
iniciarse la codificación de los mismos, dado que el programa permite asignar códigos
alfanuméricos de hasta 20 caracteres le sugerimos que sea textual en los códigos a asig-
nar, ahora si su empresa ya tiene asignados códigos a los activos pudiera utilizar este como
un código alternativo y en el programa asignar códigos textuales, el criterio que sugerimos
usar es el siguiente:

En la medida de lo posible use los mismos términos con los cuales su personal identifica a
los equipos, piense mas en sus usuarios y eventuales solicitantes (quienes le reportaran las
averías) el momento de establecer un criterio de codificación, si le es imperativo asignar un
código numérico no conocido por su personal ya sea porque se lo exigen en el área de
administración, utilícelo como un código alternativo creando un campo personalizado y en
los reportes que se emitan a este departamento se usara este código pero para el día a día
se usarán los códigos textuales “Mas amigables” establecidos por usted.

Recuerde que en los sistemas antiguos o en los inicios de la era informática se utilizaba
esquemas de codificación tipo 1.23.34.4. Donde 1 era área, 23 era tipo de equipo, 34 el
número del equipo, etc. (por colocar un ejemplo) ya hoy en día no tiene limitación en cuanto
a asignar códigos así que utilice estrategias más comprensibles en la asignación de los
mismos, recuerde que todo lo hará desde un Árbol con una vista de todos los equipos, no
tendrá que digitar como tal el código del equipo, todo será muy visual así que tome esto en
cuenta en la asignación de sus códigos.
Desde el Menú catálogos se registraran las Áreas y desde el Árbol de activos se irán
agregando las demás ramas, se sugiere registrar un Equipo de cada tipo para que cuando
deba crear otro similar pueda copiar a estructura del ya existente y luego editar las carac-
terísticas de este, estrategia similar puede seguir para el registro de vehículos

Data Técnica
La data técnica podrá ser registrada dentro de la ficha de cada equipo, componente, etc.,
para esto coloques en la rama respectiva y presione el botón “Editar Ficha” así accederá a
la ficha completa donde además de registrar la data técnica podrá incorporar datos de la
garantía, fotos, manuales técnicos (archivos anexos), etc.

SUGERENCIA : Sea practico en el enfoque a utilizar en la codificación de sus activos, no

llegue al detalle, ya el detalle lo registrara en la orden de trabajo (refacciones utilizadas,
fallas, causas de falla, etc.) si usted llegara al detalle en el árbol esto será u inconveniente el
momento de reportar las fallas dado que en muchos casos deberá intervenir el equipo antes
de saber la parte que presento la avería en consecuencia no podrá crear una orden de
trabajo antes de empezar la reparación.

Las implementaciones más exitosas del producto ya sean en empresas pequeñas o en

organizaciones con múltiples sedes y ciudades han sido muy prácticas en el tema de la
codificación de sus activos.
Dada la importancia que reviste el tema de la codificación y de un enfoque adecuado de-
penderá prácticamente el éxito o no de la implementación del producto, puede comunicarse
con nosotros para requerir apoyo o que evaluemos su enfoque de codificación, puede
comunicarse a través del mail soporte-tecnico@insolca.com
M: Ordenes de Trabajo Generales (Reparaciones, Mejoras, Apoyo).

Las ordenes de trabajo generales pueden ser Correctivas (Reparaciones) de Mejora o

Apoyo a otros departamentos de la empresa, esto dado que muchas veces el departamento
de mantenimiento suele colaborar en tareas no directamente vinculadas con el manteni-
miento de equipos (Reubicación equipos, apoyo al Dpto.de operaciones, Etc.) y es nece-
sario justificar el tiempo empleado o las labores efectuadas por la jefatura de manteni-
miento.

Dado que SysMan sincronizará con su modo de trabajo es necesario en primer lugar que
defina como se reportarán las averías en el sistema, ¿Involucrara directamente al Solici-
tante? Para que este registre en el Software la avería que después usted lo convertirá en
orden de trabajo, o ¿el reporte de avería se lo comunicarán por otro medio (Oral, Escrito,
Mail, Etc.)? ¿Será usted quién cree directamente la orden de trabajo?.

Es muy importante definir el punto anterior, nuestra sugerencia es que en la medida de lo

posible involucre al solicitante, sea este el Supervisor de producción, Supervisor de Planta,
Operador, Etc. Directamente de manera tal que sea quien desde el sistema le reporte la
avería, este proceso es tan sencillo que una persona sin mayor entrenamiento lo puede
hacer; incluso un entrenamiento básico de no más de 10 minutos suele bastar. El trabajar
de este modo le garantizará que el trabajo fluirá desde el mismo origen de la falla y hacia el
departamento de Mtto. Como tal se liberara de la tarea de descripción de la falla dado que lo
que hará es convertir la solicitud en una orden de trabajo, imprimirla y asignarla al mecánico
o técnico que gestionará la reparación.
Ordenes de Trabajo Generales
(Reparaciones, Mejoras, Apoyo)

SysMan lo faculta a que pueda desde el árbol, nivel componente (rueda Roja) pueda crear
la Solicitud de OT o la Orden de Trabajo directamente, si es una Solicitud usted la observara
en el planificador de mantenimiento o si tiene activado el visor de solicitudes (ver anexos
manual) le podrá parecer un mensaje emergente con el aviso de la falla.

Desde el planificador de mantenimiento podrá convertir la solicitud en una orden de trabajo

Recomendaciones Generales

Una vez cree la orden de trabajo y asigne a la persona que gestionará el trabajo (respon-
sable principal) imprima esta y entréguesela al personal, trate de que SIEMPRE la orden de
trabajo tenga un Responsable, dado que será él quien deberá retornársela una vez que la
ejecute y cierre para que así lo indique en el sistema, ya el programa lo provee de reportes
para medir la eficiencia de cada trabajador. No pierda de vista la misión del sistema que es
el monitorear toda su gestión de mantenimiento y de esto no escapa la eficiencia de los
miembros de su departamento.
Preventivos (Mantenimiento Programado)

De manera resumida le exponemos como SysMan trabaja en relación a los planes pe-
riódicos de mantenimiento.

Las Rutinas de Mantenimiento vienen a ser un compendio de actividades periódicas que

ejecutara, estas rutinas de Mtto. Se programan o vinculan con los componentes (Rueda
Roja) desde el mismo Árbol de Activos, y seguidamente ser debe establecer la frecuencia, a
sea esta en base a Tiempo, Lectura, Etc. A partir de este momento el programa le pedirá
una fecha de inicio y/o Lectura inicial y ya el programa creará automáticamente las próxima
orden de trabajo al faltar 30 días o menos de la fecha próxima (esto es modificable), solo
una vez que haya cerrado la OTP entonces el programa le creará la próxima orden de
trabajo, este es un método muy efectivo de trabajar dado que el programa detendrá la
creación de órdenes de trabajo mientras tenga la última abierta.

Las órdenes de trabajo preventivas al crearse podrán ubicarlas a través del Planificador de
mantenimiento, abrirlas desde este módulo, imprimirlas, asignarlas al personal, etc.

Para crear un plan de mantenimiento programado debe en primer lugar crear las rutinas de
mantenimiento que se ejecutarán periódicamente, a continuación le presentamos algunas
consideraciones a la hora de comenzar a crear sus rutinas.

1.- Asigne código de fácil reconocimiento, por ejemplo, las primeras tres letras pueden
indicar el tipo de equipo al cual vinculara la rutina y a continuación un código numérico o un
indicativo del tipo de actividad, por ejemplo Inspección, Cambio Aceite, Etc.
Por ejemplo la Rutina a ser vinculada a las Bombas estará será de Inspección y es la rutina
número 1, código a signar será: BMB_Revision_01.

SUGERENCIA: Sea práctico y objetivo en cuanto al plan de mantenimiento a programar,

tome en cuenta sus recursos (Personal, Presupuesto, Capacidad operativa, etc.) para que
programa un plan de trabajo que pueda cumplir.

En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la sección derecha de la interfaz

principal de SysMan encontrará un resumen de todo lo abierto organizado o distribuido en
días de antigüedad, esta es la mejor manera de obtener una “Panorámica” de sus tareas,
ahora es normal que tenga muchas órdenes de trabajo abiertas por causas ajenas a su
departamento, tales como Falta de repuestos, falta de asignación de recursos, aprobación
En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la sección derecha de la interfaz
principal de SysMan encontrará un resumen de todo lo abierto organizado o distribuido en
días de antigüedad, esta es la mejor manera de obtener una “Panorámica” de sus tareas,
ahora es normal que tenga muchas órdenes de trabajo abiertas por causas ajenas a su
departamento, tales como Falta de repuestos, falta de asignación de recursos, aprobación
de departamentos superiores, etc. Estos puede registrarlos como Status y asignará a las
ordenes de trabajo de esta manera podrá realmente observar el desarrollo de su depar-
tamento de Mtto. E incluso proponer estrategias para implementar mejoras en el mismo.
(Contratar nuevo personal, mejorar los tiempos de procura de repuestos, etc.).

2.- Las rutinas cuando las registre que contengan varias actividades, trate de agruparlas
según frecuencia, por ejemplo todas las actividades que se efectúan mensualmente ya
sean de inspección o calibración, etc., de esta manera el programa le generara menos
papeles (ordenes de trabajo) y así podrá cumplir de mejor forma con su plan programado.

3.- Si cuenta con actividades semanales o diarias, dado que son tan periódicas trate de no
registrarlas a l sistema o si lo hace cree un nivel 0 en el área (Próxima Pantalla) y ahí pro-
grame este preventivo, genialmente los preventivos que suelen tener una frecuencia tan
corta suelen ser inspecciones o lubricaciones, son tareas tan cotidianas que puede que no
requiera que SysMan se los recuerde, esto con el fin de evitar la generación excesiva de
ordenes de trabajo.

En Resumen: defina cuantas órdenes de trabajo puede atender mensualmente y según

esto construya su plan de mantenimiento, sea práctico en la creación de rutinas de Mtto.

4.- En la orden de trabajo puede establecer qué repuestos estima utilizar de esta manera al
crearse la orden de trabajo se asignarán estos repuestos a la OT creada pero en condición
de Utilizados = NO, esto hasta que efectivamente los retiren de almacén, el trabajar de esta
forma también lo facultara a efectuar proyección de uso o consumo de repuestos, de modo
similar puede hacerlo con la mano de obra y servicios externos.
Inventarios de Materiales y Repuestos

SysMan cuenta con un módulo muy completo de inventarios, a estas opciones puede in-
gresar directamente desde el botón de “Inventario” ubicado en la barra de botones superior
izquierda.

Tal como ya fue explicado anteriormente puede utilizar el módulo de inventario para al-
macenar ítems relacionados con el consumo de repuestos relacionados con el Mtto. (Or-
denes de trabajo” o por “otros motivos” que serian no asociados con ordenes de trabajo, en
este apartado solo explicaremos lo relacionado con la salida relacionada con ordenes de
trabajo (Mtto).

Primero y principal debe establecer cuál es el modo de trabajar actual o definir el cómo
desear trabajar, le exponemos a continuación diverso modos de trabajo y él como SysMan
lo acompañara en estas tareas.

SysMan le permitirá manejar múltiples almacenes, pudiendo efectuar traslados entre los
mismos. Más adelante encontrara información adicional al tema
1.- Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén previa autorización de Mtto (Genera-
ción de autorización o vale de salida)

Una vez impresa la OT y entregada el Técnico o Mecánico inspeccionará el equipo y

anotará en la OT que repuestos requerirá, entonces en el Dpto. de Mtto solo asignaran
estos repuestos a la OT más no lo colocaran como utilizados (este permiso se les puede
retirar) seguidamente el mecánico se dirigirá al Dpto. de Aplacen y aquí solo se le entregará
lo previamente autorizado (desde el módulo de salida de repuestos asociado a Mtto)

NOTA: desde el menú Utilidades – Configuración SysMan – Inventarios pude colocar la

Permisologia para que Mtto. No pueda entregar repuestos (Solo Autorizar) y Almacén solo
Entregue (no pueda autorizar) de esta manera creara una capa de seguridad para que
SysMan se ajuste a sus políticas internas.

2.- Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén sin requerir autorización de Mtto

El Mecánico o Técnico se dirige a Almacén y solicita repuestos, El encargado de Almacén

Asignará y Entregará los repuestos asociados a la orden de trabajo, en consecuencia es
requerido que se cuente con la OT creada antes de proceder a retirar repuestos de al-
macén.

3.- El Departamento de Mtto, gestiona su propio inventario

Desde la misma orden de trabajo asignara el repuesto y lo marcara como “Marcar como Ya
Utilizado” así se descontará del inventario.

En muchas ocasiones se desea controlar los repuestos utilizados mas no se lleva un in-
ventario propio sino se compra la refacción y se usa, es factible configurar el módulo de
inventarios para que permita los negativos (Utilidades – Configuración SysMan) de esta
manera podrá controlar lo ha usado mas no llevar un inventario (existencias).
Evaluación de Datos

SysMan cuenta con múltiples herramientas para la evaluación de los datos, comenzando
por los reportes reconfigurados, aquí encontrara con una lista de informes agrupados según
familias, el generar estos es muy sencillo, adicionalmente todos los reportes puede ex-
portarlos a Excel y aquí aplicar los filtros dinámicos que desee, de esta manera multiplicara
su capacidad de análisis e interpretación de la data.

Adicionalmente cuenta con dos herramientas o módulos que cuentan con un alto grado de
resumen de manera tal que podrá de modo muy simple generar informes gráficos, estas
herramientas las describimos.

Barra Tareas Pendientes

Esta barra le presentara tres grupos de evaluación de datos, en cada grupo encontrara que
se agrupan el total de solicitudes u órdenes de trabajo agrupadas según su antigüedad
(rangos en días), las fechas que se evalúan son las siguientes:

Solicitudes OT: Fecha Programada (Anterior al día de Hoy)

OT Generales: Fecha de Aviso (Anterior al día de Hoy)
Preventivos: Fecha Programada (Anterior al día de Hoy)

Puede aplicar los filtros que desee en la barra y presionar el botón de actualización, asi-
mismo puede activar la opción que le permitirá almacenar el filtro de manera que se evaluar
este automáticamente al ingresar al programa.

Funciones Adicionales

Cada Grupo de datos le presentara un grafico de barras, con efectuar un doble clic en cada
barra podrá generar un reporte detallado de cuáles son las solicitudes o ordenes de trabajo
que corresponden con la barra, este es un modo muy eficiente de generar informes según
días de retraso.
Sumario Ordenes de Trabajo

Este módulo de ser utilizado apropiadamente le permitirá generar informes muy precisos en
relación a las solicitudes y ordenes de trabajos abiertas y/o cerradas, y agruparlas por
área, equipo, componente, etc. Incluso puede generar informes gráficos (formato de árbol)
o tipo reportes desde la opción de imprimir.

Encontrara mayor explicación de este módulo en el capítulo 3 “Descripción General Op-

ciones (Interfaz de Usuario)
 Capítulo 3
Descripción General Opciones
(Interfaz de usuario)
Menú de Opciones (Barra Superior)

Menú Archivo

Abrir Base de Datos

Abre una base de datos ya existente en el disco.

Por el hecho de que una base de datos le permite manejar la información de varias plantas
y líneas de producción no es necesario que tenga un archivo de datos por cada una de
ellas, la ventaja de tener una sola base de datos es la de que eventualmente se podrán
generar reportes evaluando todos los datos en conjunto, beneficio del cual no podría dis-
frutar si utiliza múltiples bases de datos (archivos) para almacenar sus información.

SUGERENCIA: Le recomendamos que solamente utilice diferentes bases de datos (ar-

chivos) cuando esté seguro de que no necesitará evaluar todos sus datos en conjunto; es
decir; serán totalmente independientes, por ejemplo: dos empresas diferentes con rutinas
de mantenimiento, empleados, maquinarias, etc., diferentes.

Presentación Profesional.

La presentación profesional cuenta con bases de datos en formato .accdb (similar a las que
utiliza Access 2007), pero cuenta con la extensión .smn, recomendamos colocar el archivo
.smn en una ruta segura e invocarla desde esta carpeta, asegúrese de contar con respaldos
periódicos de esta carpeta.

Presentación Empresarial

Esta presentación puede contar con Bases de datos ya sea bajo plataforma SQL Server u
Oracle, ahora para abrir esta base de datos deberá invocar un archivo con la extensión .csq
(SQL Server) o .cso (Oracle), en el interior de este archivo se encuentra la cadena que
permitirá conectarse con la base de datos (string de conexión).

En el anexo de este manual encontrara mayores especificaciones técnicas de cómo

gestionar la conexión con bases de datos SQL u Oracle.
Cerrar Base de Datos

Cierra la base de datos actualmente abierta.

Catálogos
En el menú catálogos encontrara las opciones de registro de datos que serán utilizados
para la mayoría de los procesos del programa, por ejemplo Equipos, Rutinas, Empleados,
Fallas, Etc.).

Todas las pantallas de registro de datos son similares en cuanto a funcionamiento, asi-
mismo cuentan con campos comunes y campos propios de de cada catálogo.

El funcionamiento de las pantallas de registro de datos (edición y borrado) así como los
campos comunes a todos los catálogos son explicados a continuación.

Barra de Tareas

Codigo a crear o editar

Campos creados por usted

El modo de funcionamiento es el siguiente: si usted ingresa un código no existente el pro-

grama le abrirá una pantalla con los campos en blanco de esta manera podrá agregar un
nuevo registro, ahora si el código ya está registrado tendrá la oportunidad de modificarlo o
eliminarlo completamente
El botón signado con una lupa le permitirá acceder a un examinador en el cual se le pre-
sentará los registros existentes (ya sean equipos, rutinas, fallas, etc.) aquí lo podrá selec-
cionar y así editarlo.

En la barra de botones ubicada en la esquina superior izquierda encontrara las funciones

que le permitirán grabar los registros, borrar, imprimir los datos, avanzar entre registros,
Etc.

Campos Comunes

Hay una serie de campos que son comunes a la mayoría de los catálogos de datos, estos
los explicaremos a continuación, le recordamos que los campos propios de cada catálogo
serán explicados con detalle en el respectivo tópico.

Descripción

Aquí ingresara la descripción del registro, éste campo es requerido (obligatorio)

Comentarios

Aquí ingresara los comentarios del registro, no tiene límites en cuanto a palaras a incluir

Archivos Anexos

Vincular archivos ya sean estos de imágenes, videos, archivos Word, Excel, Autocad, Etc.

Campos Personalizados

Es factible crear nuevos campos a todas las tablas, por ejemplo si no usted requiriera de un
campo que no haya sido considerado por nosotros puede agregarlo desde el menú Utili-
dades-Campos Personalizados, esta opción la encontrará descrita con mayor detalle en el
tópico relacionado a la «opción del menú».

Área (Término Modificable)

El primer dato a incluir en SysMan es el Área, tómese en cuenta que el Término Área puede
ser modificado por usted, el Área se puede considerar como la Raíz del Árbol que cons-
truirá, si está trabajando con una Industria podría dividir esta en diferentes Áreas, o si sus
datos corresponden a una empresa de transporte por ejemplo pudiera renombrar el término
Área a Flota aquí registrar las Flotas.
Equipo (Término Modificable)

La creación y edición de Equipos se sugiere efectuarla desde el Árbol de Activos, dado que
de manera más directa podrá seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opción también
podrá efectuar estas tareas.

Descripción Campos Principales

Criticidad: Según este parámetro podrá filtrar los Equipos que a su criterio consi-
dere críticos.

Condición Actual: De manera predeterminada estarán en Servicio pero puede

cambiar según sea el caso.

Vincular grupo: Puede crear vínculos opcionales, esto le podrá ser útil a la hora de
generar reportes.

Fecha Vencimiento Garantía: Este dato será tomado en cuenta por el módulo de
control de garantías, pero es opcional.
La creación y edición de Equipos se sugiere efectuarla desde el Árbol de Activos, dado que
de manera más directa podrá seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opción también
podrá efectuar estas tareas.

SubEquipo (Término Modificable)

La creación y edición de Subequipos se sugiere efectuarla desde el Árbol de Activos, dado

que de manera más directa podrá seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opción
también podrá efectuar estas tareas.

Descripción Campos Principales

Criticidad: Según este parámetro podrá filtrar los Equipos que a su criterio considere
críticos.

Condición Actual: De manera predeterminada estarán en Servicio pero puede cambiar

según sea el caso.

Vincular grupo: Puede crear vínculos opcionales, esto le podrá ser útil a la hora de generar
reportes.
Fecha Vencimiento Garantía: Este dato será tomado en cuenta por el módulo de control
de garantías, pero es opcional.

Componente (Término Modificable)

La creación y edición de Componentes se sugiere efectuarla desde el Árbol de Activos,

dado que de manera más directa podrá seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opción
también podrá efectuar estas tareas.

Descripción Campos Principales

Criticidad: Según este parámetro podrá filtrar los Equipos que a su criterio considera
críticos.

Condición Actual: De manera predeterminada estarán en Servicio pero puede cambiar

según sea el caso.

Vincular grupo: Puede crear vínculos opcionales, esto le podrá ser útil a la hora de generar
reportes.

Fecha Vencimiento Garantía: Este dato será tomado en cuenta por el módulo de control
de garantías, pero es opcional.
Línea Producción (Término Modificable)

El término Línea de Producción (Marca, Modelo, Línea, Zona del País, Etc.) es modificable
y le permitirá vincular diversos equipos desde el Menú Vincular.

Eventualmente podrá vincular más de un equipo a una línea de producción y así crear
filtros en los reportes.

Grupo (Término Modificable)

El término Grupo es modificable y le permitirá vincular diversos equipos desde el Menú

Vincular.
Eventualmente podrá vincular más de un equipo a un grupo y así crear filtros en los re-
portes.

Clasificación General
La agrupación denominada ‘Clasificación General’ puede ser utilizada para asociar cual-
quiera de los tres niveles bajo cualquier criterio particular, por ejemplo: marca, modelos, o
cualquier otro criterio que pueda más adelante utilizar para generar reportes
Rutina Mtto./ Actividades

Las rutinas de mantenimiento incluyen una serie de procedimientos y actividades que serán
efectuados de manera periódica, las rutinas son utilizadas para elaborar los planes de
mantenimiento a los equipos, una vez creadas las rutinas se vinculan a los componentes
desde el Árbol de Activos y se establecerá la periodicidad de creación, ya sea esta en
base a tiempo, lectura, toma de medidas, o mixta, encontrara más información de cómo
programar los preventivos más adelante.

El registro de las rutinas de mantenimiento podrá ser efectuada a través de esta opción,
cuando vaya a crear una nueva rutina tendrá la posibilidad de hacerlo copiando las ca-
racterísticas de una ya existente (de manera opcional), de responder afirmativamente a la
pregunta de si desea copiar de una rutina existente deberá indicar la rutina de la cual se
efectuará la copia, así como opcionalmente podrá anexar a la nueva rutina el consumo
estimado de recursos, tales como Mano de obra, Materiales/Repuestos y/o Servicios ex-
ternos que tenga asignados la rutina de la cual se efectuará la copia.

Una vez creada la rutina ésta será visualizada como se muestra en la próxima pantalla, aquí
encontrará las pestañas correspondientes a los recursos a utilizar (Mano de obra, Mate-
riales/Repuestos, Servicios externos), en éstas puede establecer el consumo estimado de
cada recurso, estos consumos estimados podrán ser ajustados al crear las OT.

Vincular Imágenes, Planos, Documentación

Técnica, Etc.

Recursos
que se esti-
man utilizar
en la ejecu-
ción

Descripción General de
la Rutina

Descripción de Actividades a Efectuar, se recomienda incluir

varias actividades en una Rutina
Almacenes

SysMan lo faculta a usar un máximo de 99 Almacenes, de manera predeterminada esta

registrado el almacén principal con el código ALM_01, a medida que registre nuevos
almacenes este correlativo seguirá incrementando, Ejem. ALM_02, ALM_03, Etc.

Al crear un Almacén de manera predeterminada se colocara en condición de «Operativo»,

esta condición puede desactivarla en el caso de que este almacén este fuera de uso.

Más adelante en la sección de creación de grupos
pueda vincular el uso de determinados almacenes
esto es particularmente útil en el caso de que
ubicaciones físicas y desea restringir el uso de
circunscritos a estas ubicaciones.
de trabajo encontrara pautas para que
con grupos de usuarios determinados,
cuente con almacenes en diferentes
los almacenes a grupos de usuarios

Cada vez que efectué una ingreso, traslado o salida de Materiales o Repuestos deberá
indicar el Almacén que afectara, este tema será tratado con mayor amplitud en el modulo de
movimientos de inventario.
Materiales Repuestos

Ficha Materiales/Repuestos

Registra los materiales y/o repuestos utilizados en su gestión

IMPORTANTE: Si borra un material o repuesto se borrará todo su

consumo en las OT creadas y sus vínculos en las rutinas.

Descripción Campos Principales

Materiales/Repuestos Alternativos: Puede colocar hasta tres Mat / Rep. Alternativos,

éstos no necesariamente deben estar registrados en el sistema.

Mínimo/Máximo: Establecer los límites superior e inferior en cuanto a la existencia a

mantener, a través de los reportes podrá generar listados que evalúen esta información.
Proveedores

Puede registrar a todos los proveedores de repuestos y/o materiales que utiliza en sus
labores de mantenimiento, una vez registrados estos proveedores deberá vincular éstos
con los materiales y/o repuestos que distribuyen, esta asociación la podrá efectuar desde
la opción de vincular material-proveedor.

Motivos Salidas Materiales/Repuestos – Herramientas

Es posible registrar un catalogo de motivos por los cuales se da salda a los materiales del
almacén y estos motivos no son originados por labores de mantenimiento ya sea preventivo
y /o correctivos, por ejemplo: devolución, salida de materia prima (en el caso de que se
desee contralar este tipo de inventarios)

Servicios a Contratar
Puede registrar la lista de servicios que contratara por ejemplo: Soldadura, Pintura, Etc. Al
contratista o servicio externo debe registrarlo por la ficha del servicio externo.
Herramientas

Ficha Herramientas

A través de este módulo registrara sus Herramientas, opcionalmente podrá asignar estas a
los empleados y así llevar además de un inventario completo en Almacén una relación de
las Herramientas asignadas a cada uno de ellos.

Clasificación Herramientas

Puede crear Clasificaciones o Grupos según el tipo de Herramientas, por ejemplo: Medi-
ción, Calibración, Ajuste, Construcción, Etc.

Trabajadores (Personal Interno)

Categoría de Trabajador
Puede categorizar a sus empleados según el criterio que desee, asignar a cada categoría
un costo por hora específico de manera tal que cuando registre un empleado pudiera
asignarlo a determinada categoría. Esta información será de mucha utilidad para saber en
determinado momento a cuánto ascienden sus costos de mano de obra en las OT efec-
tuadas.

Trabajadores
La ficha de cada empleado puede ser creada a través de esta pantalla, asimismo el em-
pleado deberá ser asignado a una determinada categoría (Mano de obra) lo cual es obli-
gatorio.
IMPORTANTE: Si borra un Empleado y éste ya fue asignado a OT anteriores éstas no
serán afectadas.

Ficha Servicio Externo (Contratista)

Es probable que existan labores de mantenimiento preventivo o correctivo que no sean
efectuadas por personal de su empresa sino por personal de otras empresas de servicio,
puede registrar también esta categoría.

IMPORTANTE: Si borra un Servicio externo se eliminará también su vínculo en las OT y

Rutinas creadas.

NOTA: Al crear una OTC/OTP puede especificar el uso de un servicio externo ya sea en
base a tiempo de prestación de labores (Horas, Días) o por trabajo realizado.

Es probable que existan labores de mantenimiento preventivo o correctivo que no sean

efectuadas por personal de su empresa sino por personal de otras empresas de servicio,
puede registrar también esta categoría.
Clasificación de Servicios Externos

Los Servicios Externos o Contratistas pueden ser clasificados según la naturaleza del
servicio que presta, Ejem. Soldadura, Mecánica Automotriz, Etc. O según cualquier criterio
particular Ejem.

Ubicación Física, Aéreas de Trabajo (Zonas), Etc. Esta clasificación podrá ser usada en la
creación o edición del Servicio Externo como tal.

Proveedores (Materiales/Repuestos)

Ficha Proveedores

Puede registrar a todos los proveedores de repuestos y/o materiales que utiliza en sus
labores de mantenimiento, una vez registrados estos proveedores deberá vincular éstos
con los materiales y/o repuestos que distribuyen, esta asociación la podrá efectuar desde
la opción de vincular material-proveedor.
Clasificación Proveedores

Los proveedores de Materiales y Repuestos pueden ser clasificados según criterios

particulares, ya sea dependiendo el rubro o naturaleza de los suministros, Ejem. Filtros,
Ferretería, Etc. o ubicación Física. Esta clasificación podrá ser usada en la creación o
edición del Proveedor como tal.

Proyectos (Agrupa OT´s)

Puede crear un Proyecto, este puede ser utilizado para agrupar Órdenes de trabajo, ya sea
preventiva o correctiva, al hacerlo de esta manera podrá eventualmente generar reportes
que agrupen a estas OT vinculadas y evaluar datos específicos (costos, personal involu-
crado, tiempo utilizado, etc.)
Descripción Campos Principales

Fecha Inicio: Esta será la fecha de inicio para el proyecto, este es un dato opcional

Fecha Culminación: Esta será la fecha estimada de culminación

No permitir creación de OT fuera de Lapso: De estar activado este selector no se podrá

vincular OT si su fecha de creación se encuentra fuera del rango o intervalo delimitado por
las fechas de inicio y culminación.

Presupuesto Asignado : Aquí podrá reflejar el presupuesto asignado al proyecto, de manera

tal que pudiera generar reportes que evalúen todas las OT vinculadas y analizar sus
costos comparando este monto con el presupuesto asignado a dicho proyecto.

Prioridades

Puede crear un catálogo de prioridades según su criterio, por ejemplo: Urgente, Alta, Baja,
Emergencia, etc.

IMPORTANTE: Si borra una prioridad y ésta ya ha sido utilizada por una OT, Programación
Preventivo, etc., estas no serán afectadas y se mantendrá la referencia (código) aun
cuando ya no exista la prioridad.
.

Especialidades

Puede registrar diferentes Especialidades tales como Mecánica, Eléctrica, Instrumental,

Etc., estas pueden ser asignadas opcionalmente a las rutinas de trabajo y por ende a los
preventivos que las utilizaran o a los correctivos ya sean o no programadas (con solicitud de
OTC previa).

Por ejemplo si desea a una rutina vincularle una especialidad de «Mecánica», todas las OT
que se encuentren afectadas por esta rutina serán también de especialidad «Mecánica»,
esta condición puede ser utilizada como filtro al momento de generar horizontes gráficos u
órdenes de trabajo de manera grupal.

Status OT ( Orden de Trabajo)

Los Status OT pueden ser utilizados para sub clasificar las ordenes de trabajo según
determinadas características, por ejemplo pudiera crear un Status denominado «Espera
Repuestos» y si una orden de trabajo se encuentra abierta por este motivo asignarle este
Status, de manera tal que pudiera generar reportes solo presentando o filtrando según esta
característica.

Status OC ( Orden de Compra)

La Orden de Compra (Modulo de Compras) puede ser asignada de manera opcional a

diferentes Status, por ejemplo «Pendiente Aprobación», «Pendiente Asignación
Recursos», Etc. estos Status pueden ser registrados a través de esta pantalla.

La Orden de Compra (Modulo de Compras) puede ser asignada de manera opcional a

diferentes Status, por ejemplo «Pendiente Aprobación», «Pendiente Asignación
Recursos», Etc. estos Status pueden ser registrados a través de esta pantalla.
Centro de Costos

A través de esta pantalla podrá registrar los Centros de Costos, ahora en el modulo de
Configuración de SysMan, Pestaña «Variables» podrá establecer o definir el Nivel en el cual
se registrara el ‘Centro de Costo’ según sea el caso se habilitara este campo en la
respectiva ficha de «Area «o de «Equipo» y así será evaluado en los reportes de Costos

Tómese en cuenta que el Termino «Area» o «Equipo» puede ser modificado, en líneas
generales el «Centro de Costo» puede ser asociado a la primera o segunda Rama del
Árbol.

En los Reportes Personalizados encontrara los informes que evalúan los costos asociados
a centros de Costos determinados.

Causas de Falla

La creación de una catálogo de Causas de fallas es muy útil para determinar el porqué
éstas se presentan y, por supuesto, generar reportes estadísticos basados en este pará-
metro. Por ejemplo, un catálogo de causas pudiera contener los siguientes ítems: Mal Uso,
Vandalismo, Robo, Mantenimiento Inadecuado, Falta de Mantenimiento, etc.

IMPORTANTE: Si borra una causa y ésta ya ha sido utilizada por una OTC, etc. ésta no
será afectada y se mantendrá la referencia (código) aun cuando ya no exista la causa.

Fallas

Estas son particularmente útiles para generar las OTC, puede crear un catálogo de fallas
frecuentes de manera tal que al presentarse una de éstas simplemente debe vincular ésta a
la OTC.

Es posible generar estadísticas basadas en este parámetro. Un ejemplo de fallas a registrar

podrían ser las siguientes: Rotura de empacadura, Filtración de agua, Corrosión, etc.

IMPORTANTE: Si borra una falla y ésta ya ha sido utilizada por una OTC, etc. ésta no será
afectada y se mantendrá la referencia (código) aún cuando ya no exista la falla.
NOTA: Al vincular la falla a una OT, opcionalmente se puede importar las actividades
(Pautas generales de reparación), así como la prioridad.

Listados (Catálogos)

Este Submenú le presentará las opciones para generar listados de los catálogos, al ingresar
a cualquiera de los examinadores encontrará un filtro a través del cual podrá aplicar criterios
de búsqueda muy flexibles y una vez seleccionados los campos procederá a generar lis-
tados, exportarlos a Excel (desde la pantalla de presentación preliminar), etc.

A continuación presentamos un modelo del examinador de datos que es invocado

Establecer Campo para Búsquedas u Ordenamiento
Aplicar Filtro
Seleccionar Campos a Imprimir
Imprimir Listado
Imprimir Ficha Registro

Módulo vincular

Vincular Equipo-Tipo de equipo (Términos Modificables)

Este vínculo creará nexos entre un equipo y una o varias líneas de producción, el título de
Línea de Producción podrá ser cambiado por usted.

Un ejemplo válido sería si usted desea agrupar todas las maquinarias utilizadas en las
labores de empaque de su producto final bajo una línea de producción específica, de esta
manera en cualquier momento puede pedir un reporte solicitando sólo analizar esta línea de
producción.

Vincular Equipo - Grupo de equipo

Puede vincular un equipo a uno o varios grupos, los cuales pueden ser creados por usted
atendiendo sus necesidades. Por ejemplo, si usted desea tener agrupados todos los
equipos de aire acondicionado o los que utilicen algún tipo de motor eléctrico de manera
tal que pueda eventualmente generar un reporte analizando sólo estos sin importar la
planta o línea de producción a la que pertenezcan.

Otro uso podría ser el crear un grupo por cada empresa de mantenimiento que se contrata
y colocar dentro de este grupo a los equipos de los cuales son responsables, ésta sería
una manera muy fácil de monitorear la incidencia de fallas y así evaluar la calidad de ser-
vicio recibida.

Nota: todo Equipo necesariamente debe estar vinculado a una Planta (el título de planta es
modificable), en una relación de n:1, pero su pertenencia a una o varias Líneas de pro-
ducción ó Grupos es opcional, la relación de estas últimas es de n:n.
Vincular Equipo - Material/Repuesto

Puede vincular Materiales/Repuestos que son utilizados por un determinado equipo

a éste, así cuando vaya a asignar un Material/Repuesto desde una Orden de Tra-
bajo (OT), ya sea preventiva o correctiva, y solicitar un Ítem de Inventario,
puede pedir en el filtro del examinador de Materiales/Repuestos que sólo se le
presenten los registros que estén vinculados a un determinado Equipo.

Vincular Material / Repuesto - Proveedor:

Los Materiales/Repuestos puede vincularlos a su respectivo proveedor ó provee-

dores a través de esta pantalla.

Módulo Utilidades

Configuración SysMan

SysMan puede ser personalizado para aso ajustarlo a las condiciones de su em-
presa, tal como se menciono anteriormente.

Configuración Términos

Los títulos de Equipo, Subequipo y Componente pueden ser aquí modificados, este
cambio afectara a todo el programa con excepción del título de las tablas, las cuales
mantendrán su respectivo nombre de equipo, sub equipo y componente. Proba-
blemente tenga que también modificar ciertos encabezados de algunos reportes pre
configurados.
.

Configuración Variables

Generación Automática de Preventivos Programados: Al habilitar esta opción los

Preventivos Programados en Base a Tiempo o Mixtas serán creados automáticamente
cada vez que se ingrese al Sistema, para esto se considerara un Horizonte en Días según lo
estipulado en esta pantalla.

Duración Jornada: Los datos de horas por día y días por semana serán utilizados para
calcular el consumo de mano de obra al programar las rutinas y en las ordenes de trabajo
preventivas y/o correctivas.

Ejemplo: Si usted especifica que una rutina amerita de día y medio de trabajo el programa
trasladara este día y medio a horas, si la jornada del día es de 8 horas el monto restante
será de 12 horas de trabajo (día y medio).

Nota: la programación de los preventivos no tomara en cuenta esta configuración, es decir,

si usted programa una periodicidad de 3 semanas entre la aplicación de ciertas rutinas de
trabajo, será 3 semanas reales (7 días) las que se calcularán.

Generar OTP Programadas para los días: Al generar las ordenes de trabajo preventivas
(OTP) programadas de manera automática estas pueden ser asignadas a los días Sábados
o Domingos, en el caso de no desearlo así desactive los selectores (Sábado y/o Domingo) y
las OTP serán creadas para el siguiente día hábil.

Incremento Porcentual pago horas extras : El porcentaje a definir será trasladado a la

ficha de Mano de Obra, aquí puede ajustarlo según la categoría, cuando asigne personal en
una orden de trabajo (Mano de Obra) y marque la casilla de ‘Hora Extra’ se aplicara el
incremento porcentual según categoría de Mano de Obra

Centro de Costo Asociado A: Según se defina el Nivel en el cual se registrara el ‘Centro

de Costo’ se habilitara este campo en la respectiva ficha de Área o de Proceso y así será
evaluado en los reportes de Costos.

Avisar si hay alguna Slc/OT Abierta antes de crear una nueva; De estar activa esta
opción cuando vaya a crear una nueva Solicitud de OT o una nueva Orden de Trabajo
desde el Árbol de Activos el programa le avisara si ya hay alguna abierta con anterioridad
(asociada al mismo Componente) y tendrá la opción de editarla
Seguridad

Es posible activar los niveles de seguridad en SysMan a través de esta opción, ya sea para
activar o desactivar la seguridad se requiere que se introduzca la clave del Administrador,
esta clave será proporcionada con la adquisición del programa.

En el caso de que haya activado la seguridad, la próxima vez que ingrese al programa y
abra cualquier archivo de datos la clave será solicitada.

En lo referente a la creación de grupos de usuarios, usuarios y el establecimiento de los

permisos, este tema será desarrollado más adelante.

En el caso de activar la Permisologia por contenido los usuarios solo tendrán acceso a los
datos que pertenezcan al equipo que a su vez esté vinculado al grupo de equipos autori-
zado en «Grupo de Usuarios», por ejemplo puede autorizar a determinado usuario para que
solo ingrese y/o modifique Ordenes de trabajo relacionadas con determinados equipos, en
la sección de «Grupo de Usuarios», se explicará detalladamente el cómo habilitar esta
Permisologia.

.
Nota: Por defecto el usuario Administrador tiene el código ‘ADM’

Niveles de seguridad principales: Al activar los niveles de seguridad principales cada vez
que se ingrese al sistema se solicitara un nombre de usuario y contraseña, los permisos del
usuario serán adquiridos del grupo del usuario al cual este vinculado, se sugiere ser muy
cuidadoso con los permisos para de esta manera proteger su base de datos. Una vez
activados los permisos toda operación que se efectué llevara una firma electrónica del
usuario que inicia la sesión.

Permisos por contenido : De estar activada la Permisologia por contenido el usuario solo
podrá accesar datos del Ubicación que estén vinculados a un Grupo de Ubicación especí-
fico, el cual a su vez debe estar autorizado en el grupo de usuarios al cual pertenece el
usuario en curso. En el caso de que el usuario no cuente con el permiso de contenido
respectivo se le restringirá la posibilidad de modificar datos de los Equipo vinculados a la
Ubicación respectiva, la restricción afectará las siguientes pantallas, OTC, OTP, Registro
de lecturas, Programar Preventivos, Programar Correctivos (Solicitud OTC). Se sugiere que
con el fin de brindar mayor protección a la base de datos se alterne la restricción por con-
tenido con una adecuada asignación de permisos en cuanto a procesos, los cuales podrán
ser efectuados al editar los grupos de usuarios respectivos.
Inventarios

En esta pantalla podrá configurar el cómo se comportara el subsistema de inventarios

perteneciente a SysMan, ya que existe la posibilidad de acoplarse a sistemas externos de
inventario deberá configurar apropiadamente el programa, para esto explicaremos deta-
lladamente cada sección de esta pantalla.
Opciones de configuración - Globales

Salida de materiales desde OT: Habilita la opción de marcar los Materiales/Repuestos

como ‘Utilizados’ desde la pantalla de OTC - OTP.

Asignar Materiales desde almacén: Permitirá asignar Materiales/Repuestos desde Al-

macén, de lo contrario solo podrá asignar recursos desde la edición de las OT.

Opciones de configuración - Sistema Externo de Inventarios

Exportar Movimientos Inventario : Esta opción habilitara la característica que permite

exportar los movimientos de inventario que se registren e SysMan a un archivo de resumen
(MOVIMIENTOS.MVT), este archivo será utilizado por el programa de exportación que
adicionalmente puede adquirirnos, este programa permitirá comunicar a SysMan con sus
sistemas de inventario y viceversa (sea cual sea su plataforma), de no haber adquirido el
módulo de comunicación puede contactar a su distribuidor más cercano.
Opciones de configuración - Globales
Registro Remoto de Ítems Registrados: De estar activada esta opción cuando se solicite
un Ítem no registrado en las bases de SysMan este será buscado en las bases de datos del
sistema externo de inventario y de conseguirlo será importado y registrado automática-
mente en los archivos de SysMan.

Si el usuario tiene suprimido el permiso de registro de Materiales/Repuestos pero si esta

activado el ‘Registro Remoto de Ítems’ la única manera de agregar ítems será a través del
registro remoto, es decir no se podrá registrar nuevos Materiales/Repuestos desde las
pantallas de SysMan.

Utilizar Existencia Externa: Cuando se invoque una existencia esta será leída del pro-
grama de inventarios externo.

Cadena Conexión: De haber Activado la Opción de ‘Registro Remoto’ o ‘Utilizar Existencia

Externa y la comunicación sea efectuada vía ODBC/ADO, aquí deberá especificar la ca-
dena de comunicación adecuada. Para mayor información puede recurrir a los manuales
escritos del programa de comunicación, de no haber adquirido el módulo de comunicación
puede contactar a su distribuidor más cercano.

Re calcular Inventarios.

Este botón re calculará el nivel actual de inventarios por ítem, para esto evaluará todas las
entradas y salidas de Ítems.

Orden de Trabajo (Campos Requeridos)

Se presentaran tres pantallas en las cuales podrá establecer que campos serán requeridos
para el ingreso de datos ya sea en las Solicitudes, Ordenes de Trabajo Generales y Pre-
ventivos.

Asimismo en esta pantalla puede establecer el texto que de manera predeterminada se

presente como pie de página en las Ordenes de Trabajo, ya sean estas las OT Generales
(Reparación, Mejoras, Otros) y en las Preventivas (OTP)
Orden de Compra / Cotizaciones

En esta pantalla podrá establecer los datos a ser presentados en las órdenes de compra,
Ejem: Datos Empresa, Dirección Entrega, Observaciones, estos datos serán transferidos a
toda nueva orden de compra que se genere, sin embargo estos datos pueden ser
modificados en la OC.
Puede definir las firmas o autorizaciones con la que debe contar la orden de compra, estas
serán presentadas el momento de imprimir el documento.
Los impuestos que serán aplicados al monto total serán configurados en lo que refiere a las
siglas del mismo Ejem. IVA, IGV, Etc. así como el porcentaje de incremento como tal.
Asimismo en esta pantalla puede establecer el texto que de manera predeterminada se
presentara en las Órdenes de Compra y en las Solicitudes de Cotización.
Términos de Lectura

Aquí podrá establecer los términos que serán utilizados para el registro de lecturas, estos
registros podrán ser utilizados para programar los preventivos estableciendo una periodi-
cidad por Lectura.

En el Capítulo 2 encontrará más información de cómo interactúan las

Lecturas - OTP - Programación de Preventivos.

Utilice el primer término para que haga referencia al formato de lectura que será de mayor
uso en su empresa, de no controlar el mantenimiento de vehículos puede serle útil para
vincularlo a la lectura de Horas, Piezas, Etc.
Mantenimiento Datos

Respaldar Base de Datos (crear copia de seguridad)

Puede crear una copia de seguridad del archivo actualmente en uso, para esto se creara un
archivo con el mismo nombre y se le anexara la fecha del sistema y la extensión .res

Compactar Base de Datos

Este proceso deberá ejecutarlo periódicamente ya que este desfragmentara las tablas de
datos para eliminar los espacios que pueden haberse creado por los registros borrados, de
esta manera optimizara su rendimiento.

Reparar Base de Datos

Las bases de datos pueden resultar dañadas cuando el usuario termina la aplicación in-
correctamente, al repararse se validarán todas las tablas y todos los índices. Los datos
que no puedan repararse se perderán.
.

Estas opciones solo son aplicables a la presentación profesional de SysMan, ya que esta
utiliza bases de datos.mdb (renombradas como.accdb), en lo que refiere a la presentación
Empresarial, ya sea bajo SQL Server u Oracle, el mantenimiento de los datos puede ser
efectuado por la consola administrativa de ambos manejadores de bases de datos.

Campos Personalizados

Es posible agregar campos a determinadas tablas de datos, esta opción lo facultara a

modificar la configuración original de base de datos.

Las tablas que componen la base de datos de SysMan cuentan con una estructura fija
compuesta por una serie de campos fijos en cada tabla, adicionalmente podrá agregar o
borrar campos pero no podrá alterar los campos fijos.

IMPORTANTE: a pesar de que puede renombrar estos títulos dentro del programa, la tabla
que los contiene mantendrá su nombre original.
Módulo de Seguridad

SysMan cuenta con un muy completo módulo de seguridad, para esto utiliza un esquema
de Grupos de usuarios (Perfiles) y Usuarios, ahora los Grupos de Usuarios pueden ser
creados según el perfil del trabajador, Ejem. Jefe Mantenimiento, Compras, Supervisor,
Etc., una vez que haya creado el Grupo debe registrar el usuario y posteriormente vincularlo
al grupo específico de esta manera tomar los permisos de su grupo o grupos a los que esté
vinculado.

El programa maneja dos esquemas de permiso, los permisos de seguridad principales y los
de contenido, en el tópico relacionado con la Configuración de SysMan - Seguridad se
explica con detalle esta pantalla

Activar/Desactivar seguridad
A través de este módulo podrá activar o desactivar la requisición de clave para ingresar al
programa así como la Permisologia respectiva,
,

Grupo de Usuarios
Puede crear n número de grupos de usuarios, en esta pantalla además de asignar una
descripción al grupo con su respectivo comentario contará con 5 pestañas las cuales se
presentan y explican a continuación:

Pestañas Datos 1 - Datos 2 - Datos 3

Aquí establecerá los permisos de Consulta, Agregar, Modificar o Borrar datos para las
siguientes pantallas de modificación de datos.

Si va a utilizar múltiples almacenes puede autorizar el acceso solo a determinado almacén a

los miembros del Grupo de usuarios en proceso de registro, si deja este campo en blanco
los usuarios podrán accesar a todos los almacenes.
Tome en cuenta que de no estar activado el permiso de consultar, quedara bloqueado el
examinador de datos respectivo (incluidos los reportes instantáneos)
En el caso de retirar el permiso de registrar el movimiento de materiales, también deberá
restringir desde la pestaña de ‘Recursos’ el permiso de ‘Asignar Materiales/Repuestos’

Ejemplo: Su empresa cuenta con tres áreas claramente definidas, estas pudieran ser tres
plantas, o tres edificios, Flotas de vehículos, Etc. cada una de estas cuentan con un per-
sonal diferente, ahora su interés reside en que el personal de la planta ‘A’ no pueda modi-
ficar datos de la planta ‘B’ ni ‘C’ y viceversa, pero usted o el gerente de mantenimiento
(Plantas A, B y C ) si podrá eventualmente ingresar datos a equipos pertenecientes a las
tres plantas, continuando con el ejemplo nombrado se relatara paso a paso el cómo habilitar
este permiso.

1.- Crear tres Grupos de Equipos, estos podrían denominarse “Planta_A”, “Planta_B”y
Planta_C”, en el caso del grupo “Planta_A” a este deberán vincularse todos los equipos de
la Planta A y así sucesivamente deberá procederse con el Grupo “Planta_B” (Equipos
Planta B) y Grupo “Planta_C” (Equipos Planta C).

Esta operación podrá efectuarla desde el menú “Datos – Grupo de Equipos” y “Víncular –
Equipo-Grupo”

2.- Debe crear tres grupos de usuarios a los que podemos denominar “GrpUsu_A”,
“GrpUsu_B”, “GrpUsu_C” , en el caso de Grupo de usuarios “GrpUsu_A” solo se le asignara
acceso a grupo de equipos “Planta_A” (Creado anteriormente), de manera similar se de-
berá proceder con el “GrpUsu_B”, “GrpUsu_C”,

3.- Ahora asumamos que el usuario Carlos Suarez registrado como “C_Suarez” lo vin-
culemos al grupo de usuarios “GrpUsu_A” (Utilidades – Seguridad – Vincular Usuario Grupo
de Usuarios) entonces Carlos Suarez sólo podrá accesar datos de Equipos de la Planta A.

La restricción será aplicada a los siguientes módulos: OTC, OTP, Registro Lecturas, Pro-
gramación Preventivos, Programación Correctivos - Solicitud OTC.

NOTA: Este permiso sólo funcionara si están activados los niveles principales de seguridad
(Configuración SysMan - Seguridad) y obviamente los “Permisos por contenido”

Usuarios

Puede crear n número de usuarios, a cada uno de ellos le deberá asignar una clave de
acceso, una vez registrado el usuario, para que este tenga asignados los permisos deberá
vincularlo a uno o más grupos de usuarios.

El Usuario ADM ya está registrado en la base de datos y pertenecerá al administrador

principal del sistema.
De tener activada la seguridad cada vez que se efectué una operación ya sea de registro de
datos, edición se incluirá una firma electrónica del usuario que efectuó la operación.

Puede crear n número de usuarios, a cada uno de ellos le deberá asignar una clave de
acceso, una vez registrado el usuario, para que este tenga asignados los permisos deberá
vincularlo a uno o más grupos de usuarios.

El Usuario ADM ya está registrado en la base de datos y pertenecerá al administrador

principal del sistema.
De tener activada la seguridad cada vez que se efectué una operación ya sea de registro de
datos, edición se incluirá una firma electrónica del usuario que efectuó la operación.

Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

Para que un determinado usuario sea afectado por los permisos asignados a un grupo de
usuarios específico deberá previamente vincularlo a través de esta opción, un usuario
podrá ser vinculado a más de grupo.

El Grupo ADMINISTRADOR ya está registrado en la base de datos.

Panel Izquierdo (Acceso a Módulos)

En el panel izquierdo encontrará los accesos directos a los módulos del programa, estos
están distribuidos en las siguientes secciones.
General

Árbol de Activos

Se puede considerar este módulo como el panel de control principal del programa, dado
que podrá efectuar la mayoría de procesos, tales como la creación, edición de equipos,
órdenes de trabajo, programación de planes de mantenimiento, etc.

Si bien muchos procesos pueden ser efectuados desde sus menús respectivos (Catálogos,
Preventivos, Etc.) le recomendamos que trate de hacerlo desde esta pantalla dado que de
manera más directa podrá ubicarse en la rama respectiva y encontrara las opciones para
efectuar las tareas más frecuentes (barra de botones sección izquierda de la pantalla) o
efectuando un doble clic o clic con el botón derecho accederá a menús contextuales con las
opciones más comunes.

Presentamos a continuación la Pantalla del Árbol de Activos con una descripción general de
sus funciones
1.- Las opciones superiores le permitirán establecer como desea presentar su árbol de
activos, describimos las opciones a continuación:

Abrir al Inicio: Al ingresar al programa se invocara automáticamente esta pantalla

Área: (término configurable): podrá definir si quiere incluir en el Árbol el área al que per-
tenecen sus equipos, recuerde que el término área puede haber sido modificado por usted.

Incluir Rutinas Mtto: De manera predeterminada no se incluye la rama que refiere a los
planes de mantenimiento vinculados, esto dado que son solo como referencia, si desea
visualizarlos en el árbol active esta opción.

Código a Mayúsculas: Convertir el código de los equipos a mayúsculas (solo con fines de
presentación)

Incluir Descripción: Se anexa la descripción en cada Rama.

Incluir Serial Componente: Puede incluir el serial del Componente (este término puede
ser modificado) en la rama a ser presentada en el árbol, de esta manera pudiera por
ejemplo efectuar búsquedas según el serial.
2.- Barra de Botones

Estas opciones también pueden ser accesadas desde cada rama ya sea con el botón de-
recho del mouse o con un doble clic en la última rama (Rueda color rojo)

3.- Filtro

Puede establecer filtros específicos para poder visualizar determinadas ramas, si desea
aplicar un filtro determinado debe presionar el botón “Modificar filtro”, establecer el filtro y
seguidamente “Actualizar Árbol”

4.- Buscar

Podrá buscar cualquier palabra o fracción de esta en todas las ramas, este será ubicado ya
sea si el texto se encuentra en el código o descripción.

5.- Guardar Filtro

De activar esta opción el programa le aplicara el filtro seleccionado la próxima vez que
ingrese al Árbol, ahora esta opción es útil cuando desea que determinado departamento
solo visualice ciertos equipos.

6.- Imprimir

Se le presentaran tres opciones de exportación, ya sea por impresora, a un archivo HTML

(para ser visualizada con un navegador Web) o vía Mail, en este último caso el programa le
anexara el árbol a un correo web, (Outlook)
Planificador Mtto

En el visor del planificador de mantenimiento se presentaran todas las Solicitudes de OTC

(Correctivos Programados) y las OTC (Solicitudes ya convertidas en Ordenes de Trabajo
Correctivas), así como las OTP (Preventivos ya creados). No se presentaran los preven-
tivos a ser creados según el plan de mantenimiento programado, este horizonte de pre-
ventivos puede ser visualizado a través del módulo ‘Horizonte de Trabajo’.

En el visor solo observara un lapso de 4 semanas pero puede moverse con la ayuda del
Scroll vertical y horizontal, asimismo puede establecer otra fecha de inicio de presentación
de la data presionando el botón signado con los tres puntos.

Nota: Puede modificar la fecha programada de la OT ya sea dragando el icono (recuadro de

color verde) o efectuado doble clic sobre el icono e ingresando a la pantalla de “Edición
Rápida OT”.

Puede utilizar el filtro (“Abrir Filtro”) para que en el visor se reflejen solo las OT según de-
terminado criterio.
A continuación presentamos la leyenda que explica la simbología utilizada:

Pantalla de Filtro

Al aperturar el filtro encontrara diversas opciones para aplicar filtros, por ejemplo podrá
visualizar solo OT abiertas, Cerradas, Reportadas por determinado empleado, Ver solo
reportes de avería (solicitudes sin OT generada), etc.

Al presionar el botón OT (Edición Rápida) o efectuando un Doble Clic sobre el registro o

icono que presenta podrá abrir o cerrar una Orden de trabajo sin necesidad de ingresar a la
pantalla que le presenta la ficha completa.
Horizonte Trabajo

Este módulo le permitirá generar de manera grafica el horizonte de tareas a crear ya sean
estas por programación de preventivos y/o correctivos (Solicitudes OTC), asimismo puede
incluir en el informe las OT ya creadas (Preventivos y Correctivos) abiertas y/o cerradas.

Puede configurar el informe para que presente el número de columnas que desee y esti-
pular los días que representara cada columna, en el caso de los preventivos el programa
efectuará una proyección de los próximos preventivos solo si son en Base a Tiempo o Mixto
(Tiempo y Lectura), si el preventivo solo está programado en base a lectura no se efectuara
la proyección por el hecho de no contar con los datos que permitan efectuar las proyec-
ciones en base a un calendario.

Si la última orden d trabajo de un plan de mantenimiento está cerrada se considerara la

fecha de fin de labores o de arranque como punto de partida para la proyección de los
últimos mantenimientos, mas si la orden está abierta se asumirá la fecha de creación para
la proyección de los próximos preventivos.

La información presentada en este calendario puede ser impresa tipo Banner.

Puede insertar filtros para restringir los datos a ser mostrados en el horizonte.

Al presionar el botón ‘Crear OT’ se invocara la pantalla de creación de ordenes de trabajo y

se transferirán los valores introducidos, tales como fecha «Desde», «Hasta» y el contenido
de los filtros.

En la pestaña filtros a aplicar conseguirá las opciones necesarias para filtrar la información
a presentar.

NOTA: el filtro de empleado solo es aplicable a las OT ya creadas y a las solicitudes de

OTC, este filtro no afectara a los preventivos planificados.

Sumario Ordenes de Trabajo

Este módulo es uno de los más completos del programa en cuanto a la presentación de
manera resumida de extracto de información referente a órdenes de trabajo abiertas, ce-
rradas, solicitudes, etc.

A continuación presentamos la pantalla del módulo y más adelante explicaremos breve-

mente la función de cada opción del filtro.
Las fechas a evaluar en el caso de las Solicitudes de OTC (Reporte de Averías) y de las
OTP (Ordenes de Trabajo Preventivas) será la Fecha Programada, en el caso de las OTC
(Ordenes de Trabajo Correctivas) será la Fecha de creación de la orden.

1.- Fechas A Evaluar: de manera predeterminada el programa evaluará los últimos 30

días, mas este rango puede ser modificado, Las fechas a evaluar en el caso de las Solici-
tudes de OTC (Reporte de Averías) y de las OTP (Ordenes de Trabajo Preventivas) será la
Fecha Programada, en el caso de las OTC (Ordenes de Trabajo Correctivas) será la Fecha
de creación de la orden.

2.- Presentar Total De: Aquí se estipulará que tipo de órdenes de trabajo serán contabi-
lizadas y presentadas en el informe.

3.- Rama a Totalizar: según el nivel de detalle que desee puede definir a qué nivel del Árbol
o Rama determinada desea sea incorporar los totales.

4.- Filtro a aplicar: establecer el filtro que se aplicará a los datos a ser evaluados.
5.- Incluir Ramas sin Datos: De manera predeterminada no se incluirán las ramas que no
contengan datos esto para solo presentar la información más relevante, pero esto puede
ser cambiado y así presentar todas las ramas.

Examinador OT

La pantalla que se presentará al invocar esta opción le permitirá visualizar sus órdenes de
trabajo, discriminándolas en Preventivas y/o Correctivas, cuenta adicionalmente con un
completo filtro de selección que lo ayudara a encontrar la información según sus peticiones.

A través de este módulo es que podrá imprimir las OTP – OTC, al hacerlo presionando los
botones de impresión ubicados en la parte superior de la pantalla le aparecerá la pantalla de
visualización previa, en esta pantalla conseguirá el menú con las opciones aplicables a las
órdenes de trabajo, tal como lo reflejamos en la siguiente pantalla:
Cerrar OTP’s grupalmente

Es posible cerrar OTP’s abiertas de manera grupal, para esto deberá ingresar a los filtros
(abrir) y seleccionar sólo OTP’s abiertas.

Puede generara un resumen previo, de esta manera podrá apreciar el número de OTP a ser
cerradas, así como las que no podrán serlo ya sea porque las fechas no son coherentes o
se requiere de una lectura asociada.

SUGERENCIA: Sea cuidadoso al utilizar este módulo ya que de manejarlo inapropia-

damente podrá cerrar todas las OTP’s del sistema, se sugiere habilitar un permiso de ac-
ceso a esta pantalla, para esto deberá trabajar con Usuario y Grupo de Usuarios.
Preventivos

Las opciones que encontrará en este módulo refieren a los preventivos, recuerde que
puede efectuar las tareas de Creación, Edición de OTP, así como programación de pre-
ventivos de manera más directa desde el Árbol de Activos.

De manera predeterminada al crear una OTP y especificar la rutina de mantenimiento a

utilizar se asumirá que el consumo estimado de recursos de la rutina será similar a la nueva
OTP, por supuesto usted podrá ajustar esta información agregando y /o modificando los
recursos.

Si desea consultar alguna orden de trabajo específica es recomendable que lo haga desde
el Planificador de Mantenimiento, utilizando los faltos ubique las órdenes de trabajo y luego
las consulte o edite.

Orden de Trabajo Preventiva

La orden de trabajo Preventiva es generada automáticamente según el plan de manteni-

miento que se tenga programado, tomando en cuenta la frecuencia ya sea en base a horas,
lectura, Etc. Ahora también puede crear una orden de trabajo preventiva de manera directa
desde el Árbol de Activos, generalmente el preventivo se crea de manera directa cuando se
va a adelantar uno ya sea porque presento un falla y se decidió adelantar el preventivo o es
una tarea que no desea programarla.

A continuación describiremos lo campos que componen la orden de trabajo preventiva

Pestaña: Principal
Fecha y Hora de creación: esta fecha no es modificable y es la que corresponde a la
creación de la OTP, este dato será tomado del sistema el momento que se genere la OTP,
ya sea como una nueva o al generar las planificadas.

Rutina: código de la rutina de mantenimiento a aplicar.

Tipo (Especialidad): especialidad a la que pertenece la Rutina vinculada a esta OTP.

Asignada a, Solicitada por, Aprobada por: estos tópicos son opcionales, sólo podrán
introducirse códigos de empleados registrados.

Parada Necesaria: de activar la casilla de Parada Necesaria, la fecha de arranque será

obligatoria para poder cerrar la OTP y será la que se tomará en cuenta para la programa-
ción del próximo preventivo, por el contrario de no utilizar la fecha de arranque será la fecha
final la utilizada para proyectar el próximo preventivo a efectuar.

Prioridad: puede introducir una prioridad previamente registrada

Pestaña Sumario - Lecturas Vínculos

Aquí se ingresara el sumario de labores que sería un resumen de las tareas efectuadas, de
manera automática se anexaran las actividades que fueron descritas en la rutina que se
vinculó a la creación de la orden de trabajo.

La inclusión de las imágenes (Archivos anexos) al igual que de un sumario de manteni-

miento es opcional.

El registro de lectura es altamente recomendado si esta OTP fue creada en base a una
frecuencia de lectura, tómese en cuenta que la generación automática de las próximas
OTP dependerá de esta lectura y de que por supuesto esta OTP se encuentre cerrada.

Si al salir de la OTP sin haber registrado una lectura y pretender cerrar esta orden de trabajo
recibirá un mensaje de que es necesaria la lectura, REGISTRELA para así respetar la
programación de preventivos.

Nota: En el caso de eliminarse una OTP que tenga una lectura asociada recibirá una ad-
vertencia, de proseguir con el borrado se desvinculará la lectura, es decir esta permanecerá
pero como es obvio ya no estará vinculada a la OTP borrada.
Pestaña: Materiales

En esta pantalla podrá vincular los Materiales y Repuestos a ser utilizados en esta OTP,
puede si lo desea solo asignara el repuesto y que desde el módulo de inventario al hacer
entrega del repuesto a trabajador lo marque como UTILIZADO o desde esta pantalla
asignar y retirar el repuesto.

Adicionalmente puede establecer la garantía del repuesto.

Cuando vaya a efectuar un retiro de algún repuesto o autorizar la salida, deberá especificar
el Almacén que será afectado, por supuesto solo si cuenta con la Permisologia adecuada
podrá utilizar el Almacén, la Permisologia la puede establecer en el Grupo de usuarios.
Pestana Mano de Obra

Aquí ingresara a las personas que participaron en el trabajo

Los costos de mano de obra serán calculados dependiendo el empleado elegido, su ca-
tegoría (mano de obra) y por supuesto del tiempo utilizado para cumplir con la OTP.
Pestaña Servicios Externos

Aquí anexara las empresas externas que fueron contratadas para el preventivo.

Nota: en el caso de que borre algún recurso utilizado (Material, Mano de Obra, Servicio
Externo) y este haya sido utilizado por alguna OTP, se eliminará este consumo, pero si
borro algún empleado y este ya ha sido vinculado a alguna OTP se mantendrá su código
como referencia (Mano de Obra).

IMPORTANTE: si borra la rutina a la que se encuentra vinculada esta OTP, se borrara

también la OTP.

Al asignar un recurso tal como un servicio externo, puede estipular prestación del servicio
ya sea en formato de tiempo (Horas, Días) y/o por trabajo efectuado.
Plan de Mantenimiento

Este Módulo le presentará el plan de preventivo asociado a determinado componente, le

recomendamos ingresar a este desde el Árbol de Activos, así lo hará de manera más di-
recta, para esto se coloca sobre el componente y seguidamente presiona el boto “Pro-
gramar Preventivos”.
Una vez seleccionado el componente al cual se programara el preventivo (sugerimos
hacerlo desde el Árbol” con el botón de agregar ingresara a la siguiente pantalla.
Aquí seleccionará la rutina y establecer la frecuencia, una vez efectuado esto al presionar el
botón Continuar se presentará la siguiente pantalla.
Básicamente lo que se debe establecer en esta pantalla es la fecha a partir de la cual se
comenzara a contabilizara o calcular la creación del próximo preventivo.

Hecho esto el programa generara automáticamente los preventivos de los próximos 30 días
a partir de la fecha del sistema, una vez que cierre el preventivo abierto se generara el
siguiente en base a la fecha de fin de labores.

Generar Preventivos Planificados

Este módulo es prácticamente el motor de generación de los preventivos, no es necesario
que lo utilice dado que el programa cada vez que ingrese al sistema evaluara los preven-
tivos de los próximos treinta días y los creará automáticamente, este número de días (30)
puede ser modificado desde la pantalla de configuración SysMan
Informes
Ingresara a los reportes de Preventivos

Orden de Trabajo Gral.

Orden Trabajo General

La orden de trabajo General puede ser Correctiva (Reparación), Mejora o de Apoyo (A

Otros Dpto.) La orden de trabajo la puede crear de manera más directa desde el Árbol de
Activos, seleccionando el Componente al cual reportará la orden de trabajo y presionando
el botón “Crear OT”.

La Orden de trabajo General puede ser creada de dos maneras, una de manera directa y
otra convirtiendo una solicitud de OT en una orden de trabajo desde el planificador de
mantenimiento.

La OTC no necesariamente debe estar vinculada a una Rutina de Trabajo, pero si lo desea
puede vincularla y de esta manera se le anexará además de las actividades, el consumo
estimado de recurso.
Fecha y Hora de creación: esta fecha no es modificable y es la que corresponde a la
creación de la OTC, este dato será tomado del sistema al momento que se genere la OTC,
ya sea como una nueva o al generar las planificadas.
Rutina: código de la rutina de mantenimiento a aplicar, esta es opcional y le será solicitada
al crear una nueva OTC o al crear una solicitud de OTC (programar correctivo).

Reportada Por, Solicitada por, Aprobada por: estos tópicos son opcionales, sólo podrán
introducirse códigos de empleados registrados.

Pestaña: Causa - Falla –Sumario

-Falla: opcionalmente podrá agregar un código de fallas registradas en el sistema.

Causa: Opcionalmente puede relacionar el correctivo con alguna causa registrada.
Pestaña: Lecturas – Vínculos

La inclusión de las imágenes (Archivos anexos) es opcional. El registro de lectura es op-

cional, en el caso de que exista una programación de preventivos que vincule al compo-
nente y rutina (si la hubiere) que afectan a la OTC, el programa le sugerirá registrar la
lectura, de no hacerlo no se afectará la creación de las OTP automáticas (programación de
preventivos).
Pestaña: Materiales / Repuestos

En esta pantalla podrá vincular los Materiales y Repuestos a ser utilizados en esta OTP,
puede si lo desea solo asignara el repuesto y que desde el módulo de inventario al hacer
entrega del repuesto a trabajador lo marque como UTILIZADO o de desde esta pantalla
asignar y retirar el repuesto.

Adicionalmente puede establecer la garantía del repuesto, el uso a esta información lo

encontrara en el módulo de garantías.
Pestaña Mano de Obra

Aquí ingresar las personas que participaron en la reparación

Los costos de mano de obra serán calculados dependiendo el empleado elegido, su ca-
tegoría (mano de obra) y por supuesto del tiempo utilizado para cumplir con la OTC.
.

Servicios Externos

Al igual que el consumo de materiales y mano de obra el consumo de este rubro podrá ser
ajustado al momento de ser creada la OT.
Deberá seleccionarse la opción de “Trabajo Realizado” cuando el servicio externo no sea
contabilizado por tiempo sino por trabajo efectuado, al hacerlo de esta manera deberá
especificar el costo de dicho trabajo en la OT creada referenciando esta rutina.

Solicitud OT

Se sugiere crear solicitudes de OT desde el Árbol de Activos colocando sobre el compo-

nente (Rueda roja) y presionar el Botón de “Solicitud OT” así lo hará de manera más directa.

La Solicitud de Orden de Trabajo (OT) es un paso previo y opcional a la creación de una

orden de trabajo general, puede ser utilizada para el reporte de averías, una vez que se
crea la solicitud se contabilizará está en la barra de tareas pendientes y la solicitud podrá
ser convertida en una orden de trabajo desde el planificador de mantenimiento efectuando
un doble clic sobre el icono o registro de la solicitud y presionando el botón “Generar OT”.

Adicionalmente puede activar un visor de solicitudes en la PC del departamento de man-

tenimiento para que se presente un alerta (mensaje emergente) cada vez que se reporte
una avería este visor estará activo aun cuando no se encuentre SysMan abierto en el PC,
podrá leer más de este visor de solicitudes en el anexo de este manual.
Convertir Solic en OT Grupalmente
Este módulo puede ser utilizado si deseará convertir todas las solicitudes automáticamente
en orden es de trabajo, ahora el modo más usual de convertir solicitudes en OT es desde el
Planificador de Mantenimiento, efectuando doble clic sobre el icono o registro de la solicitud
y presionando el botón “Generar OT”
Informes
Ingresará a los reportes de OT Generales

Informe / Indicadores

Reportes Disponibles
SysMan cuenta con una amplia gama de reportes, estos están distribuidos en familias o
grupos según la naturaleza del reporte (Preventivos, Eficiencia, OT Generales, Etc.),

Al generar un reporte se le presentará un asistente en el cual podrá ingresar los parámetros

que construirán el informe tal como se presenta en la siguiente pantalla.

Recuerde que puede modificar los reportes pero se requiere un conocimiento básico del
lenguaje SQL, por ser este un estándar en informática puede solicitar apoyo a su Depar-
tamento de Informática.

En el asistente se presentaran los parámetros definidos, todos los reportes pueden ser
modificados no solo en cuanto a encabezados sino en lo que refiere a los parámetros que
filtraran los datos.

Crear Nuevo Reporte

Todos los reportes en SysMan están construidos íntegramente con un lenguaje de peti-
ciones denominado SQL (Structured Query Language), éste es un estándar en informática
y puede ser utilizado en diferentes plataformas.

Ya sea si se la versión adquirida es la Profesional (Bases de datos. MDB) o la Empresarial

(SQL Server u Oracle) se utiliza el lenguaje SQL para la construcción de los reportes, por
supuesto con las adaptaciones propias de la base de datos, por ejemplo se utiliza Trans-
act-SQL si la base de datos esta bajo SQL Server.

Al ingresar al asistente de creación de nuevos reportes (Menú Reportes - Crear nuevo

reporte) se le presentará la siguiente pantalla:

Utilizar Asistente de Creación de Nuevos Reportes

Esta opción le dará acceso al asistente que lo guiará paso a paso en la construcción de un
nuevo informe, esto sin necesidad de que usted maneje el lenguaje SQL. En las próximas
páginas se explicará con más detalle el uso de este asistente.

Utilizar Cadena SQL

En el caso de que usted cuente ya con una cadena SQL puede utilizar esta opción para
ingresar al sistema un nuevo informe.

Utilizar Archivo .rps

Un Archivo .rps contiene todos los elementos necesarios para crear un nuevo informe en
SysMan, este archivo puede serle enviado vía mail, o puede descargarlo desde nuestro
web site (www.insolca.com).

Deberá presionar el botón «Seleccionar» y ubicar el archivo .rps que será utilizado para
crear un nuevo informe, seguidamente presione el botón continuar y se le presentará la
pantalla que lo facultará a grabar el reporte e incluirlo en su galería de «Reportes Pre con-
figurados».
Asistente de Reportes (Modo de uso)
Si bien este asistente lo guiará en todos los pasos básicos de creación de un nuevo reporte,
es recomendable que se tenga un conocimiento previo del lenguaje SQL para entender
mejor el uso del asistente.

El Asistente de creación de reportes está conformado por tres pestañas.

1.- Selección de Tablas

2.- Modificación de encabezados e inclusión de funciones
3.- Construcción de las condicionales SQL

Luego de creado el reporte puede grabarlo y adjuntarlo a una familia de reportes específica,
como por ejemplo: ‘Maquinarias’, ‘Preventivos’, Etc.

En las próximas páginas explicaremos detalladamente cada pestaña.

1.- Selección de Tablas

En esta pantalla podrá elegir las tablas que se involucrarán en la construcción del reporte,
notará que si selecciona más de dos tablas al pasar a la siguiente pantalla el programa le
presentará una advertencia que le recuerda que al seleccionar más de
Dos tablas debe incluir una instrucción WHERE o JOIN para relacionar ambas tablas, de lo
contrario es bastante probable que se genere un producto cartesiano de la combinación de
los datos de las tablas, esta combinación puede llegar a ser muy extensa, por ejemplo si
tiene 2 tablas una de 40 registros y la otra de 30 registros el producto cartesiano dará un
resultado de 1200 registros.
El producto cartesiano explicado anteriormente es una característica natural del SQL.

2.- Modificación de encabezados e inclusión de funciones.

En el recuadro ubicado en la parte superior de la pantalla encontrara todos los campos

pertenecientes a las tablas elegidas en la pestaña anterior, podrá seleccionar los campos a
incluir como encabezados, asimismo a estos podrá agregarles funciones y renombrar estos
títulos.

3.- Construcción de las condicionales SQL

Las condicionales que filtrarán los datos a ser reflejados en el reporte son insertadas a
través de esta pantalla, si bien no es necesario saber manejar en su totalidad el lenguaje
SQL unos cuantos conocimientos básicos de este le facilitaran esta tarea.

Una cadena de condiciones SQL básicamente está conformada por una serie de frag-
mentos unidos por operadores lógicos tales como AND y OR, ejemplo:

(a > b) and (b=c) or (j=h)

Cada fragmento condicional consta de 2 entidades, la primera es fija y se referirá a un

campo determinado, la otra entidad puede ser fija o variable (parámetro), pudiendo elegir
una de la tres alternativas disponibles según sea su necesidad.

A.- Valor Fijo

B.- Determinado Campo
C.- Contenido Recuadro de Petición (parámetro)

A.- Valor Fijo

Este botón le presentará un recuadro en el cual podrá introducir un valor fijo, este valor
quedara escrito dentro de la cadena SQL.

Por ejemplo en la siguiente pantalla se ingresara una condicional que hace referencia a un
valor fijo.

La cadena original era la siguiente:

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP, EQUIPO.Codigo AS Equipo_Codigo
FROM PREVENTIVOS, EQUIPO WHERE

Después de ejecutado el botón ‘Insertar’ la cadena quedo conformada como sigue:

Como pudo observar se agrego una condicional fija.

La cadena original era la siguiente:

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP FROM PREVENTIVOS WHERE PREVEN-
TIVOS.Cerrada = True
Como pudo observar se agrego una condicional fija.

B.- Determinado Campo

Esta opción le permitirá seleccionar como segunda entidad a otro campo, recuerde lo co-
mentado anteriormente acerca de los productos cartesianos generados por no asociar
adecuadamente dos tablas, la asociación puede crearla a través de esta opción.

Por ejemplo asumimos que se desea generar un reporte que utiliza las tablas preventivos y
equipo, ya que es necesario vincularlas por un campo en común se elegirá el Código de
Equipo (PREVENTIVOS.EQU = EQUIPO.Codigo)

La cadena original era la siguiente:

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP, EQUIPO.Codigo AS EQUIPO_Codigo
FROM PREVENTIVOS, EQUIPO WHERE
Después de insertada la cadena el resultado será.

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP, EQUIPO.Codigo AS EQUIPO_Codigo
FROM PREVENTIVOS, EQUIPO WHERE PREVENTIVOS.EQU = EQUIPO.Codigo

C.- Contenido Recuadro de Petición (Parámetro).

Usualmente al generar un reporte se desearía que el programa solicite ciertos datos para
así dependiendo estos se construya el reporte, de crear un informe basado en una cadena
SQL fija este aplicaría siempre el mismo filtro a la información. La posibilidad de crear
una cadena de petición denominada “con parámetros” le permitirán completar y modificar el
filtro preestablecido, por ejemplo podría tener un reporte que analizara los movimientos
efectuados entre dos diferentes fechas, entonces podría crear un reporte con parámetros
de manera tal que las fechas inicial y fecha final de análisis de información serían introdu-
cidas al momento de generar el reporte, usted puede crear hasta 18 recuadros de petición
(parámetros) por reporte.
En la siguiente pantalla se elige el campo PREVENTIVOS.Fecha_OTP para compararlo
con un parámetro:

Al presionar el botón «Contenido Recuadro Petición» se le presentará una pantalla en la

cual encontrará las siguientes 2 opciones:

Parámetro Predefinido

De activar esta opción aparecerá la lista de parámetros ya predefinidos para la cadena en

construcción, pero solo si son del mismo tipo de campo (Fecha, Lógico, Numérico, Texto),
de esta manera al generar el reporte e introducir el dato que corresponde a este parámetro
afectará automáticamente en todas las secciones de la cadena SQL donde este sea utili-
zado.

Nuevo Parámetro (Crear Parámetro)

Esta opción le permitirá crear un nuevo parámetro, para esto deberá decidir si el parámetro
invocará un valor cualquiera el cual será proporcionado por el usuario (pudiera ser un fecha
cualquiera) o si le presentará el contenido de determinado campo, por ejemplo si va a
generar un reporte que solo evalué Preventivos vinculados a determinada planta puede
obligar al sistema que le presente la lista de plantas registradas en la tabla ‘Planta’

También es necesario que describa el texto de la pregunta que identificará al parámetro,

esta pregunta no podrá exceder de 150 caracteres (Pregunta a formular).

En la siguiente pantalla le presentamos como debe quedar el parámetro antes de ser in-
sertado a la cadena:
Una vez insertado el parámetro la cadena quedaría de la siguiente manera:

PARAMETERS [Fecha Mayor o Igual a] [PETICION : Fecha/Hora]; SELECT PREVEN-

TIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina, PREVENTI-
VOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP FROM PREVENTIVOS WHERE PREVENTI-
VOS.Fecha_OTP > DateValue(cdate(‘[Fecha Mayor o Igual a]’))

La pantalla resultante una vez que se genere el reporte con parámetros sería la siguiente:

La pantalla resultante una vez que se genere el reporte con parámetros sería la siguiente:

El parámetro origino la creación del paso 1 de 1 (recuadro 1), al introducir el dato y pre-
sionar el botón de ‘Ensamblar SQL’se reemplazara el parámetro con la fecha introducida.

Recuerde que puede crear hasta un máximo de 18 parámetros (pasos).

Generar Indicadores

Este módulo le permitirá generar los indicadores de gestión más utilizados, estos
indicadores también llamados Key Performance Indicators (KPI) o Indicadores Clave de
son mediciones cuantificables que reflejan la gestión de determinadas áreas de la
organización

1.- Fechas A Evaluar: de manera predeterminada el programa evaluará los últimos 30

días, mas este rango puede ser modificado, Las fechas a evaluar en el caso de las
Solicitudes de OTC (Reporte de Averías) y de las OTP (Órdenes de Trabajo Preventivas)
será la Fecha Programada, en el caso de las OTC (Ordenes de Trabajo Correctivas) será la
Fecha de creación de la orden.

2.- Presentar Total De: Aquí se estipulará que tipo de órdenes de trabajo serán
contabilizadas y presentadas en el informe.
3.- Rama a Totalizar: según el nivel de detalle que desee puede definir a qué nivel del Árbol
o Rama determinada desea sea incorporar los totales.

4.- Filtro a aplicar: establecer el filtro que se aplicará a los datos a ser evaluados.

5.- Incluir Ramas sin Datos: De manera predeterminada no se incluirán las ramas que no
contengan datos esto para solo presentar la información más relevante, pero esto puede
ser cambiado y así presentar todas las ramas.

Indicadores Disponibles
TMEF

El Tiempo Medio Entre Fallas (MTBF Mean Time Between Failures) presenta el tiempo
promedio de fallas presentadas en un periodo de tiempo, este es un indicador de Confiabilidad

TMEF = Tiempo Total de Operación / Nro. Fallas

El Tiempo Total de Operación equivale al periodo evaluado menos la sumatoria de los

tiempos de parada de las OT del periodo

Uno de los parámetros más importantes utilizados en el estudio de la Confiabilidad

constituye el MTBF, es por esta razón que debe ser tomado como un indicador que represente de
alguna manera el comportamiento de un equipo específico

SysMan evalúa el campo ‘Horas de Parada’ en las OT para efectuar este cálculo

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluación de Preventivos
 - Si solo hay una OT registrada en el periodo de evaluación Carece de sentido estadístico
- Cuando NO se registran las horas de parada y la reparación las requirió. Este indicador se
desfasaría de la realidad

TMPR

El Tiempo Medio de Reparaciones (MTTR Mean Time To Repair) nos ofrece un

estimado del tiempo que tarda en repararse el equipo, al lograr un TMPR menor se reducen
los tiempos muertos del equipo

TMPR = Tiempo en Reparaciones / Nro. Fallas

Este es un parámetro de medición asociado a la mantenibilidad, es decir, a la

ejecución del mantenimiento

SysMan evalúa el campo ‘Horas de Parada’ en las OT para efectuar este calculo

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluación de Preventivos

TMPF
El Tiempo Medio para Fallar (MTTF Mean Time To Fail) mide el tiempo promedio
que es capaz de trabajar el equipo sin fallas dentro de el lapso evaluado este es un
indicador directo de Confiabilidad, el TMPF puede ser también considerado como el
‘Tiempo Promedio Operativo’ o ‘Tiempo Promedio Hasta la falla’

TMPF = Tiempo entre Fallas/Nro de Fallas

La diferencia entre TMEF y TMPF reside en que este último indicador considera el
tiempo de aparición entre cada falla y el TMEF divide el número de fallas entre el periodo
evaluado menos la sumatoria de las horas de parada, sin considerar el tiempo entre cada
falla

NOTA: Si bien algunos autores suelen utilizar el TMPF solo para equipos no
reparables otros utilizan este índice como una medida de frecuencia promedio entre fallas
para equipos reparables

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluación de Preventivos
 - Si hay menos de 3 OT, dado que se evalúa el promedio de Intervalos

TMPF
El Tiempo Medio para Fallar (MTTF Mean Time To Fail) mide el tiempo promedio
que es capaz de trabajar el equipo sin fallas dentro de el lapso evaluado este es un
indicador directo de Confiabilidad, el TMPF puede ser también considerado como el
‘Tiempo Promedio Operativo’ o ‘Tiempo Promedio Hasta la falla’

TMPF = Tiempo entre Fallas/Nro de Fallas

La diferencia entre TMEF y TMPF reside en que este último indicador considera el
tiempo de aparición entre cada falla y el TMEF divide el número de fallas entre el periodo
evaluado menos la sumatoria de las horas de parada, sin considerar el tiempo entre cada
falla

NOTA: Si bien algunos autores suelen utilizar el TMPF solo para equipos no
reparables otros utilizan este índice como una medida de frecuencia promedio entre fallas
para equipos reparables

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluación de Preventivos
- Si hay menos de 3 OT, dado que se evalúa el promedio de Intervalos

PPF
Proyección próxima falla (estimado)

PPF=Fecha Ult. Reparación + TMPF

Se efectúa una proyección de cuando deberá presentarse la próxima falla para esto
se utiliza el índice TMPF (Tiempo Medio Para Falla)

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluación de Preventivos
- Si hay menos de 3 OT, dado que se utiliza el indicador TMPF y este evalúa el
 promedio de Intervalos

DISP (C)
La Disponibilidad según evaluación de correctivos presenta el porcentaje de tiempo
que el equipo estará en pleno funcionamiento
IMPORTANTE: Este indicador requiere el campo ‘Horas de Parada’ si este dato no es
registrado, aun cuando tenga OT’s registradas la disponibilidad será de un 100% dado que
no se registro paradas en el equipo

DISP(C) =TMEF*100/ (TMEF+TMPR)

Dado que la formula incluye indicadores que solo consideran las fallas presentadas
(TMEF, TMPR) se evaluaran con este indicador solo las Ordenes de Trabajo Correctivas no
los tiempos empleados en tareas preventivas, para esto tiene otro indicador de
Disponibilidad ‘DISP(P)’

La Disponibilidad es el indicador de Confiabilidad

NO APLICA (Motivos)
- Si solo hay una OT registrada en el periodo de evaluación, dado que se requiere el
indicador TMEF

DISP(P)
La Disponibilidad según evaluación de preventivos presenta el porcentaje de tiempo
que el equipo estará en pleno funcionamiento
IMPORTANTE: Este indicador requiere el campo ‘Horas de Parada’ si este dato no es
registrado, aun cuando tenga OTP’s registradas la disponibilidad será de un 100% dado
que no se registro paradas en el equipo

DISP(P)= (Tiempo Total de Operación-Horas Mtto.)/Tiempo Total de Operación

Se evaluarán con este indicador solo las Órdenes de Trabajo Preventivas, para la
disponibilidad según Correctivos se utiliza otra fórmula en la que se consideran índices
propios de correctivos (TMEF, TMPR)
La Disponibilidad es el indicador de Confiabilidad
NO APLICA (Motivos)
- Si solo hay una OTP registrada en el periodo de evaluación.

Disponibilidad Efectiva: Dado que para efectos prácticos la disponibilidad de

un Equipo estaría afectada simultáneamente por las horas de parada tanto de Mtto
correctivo como de Mtto preventivo, requiere determinar qué porcentaje del ciclo de
trabajo estaría disponible de manera general contemplando ambos tipos de
mantenimientos.
Disp (Efec) = ( Disp(c) +Disp(p) -100) %
Aplica si se tiene información para generar los indicadores parciales Disp(c) y Disp(p)

TMEMP
TMEMP = (Total de horas de parada en Mtto Preventivo/ Numero de Mtto )
Evaluado en un determinado intervalo.
NO APLICA (Motivos).
-Al ser una operación de igual naturaleza que el TMEF carece de sentido
estadístico cuando solo está registrado en el lapso de evaluación un (1) preventivo
únicamente
-Cuando no se registra en la orden de trabajo preventiva las horas que se
utilizaron en el Mtto preventivo
-Cuando se evalúan correctivos
Descargar Reporte (Internet)
Puede descargar nuevos reportes desde nuestro Web Site, para esto deberá solicitar una
clave de acceso

Módulo de Inventarios
En este módulo encontrara las opciones referentes al manejo de los inventarios de Mate-
riales y repuesto que estén asociados o no a Mantenimiento.

Almacén Mat. /Repuestos. (Entradas-Salidas-Traslados)

En esta pantalla encontrará las opciones con las que podrá movilizar su inventarios, ya se
las entradas a almacén, salidas por mantenimiento (asociadas a órdenes de trabajo) o por
otros motivos por ejemplo, dotación a trabajadores, uniformes, artículos de limpieza, etc.
Esto dado que SysMan cuenta con un módulo muy completo de inventario ya sea de re-
puestos y de cualquier otro ítem no asociado a mantenimiento
Encontrará una explicación más detallada de cada módulo que es invocado de esta pantalla
en el menú catálogos (capítulo 2, Menú Opciones Barra superior)

Ficha de Mat./ Rep

Registra los materiales y/o repuestos utilizados en su gestión
IMPORTANTE: Si borra un material o repuesto se borrará todo su
consumo en las OT creadas y sus vínculos en las rutinas.

Informe
Ingresara a los reportes de Inventarios de materiales / repuestos

Compras

Este modulo le presentara las opciones de crear la Solicitud de Cotización como paso
previo a la generación de la Orden de Compra y el generar la Orden de Compra como tal

La generación de la Solicitud de Orden de Compra es opcional y suele ser utilizada si desea

requerir una cotización ya sea por Servicios o por Materiales y Repuestos, esta solicitud es
enviada a sus proveedores y una vez que decida cuál será la cotización que aprobara
puede generar la orden de compra, para esto el momento de crear la orden de compra el
sistema le consultara si desea crearla directamente o importarla de una solicitud de
cotización.

Puede crear varias órdenes de trabajo de una misma solicitud, solo se importaran los ítems
que previamente han sido aprobados en la solicitud
Solicitud de Cotización

Al crear una solicitud de Cotización deberá establecer si la Solicitud será de

Materiales/Repuestos o de Servicios Externos, según sea el caso deberá ingresar el
Proveedor en el caso de Materiales/Repuestos y el Servicio Externo o Contratista en el caso
de que vaya a solicitar Servicios.
Una vez creada la solicitud a través del Icono «Agregar Ítem» podrá agregar ítems a la
solicitud, en esta solo especificará la cantidad a requerir y los comentarios.
Una vez que decida aprobar determinado ítem de la Solicitud puede ingresar por el boto
«Aprobar» y así establecer la cantidad aprobada así como el precio del Ítem en el caso de
que vaya a crear la Orden de Compra posteriormente importando de la solicitud, solo los
ítems aprobados serán importados.

También cuenta con las opciones de «Editar» para cambiar la cantidad solicitada y
modificar los comentarios del ítem así como de la opción «Borrar/Anular» para eliminar el
ítem siempre y cuando no esté aprobado o anular el Ítem.

Recuerde que la solicitud una vez registrada puede imprimirla y desde el visor de impresión
enviarla vía mail a su proveedor.

En el caso de que este creando una solicitud de Servicios Externos, estos deberán ser
registrados previamente desde el Menú Catálogos, no solo el Servicio Externo (Contratista)
sino el tipo de Servicio a Contratar
Orden de Compra
Al crear la orden de trabajo el programa le consultara si esa será creada directamente o
será creada importando de una solicitud de cotización que tenga ya ítems aprobados, de
ser así deberá indicar el numero de la Solicitud y el programa le indicara cuantos Ítems tiene
aprobados

Una vez creada la Orden de compra puede proceder a agregar los ítems a requerir y
posteriormente imprimir la Orden de Trabajo y Enviarla vía Mail, en la impresión de la Orden
de Trabajo tendrá las opciones de personalizar la presentación de esta en cuanto la
información que desea presentar

Pantalla principal Orden de Compra

Pestaña donde se presenta la data adicional, esta es importada del módulo de
Configuración de Sistema y puede ser modificada antes de ser impresa.

Agregar Ítem
A través de esta opción agregara nuevos ítems estableciendo la cantidad a solicitar y el
costo unitario ya establecido con el proveedor
Editar

Solo podrá editar la cantidad siempre y cuando no haya reportado ya como ingresado a
almacén o servicio externo ya prestado

Recepción
La Recepción del Material Repuesto o la certificación de que el servicio externo fue
prestado podrán hacerlo desde esta opción

Recepción Material/Repuesto
Ingresara a la pantalla siguiente
Editar

Solo podrá editar la cantidad siempre y cuando no haya reportado ya como ingresado a
almacén o servicio externo ya prestado

Si utiliza el botón «Buscar Entradas Almacén» Se buscaran todas las entradas/ingresos a

los Almacenes de Mat. /Repuestos Vinculados a la Orden de Compra en proceso, de esta
manera podrá certificar que estos hayan sido entregados por el Proveedor tal como se
muestra en la siguiente pantalla
Este proceso es opcional, si desea usarlo deberá registrarse el numero de Orden de
Compra cuando se ingrese el Mat. /Repuesto al almacén

Recepción o Certificación de prestación de Servicio Externo

Cuando la orden de compra sea de Servicios y vaya a reporta la «Recepción» del servicio
se le presentara la siguiente pantalla
Ahora si utiliza el botón «Buscar Servicios vinculados a OT y OTP» Se buscaran todos los
Servicios que estén relacionados a las Ordenes de Trabajo y que a su vez estén Vinculados
a la Orden de Compra en proceso, de esta manera podrá certificar que estos hayan sido
entregados (prestados) por el Contratista (Serv. Ext.)

Este proceso es opcional, si desea usarlo deberá registrarse el número de Orden de

Compra cuando agregue el Servicio Externo a la Orden de Trabajo

La orden de Compra al ser visualizado en el visor de presentación preliminar puede ser

modificada en cuanto a la data a incluir, tal como se presenta en la siguiente pantalla
Informes
Ingresara a los reportes Cotizaciones y compras

Herramientas

Asignación Herramientas

Este módulo le permitirá llevar un inventario de todas sus herramientas, controlando no solo
los niveles de existencia sino las que haya asignado a sus trabajadores, fecha de asig-
nación, estado de la herramienta, reportadas como perdidas, etc., se explica con mayor
detalle este módulo en el menú catálogos (capítulo 2, Menú Opciones Barra superior)

Almacén Herramientas (Entradas-Salidas)

En esta pantalla encontrara las opciones con las que podrá movilizar sus inventarios de
herramientas, ya sea las entradas a almacén, salidas por desincorporación (Daño, Venta,
Etc.)

Encontrará una explicación más detallada de cada módulo que es invocado de esta pantalla
en el menú catálogos (capítulo 1)

Ficha Herramientas
Registra las herramientas utilizadas en su gestión, se explica con mayor detalle este
módulo en el capítulo 1 (Catálogos)
Informes
Informes relacionados con el módulo de herramientas.
Lecturas

Registro Lecturas:
El registro de las lecturas es recomendable efectuarlo desde el árbol de activos, esto por la
practicidad en cuanto a la elección del componente al cual asignar la lectura.

Importación de Lecturas

Este módulo le permitirá importar lecturas ya sean incrementales (Kilómetros, Horas, Etc.)
así como de Rango Válido (Temperatura, Vibración, Etc.) de un archivo en .CSV, estos
pueden ser generados en Excel y al ser grabados deberá especificar el formato y que este
sea delimitado por comas y en formato «.CSV»
Este módulo puede ser utilizado por ejemplo para el registro del Kilometraje de los
Vehículos de manera tal que si su plan de preventivos está regido por esta condición se
generaran las órdenes automáticamente.
Un uso frecuente de este módulo es el de empresas que cuentan con una flota de vehículos
y tienen contratado el servicio de rastreo satelital, de ser así pueden descargar de la pagina
Web del proveedor del servicio el kilometraje acumulado de las unidades, grabarlos en un
archivo de Excel en formato CSV y proceder a importar esta data desde SysMan.
Una vez que se proceda a importar la data el programa generara un informe de los datos
importados, asimismo podrá generar un archivo en el que presentara la data no importada.
Informes

Informes relacionados con las lecturas reportadas.

Proyección Recursos

Disponibilidad Mat./Repuestos
A través de este módulo se evaluarán todas las OTP/OTC seleccionadas (Abiertas) y se
totalizara el consumo estimado de Materiales y Repuestos que se encuentren como NO
Utilizados, hecho esto se comparará con la existencia actual y se presentará la cantidad
‘Faltante’, en el caso de que se tenga activada la característica de utilizar existencia ex-
terna, se sugiere previamente actualizar esta existencia (Módulo Movimiento Mat./Rep.).
Disponibilidad Mano de Obra
A través de este módulo se evaluarán todas las OTC seleccionadas (Abiertas) y se totali-
zara el consumo estimado de Mano de Obra, se totalizara por categoría, hecho esto se
procederá a comparar con el disponible según las horas resultantes de los días que serán
evaluados (lapso en los cuales se pretende ejecutar la tarea), para este cálculo se consi-
derara las horas de la jornada diaria así como los días laborables a la semana (esta última
característica puede deshabilitarse), recuerde que estos parámetros pueden ser ajustados
por el usuario en el módulo de ‘Configuración’.

Informes
Ingresara a los reportes proyecciones

Visor de Solicitudes

El Visor de solicitudes al estar activado quedara residente en memoria y le presentara un

aviso emergente en la esquina inferior derecha de su monitor cada vez que le reporten una
avería desde cualquier terminal, esto independientemente de si tiene SysMan activo en la
PC.

El Visor de solicitudes se encuentra en el grupo de programas que instala SysMan, este

debe ser activado o invocado para que este operativo, si desea que sea llamado automá-
ticamente al ingresar a Windows debe establecer el vinculo en el grupo de programas de
“Inicio”, para esto puede colocarse sobre el programa “Visor Solicitudes OTC” (desde el
menú programas de Windows, Grupo SysMan Ver. 6.0), presionar el botón derecho del
mouse y utilizar la opción “Anclar en el menú Inicio”

La primera vez que ingrese al programa se le presentara el siguiente mensaje:

El funcionamiento del este modulo así como la descripción de las pestañas de este visor las
exponemos a continuación:

Una vez que se reporte una avería (Solicitud OT) desde el Árbol de Activos de SysMan se
presentara un mensaje emergente en la esquina inferior derecha, tal como se presenta a
continuación:

Rama a la cual reportaron la avería o solicitaron el trabajo.

Ver el detalle de la solicitud

Por lo tanto deberá establecer la ruta donde se encuentra la base de datos, esta selección
debe ser acorde con la edición de SysMan que hayan adquirido, luego de hecho esto para
probar la conexión puede hacerlo con el botón disponible para esto

Icono del Visor de Solicitudes

Al presionar el botón de «Ver Solicitud OT» se le presentara una pantalla con el detalle de la
solicitud

En la pestaña de Historial de Ultimas Solic. Solo podrá observar lo reportado en la presente

sesión o desde que activo el Visor.

Al ingresar al visor de solicitudes que ya debe estar activo se abrirá la siguiente pantalla, la
describimos a continuación

Ver el Historial pero solo de lo reportado en la sesión actual

Número de Solicitudes no atendidas (toda la Base de Datos)
Podrá configurar el cómo se comportara el Visor cada vez que se reporte una avería
Activar Sonido
Editor de Cadena de Conexión

En el caso de utilizar otro usuario debe indicarse al igual que la clave de acceso

Si está seguro que la clave de usuario es correcta al igual que el usuario puede que deba
retirar el siguiente parámetro

Trusted_Connection=yes

Y volver a diagnosticar la clave de conexión.

Comentarios Adicionales

- En el caso de los servidores SQL Server debe considerar si la autentificación es Mixta o

Solo Windows, según esto ajustara la cadena de conexión.

- Si el servidor cuenta con autentificación Mixta, puede crear un usuario único en el ser-
vidor, por ejemplo «sysmanuser», autorizar este en la base de datos y con este usuario se
conectaran todas las estaciones de trabajo.

- Si no logra conectarse desde las estaciones puede que las PCs o usuarios deben estar
autorizadas en la base de datos, esto según el tipo de autentificación del servidor.

Generalmente las instalaciones de la Edición Empresarial son efectuadas por personal

calificado en el manejo de servidores ya sea SQL u Oracle

En el CD encontrara algunas pautas adicionales de instalación

El Editor de Cadena de Conexión solo está habilitado para las presentaciones bajo SQL
Server u Oracle (Edición Empresarial), la función de este modulo básicamente es la de
establecer cuál será la cadena de conexión que se utilizara en los terminales para conec-
tarse con el servidor y en consecuencia con la base de datos.

Al ingresar al editor abrirá el archivo con la extensión .csq (Sql Server) o .cso (Oracle) y le
presentara la cadena de conexión estándar similar a la siguiente (El Ejemplo será hecho
con una cadena de conexión SQL Server)

Encriptar Cadena de Conexión

Una vez que haya definido y probado la cadena de conexión desde los terminales puede
opcionalmente encriptarla, grabarla y este será el archivo que se abrirá en las estaciones
para conectarse con la base de datos.

En la cadena de conexión hay que especificar el nombre del usuario, de manera prede-
terminada esta el usuario SA (en SQL Server), asimismo se especificara el nombre del
servidor y la base de datos, tal como se presenta en el siguiente ejemplo.

Provider=SQLOLEDB;PASSWORD=;USER
ID=sa;server=nombre_de_su_servidor;Database=sysman_v7;
Trusted_Connection=yes

Uso de la Cadena de Conexión

La cadena de conexión una vez probada puede grabarla con un nombre que refiera a su
empresa por ejemplo «Mtto-suempresa-SysMan.csq» y este archivo cópielo a las esta-
ciones dado que será el que abrirá desde SysMan para poder conectarse con la base de
datos.