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Formato Hoja de Control
Formato Hoja de Control
No TIPO DE
ÍTEM FECHA IDENTIFICACION PACIENTE CANTIDAD CONTROL INTERNO RECIBIDO
OBSEQUIO
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Responsable: Cargo:
1 de
Instrucciones para el diligenciamiento de la Hoja de Control de los expedientes de los
Archivos de Gestión
Ejemplo:
DIRECCIÓN REGIONAL
GRUPO DE TESORERIA
Ejemplos:
INFORMES
PLANES
CONTRATOS
Ejemplo:
INFORMES DE GESTIÓN
PLANES DE ACCIÓN INSTITUCIONALES
CONTRATOS ESTATALES
· NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Registrar el nombre del expediente relacionado con la
serie o subserie documental
Ejemplo:
INFORMES DE GESTIÓN 2015
FUNDACIÓN SALDARRIAGA CONCHA
· NÚMERO DEL EXPEDIENTE: Cuando se trate de las series Contratos, Historias de
Atención, Comprobantes de Pago, entre otros, se debe registrar el número del contrato o
número de identificación del beneficiario si se trata de Historias de Atención. En el caso de
las series de Actas, Resoluciones, Comprobantes de pago, registrar el primer número del
consecutivo que da inicio al expediente y el último número con que cierra el expediente al
completar los 200 folios.
Ejemplo:
1375 de 2015
900624-6028
· ITEM: Registrar en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los
registros descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación
· FECHA: Registrar la fecha en orden de día, mes, año, tomando como fecha inicial la
de radicación del documento, fecha de recibido o la de producción del documento, en caso
de no existir fecha registrar “sf”
Ejemplo:
5/7/2015
6/10/2015
9/15/2015
· TIPO DOCUMENTAL: Registrar el nombre del documento de acuerdo con la estructura
y contenido del mismo
Ejemplo:
Memorando S-2015-332875-8600
Acta 028 del 24/09/2015
Acta Mesa de Trabajo ajuste TRD Grupo Financiero
· FOLIOS: Registrar el número o números de folios que componen cada tipo documental
Ejemplo:
7
19
3 al 8
25 al 26
· OBSERVACIONES: Registrar las novedades que pueda presentar el tipo documental
que se está describiendo
Ejemplo:
a. La segunda hoja se encuentra ilegible, rasgada, incompleta, manchada
b. El anexo que se remite no se encuentra
c. Nota: No se debe describir en ésta columna, parte del texto del documento
d. Falta una firma, faltan firmas
e. Faltan folios, Tipo documental incompleto
· RESPONSABLE: Escribir con letra legible el nombre completo del líder del proceso
· CARGO: Registrar la denominación del cargo del responsable del líder del proceso