Contabilización de una compra

Portada Contabilidad Por Gerencie.com en 20/08/2022

Cuando la empresa realiza una compra cualquiera debe hacer el
respectivo registro contable según el tipo de compra realizada. La
contabilización se hace con base a la factura de compra respectiva, es
decir, se registran los valores que consten en la factura.
Tabla de contenido (Ver/Ocultar)
 Cómo contabilizar las compras.
 Ejemplo de asientos contables en una compra.
 ¿Las compras es activo o pasivo?
 Compra de mercancías a crédito.

Cómo contabilizar las compras.

La contabilización depende de si la compra es una mercancía para la

venta, materias primas o insumos, o si son gastos, y si se paga en efectivo
o mediante el sistema bancario.
Si se trata de una compra de mercancías para la venta, que es lo más
común en las empresas comerciales, la compra se registra en el
inventario, que hace parte del activo.
Además, se debe tener en cuenta si la compra es a crédito, de contado, o
una parte a crédito y otra al contado.

Ejemplo de asientos contables en una compra.

Para ilustrar la contabilización de una compra supongamos el siguiente
ejemplo con los elementos más comunes utilizados:

Concepto. Valor.

Compra televisor. $1.000.000

Iva del 19% $190.000

Retención en la fuente practicada 3.5% (-)$35.000.

Valor neto pagado. $1.155.000.

El valor del Iva se discrimina, se suma al valor de la compra, y se resta la

retención en la cuente que debe practicar quien hace la compra, para así
determinar el valor neto que se debe pagar por esa compra.
El asiento contable de esa compra será el siguiente:

Cuenta. Débito. Crédito.

1435 (Mercancías) $1.000.000

2408 (Iva descontable) $190.000

236540 (Retención en la fuente) $35.000

2205 (Proveedores) $1.155.000

Sumas iguales $1.190.000 $1.190.000

El valor y la mercancía son de naturaleza débito; la mercancía porque al

comprarse pertenece a la empresa y se clasifica como activo. El Iva
porque tiene la característica de ser descontable, es decir que es un
derecho que tiene la empresa para cuando presente la declaración de Iva.
Inicialmente la compra de contado se reconoce como pasivo, y luego se
contabiliza el pago debitando la cuenta de proveedores y acreditando la
cuenta de caja o bancos según el medio de pago.
Iva descontable.No todo el Iva que se paga puede ser descontado en la
declaración de Iva. Requisitos y limitaciones.
La retención en la fuente es un pasivo, y por tanto se contabiliza como un
crédito a la respectiva cuenta, en razón a que es un dinero que se debe
transferir a la Dian cuando se presente la declaración de retención en la
fuente.

Retención en la fuente.La retención en la fuente es un mecanismo de

recaudo anticipado de un impuesto que involucra agentes de retención,
tarifas, conceptos, bases, etc.
Se registra un crédito a la cuenta de bancos, por cuanto del banco sale el
dinero que se paga a quien vendió el producto.
Si lo que se compra es un producto o servicio que no es mercancía para la
venta, sino para el consumo de la empresa, como la papelería, el registro
contable es distinto.
Supongamos la compra de papelería por el un valor de $100.000 + Iva:

Concepto. Valor.

Compra de papelería. $100.000

Iva del 19% $19.000

Retención en la fuente practicada 3.5% (-)$3.500.

Valor neto pagado. $115.500

El registro contable será el siguiente:

Cuenta. Débito. Crédito.

519530 (Papelería) $119.000

236540 (Retención por compras) $3.500

1105 (Bancos) 115.500

Sumas iguales $119.000 $119.000

Observamos que en este caso a la cuenta del gasto se lleva el valor de la

papelería incluyendo el Iva, en razón que por tratarse de un gasto el Iva
no se puede tratar como descontable, y por eso no se lleva a la cuenta
2408.
En las compras que se contabilizan como un gasto el Iva hace parte del
mayor valor de ese gasto. La retención en la fuente si se registra igual.

¿Las compras es activo o pasivo?

Las compras son un activo, puesto quien hace una compra recibe un
producto, un bien o mercancía, que será suyo por haber pagado.
Si la compra se compra a crédito (financiada) aún así la compra sigue
siendo un activo, pero se tendrá un pasivo, ya que se debe el valor de la
compra.

Compra de mercancías a crédito.

Cuando se hace una compra a crédito, se registra tanto el activo como la
deuda (pasivo) por el valor no pagado de la compra.
Supongamos que se hace una compra de $1.200.000 a crédito. La
contabilización será la siguiente:

Cuenta. Débito. Crédito.

 1435 $1.200.000

2205 $1.200.000

Se tiene un activo (inventarios) y un pasivo (Proveedores). Como se

observa, la compra sigue siendo un activo incluso si es a crédito.

Contabilización de las devoluciones en

compras
Portada Contabilidad Por Gerencie.com en 27/10/2022
Las devoluciones que se realice de mercancías compradas deben ser
reconocidas en la contabilidad, y su tratamiento difiere dependiendo del
sistema de inventarios que la empresa utilice.
Tabla de contenido (Ver/Ocultar)
 Qué es una devolución de compras.
 Cómo se contabiliza una devolución en compras.
 Ejemplo contabilización de la devolución en compras.
 ¿Devoluciones en compras es activo o pasivo?

Qué es una devolución de compras.

Cuando la empresa compra mercancías o materias primas, puede en un
momento dado devolver algunos productos o mercancías por razones
como que están defectuosas, no correspondías a las especificaciones
diferentes a las solicitadas, etc.
Cuando se hace la compra se registra en la contabilidad, y si se hace una
devolución total o parcial de lo comprado, se debe hacer el registro
respectivo para reflejar esa situación en la contabilidad.
La devolución de la compra debe ser realizada por el comprador y por el
vendedor, y este último la tratará como una devolución en ventas.

Cómo se contabiliza una devolución en compras.

Recordemos que existen dos sistemas de inventarios: Sistema
permanente y Sistema periódico.
En el sistema permanente las compras se contabilizan en la cuenta 14 del
activo, por tanto, las devoluciones en compras cuando se utiliza el
inventario permanente, afectarán esta cuenta.
En el sistema periódico las compras son contabilizadas en la cuenta 62, de
modo que al hacerse una devolución en compras utilizando el sistema
periódico, se ha de afectar la cuenta 62.
Mientras que en la cuenta 14 simplemente se acredita la devolución de la
compra en la misma cuenta donde se debitó al momento de la compra,
para el caso de las compras en el inventario periódico se utiliza una
cuenta diferente, puesto que las compras se contabilizan en la cuenta
6205 y las devoluciones en la cuenta 6225.

Ejemplo contabilización de la devolución en

compras.
Asientos contables que se deben realizar en la devolución de compras.
Cuando se maneja el sistema permanente, la contabilización de la compra
es la siguiente:

Cuenta Debito Crédito

143505 1.000.000

240805 160.000

236540 35.000

220505 1.125.000

Suponemos ahora una devolución del 50% de la mercancía, que se

contabilizará así:

Cuenta. Debito. Crédito.

220505 562.500

236540 17.500

143505 500.000

240805 80.000

Ahora veamos una compra en el sistema de inventarios periódico:

Cuenta. Debito. Crédito.

620505 1.000.000

240805 160.000
 236540 35.000

220505 1.125.000

Igualmente supondremos una devolución del 50% de las mercancías

compradas:

Cuenta. Debito. Crédito.

220505 562.500

236540 17.500

622505 500.000

240805 80.000

Como se observa, las diferencias entre un sistema y otro son mínimas, y

sólo difiere en la cuenta que fue utilizada para registrar la compra, puesto
que el tratamiento de los demás conceptos como el Iva y la retención en
la fuente es exactamente igual.
¿Devoluciones en compras es activo o pasivo?
La devolución en compras es una reversión que afecta cuentas del activo,
y eventualmente cuentas del pasivo.
Cuando se hace una devolución en compras, la mercancía que es un
activo, se devuelve el vendedor, saliendo del activo, al tiempo que se
reintegra lo pagado por ello, que regresa al activo, o si fue a crédito, se
reversa el pasivo.

}}

Contabilización de la retención en la
fuente
Portada Contabilidad Por Gerencie.com en 23/09/2022

Los agentes de retención que llevan contabilidad deben contabilizar las

retenciones en la fuente que practiquen, proceso del que nos ocupamos
en esta nota.
Tabla de contenido (Ver/Ocultar)

 Naturaleza de las retenciones en la fuente.

 Cómo se contabiliza la retención en la fuente.
 Contabilización que debe hacer el agente de retención.
 Contabilización que debe hacer sujeto retenido.
 La contrapartida en la contabilización de las retenciones.
 Cuentas de retención en la fuente.
 Cuenta de Reteiva.
 Cuentas de la retención en la fuente.

Naturaleza de las retenciones en la fuente.

La retención en la fuente es un recaudo anticipado de un impuesto como
el de renta o el de Iva, recaudo que debe hacer el agente de retención.

Retención en la fuente.La retención en la fuente es un mecanismo de

recaudo anticipado de un impuesto que involucra agentes de retención,
tarifas, conceptos, bases, etc.

El agente de retención retiene un valor del pago que hace al beneficiario

del pago, valor que debe pagar a la Dian, y el beneficiario del pago ha
pagado anticipadamente parte de su impuesto que luego puede
descontarse de la declaración de renta o de Iva según corresponda.
Por consiguiente, para el agente de retención existe una obligación o un
pasivo, y para el retenido existe un derecho o un activo, pues ha hecho un
pago anticipado de un impuesto que debe pagar en un futuro.

Cómo se contabiliza la retención en la fuente.

Para ilustrar el proceso de cómo se debe contabilizar la retención en la
fuente supongamos la siguiente compra que da lugar a la retención por
Iva y por renta.

Concepto. Valor.

Compra  $1.000.000

Iva  $190.000

Retención por renta  $25.000

Retención por Iva  $28.500

Neto pagado  $136.500

Cada uno de esos conceptos debe ser contabilizado, tanto por el
vendedor que es el sujeto pasivo de la retención o sujeto retenido, como
por el comprador que es el agente de retención.

Contabilización que debe hacer el agente de retención.

El agente de retención, que retiene y debe pagar a la Dian la retención,
debe hacer la siguiente contabilización.

Cuenta Debito Crédito

143505 $1.000.000

240805 $190.000

236540 $25.000

236701 $28.500

111005 $1.136.500

Sumas iguales $1.190.000 1.190.000

Tanto la retención por Iva como por renta son un pasivo, puesto que
deben pagarla a la Dian en la declaración de retención respectiva, y por
eso son de naturaleza crédito.
El Iva va a la cuenta 2408 pero en su lado débito porque es un Iva
descontable que se descontará en la declaración de Iva a fin de disminuir
el Iva a pagar.

Contabilización que debe hacer sujeto retenido.

El vendedor, quien ha sido objeto de retención, es decir, a quien le han
retenido parte del valor de la venta, tendrá que hacer la siguiente
contabilización.

Cuenta Debito Crédito

111005 $1.136.500

135515 $25.000

135517 $28.500
 240810 $190.000

4135XX $1.000.000

Sumas iguales $1.190.000 $1.190.000

Las retenciones en la fuente son contabilizadas en el activo por cuanto

representan un derecho del contribuyente ya que ha pagado
anticipadamente su impuesto; es como una cuenta por cobrar a la Dian,
que se descontarán al momento de presentar la respectiva declaración
tributaria.
El valor que se contabiliza por la venta no se afecta por la retención
practicada, de modo que se vendió $1.000.000, ese es el valor que se
debe registrar en cuenta de ingresos.
El vendedor recibe el total de la venta más Iva menos las retenciones
practicadas.

La contrapartida en la contabilización de las

retenciones.
Como se puede observar de los ejemplos planteados, lo que para una
parte es un activo para la otra es un pasivo, debido a la naturaleza de la
retención en la fuente.
Quien vende se ve privado de una parte del ingreso producto de su venta,
y esa parte es un pago anticipado de un impuesto, que al ser un derecho
se contabiliza como un activo.
Quien compra no paga al vendedor la totalidad del valor de la venta, en
vista a que debe retener una parte de ella, y esa parte la queda debiendo
a la Dian de manera que debe reconocerse como un pasivo, que viene a
ser la contrapartida del activo que tiene el sujeto retenido.
De allí que lo retenido, para el agente de retención constituye pasivo y
para el sujeto retenido constituye activo.

Cuentas de retención en la fuente.

La retención en la fuente tiene las siguientes cuentas según el PUC.
Cuentas del activo:

Cuenta Código

Retención en la fuente 135515

Reteiva 135517

ReteIca 135518

Cuentas del pasivo.

Cuenta Código

Retención en la fuente 2365

 Reteiva 2367

ReteIca 2368

Las cuentas del activo son las que debe utilizar quien ha sido objeto de
retención, y las cuenta del pasivo son las que debe usar el agente de
retención.

Cuenta de Reteiva.
La retención en la fuente por Iva se contabiliza en la cuenta 2367 del PUC,
para el caso del agente de retención quien debe registrarla como un
pasivo, en razón a que adeuda ese valor a la Dian.
En el caso del vendedor, que fue objeto de retención, utiliza la cuenta
135517, que es un activo, al corresponder a un anticipo del Iva que
generó, ya que el habérsele retenido implicó un pago anticipado de ese
Iva a la Dian, y por ello cuando se elabora la declaración de Iva el Iva
retenido se descuenta del Iva generado para determinar el Iva a pagar.

Cuentas de la retención en la fuente.

La retención en la fuente se hace por varios conceptos, y tiene dos caras,
la del agente de retención y la del sujeto retenido, como ya lo vimos.
Las cuentas de retención se pueden resumir así:

 En el activo.
o 1355: Retención por renta.
o 135517: Retención por Iva.
o 135518: Impuesto de industria y comercio.
 En el pasivo:
o 2365: Retención a título de renta.
o 2367: Retención a título de Iva.
 o 2368: Retención a título de Ica.
o 236575: Autorretenciones.

Las cuentas del pasivo son utilizadas por el agente de retención, y las
cuentas de pasivo son utilizadas por el sujeto pasivo del impuesto objeto
de retención.

Contabilización de la autorretención
Portada Contabilidad Por Gerencie.com en 01/12/2022

Las retenciones en la fuente producto de la autorretención se deben

contabilizar tanto como un pasivo como un activo en vista a que el
autorretenedor genera una retención por pagar y una retención a su favor
que puede descontarse del impuesto retenido.
Tabla de contenido (Ver/Ocultar)

 Cómo contabilizar las autorretenciones en la fuente.

 Registro contable de las autorretenciones.
 Ejemplo de la contabilización de la autorretención
 Comentarios finales.

Cómo contabilizar las autorretenciones en la

fuente.
La autorretención en la fuente consiste en que el sujeto pasivo sometido a
retención, se autorretiene el valor correspondiente a la respectiva tarifa
de retención, de modo que, en estos casos, el mismo contribuyente actúa
como agente retenedor, y a la vez es el sujeto pasivo sometido a la
retención en la fuente.

Autorretención en el impuesto a la renta.Autorretencón y lases de

autorretenedores en el impuesto a la renta, y contribuyentes que deben
practicar la autorretención general y especial.
Al momento que el autorretenedor realiza la venta, se aplica la retención
en la fuente correspondiente, y se está generando una retención en la
fuente por pagar que es un pasivo, y a la vez un pago anticipado del
impuesto, que corresponde a un activo.
El autorretenedor deberá declarar y pagar la retención en la fuente que se
practicó, y a su vez podrá descontar en su declaración de renta, aquellas
autorretenciones que se haya practicado en el respectivo periodo.

Registro contable de las autorretenciones.

Las cuentas que se deben utilizar son:

 En el pasivo, la cuenta 236575 (Autorretenciones)

 En el activo, la cuenta 135515 (Retención en la fuente)

Por supuesto que en el registro completo se utilizan más cuentas como se

observe en el ejemplo a continuación.

Ejemplo de la contabilización de la autorretención

El autorretenedor realiza una venta por $10.000.000 más el 19% de Iva,
aplicando una autorretención por renta del 2.5%
Tenemos entonces:

Cuenta Rebito Crédito

111005 11.900.000  

135515 250.000  
 413505   10.000.000

240805   1.900.000

236575   250.000

Comentarios finales.
Se observa que a la cuenta de bancos ingresa el valor total de la
operación, puesto que la retención en realidad no existió, ya que el cliente
le pagó el 100% de lo facturado, puesto que no le podía retener valor
alguno por tener el vendedor la calidad de autorretenedor.
Si fuera una retención en la fuente común y corriente, el vendedor sólo
utilizaría la cuenta 1355; la 2365 sería utilizada por el comprador, quien
actuaría como agente de retención, y el vendedor no recibiría todo el
dinero, sino que en el ejemplo solo recibiría la suma de $11.650.000 en
razón a que le serían retenidos $250.000.