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CONTENIDO

1. INTRODUCCIN................................................................ ................................ ................................ ....... 3 QU ES EXCEL?. CONCEPTO DE HOJA DE CLCULO. ................................ ................................ ........................ 3 ENTORNO DE TRABAJO ................................................................ ................................ ................................ ...3 ARCHIVOS DE EXCEL................................................................ ................................ ................................ ......4 NOMBRE DE LAS HOJAS................................................................ ................................ ................................ ...4 MOVERSE EN EXCEL................................................................ ................................ ................................ ....... 4 2. ORGANIZACIN DE LA PANTALLA ................................................................ ................................ ....5 BARRA DE TTULO ................................................................ ................................ ................................ .......... 5 BARRA DE MENS................................................................ ................................ ................................ ........... 5 BARRAS DE HERRAMIENTAS ................................................................ ................................ ............................ 6 CUADRO DE NOMBRES Y BARRA DE FRMULAS................................................................ ................................ 7 BARRA DE ESTADO ................................................................ ................................ ................................ ......... 7 BARRA DE SELECCIN DE HOJAS ................................................................ ................................ ...................... 7 BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ................................................................ ................................ ........................ 8 3. INTRODUCIENDO DATOS ................................................................ ................................ ...................... 9 CELDAS ................................................................ ................................ ................................ ......................... 9 CELDA ACTIVA................................................................ ................................ ................................ ............... 9 FORMATO DE CELDA................................................................ ................................ ................................ ..... 10 FORMATOS NUMRICOS ................................................................ ................................ ................................ 11 CMO INTRODUCIR NMEROS ................................................................ ................................ ....................... 12 CMO INTRODUCIR TEXTO................................................................ ................................ ............................ 12 CMO INTRODUCIR FECHAS Y HORAS ................................................................ ................................ ............ 12 COMENTARIOS DE CELDA ................................................................ ................................ ............................. 13 RANGOS ................................................................ ................................ ................................ ...................... 14 AUTOLLENADO ................................................................ ................................ ................................ ............ 14 TIPOS DE LISTAS QUE PUEDE RELLENAR MICROSOFT EXCEL ................................................................ ............ 15 FRMULAS ................................................................ ................................ ................................ .................. 17 SINTAXIS DE LAS FORMULAS ................................................................ ................................ ......................... 17 ORDEN EN EL QUE SE EJECUTAN LAS OPERACIONES EN LAS FRMULAS ............................................................. 18 FORMULAS AVANZADAS: FUNCIONES................................................................ ................................ ............. 18 FUNCIONES DE ADMINISTRACIN DE LISTAS Y BASES DE DATOS ................................................................ ...... 18 FUNCIONES DE FECHA Y HORA................................................................ ................................ ....................... 19 FUNCIONES DDE Y EXTERNAS ................................................................ ................................ ...................... 20 FUNCIONES DE INGENIERA ................................................................ ................................ ........................... 20 FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................ ................................ ............................. 21 FUNCIONES DE INFORMACIN ................................................................ ................................ ....................... 23 FUNCIONES LGICAS ................................................................ ................................ ................................ ....24 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA ................................................................ ................................ ...... 24 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS ................................................................ ........................... 24 FUNCIONES ESTADSTICAS ................................................................ ................................ ............................ 26 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................ ................................ ................................ ..28 PALETA DE FRMULAS................................................................ ................................ ................................ ..29 TRABAJANDO CON FRMULAS MATRICIALES ................................................................ ................................ ..30 4. TRABAJANDO CON EXCEL ................................................................ ................................ ................. 31 ABRIR, CERRAR Y GUARDAR ................................................................ ................................ ......................... 31 NOMBRANDO LAS HOJAS DE UN LIBRO ................................................................ ................................ ........... 31 INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO................................................................ ................................ ....................... 31 MOVER Y COPIAR HOJAS ................................................................ ................................ ............................... 32 ELIMINAR HOJAS ................................................................ ................................ ................................ .......... 33 SELECCIONAR Y ACTIVAR CELDAS ................................................................ ................................ ................. 33 INTRODUCIR DATOS EN CELDAS ................................................................ ................................ .................... 34

INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS ................................................................ ................................ ......... 34 BORRAR DE CELDAS ................................................................ ................................ ................................ ..... 35 MOVER Y COPIAR CELDAS ................................................................ ................................ ............................ 36 ASIGNAR NOMBRES A UNA CELDA, A UN RANGO O A UNA FRMULA................................................................ . 37 REFERENCIAS RELATIVAS Y REFERENCIAS ABSOLUTAS ................................................................ ................... 38 ABRIR DOS VENTANAS DEL MISMO LIBRO DE TRABAJO................................................................ .................... 39 DIVIDIR UNA VENTANA................................................................ ................................ ................................ . 40 INMOVILIZAR SECCIONES................................................................ ................................ .............................. 40 5. FORMATEANDO EL LIBRO ................................................................ ................................ ................. 42 CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y LA ALTURA DE LAS FILAS ................................................................ 42 OCULTAR FILAS O COLUMNAS ................................................................ ................................ ....................... 42 FORMATO DE CELDAS................................................................ ................................ ................................ ... 43 6. TRABAJANDO CON GRFICOS Y DIAGRAMAS ................................................................ ............. 44 TIPOS DE GRFICOS ................................................................ ................................ ................................ ...... 44 EL ASISTENTE PARA GRFICOS ................................................................ ................................ ...................... 45 PARTES DE UN GRFICO................................................................ ................................ ................................ 46 MODIFICAR UN GRFICO ................................................................ ................................ .............................. 47 AGREGAR DATOS A UN GRFICO ................................................................ ................................ ................... 48 GRFICOS COMBINADOS................................................................ ................................ ............................... 48 7. IMPRIMIENDO EL LIBRO ................................................................ ................................ .................... 49 CONFIGURAR LA PGINA ................................................................ ................................ .............................. 49 ESTABLECER EL REA DE IMPRESIN................................................................ ................................ ............. 51 IMPRIMIENDO ................................................................ ................................ ................................ .............. 52 SALTOS DE PGINA ................................................................ ................................ ................................ ...... 52 IMPRIMIENDO GRFICOS ................................................................ ................................ ............................... 53 LA VISTA PRELIMINAR ................................................................ ................................ ................................ .. 53 8. BIBLIOGRAFIA ................................................................ ................................ ................................ ...... 54

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Introduccin

1. INTRODUCCIN Qu es Excel?. Concepto de hoja de clculo.


Excel es una aplicacin de hoja de clculo, integrada en el entorno Windows. Una hoja de clculo es un programa que, bsicamente, te permite realizar clculos con nmeros; por ejemplo para realizar un informe de gastos o determinar si una inversin es o no rentable. Las hojas de clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendido. En Excel, adems de las capacidades de una hoja de clculo normal, se combinan una base de datos, un programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros (Visual Basic para aplicaciones); y todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo estn compuestas por una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: texto. valores numricos, fechas y datos horarios. frmulas o funciones matemticas.

La potencia de una hoja de clculo viene determinada por las frmulas que se introducen en sus celdas. Las frmulas realizan clculos de manera automtica, basndose en la informacin de las celdas de la hoja de clculo, de manera que no haya que hacer esta operacin manualmente. De esta forma pueden variarse los datos de la hoja en cualquier momento y las celdas se recalcularn instatneamente en funcin de los datos modificados. Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo. Tambin es capaz de presentar rpidamente todos los datos analizados mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, diagramas de barras o de lneas, diagramas de tarta, etc.) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Por ltimo, permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (mediante macros), ya que cuenta con un lenguaje propio de programacin (Visual Basic para aplicaciones, como ya se dijo).

Entorno de trabajo
Antes de que la informtica trajese al mercado estos programas, el trabajo que hoy en da solucionan las hojas de clculo se haca a mano con un papel y un bolgrafo. El rea de trabajo era normalmente un escritorio, en donde haba formularios, hojas cuadriculadas, etc., y en donde el usuario colocaba los datos ms o menos ordenados. Las hojas de clculo intentan mantener esta situacin. El escritorio equivale al mbito de trabajo, en el que en diferentes ventanas se pueden llevar a cabo simultneamente distintos procedimientos. Para cada uno de estos procedimientos Excel ofrece los libros de trabajo. Los libros de trabajo son documentos que renen las diferentes hojas de trabajo en un documento general. Un libro de este tipo puede contener diferentes tablas y grficos, como si fuese una carpeta en donde almacenamos nuestro trabajo.

Introduccin

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Una de las ventajas de los libros de trabajo es que los documentos que van agrupados no hace falta abrirlos separadamente. Cuando nosotros abrimos el libro, disponemos al instante de todos los documentos. La segunda ventaja fundamental de los libros es que algunas operaciones se pueden realizar simultneamente en ms de una hoja, como por ejemplo formatear un rango determinado. La tercera ventaja se refiere a clculos que valoran datos de diferentes hojas. En principio Excel los libros de trabajo se abren con tres hojas, pero podemos aadir o eliminar cuantas hojas queramos (con un lmite mnimo de al menos una hoja y un mximo que depender de la memoria de nuestro sistema). Una hoja en el libro es la parte activa en donde vamos a introducir y trabajar nuestros datos.

Archivos de Excel
Cuando almacenamos nuestra informacin en el disco duro o disquete, Excel aade una extensin para diferenciar sus archivos. Utiliza como extensin .XLS para sus archivos de datos, a los cuales, como ya hemos dicho, se les conoce como libros. Adems se puede almacenar en un archivo la situacin actual del mbito de trabajo, con los libros que esten abiertos. Para estos archivos usa la extensin .XLW. Por ltimo, se pueden utilizar plantillas, a cuyo tipo se asocia la extensin .XLT. Las plantillas son archivos que sirven como modelo de configuracin de tablas, grficos o macros. Un ejemplo de plantilla puede ser un formulario que siempre deba rellenarse igual.

Nombre de las hojas


Independientemente del nombre que hayamos puesto a nuestro libro de trabajo, cada una de las hojas que lo componen pueden tener un nombre determinado. El nombre de cada hoja aparece en una etiqueta en la parte inferior de la ventana del libro de trabajo. Es posible reorganizar las hojas que componen un libro de trabajo, as como copiarlas o moverlas de un libro a otro.

Moverse en Excel
La utilizacin de Excel es similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, mediante ratn (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos ( ), la tecla Intro Enter para accionar, Alt + la letra subrayada de cada men o comando para seleccionar, etc.

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Organizacin de la pantalla

2. ORGANIZACIN DE LA PANTALLA
Excel tiene su pantalla dividida en diferentes partes. Algunas de ellas son comunes a cualquier otro programa que se ejecute bajo entorno Windows. Cuando se crea o abre un libro de trabajo, ste se muestra en una ventana. Pueden abrirse varias ventanas de libros de trabajo a la vez, cada uno de ellos con sus respectivas hojas.

Barra de ttulo
En ella nos indica la aplicacin que est ejecutndose (Excel, en este caso) y el libro activo. A la derecha estn los botones de MINIMIZAR, RESTAURAR y CERRAR la aplicacin. A la izquierda el icono de aplicacin, con el men de control de las opciones de la ventana. En el caso de no estar maximizada la ventana del libro activo, esta barra no presentar el ttulo del mismo, sino que lo har la propia ventana del libro. Adems de la barra de ttulo, tendr una barra de seleccin de hojas y barras de desplazamiento.

Figura 1: Ventana hija

Barra de mens
En esta lnea tenemos los diferentes comandos de men de Excel. Estos mens son variables en funcin del objeto u hoja con el que estemos trabajando. As, en una hoja normal de datos (tabla) el men es el que se presenta en la figura.

Figura 2: Barra de menu para datos

Si estuviesemos trabajando con grficos (o tuviesemos uno seleccionado), la barra sera igual, pero cambiara el men de Datos por el de Grfico.

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Estos mens podemos personalizarlos a nuestro gusto, aadiendo o eliminando comandos de cada una de las opciones. E incluso podemos incluir opciones nuevas y poner botones de acceso rpido junto con las opciones de men. Las opciones de estas barras de men tambin se nos presentan al seleccionar un objeto (por ejemplo una celda) y pulsando el botn derecho del ratn. En este caso las opciones que aparecen se reducen a las ms utilizadas para el trabajo con dicho objeto. Este tipo de men se llama men contextual.

Barras de herramientas
Mediante estas barras de herramientas podemos tener acceso rpido a las opciones contenidas en los mens del programa. Excel posee varias barras de herramientas, cada una correspondiente a una categora, de las cuales dos aparecen por defecto con la instalacin del programa: la barra de herramientas estndar y la de formato. La barra de herramientas estndar presenta las opciones ms comunmente usadas, como Abrir, Crear o Guardar un libro; las herramientas de edicin (cortar, copiar y pegar); Deshacer; insertar grficos; Zoom; Ayuda; etc.

Figura 3: Barra de herramientas estndar

La barra de herramientas de formato nos ofrece las opciones de formato de fuentes y de celdas: Tipo de letra, tamao, justificacin, estilos de celdas, colores, etc. Ms adelante veremos lo que son los formatos de una celda.

Figura 4: Barra de herramientas de formato

Estas barras de herramientas pueden eliminarse o aadirse otras nuevas. Podemos incluir o eliminar botones de ellas, personalizndolas a nuestro gusto. Tambin podemos crear barras personalizadas con los botones que queramos. Una caracterstica interesante de las barras de herramientas es que podemos situarlas donde nosotros queramos, no tienen que estar situadas justamente en las lneas inferiores a la barra de mens. Pueden estar sobre nuestra hoja y estar redimensionadas como ms nos convenga.

Figura 5: Barra de herramientas desenclavada

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Cuadro de Nombres y Barra de frmulas


Bajo la barra de herramientas formato nos encontramos con una lnea en donde se encuentran la barra de frmulas y el Cuadro de Nombres.

Figura 6: Cuadro de Nombres y Barra de frmulas

A la izquierda est el Cuadro de Nombres, en el que se nos muestra la celda activa, aunque si estamos seleccionando un rango de celdas nos marcar el nmero de filas y columnas seleccionadas. Si hemos dado un nombre a una celda o un rango de ellas, aparecer ese nombre en lugar de la fila y columna. Los tres botones que aparecen a continuacin indican CANCELAR, VALIDAR e INTRODUCIR FRMULA; y afectan a los datos introducidos en la Barra de frmulas. A la derecha est la Barra de frmulas. Aqu es donde vamos a introducir los datos o editarlos. Aunque esta operacin puede hacerse tambin directamente en las celdas, es conveniente acostumbrarse a mirar aqu, ya que cuando estemos revisando nuestra hoja en las celdas con frmulas slo aparecern resultados, mientras que aqu las operaciones.

Barra de estado
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla, y su cometido es informativo. En ella se nos muestra a la izquierda el modo en el que nos encontramos (Listo, Introducir, Modificar). A la derecha se encuentra la lnea de autoclculo de la que hablaremos ms adelante. Por ltimo ms a la derecha tenemos indicado el estado del teclado: sobreescribir, bloqueo numrico activo, maysculas activas (SO, NUM, MAY).

Figura 7: Distintas partes de Excel

Barra de seleccin de hojas


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Encima de la barra de estado nos encontramos con una serie de pestaas que nos permiten seleccionar la hoja activa, como si mirsemos en una agenda. A la izquierda hay una serie de botones que nos permiten desplazarnos por las hojas.

Barras de desplazamiento
Mediante estas barras nos podemos mover ms rpidamente por la hoja. Para ello podemos desplazar la barra o utilizar los manejadores. Si pulsamos la tecla SHIFT mientras arrastramos las barras avanzaremos grandes trechos.

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Introduciendo datos

3. INTRODUCIENDO DATOS
La informacin en Excel se almacena en libros. Los libros son los archivos de trabajo. En cada libro puede haber una o varias hojas de clculo independientes o relacionadas entre s. Cada hoja de clculo est dividida en filas y columnas, y en la interseccin de estas es donde vamos a introducir nuestros datos. Esta interseccin es conocida como celda. Cada hoja posee un total de 65.536 filas y 256 columnas, lo que hace un total de 16.777.216 celdas.

Celdas
Una celda es un lugar en donde podemos introducir informacin. Esta informacin puede de varios tipos: texto, nmeros, frmulas o incluso grficos. Como ya hemos dicho, las celdas se encuentran en la interseccin de las filas y las columnas. Cada celda tiene pues una nica direccin que se determina en funcin de la fila y la columna en que est, adems de la hoja y el libro a la que pertenece. Por lo tanto si la direccin de una celda es: [Gastos]Informe!B3 estamos indicando que la celda est: [Gastos] Informe! B 3 La celda est en el archivo cuyo nombre es Gastos La celda est en la hoja con el nombre Informe. La celda est en la columna B. La celda est en la fila 3.

Como vemos, la forma correcta de indicar el nombre del archivo es poner su nombre entre corchetes. Para el nombre de la hoja aadimos un signo de admiracin al final del nombre. Por ltimo las columnas y las filas las referenciamos en ese orden: primero columna y despus fila. Las columnas se 1 identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV) , mientras que las filas se identificarn mediante nmeros (1, 2, 3, ..., 65536). El nombre del archivo puede suprimirse si la celda a la que nos referimos est en el libro activo, es decir, si es nuestro archivo actual. Esto es tambin vlido para el nombre de la hoja. Si la celda est en la misma hoja en la que hacemos la referencia, se puede prescindir del nombre de la misma. Cuando una celda de la tabla est activa su borde queda resaltado. De esta manera la celda est dispuesta para la introduccin manual de datos.

Celda activa
Cmo se determina en la pantalla cul es la celda activa actual? La celda actual tiene a su alrededor un reborde ms grueso que las dems. Ese reborde se llama puntero de celda. En el extremo izquierdo de la barra de frmulas aparece siempre la direccin de la celda actual.

Excel no distingue entre maysculas y minsculas en las referencias a celdas y rangos.

Introduciendo datos

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Figura 8: Celda activa

Formato de celda
En cada celda podemos considerar dos dimensiones. Por un lado est el dato que nosotros introducimos (que puede existir en una celda o estar esta vaca) y por otro el formato de la celda. Con el formato de la celda nos referimos a la forma en que se muestra el contenido de esta (el dato): formato numrico, tipo de letra, bordes, color, etc. Cada una de estas dimensiones se trata por separado. Es decir, se puede borrar el contenido de una celda sin borrar el formato, o se puede variar el formato sin modificar el contenido. Para borrar el contenido de una celda podemos editarla y borrar todo su contenido o simplemente seleccionarla y pulsar la tecla SUPR.

Figura 9: Cuadro de dilogo de formato de celdas

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Excel 97 El formato de una celda lo podemos variar de tres formas diferentes: -

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Seleccionando en el men: Formato > Celdas... Pulsando con el botn derecho del ratn sobre la celda y seleccionando la opcin Formato de celdas... del men contextual. Pulsando CTRL+1.

De las tres maneras no aparecer un cuadro de dilogo con los parmetros que podemos variar: Nmero. En este apartado modificamos la presentacin en la celda de los nmeros. Debido a su importancia lo explicamos con ms detalle en el apartado siguiente. Alineacin. Es la forma con la que alineamos el texto con respecto a la celda. Fuentes. Tipo de letra, tamao, color, etc. Bordes. La lnea y el tipo de esta que rodea a la celda. Tramas. El color y la trama utilizada en la celda. Proteger. Ocultar o bloquear la celda.

Formatos numricos
General. En este caso no hay un tipo especfico. Nmero. Para la presentacin de nmeros en general. Moneda. Para la presentacin de formatos monetarios. Es posible seleccionar el tipo de moneda, como por ejemplo ptas euros. Contabilidad. Las comas decimales quedan alineadas en una columna. Fecha. Muestran fechas y horas como valores de fecha. Hora. Muestran fechas y horas como valores horarios. Porcentaje. Muestran el valor de la celda como porcentaje. Para ello multiplican el valor de la celda por 100 y muestran el resultado con un smbolo porcentual. Fraccin. Presenta el valor como fracciones (2/3, 45/67, etc.). Cientfica. Presenta el valor de forma exponencial (8,45E+23). Texto. Se presenta como tal, incluso si hay nmeros en l. Especial. Cdigos postales, nmeros de telfono, etc. Personalizada. Se pueden crear formatos numricos a partir de otros ya existentes.

Excel reconocer el formato de un nmero en funcin de la entrada que realicemos. Algunos ejemplos se recogen en la siguiente tabla: Entrada 4E34 140pta 10% 12:30 7-7-98 1/3 0 1/3 Salida 4,00E+34 140 pta 10 % 12:30 07/07/98 01-mar 1/3 Formato utilizado Cientfico Moneda Porcentual Hora Fecha Fecha Fraccin

Como se puede apreciar en la tabla, hay un cierto problema al introducir fracciones, ya que pueden confundirse con fechas. Si introducimos 1/3 la salida ser 01-mar, un formato de fecha. Para que la salida sea una fraccin, tenemos que realizar la entrada con un 0 y un espacio delante, es decir: 0 1/3.

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Cmo introducir nmeros


Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes. Un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (o las comas, segn se seleccione). Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto. Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de las opciones seleccionadas en laconfiguracin regional del Panel de control de Windows. Para introducir nmeros negativos site un signo menos delante del nmero (-35), o bien encierre los nmeros entre parntesis ((35)). Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha. Para cambiar la alineacin, seleccione las celdas. En el men Formato, haga clic en Celdas..., seleccione la ficha Alineacin y, a continuacin, seleccione las opciones que desee. En las celdas que tengan predeterminado el formato de nmero General, se presentarn los nmeros como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica (7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como E y +. Para utilizar nmeros con mayor cantidad de dgitos, podr aplicar un formato de nmero cientfico integrado (notacin exponencial) o bien un formato de nmero personalizado. Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, se convertirn los dgitos adicionales en ceros (0). Recordar tambin lo expuesto en el punto anterior con respecto a las fracciones.

Cmo introducir texto


En Microsoft Excel, texto es cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratar como texto las siguientes entradas: 44BB13, ZA7474, 14-987, 107 6732 Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda por defecto. Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT+ENTRAR.

Cmo introducir fechas y horas


Las fechas y horas se consideran como nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiar de General a un formato de fecha o de hora integrado. Est predeterminado que las fechas y horas se ali-

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neen hacia la derecha dentro de una celda. Si no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedar introducida como texto y, por consiguiente, quedar alineado hacia la izquierda dentro de la celda. Las opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de control determinarn el formato predeterminado de la fecha y hora actual, as como los caracteres reconocidos como separadores de fecha u hora. Por ejemplo, los dos puntos (:) y la barra diagonal (/). Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio. Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. ( a slo) o p.m. ( p slo). De lo contrario, Microsoft Excel interpretar la hora basndose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenar como 3:00 a.m. Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o una hora, Microsoft Excel almacenar todas las fechas como nmeros de serie, y todas las horas como fracciones decimales. Los das se numeran a partir del comienzo del siglo: el nmero de serie de fecha 1 corresponde a la fecha 1 de enero de 1900. Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos Para utilizar una fecha u hora en una frmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. La siguiente frmula mostrar una diferencia de 68: ="5/12/94"-"3/5/94"

Comentarios de celda
Adems del contenido de una celda y de su formato, podemos aadir adems un comentario que contenga indicaciones sobre esa celda. Este comentario es slo informativo, y no se imprimir con el documento a no ser que nosotros lo indiquemos expresamente. Para agregar un comentario a la celda tenemos dos opciones: Seleccionando en el men: Insertar > Comentario. Pulsando con el botn derecho del ratn sobre la celda y seleccionando la opcin Insertar comentario del men contextual.

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Rangos
Los rangos son grupos de celdas de forma cuadrada o rectangular. Como mnimo puede estar compuesto por una sola celda, y como mximo puede abarcar todas las celdas de un libro. Puede abarcar tanto celdas de una hoja, como celdas de hojas adyacentes. Los rangos se definen en funcin de las direcciones de las celdas opuestas situadas en la esquina superior izquierda y en la esquina inferior derecha. Por ejemplo, un rango puede ser B2:G6, que es el mostrado en la figura.

Figura 10: Rango de celdas (B2:G6)

Es posible dar un nombre a una celda o a un rango, de manera que podamos referirnos a ellos a travs de estos nombres. Para ello simplemente ponemos el nombre en el cuadro de nombres y pulsamos la tecla RETURN, con el rango o la celda seleccionada. Para seleccionar posteriormente este rango no ser necesario ms que seleccionar el nombre en el Cuadro de nombres.

Autollenado
El autollenado es una caracterstica especial de Excel que permite completar listas de datos. Si Excel reconoce una entrada de lista o una lista personalizada, la completa hasta donde seleccionemos. Si no, repite el valor. Las listas que reconoce por defecto son los das de la semana, los meses del ao series de nmeros. En el caso de ser nmeros, hemos de indicar el comienzo de la serie (seleccionaremos un rango de dos nmeros). Tambin podemos utilizar esta caracterstica con series de fechas. Podemos aadir nuestras propias listas personalizadas. Para ello seleccionamos en el men Herramientas > Opciones... > Listas personalizadas, y agregamos la lista que queramos utilizar. Para rellenar una serie de elementos numricos: 1. Seleccionamos la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuacin, introduzcimos el valor inicial de la serie. 2. Para incrementar la serie en una determinada cifra seleccionamos la siguiente celda del rango e introducimos el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos elementos iniciales determinar la cifra de incremento de la serie.

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3. Seleccionamos la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 4. Arrastramos el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar. El controlador de relleno es el punto situado en la parte inferior derecha de la celda activa. Cuando nos situamos sobre l cambia el cursor de la cruz blanca habitual a una cruz negra ms pequea. Si queremos completar una lista (por ejemplo un da de la semana), introducimos el da en la celda y arrastramos el controlador de relleno. Para rellenar en orden ascendente arrastraremos el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente arrastraremos el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda.

Figura 11: Autollenado

Tipos de listas que puede rellenar Microsoft Excel


Es posible rellenar automticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno (como ya hemos visto), o bien utilizando el comando Series (seleccionando Rellenar en el men Edicin y, a continuacin, haciendo clic en Series). Para seleccionar el tipo de serie en un men contextual, seleccionamos los valores iniciales de la serie. A continuacin, mantendremos presionado el botn secundario del ratn mientras arrastramos el controlador de relleno. Series numricas

Al crear series de nmeros Excel aumenta o disminuye los valores segn un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados (si slo le seleccionamos un valor, se limita a repetirlo), siguiendo una serie lineal. Se puede crear una serie geomtrica seleccionando el comando Tendencia geomtrica del men contextual, de esta manera se multiplicarn los valores por un factor constante. Seleccin inicial Serie lineal extendida

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Introduciendo datos 1, 2 1, 3 100, 95 Seleccin inicial 1,2 1,3 2,3


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Excel 97 3, 4, 5 5, 7, 9 90, 85 Serie geomtrica extendida 4, 8, 16 9, 27, 81 4,5; 6,75; 10,125

Series de tiempo

Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como das de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. Seleccin inicial 9:00 lun lunes ene ene, abr ene-96, abr-96 15-ene, 15-abr 1994, 1995 Serie extendida 10:00, 11:00, 12:00 mar, mie, jue martes, mircoles, jueves feb, mar, abr jul, oct, ene jul-96, oct-96, ene-97 15-jul, 15-oct 1996, 1997, 1998

Series de texto

Podemos completar series de texto mediante una lista personalizada creada por nosotros, o tambin completar texto que se encuentre mezclado con nmeros. Seleccin inicial Trim3 1er perodo Producto 1, Pedido parcial texto1, textoA Producto 1 Serie extendida Trim4, Trim1, Trim2,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto2, textoA, texto3, textoA,... Producto 2, Producto 3,...

Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

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Frmulas
Una frmula es una ecuacin que analiza los datos en una hoja de clculo. Las frmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de clculo, como sumar, multiplicar o comparar. Tambin pueden combinar los valores. Las frmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a celdas en otras hojas de clculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. En el siguiente ejemplo se suma 25 al valor de la celda B4, y a continuacin el resultado se divide entre la suma del rango de celdas D5:F5.

Las frmulas estn limitadas a 256 caracteres.

Sintaxis de las formulas


La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden de los elementos de una frmula. Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (operandos) y los operadores del clculo. Por ejemplo, la siguiente frmula resta 1 de 5. =5-1 En la celda aparecer el resultado de la frmula (4), mientras que en la barra de frmulas aparecer la operacin (=5-1). No obstante, si editamos la celda, aparecer la frmula. Cada operando puede ser un valor constante, una referencia de celda o de rango, un rtulo o un nombre que represente a celdas o rangos, o una funcin de la hoja de clculo. Si deseamos que una celda contenga el mismo valor que otra, introduciremos un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente, ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B7 por 3. Cada vez que se cambie el valor en la celda B7 se volver a recalcular la frmula. =B7*3 Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuacin, suma 5. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. 17

Introduciendo datos

Excel 97

=(5+2)*3

Orden en el que se ejecutan las operaciones en las frmulas


Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Microsoft Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, escribiremos entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Operador : (dos puntos), (coma) (un espacio) % ^ *y/ +y & = < > <= >= <> Descripcin Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

Formulas avanzadas: funciones


Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La funcin ms comn en las hojas de clculo es la funcin SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Por ejemplo, la funcin PAGO calcula los pagos de un prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin del prstamo y el importe principal del mismo. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula hay que escribir un signo igual (=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda.

En los siguientes puntos vamos a ver todas las funciones que posee Excel, separadas en sus distintas categoras.

Funciones de administracin de listas y bases de datos

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Excel 97 BDCONTAR BDCONTARA BDDESVESTP BDDESVEST BDEXTRAER BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDPROMEDIO BDSUMA BDVARP BDVAR IMPORTARDATOSDINAMICOS

Introduciendo datos Cuenta las celdas que contienen nmeros en una base de datos. Cuenta las celdas que no estn en blanco en una base de datos. Calcula la desviacin estndar de un conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Estima la desviacin estndar de un conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Extrae de la base de datos un nico registro que coincida con los criterios especificados. Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionada de la base de datos. Multiplica los valores en un campo determinado de registros que coinciden con los criterios en una base de datos. Devuelve el promedio de las entradas de la base de datos seleccionadas. Agrega los nmeros en la columna de campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios. Calcula la varianza basndose en el conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Estima la varianza basndose en un conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Devuelve los datos almacenados en una tabla dinmica.

Funciones de fecha y hora


AHORA AO DIA DIA.LAB DIAS.LAB DIAS360 DIASEM FECHA FECHA.MES FECHANUMERO FIN.MES FRAC.AO HORA HORANUMERO Devuelve el nmero de la fecha y la hora actual. Convierte nmeros en aos. Convierte nmeros en das del mes. Devuelve el nmero de la fecha anterior o posterior a un nmero de das laborables especificado. Devuelve el nmero de das laborables completos entre dos fechas. Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das. Convierte nmeros en das de la semana. Devuelve el nmero de serie de una fecha determinada. Devuelve el nmero de la fecha que es el nmero indicado de meses antes o despus de la fecha de inicio. Convierte fechas en forma de texto en nmeros. Devuelve el nmero del ltimo da del mes antes o despus de un nmero de meses especificado. Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero de das enteros entre fecha_inicio y fecha_finalizacin. Convierte nmeros en horas. Convierte horas en forma de texto en nmeros. 19

Introduciendo datos HOY MES MINUTO NSHORA SEGUNDO Devuelve el nmero de la fecha actual. Convierte nmeros de serie en meses. Convierte nmeros en minutos. Devuelve el nmero de una hora determinada. Convierte nmeros en segundos.

Excel 97

Funciones DDE y externas


ID.REGISTRO LLAMAR SQL.REQUEST Devuelve la identificacin de registro de la DLL o del recurso de cdigos especificados que se ha registrado previamente. Llama un procedimiento en una biblioteca de vnculos dinmicos (DDL) o en un recurso de cdigos. Conecta con una fuente de datos externos y ejecuta una consulta desde una hoja de clculo; a continuacin, devuelve el resultado como una matriz sin que sea necesario programar una macro.

Funciones de ingeniera
BESSELI BESSELJ BESSELK BESSELY BIN.A.DEC BIN.A.HEX BIN.A.OCT COMPLEJO CONVERTIR DEC.A.BIN DEC.A.HEX DEC.A.OCT DELTA FUN.ERROR FUN.ERROR.COMPL HEX.A.BIN HEX.A.DEC HEX.A.OCT IM.ABS IM.ANGULO IM.CONJUGADA IM.COS IM.DIV IM.EXP IM.LN 20 Devuelve la funcin de Bessel In(x) modificada. Devuelve la funcin de Bessel Jn(x). Devuelve la funcin de Bessel Kn(x) modificada. Devuelve la funcin de Bessel Yn(x). Convierte nmeros binarios en decimales. Convierte nmeros binarios en hexadecimales. Convierte nmeros binarios en octales. Convierte coeficientes reales e imaginarios a un nmero complejo. Convierte nmeros de un sistema de medida a otro. Convierte nmeros decimales en binarios. Convierte nmeros decimales en hexadecimal. Convierte nmeros decimales en octales. Comprueba si dos valores son iguales. Devuelve la funcin de error. Devuelve la funcin de error complementaria. Convierte nmeros hexadecimales en binarios. Convierte nmeros hexadecimales en decimales. Convierte nmeros hexadecimales en octales. Devuelve el valor absoluto (mdulo) de un nmero complejo. Devuelve el argumento theta, un ngulo expresado en radianes. Devuelve el conjugado complejo de un nmero complejo. Devuelve el coseno de un nmero complejo. Devuelve el cociente de dos nmeros complejos. Devuelve el exponente de un nmero complejo. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero complejo.

Excel 97 IM.LOG10 IM.LOG2 IM.POT IM.PRODUCT IM.RAIZ2 IM.REAL IM.SENO IM.SUM IM.SUSTR IMAGINARIO MAYOR.O.IGUAL OCT.A.BIN OCT.A.DEC OCT.A.HEX

Introduciendo datos Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero complejo. Devuelve el logaritmo en base 2 de un nmero complejo. Devuelve un nmero complejo elevado a una potencia entera. Devuelve el producto de dos nmeros complejos. Devuelve la raz cuadrada de un nmero complejo. Devuelve la parte real de un nmero complejo. Devuelve el seno de un nmero complejo. Devuelve la suma de dos nmeros complejos. Devuelve el la diferencia entre dos nmeros complejos. Devuelve el coeficiente imaginario de un nmero complejo. Comprueba si un nmero es mayor que el valor lmite. Convierte nmeros octales en binarios. Convierte nmeros octales en decimales. Convierte nmeros octales en hexadecimales.

Funciones financieras
AMORTIZLIN AMORTIZPROGRE CANTIDAD.RECIBIDA CUPON.DIAS CUPON.DIAS.L1 CUPON.DIAS.L2 Devuelve la depreciacin de cada perodo contable. Devuelve la depreciacin de cada perodo contable. Devuelve el importe que se recibe al vencimiento de una obligacin. Devuelve el nmero de das desde el comienzo del perodo del cupn que contiene la fecha de consolidacin. Devuelve el nmero de das desde el comienzo del perodo del cupn hasta la fecha de consolidacin. Devuelve el nmero de das desde el comienzo del perodo de consolidacin hasta la fecha del siguiente cupn. Devuelve la fecha del cupn anterior a la fecha de consolidacin. Devuelve la fecha del siguiente cupn despus de la fecha de consolidacin. Devuelve el nmero de cupones a pagar entre la fecha de consolidacin y la fecha de vencimiento. Devuelve la apreciacin de un activo durante un perodo especificado utilizando el saldo de desviacin fija. Devuelve la depreciacin de un activo de un perodo especificado utilizando el mtodo de saldo de doble desviacin u otros mtodos que se especifiquen. Devuelve la duracin anual de un valor con pagos de intereses peridicos. Devuelve la duracin de Macauley modificada de una obligacin con un valor supuesto de 100 $. Devuelve la depreciacin de un activo durante un perodo especificado utilizando el saldo de desviacin fija. 21

CUPON.FECHA.L1 CUPON.FECHA.L2 CUPON.NUM DB DDB

DURACION DURACION.MODIF DVS

Introduciendo datos INT.ACUM INT.ACUM.V INT.EFECTIVO LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO LETRA.DE.TES.PRECIO LETRA.DE.TES.RENDTO MONEDA.DEC MONEDA.FRAC NPER PAGO PAGO.INT.ENTRE PAGO.PRINC.ENTRE PAGOINT PAGOPRIN PRECIO PRECIO.DESCUENTO PRECIO.PER.IRREGULAR.1 PRECIO.PER.IRREGULAR.2 PRECIO.VENCIMIENTO RENDTO RENDTO.DESC RENDTO.PER.IRREGULAR.1 RENDTO.PER.IRREGULAR.2 RENDTO.VENCTO SLN SYD

Excel 97 Devuelve el inters acumulado de un valor que genera un inters peridico. Devuelve el inters acumulado de un valor que genera un inters al vencer. Devuelve el tipo de inters anual efectivo. Devuelve el rendimiento equivalente a un bono de una letra del Tesoro. Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una letra del Tesoro. Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro. Convierte un precio en una moneda, expresado como una fraccin en un precio expresado como un nmero decimal. Convierte un precio en una moneda, expresado como un nmero decimal en un precio expresado como una fraccin. Devuelve el nmero de perodos de una inversin. Devuelve el pago peridico de una anualidad. Devuelve el inters acumulativo pagado entre dos perodos. Devuelve el pago acumulativo principal pagado en un prstamo entre dos perodos. Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un perodo determinado. Devuelve el pago principal de una inversin durante un perodo determinado. Devuelve el precio por 100 $ de un valor que genera intereses peridicos. Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una obligacin descontada. Devuelve el precio por 100 $ de un valor con un perodo de inicio irregular. Devuelve el precio por 100 $ de un valor con un perodo final irregular. Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una obligacin que paga intereses en el vencimiento. Devuelve el rendimiento de un valor que genera un inters peridico. Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado. Por ejemplo, una letra del tesoro. Devuelve el rendimiento de un valor con un perodo inicial irregular. Devuelve el rendimiento de un valor con un perodo final irregular. Devuelve el inters anual de un valor que paga un inters al vencer. Devuelve la depreciacin lineal de un activo durante un perodo. Devuelve la depreciacin del nmero de la suma de aos de un activo durante un tiempo especificado.

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Excel 97 TASA TASA.DESC TASA.INT TASA.NOMINAL TIR TIR.NO.PER TIRM

Introduciendo datos Devuelve el tipo de inters por perodo de una anualidad. Devuelve el tipo de descuento de un valor. Devuelve el tipo de inters de una inversin en valores. Devuelve el tipo de inters anual nominal. Devuelve el tipo interno de devolucin de una serie de flujos de efectivo. Devuelve el tipo de inters interno de devolucin de un plan de flujos de efectivo que no sea necesariamente peridico. Devuelve el tipo interno de una devolucin en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de inters. Devuelve el valor presente de una inversin. Devuelve le valor futuro de una inversin. Devuelve el valor futuro de un pago inicial principal despus de aplicar una serie de tipos de inters compuesto. Devuelve el valor presente neto de una inversin basndose en una serie de flujos de efectivo peridicos y un tipo de descuento. Devuelve el valor presente neto de un plan de flujos de efectivo que no sea necesariamente peridico.

VA VF VF.PLAN VNA

VNA.NO.PER

Funciones de informacin
CELDA CONTAR.BLANCO ES.IMPAR ES.PAR ESBLANCO ESERROR ESERR ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO ESNUMERO ESREF ESTEXTO INFO NOD N TIPO.DE.ERROR TIPO Devuelve informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una celda. Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Devuelve el valor VERDADERO si el nmero es impar. Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par. Devuelve el valor VERDADERO si el valor est en blanco. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A. Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lgico. Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A. Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto. Devuelve VERDADERO si el valor es un nmero. Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia. Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto. Devuelve informacin acerca del entorno operativo actual. Devuelve el valor de error #N/A Devuelve un valor convertido a nmero. Devuelve un nmero correspondiente a un tipo de error. Devuelve un nmero que indica el tipo de datos de un valor.

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Introduciendo datos

Excel 97

Funciones lgicas
FALSO NO O SI VERDADERO Y Devuelve el valor lgico FALSO. Invierte la lgica de sus argumentos. Devuelve VERDADERO si algn argumento es VERDADERO. Especifica un texto lgico para ejecutar Devuelve el valor lgico VERDADERO. Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos.

Funciones de bsqueda y referencia


AREAS BUSCARH BUSCARV BUSCAR COINCIDIR COLUMNAS COLUMNA DESREF DIRECCION ELEGIR FILAS FILA HIPERVINCULO INDICE INDIRECTO TRANSPONER Devuelve el nmero de reas en una referencia. Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada. Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda. Busca los valores en un vector o matriz. Busca los valores en una referencia o matriz. Devuelve el nmero de columnas en una referencia. Devuelve el nmero de columnas de una referencia. Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada. Devuelve una referencia como texto a una nica celda en la hoja de clculo. Elige un valor en una lista de valores. Devuelve el nmero de filas en una referencia. Devuelve el nmero de la fila de una referencia. Crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, una intranet o Internet. Utiliza un ndice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz. Devuelve una referencia indicada por un valor de texto. Devuelve la traspuesta de una matriz.

Funciones matemticas y trigonomtricas


ABS ACOSH ACOS ALEATORIO.ENTRE ALEATORIO ASENOH ASENO ATAN2 24 Devuelve el valor absoluto de un nmero. Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero. Devuelve el arco coseno de un nmero. Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que se especifiquen. Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero. Devuelve el arco seno de un nmero. Devuelve el arco tangente de las coordenadas "X" e "Y".

Excel 97 ATANH ATAN COCIENTE COMBINAT CONTAR.SI COSH COS ENTERO EXP FACT.DOBLE FACT GRADOS LN LOG10 LOG M.C.D M.C.M MDETERM MINVERSA MMULT MULTINOMIAL MULTIPLO.INFERIOR MULTIPLO.SUPERIOR NUMERO.ROMANO PI POTENCIA PRODUCTO RADIANES RAIZ2PI RAIZ REDOND.MULT REDONDEA.IMPAR REDONDEA.PAR REDONDEAR.MAS REDONDEAR.MENOS REDONDEAR RESIDUO SENOH SENO SIGNO SUBTOTALES

Introduciendo datos Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero. Devuelve el arco tangente de un nmero. Devuelve la parte entera de una divisin. Devuelve el nmero de combinaciones de un determinado nmero de objetos. Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados. Devuelve el coseno hiperblico de un nmero. Devuelve el coseno de un nmero. Redondea un nmero hacia abajo al entero ms prximo. Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado. Devuelve el factorial doble de un nmero. Devuelve el factorial de un nmero. Convierte radianes en grados. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero. Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero. Devuelve el logaritmo de un nmero en una base especificada. Devuelve el mximo comn divisor. Devuelve el mnimo comn mltiplo. Devuelve el determinante matricial de una matriz. Devuelve el inverso matricial de una matriz. Devuelve el producto matricial de dos matrices. Devuelve el polinomio de un conjunto de nmeros. Redondea un nmero hacia abajo, hacia cero. Redondea un nmero hasta el entero ms prximo o el mltiplo de significado ms prximo. Convierte nmeros arbigos en romanos, como texto. Devuelve el valor de Pi. Devuelve el resultado de un nmero elevado a una potencia Multiplica sus argumentos. Convierte grados en radianes. Devuelve la raz cuadrada del nmero * Pi. Devuelve una raz cuadrada positiva. Devuelve un nmero redondeado al mltiplo deseado. Redondea un nmero al entero impar ms prximo. Redondea un nmero al entero par ms cercano. Redondea un nmero hacia arriba, hacia infinito. Redondea un nmero hacia abajo, hacia cero. Redondea un nmero a un nmero especificado de dgitos. Devuelve el resto de la divisin. Devuelve el seno hiperblico de un nmero. Devuelve el seno de un ngulo dado. Devuelve el signo de un nmero. Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. 25

Introduciendo datos SUMA.CUADRADOS SUMA.SERIES SUMAPRODUCTO SUMAR.SI SUMAX2MASY2 SUMAX2MENOSY2 SUMA SUMAXMENOSY2 TANH TAN TRUNCAR

Excel 97 Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. Devuelve la suma de una serie de potencias basada en la frmula. Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente. Agrega las celdas especificadas mediante unos criterios determinados. Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes en dos matrices. Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes en dos matrices. Agrega sus argumentos. Devuelve la suma de los cuadrados de la diferencia de los valores correspondientes en dos matrices. Devuelve la tangente hiperblica de un nmero. Devuelve la tangente de un nmero. Trunca un nmero a un entero.

Funciones estadsticas
BINOM.CRIT COEF.DE.CORREL COEFICIENTE.ASIMETRIA COEFICIENTE.R2 CONTARA CONTAR COVAR CRECIMIENTO CUARTIL CURTOSIS DESVESTA DESVESTPA DESVESTP DESVEST DESVIA2 DESVPROM DIST.WEIBULL DISTR.BETA.INV Devuelve el valor mnimo para el cual la desviacin binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterio. Devuelve el coeficiente de correlacin entre dos conjuntos de datos. Devuelve el sesgo de una distribucin. Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlacin del momento del producto Pearson. Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos. Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos. Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas. Devuelve valores su curva exponencial. Devuelve el cuartil de un conjunto de datos. Devuelve la curtosis de un conjunto de datos. Calcula la desviacin estndar de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Calcula la desviacin estndar de toda la poblacin, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Calcula la desviacin estndar de toda la poblacin. Calcula la desviacin estndar de una muestra. Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones. Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de los puntos de datos partiendo de su media. Devuelve la distribucin Weibull. Devuelve el valor inverso de la funcin de densidad de probabilidad beta acumulativa.

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Excel 97 DISTR.BETA DISTR.BINOM DISTR.CHI DISTR.EXP DISTR.F.INV DISTR.F DISTR.GAMMA.INV DISTR.GAMMA DISTR.HIPERGEOM DISTR.LOG.INV DISTR.LOG.NORM DISTR.NORM.ESTAND.INV DISTR.NORM.ESTAND DISTR.NORM.INV DISTR.NORM DISTR.T.INV DISTR.T ERROR.TIPICO.XY ESTIMACION.LINEAL ESTIMACION.LOGARITMICA FISHER FRECUENCIA GAMMA.LN INTERSECCION.EJE INTERVALO.CONFIANZA JERARQUIA K.ESIMO.MAYOR K.ESIMO.MENOR MAXA MAX MEDIA.ACOTADA MEDIA.ARMO MEDIA.GEOM MEDIANA

Introduciendo datos Devuelve la funcin de densidad de probabilidad beta acumulativa. Devuelve la probabilidad de distribucin binomial de un trmino individual. Devuelve la probabilidad de una cola de la distribucin chi cuadrado. Devuelve la distribucin exponencial. Devuelve el valor inverso de la funcin de distribucin de probabilidad F. Devuelve la distribucin de probabilidad F. Devuelve el valor inverso de la funcin gamma acumulativa. Devuelve la distribucin gamma. Devuelve la distribucin hipergeomtrica. Devuelve el valor inverso de la funcin de distribucin logartmica normal. Devuelve la distribucin logartmica normal acumulativa. Devuelve el valor inverso de la distribucin normal acumulativa estndar. Devuelve la distribucin estndar normal acumulativa. Devuelve el valor inverso de la funcin de distribucin normal acumulativa. Devuelve la distribucin normal acumulativa. Devuelve el valor inverso de la distribucin t de Student. Devuelve la distribucin t de Student. Devuelve el error estndar del valor y predicho de cada valor X de la curva de regresin. Devuelve los parmetros de una tendencia lineal. Devuelve los parmetros de una tendencia exponencial. Devuelve la transformacin de Fisher. Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz vertical. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de la funcin gamma, (x). Devuelve la interseccin de la lnea de regresin lineal. Devuelve el intervalo de confianza de la media de un poblacin. Devuelve la jerarqua (rango) de un nmero en una lista de nmeros. Devuelve el valor mximo k simo en un conjunto de datos. Devuelve el valor k simo mnimo en un conjunto de datos. Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos. Devuelve la media del interior de un conjunto de datos. Devuelve la media armnica. Devuelve la media geomtrica. Devuelve la mediana de los nmeros dados. 27

Introduciendo datos MINA MIN MODA NEGBINOMDIST NORMALIZACION PEARSON PENDIENTE PERCENTIL PERMUTACIONES POISSON PROBABILIDAD PROMEDIOA PROMEDIO PRONOSTICO PRUEBA.CHI.INV PRUEBA.CHI PRUEBA.FISHER.INV PRUEBA.F PRUEBA.T PRUEBA.Z RANGO.PERCENTIL TENDENCIA VARA VARPA VARP VAR

Excel 97 Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos. Devuelve el valor ms comn en un conjunto de datos. Devuelve la distribucin binomial negativa. Devuelve un valor normalizado. Devuelve el coeficiente de correlacin del momento del producto Pearson. Devuelve la pendiente de la lnea de regresin lineal. Devuelve el percentil k simo de valores de un rango. Devuelve el nmero de permutaciones de un nmero de objetos dado. Devuelve la distribucin Poisson. Devuelve la probabilidad de qu los valores de un rango estn comprendidos entre dos lmites. Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Devuelve le promedio de sus argumentos. Devuelve un valor junto con una tendencia lineal. Devuelve el valor inverso de la probabilidad una de una cola de la distribucin chi cuadrado. Devuelve la prueba de independencia. Devuelve el valor inverso de la transformacin de Fisher. Devuelve el resultado de una prueba F. Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de Student. Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z. Devuelve el rango del percentil de un valor en un conjunto de datos. Devuelve los valores y su tendencia lineal. Calcula la varianza de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Calcula la varianza de toda la poblacin, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. Calcula la varianza de toda la poblacin. Calcula la varianza de una muestra.

Funciones de texto
CARACTER CODIGO CONCATENAR DECIMAL DERECHA ENCONTRAR Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo. Devuelve un cdigo numrico para el primer carcter en una cadena de texto. Junta varios elementos de texto en uno solo. Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales. Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto. Busca un valor de texto dentro de otro (diferencia entre maysculas y minsculas).

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Excel 97 ESPACIOS EXTRAE HALLAR IGUAL IZQUIERDA LARGO LIMPIAR MAYUSC MINUSC MONEDA NOMPROPIO REEMPLAZAR REPETIR SUSTITUIR TEXTO T VALOR

Introduciendo datos Quita los espacios del texto. Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando por la posicin que se especifique. Busca un valor de texto dentro de otro (no se diferencia entre maysculas y minsculas). Comprueba si dos valores de texto son idnticos. Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto. Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto. Quita del texto todos los caracteres que no se imprimen. Pone el texto en letra mayscula. Pone el texto en letra minscula. Convierte nmeros en texto, utilizando formato de moneda. Escribe en maysculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto. Reemplaza los caracteres dentro de un texto. Repite un nmero determinado de veces un texto. Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto. Da formato a un nmero y lo convierte en texto. Convierte los argumentos en texto. Convierte argumentos de texto en nmeros.

Paleta de frmulas
Mediante la paleta de frmulas es posible introducir y modificar frmulas. Cuando creemos una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas nos ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, la Paleta de frmulas ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Para que aparezca la paleta de frmulas, haga clic en Modificar frmula (el signo igual) en la barra de frmulas.

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Introduciendo datos
Figura 12: Paleta de frmulas

Excel 97

Puede utilizarse la Paleta de frmulas para modificar las funciones en las frmulas. Seleccione una celda que contenga una frmula y, a continuacin, haga clic en Modificar frmula para que aparezca la paleta de frmulas. En la paleta aparecer la primera funcin en la frmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera funcin, o modificar otra funcin de la misma frmula, haciendo clic en la barra de frmulas en cualquier posicin dentro de la funcin.

Trabajando con frmulas matriciales


Una frmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un nico resultado o varios resultados. Las frmulas matriciales actan en dos o ms conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo nmero de filas y de columnas. Las frmulas matriciales se crean del mismo modo que las frmulas bsicas de un nico valor. Una frmula matricial siempre va entre llaves ({}). Si se desea un nico resultado, puede ser necesario que Excel ejecute varias operaciones para generar ese resultado. Por ejemplo, en la siguiente frmula se calcula el promedio nicamente de las celdas comprendidas en el rango D5:D15 en que la celda en la misma fila en la columna A contiene el texto Lneas Areas. La funcin SI buscar las celdas en el rango A5:A15 que contiene Lneas Areas y, a continuacin, devolver el valor en la celda correspondiente en D5:D15 para la funcin PROMEDIO. {=PROMEDIO(SI(A5:A15=Lneas Areas,D5:D15))} Para calcular varios resultados con una frmula matricial, deber introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo nmero de filas y columnas que los argumentos matriciales. En el siguiente ejemplo, dada un serie de cinco cifras de ventas (en la columna B) para una serie de cinco fechas (en la columna A), la funcin TENDENCIA determinar los valores de la lnea recta para las cifras de ventas. Para presentar todos los resultados de la frmula, se escriben en cinco celdas en la columna C (C10:C15). {=TENDENCIA(B10:B15,A10:A15)} Tambin puede utilizarse una frmula matricial para calcular uno o varios resultados de una serie de valores que no se haya introducido en la hoja de clculo. Las frmulas matriciales pueden aceptar constantes del mismo modo que las frmulas no matriciales, pero las constantes matriciales deben introducirse con un determinado formato. Por ejemplo, dados los mismos cinco valores y las mismas cinco fechas del ejemplo anterior, pueden proyectarse las cifras de ventas para dos fechas adicionales en el futuro. Dado que las frmulas o las funciones no pueden ser constantes matriciales, en el siguiente ejemplo se utilizan nmeros de serie para representar las fechas adicionales del tercer argumento en la funcin TENDENCIA. {=TENDENCIA(B10:B15,A10:A15,{35246;35261})}

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Excel 97

Trabajando con Excel

4. TRABAJANDO CON EXCEL Abrir, cerrar y guardar


Excel presenta un libro de trabajo nuevo cada vez que lo inicializamos. Esto no impide que nosotros abramos uno ya existente o uno nuevo para trabajar con dos (o ms). Cada libro que nosotros tengamos abierto aparecer en una ventana separada. Para abrir un libro nuevo simplemente seleccionamos en el men el comando Archivo > Nuevo y pulsamos sobre la opcin Libro. O ms rpidamente pulsando sobre la hoja en blanco que aparece sobre la barra de herramientas estndar. Si queremos abrir un libro de trabajo ya existente seleccionaremos el comando Archivo > Abrir y nos aparecer un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo que queremos abrir. En la barra de herramientas estndar podemos seleccionar esta opcin pulsando sobre sobre la carpeta que se abre.

Figura 13: El men Archivo

A la hora de guardar nuestros archivos la opcin que utilizaremos ser Archivo > Guardar, presentndose un cuadro de dilogo para dar nombre a nuestro libro. Si ya le hemos dado un nombre a nuestro libro no se presentar este cuadro. Podemos tambin salvar el libro con otro nombre diferente al que tiene actualmente mediante la opcin Archivo > Guardar como... , e indicando el nombre con el que queremos salvarlo. La opcin de guardar en la barra de herramientas estndar se representa con un disquete. Para cerrar una hoja seleccionaremos Archivo > Cerrar. Excel preguntar si queremos salvar los cambios realizados en ella, en el caso de haber hecho alguna modificacin. Tambin tenemos la posibilidad de salvar las ventanas que tengamos abiertas (con sus respectivos libros), y la posicin que ocupan en la pantalla. En este caso utilizaremos la opcin Archivo > Guardar rea de trabajo... del men.

Nombrando las hojas de un libro


Al crear un nuevo libro ste se llamar Libro 1 y las hojas existentes Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las nuevas que vayamos creando seguirn esta misma lnea (Hoja4, Hoja5, etc.). Para renombrarlas no hay ms que hacer un doble clic sobre el nombre de la hoja en las pestaas de la parte inferior de la pantalla, o en la opcin Cambiar nombre del men contextual de hojas.

Insertar hojas en un libro


Como ya se ha dicho, por defecto los libros se abren con tres hojas de clculo. Si necesitamos ms hojas, podemos agregarlas mediante la opcin Insertar > Hoja de clculo del men, o mediante el men contextual de hojas (pulsando con el botn derecho sobre la pestaa de la hoja en donde queremos ubicar la nueva) y seleccionando hoja de clculo en la opcin Insertar... 31

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La hoja nueva se insertar a la izquierda de la hoja actual.

Figura 14: Men contextual de hojas

Mover y copiar hojas


Para cambiar de sitio una hoja tenemos varias opciones: 1. Seleccionar en el men Edicin > Mover o copiar hoja. Aparecer un cuadro de dilogo en donde seleccionaremos el libro al que queremos mover la hoja (tiene que estar abierto o crear uno nuevo) y el lugar en el que la vamos a colocar. 2. Seleccionar la opcin Mover o copiar... en el men contextual de hojas. Aparecer el mismo cuadro que antes. 3. Pulsando y arrastrando con el ratn la pestaa de la hoja que queramos mover hasta su nueva posicin.

Figura 15: Cuadro de dilogo de mover o copiar hojas

Para copiar una hoja tenemos varias opciones: 1. Seleccionar en el men Edicin > Mover o copiar hoja. Aparecer el mismo cuadro de dilogo de antes. Seleccionaremos el libro al que queremos copiar la hoja (tiene que estar abierto o crear uno nuevo), el lugar en el que la vamos a colocar y activamos la casilla Crear una copia. 2. Seleccionar la opcin Mover o copiar... en el men contextual de hojas. Aparecer el mismo cuadro que antes. 3. Pulsando y arrastrando con el ratn la pestaa de la hoja que queramos copiar a la vez que mantenemos pulsada la tecla CTRL, hasta su nueva posicin.

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La nueva hoja creada con la copia de la anterior se llamar igual que la otra con un (2) detrs. Por ejemplo, si la hoja original se llamaba Gastos, la nueva se llamar Gastos (2). Por supuesto, podemos modificar el nombre.

Eliminar hojas
Para eliminar una hoja utilizaremos la opcin Edicin > Eliminar hoja del men, o la opcin Eliminar del men contextual. Con ello eliminaremos la hoja u hojas activas. Para seleccionar ms de una hoja para eliminar, picamos con el ratn sobre cada una de las hojas mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL. Cuando finalizamos un libro es conveniente eliminar las hojas que sobren o no hallamos utilizado.

Seleccionar y activar celdas


En la hoja de clculo hay en todo momento una celda activa (y slo una). La celda activa se distingue claramente de las dems: aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente. Para ms detalles ver el punto Celda activa en el captulo de INTRODUCIENDO DATOS. La celda activa es la nica celda que est preparada para recibir lo que se introduzca por el teclado. De esta manera, antes de introducir (o eliminar) algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa pulsando con el ratn sobre ella o seleccionndola con los cursores del teclado. El contenido de la celda activa aparece en la Barra de Frmulas, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro, al pulsar sobre el icono de ACEPTAR en la Barra de Frmulas, o al seleccionar otra celda como activa (con las flechas del teclado o con el ratn). Si se selecciona un rango de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorrindola por columnas. Cuando se llega a la ltima celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Adems de introduccir datos directamente, hay otras operaciones que se pueden realizar simultneamente sobre varias celdas a la vez, como copiar, borrar, formatear, etc.; siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro (aunque hay que recordar que slo una est activa). Algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas son las siguientes: 1. Para seleccionar toda la hoja de clculo basta con clicar con el ratn en la esquina superior izquierda de la hoja (interseccin de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeracin de filas).

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Figura 16: Seleccin de la hoja completa

2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastar con pulsar una sola vez sobre la etiqueta correspondiente a la fila o a la columna (el nmero o la letra). 3. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, bastar picar sobre la primera (o ltima) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botn del ratn hasta la ltima (primera) etiqueta del rango deseado. 4. Para seleccionar un rango de celdas hay que picar con el ratn en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Con el teclado se puede hacer seleccionando primero la celda de una esquina y luego (manteniendo pulsada la tecla Mayus) desplazarse hasta la celda de la esquina opuesta con los cursores. 5. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por los procedimientos explicados anteriormente, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva seleccin no anula los bloques ya seleccionados.

Introducir datos en celdas


La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa y a continuacin introducir en ella los datos (texto, nmeros, frmulas, etc.) mediante el teclado. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Frmulas. Los datos se terminan de introducir pulsando sobre el botn de ACEPTAR o VALIDAR en la Barra de Frmulas, pulsando Intro, o simplemente cambiando de celda activa. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las flechas del teclado. Estos datos pueden ser editados posteriormente haciendo doble clic en la celda o directamente en la barra de frmulas si est activa la celda. Es interesante apuntar que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. En un rango de celdas los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente del rango. Se recorren primero las columnas y luego las filas. Cuando se termina de recorrer todo, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

Insertar filas, columnas y celdas

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Para insertar X filas, basta seleccionar las X filas delante de las cules se quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando Columnas del men Insertar. Mediante el men contextual se puede tambin hacer seleccionando el comando Insertar. De modo anlogo se realiza la insercin de filas, pero seleccionando la opcin Filas del men Insertar. En el men contextual utilizaremos tambin la opcin Insertar.

Figura 17: Cuadro de dilogo de Insertar celdas

Para insertar un bloque rectangular de celdas basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones que el que queremos insertar. A continuacin se elige el comando Celdas del men Insertar, y se abre un cuadro de dilogo (figura 17) que pregunta hacia donde se quieren desplazar las otras celdas: hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). De igual manera lo podemos hacer mediante la opcin Insertar... del men contextual. En el cuadro de dilogo tambin se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas en la zona de la seleccin realizada. En la figura siguiente podemos ver la diferencia entre desplazar las celdas a la derecha y desplazarlas hacia abajo.

Seleccin original

Desplazamiento a la derecha

Desplazamiento hacia abajo

Borrar de celdas
Hay dos maneras de entender el borrado de las celdas. Por un lado podemos borrar la celda en s y por otro slo el contenido: 1. Borrado fsico de las celdas. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Eliminar... del men Edicin. Se abre un cuadro de dilogo como el de insercin de celdas (figu-

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ra 17) que pregunta qu celdas se quiere desplazar y que ocuparan el lugar de las celdas que van a ser borradas. Tambin se puede realizar con el comando Eliminar... del men contextual. 2. Borrado del contenido de las celdas. En este caso conviene distinguir entre borrado del contenido propiamente dicho, del formato de la celda o de los comentarios asociados: 2.1. Para eliminar el contenido de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y despus el comando Borrar > Contenido del men Edicin. Tambin podemos borrarlo con la opcin Borrar contenido del men contextual. Por ltimo tambin podemos borrar mediante la tecla Supr. 2.2. Para eliminar el formato de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y despus el comando Borrar > Formatos del men Edicin. 2.3. Para eliminar el comentario de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y despus el comando Borrar > Comentarios del men Edicin. Tambin podemos borrar el comentario directamente visualizndolo, seleccionndolo y pulsando despus la tecla Supr. 2.4. Por ltimo podemos borrar todo a la vez (contenido, formato y comentario) con la opcin Borrar > Todo del men Edicin.

Mover y copiar celdas


Copiar o mover el contenido de una seleccin de celdas a otra hoja de clculo (o a otra parte de la misma hoja de clculo) son dos procedimientos anlogos que se realizan casi de la misma manera. Hay dos procedimientos: 1. Despus de seleccionar las celdas elegiremos el comando Copiar (o Cortar si vamos a mover el contenido) del men Edicin, la seleccin quedar rodeada por un contorno especial (lo que se conoce como desfile de hormigas), que indica que su contenido est dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuacin seleccionamos la celda en donde queremos pegar el contenido y eligimos el comando Pegar del men Edicin, esto copiar la celda completamente (contenido, formato y comentario). Podemos utilizar tambin el comando Edicin > Pegado especial... que permite controlar exactamente lo que se quiere copiar: datos, frmulas, formatos... El contorno del desfile de hormigas se puede quitar mediante la tecla ESC. Tambin podemos utilizar los comandos homnimos del men contextual, o los botones de cortar, copiar y pegar de la barra de herramientas estndar.

Figura 18: Botones cortar, copiar, pegar y copiar formato

2. Seleccionamos la celda que vamos a copiar o mover y desplazamos el cursor del ratn sobre el borde hasta que cambie el cursor a una flecha blanca. En ese momento hacemos clic y desplazamos la celda hasta su nueva posicin (sin soltar el botn del ratn). Con esto moveremos la celda. Si slo queremos copiarla, a la vez que arrastramos la celda mantendremos pulsada la tecla CTRL.

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Si en lugar de hacer clic y arrastrar con el botn izquierdo del ratn, lo hacemos con el derecho, al ubicar la celda y soltar el botn sale un men preguntando que es lo que queremos hacer con la celda: mover, copiar, etc. (ver figura 19).

Figura 19: Men de copiar o mover celdas

Si lo que nos interesa es slo copiar el formato de una celda (lneas, tramas, tipos de letra, etc.), podemos utilizar el botn de copiar formato en la barra de herramientas estndar (el botn de la brocha). Para ello seleccionamos la celda de la que queremos copiar el formato y pulsamos este botn (el cursor aadir una brocha a la cruz blanca habitual), despus pulsaremos sobre la celda a la que queremos pegar el formato. Para copiar el formato a ms de una celda en vez de hacer un clic sobre el icono de la brocha haremos dos, pegaremos los formatos sobre las celdas que seleccionemos y cuando acabemos volveremos a pulsar (un clic) sobre el botn de la brocha. Hay que tener en cuenta que el pegar datos en una celda sustituir completamente a los ya existentes.

Asignar nombres a una celda, a un rango o a una frmula


Asignar nombres a celdas y rangos facilita el trabajo con frmulas o funciones, sobre todo si vamos a usar ese rango frecuentemente. As, si utilizamos a menudo el rango E11:G15, podemos asignarle un nombre y utilizar ese nombre en las referencias. Para nombrar un rango no tenemos ms que seleccionar las celdas que lo van a componer, y seleccionar en el men Insertar > Nombre > Definir, y poner aqu el nombre. Una manera ms rpida es seleccionar el rango y modificar su nombre directamente en el cuadro de nombres.

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Trabajando con Excel Para asignar un nombre a una celda se har de igual manera que para los rangos.

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Figura 20: Cuadro de dilogo Definir nombre

Tambin podemos dar un nombre a una frmula que no necesitamos que aparezca en una celda, mediante el cuadro de dilogo de Definir nombre. Para ello creamos un nuevo nombre, y en el campo Se refiere a: indicamos la frmula. Hay que tener en cuenta que a la hora de poner un nombre hay que seguir ciertas reglas: El nombre ha de empezar siempre por una letra o por un carcter de subrayado (_). Despus se puede utilizar cualquier otro carcter, salvo espacios. No se pueden utilizar ms de 256 caracteres en el nombre, aunque no conviene que ste sea muy largo, ya que si se usa en una frmula estaremos dilapidando espacio (recordemos que en la frmula slo se pueden poner 256 caracteres tambin).

Para eliminar un nombre podemos hacerlo en el cuadro de Definir nombre (figura 20), seleccionando el nombre a borrar y pulsando en Eliminar.

Referencias relativas y referencias absolutas


Cuando con el Autollenado completamos una serie de frmulas copindolas de unas celdas a otras, Excel utiliza siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas se actualizarn de manera acorde tras copiar la frmula de una celda a otra. Veamos un ejemplo. En la figura 21 tenemos una hoja de clculo con tres columnas de las cuales queremos calcular el total. Primeramente sumamos el contenido de la primera columna. Si ahora utilizamos el autollenado para que realice la suma de las otras columnas, Excel copiar la frmula de la primera columna (que era =SUMA(B7:B13)), pero en la segunda columna la variar por =SUMA(C7:C13) y en la tercera por =SUMA(D7:D13).

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Figura 21: Ejemplo de autollenado de frmulas

Hay ciertos casos en que hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una nueva posicin. Para ello se utilizan las referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas slo, para columnas slo o para ambas a la vez (si slo utilizamos referencias absolutas en filas o en columnas, la referencia se conoce como referencia mixta). Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carcter del dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el ndice de filas ni el de columnas, hay que poner el carcter $ delante de cada uno de los dos ndices. $A$1 Columna y fila absolutas Ambas se adaptan cada vez que se copie la frmula La fila no cambia y la columna se adapta La columna no cambia y la fila se adapta Ambas se adaptan cada vez que se copie la frmula

Columna absoluta y fila relativa $A1 Columna relativa y fila absoluta A$1 $A$l;$C$3 Referencia a rango absoluta

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 1. Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del ndice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante. 2. Colocando el cursor del ratn en la barra de frmulas, de manera que est dentro de la referencia a la celda. Si pulsamos ahora la tecla F4 se pasa cclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos.

Abrir dos ventanas del mismo libro de trabajo


Adems de poder ver ms de un libro de trabajo al mismo tiempo, es posible abrir dos ventanas del mismo libro de trabajo. Es interesante resaltar que realmente lo que estamos haciendo es ver dos veces la misma ventana, por lo que los cambios que realicemos en una de ellas se realizarn tambin en la otra. Para abrir dos ventanas de un mismo libro de trabajo: 1. Activamos la hoja de clculo que deseemos. 2. Seleccionamos en el men Ventana > Nueva ventana .

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Podemos repetir esta operacin las veces que queramos, y tener varias vistas de un mismo libro. Cada una de las ventanas del libro tendr el nombre del libro seguido por dos puntos y el nmero de ventana abierta. Es decir, si nuestro libro de trabajo se llama Factura, entonces al duplicar la ventana la primera se llamar Factura:1 y la segunda Factura:2. Las siguientes serian Factura:3, Factura:4, etc.

Dividir una ventana


En ocasiones, en hojas de gran tamao, es necesario cotejar datos que se encuentren en una fila del principio y en otra del final de nuestra hoja, o en columnas tambin distantes. Para estos casos podemos usar el comando Ventana > Dividir, del men. De esta manera tenemos la hoja como si la doblsemos para ver hasta cuatro partes de ella al mismo tiempo. Cada una de las zonas las moveremos ahora con sus propias barras de desplazamiento, as lograremos comparar dos partes de la hoja que esten alejadas como si estuviesen al lado. Cada divisin se hace para una hoja del libro en particular, por lo que si cambiamos de hoja ser necesario dividir la hoja nueva, si hace falta. Podemos dividir la hoja de una forma ms rpida con los manejadores que se encuentran en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha de la horizontal (el que est a la izquierda es para dimensionar la barra de desplazamiento).

Figura 22: Manejadores de divisin de hoja

Cuando seleccionemos el manejador, el cursor cambiar a una barra con dos flechas opuestas. Para seleccionar la divisin pulsamos sobre el manejador y arrastramos hasta donde queremos dividir la hoja.

Inmovilizar secciones
Mediante este comando (que es similar al comando Dividir) se puede hacer que una parte de la pantalla quede siempre visible. Esta caracterstica resulta muy til (por ejemplo) en el caso de tablas de gran tamao en las que se necesite tener las cabeceras de las filas y/o columnas a la vista, para saber a que pertenecen los datos. Para utilizar esta caracterstica:

Situamos el cursor en la celda que delimite por la izquierda y por arriba las filas y colum-

nas que siempre van a estar a la vista.


Seleccionamos en el men el comando Ventana > Inmovilizar paneles . Apareceran unas lneas finas delimitando la zona inmovilizada.

Si ahora utilizamos las barras de desplazamiento, veremos que estas zonas permanecern siempre en pantalla. 40

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Figura 23: Secciones inmovilizadas

Para volver a movilizar la seccin, seleccionaremos Ventana > Movilizar paneles.

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Mejorando el aspecto de nuestra hoja

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5. FORMATEANDO EL LIBRO
El visualizar los datos que Excel puede presentar en pantalla (sobre todo si son muchos) puede llegar a ser una tarea pesada. Para facilitar esta labor es conveniente presentarlos de la forma correcta, utilizando (por ejemplo) diferentes tipos de letras y colores, y aprovechando el espacio de la manera adecuada. Todo ello con el fin de que nada ms ver nuestro libro la informacin importante se reciba clara y rpidamente. A todo esto es a lo que nos referimos cuando utilizamos la palabra formatear.

Cambiar el ancho de las columnas y la altura de las filas


Para cambiar la altura de una fila seleccionamos Formato > Fila > Alto... e introduciremos el valor que necesitemos. Podemos tambin realizar una operacin parecida con el ratn, posicionando el cursor sobre las separaciones entre filas (donde estn los nmeros). El cursor cambiar a una flecha doble. Entonces pulsando y arrastrando seleccionaremos el alto de la fila. Si queremos ajustar la altura de una fila a la entrada ms alta de esa fila podemos seleccionar la opcin Formato > Fila > Autoajustar, o podemos situar el cursor del ratn en las separaciones entre filas anteriormente descritas (en la parte inferior de la fila a ajustar) y hacer un doble clic. Para cambiar la anchura de una columna seleccionamos Formato > Columna > Ancho... e introduciremos el valor que necesitemos. Con el ratn, posicionamos el cursor sobre las separaciones entre columnas (donde estn los nmeros). El cursor cambiar a una flecha doble. Entonces pulsando y arrastrando seleccionaremos el ancho de la columna. Para ajustar la anchura de una columna a la entrada ms ancha de esa columna podemos seleccionar la opcin Formato > Columna > Autoajustar, o podemos situar el cursor del ratn en las separaciones entre columnas (a la derecha de la columna a ajustar), y hacer un doble clic. Todas estas opciones tambin son accesibles desde el men contextual de filas o columnas, seleccionando una fila o columna y pulsando el botn derecho del ratn.

Ocultar filas o columnas


A veces puede ocurrir que sea necesaria una mejor visin de la hoja de clculo, quitando de en medio algunas columnas o filas que no es necesario visualizar. Para ello slo tenemos que seleccionar las filas o columnas a ocultar (o un rango de ellas) y seleccionar la opcin de men Formato > Fila > Ocultar (si es fila) o Formato > Columna > Ocultar (si es columna). Para volverlas a hacer visibles seleccionamos las filas o columnas anteriores y posteriores a las ocultas y seleccionamos Formato > Fila > Mostrar (si es fila) o Formato > Columna > Mostrar (si es columna). Como en el caso anterior, estas opciones son accesibles desde el men contextual de filas o columnas, seleccionando filas o columnas y pulsando el botn derecho del ratn.

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Formateando el Libro

Formato de celdas
En el captulo 3 indicbamos que las celdas contienen por un lado los datos y por otro una forma de presentarlos (lo que denominbamos formato).

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Trabajando con grficos y diagramas

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6. TRABAJANDO CON GRFICOS Y DIAGRAMAS


Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. Estos grficos se pueden incrustrar en nuestra hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cualquier caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian el grfico se actualizar de forma automtica. Un grfico de Excel contienen adems muchos otros objetos (como ttulos, etiquetas de ejes, leyendas, etc.) que pueden ser configurados y editados individualmente.

Tipos de grficos
Excel dispone de catorce tipos de grficos estndar y veinte personalizados, que son variaciones de los catorce anteriores. Adems es posible crear nuestros propios grficos personalizados y guardarlos. La diferencia principal entre los diferentes grficos est en la clase de marcas que utilizan.

Figura 24: Grfico de tarta (circular) Figura 25: Grafico de reas 3D

Cada uno de los tipos de grfico est especialmente indicado para representar los datos de una manera distinta. Para obtener una mayor eficacia en la representacin hay que tener esto en cuenta. En la tabla siguiente se indican los tipos estndar existentes y su uso. Tipo de grfico Columnas Barras Lneas Circular XY Dispersin Areas Anillos Radial Superficie Burbujas Cotizaciones Cilndrico 44 Uso principal Datos principales a lo largo de un promedio. Datos individuales. Tendencias de los datos a lo largo de un periodo de tiempo. Relaciones de las partes con el total en una nica serie de datos. Relaciones entre valores numricos de diferentes grupos de datos. La importancia relativa de los datos a lo largo de un periodo de tiempo. Relaciones de las partes con el total en una o ms series de datos. Comparacin relativa entre datos numricos. Similar al de lneas pero con representacin tridimensional. Similar al de dispersin. Para mximos, mnimos y cierre. Igual al de columnas pero con cilindros y en tres dimensiones.

Excel 97 Tipo de grfico Cnico Piramidal

Trabajando con grficos y diagramas Uso principal Igual al de columnas pero con conos y en tres dimensiones. Igual al de columnas pero con pirmides y en tres dimensiones.

El asistente para grficos


La manera ms simple de introducir un grfico en Excel es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos. Los pasos a seguir para insertar un grfico, son los siguientes: Seleccionar los datos a representar. Ejecutar el comando del men Insertar > Grfico..., o pulsar en su equivalente en la barra de herramientas estndar .

Los datos a representar se pueden seleccionar despus de llamar al Asistente para Grficos, pero el proceso es ms rpido y sencillo si dicha seleccin se realiza antes. A continuacin aparecern cuatro cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado. 1. La primera ventana de dilogo permite elegir el tipo y subtipo de grfico que va a ser utilizado, entre los grficos estndar o los personalizados. Al pulsar sobre cada posibilidad aparece una breve explicacin de la informacin que cada grfico proporciona. Se puede pulsar sobre el botn de vista preliminar para ver como queda nuestro grfico. Una vez realizada la seleccin se puede pasar al siguiente cuadro de dilogo pulsando sobre el botn Siguiente>, por insertar el grfico tal como aparece en la vista preliminar pulsando sobre el botn Terminar, o por cancelar la operacin de introducir el grfico pulsando sobre Cancelar.
Figura 26: Eleccin del tipo de grfico

Figura 27: Seleccin de datos del origen

2. La segunda ventana permite comprobar o modificar la seleccin de datos realizada. Por un lado (en la pestaa Rango de datos) podemos seleccionar el rango de datos para representar (editndolo directamente a mano o sobre la propia hoja) y si colocaremos las series de datos por filas o por columnas. Por otro (en la pestaa Serie) las series que se estn considerando para la representacin grfica y para los rtulos de los ejes. stas vienen dadas por sus referencias, siendo anlogo a la pestaa anterior el proceso a seguir para modificar cualquiera de las series. Podemos cambiarles el nombre, aadir series nuevas o eliminarlas. Desde esta ventana de dilogo se puede tambin dar por terminado el grfico (Terminar), pasar al siguiente cuadro de dilogo (Siguiente>), volver al anterior (<Atras), o cancelar el proceso (Cancelar).

3. El tercer cuadro de dilogo permite configurar todos los aspectos estticos de la presentacin del 45

Trabajando con grficos y diagramas grfico, aportando una vista preliminar del mismo. Aqu se determinan el ttulo principal y el de los ejes, las inscripciones de los ejes, las lneas de divisin de stos, la leyenda y la aparicin o no de la tabla de datos y de los rtulos de los mismos. Las opciones de Terminar, Siguiente, volver hacia Atrs y Cancelar son las mismas que en el cuadro anterior.

Excel 97

Figura 28: Seleccin de las opciones del grfico

Figura 29: Ubicacin del grfico

4. El cuarto y ltimo cuadro de dilogo se refiere a la ubicacin del grfico. Podemos colocarlo en cualquiera de las hojas creadas como objeto incrustado (hay que indicar la hoja), pudiendo moverlo a donde ms nos interese. O podemos crear una hoja especial de grfico nueva, slo con ste (tambin aqu indicaremos el nombre). Pulsando sobre el botn Terminar, el grfico aparecer en el lugar elegido. Desde aqu tambin podemos volver Atrs o Cancelar.

Si hemos elegido incrustar el grfico en una hoja de datos, y queremos desplazarlo a algn otro lugar sobre la propia hoja en que se encuentra, basta seleccionar todo el grfico y arrastrarlo con el ratn (cuando el cursor tome forma de cruz) soltndolo en el lugar elegido. No es necesario que el grfico est alineado con los bordes de las celdas pues no est contenido en ninguna, sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el grfico ya es parte de la hoja de clculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo. Una vez que el grfico est colocado se puede modificar en cualquier momento el aspecto esttico del mismo. Incluso es posible agregarle datos nuevos, como veremos ms adelante.

Partes de un grfico
En los cuadros de dilogo que aparecen durante la creacin o modificacin de grficos aparece terminologa que es conveniente dominar para alcanzar los resultados esperados.

Figura 30: Partes de un grfico

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Excel 97 Elemento Ttulo Rango de datos Series de datos Lneas de divisin

Trabajando con grficos y diagramas Descripcin El texto que encabeza el grfico. Es el rango utilizado para la creacin del grfico. Son los conjuntos de datos que se representan en el grfico. En la figura 30 cada da de la semana es una serie. Son lneas horizontales o verticales que aparecen al fondo del grfico y sirven para apreciar con ms facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos. Es el cuadro en donde se identifican las marcas de datos. Son marcas que aparecen en los ejes y que sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo. Son los objetos que se utilizan para representar datos. Por ejemplo en el grfico de la figura 30 son las barras. Hay una barra por cada objeto representado.

Leyenda Marcas de graduacin Marcas de datos

Modificar un grfico
Como ya hemos vistos, los grficos de Excel estn compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto y la propia rea de grfico. Se pueden configurar los grficos, aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Para modificar un grfico es necesario primero seleccionarlo. Para ello pulsamos con el ratn sobre el objeto grfico y este se activar. Posteriormente habr que volver a pulsar sobre el objeto particular que deseemos modificar. Incluso puede ser necesario volver a pulsar para modificar un aspecto particular. Por ejemplo, para seleccionar una serie, hay que hacer un doble clic en el punto que queramos modificar. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuacin en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer clic en un rtulo de datos selecciona todos los rtulos de la serie y el segundo selecciona un rtulo individual. Si se hace doble clic en un objeto se abrir un cuadro de dilogo que presenta las opciones para darle formato. Si slo se va a seleccionar el objeto se pulsa una vez sobre l. Otra forma de modificar los elementos de un grfico es pulsar sobre el objeto que interesa con el botn derecho, apareciendo un men contextual que permite cambiar las caractersticas del mismo. Si pulsamos con el derecho sobre todo el grfico se pueden variar tambin las caractersticas del mismo (lo mismo se consigue con el comando del men Grfico). Una forma cmoda de variar las caractersticas es con la barra de herramientas de grficos. Para activarla ejecutamos el men Herramientas > Personali zar..., y activamos la barra. O pulsamos con el botn derecho sobre una barra cualquiera y seleccionamos Personalizar... en el men contextual.

Figura 31: Barra de herramientas de grficos

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Trabajando con grficos y diagramas

Excel 97

Desde ella es posible modificar el tipo de grfico, la orientacin del texto, el formato de cada uno de los objetos, si se desean presentar los datos en filas o columnas, o si se desea presentar (o no) la leyenda o la tabla de datos.

Agregar datos a un grfico


En algunos casos es necesario agregar ms datos a un grfico ya terminado, o eliminar algunos que no son necesarios. Para ello no es necesario volver a realizar el grfico, sino que es suficiente con modificar los datos del origen. Slo tenemos que seguir los siguientes pasos: Seleccionamos el grfico. Ejecutamos el men Grfico > Datos de origen... O seleccionamos Datos de origen... en el men contextual del grfico. En cualquier caso aparecer una ventana similar a la segunda del asistente de grficos. Seleccionamos el nuevo rango de datos y aceptamos.

Grficos combinados

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Imprimiendo el Libro

7. IMPRIMIENDO EL LIBRO
Es posible (y probable) que necesitemos imprimir nuestras hojas para su anlisis o para una presentacin de las mismas. Hay tres pasos a seguir para imprimir nuestra hoja: 1. Configurar la pgina. 2. Establecer el rea de impresin. 3. La impresin propiamente dicha. Antes de imprimir tambin es conveniente utilizar el comando Archivo > Vista prelim inar, para ver como va a quedar nuestro documento impreso. Se puede acceder rpidamente a este comando pulsando sobre la barra de herramientas en .

Configurar la pgina
Para configurar la pgina seleccionaremos en el men Archivo > Configu rar pgina... Aparecern entonces un cuadro de dilogo con cuatro pestaas. a) En la pestaa Pgina elegiremos los ajustes de la impresora: papel, tamao de impresin, orientacin de la hoja, etc. Si nuestra hoja es ligeramente superior al rea de impresin podemos ajustar un tamao a escala forzando una reduccin, bien como porcentaje del tamao original, bien indicando el nmero de hojas que queremos utilizar. Tambin aqu podemos indicar el nmero inicial de pgina que queremos.

Figura 32: Opciones de pgina

b) En la pestaa Mrgenes indicaremos los margenes de impresin de la hoja (izquierda, derecha, superior e inferior), la situacin del encabezado y del pie de pgina desde los bordes superior e inferior respectivamente, y la alineacin de la hoja con respecto a la pgina (tanto vertical como horizontalmente).

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Como regla general, tanto el encabezado como el pie de pgina han de ser inferiores a los valores del margen superior e inferior, respectivamente (sino aparecern sobre los datos de la hoja).

Figura 33: Estableciendo los mrgenes de impresin

c) En la pestaa Encabezado y pie de pgina podemos definir las cabeceras de cada pgina y los pies de las mismas. Podemos seleccionar entre los encabezados o pies que vienen por defecto, o podemos personalizar los nuestros.

Figura 34: Encabezados y pies de pgina

Si las personalizamos aparecer una ventana (la misma para ambas opciones de encabezados o pies) en la que disponemos de tres secciones (izquierda, central y derecha) en las que podemos poner el texto que queramos, adems de poder insertar campos especiales, como son el nmero de pginas, el nmero total de pginas, la fecha del sistema y la hora del sistema.

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Figura 35: Detalle de la ventana de encabezados y pies

d) Por ltimo en la pestaa de Hoja modificaremos el rea de impresin (cosa que tambin podemos hacer directamente desde el men Archivo > rea de impresin), podemos definir ttulos para que se impriman en todas las pginas, indicar que se impriman los comentarios de celda (y donde), y tambin decidir si se imprimen las lneas de divisin de las celdas. Por ltimo indicaremos como se irn imprimiendo las pginas (hacia abajo y luego hacia la derecha, o hacia la derecha y luego hacia abajo).

Figura 36: Caractersticas de la impresin de la hoja

En cada una de las ventanas anteriores tenemos tres botones a la derecha que nos permiten Imprimir, hacer una Vista preliminar y modificar las Opciones de la impresora.

Establecer el rea de impresin


La opcin rea de impresin del men Archivo (o su homnima de la pestaa hoja de la Configuracin de pgina) permite seleccionar una rango como una nica parte de la hoja de calculo para imprimir.

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Para establecer un rea de impresin el proceso es seleccionar el rango que se va a imprimir y seleccionar en el men Archivo > rea de impresin > Establecer rea de i mpresin. Si lo que queremos es borrar un rea de impresin hemos de marcar primero el rea a eliminar y despus seleccionar en el men Archivo > rea de impresin > Borrar rea de i mpresin. O bien lo podemos eliminar como un nombre cualquiera (que al fin y al cabo es lo que es) desde el men Insertar > Nombre > Definir, seleccionando el nombre rea_de_impresin y pulsando sobre Eliminar.

Imprimiendo
Una vez que hemos seleccionado todas las opciones necesarias, podemos imprimir ya nuestra hoja. Esto lo podemos hacer desde el men Archivo > Imprimir..., o pulsando sobre el icono de la barra de herramientas estndar. En ambos casos aparecer un cuadro similar al de la figura 37. En el podemos seleccionar la impresora a utilizar (y variar sus propiedades), las pginas a imprimir, el nmero de copias a realizar y lo que queremos imprimir (una seleccin marcada, hojas activas o el libro entero).

Figura 37: Cuadro de dilogo de Imprimir

Saltos de pgina
Si se imprime una hoja que ocupe ms de una pgina, Excel divide las pginas con saltos automticos. Estos saltos estan basados en los margenes de pgina que hayamos definido. No obstante puede ocurrir que nos interese insertar estos saltos manualmente. En este caso seleccionaremos una celda que delimitar por encima y por la izquierda el salto. Despus pincharemos en el men Insertar > Salto de pgina . Si queremos quitar los saltos de pgina manuales seleccionamos la celda donde se realiz el salto de pgina y pinchamos en el men Insertar > Quitar salto de pgina . En cualquier momento podemos ver los saltos de pgina definidos (y como se van a imprimir) con la opcin Ver > Vista previ a de salto de pgina, permitindose tambin desde aqu

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arrastrar con el ratn los saltos a una nueva posicin. Si queremos volver a ver la pgina como siempre seleccionamos despues Ver > Normal.

Imprimiendo grficos
Para imprimir un grfico que est incrustado seguiremos los mismos pasos que para imprimir una hoja normal, ya que este se tomar como un elemento ms de la hoja. En el caso de que tengamos el grfico en una hoja diferente (slo con l) o seleccionemos el objeto grfico (an estando incrustado) para imprimir, entonces el proceso variar ligeramente a la hora de configurar la pgina. En este caso la ltima de las pestaas cambiar y en lugar de aparecer la de Hoja aparecer la de Grfico (figura 38). Aqu podremos elegir el tamao del grfico y la calidad de impresin del mismo.

Figura 38: Impresin de grficos

La vista preliminar
Mediante la vista preliminar vemos el resultado de lo que se va a imprimir. Cuando entramos en la vista preliminar aparecen sobre la pagina nueve botones que nos permiten realizar desde aqu todo lo que hemos visto en este captulo: ver la Siguiente pgina, ver la Anterior, realizar un Zoom de la vista (o quitarlo), Imprimir la hoja, Configurar la pgina, establecer los Margenes con el ratn, e insertar Saltos de pgina. Adems hay dos botones ms: Cerrar (salir de la vista preliminar) y Ayuda.

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8. BIBLIOGRAFIA
Microsoft Excel Manual del usuario Microsoft Corporation Manual imprescindible de Excel 5.0 para Windows Christopher Van Buren Anaya Multimedia, 1995 Magnfico!! Excel 95 para torpes Joaqun Maria Suarez Anaya Multimedia, 1996 El gran libro del Excel 5 Peter Gng Alfred Kamenz Helmut Vonhoegen Marcombo S.A., 1994 Aprenda Microsoft Excel 97 Escuela Superior de Ingenieros Industriales Universidad de Navarra, oct. 1998

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