Grupo 1

Deyanire Alarcón
Marcela Gómez García
Tatiana Rodríguez
Yineth lozano
Yohana Rodríguez
Yolanda Sánchez
Yuly Osorio
Luz Amparo Rincón

OFIMATICA
CARLOS EMIRO AGUAS TAMARA
Beneficios de la Implementación de la Gestión Documental en una Empresa:

Eficiencia Operativa: La gestión documental automatiza procesos de creación, almacenamiento y

búsqueda de documentos, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejora la
productividad.

Acceso Rápido a la Información: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos, lo que

acelera la toma de decisiones y la colaboración entre empleados.

Reducción de Errores: Al centralizar la gestión de documentos, se minimiza la posibilidad de

duplicados y versiones desactualizadas, lo que disminuye errores y confusiones.

Cumplimiento Legal y Normativo: Ayuda a cumplir con regulaciones y normas que exigen la
conservación y seguridad de los documentos.

Ahorro de Espacio y Recursos: La gestión electrónica de documentos reduce la necesidad de

espacio físico de almacenamiento y los costos asociados.

Diagnóstico y Planificación: Seguridad de la Información: Permite controlar el acceso a

documentos y establecer niveles de seguridad para proteger la información sensible.

Respaldo y Recuperación de Datos: La gestión documental respalda la información, lo que

facilita la recuperación en caso de pérdida o desastres.

Pasos para Implementar la Gestión Documental en una Empresa:

Evaluar las necesidades y objetivos de la empresa, identificar los procesos y documentos clave, y
planificar la implementación.

Definición de Políticas: Establecer políticas y procedimientos para la creación, captura,

organización, acceso y conservación de documentos.

Selección de Herramientas: Elegir software o herramientas de gestión documental que se

adapten a las necesidades de la empresa.

Digitalización: Convertir documentos físicos a formatos digitales para su manejo electrónico.

Organización y Categorización: Clasificar los documentos en categorías y establecer una
estructura de carpetas lógica.

Implementación del Sistema: Configurar el software de gestión documental, definir permisos de

acceso y capacitar a los empleados.

Migración de Documentos: Trasladar los documentos digitales y físicos al sistema de gestión.

Uso y Monitoreo: Promover el uso del sistema, monitorear su adopción y realizar ajustes según
sea necesario.

Ley de Información Confidencial:

La "Ley de Información Confidencial" se refiere a regulaciones y normativas que gobiernan la
gestión y protección de la información confidencial en una organización, asegurando su privacidad
y seguridad, y estableciendo prácticas para evitar fugas de datos.

Método Kaizen:

El método Kaizen es una filosofía de mejora continua que se origina en Japón. Se enfoca en
realizar cambios pequeños y graduales en los procesos y actividades para lograr mejoras
constantes en la eficiencia, calidad y productividad. Kaizen promueve la participación de todos los
niveles de la organización en la identificación y solución de problemas para lograr un crecimiento
sostenible a largo plazo.