PASOS PARA DESARROLLAR UNA AUDITORIA INTERNA

FASE 1 CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Para llevar a cabo esta primera fase, se debe tener primeramente los siguientes datos
documentación de archivo, indicadores, matriz Dofa, evaluación de la estructura de control
interno, objetivos y estrategias.

FASE 2 PLANIFICACION

Observar la información y documentación; evaluación de control interno por componentes y la

realización del plan y el programa de auditoria interna.

FASE 3 EJECUCION

Primeramente se debe utilizar el programa de control interno, en donde se tiene en cuenta la

documentación, el resumen de hallazgos por áreas y la estructura del informe.

FASE 4 INFORME

Para presentar se realiza un borrador del informe para luego atraves de una conferencia se
expone, para adquirir los criterios o puntos de vista por parte de la organización, finalmente se
emite el informe con los soportes.

FASE 5 SEGUIMIENTO DE MEJORA

Este quinto y último paso, de auditoria interna es esencial hacer el respectivo seguimiento de las
recomendaciones dadas, a partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe. La
organización tendrá las herramientas necesarias para identificar cuáles fueron las causas y a partir
de ahí implementar acciones correctivas. Sobre los hallazgos de la auditoria interna se hacen
recomendaciones como lo son:

- Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable
realizar una evaluación de efectividad para así saber si son las adecuadas
- Mantener un seguimiento en el transcurso de uno o dos años.

PLAN DE MEJORA DE UN AUDITOR

Un plan de mejora es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una organización para
mejorar su rendimiento

Para su elaboración será necesario establecer los objetivos que se proponen alcanzar y diseñar la
planificación de las tareas para conseguirlos. El plan de mejoras permite:

- Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.

- Identificar las acciones de mejora a aplicar.

- Analizar su viabilidad. Establecer prioridades en las líneas de actuación.

- Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y

control de las mismas.
- Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.

- Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.

- El plan elaborado en base a este documento permite tener de una manera organizada, priorizada
y planificada las acciones de mejora.

- Su implantación y seguimiento debe ir orientado a aumentar la calidad de la enseñanza

universitaria para que sea claramente percibida por su destinatario final.

Pasos a seguir para la elaboración del Plan de Mejora A continuación, se describen los principales
pasos a seguir para la elaboración del plan mejoras:

- Identificar el área de mejora

- Detectar las principales causas del problema
- Formular el objetivo
- Seleccionar las acciones de mejora
- Realizar una planificación
- Llevar a cabo un seguimiento

IDENTIFICAR EL ÁREA DE MEJORA: Una vez realizado el diagnóstico, la unidad evaluada conoce las
principales fortalezas y debilidades en relación al entorno que la envuelve. La clave reside en la
identificación de las áreas de mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben superar las
debilidades apoyándose en las principales fortalezas.

DETECTAR LAS PRINCIPALES CAUSAS DEL PROBLEMA: La solución de un problema, y por lo tanto
la superación de un área de mejora, comienza cuando se conoce la causa que lo originó. Existen
múltiples herramientas metodológicas para su identificación. Entre otras cabe destacar:

El diagrama de espina (causa-efecto), Diagrama de 37 Pareto, Casa de la calidad, Tormenta de

ideas.

La utilización de alguna de las anteriores o de otras similares ayudará a analizar en mayor

profundidad el problema y preparar el camino a la hora de definir las acciones de mejora.

FORMULAR EL OBJETIVO: Una vez se han identificado las principales áreas de mejora y se
conocen las causas del problema, se han de formular los objetivos y fijar el período de tiempo para
su consecución. Por lo tanto, al redactarlos se debe tener en cuenta que han de:

• expresar de manera inequívoca el resultado que se pretende lograr, ser concretos, y estar
redactados con claridad. Así mismo deben cumplir las siguientes características:

• ser realistas: posibilidad de cumplimiento,

• acotados: en tiempo y grado de cumplimiento,

• Flexibles: susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque
inicial,
• Comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qué es lo que se pretende
conseguir,

• Obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecución.

SELECCIONAR LAS ACCIONES DE MEJORA El paso siguiente será seleccionar las posibles
alternativas de mejora para, posteriormente, priorizar las más adecuadas. Se propone la utilización
de una serie de técnicas (tormenta de ideas, técnica del grupo nominal, etcétera) que facilitarán la
determinación de las acciones de mejora a llevar a cabo para superar las debilidades. Se trata de
disponer de un 38 listado de las principales actuaciones que deberán realizarse para cumplir los
objetivos prefijados.

REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN: El listado obtenido es el resultado del ejercicio realizado, sin
haber aplicado ningún orden de prioridad. Sin embargo, algunas restricciones inherentes a las
acciones elegidas pueden condicionar su puesta en marcha, o aconsejar postergación o exclusión
del plan de mejoras. Es, por lo tanto, imprescindible conocer el conjunto de restricciones que
condicionan su viabilidad. Establecer el mejor orden de prioridad no es tan sencillo como
proponer, en primer lugar, la realización de aquellas acciones asociadas a los factores más
urgentes, sino que se deben tener en cuenta otros criterios en la decisión. Entre los principales
podemos encontrar:

- Dificultad de la implantación
- Plazo de implantación
- Impacto en la organización

SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAS: El siguiente paso es la elaboración de un cronograma para

el seguimiento e implantación de las acciones de mejora. En el mismo, se dispondrán de manera
ordenada las prioridades con los plazos establecidos para el desarrollo de las mismas.

FORMULACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Para la formulación de planes de mejoramiento producto de las auditorías internas se debe tener
en cuenta:

- Los tiempos establecidos para la formulación son 8 días hábiles a partir del envió del
informe de auditoria
- Diligenciar el formato plan de mejoramiento auditorías internas en conjunto con el equipo
de trabajo
- Realizar el análisis de las causas de los problemas reales o riesgos potenciales. Para la
identificación de las causas se sugiere utilizar la herramienta de los cinco “¿Por qué?”, con
el fin de identificar la causa raíz del problema detectado.
- La definición de las actividades debe cumplir con las siguientes características:
Ser realistas: Que su cumplimiento sea posible
Comprensibles: cualquier servidor público implicado entiende qué es lo que se pretende
conseguir.
Obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecución.
 Trazabilidad: Se debe tener claro que por cada actividad definida se debe tener soporte
documental que evidencie la ejecución de la misma.
Las actividades no deben depender de entidades externas
Las actividades deben contribuir a eliminar las causas detectadas

- Una vez diligenciado y aprobado el formato de plan de mejoramiento auditorías internas

se envía mediante memorando a la Asesoría de Control Interno para ser incluido en la
herramienta de seguimiento.
- Las observaciones producto de auditorías internas, podrán agruparse de la siguiente
manera para su formulación:
- Las observaciones que sean del mismo tema se pueden agrupar en un solo plan de
mejoramiento.
- Las observaciones que sean reiterativos en varias vigencias se pueden unificar en un solo
plan de mejoramiento
- Las observaciones de varias vigencias que tengan relación se pueden agrupar en un plan
de mejoramiento.

CIERRE DE PLANES DE MEJORAMIENTO

El cierre de los planes de mejoramiento producto de las auditorías internas estará a cargo del
proceso de evaluación independiente, para lo cual se verificará el cumplimiento de los siguientes
criterios:

- Eficaz: Hace mención a que las actividades planteadas se realizaron y se alcanzaron los
resultados planificados.
- Efectivo: Hace referencia al impacto de la gestión tanto en logro de los resultados
planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles

Si el Plan de Mejoramiento en el momento de la evaluación por parte de la asesoría de control

interno se evidencia que cumplió con los criterios de eficaz y efectivo se procede a realizar su
cierre.

PLANES DE MEJORAMIENTO CON ACCIONES COMPARTIDAS

La responsabilidad de las acciones de los planes de mejoramiento producto de las auditorías

internas será de todos los procesos que participan en la ejecución de las actividades. Para la
formulación del plan de mejoramiento en el cual se establezca acciones compartidas entre
procesos se deberá realizar una coordinación previa al envió del formato plan de mejoramiento
auditorías internas a la Asesoría de Control Interno para la definición de actividades. Producto de
lo anterior se debe adjuntar al formato acta de reunión de coordinación entre los procesos
participantes.
REFORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Se podrán reformular planes de mejoramiento en los siguientes casos:

- Cuando habiéndose ejecutado las actividades estas no sean efectivas, es decir no eliminen
el problema detectado
- Cuando las actividades ya no son pertinentes para eliminar el problema detectado
- Cuando en diferentes vigencias se presenten observaciones con temas reiterativos

En caso de presentarse alguno de los ajustes al plan de mejoramiento, conforme a los enunciados
anteriormente, el subdirector (a), jefe de oficina o asesores deberá efectuar los ajustes al formato
de plan de mejoramiento auditorías internas y enviar copia a la Asesoría de Control interno.
Adicionalmente mediante memorando dirigido a la ACI se debe indicar los cambios
correspondientes y justificar los mismos, lo anterior con el fin de ser aprobado por parte del
auditor de la asesoría de control interno