Gerencia de Proyectos

Maestría en Dirección de Operaciones Productivas

❖ Gestión de Adquisiciones
Introducción
Decisión: ¿Hacer o Comprar?

Proyecto

“HACER” COMPRAR
(Staff propio) (Externo)
Enfoque de la Gestión de Adquisiciones

CLIENTE
(como comprador)

Project
Charter
SyC
P
Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto
(como vendedor) I C (como comprador)
E

Gestión de las
adquisiciones

PROVEEDOR
(como vendedor)
Gestión de las Adquisiciones
¿Centralizada o Descentralizada?

Centralizada Gerente General

• Una persona funcional tiene la
autoridad para adquirir y asigna un
comprador para apoyar el proyecto, Gerente de
cuando sea necesario. compras

Gerente General
Descentralizada
• El gerente del proyecto tiene la
autoridad para adquirir directamente. Gerente de
Proyecto
¿Ventas y Desventajas?
¿Qué es la gestión de adquisiciones?

“Es comprar o adquirir productos, servicios o resultados

que es necesario obtener fuera del equipo de proyecto”

Producto
Servicio
Resultados
Paso 1: Definir “que hacer” y “que comprar”

• CORE del negocio

Análisis de hacer • Costos competitivos
o comprar
• Tiempo de entrega

La organización tiene • Experiencia del vendedor

Los compromisos del
recursos
proyectos son críticos
comprometidos
• Fácil integración

• Capacidad existente/limitada
Las restricciones del Es más conveniente
proyecto adquirir o alquilar.
• Control directo

Los costos de compra • Confidencialidad

son menores aun
incluyendo los costos
relativos al proceso de • Vendedores no confiables
adquisiciones

• Restricciones del proyecto

Paso 1: Definir “que hacer” y “que comprar”

• Aspectos legales puede requerir los

servicios de un abogado para colaborar con
los términos y condiciones específicos de
las adquisiciones.

Juicio de • La experiencia comercial y técnica, puede

aplicarse tanto a los detalles técnicos de
expertos los productos, servicios o resultados
adquiridos como a los diferentes aspectos
de los procesos de gestión de las
adquisiciones.
Paso 1: Definir “que hacer” y “que comprar”

Factores ambientales de
la empresa

Desempeño de Sistemas de gestión

los proveedores para planificar
actuales adquisiciones
Términos y
Producto y servicios condiciones típicos de
disponibles en el los productos y
mercado servicios de la
industria

Condiciones del Gestión de Requisitos

mercado Adquisiciones locales
específicos
Paso 2: Definir fechas y plazos de compras

¿Cuánto tarda la gestión para poder adquirir un bien o servicio?

EMISION RECEPCION CONTRATO

RFP PROPUESTA FIRMADO

PREPARACION DE EVALUACION DE SELECCION DEL APROBACION DE

LA PROPUESTA LA PROPUESTA PROVEEDOR LA GERENCIA

Tiempo necesario - Técnica - Criterios definidos 1 día – 1 mes

Del vendedor para - Calidad - Negociación
Preparar su propuesta - Capacidad
- Gestión
- Precio
1 – 3 meses - Riesgo, …
1 – 3 meses

No llego a tiempo !!!!! …

Paso 3: Definir el tipo de contrato

Contrato Precio Fijo

• Se establece un precio total fijo para un producto o
servicio definido que se va a prestar.
• Pueden incluir incentivos financieros para quienes
Tipos de alcancen o superen objetivos del proyecto.
contrato • Los vendedores se encuentran obligados por ley a
cumplir dichos contratos, bajo el riesgo de afrontar
eventuales daños y perjuicios financieros si no lo
hicieran.
• Los compradores deben definir con exactitud el
producto o los servicios que son objeto de la
adquisición. Puede haber lugar a cambios en el
alcance, pero generalmente estarán acompañados de
un aumento en el precio del contrato.
Paso 3: Definir el tipo de contrato

Contrato de Costo Reembolsable

• Proporciona al proyecto flexibilidad para reorientar a

un vendedor si el alcance del trabajo no puede
definirse con precisión al inicio y requiere
modificaciones, o cuando el esfuerzo puede implicar
Tipos de riesgos elevados.
contrato
• Implica efectuar pagos (rembolsos) al vendedor por
todos los costos legítimos y reales en que incurriera
para completar el trabajo, más los honorarios que
representen la ganancia del vendedor.

• Pueden incluir incentivos o penalidades para los casos

en que el vendedor supere o no cumpla objetivos
definidos.
Paso 3: Definir el tipo de contrato

Contrato por Tiempo y Materiales

• Son un tipo híbrido de acuerdo contractual que

contiene aspectos tanto de los contratos de costos
rembolsables como de los contratos de precio fijo.
Tipos de
• A menudo, se les utiliza para aumentar personal, la
contrato adquisición de expertos y cualquier tipo de apoyo
externo cuando no es posible establecer con rapidez
un enunciado preciso del trabajo.

• Estos tipos de contratos se asemejan a los contratos

de costos rembolsables en que son abiertos y pueden
estar sujetos a un aumento de costos para el
comprador.
Paso 3: Definir el tipo de contrato
Paso 4: Realizar la adquisición

• Consiste en:
a. obtener respuestas de los vendedores,
b. seleccionar un vendedor, y
c. adjudicar un contrato / OC.

• Se aplican los criterios de selección definidos

previamente a fin de seleccionar uno o más
vendedores que estén calificados para efectuar
el trabajo y que sean aceptables como tales.
Paso 4: Realizar la adquisición

Publicidad • Las listas existentes de vendedores

potenciales a menudo pueden ser ampliadas
si se colocan anuncios en publicaciones de
amplia difusión, tales como periódicos
selectos, o en publicaciones profesionales
especializadas.

• Algunas jurisdicciones gubernamentales

requieren la difusión pública de ciertos
tipos de artículos para adquirir, mientras
que la mayoría exige la publicidad de los
contratos gubernamentales pendientes.
Paso 4: Realizar la adquisición

Internet ejerce una influencia considerable

en la mayoría de las adquisiciones del
proyecto y en la cadena de suministro de
las organizaciones.

Búsqueda
en internet

Mientras que muchos artículos, componentes y elementos listos para

vender pueden ser encontrados rápidamente en Internet y adquiridos a
un precio fijo, las adquisiciones de alto riesgo y muy complejas que
requieren un monitoreo de cerca no pueden obtenerse por este medio.
Paso 4: Realizar la adquisición
Paso 4: Realizar la adquisición
Técnicas de evaluación
de las propuestas
El comité de evaluación realizará su
selección, que deberá ser aprobada por la
dirección antes de la adjudicación.
En el caso de adquisiciones complejas, en
las que la selección del proveedor se basará
en las respuestas de los vendedores a
criterios de ponderación definidos
previamente, se definirá un proceso formal
de revisión de la evaluación, de acuerdo
con las políticas de adquisición del
comprador.
Paso 4: Realizar la adquisición

Criterios de selección de
proveedores
Paso 4: Realizar la adquisición

• Se adjudica un contrato de adquisición a

Adjudicación del cada vendedor seleccionado.
contrato de
adquisición • El contrato puede tener la forma de una
simple orden de compra o de un
documento complejo.

• Un contrato es un acuerdo legal

vinculante para las partes, que obliga al
vendedor a proporcionar los productos,
servicios o resultados especificados, y al
comprador a retribuir al vendedor.
Paso 5: Supervisar el desempeño de la
adquisición

• Consiste en gestionar las relaciones de

adquisiciones, supervisar el desempeño
del contrato y efectuar cambios y
correcciones según sea necesario.

• Tanto el comprador como el vendedor

administran el contrato de adquisición
con finalidades similares.

• Cada uno debe asegurar que ambas

partes cumplan con sus respectivas
obligaciones contractuales y que sus
propios derechos legales se encuentren
protegidos.
Paso 5: Supervisar el desempeño de la
adquisición

• Define el proceso por el cual la

Sistema de control de adquisición puede ser modificada.
cambios del contrato
• Incluye los formularios, los sistemas de
rastreo, los procedimientos de
resolución de disputas y los niveles de
aprobación necesarios para autorizar
los cambios.

• El sistema de control de cambios del

contrato está integrado con el sistema
de control integrado de cambios.
Paso 5: Supervisar el desempeño de la
adquisición

• Los informes de desempeño proporcionan

a la Dirección información sobre la
Informes de efectividad del vendedor en el logro de
los objetivos contractuales.
desempeño
Paso 5: Supervisar el desempeño de la
adquisición

• Por lo general, los pagos al vendedor son

procesados por el sistema de cuentas por
Sistemas pagar del comprador luego de que una
persona autorizada del equipo del
de pago proyecto certifique que el trabajo es
satisfactorio.

• Todos los pagos deben ser efectuados y

documentados en estricta observancia de
los términos del contrato.
Paso 6: Cerrar el contrato

• Verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables

sean aceptables.
• También implica actividades administrativas, tales como:
• finalizar reclamaciones abiertas,
• actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales, y
• archivar dicha información para su uso en el futuro.
PREGUNTAS