El relevamiento dentro de las etapas de Análisis de Sistemas

7. Presentación del informe de relevamiento

Descripción del contenido

a) Introducción
a) Se recalcará la finalidad del relevamiento
b) Se definirá el problema. Completando la información en la etapa.
c) Es necesario dejar aclarado que inconvenientes produce el problema.

 Pérdidas de tiempo.
 Problemas legales.
 Problemas de seguridad.
d) Los antecedentes son el plan de reconocimiento, el informe del reconocimiento y el plan de
relevamiento.
b) Descripción general del sistema actual
a) Se describirá textualmente el sistema afectado por el problema que genera este estudio.
b) Se deberá expresar:
 Propósito/finalidad del sistema,
 Naturaleza del sistema.
 Áreas que participan.
 Responsables del sistema.
 Procedimientos.
c) Se agregará el flujo del producto y de la información.
d) Documentación existente
 Se agregará un ejemplar o copia de cada uno de los documentos que entre, genere o salga
del sistema como:(formularios de entrada – archivos manuales o vuelcos – listados de
salida).
 Se tratará de organizar esta documentación por área participante.
 Cada documento llevará un formulario de identificación
c) Evaluación de la situación actual
a) Situación existente
Deberá como mínimo, mencionarse si los hubiera, los siguientes problemas:
 Carencia de información
 Redundancias
 Omisiones
A cada uno de estos problemas se los identificará a través de:
 Área responsable.
 Tarea vinculada.
 Momento en que se produce.
 Otros datos que permitan su ubicación en el diagrama de flujo de información.
Los documentos mencionados contienen datos y los datos deben ser analizados. Para ello es
conveniente agregar como anexo las siguientes matrices:
 Dato-formulario.
 Dato-archivo.
 Dato-listado.
Para poder definir los recursos que necesitará el nuevo sistema será conveniente que se esté en
condiciones de estimar la cuantificación de las transacciones que procesa el sistema y su
evolución en función del tiempo.
b) Necesidades de las áreas
El AS/EP deberá emitir opinión sobre cada una de las necesidades expresadas por las áreas.
d) Consideraciones finales
a) Se deberán dar conclusiones sobre lo expresado precedentemente a título de resumen.
b) Deben ser claras y precisas para que el nivel directo/gerencial, etc., conozca lo necesario para
adaptar la decisión o no de continuar.
c) Las políticas propuestas son recomendaciones del EP sobre la posible inclusión y/o modificación de
normas y procedimientos que deberá contener el nuevo sistema a diseñar. Serán genéricas y
buscarán simplificar los procedimientos o controles operativos.
d) Se expresará la conveniencia o no de seguir adelante y se dará la prioridad con información sobre:
 Grado de importancia.
 Vigencia.
 Tendencia.
e) Si se expresa la “conveniencia” posteriormente se dará la “oportunidad” de continuar con la
metodología.
f) Habrá un párrafo donde se requerirá del más alto nivel de la organización las decisiones necesarias
para dar continuidad a la tarea. Que será necesario que se apruebe este informe sobre todo en las
“necesidades de las áreas” y en las “políticas propuestas”.
Esta es la ocasión en que se incluirán aspectos en los que el EP no puede decidir por sí.

8. Formulario de identificación de documentos

Identificación: colocar el código, el nombre y una descripción.

Finalidad: expresar su objeto.

Origen: área que lo genera.

Cantidad De Copias Y Distribución: expresar la cantidad y como se las distribuye individualmente.

Volumen: cantidad en un cierto intervalo.

Tiempos Promedio: en cada área, duración de los procesos.

Soporte: medio.

Formatos – Tamaños Y Calidad De Papel:

Este formulario acompañará a cada uno de los listados, archivos y formularios que se incluyan en el
diagrama de flujo.

Informe Del Relevamiento

Introducción.
Finalidad
Definición del problema.
Antecedentes.

Descripción del sistema actual

descripción en general.
Flujo del producto y de la información.
Documentación existente.
Evaluación del sistema actual
situación existente.
Necesidades de las áreas.
Consideraciones finales

Conclusiones.
Política propuesta.
Decisiones necesarias.