TERMINOS DE REFERENCIA Y REQUERIMIENTOS TECNICOS MINIMOS

SERVICIOS DE DOSIMETRIA PERSONAL

ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE

DOSIMETRIA PERSONAL PARA LOS CIRUJANOS DENTISTA DEL POLICLINICO
METROPOLITANO HUANCAYO DE LA RED ASISTECIAL JUNIN

1. OBJETO Y DURACION DEL CONTRATO

Será objeto de la contratación regulada por el presente pliego de especificaciones
técnicas el servicio de Dosimetría Personal para los Cirujanos Dentistas, que estén
expuestos a radiaciones ionizantes, como consecuencia de la realización de las
actividades profesionales en cualquiera de los centros asistenciales de la Red Asistencial
Junín.
Dicho servicio cumplirá con lo establecido en la Ley N° 28028, Ley de regulación del Uso
de fuentes de radiaciones ionizantes. Sustentando sus Criterios técnicos y
administrativos con la Norma Técnica P.R. 0002.20111. Requisitos Técnicos y
administrativos para los servicios de Dosimetría Personal de Radiación Externa
aprobado por R.P. 132-11-IPEN/PRES y su modificatoria, así como las indicaciones que
establezcan en cada momento la Oficina Técnica de la Autoridad Nacional (OTAN)
adscrita al Instituto Peruano de Energía Nuclear (IPEN).
El volumen de usuarios objetos del contrato para el cual se solicita la oferta es de
aproximadamente 10 usuarios. Se debe garantizar un fondo adicional al 10 % de
dosímetros sobre las 10 iniciales, para cubrir tanto la contratación adicional por parte de
Essalud, como la dotación de dosímetros de áreas o de reemplazo quedando esta
variación recogida en las condiciones técnicas, administrativas y económicas estipuladas
en el presente pliego técnico.

2. SOLVENCIA TENCIA Y PROFESIONAL

El solicitador deberá disponer de los medios logísticos, humanos y materiales, así como
de los sistemas organizativos necesarios para garantizar una óptima ejecución de los
servicios a prestar, recogidos en el presente pliego y dar cumplimiento a los requisitos
técnicos-administrativos para los servicios de dosimetría personales establecidos en la
Norma Técnica P.R.0002.2011 o en cualquier actualización de dicho documento. Dichos
medios y sistemas organizativo habrán de contar como mínimo, con los medios que se
detallan en este apartado del pliego técnico.
La no dotación del personal mínimo exigido será objeto exclusivo del Concurso. Se
deberá acreditar la correspondiente autorización del Servicio de Dosimetría Personal
(SDP) por parte de la Oficina Técnica de la Autoridad Nacional (Norma de Seguridad
Radiológica P.R. 0002.11). El servicio de dosimetría personal de radiación externa debe
poseer una autorización emitida por la OTAN, en cumplimiento con las disposiciones de
la Ley 28028 – Ley de Regulación del Uso de fuentes de Radiación Ionizante, el
reglamento de la Ley 28028 (D.S. N° 039-2008-EM) y el Reglamento de Seguridad
Radiológica (D.S. N° 009-97-EM) Numeral 4-401. Pag.4).

2.1 Medios Humanos

El licitador deberá aportar una relación detallada del personal de la empresa
(Número y categoría profesional o puesto de trabajo). En los procedimientos de
trabajo aportados en la documentación se deberán definir las funciones y
responsabilidades asignadas a cada una de las personas del servicio de Dosimetría
Personal de Radiación Externa. De la misma manera, se deberá presentar la
documentación que acredite la formación y título del personal incluido a
continuación:
2.1.1 Responsable del Contrato.
Con el objeto de coordinar y supervisar la correcta prestación del servicio
objeto del contrato regulado por el presente pliego, así como de atender a
las solicitudes e incidencias por EsSalud, el licitador deberá designar una
 persona responsable, que actuará como interlocutor con la Dirección del
establecimiento. Dicha persona forma parte del personal mínimo exigido
para la prestación del Servicio.
De la misma manera, el licitador deberá contar, como mínimo con una
persona que preste servicio de asesoramiento técnico, siempre que el
personal del establecimiento lo requiera. El adjudicatario deberá prestar
asesoramiento técnico respecto a los distintos servicios prestados.

2.1.2 Responsable Técnico

El licitador deberá contar, como mínimo con un profesional con calificación
y experiencia no menor a un (01) año, en el tipo de dosimetría a desarrollar,
el cual será el responsable técnico.

2.1.3 Personal Técnico

Personal técnico capacitado en dosimetría personal y entrenado, como
mínimo, seis meses, en el tipo de dosimetría a autorizarse.

2.1.4 Personal de distribución del material objeto del Contrato

En el caso de disponer de servicio de distribución y envío propio, el licitador
deberá indicar el personal que directamente ejerce funciones encaminadas
a garantizar el cumplimiento de los plazos de envíos.

2.1.5 Personal Administrativo

El licitador deberá contar con el personal administrativo suficiente para dar
una adecuada gestión administrativa del contrato.
La empresa licitadora garantizará la formación continua del personal del
sistema de Dosimetría personal de modo que mantenga un nivel de
conocimientos en consonancia con las funciones asignadas al mismo.

2.2 Medios Logísticos y Técnicos:

El licitador deberá acreditar los medios logísticos de los cuales dispone para la
correcta realización del servicio de dosimetría personal, así como las autorizaciones
pertinentes de dichos medios, incluidas las autorizaciones del IPEN. Dichas
instalaciones deberán reunir las condiciones ambientales necesarias para garantizar
el correcto de funcionamiento de los sistemas de lectura. Se deberán especificar y
acreditar los siguientes medios:

2.2.1 Instalaciones para el almacenamiento y distribución:

1. Las Condiciones ambientales del lugar de almacenamiento deberán
ser establecidas en función de las características del material a utilizar
y las recomendaciones del fabricante al respecto (Norma de Seguridad
Radiológica P.R. 002.2011 Numeral 5.2 – 514,515,516 y 517 pag.6)
2. Con referencia al servicio de distribución y envío, en caso de ser
realizado a través de medios propios, se deberá detallar y especificar
el modelo de organización, así como el número de m 2 de las
instalaciones. De la misma y en caso de utilizar para la distribución los
servicios de una empresa de mensajería. Cualquiera que sea el
servicio deberá garantizar la no exposición del material a radiaciones
durante el envío del mismo.

2.2.2 Instalaciones y laboratorios de lectura dosimétrica

Instalaciones y equipos: Se deberán especificar medios logísticos y
materiales de las instalaciones que posee la empresa licitadora para la
prestación del servicio.

2.2.3 Dosímetros
Las empresas licitadoras remitirán a EsSalud una muestra de dosímetro o
con dosímetro / porta dosímetro ofertado bajo las condiciones del presente
pliego, especificando diferencias entre el mismo y el correspondiente y el
correspondiente a los meses alternos, para la valoración de los equipos.
 De la misma manera se deberá remitir a Essalud una muestra de cada uno
de los dosímetros o conjuntos dosímetro / porta dosímetro de área o
nominarles que utilice la empresa licitadora para dotar las altas inmediatas
o profesionales de la salud puntuales, así como una muestra del dosímetro
de viaje. En el Supuesto de ser igual que el material referenciado en el
párrafo anterior, deberá ser indicado, no siendo necesario dicho envío.
Dicho material deberá ser recogido por las empresas licitadoras en los
treinta días siguientes a la fecha de adjudicación. Transcurridos esos treinta
días EsSalud, no se responsabiliza de la guarda y custodia del material
referenciado.
Todos los productos ofertados deben poseer el certificado de calidad.
Además, se deberá presentar la documentación necesaria que acredita que
los productos cumplen la normatividad del IPEN.
Será valorada la dotación de dosímetros que eviten la manipulación o
separación del conjunto dosímetro / porta dosímetro, con el objetivo de evitar
la pérdida de información dosimétrica derivadas de desperfectos en los
mismos. De la misma manera, será valorada la seguridad del sistema de
fijación del dosímetro al usuario con igual objetivo.
La dosimetría individual de la radiación externa debe ser realizada mediante
dosímetros personales de cuerpo entero que utilicen como detector un
material termoluminiscente o material propio de la Luminiscencia Estimulada
ópticamente.
El licitador deberá ofrecer a su vez dosímetros de suplencia, no nominales,
para casos de altas inmediatas o profesionales de la salud puntual,
estableciendo un modelo de gestión en cada uno de los casos.
Los dosímetros deben permitir la detección y medición de la radiación x.
Cada uno de los dosímetros debe ir identificado en forma visible a través de
una etiqueta adhesiva de identificación del usuario.
Los dosímetros de los meses pares estarán diferenciados de los dosímetros
de los meses impares o alternos, con la finalidad de evitar confusión en la
dinámica del servicio.
El rango de dosis cubierto, al menos para algún elemento del dosímetro,
será hasta 1,000 rem.
El rango de dosis cubierto, al menos para algún elemento del dosímetro,
será desde 1 mrem.

2.2.4 Porta dosímetros (En caso de separación del dosímetro / porta

dosímetro).
El porta dosímetro suministrado debe tener un mecanismo fiable de fijación
para el usuario, que dificulte al máximo la caída del conjunto y el riesgo de
rotura, con la consiguiente pérdida de información de dosis recibida.
La cara anterior del porta dosímetro debe identificar el nombre del usuario.
El material de fabricación del porta dosímetro debe ser plástico, resina ABS,
o cualquier material que no impida al personal que lo porta la realización de
sus actividades habituales.
Debe permitir el correcto funcionamiento de los dosímetros.
El porta dosímetro debe tener una ventana de material transparente que
permita consultar y estimar las dosis equivalentes de radiación superficial.
El porta dosímetro debe poseer un sistema de seguridad que evite la
apertura del mismo en caso de caída o manipulación por parte del usuario.

2.2.5 Características de los sistemas de lectura

Para la lectura de dosímetros se dispondrá de sistemas capaces de realizar
de forma automática las siguientes prestaciones: identificación de
dosímetros, lectura, registro y archivo de los datos necesarios para la
elaboración de las curvas de emisión, aplicación de factores de corrección,
chequeos de la estabilidad del sistema, estimación y asignación de dosis y
transferencia y almacenamiento de datos. Se deberá indicar en que casos
se activan alarmas o se producen la parada de los sistemas.
 2.2.6 Características de los informes de dosis
Tras la recepción de los dosímetros y tras su registro y lectura, la empresa
adjudicataria confeccionara un informe mensual con las dosis equivalentes
superficial y profunda del mes analizado, con las dosis acumuladas por año
natural y las de los últimos cinco años de control, así como un resumen
individualizado por cada usuario al final de cada periodo anual y siempre que
se solicite. (Ficha Anual) Esta ficha anual será remitida a EsSalud junto con
el primer envío del año natural correspondiente. Para el informe de dosis
equivalentes de los últimos 5 años. La empresa adjudicataria coordinará con
el actual proveedor de EsSalud la obtención de la información dosimétrica
necesaria para su elaboración.
EsSalud podrá solicitar el envío de dicha documentación en soporte
informático.
La empresa adjudicataria llevará a cabo un seguimiento de las dosis
mensuales mediante una evaluación automática o personalizada, según el
caso, así como el envío y tratamiento de las dosis equivalentes y sobre
exposiciones a la OTAN – IPEN, para su análisis y control.
Cada mes de lectura la empresa adjudicataria generará un informe de dosis
administrativas de los dosímetros no recibidos para evitar la asignación de
dosis por pérdida de información dosimétrica.
En caso de incidencias que conlleven a la pérdida de información, la
empresa adjudicataria asignará las dosis correspondientes establecidas por
la OTAN-IPEN. No obstante, se debe contemplar la posibilidad de asignar
un valor distinto al de la fracción del límite anual establecido por la OTAN
(2mSv/mes), con autorización del director de la instalación, siempre que este
adecuadamente justificado en función de la actividad que haya tenido el
usuario afectado por la pérdida y cumpliendo lo establecido por el IPEN.

2.3 Equipamiento informático y de comunicación: accesos a la información.

El licitador deberá especificar los equipos informáticos y de comunicaciones
disponibles para la correcta prestación del servicio.

2.4 Gestión de la Calidad.

El servicio de dosimetría debe aplicar un programa de garantía de la calidad para
asegurar que los resultados dosimétricos sean exactos, repetibles, verificables y
apropiadamente registrados.
El servicio de dosimetría debe llevar acabo las pruebas de desempeño rutinarias,
cada doce meses, a través de un LSCD designado por la OTAN, las mismas que
deberán ser aprobadas y documentadas en certificados debidamente firmados por
el LSCD.

3. CONDICIONES DEL SERVICIO DE DOSIMETRIA PERSONAL

3.1 Condiciones de entrega y reposición de dosímetros y porta dosímetros
Entrega Inicial
1. La empresa adjudicataria enviará inicialmente un dosímetro para cada una de
las personas objeto de la contratación del servicio. Cada dosímetro se enviará
perfectamente identificado con un usuario con el fin de evitar posibles
confusiones en su uso e identificación.
2. En este primer envío la empresa adjudicataria informará por escrito a EsSalud
sobre las normas de funcionamiento y en particular sobre el uso de los
dosímetros y funcionamiento del servicio, con el fin de asegurar un correcto
funcionamiento en la dinámica de lectura y seguimiento de las mediciones y
estimaciones.
3. El envío de dichos dosímetros se hará a la dirección del establecimiento de
EsSalud objeto del contrato.
4. El ingreso de usuarios al Sistema de Dosimetría Personal se realizará según los
formatos de toma u cesión de datos o mediante los formularios que EsSalud
establezca con el adjudicatario del concurso en los cinco días hábiles siguientes
 a la firma del contrato.
5. El licitador se compromete a hacer fiel cumplimiento de la protección de datos
de carácter personal con respecto a la información manejada de los
profesionales objeto del contrato.

Reposición
1. En caso de pérdida o rotura del material asignado al usuario, o en caso de
necesitar nuevos dosímetros a posterior del envío inicial, EsSalud comunicará al
adjudicatario tal situación para la reposición o envío de los mismos en el mes
siguiente a la comunicación del incidente.
2. El licitador deberá presentar un modelo de gestión del servicio para este tipo de
casos, o para dotar a personal nuevo en alguna instalación, bien sea por
contratación o por cambio de puesto de trabajo.
3. En caso de deterioro del material asignado al usuario, y siempre que dicho
deterioro no se deba a defectos de fabricación o los mismos se encuentren
incluidos en las condiciones de cobertura establecidas en la garantía de dichos
profesionales, EsSalud comunicará tal situación para la reposición del mismo,
soportando los costos de dicho material según los precios indicados en el pliego.
4. El pedido de material de dosimetría de reposición se realizará a través de correo
electrónico, mediante fax o a través de cualquier otro canal da comunicación
desde el establecimiento de EsSalud a la persona de contacto de la empresa
licitadora designe para tal circunstancia.
5. El lugar de entrega será el centro asistencial de EsSalud.
6. Los dosímetros se entregarán en forma mensual y periódica.

Recalibración
1. El adjudicatario deberá realizar sin costo adicional la re calibración periódica
de los dosímetros, así como las re calibraciones oportunas en caso de
recibir dosis elevadas.

3.2 Dinámica de envío y recepción mensual de dosímetros y porta dosímetros.

Informes mensuales de lectura dosimétrica.

1. La empresa adjudicataria realizará el primer envío de los dosímetros entre
el 25 y el último día laborable del mes siguiente a la fecha de firma del
contrato, con el objetivo de tener operativo el servicio el primer día del mes
siguiente a la entrega del material dosimétrico.
Una vez iniciado el servicio, el adjudicatario enviará el juego alterno de
dosímetros (meses alternos) entre el día 25 y el último día laborable del
mismo mes, con el objeto de reemplazar los dosímetros a enviar por parte
de EsSalud.
2. EsSalud enviara al adjudicatario cada dosímetro utilizado junto con su porta
dosímetro (si procede) antes del día 10 de cada mes en el embalaje de
seguridad correspondiente, con el fin de evitar manipulación o exposición de
los mismos y dotar la operación de envío de mayor seguridad ante pérdidas
de información dosimétrica.
3. La empresa adjudicataria realizara la correspondiente lectura de los
dosímetros para la confección mensual del informe con las dosis
equivalentes superficial y profunda del mes de análisis, las dosis
acumuladas del año natural y la acumulada los últimos 5 años. Tanto los
dosímetros como los informes mensuales serán remitidos al centro
asistencial de EsSalud entre el día 25 y el último día laborable de cada mes,
junto con los envíos de dosímetros alternos correspondientes.
4. La ficha dosimétrica individual anual se confeccionará e incluirá junto a los
informes mensuales del último mes del año natural (diciembre).
5. En cada uno de los envíos la empresa adjudicataria se compromete a
informar al establecimiento a modo de recordatorio de los dosímetros no
leídos en el mes anterior para que sean incluidos en el siguiente envío.
6. De la misma manera se reclamara urgentemente el envío mensual al
establecimiento que no hayan remitido ningún dosímetro el primer día
 laborable siguiente al día 10 (Fecha límite de envío de dosímetros desde
EsSalud) Dicha reclamación se hará directamente al Director del Centro
Asistencial.
7. Todos los envíos deberán realizarse cumpliendo estrictamente la
normatividad vigente en materia de seguridad nuclear.