F-SGD-002

Compras

Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 3

Código de documento: P-COM-001 Versión de documento: 01
Emisión de documento: 03-MAY-2021 Actualización: 17-FEB-2022
Autor: Sistema de Gestión de Calidad Próxima revisión: 17-FEB-2023
Aprobado por: Dirección
Confidencialidad: Interno
*El documento fue revisado y validado por el Sistema de Gestión de Calidad y el Responsable Sanitario

Aprobación
Elaboró Revisó Autorizó
JUAN CARLOS RODRÍGUEZ CARLOS NABOR DIAZ AGUSTIN BUJAIDAR S
JEFE DE CALIDAD (SISTEMA DE DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN GENERAL
GESTIÓN)

NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD: La información contenida en este documento es propiedad exclusiva de ECODELI y no debe ser mostrada,
reproducida o publicada fuera de la misma.
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Procedimiento Normalizado de Operación

Título: COMPRAS

Código: P-CAL-001 Versión: 01 Emisión: 03 MAY 2021 Página 2 de 6

Actaliación: 17 FEB 2022 Próxima Revisión: 17 FEB 2023 Nivel: 3

*El documento fue revisado y validado por el Sistema de Gestión de Calidad y el Responsable Sanitario.
Historia

Fecha Versión Autor Cambios

03 MAY 2021 00 Compras Emisión de Documento
Codificación orden de
17 FEB 2022 01 Sistema de Gestión de Calidad
compra

Índice
Aprobación .................................................................................................................................................................................... 1
1. Objetivo. ................................................................................................................................................................................ 3
2. Alcance. ................................................................................................................................................................................ 3
3. Definiciones & Abreviaturas ............................................................................................................................................. 3
4. Información Básica. ............................................................................................................................................................ 3
5. Responsabilidades. ............................................................................................................................................................ 4
6. Procedimiento ...................................................................................................................................................................... 4
7. Referencias (documentos relacionados). ...................................................................................................................... 5
8. Registros (Información documentada)........................................................................................................................... 6

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Procedimiento Normalizado de Operación

Título: COMPRAS

Código: P-CAL-001 Versión: 01 Emisión: 03 MAY 2021 Página 3 de 6

Actaliación: 17 FEB 2022 Próxima Revisión: 17 FEB 2023 Nivel: 3

1. Objetivo.
Establecer los lineamientos y criterios para asegurar que los servicios contratados, los materiales e insumos adquiridos,
cumplan con los requisitos de calidad necesarios para la realización de los procesos, efectuando una adecuada selección,
evaluación y clasificación de los proveedores para ECODELI.

2. Alcance.
Aplica a todo el personal del área de compras, abarca las compras de materiales (directos e indirectos) y contratación de
servicios que afectan a la calidad de los productos elaborados y comercializados en ECODELI.

3. Definiciones & Abreviaturas

Concepto / Abreviatura Descripción
Proveedor Aquella empresa o persona con la cual adquirimos productos relacionados directamente
con la actividad que desarrolla la empresa.
Acreedor Empresa o persona a quien compramos productos o servicios que, aunque son
necesarios para la actividad normal de la empresa, no están relacionados con la actividad.
MP Materia Prima
PNO Procedimiento Normalizado de Operación.

4. Información Básica.
No Concepto
Se asegura la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor a
1
través de la revisión de las Requisiciones de Compra, Cotizaciones del Proveedor y las Órdenes de Compra.
El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido depende del impacto del producto en
la posterior realización del mismo o sobre el producto final.
Los materiales se clasifican de la siguiente manera:
2 • MATERIALES DIRECTOS: Productos Químicos, Envases y Cajas, Etiquetas, Accesorios de Limpieza,
Productos para comercialización (desde maquinaria de limpieza hasta accesorios).
• MATERIALES INDIRECTOS: Equipo de Seguridad, Uniformes, Material de mantenimiento y Refacciones.
• SERVICIOS: Mantenimiento y Calibración.
ECODELI selecciona a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con
3
los requisitos especificados.
Todo proveedor nuevo autorizado por el jefe de Compras se da de alta en el Sistema como Proveedor
4
(Materiales Directos) o como Acreedor (Materiales Indirectos y Servicios).
Todos los proveedores, tanto de materiales como de servicios, son evaluados o inspeccionados directamente a
5
la recepción del producto o servicio.
La información de las compras debe describir el producto a comprar; requisitos para la aprobación del producto,
6 procedimientos, procesos y equipos; requisitos para la calificación del personal; y requisitos del sistema de
gestión de la calidad.
Se establece e implementa la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto
7
comprado cumple los requisitos de compra especificados.
8 Todo material indirecto que es recibido, se le da gasto en el sistema Intelisis.

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Procedimiento Normalizado de Operación

Título: COMPRAS

Código: P-CAL-001 Versión: 01 Emisión: 03 MAY 2021 Página 4 de 6

Actaliación: 17 FEB 2022 Próxima Revisión: 17 FEB 2023 Nivel: 3

5. Responsabilidades.
Puesto Responsabilidad
Director de Compras 1. Autorizar la compra y el alta de los productos en el sistema.
1. Realzan el análisis para saber el tipo de compra y cuanto es el material que deberá
Jefe de Compras/ pedirse o el servicio que se requiere.
Gerente de Planta
2. Elaboran el llenado de los formatos según el procedimiento mencionado.
1. Verificar la información de los productos cuando el proveedor es nuevo para saber si es
viable la compra.
Jefe de Laboratorio
2. Checar los productos cuando llegan para saber si las especificaciones son las correctas.

6. Procedimiento
Puesto Paso Actividades
Jefe de Compras/ Gerente 1.0 Analizan el tipo de compra que se va realizar (directa o Indirecta).
de Planta
1.1 Directa
Revisan con su equipo de trabajo el Plan Mensual de Compras basado en
el Planeador de Ventas (a través del Quick View) y el Status de los
productos en Almacén (Existencias).
Materiales pendientes por pedir, así como los pendientes por surtir.

Determinan los faltantes para hacer la “Orden de Compra” necesaria para

cubrirlos.
1.2 Nota: En caso de ser una compra general se debe utilizar el formato
F-COM-007 “Orden de compra” (vv).

Jefe de Compras 2.0 Indirecta

Dirección de Compras
Jefe de Compras
Dirección de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras/ jefe de
Laboratorio
Elaboran formato F-COM-001 “Requisición de Compra” (vv)
especificando claramente el bien o servicio requerido.
Realiza la cotización al cliente de acuerdo a lo registrado en el formato F-
2.1
COM-001 “Requisición de Compra” (vv).
2.2 Checa y autoriza la F-COM-001 “Requisición de Compra” (vv).
Realiza la “Orden de Compra” en el sistema.
2.3
Autoriza la F-COM-007“Orden de Compra” (vv) en caso de ser compras
3.0
generales y la “Orden de Compra” en el sistema para otro tipo de compra.
Firma la cotización y la envía al proveedor junto con la “Orden de
4.0
Compra”.
Monitorea con el proveedor la llegada de los materiales. Con los servicios
4.1 se determina la duración y el procedimiento que se llevará a cabo para su
realización.
Reciben la mercancía según sea el caso:
• Jefe de Compras: Materiales indirectos y servicios.
5.0
• Jeje de Laboratorio: Materiales directos. Conforme al PNO P-OPE-001
“Recepción y Almacenaje de MP Químicas” (vv).

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Título: COMPRAS

Código: P-CAL-001 Versión: 01 Emisión: 03 MAY 2021 Página 5 de 6

Actaliación: 17 FEB 2022 Próxima Revisión: 17 FEB 2023 Nivel: 3

Puesto Paso Actividades

Inspeccionan los productos cuando llegan de acuerdo al formato F-COM-
003 “Plan de Inspección de Compras” (vv).
5.1
Nota: Si son materiales directos se llena el formato F-CAL-001 “ Entrada
de Materia Prima”(vv).
Llena el formato F-COM-002 “Recibo e Inspección de Compra” (vv), que
se anexara a cada una de las facturas.
6.0 Nota: En dichos registros se muestra el cumplimiento de los criterios de
evaluación agregando para MP las características de calidad descritas en
Jefe de Compras/ jefe de el F-CAL-001 “Manual de especificaciones de materia prima” (vv).
Laboratorio Registra todo el material (directo o indirecto) que llego en el sistema
6.1
Intelisis para que quede registrada su existencia en Almacén.

Una vez hecha la entrada de compra, se hace una solicitud de cheque en

6.2
el sistema Intelisis de acuerdo a la fecha convenida con el proveedor.

Jefe de Compras
MATERIAL NUEVO
7.0 Registra los datos dentro del sistema Intelisis y a su vez dentro del sistema
interno de Neogocio para sus aprobación.
PROVEEDOR NUEVO
8.0 Realiza una prospección que consiste en la búsqueda minuciosa a través
de los diferentes medios considerando costo, calidad y tiempo de entrega.

Solicita dos cotizaciones diferentes en base a los requisitos especificados

8.1 en la F-COM-001 “Requisición de Compra” (vv) o en la descripción del
producto en sistema Intelisis.

Evalúa dichas cotizaciones tomando en cuenta los siguientes criterios para

selección: Precio, Plazo de pago e inspecciones de los materiales (Directos
8.2
e Indirectos), Ficha Técnica y Condiciones de Venta (Tiempo de Entrega,
Jefe de Compras
Cantidad de Crédito).

Selecciona aquel proveedor que ofrezca el producto cumpliendo con los

parámetros antes mencionados, al precio más bajo.
8.3 Nota: La aceptación del proveedor seleccionado queda evidenciada a
través de las firmas del jefe de Compras y del Solicitante en la cotización
correspondiente.

Recauda los documentos necesarios para realizar el alta en el sistema

8.4 (confirmación de cuenta bancaria, constancia de situación fiscal y caratula
del estado de cuenta).

7. Referencias (documentos relacionados).

No Nombre Responsable del documento
NOM-241-SSA1-2012 “Buenas prácticas de fabricación para
1 NA
establecimientos dedicados a la fabricación de Dispositivos médicos”
2 ISO 9001:2015 “Sistemas de Gestión de Calidad” NA

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Procedimiento Normalizado de Operación

Título: COMPRAS

Código: P-CAL-001 Versión: 01 Emisión: 03 MAY 2021 Página 6 de 6

Actaliación: 17 FEB 2022 Próxima Revisión: 17 FEB 2023 Nivel: 3

3 P-OPE-001 “Recepción y Almacenaje de MP” (vv) Operaciones

8. Registros (Información documentada).

No. Código Nombre Tipo de registro Responsable
1 NA Orden de compra (por sistema) Formato digital Compras
2 F-COM-001 Requisición de Compra Formato Compras
3 F-COM-002 Recibo e inspección de Compra Formato Compras
4 F-COM-003 Plan de Inspección de Compras Formato Compras
5 F-COM-007 Orden de Compra Formato Compras
6 F-CAL-001 Manual de especificaciones de materia prima Formato Laboratorio
7 F-CAL-002 Entrada de Materia Prima Formato Laboratorio

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