Solución de Tecnologías de Información – SEMANA 2

Tema 2. Definición de MTs

2. DEFINICIÓN DE MTS

INTRODUCCIÓN
En el tema anterior identificamos los distintos tipos de sistemas que podemos integrar a un
modelo tecnológico y los componentes necesarios para que el modelo se pueda implantar
como son: hardware, software, telecomunicaciones, procesos y usuarios.
En este tema vamos a ver la identificación de distintos objetivos que deberá cumplir el
modelo tecnológico, el tiempo de desarrollo que requerirá y los posibles riesgos que se
pueden presentar, todo acorde a las políticas organizacionales y evaluando la utilidad del
MT para cumplir con las necesidades de información de la organización. Además, un punto
importante, se deberán considerar los requerimientos de capacitación de los diferentes
usuarios e interesados.

2.1 IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS DEL MT

La definición de objetivos del MT es parte de las primeras etapas del ciclo de vida de los
Sistemas de Información (SI). Si requiere dar un repaso sobre este ciclo y cómo se relaciona
con algunos apartados de este tema y de los temas de las siguientes semanas, puede ser
de su interés revisar el “Resumen: Ciclo de desarrollo de Sistemas de Información” que
se encuentra en la carpeta de la SEMANA 2 de la sección Contenidos Semanales.
1. Identificación del problema y descripción de la situación actual
Antes de la identificación de objetivos es necesario tener identificado y analizado el
problema a resolver o las oportunidades de mejora del modelo actual y estudiar el entorno
tecnológico actual (hardware, software, telecomunicaciones) para identificar posibles
mejoras o introducción de tecnología más reciente que permita a la organización ser más
competitiva, también será importante comprender los procesos de negocio actuales ya sean
automatizados o manuales. Dicha identificación del problema la puede realizar a partir de
entrevistas, observación, revisión de documentación, etc. y generar algún documento o por
ejemplo un análisis donde incluso se pueden incluir las necesidades de los usuarios que no
están siendo cubiertas por el modelo actual.
En este punto se podría incluir un análisis FODA del departamento o área que se pretende
automatizar o del sistema que se pretende mejorar.
2. Objetivos generales
Los objetivos generales del sistema también se conocen como requisitos generales o
características generales del sistema. Se recomienda incluir mínimo lo siguiente:

 Identificarlos por medio de un id

 Indicar si aplica, dependencias: Los objetivos de negocio de los cuales depende,
otros requisitos generales o un objetivo general padre.
 La descripción del objetivo en sí: El sistema deberá… (anotar una descripción
general de ¿qué hará el sistema?).
 Requisitos hijos: si los hay.

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 Importancia y prioridad de este objetivo para el modelo

 Estado del objetivo según el ciclo de vida
Para fines prácticos, en esta materia se presenta una forma de identificar los objetivos
basándonos de forma muy básica en el documento de Especificación de Requisitos de
Software de la norma IEEE 830, por lo cual, al identificar los objetivos generales del sistema
o modelo, nos enfocaremos en identificar los requisitos generales que deberá cumplir el
sistema.
Los objetivos generales responderán a la pregunta ¿Qué hará el sistema?
Ejemplos de objetivos generales:
Objetivo general: ¿Qué hará el sistema?
Ejemplo 1. El sistema deberá llevar control de ventas
Ejemplo 2. El sistema deberá proporcionar y presentar cierta información de
ventas
El objetivo general describirá características muy generales, las cuales se detallarán más
por medio de los siguientes objetivos funcionales y no funcionales.
Otros ejemplos de objetivos generales:

 El sistema deberá registrar los accesos al edificio mediante el uso de tarjetas

magnéticas
 El sistema deberá gestionar los recursos del centro deportivo (objetivo padre)
o Gestionar las reservas de las pistas del centro (objetivo hijo)
o Gestionar los horarios semanales de las actividades deportivas que se
realizan en las salas del centro (objetivo hijo)
o Gestionar los torneos del centro (objetivo hijo)
 El sistema deberá registrar las operaciones o transacciones diarias del área de
(ventas, recursos humanos, contabilidad, etc.)
 El sistema permitirá la consulta de datos de “x” (horas laboradas por trabajador,
nómina mensual, etc.)
 El sistema presentará información de cuentas por cobrar
 El sistema generará informes programados y a medida del área de producción
 El sistema deberá elaborar el pronóstico de ventas para el siguiente mes
 El sistema ofrecerá herramientas para el trabajo colaborativo
 El sistema deberá permitir la comunicación externa con socios y proveedores

2.1.1 IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS FUNCIONALES

3. OBJETIVOS FUNCIONALES

Los objetivos funcionales detallan las características que debe ofrecer el sistema a los
usuarios para alcanzar objetivos del negocio.

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Los subtipos de objetivos funcionales pueden ser:

 Referentes a los casos de uso (se verán en el siguiente subapartado).
 Referentes a los requisitos de información.
 Referentes a los requisitos de reglas de negocio: Son restricciones, reglas o políticas
del negocio (ej. Un usuario de la biblioteca no podrá tener más de 5 libros en
préstamo).
 Referentes a los requisitos de conducta (cómo deberá o cómo no deberá
comportarse el sistema).
Los requisitos de información hacen referencia a la información que debe almacenar el
sistema para poder ofrecer la funcionalidad que se espera. Para situaciones reales incluso
se pueden especificar a detalle, por ejemplo, los datos a almacenar de un libro, de un
producto, de un cliente, de una venta, de un empleado, etc.
Ejemplo: El sistema deberá almacenar todos los datos de los productos según sus
características.
Los requisitos de reglas del negocio indicarán que reglas debe respetar el sistema
evitando que se incumplan durante su funcionamiento. Más tarde estas reglas se codifican
en los distintos subprogramas o funciones del sistema. También se pueden establecer al
nivel de la base de datos a través de restricciones como los identificadores de valor único
(un folio de venta, un número de empleado, una clave de producto única); también se
establecen por medio de restricciones de valores que admite cierto campo en un formulario
relacionado a su vez con un campo en un objeto de base de datos, por ejemplo, el campo
estado civil sólo aceptará soltero o casado; otras formas de restricción se pueden establecer
a través de disparadores (triggers) escritos en lenguaje 4GL perteneciente al Gestor de
base de datos que se usará, esos disparadores pueden ejecutar algún código si se cumple
cierta condición, por ejemplo, si un alumno ya tiene en préstamo 5 libros e intenta solicitar
otro, el sistema lanzará un aviso de que el alumno ha superado el límite de libros que puede
tener en préstamo y no permitirá registrar un préstamo nuevo.
Ejemplos:

 El sistema deberá registrar un identificador único para cada producto diferente.

 El sistema no permitirá que un usuario solicite más de 5 libros en préstamo a la vez.
 El sistema deberá respetar la regla de que un socio del club deportivo reserve sólo
un carril de nado durante una hora al día por tres veces a la semana.
En cuanto a los requisitos de conducta se refieren a todo lo relacionado con lo que debe
desempeñar el sistema y que no se haya contemplado en los otros rubros de objetivos.
Ejemplos:

 El sistema deberá reducir el tiempo de registro de las ventas.

 El sistema permitirá incrementar las ventas.
 El sistema apoyará en mejorar la imagen de la empresa
 El sistema potenciará la ventaja competitiva de la empresa
 El sistema permitirá el análisis de datos con BI o Datamining
 El sistema deberá reducir tiempos de análisis

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 El sistema generará a petición del cliente, informe mensual de las actividades

grupales más solicitadas por los socios del club deportivo.

Algunos ejemplos de lo que pueden cubrir los objetivos funcionales de un modelo

tecnológico son:

 Reducir tiempos en la toma de decisiones

 Almacenar los datos completos de los productos y sus existencias.
 Reducir costos de compra o de producción.
 Reducir tiempos de realización de ciertos procesos: Alta de clientes, atención a
clientes, registro de ventas, generación de información para otros sistemas o áreas,
etc.
 Simplificar procedimientos de captura de datos, de verificación de existencias, de
validación de créditos, etc.
 Facilitar la toma de decisiones con informes de ventas por sucursal, producto, fecha
y empleado.
 Simplificar procedimientos como: captura de datos, obtención de datos externos o
de otros sistemas, generación de reportes para la toma de decisiones, etc.
 Mejorar el servicio al cliente con el registro ordenado de dudas, quejas y
sugerencias.
 Facilitar la comunicación interna y externa entre empleados y entre éstos con
clientes y proveedores
 Simplificar o mejorar el tiempo de distribución de productos
 Mejorar la administración de información de determinada área de la organización
 Mejorar o simplificar la gestión de ventas

Un Diagrama de Flujo de Datos DFD, es una representación gráfica de los procesos de

datos, facilita la comprensión de las interrelaciones de los subsistemas y sistemas. Se
identifican además de los procesos, las entradas y las salidas, puede ser muy útil para
identificar distintas funcionalidades que debe ofrecer el sistema. A partir del Diagrama de
Flujo de Datos se puede generar un Diccionario de Datos que contiene las características
lógicas de los datos y a partir de ellos se generan las estructuras de almacenamiento de
datos como los objetos de una base de datos y sus atributos, por ejemplo, un catálogo de
productos con las características de cada producto (id, nombre, descripción, costo, precio
de venta, stock, etc.). Todo esto ya corresponderá a la etapa de análisis del modelo
tecnológico ya seleccionado.
Si tiene inquietud por conocer un poco más sobre los DFD y los Diccionarios de Datos,
puede revisar los siguientes enlaces:

 Yaskelly Yedra. (2014). Diagrama de Flujo de Datos (DFD).

https://es.slideshare.net/YaskellyYedra/diagrama-de-flujo-de-datos-dfd-59486803
 Yaskelly Yedra. (2014). Diccionario de Datos.
https://es.slideshare.net/YaskellyYedra/diccionario-de-datos-en-los-sistemas-de-
informacin

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Objetivos no funcionales:
Hay otros objetivos que se pueden establecer en un modelo o sistema y que se generan a
partir de requisitos no funcionales como pueden ser: la fiabilidad, la usabilidad, la eficiencia,
la mantenibilidad, la portabilidad, la seguridad.
Ejemplos:

 El sistema deberá tardar “x” segundos en recuperarse ante un fallo. (fiabilidad)

 El sistema deberá tener un tiempo de respuesta de “x” minutos, máximo, para
cualquier operación de consulta. (rendimiento)

2.1.2 IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS DE USO

Los objetivos de uso de un modelo o sistema son muy importantes ya que se relacionan
directamente con la interacción que tendrá el usuario con el sistema, por lo cual, el estudio
de factibilidad deberá contemplar la llamada factibilidad operacional.
La factibilidad operacional es la disposición y la capacidad de la gerencia, los empleados,
los clientes, los proveedores y otros, para operar, utilizar y respaldar un sistema propuesto.
…si el software para un nuevo sistema es demasiado difícil de utilizar, es posible que los
empleados cometan muchos errores y eviten su uso (O´Brien, 2001, págs. 93-94).
Los objetivos de uso incluirán aspectos también de usabilidad o facilidad de operación,
tiempo de aprendizaje, comprensión del sistema e incluso qué tan atractivo debe ser el
sistema para que el usuario se sienta cómodo al operarlo.
Para esto será necesario retomar el tema de los usuarios como componente del modelo
tecnológico considerando tipos de usuarios y sus características, ya que, dependiendo de
cada usuario del sistema, lo usará de distinta manera y los requerimientos de usabilidad se
adaptarán a cada caso. No es lo mismo un usuario que debe capturar transacciones
completas de ventas, por ejemplo, a un usuario que sólo generará informes seleccionando
algunas opciones, o un usuario que requiere generar un pronóstico a partir de la
introducción de ciertos datos; son tres casos diferentes.
Al identificar los actores (usuarios) quienes serán los que generen una entrada o reciban
una salda del sistema, considere lo siguiente:

 Tipo de usuario al que se dirige la aplicación

 Experiencia técnica
 Nivel de conocimientos (todo esto se debe de especificar como características de
los usuarios)
Ejemplos de objetivos de uso:

 El sistema permitirá que un nuevo usuario se familiarice con su uso en un máximo

de “x” minutos.
 El sistema permitirá a un usuario que en un máximo de “x” pasos pueda llegar a la
información deseada.
 El sistema deberá presentar formularios de captura fáciles de usar con información
precargada que se pueda seleccionar.

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 El sistema deberá permitir el acceso al catálogo de productos y el registro de ventas,

desde distintos dispositivos como computadoras de escritorio, portátiles,
dispositivos móviles, tanto para empleados de ventas en sucursal, como para
clientes de una tienda en línea.
 El sistema deberá permitir a través de un Dashboard de un BI, que el usuario decida
con qué clasificación o con qué filtros desea la información que consulta.
 El sistema deberá enviar un mensaje de error explicando al usuario que no puede
dar de alta un nuevo producto con una clave que ya está siendo usada por otro
producto.
 El sistema permitirá realizar una búsqueda de libros por autor, título o tema.

En el siguiente documento podrá ver ejemplos de objetivos funcionales y no funcionales

(dentro de estos últimos se encuentran algunos objetivos de uso). Revise pág. 38 a 42).
Cruz M.; Granados J,; Lizama, A.; Baudillo, L. (2011). Sistema Informático para la
administración y control de expedientes del centro de rehabilitación integral para la
niñez y la adolescencia. Tesis. http://ri.ues.edu.sv/556/1/10136707.pdf

2.1.3 IDENTIFICACIÓN DE RESULTADOS

Será importante identificar si el sistema logrará cumplir con los objetivos funcionales, no
funcionales y de uso de los que se ha hablado anteriormente y que van a generar un
resultado específico.
En cuanto al apoyo en la gestión de operaciones diarias de la organización se pueden
identificar gran cantidad de objetivos de los expuestos en los dos subapartados anteriores,
como podría ser:

 Almacenar todos los datos de un producto, que se podrá identificar si se podrá

contar con un catálogo completo de productos en formato digital o incluso impreso.
Tener un catálogo completo podrá incluso permitir hacer consultas por medio de
distintos filtros o categorías.
 Al buscar que el sistema permita registrar identificadores únicos para cada producto
diferente, dará como resultado la integridad de los datos dentro de los almacenes
de datos.
 Si el sistema simplifica el proceso de captura por medio de formularios con
información precargada como listas, cuadros desplegables, cuadros o botones de
verificación, etc., dará por resultado la integridad de los datos, la disminución de
tiempo en la captura (imagine el tiempo que se ahorrará al registrar ventas o
entradas de nuevos productos al almacén), la rapidez de aprendizaje al operar el
sistema, la comodidad del usuario con el sistema, etc.
 Si el sistema opera respetando diversas reglas del negocio, se podrán evitar errores
de operación que generen conflictos con clientes o proveedores, pérdidas
económicas y hasta problemas legales. (Piense por ejemplo que el sistema permita
la venta de determinado producto que ya no se tiene en existencia y que se ofrezca
un tiempo de entrega inmediato).
La identificación de resultados de un modelo tecnológico, permitirá evaluar la importancia
del mismo para la organización y analizar la factibilidad del mismo.

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2.1.4 IDENTIFICACIÓN DE TIEMPO DE DESARROLLO

La identificación aproximada del tiempo de desarrollo de un MT, dependerá de diversos
factores entre ellos: La metodología a usar (no es lo mismo usar una metodología
convencional que una metodología de desarrollo ágil), por lo tanto, dependiendo de la
metodología se definirán distintas fases, la duración de cada una y el traslape de las fases.
Otro punto a considerar es la cantidad de recursos humanos involucrados durante el
desarrollo, las habilidades, conocimientos y experiencia de cada uno.
Las herramientas con las que se cuenta tanto de hardware, como de software y
telecomunicaciones, para el desarrollo en sí, como para la implantación del modelo.
Si se requiere adquirir nuevos recursos tanto para el desarrollo como para la implantación,
el tiempo que tomará conseguirlos, si se van a usar nuevas plataformas o software que la
empresa no manejaba, no sólo se debe considerar el tiempo de adquisición, sino también
de instalación y migración de los sistemas que así lo requieran. En algunos casos será
necesario migrar algún sistema a versiones de software más actuales, lo que conlleva a la
exportación y respaldo de datos, para importarlos al nuevo sistema o software y realizar las
correspondientes configuraciones y adaptaciones.
También se debe considerar el nivel de participación de los usuarios desde el análisis de
requisitos, la validación de los mismos, el análisis, diseño y desarrollo del modelo (como
cuando se opta por un desarrollo por prototipos), el tiempo de capacitación de los usuarios,
la implantación del modelo, etc.
Otro aspecto a considerar podría ser la recolección de datos de distintas fuentes para
integrarlos en un solo repositorio, como es el caso de los almacenes de datos
(Datawarehouse) por lo cual, se deberá identificar primero cómo presentarán los datos cada
área de la organización, en qué formatos y proseguir con un proceso de ETL (Extracción,
Transformación y Limpieza) de los datos, ya sea de forma manual o por medio de algún
software para tal propósito.
“La factibilidad técnica puede demostrarse si la empresa puede adquirir o desarrollar en el
tiempo requerido el software y hardware confiables capaces de satisfacer las necesidades
de un sistema propuesto” (O´Brien, 2001, pág. 93) .
Una vez que se han considerado los aspectos anteriores, se acostumbra generar una
gráfica o cronograma que muestre las distintas actividades a realizar, los responsables de
cada actividad, los recursos que será necesario asignar a cada actividad y las relaciones
entre actividades, es decir, qué actividades dependen de que se concluyan otras y cuáles
se pueden realizar al mismo tiempo.

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Fig. 1 Traslape de fases y actividades de desarrollo de sistemas. Fuente: (Witten & Bentley, 2008, pág. 53)

A continuación, se presenta un resumen de pasos a seguir para elaborar un cronograma y

calcular el tiempo de desarrollo del proyecto:
1) Identificar las actividades.
2) Identificar dependencias de las actividades
3) Estimar la duración de cada una de las actividades
a. Se pueden usar herramientas como la analogía, buscando otros proyectos
similares, documentos de buenas prácticas e identificar los tiempos de
actividades similares en otros proyectos.
b. Otra herramienta es la parametrización, ejemplo, si se sabe que una función
de “x” líneas de código se llevó 3 días en desarrollar, se podrá calcular
dependiendo de todas las funciones, programas, subprogramas, módulos o
clases que tendrá un sistema.
c. Otra forma, que incluso puede incluir a las dos anteriores, es la de considerar
tres valores: Un tiempo promedio (que tardan otros proyectos similares), un
tiempo óptimo, que tardaron ciertos proyectos similares y un tiempo
pesimista, que es el que tardaron pocos proyectos similares en los que se
presentaron determinados obstáculos. Se saca un promedio de los tres
tiempos.
Una recomendación es asignar a cada actividad mínimo una semana, máximo 8 a
10. Si se asigna menos de una semana será complicado estimar tiempos, si se lleva
más de 8 ó 10 conviene subdivirla.
Es recomendable establecer tiempos de holgura pues no se sabe qué sucesos
afectarán los tiempos establecidos. Se agrega 30% más del tiempo para problemas
previstos y otro 20% para problemas imprevistos.
4) Identificar hitos (generalmente son entregables o documentos que identifican el fin
de una actividad).
5) Estimar recursos: Esfuerzo humano, recursos de hardware y software,
presupuestos.
6) Asignar personas a las actividades.
7) Crear gráficos: cronograma, gráfica de Gantt, etc.

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2.1.5 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Durante la especificación de requisitos que debe cubrir el MT, conviene hacer una
identificación o estimación de posibles riesgos que pudieran llegar a afectar el desarrollo
del modelo en tiempo y forma desde el análisis, hasta la implantación y operación con la
finalidad de emprender las acciones correspondientes y evitar en la medida de lo posible
esos riesgos.
Un riesgo es la probabilidad de que ocurra una circunstancia adversa. La administración de
riesgos implica identificar todos los riesgos, evaluarlos y tratarlos de alguna manera y será
necesario documentar los riesgos y comunicarlos a las personas que requieran saberlo.
Se pueden identificar las siguientes categorías de riesgos:

 Riesgos de proyecto: Afectan la calendarización o los recursos del proyecto.

 Riesgos del producto: Afectan la calidad o el desempeño del sistema.
 Riesgos del negocio: Afectan a la organización que desarrolla el sistema.
(Sommerville, 2005); (Pressman, 2008)
Algunas situaciones que pueden provocar incertidumbre o riesgos:

 Definición deficiente de requerimientos

 Dificultades en la estimación de tiempos y recursos
 Depender de habilidades individuales de las personas
 Cambios en los requerimientos por necesidades de los usuarios
Algunos riesgos a tomar en cuenta pueden ser:
Riesgo Tipo Descripción
Cambios en los Proyecto y producto Existencia de más cambios de requerimientos de
requerimientos los previstos

Retrasos en la Proyecto y producto Las especificaciones de ciertos productos

especificación intermedios no estarán a tiempo

Subestimación del tamaño Proyecto y producto El tamaño del sistema se ha subestimado

Rotación del personal Proyecto Personal con experiencia abandona el proyecto

asignado al desarrollo antes de que finalice

Bajo rendimiento de las Producto Las herramientas que ayudan al proyecto no

herramientas usadas para el tienen el desempeño adecuado
desarrollo
Cambio de administración Proyecto Habrá un cambio de administración
organizacional con diferentes prioridades
No disponibilidad de Proyecto El hardware esencial para el proyecto no estará a
hardware tiempo
Cambio de tecnología Negocio La tecnología fundamental sobre la que se
construirá el sistema se sustituye por tecnología
más actual

Tabla 1 Posibles riesgos de software. Fuente: (Sommerville, 2005, pág. 96)

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La gestión de riesgos comprende las siguientes etapas:

Fig. 2 Proceso de gestión de riesgos. Fuente: (Sommerville, 2005, pág. 97)

Identificación de riesgos: Los siguientes son posibles tipos de riesgos:

• Derivados del • Asociados a • Relacionados a • Resultantes de

hardware y las personas la organización las
software involucradas herramientas
utilizados en el desarrollo de software de
apoyo para
elaborar el
Organizaciona De
Tecnológicos Personales
les sistema
herramientas

• Derivados de • Proceden de
cambios en los estimaciones
requerimientos de costos y
de los usuarios recursos

De
De estimación
requerimientos

Fig. 3 Posibles tipos de riesgos. Fuente: Elaboración propia a partir de (Sommerville, 2005, pág. 98)

Análisis de riesgos: Se examinan los riesgos en detalle para determinar su impacto, su

probabilidad y el periodo de tiempo en el que es posible atenuar el riesgo. La valoración se
hace por intervalos.
Factores del análisis de riesgos

Elemento Probabilidad Alcance

• Riesgo • Probabilidad de que ocurra • Consecuencias

• <10% muy bajo • Catastrófico, serio,
10% a 25% muy bajo tolerable, insignificante
25% a 50% moderado
50% a 75% alto
> 75% muy alto

Fig. 4 Factores de análisis de riesgos. Fuente: Elaboración propia a partir de (Sommerville, 2005, págs. 98-99)

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Tabla 2 Ejemplo de análisis de riesgos. Fuente: (Sommerville, 2005, pág. 98)

Planeación de riesgos: Considera los riesgos y las estrategias para administrarlo. Las
estrategias pueden ser de anulación, de disminución o planes de contingencia.

Tabla 3 Estrategias de administración de riesgos. Fuente: (Sommerville, 2005, pág. 100)

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Supervisión de riesgos: Valora cada uno de los riesgos identificados para decidir si es
más o menos probable y cuando los efectos del mismo han cambiado.

Tabla 4 Factores de riesgo. Fuente: (Sommerville, 2005, pág. 101)

2.2 ELECCIÓN DE MODELOS TECNOLÓGICOS ACORDE CON LAS

POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
El enfoque de factibilidad organizacional se centra en qué tan bien respalda un MT los
objetivos de la organización y su plan estratégico de SI, generalmente no se financian
proyectos que no contribuyen de forma directa al logro de objetivos estratégicos
organizacionales (O´Brien, 2001, pág. 93).
El enfoque de factibilidad económica determina si los costos de desarrollar y operar un SI
disminuirán los costos e incrementarán los ingresos y utilidades de la organización (O´Brien,
2001, pág. 93).
Por lo cual, será de interés tomar en cuenta los resultados que genere el estudio de
factibilidad en los rubros mencionados, para que se elija la implantación del modelo
tecnológico cumpliendo con las políticas específicas de la organización y de esta manera
se considere de verdadera utilidad.
Cabe mencionar, que a veces las políticas muy restrictivas podrán impedir que exista un
desarrollo y evolución considerable de una organización que se resiste a crecer, a cambiar
o a mejorar. Un caso muy clásico es el de la comparación de empresas como Blockbuster
y Netflix, ésta última apostó por la innovación tecnológica y hoy sabemos los resultados;
mientras Bluckbuster continuaba con sus productos en formato VHS, Netflix cambió al
formato de CD que en aquel entonces era caro por ser un formato nuevo, además de que
se entregaban en el domicilio del cliente y podía conservarlos por el tiempo que quisiera sin
que eso implicara el cobro de excesivas cuotas de recargos (no sólo fue un cambio
tecnológico, también fue un cambio en sus procesos de entrega y devolución); una empresa
como Blockbuster habrá encontrado en esto una pérdida de ingresos y un incremento en
sus costos, por lo cual un modelo de este tipo no fue su mejor opción. Después Netflix optó
por la entrega de sus productos en streaming, los clientes pueden ver una película o serie
cuantas veces quieran y pagan una cuota fija, parecería gran pérdida de ingresos, pero se
compensa con la cantidad de clientes suscritos, aunque también se debe considerar las
implicaciones de no tener un control total sobre cuántos usuarios utilizan la misma cuenta.

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2.3 EVALUACIÓN DE LA UTILIDAD DEL MT

Considere los siguientes objetivos generales de los modelos tecnológicos que se vieron en
el tema anterior:

 Para obtener excelencia operacional

 Para desarrollar o lanzar nuevos productos y servicios
 Para conseguir mantener intimidad con el cliente y proveedor
 Para mejorar la toma de decisiones
 Para obtener ventaja competitiva y supervivencia
Por ejemplo, hablando de que un modelo tecnológico se implantará con la finalidad de que
la organización obtenga una excelencia operacional, se deberá evaluar que el modelo
efectivamente cumpla con los objetivos generales y específicos para hacer más eficiente a
la organización en cuanto a la gestión de sus operaciones diarias, como agilizar sus
procesos de ventas o la recuperación a tiempo de los ingresos que se generen de las
cuentas por cobrar, etc. Si el modelo permite facilitar, agilizar, simplificar este tipo de
actividades, entonces tendrá una gran utilidad para que la organización obtenga una
excelencia operacional.
Otro ejemplo que se puede plantear referente a que el modelo tecnológico sirva para
desarrollar nuevos productos y servicios. Esto será posible si el sistema permite obtener
ideas y sugerencias de los clientes, por ejemplo, a través de la recolección de grandes
volúmenes de datos (big data) a partir de las redes sociales de una organización, en la que
los clientes potenciales o actuales sugieren nuevos sabores de productos como es el caso
de Starbucks, el sistema recolectará y analizará dichos datos y permitirá presentar un
informe de preferencias e ideas con el cual la gerencia de desarrollo de productos puede
proponer nuevos sabores de bebidas.
Para conseguir mantener la intimidad con el cliente o con el proveedor, se pueden implantar
sistemas como CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente) o SCM (Gestión de la Cadena
de Suministro).
Para la mejora en la toma de decisiones es posible proponer desde un MIS (Sistema de
Información Gerencial), un DSS (Sistema de Soporte a las Decisiones) o todo un conjunto
de soluciones de BI (Inteligencia de Negocios) en los que el sistema genere de forma
automática informes programados periódicos o a petición del usuario que le permitan
identificar desde los productos que más se venden, los que será necesario descontinuar, la
contratación de nuevos empleados, el cierre o apertura de una sucursal, etc.

2.4 DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIÓN DE LOS

USUARIOS Y STAKEHOLDERS

Identificar a los tipos de usuarios y sus características, así como los objetivos de
funcionalidad y uso que tendrá el MT, será de gran importancia para identificar los
requerimientos de capacitación de los distintos usuarios y stakeholders.

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Ejemplos de tipos de usuarios:

 Usuarios internos del sistema: Trabajadores de oficina y de servicio; personal

técnico y profesional; supervisores, administradores medios y administradores
ejecutivos;
 Usuarios externos del sistema: Clientes, proveedores, socios y otros empleados
(que laboran fuera de la oficina por viajes de negocio o desde casa)
(Witten & Bentley, 2008, pág. 9)
Algunas características a tomar en cuenta de los usuarios será considerar su formación
(conocimientos), habilidades (en cuanto a uso de sistemas y equipos de cómputo o
similares), actividades (actividades que realiza de forma general dentro de sus tareas
principales).
Ejemplo:
Tipo de usuario Cajero

Formación Contabilidad general, técnicas de manejo de registradora, calculadora.

Procedimientos de caja, programas de cómputo relacionados con caja o
contabilidad.

Habilidades Cálculos aritméticos, arqueos de caja, trato amable.

Actividades Recepcionar, entregar, custodiar dinero en efectivo, cheques u otros

documentos, Realizar la cancelación de pagos (con autorización de
supervisor).

Registrar entradas y salidas desde la terminal de punto de ventas.

En este caso, se requerirá una capacitación básica para conocer la interfaz de usuario y
operar el nuevo sistema contable o CRM que se fuera a integrar para la captura de entradas
y salidas de ventas y devoluciones, así como el registro de cuentas por cobrar si la venta
fue a crédito.
Tipo de usuario Gerente contable

Formación Conocimientos sólidos de contabilidad

Habilidades Manejo de equipo de cómputo y software contable.

Actividades Generar y analizar diferentes reportes que genera el sistema y tomar las
decisiones correspondientes.

La capacitación para este tipo de usuario más que de captura sería de consulta, por lo cual
deberá recibir capacitación para acceder a distintos módulos del sistema en modo de sólo
lectura, y tener la opción de indicar de forma directa o a través de la selección de opciones,
los diferentes tipos de reportes que requiere ya sea por fecha, por rubro, de excepción, etc.
El sistema quizá incluso le permita generar gráficas o exportar los datos a otro sistema para
generar gráficas, pronósticos, escenarios, tablas dinámicas, etc., por ejemplo, una hoja de
cálculo.

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Otra consideración en cuanto a los requerimientos de capacitación, es que, entre más

intuitivo, fácil de usar y cómodo sea un sistema, más rápido y fácil aprenderá a operarlo el
usuario y requerirá menos tiempo y esfuerzo de capacitación.
Por ejemplo, un formulario de captura podría diseñarse para sea fácil de llenar,
considerando el flujo adecuado del formulario; que incluya secciones como encabezado,
identificación y acceso, instrucciones, cuerpo, firma y verificación, totales y comentarios;
incluir leyendas de cómo completar el formulario (ej. Para una fecha incluir DD/MM/AAAA).
Para asegurar el llenado apropiado de formularios o la captura de datos, se puede hacer
uso de distintos modos de captura como los lectores de código de barras, de cinta
magnética, etc. Otro punto importante es el aspecto del formulario, el cual debe motivar al
usuario a llenarlo.
Otro aspecto que puede ayudar es diseñar una interfaz gráfica que sea consistente, por
ejemplo, que el usuario identifique claramente en dónde estará el menú en cada pantalla,
que los botones estén rotulados de forma igual o similar si realizan acciones similares.
(Guardar, Borrar, Cancelar, etc.).
Aún con todo lo anterior, es relevante tomar en cuenta, que a pesar de lo intuitiva que pueda
ser una interfaz gráfica y la operación de un sistema, siempre será necesario proporcionar
al usuario un paquete de capacitación consistente de diversos elementos como manuales
de usuario, guías rápidas, cursos de práctica, etc.

REFERENCIAS
Kendall, K., & Kendall, J. (2011). Análisis y diseño de sistemas. México: Pearson Educación.
O´Brien, J. (2001). Sistemas de Información Gerencial. Colombia: McGraw Hill.
Pressman, R. (2008). Ingeniería de software, un enfoque práctico. Madrid: Mc Graw Hill.
Sommerville, I. (2005). Ingeniería de software. Madrid: Pearson Educación.
Witten, J., & Bentley, L. (2008). Análisis de Sistemas, diseño y métodos. México: McGraw
Hill.

Mtra. Martha Beatriz Chávez Terán 15 / 15