CONTRALORÍA GENERAL DEContraloría

LA REPÚBLICA
General de la República

DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE

ÁREA SECTOR PÚBLICO

Casos Prácticos de
Consultas Contables

2014

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 Contraloría General de la República

Índice Páginas

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 3
1. CUÁNDO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL. .................................... 4
1.1 Invariabilidad de los Saldos Iniciales ..................................................................................................................................... 4
1.2 Fuente Normativa ................................................................................................................................................................ 5

2. ALGUNOS EJEMPLOS DE SITUACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN DE CONTRALORÍA .........

GENERAL ...................................................................................................................................... 5
3. CÓMO SOLICITAR UN AJUSTE A LA APERTURA .............................................................................. 5
3.1 Pasos a seguir, antes de enviar el oficio: ............................................................................................................................... 5
3.2 Requisitos de información que debe contener (al menos): ...................................................................................................... 6
3.3 Falta de antecedentes de respaldo ........................................................................................................................................ 6

4. EJEMPLOS DE AJUSTES A LA APERTURA. ........................................................................................ 7

4.1 Procedimiento contable para regularizar disponibilidades en moneda extranjera. .................................................................... 7
4.2 Procedimiento contable para regularizar Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas. ............................................................... 8

5. SITUACIONES QUE NO REQUIEREN DE UNA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL .......... 8

6. EJEMPLOS DE AJUSTES. ................................................................................................................10
6.1 Ejemplo de procedimiento contable para regularización de deuda flotante (duplicada). ........................................................... 10
6.2 Procedimiento Contable para la regularización de saldos de algunas cuentas de Activo y Pasivo. ........................................... 11
6.3 Procedimiento contable para regularización de los ingresos devengados. ............................................................................. 12

7. ANEXOS ......................................................................................................................................13

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INTRODUCCIÓN

La División de Análisis Contable de la Contraloría General de la República en su constante preocupación de

mantener una fluida comunicación y relación con los servicios públicos, está orientada, en el ámbito de su competencia,
a lograr el cumplimiento eficaz de la normativa contable y, por ende, a obtener información contable de calidad, clara,
confiable, y oportuna y en el deseo de entregar nuevas herramientas que aporten en esa dirección, ha desarrollado el
presente documento, que también se viene a instalar como una respuesta concreta a la actual necesidad manifestada
por los servicios públicos, sobre la forma adecuada de realizar consultas a este Organismo Contralor, en temas de
contabilidad aplicables al Sector Público.

Es así como, en la preparación de este instrumento se procuró capturar las interrogantes de los servicios en
materias de ajustes contables y presentar las respuestas de un modo simple y fácil de comprender. Por lo tanto, el
objetivo principal de este documento es proporcionar información, en términos generales, a las instituciones públicas
acerca de las situaciones que exigen autorización de este Organismo Contralor y la forma en que deben solicitarla, así
como respecto de aquellas que pueden ser ajustadas directamente por la propia entidad en el mes en que fueron
detectadas.

Con todo, es el propósito permanente de este Organismo Contralor el de incentivar a los servicios para que
realicen análisis de cuentas en forma sistemática, a partir de los cuales puedan detectar transacciones contables
anómalas, esto es, al margen de la normativa y proceder a regularizarlas.

Con una exposición sencilla de diferentes casos, este documento pretende transformarse en un instrumento de
apoyo para los funcionarios vinculados al área contable y financiera, quienes en definitiva podrán determinar, cuándo
esos cambios, ameritan la autorización de esta Contraloría General o cuándo pueden realizarlos directamente en sus
sistemas de procesamiento de datos.

Sin perjuicio de lo anterior, es necesario hacer presente que la propuesta de este documento de apoyo se
refiere a situaciones que forman parte de las consultas habituales ingresadas por los servicios a este Organismo
Contralor, por lo que en ella no se consideran situaciones particulares que escapan a la regla general.

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1. CUÁNDO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL.

Esta Contraloría General, mediante oficio circular N° 82.334, de 2013, instruyó a los servicios públicos para el
ejercicio contable año 2014, entre otras materias, respecto a cómo deben proceder dichos entes cada vez que
requieran efectuar ajustes a la apertura de los ejercicios contables, cuando situaciones de excepción así lo ameriten,
haciéndose necesario modificar los saldos iniciales de las cuentas contables que presentan la información registrada en
sus sistemas y que se encuentra contenida en los Balances de Comprobación y de Saldos y en sus Estados
Financieros, determinados al término del ejercicio anterior.

Para estos efectos, las instituciones deben presentar a esta Entidad Fiscalizadora, una solicitud de autorización
de ajuste al asiento de apertura del ejercicio, previo a materializar dichos cambios. Del mismo modo, debe procederse,
esto es, en forma oficial, cuando requieran un pronunciamiento sobre materias específicas, respecto de las cuales no
existan procedimientos contables establecidos en el oficio circular N° 54.900, de 2006, sobre Procedimientos Contables
para el Sector Público, de este origen, o en dictámenes que versan sobre temáticas contables.

Al respecto, debe tenerse presente que un ajuste a la apertura es un mecanismo excepcional al que puede
recurrirse en situaciones muy específicas, que se detallan en los siguientes párrafos.

1.1 Invariabilidad de los Saldos Iniciales

Los saldos finales determinados al término de los ejercicios contables, para cada cuenta de Activo, Pasivo y
Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable siguiente. Por lo tanto, tal como se señala en
párrafos anteriores, NO PROCEDE MODIFICARLOS DIRECTAMENTE AL EFECTUAR LA APERTURA DEL NUEVO
EJERCICIO, ASÍ COMO TAMPOCO DURANTE EL EJERCICIO, SALVO QUE DE ACUERDO A LOS ANTECEDENTES
ANALIZADOS JUSTIFIQUEN EL PROCEDER, ESO SI, SIEMPRE MEDIANDO LA AUTORIZACIÓN DE ESTE
ORGANISMO CONTRALOR.

Cabe hacer presente, que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período
contable como resultado de la gestión institucional o por la vía de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse
en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes, e informarse en el mes en que se verifiquen
dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones
de la gestión financiera.

Ahora bien, las entidades que deban regularizar su contabilidad y producto de ello, requieran de un ajuste a la
apertura, deben solicitar autorización formal a este Organismo Contralor, mediante un oficio, suscrito por el jefe de
servicio.

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1.2 Fuente Normativa

Desde el año 2011, esta Contraloría General ha incorporado en las instrucciones sobre el ejercicio contable
que se inicia la norma sobre la invariabilidad de los saldos iniciales, que está contenida en el punto 3, de la citada
circular N° 82.334, de 2013, vigente para el período 2014. Vale destacar, que anualmente esta Contraloría General
dicta instrucciones sobre materias contables, las que son dirigidas a todos los Jefes de servicios públicos y publicadas
en la página web www.contraloria.cl, banner Contabilidad Pública/Sector Público, sección Normativa, módulo
Instrucciones.

2. ALGUNOS EJEMPLOS DE SITUACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN DE CONTRALORÍA

GENERAL

 Diferencias de tipo de cambio no reconocidas oportunamente. En este caso las cuentas de fluctuación de
cambio deben quedar cerradas en el mes de diciembre de cada año.
 Disponibilidades, saldos incorrectos por tratamiento erróneo de remesas, intermediación de fondos o ingresos
registrados como percibidos en forma incorrecta.
 Pronunciamiento contable. Cuando no exista jurisprudencia frente a determinadas materias, y que no estén
contenidas en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de este origen.
 Para reflejar ajustes necesarios para adecuarse a la normativa contable vigente que permitan una mejor
convergencia en la aplicación de las NICSP.
 Otras situaciones especiales, debidamente planteadas.

3. CÓMO SOLICITAR UN AJUSTE A LA APERTURA

Debe ser mediante oficio dirigido al Jefe de la División de Análisis Contable, el cual debe ser ingresado en la
Oficina de Partes de esta Contraloría General.

3.1 Pasos a seguir, antes de enviar el oficio:

En primer lugar, la institución debe efectuar un análisis exhaustivo de la situación que provocó la necesidad de
realizar un ajuste contable, esto con el objetivo de tener la claridad suficiente para presentar los hechos de forma clara y
precisa, contando con la información de sustento adecuada que le permita armar un expediente que contenga
solamente la documentación soportante que se relacione directamente con los hechos narrados. (Ver Anexos adjuntos).

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3.2 Requisitos de información que debe contener (al menos):

 Narrativa detallada, donde se explique la situación que provocó el problema, fecha en que se registró,
operatoria y qué se quiere ajustar.
 Adjuntar SOLO antecedentes que respalden el ajuste, incluyendo la totalidad de documentos que
permitan determinar fehacientemente la naturaleza de las operaciones.
 Copia de documentos de Tesorería, directamente relacionados con la materia (Facturas, cheques, etc.)
archivados en el orden que se exponen las situaciones que sustentan.
 Certificado por la rendición de cuentas.
 Convenio o contrato, resolución (en caso que corresponda).
 Documento de Contabilidad que respalde las contabilizaciones que se desea regularizar (Devengo y Pago).
Ejemplo: ID del software SIGFE.
 Libro Diario armado por la entidad para efectos de la consulta. En él, se debe representar el registro solo de las
cuentas que afectan el ajuste.
 Libro Mayor, solo de las cuentas que afectan el ajuste.
 Propuesta de ajuste. Señalar el o los asientos contables de ajuste que la entidad considera se debiesen
registrar.

3.3 Falta de antecedentes de respaldo

Tratándose de cualquier solicitud de ajuste, respecto de la cual el servicio no ha podido recabar antecedentes
que respalden la situación que se pretende ajustar, primeramente la entidad deberá realizar una investigación
sumaria, cuyos resultados deberán ser adjuntados a los antecedentes que formen parte de la consulta que será
ingresada en este Organismo Contralor.

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4. EJEMPLOS DE AJUSTES A LA APERTURA.

Como resultado del análisis al que se someten los datos proporcionados por las entidades en sus solicitudes
de ajuste, este Organismo Contralor responde mediante un oficio dirigido al servicio, acompañado de anexos, cuando
corresponda, en los que se presentan los asientos contables aprobados para que el servicio proceda a registrarlos en
su sistema de procesamiento contable (SIGFE o vertical). A continuación, se presentan algunas de las situaciones de
regularización más frecuentes, que en los últimos años ha autorizado esta Entidad Superior de Control.

4.1 Procedimiento contable para regularizar disponibilidades en moneda extranjera.

Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar disponibilidades en moneda extranjera, por el tipo de
cambio observado por el Banco Central, debiendo aplicarse la conversión de la cual se produce, en este
ejemplo, una diferencia en pesos a favor de la institución.

CONTABILIZACIÓN DEBE HABER

Ajuste de disponibilidades en moneda extranjera por error en el tipo de cambio utilizado para
la conversión de moneda.

APERTURA

CÓDIGO DENOMINACIÓN
11202 Banco Estado xxxxx
31101 Patrimonio Institucional xxxx

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4.2 Procedimiento contable para regularizar Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas.

Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar diferencias producidas en los saldos finales en
Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas y no regularizadas en el ejercicio contable.

CONTABILIZACIÓN DEBE HABER

Ajuste por diferencias entre los saldos finales de las cuentas Remesas Otorgadas y
Remesas Recibidas, generadas por omisión.

APERTURA

CÓDIGO DENOMINACIÓN
21901 Remesas Recibidas xxxxx
31101 Patrimonio Institucional xxxx

5. SITUACIONES QUE NO REQUIEREN DE UNA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA

GENERAL

Producto de los análisis de cuentas que habitualmente realizan los servicios públicos, se detectan errores en
contabilizaciones realizadas en el ejercicio vigente o en años anteriores, tales como asientos duplicados, devengos en
exceso o contabilizaciones erróneas que requieren ser ajustadas contablemente. Ante tales situaciones, el servicio
deberá ceñirse a lo dispuesto en la norma sobre Regularizaciones por Errores u Omisiones contenida en el oficio
circular N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, de este origen.
Específicamente en aquellas contabilizaciones erróneas que corresponden a años anteriores, la institución deberá
registrar los respectivos ajustes como movimientos del ejercicio contable vigente y no a la apertura, prescindiendo de la
autorización de este Organismo Contralor. En todo caso, estas modificaciones serán válidas solo en la medida que
cumplan con la validación de la cuadratura de disponibilidades.

A continuación se detalla el origen de algunos de estos ajustes:

 Por errores u omisiones: Las regularizaciones de los hechos económicos por efectos de errores u omisiones
deben contabilizarse e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones.

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 Regularización de Deuda Flotante:

Por compromisos devengados y no pagados al 31 de diciembre, cuyos bienes o servicios contratados no serán
recibidos por la entidad.
Por devengos indebidamente sustentados, esto es sin la documentación soportante adecuada (documento de
despacho, factura, boleta de honorarios, u otros documentos que sustenten el compromiso cierto de la
institución con un tercero).

En estos casos, generalmente este Organismo Contralor ha autorizado efectuar ajustes a la apertura, sin
embargo, para simplificar la regularización de la deuda flotante se ha determinado que en adelante sea tratada
como procedimiento contable cuyo ajuste se deberá efectuar en el periodo en que se detecta.

 Reconocimiento de Ingresos por Percibir incorrectos o indebidamente sustentados.

 Castigo de Deudas Incobrables: En caso de que las instituciones del sector público, estimen necesario ajustar
los créditos incobrables reflejados previamente como ingresos devengados y por percibir, deberán ajustar su
actuar a lo establecido en el artículo 19 de la ley N° 18.382, -que establece Normas Complementarias de
Administración Financiera, Personal y de Incidencia Presupuestaria-, que faculta a dichas instituciones para
que, previa autorización de los Ministros del ramo correspondiente y de Hacienda, castiguen en sus
contabilidades los créditos incobrables, siempre que hayan sido contabilizados oportunamente y que se hayan
agotado prudencialmente los medios de cobro, aplicando posteriormente, cuando se cuente con dicha
anuencia, el procedimiento L-07 Castigo de Deudores, contenido en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de
esta Contraloría General.

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6. EJEMPLOS DE AJUSTES.

6.1 Ejemplo de procedimiento contable para regularización de deuda flotante (duplicada).

Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar gastos contabilizados (duplicados) como Deuda
Flotante, en la cuenta 21534.

CONTABILIZACIÓN DEBE HABER

Ajuste por gastos devengados en forma duplicada en los años xxxx, no regularizados en
su momento.

MOVIMIENTO FINANCIERO

CÓDIGO DENOMINACIÓN
22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios (xxxxxx)
21534 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda (xxxxxx)

MOVIMIENTO ECONÓMICO

CÓDIGO DENOMINACIÓN
22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios xxxxxx
56367 Ajuste a los Gastos Patrimoniales de Años Anteriores xxxxxx

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6.2 Procedimiento Contable para la regularización de saldos de algunas cuentas de Activo y Pasivo.

Ejemplo: Procedimiento contable para ajustar saldos sin respaldo, originados con anterioridad al
ejercicio vigente, en espera de resultados de investigación sumaria.

CONTABILIZACIÓN DEBE HABER

Ajuste a los saldos sin respaldo proveniente de años anteriores.

MOVIMIENTO FINANCIERO

Reconocimiento del Detrimento por saldos en cuentas de activos no identificados o

inexistentes, contabilizados en años anteriores.

CÓDIGO DENOMINACIÓN
11602 Detrimento en recursos Disponibles xxxxxx
11101 Caja xxxxxx
11401 Anticipos a Proveedores xxxxxx

Reconocimiento de abonos en cuentas corrientes no identificados, y por ende, no registrados

en la contabilidad institucional, habiendo sido tratados como diferencias con el banco, en las
conciliaciones bancarias de esas cuentas corrientes.

CÓDIGO DENOMINACIÓN
11102 Banco Estado xxxxxx
11103 Bancos del Sistema Financiero xxxxxx
21414 Recaudación de Terceros Pendientes de Aplicación xxxxxxx

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6.3 Procedimiento contable para regularización de los ingresos devengados.

Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar montos reflejados en la cuenta 11512, Cuentas por
Cobrar – Recuperación de Préstamos, como ingresos devengados, en consecuencia que no se harán
efectivos por cambios posteriores al momento de su devengamiento, los cuales están debidamente
sustentados.
CONTABILIZACIÓN DEBE HABER
Ajuste por montos devengados en años anteriores.

MOVIMIENTO FINANCIERO

Ajuste a los ingresos devengados.

CÓDIGO DENOMINACIÓN
11512 Cuentas por Cobrar- Recuperación de Préstamos (xxxxxx)
12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios (xxxxxx)

MOVIMIENTO ECONÓMICO

Ajuste del activo originado en años anteriores.

CÓDIGO DENOMINACIÓN
46367 Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de años anteriores xxxxxx
12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios xxxxxx

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7. ANEXOS

Formato de Reporte de SIGFE

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Formato de Libro Diario

LIBRO DIARIO
AÑO IDI / FECHA CODIGO DENOMINACION DEBE HABER
__________ x __________________

Formato de Libro Mayor

LIBRO MAYOR

ID 11102 Banco Estado ID 21524 C x P- Transferencias Corrientes

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