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  • Separata 13.1 Gestion de Costos de Adquisicion

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    LUIS ALBERTO CHAVEZ TENORIO
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    SEPARATA 13.1 GESTIÓN DE COSTOS DE ADQUISICIÓN

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    SEPARATA 13.1 GESTION DE COSTOS DE ADQUISICION

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    Unidad 3 La gestion de las compras En esta unidad aprenderemos a: + Determinar los principales parémetros {que configuran un programa de aprovisionamiento que garantice la calidad y el cumplimiento dl nivel de servicio establecido, + Peover con tiempo suficiente et reaprovisionamiento de la cadena de Suministros para ajustar los volmenes, de stock al nivel de servicio, evitando los desabastecimientos. + Obtener el periodo medio de maduracién de una empresa comercial Importante La coordinacién es el proceso por et ‘ase integran ls accones des: fanaadas pare produce resutado eseada, o... Eficacia se da cuando selogran los resultados esperados, Eficlenca: eda cuando se emplea luna cantidad ratonabe de recursos para obtener el resitado ‘SEPARATA 3: GESTION DE COSTOS DE ADQUISICION ®@ 1. La funcién de aprovisionamiento Las actividades de la empresa pueden definrse, en un sentido amplio, como aquellas actuacio- nes que se realizan encaminadas ala obtencion de un logr, Dichas actividades no estan aso- cadas a ningin proceso en particular de los que se ealizan en el seno dela organizacién, sino {que Forman parte integrante de todos ellos al mismo tiempo. Para realizar su actividad productiva las empresas utilizan la division funcional del trabajo, separando las tareas segin las principales actividades. As las tareas relacionadas con la fabr- ‘acién se incorporan al departamento de produccién, las relacionadas con la comercializacion al de marketing asi sucesivamente El trabajo de cada uno de estos departamentos puede 3 su ver subdividrse en otras unidades para un mejor contol |Acontinuacin vamos a estudiar una de estas unidades en las que se descompone la empresa la funcisn de aprovisionamiento (Fig. 3.1). CCesion de materiales para proceso de produccion Solictud de ls materials para el proceso de produccion Estimacién delas necesidades FRecepeién del pedido Fealizacion del pao Fp. 2b funeién de aproviionamieno Involura varie deportamentos del ermpres La necesidad de esta funcin viene motivada por una sere de factores que resumimos a con- tinuacion + Variaciones estacionales en los precios. + Descuentos por volumen en las adquisiciones. + Incertidumbre, tanto en la demanda de los productos que vende como del plazo de los pro- ductos que compra GA. Concepto de la funcién de aprovisionamiento La funcién de aprovisionamiento esté compuesta por aquellas actividades que se ejecutan con la finalidad de seleccionar, adquiri y almacenar las materias primas necesarias en el Proceso productivo, A igual que sucede con cualquier otra actividad que realza la organizacién el conjunto de ‘operaciones que compone la funcién de aprovisionamiento debe estructurase de modo que se mejore el rendimiento de ls personas, se controlen ls costes se mantenga ala empresa fen consonancia con su entorno (Fig. 3.2). SisEe 3 | Departamento técico Departamento de compras y almacén Fig. 5.2. ELdepartamento de comprasyalmacn dentro de la empresa, La importancia de una buena politica de aprovsionamiento es obvi, por varias razones: + sa principal relacién de la empresa con el proveedor,y a aquelaleinteresa tener cuanto antes el producto solcitado. + Desde el punto de vista comercial ala empresa e conviene tener el menor stock de materi les inmovilizados, pues una gran cantidad de existencas en elinventario puede acarrearcos- tes excesivas (mantenimiento, almacenaje, etc) y disminur la compettividad dela empresa, GB, Objetivos de a funcién de aprovisionamiento Onteniente depots tts BD ou guientes (Fig. 3.3): ae eee i Fig... eqiibrie de a func de aprovisionamiento. Enla Figura 33, la balanza aparece en equlbo, pero las fuerzas de unos u otros objtivos, en funcién de la importancia que se les dé en cada momento, harén que se incline hacia uno u ctto lado. El departamento de aprovsionamiento, al igual que el resto de dreas de la empresa, tiene como misién contribuir os objetivo finales de a organizacién; por lo tanto, sus esfue- 20s deberan ir encaminados a un continuo restablecimiento del equilibrio de la balanza Actividades 1. Qué es la divisin funcional del trabajo? ¢Quiénes fueron 4. Qué costes debe armonizar la funcién de aprovisiona- Sus principales impulsores? ‘mento? :Qué servicios debe maximizar? 2. 2Cuiles son las funciones del departamento de compas? 5, Realiza un esquema de la funcién de aprovsionamiento. 3. 2Cusles son los motivos dela exstencia de la funcién de 6. 2Por qué no es conveniente tener excesivos materiales en ‘provisionamiento? elalmacén? a >: sisé a La funcién de compras debe toner fen cena tres aspects: + Precio + Calidad, + lao. {beneficio se gest siempre con tuna buena compra. Esta esa prime ‘moperacién de proceso de procue- len, y-en ella est el origen del conta de costes y calidad @ 2. La funcién de compras La realizacin de as compras en la empresa se inserta dentro de la funcién més amplia de aprovisionamiento. El departamento de compras es el encargado de recibir las solicitudes de los materiales nece- satios, de buscar los proveedores adecuados (como vimos en la Unidad 2) y de realizar las. _gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de [a empresa CObservamos cémo la funcién de aprovisionamiento, ademas de la gestisn de compras, com- prende las operaciones de recepcisn y almacenamiento de los materiales O A. oni La funcidn de compras tiene fijados los siguientes objetivos: + Dar continuidad en el abastecimiento. + Asegurar la calidad y cantidad de los suministeos, + Detinir el nivel de inventaros, evitando roturas de stocks y mermas por obsolescencia y deteriora, ivos de la funcién de compras + Estudlar nuevas fuentes de suministros + Mantener los costes de adquisicién y mantenimiento de stocks aniveles adecuados. Para alcanzar los objtivos anteriores es necesario que se tomen decisionesrespecto a + Las especificaciones de los productos @ adquirir. Silos productos son estandar debersn existrreglas claras preestablecidas sino lo son, se deberé designar a las personas encarga- as de realizar las descripciones necesafas par su adquisicin. + Los detalles sobre las autorizaciones de solicitudes y érdenes de compra, a colocactén de las mismas con el proveedor seleccionado. + Las politicas de control de calidad en las que se fijan estindares, se evalda la capacidad de os proveedores y se verifica el cumplimiento de a calidad requerida de os suministros, de forma que el mejor proveedor no solo debe dar un buen precio, sno también satisfacer tos estandares de calidad, asi como la entrega en el tiempo oportuno, Por todo lo anterior, ademas indicar que la funcién de compras tiene una sere de activida- des que la diferencian significativamente de las de otros departamentos, y que podemos. + Estudio de as fuentes de suministro, + Busqueda, seleccin y evaluacién de proveedores + Control de las especficaciones de calidad requeridas. + Gestisn de negociacidn:incluye precios, condiciones de pagoy plazos de entrega, + Seguimiento de las operaciones realzadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas com el proveedor. + Mantenimiento de un registro actualizado de productos con informacién rferida a carac- teristicas técnicas, cédigos de identificacién, suministradores, precios y condiciones de entrega y pago. + Realizacién de pedidos, determinande los volimenes y fechas de lanzamiento previstos. + Recepcién del pedido y su control de calidad CB. Eldepartamento de compras SISE 3 Basicamente existen dos modelos para disear el departamento de compras: Modelo horizontal: un departamento se encarga de todas las adquisciones de la empresa | Preeion | cay a poder lear ace ss func ree comme neat vy | Fig. 3.4 Melo horizontal dl departamento de compra. Modelo vertical: en cada departamento se establece una unidad de compras. Fig. 3.5. Modelo vertical del departamente de compras. La evolucién del departamento de compras va ligada al aumento de la competitividad del mercado. As, 1 sectores como el de los componentes para la automacién, la electrénica de consumo 0 el quimico (donde los margenes son pequefios),la necesidad de contar con lun departamento de compras se vuelve prioritari para reducir al maximo los costes de aprovisionamiento OC. Lamatriz de Kraljic La matriz de Kraljic (Fig. 3.6) es un modelo en el que se agru= pan los productos comprados por la empresa en funcién de dos parémetros: + Impacto que tiene la compra en el resultado de la empresa. + Riesgo en el suministro de dichos productos. (Observammos que en la matrz se establecen cuatro cuadrantes! + Productos apalancados. Son aquellos de los que existe tuna alta oferta en el mercado, por lo que siempre existcd una alternativa de proveedor. El precio es el pardmetro esencial {la hora de la eleccidn del articulo. Su importancia en el desarrollo del producto servicio que ofrece la empresa es levada, + Materiales estratégicos, Son aquellos que hay que planear ‘con mayor detenimiento, ya que tienen tanta o més impor- tancia que los anteriores camo componente de las produc tos de la empresa, pero existe poca oferta en el mercado. Es por ello que, una ver seleccionado el proveedor, se generan ‘acuerdos a largo plazo para lograr un abastecimiento seguro. Impacto de Ia compra sobre resultado Flesgo de uministro _-Peenstnerterna Fig 2 Dentro de os ees de la mat de Kali as empresas pueden analzar cualquier parsmetro que responds alas cuatro dvisines. a Laempresa tiene en ment lo suce- Aid con 1, que no fue capar de reacciona en fabriacion de us ‘qulposinformaticos de gran con sumo ant a bajada de precio que Supuso la estandarizacién de ios + Productos rutinaries. Son aquellos que combinan un bajo impacto econémico y un bajo riesgo de suministro, La estrategia empresarial en este tipo de producto pasa por la simpli- ficacién de los procesos administrativos, la estandarizacién y reduccién de referencias la reduccién en el nimero de proveedoresy la busqueda de sistemas de contratacién que aglicen el proceso, + Materiales cuello de botella En realidad estos isumos no tienen un mayor impacto finar ciero en el producto total, pero su ausencia genera un estrangulamiento en laelaboracién Ge los productos. Suelen ser pequenas piezas de dimensiones especiales, etiquetas con it formacin particular, todos ellos sin un valor elevado, Pera sin ellas el producto no podria ser terminado o despachado. Para estos casos, la estrategia se orienta hacia el abastecimien- to en volumen, asumiendo que se incurre en cirtos costes de almacenamiento, pero su Feducido tamatioy su bajo valor monetario supondrn que no tengan un impacto significa: tivo sobre dichos costes, La Compata Sanseng se dedica a la fabricacin de televisores con tecnologia de LCD 3D. Esta tecnologia es relativamente novedosa, por lo que las ventas de la emnpresa han esta- do creciendo a un ritmo de 25% estos uiltimos cuatro aes. No obstante, el potencal de ‘mercado empieza a decrecer por la introduccién de nuevos competidores, y espera que la ventas para los préximos afios se estabilicen en crecimientos de solo el 3%, La empresa es conocida en el mercado por ser un referenteen calidad y por su constante {grado de innovacién tecnoldgica. Pro se esta dando cuenta de que el mercado esté evo- lUcionando muy répidamente, pasando de unos productos que no hace tiempo fabricaban pocas empresas hacia una competencia agresiva, donde el precio es el factor mas signifi- Cativo, Sanseng corte riesgo de quedar fuera del mercado, y debe reaccionar. Ladireccin te plantea realizar una reducién de costes revisando todos los componentes. Gel sistema logistco,y te solicta que presentes un estudio de caracterestratégico de las relaciones con los proveedores basado en la matriz de Krai Para este estudio planteasseleccionar cuatro categorias de componentes arevsar con los proveedores: + Ciceutos electeénicos. + Pantalla LcD. + Empaquetado, + Normas técnicas. Los jes dela mari se definrin dela siguiente manera: + Importancia: se define en base al importe del contrato ala contribucidn a la venta- ja competitive + Tecnologia requerida: se define en base al nimero de proveedores capaces de sumi- ristrar los productos requeridos. Las compras realizadas alo largo del afo 2012 en cada uno de los componentes es la siguiente Creits eectrénios 3000,00000€ Panale1cO 7.000.000.00€ Empaguetado 300.0000 Normas técnicas 2500000€ Toul 10325,00000€ (contin) Caso prictico 1 (continuacién) Por otro lado, la empresa realizé un estudio de mercado sobre cada uno de los compo- nentes anteriores, legando a las siguientes conclusiones: icuitos electrénicos ‘Aunque existe un gran nimero de proveedores que pueden suministrar estos componen- tes, sise tienen en cuenta los condicionantes de calidad y cantidad requerida solo existen tues proveedores. Tanto a este como a los demas components les vamos a asignar valores en una escala el 1 al 10: Tecnologia requerida: 6. Ventaja competitiva: 5. + Pantalla Lcd Puede ser fabricada por un gran niimero de proveedores, sobre todo asisticos Tecnologia requerda:2.Ventaja competitva:35. + Empaquetado ‘Aunque existe un gran nimero de proveedores para est tipo de productos, la empresa ‘no quiere ocupar demasiado espacio en el almacén, por lo que un requisito es que las centregas se realcen semanalmente Tecnologia requerda: 15. Ventaja competitiva: 1. + Normas técnicas Existe una gran cantidad de proveedores que pueden sumiistramos los flletos técnicos ue, por normas leales, necesitan acompafar al producto. Teenologia requerida 0.03, Ventaja competitiva:0.. El informe a realizar patiendo de estos datos se estructura en tres fases: 4) Determinar la categoria de cada uno de los componentes: = Circuites electrénicos: producto estratégic. = Pantalla LCD: producto apalancado, = Empaquetado: producto rutinaro. = Normas técicas: producto cuelo de botella ') Calculo del valor de cada uno de los componentes. ‘Asignamos valores a cada uno de los componentes, en funcién de los dos factores es- ‘udiados, con una ponderacion total de 10 puntos, En la tabla siguiente se han asignado valores segin la proporcién de gasto de cada uno delos componentes sobre el gasto total, asignado al gato total un valor de 10. EL dato de ventaja competitiva viene dado en el enunciado, Valor ‘Venta compeitiva Ceuitosletrnicos 290 500 395 Panala Lcd 67 350 S14 Empaguetado 029 100 0645 Norma ericas 003 050 026s, SISE 3 (>, El princpal problema dela utiliza- Cid dela mates de Kral seen Cuenta en la dificult en asignar Valores aos stint components. Esta asignacion debe hacerse de manera razonada y consensuads fonla drecciin. (Coninia) >: sise caso prictico 1 (continuaciin) Es recomendable utlizarlahoja de ‘dle para ala ls operaciones: son sens pero repetitves. €) Posicionamiento de los resultados en la matriz, Representamos la matriz de Kraljc signando el mayor valor de los componentes es- tudiados, representando en el ee de abscisas la tecnologia requerida y en ordenadas la importanei Actividades 7-La empresa Todos Iuales, S.A. se dedica ala confeccién de uniformes. Al finalizar el elercicio econdmico,evala los resultados del departamento de compras y observa ue su esfuerzo no est siendo dirigido adecuadamente, pues se aprueban un nimero importante de érdenes en estado «de emergencian. En este sentido, y en conjunto com otras iniciativa, se decidi6 efectuar una reorganizacién de funciones en dicha rea, Para ello se decide emplear la metodologia de Kraljca fin de optimizaresfuer- 20s, ara su analisis,la empresa decide tener en cuenta dos Factores i. Impacto financiro: es el porcentaje dentro del coste basico, con ponderacién 100%. Fi, Riesgo de suministeo: se calcula como resultado de dos factores: 2) Origen del material, con ponderacién 60%. 'b) Namero de proveedores, con ponderaci6n 40%. Los datos obtenides son: Tela aul 21% Importacion 6 Bots 20% ——__Importacion 2 “ela algodsn blanca 7% importacén 3 eiqueta 15% Local 5 Bolsa de plstico 15% Local 4 te 12% cal a Apart de esta informacion, realiza la matriz de Kral SISE 3 °, Nosotros utilaremos las normas del lan General Contable para cl- tare coste de compra ® 3. El coste de las compras En la Unidad 2, para seleccionar a los proveedores con base en el precio, ya realizamos algunos ejemplos sobre el célculo del coste de la compra; ahora vamos a profundizar en aspectos mas concretos. Para empezar, debemos i diferentes (Fig. 3.7) Un primer criterio nos indica que est formado por el importe neto facturado por el provee= or. Por lo tanto incl: + ELimporte bruto (precio por cantidad) menos los descuentos, bonificacionesy rebajas que se incluyan en a propia factura (precio neto). + Los impuestos que no sean recuperables como, por ejemplo, los derechos arancelarios de importacin, Este criterio seria aceptable siempre y cuando los gastos de transporte corieran a cargo del proveedor. Un segundo crteri sigue a la norma 10. de ls criterios de valoracién del Plan General Con- table, Segin la cual el precio de adquiscion esta formado por + ELmismo que el anterior. + Mas todos los gastos adicionales hasta que el producto se encuentre en el almacén dela, empresa, tales como transporte, aduana, Seguros, et. 3 qué se entiende por coste dela compra, pues existen criterias ++ Impuestos no recuperables ++ Derechos arancolarios ¢ inmpuastos no recuperables + Costes de transporte ++ Otros costes hasta ol almacén Fig. 37 Citros pare cilcua de cost de as compras De todas formas, se separen o:no en el coste de compra los derivados del transporte y el resto del coste hasta su entrada en el almacén, ambos pertenecen a los costes de os productos. Para calcular el coste de los materiales, nosotros vamos a seguir el Plan General Contable. La empresa Dulees Suefios, S.A, produce diariamente 100 unidades, durante 300 dias al ‘ao, del colehén SOFLEX. Las cantidades y costes actuales de materiales paa laproduc- cin dara son les siguientes: Lite 100m? 400,00 €/o, uetes 1.500 unidades 1506, Tela 250m s00€/ud (Conta) a 3 SISE [°, En esta clase de jerccios e mer clan cantidades monetary fins Pare no equivocarteen lo eslta- dos s son unidadero euros puede Serte de ayuda utilizar siempre de- ‘males eno moneda Emite una carta de solicitando ofertas, recibe una de la empresa Pikolén, S.L, para un contrato de aprovisionamiento anual teniendo en cuenta las siguientes condiciones eco- rnémicas respectoa la materia prima: Latex 39000€ —_ Bonieacén de 1m poreada 10. pagados Mueles 120€ ___ Descuento comercial de 496 Tee S50€ ___ Descuento comercial del 496 Portes. po nian? rebido ‘partir de esta informacion debemos analiza la oferta y compararta con ls costes ac- tales anuales Solucién Caleulamos el coste total actual: 100 400 + 1.500 1,50 + 250000 5 = 42.750 €/dla; 42.750 - 30 Calculamos e coste anual dela oferta del proveedor: 112 Célculo de unidades anuales: 12825000 € 100 - 300 = 30.000 unidades 11500 - 300 = 450.000 unidades 250 300 = 75,000 unidades 2. Célculo de unidades bonificadas de latex 100m? ———1 mi? es En tera, bnifican 300m’, or lo que se pagarfan: 3.000 m* — 300 m? = 28.700 mt Pero si pagan la bonificacién, ya no srian 300 m ae 1m | 5 = 297 mr sera os bonitcad Earaiee ane box set ificados Por tanto, se pagarén: 30.000 m* ~ 297 m* = 29.703 m* 3° Coste total: Latex: 29.703 - 390 + 0,15 - 30,000 = 11588670 € Muelles: 450,000 «1,20 0,96 +- 0,15 -450.000= 585.500 € Tela: 75.000 - 5,50 -0,96 + 0,15- 75.000 407250€ 72.581.420€ 172.825.000€ —— 100% Bssiepe 1 | +x-sioe El coste dela oferta del proveedor es un 1,90% inferior ala actual, por lo que est- ‘amos Ia oferta dela empresa Pkolén, SL De igual forma, podemos comprobar el anterior resultado a través de los costes uni- tarios i. Coste por unidad producto SOFLEX segin la oferta del proveedor: 12616520, (300-100) Fi. Nuestro coste actual por unidad es: = 420,55 42750€ ——— 100% | _, 42055€ ———x CO. Prorrateo de los de varios articulos En as facturas donde se adquiere mas de un producto es muy comin que, ademés del coste Lnitaro de los mismos, vengan otra serie de conceptos que figuran en la factura, como rappel, embalajes, portes, seguros, etc, que sin duda modifican el coste unitario de los productos. Puesto que estos costes son comunes a todos los articulosincluidos, habré que proceder a repartr dichos conceptos entre todos ells en funcién del importe de cada uno. Este proceso se conoce como prorrateo de gastos comunes. Este prorrateo de costes se podria realizar mediante reglas de tres drectas, repartiendo pro- porcionalmente los descuentos, embaajes portes,seguros, etcétera, entre los distintosarticu- los, pero esto nos llevariaa tener que reptir el procedimiento para cada uno de los articulos y elementos. Asi pues, nosotros proponemas un sistema que reduce el nimero de céleulos 9 Fealizar:el de la constante de proporcionalidad (K). De esta forma, el importe bruto de la factura es: PLE Pet mh Po intos elementos comunes en la compra lmportante La constante de proporconatidad K nos permite simpler el reparto (els costes comunes a varios pro= ddoctos Cantidad comprada del aticulo 1 + Coste unitario del articulo 1= Kp Precio de compra del articulo 1 + Coste unitario del atticulo 2= Kp: Coste total = importe bruto factura ~ Descuentos comerciales + Portes + Seguros ++ Em- Dalajes +. caso practica 3 La empresa Turbulencias, SL que se dedica ala fabricacién del ventilador «Fresquebere>, recibe una oferta de la empresa Vento SL respecto alos siguientes productos ycantidades: Motor 500 24000 spas 1.200 unidades 500 Interuptor 500 undades 200 Descuento comercial: 5% Portes: 5000: .Embalaje: 3000 Debemos calcular el coste unitario de cada producto, Solucién 1 En primer lugar, caleulamos el coste total del pide: (>, Motor 500 uidades 32000000 Puedes confeccionar una facture spas 1.200 unidedes 600000 tipo con|a hojadecAlculosiguien- dd el modelo de wentradasaliden Interuptor 500 vidades 1100000 para qu te simpifique posteror- mente el cleo de os resultados (contin) 3 SISE (Caso prictico 3 (continuacién) << Calculamos la constante K, con objeto de repartr, proporcionalmente a cada unidad, el

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