Crear Una Expresión

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Puede usar expresiones para realizar todo tipo de operaciones con los datos. Por ejemplo,
determinar cuántos días han transcurrido desde el envío de un pedido o combinar un
campo Nombre y un campo Apellidos en un campo NombreCompleto. En las secciones
¿Le ha sido útil esta información? Sí No
×
siguientes se indica cómo crear una expresión paso a paso.
1 de 15 26/12/2022, 10:32
En este artículo
Calcular valores para los controles de Usar expresiones como criterios de

formularios e informes consulta
Crear un campo calculado en una consulta Crear un campo calculado en una

tabla
Establecer los valores predeterminados de un
campo de tabla Establecer los valores
predeterminados de controles
Agregar una regla de validación a un campo
de tabla o un registro Agregar una regla de validación a un
control
Agrupar y ordenar los datos en informes
Controlar qué acciones de macro se
inician
Calcular valores para los controles de formularios e

informes
Cuando usa una expresión como origen de datos de un control, está creando un control
calculado. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe que muestra varios registros de
inventario y quiere crear en el pie de página del informe un total que sume todos los
elementos de línea del informe.
Para calcular el total, coloque un control de cuadro de texto en el pie de página del
informe y después introduzca en la propiedad Origen del control del cuadro de texto la
siguiente expresión:
=Sum([table_field])
×
2 de 15 26/12/2022, 10:32
En este caso, table_field es el nombre del campo que contiene los valores del subtotal.
Ese campo puede proceder de una tabla o de una consulta. La función Suma calcula el total
de todos los valores de table_field.
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que

quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el
menú contextual.
2. Seleccione el control en el que desea escribir una expresión.
3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.
4. Para crear manualmente una expresión, en la pestaña Datos de la hoja de

propiedades, haga clic en la propiedad OrigenDelControl del cuadro de texto y
escriba = seguido del resto de la expresión. Por ejemplo, para calcular el subtotal
mostrado anteriormente, escriba =Sum([table_field]) y asegúrese de cambiar
el campo por table_field.
5. Para crear una expresión con el Generador de expresiones, haga clic en el botón
Generar en el cuadro de propiedades.
Después de completar su expresión, la hoja de propiedades tiene el siguiente

aspecto:
Principio de página
Usar expresiones como criterios de consulta

Los criterios se usan en una consulta para restringir los resultados de la consulta. Se
especifican como una expresión y Access devuelve solamente las filas que coinciden con la
expresión. ¿Le ha sido útil esta información? Sí No
×
3 de 15 26/12/2022, 10:32
Por ejemplo, imagine que quiere ver todos los pedidos cuya fecha de envío tiene lugar en
los tres primeros meses del año 2017. Para especificar los criterios, escriba la siguiente
expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo,
se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada FechaDeEnvío. Para definir un
intervalo de fechas, especifique los criterios de esta manera:
Between #1/1/2017# And #3/31/2017#
La columna Fecha de envío será similar a la siguiente.
En cada registro de la tabla de pedidos, si el valor de la columna FechaDeEnvío forma

parte del intervalo de fechas especificado, el registro se incluye en el resultado de la
consulta. En la expresión, observe que debe escribir las fechas entre signos de almohadilla
(#). Access trata los valores escritos entre signos de almohadilla como datos de tipo
Fecha/Hora. Tratar esos valores como datos de fecha u hora le permite hacer cálculos con
ellos como, por ejemplo, restar una fecha de otra.
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que

quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que quiera especificar criterios.
3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión de criterios. No coloque

el operador = delante de la expresión de criterios.
4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta, haga clic en

Diseño y, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador .
Si quiere disponer de un área mayor para editar la expresión, coloque el cursor en

la celda Criterios y después presione MAYÚS + F2 para mostrar el cuadro Zoom:

×
4 de 15 26/12/2022, 10:32
Sugerencia Para que el texto sea más legible, seleccione Fuente.
Volver al principio
Crear un campo calculado en una consulta

Supongamos que diseña una consulta y quiere mostrar los resultados de un cálculo que
usa otros campos de la consulta. Para crear el campo calculado, escriba una expresión en
una celda en blanco de la fila Campo de la consulta. Por ejemplo, si tiene una consulta que
contiene el campo Cantidad y el campo Precio unitario, puede multiplicarlos entre sí para
crear un campo calculado de Precio total, escribiendo la siguiente expresión en la fila
Campo de la consulta:
Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]
Si la expresión comienza con el texto Extended Price: la nueva columna recibe el

nombre Precio total. Este nombre se suele denominar alias. Si no proporciona ningún
alias, Access crea uno como, por ejemplo, Expr1..
Cuando ejecuta la consulta, Access realiza el cálculo en cada fila, como se muestra en la
siguiente ilustración:

×
5 de 15 26/12/2022, 10:32
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que

2. Haga clic en la celda Campo de la columna en la que quiera crear el campo

calculado.
3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión.
No escriba el operador = antes de la expresión de criterios: empiece por una

etiqueta descriptiva seguida de dos puntos. Por ejemplo, escriba Extended
Price: para proporcionar la etiqueta de una expresión que crea un campo
calculado llamado Precio total. Luego, escriba los criterios de la expresión después
de los dos puntos.
4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta, haga clic en

Diseño y, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador.
Volver al principio
Crear un campo calculado en una tabla

En Access, puede crear un campo calculado en una tabla. De este modo, no es necesario
disponer de otra consulta independiente para hacer los cálculos. Por ejemplo, si tiene una
tabla que muestra la cantidad, el precio y el tipo impositivo de cada artículo de un pedido,
puede agregar un campo calculado que muestre el precio total de la siguiente manera:
[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))
El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas y los resultados del cálculo
×
son de solo¿Le ha sido útil esta información?
lectura. Sí No
6 de 15 26/12/2022, 10:32
PROCEDIMIENTO
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada en el extremo derecho de la tabla

y haga clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.
3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y luego en el tipo de datos
que quiera asignar al resultado. Access muestra el Generador de expresiones.
4. Escriba el cálculo que quiera realizar en este campo, por ejemplo:
[Quantity] * [Unit Price]
En los campos calculados, la expresión no empieza con un signo igual (=).
5. Haga clic en Aceptar.
Access agrega el campo calculado y después resalta el encabezado de campo para

que pueda escribir el nombre del campo.
6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.
Volver al principio
Establecer los valores predeterminados de un

campo de tabla
Puede usar una expresión para especificar un valor predeterminado para un campo de
tabla: un valor que Access emplea para los nuevos registros si no se proporciona otro valor.
Por ejemplo, supongamos que quiere insertar automáticamente la fecha y la hora en un
campo denominado FechaPedido siempre que alguien agregue un nuevo registro. Para
ello, puede usar la siguiente expresión:
Now()
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

×
7 de 15 26/12/2022, 10:32
2. Seleccione el campo que quiera cambiar.
3. En la cinta, haga clic en Campos y, en el grupo Propiedades, haga clic en

ValorPredeterminado. Access muestra el Generador de expresiones.
4. Escriba la expresión en el cuadro y asegúrese de que empiece con un signo igual

(=).
Nota Si enlaza un control con un campo de tabla y si tanto el control como el campo de
tabla tienen valores predeterminados, el valor predeterminado del control tiene prioridad
sobre el campo de tabla.
Volver al principio
Establecer los valores predeterminados de

controles
Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de
un control. La propiedad Valor predeterminado de un control es similar a la propiedad
Valor predeterminado del campo de una tabla. Por ejemplo, para usar la fecha actual
como valor predeterminado para un cuadro de texto, puede usar la siguiente expresión:
Date()
Esta expresión usa la función Fecha para devolver la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza
el cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor
predeterminado del control tiene prioridad sobre el campo de tabla. Por este motivo, suele
tener más sentido definir la propiedad Valor predeterminado del campo de la tabla. De
esta manera, si basa varios controles de diferentes formularios en el mismo campo de
tabla, se aplica a todos los controles el mismo valor predeterminado, lo que permite
asegurarse de que los datos introducidos sean coherentes en todos los formularios.
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o

informe que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño o Vista
Presentación en el menú contextual.
2. Seleccione el control que quiera modificar.
3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

×
8 de 15 26/12/2022, 10:32
4. Haga clic en la pestaña Todos de la hoja de propiedades y después haga clic en el

cuadro de propiedades Valor predeterminado.
5. Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar en el cuadro de propiedades

para crear una expresión con el Generador de expresiones.
Agregar una regla de validación a un campo de

tabla o un registro
Las expresiones son muy útiles para validar los datos a medida que se introducen en la
base de datos y evitar los datos erróneos. En las tablas, hay dos tipos de reglas de
validación: reglas de validación de campo (que impiden a los usuarios insertar datos no
válidos en un solo campo) y reglas de validación de registro (que impiden a los usuarios
crear registros que no cumplan la regla de validación). Para los dos tipos de reglas de
validación se usan expresiones.
Por ejemplo, imagine que tiene una tabla denominada Inventario con un campo
denominado Unidades disponibles y quiere definir una regla que obligue a los usuarios a
especificar un valor mayor o igual que cero. Dicho de otro modo, el inventario nunca
puede ser un número negativo. Se puede hacer usando la siguiente expresión como regla
de validación de campo en el campo Unidades disponibles:
>=0
PROCEDIMIENTO: Especificar un campo o una regla de validación de registros
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiere modificar. Access
abre la tabla en la vista Hoja de datos.
2. Para introducir una regla de validación de campo, seleccione el campo que quiera
cambiar.
3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y, luego, en el grupo Validación de

campos, haga clic en Validación. Después, haga clic en Regla de validación de
campo o Regla de validación de registro. Access muestra el Generador de
expresiones.
4. Empiece a escribir los criterios que desee. Por ejemplo, para introducir una regla de
validación de campo que necesite que todos los valores sean mayores o iguales
×
que cero, escriba lo siguiente:
9 de 15 26/12/2022, 10:32
>=0
No escriba un signo igual (=) delante de la expresión.
Las expresiones de las reglas de validación son booleanas, lo que significa que son True o
False en cada uno de los valores de entrada proporcionados. La regla de validación debe
dar el resultado True con cada valor; de lo contrario, Access no guarda la entrada y
muestra un mensaje de validación para indicar el error. En este ejemplo, si escribe un valor
en el campo Unidades disponibles que sea menor que cero, la regla de validación da el
resultado False y Access no acepta el valor. Si no ha especificado un mensaje de
validación tal y como se describe en la sección siguiente, Access muestra su propio
mensaje para indicar que la regla de validación del campo prohíbe el valor indicado.
PROCEDIMIENTO: Especificar un mensaje de validación
Para facilitar el uso de la base de datos, puede escribir mensajes de validación

personalizados. Estos mensajes reemplazan a los mensajes genéricos que muestra Access
cuando los datos no coinciden con una regla de validación. Puede usar un mensaje de
validación personalizado para proporcionar información específica que ayude al usuario a
escribir los datos correctos, por ejemplo, "El valor de Unidades disponibles no puede ser un
número negativo".
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
2. Para introducir un mensaje de validación de campo, seleccione el campo al que

agregó la regla de validación.
3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y, luego, en el grupo Validación de

campos, haga clic en Validación. Después, haga clic en Mensaje de validación de
campo o Mensaje de validación de registro.
4. En el cuadro de diálogo Escriba el mensaje de validación, escriba el mensaje que

quiera que aparezca cuando los datos no coincidan con la regla de validación y
después haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Agregar una regla de validación a un control

×
Además de¿Le
los ha sido útil
campos esta información?
de tabla Sí
y los registros, los controles No la propiedad
también tienen
10 de 15 26/12/2022, 10:32
ReglaDeValidación que puede aceptar una expresión. Por ejemplo, imagine que usa un
formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y quiere asegurarse de que
la fecha de inicio no tenga lugar antes del 1/1/2017. Puede definir las propiedades
ReglaDeValidación y TextoDeValidación del cuadro de texto en el que se escribe la fecha
de inicio de la siguiente manera:
Propiedad Valor
Regla de validación >=#1/1/2017#
TextoDeValidación No puede especificar una fecha anterior a 1/1/2017.
Si trata de especificar una fecha anterior a 1/1/2017, aparece un mensaje que muestra el
texto de la propiedad TextoDeValidación. Si no se escribió ningún texto en el cuadro de la
propiedad TextoDeValidación, Access muestra un mensaje genérico. Después de hacer clic
en Aceptar, Access regresa automáticamente al cuadro de texto.
Al establecer una regla de validación en un campo de tabla, la regla se aplica a la base de

datos cada vez que se modifica ese campo. También puede optar por establecer una regla
de validación para el control de un formulario, y la regla se aplica solo cuando se usa ese
formulario. Establecer reglas de validación independientes en los campos de tabla y los
controles de formularios puede resultar útil si quiere establecer reglas de validación
diferentes para distintos usuarios.
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o

informe que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño o Vista
Presentación en el menú contextual.
2. Haga clic con el botón secundario en el control que quiera cambiar y después haga
clic en Propiedades en el menú contextual. Access muestra la hoja de propiedades
del control.
3. Haga clic en la pestaña Todas y luego en el cuadro de la propiedad

ReglaDeValidación.
4. Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar en el cuadro de propiedades

para crear una expresión con el Generador de expresiones.
No ¿Le
coloque el operador
ha sido = delante de la expresión.
útil esta información? Sí No
×
11 de 15 26/12/2022, 10:32
5. Para personalizar el texto que aparece cuando un usuario escribe datos que no
coinciden con la regla de validación, escriba el texto que quiera en la propiedad
Texto de validación.
Volver al principio
Agrupar y ordenar los datos en informes

El panel Agrupación, orden y total se usa para definir los niveles de agrupación y los
criterios de ordenación de los datos de un informe. Normalmente, los datos se agrupan o
se ordenan según el campo seleccionado de una lista. No obstante, si desea agruparlos u
ordenarlos según un valor calculado, puede escribir una expresión.
Agrupar es el proceso de combinar columnas que contienen valores duplicados. Por

ejemplo, supongamos que la base de datos contiene información de ventas de oficinas de
distintas ciudades y que uno de los informes de la base de datos se denomina “Ventas por
ciudad”. La consulta que proporciona los datos de ese informe agrupa los datos por los
valores de cada ciudad. Este tipo de agrupación puede hacer que la información resulte
más fácil de leer y comprender.
Ordenar, en cambio, es el proceso de imponer un criterio de ordenación en las filas (los

registros) de los resultados de la consulta. Por ejemplo, los registros se pueden ordenar de
manera ascendente o descendente por sus valores de clave principal (u otro conjunto de
valores en otro campo), o por uno o varios caracteres en un orden especificado, por
ejemplo, en orden alfabético.
PROCEDIMIENTO: Agregar agrupación y ordenación a un informe
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que

quiera cambiar y después haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el
menú contextual.
2. En la cinta de opciones, haga clic en Diseño y, en el grupo Agrupación y totales,

haga clic en Agrupar y ordenar. Debajo del informe aparece el panel Agrupación,
orden y total.
3. Para agregar al informe un nivel de agrupación, haga clic en Agregar un grupo.
4. Para agregar al informe un criterio de ordenación, haga clic en Agregar un orden.
Aparece un nuevo nivel de grupo o criterio de ordenación en el panel, además de

una¿Le
listahadesido
los útil
campos
esta que proporcionan datosSíal informe. En esta
información? No ilustración se
×
12 de 15 26/12/2022, 10:32
muestran ejemplos típicos de un nuevo nivel de grupo (agrupación en Categoría) y

un nuevo criterio de ordenación (agrupación en Fabricante), además de una lista
que contiene los campos de agrupación y ordenación disponibles:
5. En la lista de campos disponibles, haga clic en expresión para empezar a usar el

Generador de expresiones.
6. Escriba la expresión que quiera usar en el cuadro de expresión (el cuadro superior)
del Generador de expresiones. Asegúrese de comenzar la expresión con el
operador igual (=).
PROCEDIMIENTO: Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación

existente
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que

quiera cambiar y después haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el
menú contextual.
2. Haga clic en el nivel de grupo o criterio de ordenación que quiera cambiar.
3. Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de
agrupación) u Ordenar por (para los criterios de ordenación). Aparecerá una lista
que contiene los campos disponibles.
4. Al final de la lista que contiene los campos, haga clic en expresión para empezar a
usar el Generador de expresiones.
5. Escriba la expresión que quiera usar en el cuadro de expresión (el cuadro superior)
del Generador de expresiones. Asegúrese de empezar la expresión con el operador
×
igual (=).
13 de 15 26/12/2022, 10:32
Volver al principio
Controlar qué acciones de macro se inician

En algunos casos, puede que quiera llevar a cabo una acción o una serie de acciones de
una macro solamente si se cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que
quiere que se inicie una acción de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es
mayor o igual que 10. Para establecer esta regla, use una expresión en un bloque If de la
macro para definir la condición en la macro.
En este ejemplo, supongamos que el cuadro de texto se denomina "Elementos". La

expresión que establece la condición es:
[Items]>=10
PROCEDIMIENTO
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la macro que

2. Haga clic en el bloque If que quiera modificar o agregue un bloque If del panel
Catálogo de acciones.
3. Haga clic en la línea superior del bloque If.
4. Escriba su expresión condicional en el cuadro o haga clic en el botón Generar

situado junto al cuadro de expresión para empezar a usar el Generador de
expresiones.
La expresión que escriba debe ser booleana, es decir, que se debe resolver como True o
False. Las acciones de macro del bloque If solo se ejecutan cuando la condición es True.

×
14 de 15 26/12/2022, 10:32
Vea también
Usar el Generador de expresiones
Introducción a las expresiones
Guía para la sintaxis de las expresiones
Ejemplos de expresiones
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Calcular valores para los controles de Usar expresiones como criterios de

Crear un campo calculado en una consulta Crear un campo calculado en una

Calcular valores para los controles de formularios e

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que

2. Seleccione el control en el que desea escribir una expresión.

3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

4. Para crear manualmente una expresión, en la pestaña Datos de la hoja de

Después de completar su expresión, la hoja de propiedades tiene el siguiente

Usar expresiones como criterios de consulta

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

La columna Fecha de envío será similar a la siguiente.

En cada registro de la tabla de pedidos, si el valor de la columna FechaDeEnvío forma

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que

3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión de criterios. No coloque

4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta, haga clic en

Si quiere disponer de un área mayor para editar la expresión, coloque el cursor en

¿Le ha sido útil esta información? Sí No

Sugerencia Para que el texto sea más legible, seleccione Fuente.

Crear un campo calculado en una consulta

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Si la expresión comienza con el texto Extended Price: la nueva columna recibe el

¿Le ha sido útil esta información? Sí No

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que

2. Haga clic en la celda Campo de la columna en la que quiera crear el campo

3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión.

No escriba el operador = antes de la expresión de criterios: empiece por una

4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta, haga clic en

Crear un campo calculado en una tabla

1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.

2. Desplácese horizontalmente a la columna situada en el extremo derecho de la tabla

4. Escriba el cálculo que quiera realizar en este campo, por ejemplo:

[Quantity] * [Unit Price]

En los campos calculados, la expresión no empieza con un signo igual (=).

5. Haga clic en Aceptar.

Access agrega el campo calculado y después resalta el encabezado de campo para

6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.

Establecer los valores predeterminados de un

1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

2. Seleccione el campo que quiera cambiar.

3. En la cinta, haga clic en Campos y, en el grupo Propiedades, haga clic en

4. Escriba la expresión en el cuadro y asegúrese de que empiece con un signo igual

Establecer los valores predeterminados de

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o

2. Seleccione el control que quiera modificar.

3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

4. Haga clic en la pestaña Todos de la hoja de propiedades y después haga clic en el

5. Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar en el cuadro de propiedades

Agregar una regla de validación a un campo de

PROCEDIMIENTO: Especificar un campo o una regla de validación de registros

3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y, luego, en el grupo Validación de

No escriba un signo igual (=) delante de la expresión.

PROCEDIMIENTO: Especificar un mensaje de validación

Para facilitar el uso de la base de datos, puede escribir mensajes de validación

1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

2. Para introducir un mensaje de validación de campo, seleccione el campo al que

3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y, luego, en el grupo Validación de

4. En el cuadro de diálogo Escriba el mensaje de validación, escriba el mensaje que