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Diseño Organizacional
Para que las organizaciones funcionen adecuadamente deben tener una
estructura que agrupe e integre todos sus órganos, personas, tareas, relaciones,
recursos, etc. El diseño y el formato de la organización son la manera de moldear
sus componentes para realizar sus tareas y alcanzar sus objetivos. El diseño debe
cumplir tres requisitos: tener una estructura básica e incluir mecanismos de
operación y de toma de decisiones. El tamaño de la organización depende de su
evolución o ciclo de vida, que consta de cuatro etapas: nacimiento, infancia,
juventud y madurez. El diseño obedece a dos procesos básicos y opuestos: la
diferenciación y la integración. Además, está determinado por la misión de la
organización, su visión y sus objetivos globales. Las dimensiones básicas del
diseño, o sea, la formalización, la centralización, la especialización, el margen de
control, la separación por departamentos y la jerarquía, sirven para moldear el
diseño, que puede ser mecánico o tradicional en un extremo, y orgánico o flexible
en el otro. Además, el diseño define el tipo de departamentalización que se
adopte: por funciones, por productos o servicios, por ubicación geográfica, por
procesos o por clientela. Por último, los modelos de organización, como la
estructura simple, la burocracia y la matricial, así como los modelos más recientes,
como la estructura de equipos y las redes, muestran que la nueva lógica de las
organizaciones se enfoca en la simplificación, la flexibilidad y la atribución de
facultades a las personas.
Cultura Organizacional
La comprensión de la cultura organizacional es fundamental para el CO. En
general, la cultura de una sociedad comprende valores compartidos, hábitos, usos
y costumbres, códigos de conducta y tradiciones, que son transmitidos de una
generación a otra. Al estudiar las dimensiones culturales de varios países,
Hofstede y Trompenaar analizaron cómo influye cada una en la cultura de las
organizaciones. La cultura organizacional incluye normas informales y no escritas
que orientan el comportamiento diario de los individuos y dirigen sus acciones
hacia los objetivos de la organización. La cultura no se percibe ni se observa, pero
sí sus efectos y consecuencias, que van desde los artefactos visibles, las pautas
de comportamiento, los valores y las creencias hasta el nivel más profundo, o sea
los supuestos básicos. Cada organización tiene una cultura propia, cuyas
características son: la regularidad de los comportamientos, las normas, los valores
dominantes, la filosofía, las reglas y el clima organizacional. Para identificar las
características de cada organización, Likert definió cuatro perfiles con base en
cuatro variables: el proceso de decisión, el sistema de comunicación, las
relaciones interpersonales y el sistema de recompensas. Además, existen culturas
conservadoras, adaptables, tradicionales y participativas. La identificación de los
valores culturales compartidos es el primer paso de cualquier proceso de cambio
organizacional. A medida que nuevos miembros ingresan en la organización,
deben ser integrados a sus funciones a través de un proceso de socialización. La
cultura de algunas organizaciones incentiva el espíritu emprendedor, que percibe
oportunidades y asume responsabilidades.
Motivación
Uno de los grandes desafíos de las organizaciones es motivar a las personas. La
motivación consiste en generar el deseo de hacer esfuerzos importantes para
alcanzar determinados objetivos organizacionales, lo cual dependerá de que éstos
también permitan lograr objetivos individuales. La motivación depende
básicamente de la dirección (objetivos), la fuerza y la intensidad del
comportamiento (esfuerzo) y de la duración y la persistencia (necesidad). Una
necesidad es una carencia que crea un estado de tensión en el organismo. Es la
base del proceso de motivación. Las teorías del contenido de la motivación tratan
de presentar una visión general de las necesidades humanas. Una de ellas, la
teoría de la pirámide de las necesidades, incluye las necesidades fisiológicas, de
seguridad, sociales, de estima y de autorrealización. La teoría ERG (existence,
relation and growing) las reduce a tres: existencia, relaciones y crecimiento. La
teoría de las necesidades aprendidas identifica tres: realización, poder y afiliación.
La teoría de los dos factores demuestra que existen factores higiénicos o
insatisfactorios y factores motivacionales y satisfactorios. Por otra parte, las
teorías del proceso de la motivación buscan demostrar cómo se activa, dirige,
mantiene y concluye el comportamiento. Una de ellas, la teoría de la definición de
objetivos, muestra que definir previamente los objetivos es una gran fuente de
motivación, sobre todo cuando genera eficacia personal, es decir, cuando el
individuo cree que es capaz de alcanzar las metas propuestas. La teoría del
refuerzo se basa en la ley del efecto y en el concepto del condicionamiento
operante y utiliza el refuerzo positivo, el refuerzo negativo, la sanción y la extinción
para fomentar un buen desempeño y desalentar el malo. La teoría de la equidad
muestra que las personas comparan sus aportaciones y recompensas con las de
otros para evaluar si existe equidad o inequidad en aquello que aportan a la
organización y en lo que reciben de ella. La teoría de las expectativas argumenta
que el comportamiento depende de tres factores: la relación entre esfuerzo y
desempeño, entre desempeño y recompensa y entre recompensa y objetivos
personales. Los tres aspectos básicos de la teoría son la expectativa, la
instrumentalidad y la valencia. Con todas estas teorías, cada organización debe
buscar un modelo integral de motivación que le permita capacitar a las personas,
motivarlas y ofrecerles oportunidades y desafíos para alcanzar un mejor
desempeño.
Comunicación
Vivimos en una sociedad de información. Los datos, la información y la
comunicación son parte de la vida diaria. Las personas se relacionan por medio de
la comunicación. Lo mismo ocurre con las organizaciones. En ellas, la
comunicación puede ser una ventaja comparativa o un enorme problema. Los
problemas casi siempre se deben a la dificultad para reconocer que el flujo de
información es mucho más que un proceso lineal. Las funciones básicas de la
comunicación son: control, motivación, expresión de emociones e información.
Podemos abordar el proceso de comunicación como un sistema abierto
constituido por la fuente, la codificación, el canal, la decodificación y el receptor o
destinatario. El proceso es dinámico debido a la realimentación, pero también
sufre la interferencia de ruidos. De esto se deriva la diferencia entre la
comunicación eficiente y la eficaz, que busca obtener consonancia. Existen
factores de persuasión en la fuente y en el destino, sobre todo en la comunicación
interpersonal, que puede ser verbal o no verbal. Los canales informales más
utilizados son pasear por la organización y las cadenas de rumores. No obstante,
la comunicación está sujeta a barreras personales, físicas y semánticas. El
proceso también está expuesto a filtraciones, percepción selectiva, sobrecarga,
distorsión y omisiones. La comunicación organizacional presenta tres vertientes;
es decir, puede ser descendente, ascendente y horizontal. Las vías para mejorarla
son el acompañamiento, la realimentación, la empatía, la repetición (redundancia),
la simplificación del lenguaje, escuchar bien, fomentar la confianza mutua y la
creación de oportunidades. La comunicación en equipos también se ha utilizado
ampliamente para hacer hincapié en los aspectos dinámicos e interpersonales.
Estrés.
El estrés causa problemas a las personas y a las organizaciones. El estrés tiene
tres componentes: desafío percibido, valor importante e incertidumbre sobre la
resolución. Es básico que exista incertidumbre y que el resultado sea importante.
Sin embargo, el estrés no es sólo ansiedad, tensión nerviosa o algo malo y
peligroso que deba evitarse. La dinámica del estrés, según la teoría del síndrome
de adaptación general, presenta tres fases: alarma, resistencia y agotamiento. Las
causas del estrés pueden ser extraorganizacionales, organizacionales, grupales e
individuales. Las consecuencias del estrés son: altos costos de asistencia médica,
absentismo, rotación de personal, bajos niveles de desempeño y compromiso con
la organización y violencia en el lugar de trabajo. Para reducir el estrés las
organizaciones utilizan el enriquecimiento de las tareas, la rotación de puestos, el
análisis de puestos, la capacitación, el diálogo sobre el trabajo y la participación en
las decisiones, además de la asesoría a los trabajadores y los administradores, la
meditación y la biorrealimentación (biofeedback). La asesoría para mejorar la
salud mental de las personas puede ser directiva, no directiva o mixta. El conflicto
es otro foco de tensión en las organizaciones. Existen tres tipos de conflicto de
acuerdo con su nivel de gravedad: percibido, experimentado y manifiesto. Existen
tres condiciones antecedentes del conflicto: diferenciación, recursos compartidos y
limitados e interdependencia de actividades. El proceso de conflicto se desarrolla
en tres fases: espera, tensión y resolución. Se puede llegar a la resolución por
medio de la fuga o la elusión, el impasse, las soluciones tipo ganar-perder, la
conciliación (que puede ser ganar-ganar o perder-perder) y la integración. Los
grados de alcance del conflicto son: organizacional, intergrupal, interpersonal e
individual. El conflicto provoca efectos positivos y constructivos y también
negativos y destructivos. Los estilos de administración del conflicto son:
competencia, elusión, compromiso, ajuste y colaboración. Las técnicas para la
administración de conflictos se pueden enfocar en la estructura, en el
procedimiento o ser mixtas. La negociación es el proceso mediante el cual dos o
más partes intercambian valores. Los enfoques de la negociación pueden ser
tradicionales (negociación distributiva por medio del intercambio distributivo e
intercambio de posiciones) o modernas (negociación integradora, basada en
habilidades de negociación). El proceso de negociación implica preparación y
planeación, definición de reglas básicas, aclaraciones y justificaciones,
intercambio y solución de problemas, y conclusión y aplicación.
Cambio y Desarrollo Organizacional.
Este capítulo nos ha ofrecido una muestra de la complejidad y heterogeneidad de
la literatura sobre el cambio organizacional, que puede definirse como un intento
por modificar la estructura y los procesos interpersonales y de las organizaciones.
Los cambios casi siempre se concentran en los puestos, las personas, los grupos
de trabajo y la organización como un todo. Por lo general los cambios buscan
aumentar la eficacia interpersonal y laboral. El proceso de cambio consta de varias
etapas: reconocer el problema, diagnosticar debidamente su causa, aplicar
determinada estrategia y evaluar el cambio. Existen muchas investigaciones sobre
el diagnóstico y la aplicación, pero es preciso mejorar los procedimientos de
evaluación. El DO (desarrollo organizacional) es un amplio conjunto de conceptos,
herramientas y técnicas diseñados para aplicar cambios a largo plazo en las
organizaciones. Originalmente el DO se concentró en las relaciones
interpersonales e intergrupales, pero más recientemente ha ampliado su
orientación humanística al cambio estructural desde una perspectiva clásica
Estrategia Organizacional.
La estrategia define el comportamiento de una organización ante su entorno, con
miras al futuro. Es un comportamiento sistémico que trata de integrar todos los
niveles y áreas de la organización para aprovechar mejor las oportunidades,
escapar de las amenazas, aprovechar al máximo el potencial interno y subsanar
las debilidades de la organización. La estrategia es al mismo tiempo un plan, una
pauta de comportamiento, una toma de posición y una perspectiva. La
administración estratégica integra los tres niveles administrativos: el institucional o
estratégico, el intermedio o táctico y el operativo o técnico. La jerarquización de los
objetivos se basa en la racionalidad de las organizaciones y sirve para varias
funciones de orientación. La formulación de la estrategia se deriva de la misión y
la visión, que definen el rumbo de la organización. La estrategia es el medio para
alcanzarlos. La formulación estratégica se basa en el análisis y el mapa del
entorno y en el análisis de la organización. La aplicación de la estrategia la pone
en movimiento. Existen varios tipos de estrategia (defensiva, ofensiva, analítica y
mixta). La última etapa de la administración estratégica es la evaluación de la
estrategia organizacional. Una herramienta útil es el balanced scorecard, que
integra y reúne varios objetivos diferentes. La sociedad evalúa el comportamiento
de las organizaciones de varias maneras. Una es el Premio Nacional de calidad.
integra y reúne varios objetivos diferentes. La sociedad evalúa el comportamiento
de las organizaciones de varias maneras. Una es el Premio Nacional de Calidad.
CONCLUSION