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Auditoria de Cuentas Por Cobrar y Cuenta
Auditoria de Cuentas Por Cobrar y Cuenta
Las cuentas por cobrar incluyen no sólo las reclamaciones contra los clientes
provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también muchas otras: préstamos a
funcionarios o empleados, préstamos a subsidiarias, reclamaciones contra compañías,
reclamación de reembolsos de impuestos y anticipos a proveedores.
Los documentos comerciales y las cuentas por cobrar suelen ser relativamente
numerosas y deberían aparecer como partidas separadas en la sección del activo circulante
del estado de situación financiera, a su valor neto realizable. A los auditores les preocupa
mucho la presentación y la revelación de préstamos a funcionarios, directores y a filiales.
Estas transacciones se efectúan para facilitarle las cosas al prestatario más que en beneficio
del prestamista. En consecuencia, son préstamos que se cobran atendiendo principalmente
la comodidad del prestatario. Un principio básico de la presentación de los estados
financieros es el siguiente: deben revelarse plenamente las transacciones que no se
caractericen por una negociación de gran alcance.
Para entender este tipo de control los auditores necesitan tener en cuenta varios
componentes: ambiente de control, evaluación de riesgo, monitoreo, sistema (contable) de
información y de comunicación, actividades de control.
Ambiente de control
Dado un error intencional en las cuentas por cobrar, este entorno es muy importante
para ejercer un control interno efectivo. Además de una eficaz función de auditoría, es muy
importante un comité independiente de auditoría del consejo de administración que vigile
los que los ejecutivos opinan de los principios y estimaciones del reconocimiento de
ingresos. Ellos deberían reflejar el interés de la alta gerencia por estimular la integridad e
informes financieros éticos. Deberán comunicarlas y observarlas en toda la empresa.
Conviene que eliminen los incentivos que reciben los informes deshonestos; por ejemplo,
conceder excesiva importancia al cumplimiento de las cuotas u objetivos irrealistas de
ventas o de ganancias. El control interno mejora también cuando a quienes llevan los
registros contables o manejan efectivo se les pide que tomen sus vacaciones y cuando se
rotan periódicamente sus obligaciones.
Evaluación del riesgo
La evaluación del riesgo requiere identificar, analizar y manejar los que influyen en
la preparación de los estados financieros. En el ciclo de ingresos, los ejecutivos deberían
diseñar un proceso formal para monitorear los factores externos: cambios de las
condiciones económicas, competencia, demanda de los clientes y regulaciones que pueden
afectar al cumplimiento de los objetivos de ventas de las empresas. Además, deberían
efectos de factores internos como las modificaciones de los principios contables, la
introducción de nuevos productos y servicios, el uso de otros tipos de transacciones de
ventas. Son factores que pueden crear nuevos riesgos pues indican la necesidad de
implementar nuevas clases de control para enviar errores en los ingresos.
Monitoreo
Los auditores internos participan en el proceso de monitoreo. En sus actividades
pueden encargarse de enviar periódicamente a los clientes los estados mensuales o
confirmaciones e investigar discrepancias. También revisan exhaustivamente los informes
de embarque, las facturas, los ingresos de efectivo, los memorando de créditos y los análisis
de antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar para determinar si las actividades de
control establecidas se realizan en forma constante. Estas evaluaciones periódicas
contribuyen aumentar la eficacia operativa de las actividades de control.
Ciclo de ingresos: Sistema contable y actividades de control
Para muchas compañías la fuente primaria de ingresos es la venta de bienes y
servicios a créditos. Pueden resultarles costosos los controles ineficaces de esas ventas y de
las cuentas por cobrar. Las grandes pérdidas por créditos son inevitables, cuando el control
de las actividades sobre las ventas a cuenta es inadecuado. Por ejemplo, a veces se envía
mercancías a clientes cuya posición crediticia no ha sido aprobada. También puede hacerse
a clientes sin que se notifique al departamento de facturación y por lo mismo no se prepara
una factura de venta. Las facturas pueden contener errores de precio y de importes; cuando
no se controlan mediante números seriales, algunos se pierden o nunca se registran como
cuentas por cobrar. Para evitar esta clase de problemas se requieren fuertes controles de las
ventas a crédito. El control interno se fortalece dividiendo las funciones de modo que
diferentes departamentos o individuos se encarguen de 1) preparar la orden de pago, 2)
aprobar el crédito, 3) enviar la mercancía a la bodega, 4) embarcarla, 5) facturar, 6)
verificar las facturas, 7) mantener las cuentas de control, 8) llevar los mayores del cliente,
9) aprobar las devoluciones y los descuentos, 10) autorizar la cancelación de cuentas
incobrables. Si este grado de subdivisión de funciones es posible, seguramente se
descubrirán pronto los errores accidentales comparando los documentos y las cantidades
que surgen de las unidades independientes de la compañía. Además, la oportunidad de
fraude disminuye al minino, la explicación del sistema contable y de las actividades de
control girará en torno a los procesos de venta de las compañías manufacturadas; pero
también se aplica a las empresas de servicios.