Procesos Operativos

del Facilitador
2022
VIDEO CORONAVIRUS

Toda capacitación ACHS debe comenzar con video del Covid-19

CONTENIDO

o Derivación (curso, charla o seminario)

o Focalización (ingreso a OTEC Manager)
o Envío de confirmación curso / Listado participantes
o Ingreso portal capacitación y actualización de material
o Ejecución del curso
o Recomendaciones (para cursos streaming)
o Cierre

NOTA:
Para los ingresos a OTEC Manager y Portal de Capacitación, poner atención a
este símbolo
DERIVACIÓN (CURSO, CHARLA O SEMINARIO)

1Coordinador asignará
curso/charla/seminario según
SU DISPONIBILIDAD
ENTREGADA EN ID, dato clave
PLATAFORMA GOOGLE
CALENDAR (GMAIL)
Plataforma 1. Webex
2. Teams 3. Zoom

2 Día de ejecución, hora

de inicio y término.
Se enviará un correo Formal
con la confirmación del curso,
indicando la modalidad que Que corresponda a
mi nombre
corresponda y los datos del
contacto empresa.
DERIVACIÓN (CURSO, CHARLA O SEMINARIO)

3o Coordinador creará
reserva del curso en
Google Calendar con los
mismo datos enviados en
el correo oficial de
confirmación.

o Te solicitamos bloquear
los días que no tienes
disponibilidad, de esta
manera podemos hacer
una derivación más
eficiente. Se reserva
con la fecha
y horario de
ejecución.
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
https://otecmanager-achs.everfactor.cl/users/sign_in
Se realiza 3 días hábiles previos al curso

Se sugiere
marcar
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Anotar ID
Eliminar los filtros
predeterminados
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Manejo de expectativas (moderar si es necesario)

Ejemplo: Reforzar conocimientos sobre clases de fuego
según NCH, y tipos de extintores.
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Ejemplo streaming: De los 10 asistentes, 5 se conectan

independientes y 5 desde un mismo equipo.
Ejemplo presencial: Empresa cuenta con data/TV para
proyectar y sala amplia (indagar x Covid-19)

Ejemplo: Extintor más adecuado para bodega de cartones.

Ejemplo streaming: Se confirma que capacitación se hará

por plataforma Webex.
Ejemplo presencial: No aplica.
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Ejemplo: Empresa tiene Plan de Emergencia donde se

consigna el uso de extintores, antes situaciones de
amago.

Solamente si hay temas sensibles ligados a la capacitación,

de lo contrario escribir: “No indica”
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Lo usual es que se indique “no”

Podría ser SI, generalmente para cursos presenciales, por ejemplo: peajes, kilometraje, etc.
Cuando la empresa cambia el lugar de capacitación, debe ser catalogada como “focalización con reparos”

Ejemplos:
Contacto tiene cargo de Analista de RR.HH (importante de indicar cuando no está descrito en ítem 1)
Se solicita ingresar a sala virtual 5 minutos antes de comenzar capacitación; etc.
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Ejemplos:
Contacto indica que debido a seguridad TI corporativa, no se acepta otra plataforma que no sea Teams.
Contacto indica que solicitó capacitación de 1 hora y no curso de 2 horas, como el descrito; etc.
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)

Ejemplo:
Matías Lara, persona de contacto de la empresa no pudo ser ubicado. Se le envió correo, sin respuesta hasta la fecha.
Nota: Para no caer en falta, colocar focalización rechazada al 2do día previo al curso, lo que no invalida realización de curso.
Retomar gestión en días posteriores y si se establece contacto, actualizar focalización como exitosa.
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
Estados de focalización
Focalización
Exitosa
o Corresponde al estado
cuando has realizado de
manera correcta el contacto
telefónico y la empresa no
tiene ningún reparo o
modificación.
o Si la empresa requiere
conectarse de un solo
computador agregar
observación.
Antes de rechazar focalización, se deben agotar todos los medios. Ejemplo: Envío de mail
Focalización con Focalización
Reparo Fallida (rechazada)
o Corresponde al estado o Cuando has realizado el
cuando has realizado el contacto telefónico sin
contacto telefónico y embargo no lograste
empresa le indica que contactar a la empresa.
requiere EJ:
o Frente a esta situación
1. Cambio de Horario. debes dejar una
observación en focalización
2. Cambio de Fecha.
solicitando un nuevo
3. Cambio de plataforma. contacto telefónico.
4. No es el curso que
solicitaron.
FECHA FOCALIZACIÓN

Si este día no ha tomado

contacto, mandar mail a
empresa, con copia a soporte Curso x excepción:
OTEC Aquel que se asigna dentro de las 72 hrs. antes de su ejecución.

Envío Envío Día del

En Falta En falta NA Inhábil NA En falta
Focalización Focalización Curso

Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes

27/04 28/04 29/04 x 30/04 x 01/05 02/05 03/05 x 04/05

Fecha ideal Fecha Límite

12.00 hrs.

En falta
ENVÍO INVITACIÓN

1o Envió de link para

ingreso de sesión de 3 a
5 días hábiles previos al
inicio del curso.

o Este link se envía de

manera automática a
través de plataforma
Webex.

WEBEX
ENVÍO INVITACIÓN

1o Envió de link para

ingreso de sesión de 3 a
5 días hábiles previos al
inicio del curso.

o Este link se envía de

manera automática a
través de plataforma
Zoom

ZOOM
ENVÍO INVITACIÓN

1o Envió de link para

ingreso de sesión de 3 a
5 días hábiles previos al
inicio del curso.

o Soporte técnico envía

invitación desde mail.

MICROSOFT
TEAMS
ENVÍO LISTADO DE PARTICIPANTES
2
o Soporte técnico envía
listado de participantes
 ENVÍO LISTADO DE PARTICIPANTES

2o Soporte técnico link para

registro de asistencia,
evaluación y encuesta.

El link de asistencia debe utilizarse

cuando la empresa se conecta a través
de un solo computador, es de vital
importancia ya que es la evidencia
para reportar ante SUSESO

El link de evaluación debe utilizarse

cuando la empresa se conecta a través
de un solo computador o el
participante tiene problemas para
desarrollar la prueba en línea, es de
vital importancia ya que es la
evidencia para reportar ante SUSESO
 ENVÍO LISTADO DE PARTICIPANTES

2o Soporte técnico link para

registro de asistencia,
evaluación y encuesta.

Link para verificar asistencia

Link para verificar respuestas (nota)

PLATAFORMAS OFICIALES

1 2 3

MICROSOFT ZOOM
WEBEX
TEAMS

Webex es la plataforma oficial de ACHS, y aún cuando pueda generar

dificultades a los usuarios, cuidar de no emitir juicios sobre la misma.
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MATERIAL

Se sugiere
marcar
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MATERIAL
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MATERIAL

Presencial, Prevención, salud,

Buscar x nombre
streaming, etc etc.
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MATERIAL

Verificar duración
EJECUCIÓN DEL CURSO – CONSIDERACIONES
IMPORTANTES

1
24 horas antes del inicio
2
Conéctate 15 minutos
3
Para asegurar servicio,
4
Carga la presentación de
del curso, asegúrate de previos al inicio del si facilitador no se la actividad. Es importante
haber recibido el link de curso, corrobora conecta en los 10 para el participantes ver
panelista, de no tenerlo conexión, verifica buen minutos previos al esta presentación a
comunícate con soporte funcionamiento de curso, se realizará momento de ingresar a la
técnico. De no obtener cambio de facilitador.
micrófono/video sesión. Se sugiere saludar
respuesta a llamado,
enviar mail. (solicita a las personas que van
retroalimentación a ingresando.
soporte o asistente).
EJECUCIÓN DEL CURSO – CONSIDERACIONES
IMPORTANTES

5
Si el computador no
6
Si tienes una baja
7
Reproduce siempre el
8
Corrobora que la
cantidad de participantes
funciona y le impide conectados, comunícate video de COVID-19 al evaluación (prueba) de la
pasar las presentaciones, con el contacto empresa iniciar el curso (si no actividad este cargada en
o no tiene sonido, se para informarle la cuentas con él, solicítalo plataforma (Webex). La
situación (se sugiere no
debe explicar la antes del horario de a Luis Isamit Rojas. evaluación en Teams y
contingencia a la inicio). Zoom se deja a través de
empresa y se procederá Tener a mano el número un link en el chat.
a realizar cambio de móvil.
facilitador.
EJECUCIÓN DEL CURSO – ENCUESTA
DE REACCIÓN

Siempre debes enfatizar que

respondan la encuesta de
satisfacción de los
participantes, utiliza el
formato y agrega siempre el
numero de OP y tu nombre.
EJECUCIÓN DEL CURSO – CONSIDERACIONES
IMPORTANTES
ENCUESTA DE REACCIÓN – CURSO PRESENCIAL / STREAMING (CERRADO)
EJECUCIÓN DEL CURSO – CONSIDERACIONES
IMPORTANTES
ENCUESTA DE REACCIÓN – CURSO PRESENCIAL / STREAMING (ABIERTO)

DESARROLLO CAPACITACIÓN - 2020

EJECUCIÓN DEL CURSO – ENCUESTA DE
REACCIÓN WEBEX (AUTOMÁTICA)

IMPORTANTE
Quienes no hayan
respondido encuesta
antes de finalizar curso,
comentar que al finalizar
la sesión le aparecerá el
siguiente mensaje.
Deben hacer click en
continuar.
Para ello deben anotar
OP de curso (anteponer
00) y nombre facilitador.
RECOMENDACIONES (PARA CURSOS STREAMING)
RECOMENDACIONES (PARA CURSOS STREAMING)
CIERRE
1
Antes de cerrar sesión,
asegurarse que se hayan
completado el proceso de
registro de asistencia (en
caso de registrarse por
link) y que todos hayan
respondido la prueba de
evaluación final (no aplica
para charlas de 1 hora).
2
Los link de registro de
3
Recuerde que para Webex,
4
Asimismo, si el curso se
asistencia, evaluación la evaluación final debe está proyectando desde un
final y encuesta de estar cargada en la misma equipo a toda la sala, o si
satisfacción los envía plataforma (previo al curso las personas están
soporte antes del verificar con soporte). conectadas desde su
curso. En caso de usar plataforma equipo móvil o tablet, o si
Teams o Zoom, el link de la existiese cualquier
prueba se debe enviar por dificultad para visualizar la
el chat. evaluación final, y sólo en
estos casos específicos, el
link de la prueba se debe
enviar por el chat.
CIERRE
5
Si a pesar de las alternativas
dadas anteriormente, aún
existiese problemas para
visualizar la evaluación final,
como último recurso se
autorizará excepcionalmente
enviar link al correo del
contacto oficial u otra persona
responsable (tomar nota del
nombre de la persona).
6
Indicar e insistir que las
7
Se sugiere enviar los cierres
pruebas se realizan durante el de curso (registro de
curso. Excepcionalmente,
como lo descrito en punto 5, asistentes) inmediatamente
se permitirá hacer la prueba después de terminada la
en las próximas 2 horas capacitación. Plazo máximo:
después de cerrada la sala 2 días hábiles.
virtual. Las pruebas fuera del
plazo no serán consideradas
en cierre.
CIERRE

PRESENCIAL STREAMING

Se debe cargar el cierre del curso Se debe enviar el cierre del curso

en OTEC MANAGER, luego enviar mas la documentación a

la documentación y el archivo de cierreotec@achs.cl.

cierre a cierreotec@achs.cl
CIERRE

PRESENCIAL STREAMING
CIERRE

PRESENCIAL STREAMING

CONFIRMAR CANTIDAD DE
PARTICIPANTES CON ARCHIVO DE
CIERRE CURSO PRESENCIAL
CIERRE

PRESENCIAL STREAMING
CIERRE

PRESENCIAL STREAMING
CIERRE

PRESENCIAL STREAMING
CANALES DE COMUNICACIÓN

NOMBRE COMPLETO CORREO CELULAR CORPORATIVO CARGO

VALENTNA ALEJANDRA CONTRERAS PORRAS vacontrerasp@achs.cl 569-33984524 Supervisor de operaciones

DANIELA VICTORIA SUAREZ GONZÁLEZ dvsuarezg@achs.cl 569-33728824 Encargada de facilitadores

MARIA JOSE DÍAZ PIZARRO mjdiazp@achs.cl 569-34556923 Ejecutiva Capacitación

LUIS ISAMIT ROJAS lpisamitr@ext.achs.cl 569-66594191 Ejecutivo coordinador

KARINA PONCE aponce@achs.cl Supervisor de logística y abastecimiento

ALEJANDRA PAULINA MIRANDA VILLEGAS apmirandav@achs.cl 569-42210798 Ejecutiva Soporte

BASTIAN CAMILO CHAVEZ ROA bchavez@achs.cl 569-44010050 Ejecutiva Soporte

PAULINA ANDREA MUÑOZ CASTILLO bchavez@achs.cl 569-40198241 Ejecutiva Coordinadora

WASHINGTON RODRIGO GONZALEZ AVILA wgonzaleza@achs.cl 569-42598127 Ejecutivo Cierre

YANIRA NATALIE ORMEÑO DIAZ ynormenod@achs.cl 569-44396535 Ejecutiva Coordinadora

MACARENA FERNANDA GUAJARDO URRUTIA mguajardou@ext.achs.cl 569-44372051 Ejecutiva Soporte