132123, 11:39 Todo lo que necestas saber sobre Six Sigma + Asana asana Comenzar RECURSOS | GESTIGN DE PROYECTOS | SIX SIGMA: TODO LO QUE NECESITAS SABER... Six Sigma: todo lo que necesitas saber sobre esta metodologia de mejora de procesos 8 Sarah Laoyan * 2.de noviembre de 2022 » 8 min de lectura Pi renee Resumen Six Sigma es un método de mejora de procesos que ayuda a las. organizaciones a perfeccionar sus procesos de negocios. El objetivo final de Six Sigma es reducirlo mas posible h_% sy.sks so much orehating int im OO8S2 a fin de evitar que el producto tenga de sorry that no one is available to help” lo general, se aplica para optimizar proc YOU ight now:What do you... 2 hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma wna1912728, 11:99 Todo lo que neces saber sobre Sx Sigma + Asana puede implementar en otros sectores, incluidas las empresas tecnolégicas que desarrollan productos digitales y no fisicos. Imagina que el equipo de desarrollo se encuentra en medio del proceso de dar los toques finales para el lanzamiento de un producto muy importante. Cuando el producto entra en la etapa de pruebas, el equipo detecta varios errores en el eédigo que no habian anticipado. ;Qué puede hacer el equipo para evitar repetir esta situacién en el futuro? Una forma de hacerlo es mediante la implementacién de una herramienta de fabricacién de larga data: la metodologia Six Sigma. Qué es Six Sigma? Six Sigma es una metodologia de mejora de procesos que ayuda a las organizaciones a perfeccionar sus procesos de negocios. Six Sigma se aplica, fundamentalmente, para establecer la uniformidad en los procesos a fin de reducir la cantidad de variaciones del producto final. En definitiva, con este método se minimizan los defectos de un producto. La principal filosoffa de Six Sigma indica que todos los procesos se pueden definir, medir, analizar, mejorar y controlar (lo que comuinmente se conoce como el método DAMAIC, por sus siglas en inglés). Segtin Six Sigma, en todos los procesos debe haber entradas y salidas. Las entradas son acciones que el equipo lleva a cabo y las salidas son los efectos de esas acciones. La idea central es que si puedes controlar la mayor cantidad de entradas (0 acciones) como sea posible, también controlards sus salidas. £De dénde proviene el término Six Sigma? El desarrollador Bill Smith cred la metodologia Six Sigma cuando trabajaba en Motorola en 1986. El término “Six Sigma” se origina a partir de la modelacién estadistica de los procesos de fabricacién. Basicamente, puedes identificar la madurez de un proceso por su calificacién “sigma” que indica el porcentaje de hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma ane1912728, 11:99 Todo lo que ne aber sobre Six Sigma Asana productos sin defectos. Por definicién, un proceso Six Sigma es aquel en el que se espera que el 99.99966 % de los productos no tenga defectos. Comtinmente, Six Sigma se usa en fabricacién y en produccién porque el proceso ayuda a evitar que se produzcan defectos. Sin embargo, esta metodologia también se puede utilizar en el sector de las prestaciones de servicios y con equipos dedicados a la ingenieria de software. Lean Six Sigma En general, el objetivo de una metodologia Lean es eliminar los desperdicios 0 cualquier elemento que no aporte valor al producto 0 al proceso. En la metodologia Lean Six Sigma se valora més la prevencidn que la deteccién de defectos. Significa que el objetivo de Lean Six Sigma no es identificar defectos, sino evitar que se produzcan. Los 5 principios clave de Six Sigma La metodologia Six Sigma tiene 5 principios clave que puedes aplicar cuando analices tus procesos. 1. Poner el foco en el cliente En Six Sigma, el objetivo es garantizar que puedes brindar a los clientes el mayor valor posible. Es decir, tu equipo deberia dedicar mucho tiempo a identificar quiénes son tus clientes, cudles son sus necesidades y qué los motiva a comprar productos. Este principio, funciona perfectamente también para compaiias de SaaS, ya que, con frecuencia, se centran en flujos de ingresos recurrentes. Al identificar lo que el cliente quiere y necesita, el equipo puede entender mejor cémo retenerlo y hacer que vuelva constantemente al producto. Para lograrlo, el equipo debe entender cual es la calidad del producto que tus clientes consideran aceptable, a fin de poder cumplir 0, incluso, exceder sus expectativas, Una vez que conozcas ese nivel de caliciad, podras utilizarlo como punto de referencia para la produccién. hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma aneta1ana, 1199 Toda agua noe 2. Usar los datos para detectar dénde se produce la variacién saber sobre Sx Sigma + Asana Detalla todos los pasos del proceso de produccién actual. Una vez que lo hayas hecho, analiza y retine los datos de ese proceso para ver si hay areas que se puedan optimizar o que estén provocando cuellos de botella en el flujo de trabajo. Por ejemplo, evaltia cémo compartes la informacién con el equipo. {Todos reciben la misma informacién o hay documentos de referencia que estan desactualizados? Al establecer un lugar central para toda la informacién pertinente del proyecto, se minimiza la cantidad de tiempo dedicado a buscar los documentos correctos. A veces, puede resultar complicado decidir cudles son las métricas que conviene analizar. Una manera muy simple de descubrirlo es con el trabajo en retrospectiva. Identifica un objetivo que quieres aleanzar y determina los trabajos a partir de alli hacia atrds. Por ejemplo, si el objetivo es reducir el tiempo de produccién, analiza cuanto tiempo toma cada paso de ese proceso. 3. Mejorar los procesos continuamente Mientras observas tus procesos de produccién, piensa en los pasos que no aportan valor al equipo o a los clientes finales. Usa herramientas como los mapas de flujo de valor para identificar cémo puedes perfeccionar los procesos y reducir la cantidad de cuellos de botella. La idea de hacer pequefias mejoras a los procesos a lo largo del tiempo se conece como Kaizen o mejora continua, La filosoffa detras de la mejora continua indica que si haces pequeftos cambios durante un periodo prolongado, a la larga se transformaran en grandes cambios positives. 4. Incluir a todos Six Sigma es una metodologia que ofrece la misma posibilidad de contribuir a todos los integrantes de un equipo. Pero todos deben recibir capacitacién en procesos Six Sigma, para disminuir los riesgos de crear més obstaculos en vez de eliminarlos. hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma ana90, 1199 Todo lo que necesita saber sobre Sx Sigma - Asana Six Sigma funciona particularmente bien cuando se trabaja con equipos interdisciplinarios, porque brinda una vision integral de cémo un mismo proceso puede afectar a las distintas partes del negocio. Cuando incluyes representantes de todos los equipos que participan en el proceso, ofreces a cada uno los detalles de las mejoras y el impacto que esos cambios pueden tener en sus equipos. 5. Garantizar un ambiente flexible y receptivo Six Sigma se centra en crear cambios positivos para los clientes. Significa que debes buscar continuamente formas de mejorar los procesos, y el equipo entero debe ser siempre flexible para poder dar un giro, cuando sea necesario, siempre sin demasiados inconvenientes. También significa que los procesos deben ser facilmente intercambiables. Una forma sencilla de lograrlo es separando los procesos en pasos. Si hay un problema con uno solo de los pasos, entonces, solamente habré que arreglar ese paso y no el proceso completo. Las 2 principales metodologias Six Sigma Hay dos procesos comunes dentro de Six Sigma y cada uno se usa en una situacién diferente. El método DMAIC es el esténdar que se usa cuando hay que optimizar los procesos existentes. El otro método, el DMADV, se aplica cuando los procesos atin no se han establecido y todavia hay que crearlos. El método DMAIC DMAIC es un acrénimo en inglés. Cada letra representa un paso del proceso. DMAIC significa: * Define el sistema (“Define”). Identifica el perfil ideal de cliente ¢ incluye lo que el cliente quiere y necesita, Durante esta etapa también te convendra identificar los objetivos del proyecto entero en su conjunto. hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma siz12729, 1:29 Toco qua necaitan sber sobre Six Sigma Asana + Mide los aspectos clave de los procesos actuales (“Measure”). Con los objetivos establecidos en la etapa de “Definicién”, marca el punto de partida de los procesos actuales y usa los datos para informar cémo quieres coptimizar tu proyecto. * Analiza el proceso. Determina las causas raiz de los problemas e identifica cémo ocurren las variaciones. * Mejora u optimiza los procesos (“Improve”). Teniendo en cuenta el analisis del paso anterior, crea un proceso futuro nuevo. Significa que deberias crear una muestra del proceso mejorado y probarla en un entorno separado para ver cémo se comporta. * Controla el proceso creado para el futuro (“Control”). Si los resultados de la etapa de “mejora” estan a la altura de los estindares de tu equipo, implementa este proceso nuevo en tu flujo de trabajo actual. Cuando lo hagas, seré muy importante que pruebes y controles la mayor cantidad de variables posible. Por lo general, se hace mediante el control estadistico o la mejora continua de procesos. El método DMAIC en accién Un equipo de producto nota que la tasa de fuga de clientes (la velocidad a la que los clientes dejan de hacer negocios contigo) esté en aumento. Para evitar que la tendencia avance, se aplica la metodologia DMAIC de Six Sigma, a fin de identificar el problema y desarrollar una solucién. + Definicién (“Define”): La tasa de fuga de clientes ha aumentado del 3 % al 7 % en los ultimos 6 meses. * Medicién (“Measure”): El equipo tiene mucha informacién acerca de cémo los clientes potenciales se transforman en clientes reales, pero no tanta acerca de qué sucede después de que alguien se transforma en un cliente. Entonces, se decide analizar y medir el comportamiento de los usuarios después de que compran el producto. * Anilisis (“Analyze”): Después de observar el comportamiento de los usuarios luego de que se convierten en clientes reales, el equipo nota que para los clientes nuevos es ms dificil acostumbrarse a la nueva interfaz de usuario del producto. hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma ane1912728, 11:99 Todo lo que necesit ber sobre Si Sigma Asana * Mejora (“Improve”): El equipo decide implementar un nuevo flujo de incorporacién de clientes con el que se ayuda a los usuarios a identificar y a usar las piezas clave del producto. En los casos de clientes mas grandes, se trabaja con el equipo de éxito del cliente para ayudar a introducir las mejores practicas y para desarrollar las capacitaciones necesarias. De este modo, el equipo de éxito del cliente contard con toda la informacién que necesita para capacitar a los clientes nuevos de manera efectiva. * Control (“Control”): El equipo supervisa tanto la tasa de fuga de clientes como la manera en que se comportan ahora que se han implementado los cambios. Después de unos meses, notan que la tasa de fuga de clientes empieza a descender nuevamente. Entonces, eligen mantener los cambios hechos en el proceso. El método DMADV El método DMADV también es conocido como Disefio por Six Sigma (DFSS, por sus siglas en inglés). DMADV significa: * Define los objetivos. Cuando determinas los objetivos para el proceso nuevo que estas estableciendo, lo importante es considerar tanto los objetivos de negocios como los objetivos del perfil de cliente ideal. * Mide e identifica los puntos CT@. CTQ (por sus siglas en inglés) significa “critico/s para la calidad”. Se trata de las caracteristicas con las que se define como perfecto a tu producto. A lo largo de este paso, identificarés como ayuda el proceso nuevo a cumplir con estos puntos CTQ y agregards los riesgos potenciales que podrian afectar a la calidad. * Analiza para desarrollary disefiar muchas opciones. Cuando diseftes un proceso de produccién nuevo, sera muy importante que tengas muchas opciones. Observa cada versién que crees y analiza las fortalezas y debilidades de cada una. * Disefia la opcién elegida. Segtin el andlisis del punto anterior, da el siguiente paso e implementa la opcién que mejor se adapte a tus necesidades. * Verifica el disefio y prepara las pruebas piloto. Una vez que hayas terminado de implementar el proceso, sera el momento de entregarlo a los responsables y de medir cémo se comporta ese proceso. Cuando el proceso hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma mma1912728, 11:99 Todo lo que necesit aber sobre Six Sigma Asana se encuentre en funcionamiento, el equipo podra optimizarlo aplicando el método DMAIC. Clasificaciones segun los cinturones Six Sigma A medida que aprendas més sobre la metodologia Six Sigma, verds que hay diferentes niveles de clasificacién. Al igual que con las artes marciales, cada calificacién cuenta con un color diferente de cinturén. * Cinturén blanco: Si no conocias el método Six Sigma, empezaras por esta etapa. Alguien con cinturén blanco en Six Sigma no necesita contar con ninguna capacitacién ni certificacién formales en Six Sigma, pero si debe entender los conceptos basicos de la estructura y las pautas de aplicacidn. Es decir, puedes participar en proyectos de reduccién de desperdicios y control de calidad. * Cinturén amarillo: Para este nivel se necesita contar con cierta capacitacién formal en Six Sigma, con la que puedes recibir una certificacién oficial de cinturén amarillo. Una persona con cinturén amarillo puede ayudar a contribuir con la estrategia mas de lo que puede hacerlo alguien con cinturén blanco. Estas personas prestan asistencia a los de categorlas mas altas para la resolucién y el anélisis de problemas. * Cinturén verde: Una vez que hayas recibido la certificacién del cinturén verde, podras empezar a elaborar estrategias y a implementar algunas técnicas propias de mejora de procesos. * Cinturén negro: Quienes reciben un cinturén negro en Six Sigma tienen la capacidad de desglosar procesos y de manejar proyectos mas complejos que los de cualquiera de los cinturones anteriores. Aprenden a gestionar cambios a gran escala que pueden afectar los resultados finales del negocio. Una de las formas mas efectivas de ascender a través de las categorias de Six Sigma es mediante cursos para certificacién. Si bien no hay un esténdar unificado para la certificacién, estos cursos estén disefiados para ensefiar los hitps:lasana comlesitesourcesisin-sigma aneta229, 1:20 Toco qua necaitan sber sobre Six Sigma Asana conceptos esenciales del proceso Six Sigma y cémo aplicarlos a las situaciones cotidianas de trabajo. Da seguimiento y mejora los flujos de trabajo con Asana Para pensar ideas para los flujos de trabajo y analizarlas, conviene usar una plataforma visual como Asana. La funcién de Cronogramas de Asana te ayuda a visualizar cada paso del proceso de produccidn y te permite asignarlos a los responsables especificos. Si buscas mejorar los flujos de trabajo del equipo, lo mejor sera usar un software que sea util para conectar al equipo y gestionar los objetivos. Los flujos de trabajo de Asana te ayudan a gestionar y automatizar la forma en que se realizan los trabajos. Ademés, puedes alertar facilmente a otros miembros del equipo acerca de los cambios en los flujos de trabajo, hacer ajustes en tiempo real y crear una fuente Unica de referencias para el equipo entero. 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