IDENTIFICACIÓN Y ACCESO A LOS

EDIFIKARTE REQUISITOS LEGALES VERSION

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1. OBJETIVO

Establecer un método sistemático a aplicar por la organización para identificar, actualizar,

registrar, evaluar cumplimiento y tener acceso a los requisitos legales y requisitos de otra índole
relacionados con la Seguridad, Salud y Ambiente a los que la organización se someta y que
sean aplicables a las actividades, instalaciones y servicios de EDIFIKATE CONSTRUCCIONES
SAS.

2. ALCANCE

Comprende la reglamentación de Seguridad, Salud y Ambiente vigente, las actualizaciones de

las mismas o las nuevas reglamentaciones que apliquen a la empresa; además de los
compromisos voluntarios adquiridos o que adquiera en el futuro con representantes de la
comunidad o clientes.

3. RESPONSABLE

 Coordinador HSEQ:
- Realizar la actualización de la matriz y coordinar la implementación de las regulaciones en
Seguridad, Salud y Ambiente pertinentes en las distintas áreas de la compañía y otros
adquiridos de manera voluntaria.
- Recopilar, mantener copias físicas o electrónicas actualizadas de las regulaciones legales
que apliquen a la empresa.

 Gerencia
- Informar a la Coordinación HSEQ sobre el contenido y alcance de los acuerdos o
convenios que comprometan a la compañía para que sean implementados.
- De igual modo es responsable de evaluar el cumplimiento de requisitos legales aplicables
y otros requisitos que la organización suscriba aproximadamente una vez al año.
- Velar y brindar los recursos requeridos para la identificación, cumplimiento de los
requisitos legales y de otra Índole
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 Todos los empleados: Cumplir con todas las regulaciones y otros compromisos en salud
ocupacional y medio ambiente u otros aplicables.

 Representante de la Alta Dirección: Participar en el proceso de revisión del cumplimiento de

los requisitos legales.

4. DEFINICIONES

 Requisitos Legales: Normas y regulaciones que rigen al país.

 Requisitos de otra Índole: Normas internas de la empresa contratante, que se deben cumplir
al prestar un servicio a ellas, o normas propias de la empresa.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad.
 Norma OHSAS 18001:2007. Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional.
 NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental.
 Manual Integrado de gestión
 Procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.

6. CONTENIDO

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO REGISTRO RESPÓNSABLE

1 Mecanismos de Se realiza consulta cada seis meses una No aplica Coordinador de

Consulta y búsqueda a través de Internet las HSEQ
Busqueda novedades de la normatividad aplicable.
Principal Esta consulta se hace por medio de un
buscador o ingresando a páginas
específicas que manejen bases de datos de
normatividad aplicable, utilizando como
palabra clave “Salud Ocupacional”
Colombia, Medio Ambiente”
Ahora bien, en caso que en el
transcurso de los seis meses se
expidan nuevas normas que afecten al
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ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO REGISTRO RESPÓNSABLE

sistema, están serán analizadas

inmediatamente y se dará aviso y
participación a las partes interesadas.
Para la consecución de manera
oportuna de nuevas reglamentaciones
y/o modificaciones existentes, se
cuenta con las siguientes fuentes:
 Consultas de las páginas de
Internet del Ministerio de
Protección Social.
 Asesoría permanente de la
Administradora de Riesgos
Laborales (ARL).
 Asesoría externa legal (cuando
se requiera).
Algunas de las fuentes de consulta de las
nuevas leyes son:
www.belisario.com.co
www.minambiente.gov.co
www.minprotección.gov.co
www.laseguridad.ws
www.minprotección.gov.co
www.arpsura.com
www.consejocolombianodeseguridad.org.co
www.cccartagena.org.co/
www.minsalud.gov.co
wsp.presidencia.gov.co
www.cardique.gov.co
www.imprenta.gov.co/diario
www.epa.epacartagena.gov.co
www. laborando.jimdo.com
www.actualicese.com/normatividad
www.ambitojuridico,.com
www.legis.com
www.alcaldiadebogota.gov/co/sisjur/normas
www.secretariasenado.gov.co/senado/
basedoc

Todas estas páginas se caracterizan por

tener links (enlaces) que nos remiten ir a
bases de datos de la normatividad
colombiana vigente. Estas no son las
únicas opciones, sino, que son páginas
oficiales de entes gubernamentales y
privados de confianza, por lo que están
enunciadas en este procedimiento.
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ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO REGISTRO RESPÓNSABLE

Si durante el tiempo estipulado no se

puede realizar la consulta por Internet, si se
considera necesario se puede hacer una
Coordinador
Busqueda consulta con los entes competentes en el
2 No aplica
HSEQ
secundaria tema como la ARL a la cual la empresa se
encuentra afiliada. Esta consulta se puede
hacer personalmente en sus instalaciones o
por la página web de la ARL
Si durante la búsqueda en el tiempo
estipulado no se encuentra ninguna
novedad frente a la normatividad de
Seguridad y Salud, Medio Ambiente y otros
aplicables a la empresa, se registrara la
observación en la hoja de vida del Indicador
Identificación de requisitos legales y otros.
Matriz De
Este indicador tendrá una frecuencia de
Registrar el medición semestral; sin embargo Requisitos
mensualmente con el acompañamiento del Coordinador
3 resultado de la asesor jurídico de la empresa se realizara
Legales Y Otra
HSEQ
busqueda una revisión de los requisitos aplicables a la Índole, columna
empresa en todo aspecto legal. Se dejaran
actualizaciones
actas de esta revisión.

Las novedades que se encuentren

referentes a normatividad obsoleta
igualmente generarán un cambio en La
Matriz De Requisitos legales y otros, el cual
debe ser actualizado el mismo día de la
búsqueda.
4 Evaluación del Si se encuentra nueva normatividad Matriz De Coordinador
cumplimiento de aplicable, ésta debe ser evaluada para Requisitos HSEQ
la normatividad determinar si la misma aplica siguiendo los Legales Y Otra
de Seguridad, siguientes pasos: Indole
Salud y Ambiente
A. El Coordinador HSEQ, lee la nueva
normatividad y registra los
numerales o artículos de la norma
que aplican a la empresa en La
Matriz de requisitos legales.

B. Si se encuentra normatividad nueva

que aplique EDIFIKARTE
CONSTRUCCIONES SAS y su
interpretación no es clara, acude a
la asesoría jurídica con que cuenta
la empresa para evaluarla con el
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ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO REGISTRO RESPÓNSABLE

asesor jurídico de la organización;

si esto aplica, se pide el concepto
legal al consultado.

NOTA: Si se encuentra nueva

normatividad aplicable antes o
después del periodo de búsqueda,
se realizaran los pasos descritos
anteriormente.
Si la Normatividad Encontrada Aplica Se
Evaluación del Registra en La Matriz De Requisitos
cumplimiento de Legales y Otra Índole en el Ítem Plan de Matriz De
la normatividad acción cuando sea necesario (Acciones Requisitos Coordinador
5
de seguridad y correctivas o preventivas) con las Legales y Otra HSEQ
salud actividades requeridas para dar Índole
ocupacional conformidad a ésta.

El monitoreo al cumplimiento de requisitos

Monitoreo al Matriz De
legales y otros que apliquen, se lleva a
Requisitos Coordinador
6 cumplimiento de cabo mediante el Ítem EVIDENCIA DE
Legales y Otra HSEQ
requisitos legales CUMPLIMIENTO de La Matriz de requisitos
Índole
y otros legales y Otra Índole.

Esta información se guardara en el sistema

Acceso a la Coordinador
7 y en la carpeta del S.I.G. para su consulta. No aplica
normatividad HSEQ

Actas de
Para verificar que EDIFIKARTE Revisión de
CONSTRUCCIONES SAS cumple con los Cumplimiento de
requisitos legales aplicables a la Requisitos Coordinador
Evaluación del organización se realizara semestralmente legales HSEQ
8 cumplimiento una reunión con partes interesadas a fin de
legal evaluar el cumplimiento de los requisitos Hoja de Vida del Gerencia
legales aplicables a la organización. Esos Indicador Comercial
resultados se consignaran en el Indicador Cumplimiento de
Cumplimiento de Requisitos legales y Otros requisitos
Legales y Otros

Nota: La organización se asegura a través de los pasos anteriormente descritos, que

estos requisitos legales aplicables y otros que se suscriban se tienen en cuenta en el
establecimiento implementación y mantenimiento en el sistema de gestión integrado.
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7. ANEXOS

- Matriz de requisitos legales y otra índole.

- Actas de Revisión de Cumplimiento de Requisitos legales
- Hoja de Vida del Indicador Cumplimiento de requisitos Legales y Otros

8. CONDICIONES DE TRABAJO

 Buena iluminación y ventilación

 Disponibilidad de servicios de energía y teléfono
 Condiciones de ergonomía adecuadas

9. OBSERVACIONES
N/A

10. CONTROL DE MODIFICACIONES

FECHA DE PARTE
MODIFICACIÓN VERSIÓN MODIFICACIÓN
MODIFICADA
Creación del
20- ENE-2017 1 Creación del documento.
documento
Se modifica el presente documento
integrándolo con los requisitos de la NTC ISO
14001:2004 sistema de Gestión Ambiental.
El objetivo se extiende a la identificación de
requisitos legales.
El alcance del procedimiento se extiende al
cumplimiento de las reglamentaciones medio
ambientales.
Dentro de las funciones de los responsables se
Estructura del
26-MAR-2018 2 anexan responsabilidades de carácter
formato
ambiental.
Se anexa la NTC ISO 14001:2004 sistema de
Gestión Ambiental, como documento de
referencia.
Se anexan fuentes de consulta para la
normatividad ambiental.
Se anexan a la matriz de Requisitos legales
Normatividad de carácter ambiental aplicable a
TECMOSER S.A.S.
Se relacionan nuevas páginas para la
Cuerpo del búsqueda de requisitos legales.
21-JUL-2018 3
Procedimiento Se definen los periodos de revisión para
requisitos legales con frecuencia mensual.
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11. CUADRO DE APROBACION

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE: Nombre:
NOMBRE:
CARGO: Coordinador de HSEQ CARGO: Gerente
CARGO: Gerente

Firma: Firma:
Firma: