Vincular a datos de SQL Server

La vinculacin le permite conectarse a datos sin importar esta informacin, de manera que pueda ver y modificar los datos ms recientes tanto en la base de datos de SQL Server como en la base de datos de Access, sin tener que crear y mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar los datos de SQL Server en la base de datos de Access, pero desea ejecutar consultas y generar informes basados en dichos datos, deber vincularlos en lugar de importarlos. Cuando se vincula a una tabla o vista de una base de datos de SQL Server, Access crea una nueva tabla (a menudo llamada tabla vinculada) que refleja la estructura y el contenido del objeto de origen. Puede realizar cambios en los datos en SQL Server o bien, en la vista Hoja de datos o Formulario de Access. Los cambios efectuados en los datos en una de las aplicaciones se reflejarn en la otra. No obstante, si desea realizar cambios estructurales, como quitar o modificar una columna, deber hacerlo en la base de datos de SQL Server o en un proyecto de Access que est conectado a esa base de datos. No es posible agregar, eliminar o modificar los campos en una tabla vinculada mientras se trabaja en Access. Si la base de datos de SQL Server contiene una gran cantidad de datos, resulta ms conveniente vincularlos que importarlos, ya que el tamao mximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes (menos el espacio necesario para los objetos de sistema). Este lmite puede superarse si se importan muchas tablas o vistas grandes, mientras que la vinculacin a los datos no aumenta excesivamente el tamao de la base de datos de Access.

SITUACIONES COMUNES EN LAS QUE VINCULAR A DATOS DE SQL SERVER

Normalmente, los motivos por los que se vincula a una tabla o vista de SQL Server desde una base de datos de Access son los siguientes:

Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para generar informes y consultas, y SQL Server para almacenar los datos.
Los equipos individuales pueden crear tablas y vistas de SQL Server para un almacenamiento centralizado pero, a menudo, es necesario llevar estos datos a programas de escritorio para la agregacin y la generacin de informes. La vinculacin es la eleccin adecuada, ya que permite a los usuarios tanto de la base de datos de SQL Server como de la base de datos de Access agregar y actualizar los datos, as como ver y trabajar siempre con los datos ms recientes.

Usted es un usuario de Access que recientemente ha comenzado a utilizar SQL Server. Ha migrado varias de sus bases de
datos a SQL Server, y la mayora de las tablas de estas bases de datos son tablas vinculadas. A partir de ahora, en lugar de crear tablas en Access, va a crear tablas y vistas en SQL Server y, a continuacin, vincular las bases de datos de Access a ellas.

Desea seguir almacenando los datos en SQL Server, pero tambin desea trabajar con los datos ms recientes en Access para
ejecutar consultas e imprimir informes que ha diseado en Access.

PREPARARSE PARA VINCULAR A UNA TABLA DE SQL SERVER

1. Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos a los que desea vincular. Para obtener la informacin de conexin, pngase en contacto con el administrador de la base de datos. 2. Identifique las tablas y vistas a las que desea vincular. Puede vincular a varios objetos en una sola operacin de vinculacin. 3. Revise los datos de origen y tenga en cuenta lo siguiente:

Access no admite ms de 255 campos en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendr nicamente los primeros 255
campos del objeto al que vincule.

Las columnas que son de slo lectura en un objeto de SQL Server seguirn sindolo en Access. En Access, no podr agregar, eliminar ni modificar columnas en la tabla vinculada.
4. Identifique la base de datos de Access en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco con el siguiente comando: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic enNuevo.

5. Revise las tablas de la base de datos de Access. Cuando se vincula a una tabla o vista de SQL Server, Access crea una tabla vinculada con el mismo nombre que el objeto de origen. Si ese nombre ya se est utilizando, Access anexa "1" al nombre de la nueva tabla vinculada; por ejemplo, Contactos1. (Si tambin Contactos1 ya se est utilizando, Access crea Contactos2, y as sucesivamente.)

Vincular a los datos

1. Abra la base de datos de destino. 2. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Ms. 3. Haga clic en Base de datos ODBC.

4. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el archivo .dsn que desea utilizar o bien, haga clic en Nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN). 6. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, si ya existe el archivo .dsn que desea utilizar, haga clic en el archivo en la lista. Necesito crear un nuevo archivo .dsn 7. Haga clic en Aceptar. Access muestra el cuadro de dilogo Vincular tablas. 8. En Tablas, haga clic en cada tabla o vista a la que desea vincular y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 9. Si aparece el cuadro de dilogo Seleccionar identificador de registro nico, Access no ha podido determinar qu campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de los datos de origen. En tal caso, seleccione el campo o la combinacin de campos que son exclusivos para cada fila y, despus, haga clic en Aceptar. Si no est seguro, consulte al administrador de la base de datos de SQL Server. Access realizar la operacin de vinculacin y mostrar la nueva tabla o tablas vinculadas en el panel de exploracin.
IMPORTANTE

Cada vez que abra una tabla vinculada o el objeto de origen, ver que contiene los datos ms recientes. No

obstante, los cambios estructurales realizados en un objeto de SQL Server no se reflejan automticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada mediante la aplicacin de la estructura ms reciente del objeto de SQL Server: 1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Administrador de tablas vinculadas en el men contextual. 2. Active la casilla de verificacin situada junto a cada tabla vinculada que desea actualizar o bien, haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las tablas vinculadas. 3. Haga clic en Aceptar. Si la actualizacin se ha realizado correctamente, Access muestra un mensaje para indicarlo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error. 4. Haga clic en Cerrar para cerrar el Administrador de tablas vinculadas. Necesito crear un nuevo archivo .dsn
NOTA

Los pasos de este procedimiento pueden ser ligeramente distintos segn el software que tenga instalado en el equipo.

1.

Haga clic en Nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).

Se iniciar el Asistente para crear orgenes de datos. 2. 3. En el asistente, seleccione SQL Server en la lista de controladores y, a continuacin, haga clic en Siguiente. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o bien haga clic enExaminar para guardar el archivo en una ubicacin diferente. Debe disponer de permisos de escritura en la carpeta para poder guardar el archivo .dsn.

NOTA

4.

Haga clic en Siguiente, revise la informacin de resumen y haga clic en Finalizar para completar el Asistente para crear orgenes de datos.

Se iniciar el Create a New Data Source to SQL Server Wizard. 5. 6. En el asistente, escriba una descripcin del origen de datos en el cuadro Descripcin. Este paso es opcional. En Which SQL Server do you want to connect to, en el cuadroServidor, escriba o seleccione el nombre del equipo SQL Server al que desea conectarse y, a continuacin, haga clic enSiguiente para continuar. 7. En esta pgina del asistente, es posible que necesite obtener informacin del administrador de la base de datos de SQL Server; por ejemplo, si se debe utilizar la autenticacin de Windows NT o de SQL Server. Haga clic en Siguiente para continuar. 8. En la siguiente pgina del asistente, puede que necesite obtener ms informacin del administrador de la base de datos de SQL Server. Si desea conectarse a una base de datos concreta, asegrese de que est activada la casilla de verificacin Change the default database to, seleccione la base de datos de SQL Server con la que desea trabajar y haga clic en Siguiente. 9. Haga clic en Finalizar. Revise la informacin de resumen y, a continuacin, haga clic en Probar origen de datos.

10. Revise los resultados de la prueba y, despus, haga clic enAceptar para cerrar el cuadro de dilogo Prueba del origen de datos ODBC de SQL Server. Si la prueba se ha realizado correctamente, vuelva a hacer clic en Aceptarpara completar el asistente, o bien haga clic en Cancelar para volver al asistente y efectuar cambios en la configuracin.